COMMISSARIAT À L INFORMATION DU CANADA COMITÉ DE VÉRIFICATION INTERNE CHARTE 24 Mai 2007
Commissariat à l information du Canada Comité de vérification interne Charte 1 Introduction La nouvelle Politique sur la vérification interne (Politique) et la Directive sur les comités ministériels de vérification (Directive) sont entrées en vigueur le 1 er avril 2006. L objectif de la politique est de renforcer la reddition de comptes, la gestion des risques, la gestion des ressources et la saine gouvernance dans le secteur public en restructurant et en renforçant la vérification interne à l'échelle du gouvernement. En vertu de la politique, le Commissaire à l information (Commissaire) est responsable d établir un comité ministériel de vérification interne indépendant (Comité) composé d une majorité de membres externes qui ne font pas partie de la fonction publique fédérale. En vertu de la directive, le Commissaire doit approuver la Charte du Comité de vérification (Charte) qui étaye le rôle, les responsabilités et les activités du Comité. La Charte doit être revue périodiquement par le Comité et réaffirmée par le Commissaire. Le Comité est une composante essentielle de la structure de gouvernance ministérielle ainsi qu une dimension critique d un régime de vérification interne vigoureux et crédible. 2 Rôle Le Comité doit s assurer que le Commissaire reçoit des conseils indépendants et objectifs, une orientation professionnelle et l assurance de la pertinence des mécanismes de contrôle et des processus de gestion des risques et de reddition de comptes ministériels. Pour ce faire, le Comité doit exercer d une manière intégrée et systématique une surveillance active des principaux secteurs de contrôle et de responsabilisation au sein du ministère. 3 Responsabilités Le Comité doit aborder les huit principaux secteurs de responsabilité suivants: 1. Valeurs et éthique; 2. Gestion des risques; 3. Cadre de contrôle de la gestion; 4. Fonction de vérification interne; 5. Bureau du vérificateur général et organismes centraux; 6. Suivi des plans d'action de la gestion; 7. États financiers et rapports des Comptes publics; et 8. Rapport sur les risques et la reddition de comptes. page 2 de 9
3.1 Valeurs et éthique Le Comité doit examiner, au moins chaque année, les dispositions prises par la direction pour démontrer et promouvoir les valeurs de la fonction publique et pour assurer le respect des lois, règlements, politiques et normes de comportement éthique. 3.2 Gestion des risques Le Comité doit examiner, au moins chaque année, le profil de risque ministériel et la pertinence des dispositions du ministère en matière de gestion des risques. 3.3 Cadre de contrôle de la gestion Le Comité doit examiner, au moins chaque année, la pertinence des dispositions ministérielles en matière de contrôle interne, y compris la pertinence des vérifications demandées par la gestion. 3.4 Fonction de vérification interne Le Comité doit: 1. Recommander et revoir périodiquement la Charte de la vérification interne (CVI) aux fins de son approbation par le Commissaire; 2. Examiner périodiquement la pertinence des ressources affectées à la fonction de vérification interne; 3. Examiner et recommander l'approbation de l'évaluation des risques et du plan de vérification interne préparé par le Dirigeant de la vérification; 4. Examiner périodiquement le rendement de la fonction de vérification interne; 5. Informer le Commissaire au sujet de la nomination et de l'évaluation du rendement du Dirigeant de la vérification; 6. Obtenir et recommander aux fins d'approbation les rapports de vérification interne et les plans d'action de la gestion qui donnent suite aux recommandations; et 7. Être au courant des missions ou des tâches en vérification qui n'entraînent pas la présentation d'un rapport au Comité et être informé de toutes les questions importantes associées à ces travaux. 3.5 Bureau du vérificateur général et organismes centraux Le Comité doit: 1. Veiller à ce que la direction prenne des dispositions adéquates pour aider le Bureau du vérificateur général (BVG) et les organismes centraux à exécuter leur travail de vérification au sein du ministère; 2. Être bien informé de tous les travaux de vérification relatifs au ministère qui doivent être entrepris par le BVG, les autres agents du Parlement ou les organismes centraux; 3. Examiner les rapports de vérification du BVG, des autres agents du Parlement et des organismes centraux qui ont des répercussions sur le ministère ou à l'échelle du gouvernement et recommander l'approbation des réponses et des plans d'action du ministère; page 3 de 9
4. Rencontrer périodiquement des représentants du BVG et recueillir leurs commentaires et leurs conseils au sujet des questions relatives aux risques, aux contrôles et à la gouvernance au sein du ministère; 5. Être informé des questions de vérification et des priorités se rapportant à la vérification qui ont été soulevées par des organismes centraux et informer le Commissaire des mesures requises; et 6. Être informé des répercussions des initiatives à l'échelle du gouvernement visant à améliorer les pratiques de gestion et en informer le Commissaire. 3.6 Suivi des plans d'action de la gestion Le Comité doit: 1. Veiller à ce que des dispositions efficaces soient prises pour effectuer le suivi des plans d'action de la gestion donnant suite aux recommandations des vérifications internes, du BVG ou d'autres sources; 2. Obtenir périodiquement de la gestion des rapports au sujet des mesures prises; et 3. Recevoir périodiquement du Dirigeant de la vérification des rapports indiquant si les plans d'action de la gestion ont été mis en œuvre et si les mesures prises ont été efficaces. 3.7 États financiers et rapports des Comptes publics Le Comité doit: 1. Examiner les états financiers du ministère en collaboration avec la direction, ainsi que toutes les prévisions comptables et tous les jugements d'importance qu'ils renferment, et recommander au Commissaire leur acceptation. Si les états financiers du ministère font l'objet d'une vérification, le Comité doit examiner: 1. Les états financiers vérifiés en collaboration avec le vérificateur externe et la haute direction, discuter de toute modification importante devant être apportée aux états financiers par suite de la vérification et discuter de toute difficulté ou de tout différend avec la gestion qui se sont produits au cours de la vérification; 2. Les lettres de la gestion découlant de la vérification externe des états financiers du ministère ou des comptes publics; 3. Les constatations et les recommandations du vérificateur concernant les mécanismes de contrôle interne visant les rapports sur les états financiers; et 4. Le rendement du vérificateur externe. 3.8 Rapport sur les risques et la reddition de comptes Afin de s'assurer, qu au mieux de sa connaissance, qu'il n'y a aucune inexactitude ou omission importante, le Comité doit examiner: 1. Le profil de risque ministériel; 2. Budget des dépenses Partie II - Budget principal des dépenses; 3. Budget des dépenses Partie III - Plans des dépenses du ministère - Rapport sur les plans et priorités; page 4 de 9
4. Budget des dépenses Partie III - Plans des dépenses du ministère - Rapport sur le rendement; et 5. Autres rapports importants sur la reddition de comptes. 4 Membres du Comité 4.1 Composition Le Comité est composé de trois membres indépendants externes qui ne font pas partie de la fonction publique fédérale. 4.2 Sélection Les membres sont sélectionnés de sorte que leurs compétences, connaissances et expériences collectives permettent au Comité de s acquitter de ses fonctions avec compétence et efficience. Les membres ne doivent avoir aucun conflit d intérêt réel ou perçu. Lorsqu il sélectionne les membres, le Commissaire pourra tenir compte des candidats proposés par le Contrôleur général du Canada. Les membres du Comité sont nommés par le Commissaire. 4.3 Terme Le Commissaire engage les membres pour un terme de quatre ans. Les membres ne peuvent servir plus de deux termes. Transition et continuité: la nomination des membres pour des termes qui se chevauchent sera considérée afin d assurer une continuité au sein du Comité de vérification. 4.4 Profil Tous les membres du Comité doivent connaître la nature des rapports financiers du secteur privé ou public ou s engager à se familiariser avec ces rapports au cours de la première année suivant leur nomination. Au moins un membre doit être un expert financier qui possède : 1. Une compréhension des principes comptables généralement reconnus et des états financiers; 2. L expérience de la préparation, de la vérification, de l analyse ou de l évaluation des états financiers contenant des questions comptables dont l envergure et le niveau de complexité sont généralement comparables à ce que l on pourrait raisonnablement s attendre à retrouver dans les états financiers du ministère ou l expérience de la surveillance active d une ou plusieurs personnes participant à de telles activités; 3. Une compréhension des mécanismes de contrôle interne et des procédures d établissement des rapports financiers; et 4. Une compréhension des fonctions du Comité de vérification. page 5 de 9
4.5 Induction Le Comité ne peut jouer son rôle que si ses membres sont bien informés. Les membres recevront une orientation et une formation formelle au sujet des objectifs, des buts et des responsabilités du Comité. Les membres peuvent obtenir l orientation et la formation à l École de la fonction publique du Canada. Les membres externes seront informés au besoin sur les affaires ministérielles. Un processus d apprentissage permanent, au moyen de séances d information sur les risques et enjeux émergents, sera également mis en place. 5 Réunions du Comité 5.1 Présidence Le Comité élit un des trois membres pour assurer la présidence du Comité. Le Président convoque les réunions, établit l ordre du jour et dirige les réunions du Comité. Le Président établit aussi des rapports efficaces avec les gestionnaires ainsi qu avec des intervenants externes selon les activités du Comité. 5.2 Fréquence Le Comité se réuni au moins quatre fois l an. Le calendrier des réunions du Comité est normalement établi un an à l avance de sorte que la direction et les Services de vérification interne puissent préparer l information et les rapports requis pour appuyer les travaux du Comité. La révision du calendrier des réunions du Comité constituera une mesure exceptionnelle. Le Président est tenu de convoquer une réunion si le Commissaire ou un membre du Comité le demande. 5.3 Préparation et présence des membres Pour accroître l'efficacité des réunions du Comité, chaque membre doit : 1. Consacrer le temps nécessaire à se préparer et à participer à chaque réunion en lisant d avance les rapports et les documents de fond fournis pour les besoins de la réunion; et 2. Participer aux réunions et maintenir une excellente fiche d assiduité aux réunions. (Une présence de 100% est visée. Toute assiduité de moins de 75%, sans circonstances atténuantes, susciterait d importantes préoccupations.) 5.4 Quorum Le quorum est établi par une majorité des membres. Il ne peut y avoir de remplaçants. page 6 de 9
5.5 Présence de non-membres Les non-membres présents aux réunions du Comité le sont à titre d observateurs, de personnes ressources ou dans une capacité professionnelle. Le Dirigeant de la vérification sera présent à toutes les réunions du Comité. L Agent financier supérieur sera présent à toutes les réunions du Comité. Le Président peut demander à d autres représentants ministériels d être présents aux réunions du Comité. Le Président doit, au besoin, demander qu un représentant principal du Bureau du vérificateur général (BVG) assiste aux réunions du Comité pour discuter des plans et constatations du BVG et d autres questions d intérêt mutuel. Le Président peut, au besoin, demander à des fonctionnaires du Secrétariat du Conseil du Trésor d assister aux réunions du Comité. 5.6 Réunions à huis clos À chacune de ses réunions, le Comité doit tenir une réunion individuelle et à huis clos avec chacune des personnes suivantes : Le Dirigeant de la vérification; L Agent financier supérieur; Si le Comité en décide, d autres représentants ministériels; Le représentant principal du BVG, lorsqu il est présent; et Si le Comité en décide, les fonctionnaires du Secrétariat du Conseil du Trésor, lorsqu ils sont présents. 5.7 Procès-verbal Il y aura un procès-verbal de chaque réunion qui contiendra un registre des présences. Le procès-verbal consistera en un registre des décisions prises ainsi qu un sommaire de haut niveau des discussions sur les sujets et les sous-sujets abordés. 6 Fonctionnement du Comité 6.1 Plan de travail du Comité Le Président du Comité doit préparer le plan de travail du Comité afin que les responsabilités annuelles et continues du Comité soient prévues et exécutées intégralement. Le plan de travail du Comité doit être soumis à l approbation du Comité. Suite à l approbation du plan de travail du Comité, le Président du Comité veille à sa réalisation. 6.2 Renseigner le Commissaire Régulièrement, le Comité informera le Commissaire des points importants découlant des travaux de vérification interne, des constatations en matière d assurance et des travaux du Comité. page 7 de 9
6.3 Réunions à huis clos avec le Commissaire Annuellement, le Comité s entretiendra à huis clos avec le Commissaire afin de lui fournir des assurances concernant la gestion des risques, la gouvernance et les systèmes de contrôle et de vérification. 6.4 Accès au/du Comité Le Comité a libre accès au Dirigeant de la vérification, à l Agent financier supérieur, aux autres employés ministériels et aux documents ministériels (dans le respect des dispositions législatives applicables) si cela est requis pour qu il accomplisse son mandat. Le Dirigeant de la vérification et l Agent financier supérieur ont libre accès au Comité et au Président du Comité. 6.5 Soutien au Comité On fournira au Comité les ressources qui lui sont nécessaires pour remplir son rôle, ses responsabilités et ses fonctions. Le Comité a le pouvoir de solliciter une assistance et des conseils indépendants s il le juge nécessaire pour assumer son rôle et dans la mesure que c est en accord avec son mandat. Les Services de vérification interne fourniront au Comité le soutien de secrétariat suivant : 1. La préparation en temps opportun de tous les avis et ordres du jour des réunions; 2. La coordination des présentations et la distribution des rapports ou documents connexes qui sont préparés pour informer le Comité ou aux fins d examen par le Comité; 3. La préparation et la distribution en temps opportun des procès-verbaux des réunions; et 4. L exécution d autres tâches pouvant être assignées. 6.6 Rapport annuel du Comité Le Comité préparera un rapport annuel à l intention du Commissaire qui : 1. Résume les activités et les résultats des examens du Comité; 2. Présente l évaluation du Comité du système de contrôle interne du ministère; 3. Fait état de toutes les préoccupations importantes que le Comité peut avoir en ce qui a trait aux processus de gestion des risques, de contrôle et de reddition de comptes du ministère; 4. Présente son évaluation de la capacité et du rendement de la fonction de vérification interne; 5. Présente, si nécessaire, des recommandations en vue de l amélioration des processus de gestion des risques, de contrôle et de reddition de comptes, y compris des recommandations visant à améliorer la fonction de vérification interne du ministère; et 6. Fournit d autres informations ou documents qu il juge importants pour présenter de la meilleure façon un portrait juste et complet de ses activités et résultats, ainsi que du contexte dans lequel ces informations doivent être interprétées. Le rapport annuel sera rendu public, sans délai, dans la mesure où la loi le permet. page 8 de 9
7 Évaluation du rendement du Comité 7.1 Auto-évaluation du Comité Périodiquement, le Comité auto-évaluera son rendement dans le cadre d un processus d amélioration continue de l exécution de ses responsabilités. 7.2 Inspection externe des pratiques professionnelles Au moins tous les quatre ans, le rendement du Comité sera soumis à une évaluation externe. 8 Approbation de la Charte J ai révisé la Charte du Comité de vérification interne et je recommande son approbation: Suzanne Legault Commissaire adjointe à l information Date J ai révisé la Charte du Comité de vérification interne et je l approuve: Robert Marleau Commissaire à l information Date page 9 de 9