MINISTERE DE L AGRICULTURE, DE L'ALIMENTATION, DE LA PECHE, DE LA RURALITE ET DE L AMENAGEMENT DU TERRITOIRE Secrétariat général Service des affaires financières, sociales et logistiques Sous-direction de la logistique et du patrimoine Bureau des moyens logistiques Adresse : 78, rue de Varenne - 75349 PARIS 07 SP Affaire suivie par : NOTE DE SERVICE SG/SAFSL/SDLP/N2011-1503 Date: 20 janvier 2011 Tel : 01 49 55 49 31 Fax : 01 49 55 40 24 Date de mise en application : immédiate Date limite de réponse: Nombre d'annexes : 3 Le Ministre de l'agriculture, de l'alimentation, de la pêche, de la ruralité et de l aménagement du territoire à Cf. Destinataires (in fine) Objet : Rationalisation de la gestion du parc automobile du ministère de l agriculture, de l alimentation, de la pêche, de la ruralité et de l aménagement du territoire Résumé : Par circulaire n 5479 du 2 juillet, le Premier ministre a fixé les règles applicables à la gestion des véhicules de l ensemble des services de l Etat. Les instructions suivantes concernent notamment la réduction du parc des véhicules anciens, la politique d achat des véhicules, l externalisation de la gestion de la flotte, le respect des normes de pollution, l attribution individuelle des véhicules, l utilisation privative des véhicules ainsi que le carburant. Mots-clés : parc, automobile, véhicule, flotte automobile, véhicule de service Destinataires Pour exécution : Cabinet du ministre Mmes et MM les directeurs d administration centrale Mmes et MM les directeurs régionaux de l'alimentation, de l'agriculture et de la forêt Mmes et MM les Préfets de région 1
1. - PRESENTATION GENERALE DU DISPOSITIF Dans le cadre de la rationalisation des parcs automobiles de l Etat, la circulaire n 5479/SG du Premier ministre du 2 juillet 2010, fixe de nouvelles dispositions visant à optimiser la gestion des véhicules (réduction et mutualisation des flottes et limitation rigoureuse des véhicules affectés individuellement). Ces mesures ont porté, dans un premier temps, sur l élaboration d un plan de réduction du parc pour la période 2011-2013. Ce plan vise notamment le retrait du parc, par destruction et/ou aliénation, des véhicules de plus de 7 ans. Ce plan a été communiqué fin octobre à la mission d appui placée auprès du SAE en charge d apporter une aide aux administrations pour atteindre les objectifs fixés. Afin de poursuivre les travaux de mise en œuvre de cette réforme, il est nécessaire d établir et de transmettre à la mission d appui les modalités retenues au sein de notre ministère pour réglementer l utilisation des véhicules de service tant en administration centrale que dans les DRAAF. 2) ATTRIBUTION INDIVIDUELLE DES VEHICULES LIEE A LA FONCTION (liste des postes) La circulaire a établi une liste limitative des fonctions pour lesquelles des véhicules peuvent être affectés. Elle précise également les segments autorisés par fonction. L attribution individuelle de véhicules doit être réalisée sur le seul critère des responsabilités exercées. Le tableau figurant en annexe 1 rassemble les fonctions, qui, au titre de la circulaire, peuvent, au MAAPRAT faire l'objet de ce type d'attribution. Les agents concernés sont, de fait, autorisés à utiliser le véhicule qui leur est affecté pour les trajets domicile travail. Cela implique qu ils doivent souscrire une assurance personnelle pour le stationnement du véhicule à leur domicile. L attention des services est cependant attirée par le fait que la fonction ne génère pas un droit nouveau à disposer d un véhicule. Ainsi, un agent dont la fonction ne figure pas sur la liste ci-dessus ne doit pas bénéficier de l attribution individuelle d un véhicule. De plus, les agents disposant actuellement d un véhicule attribué ne respectant pas le segment correspondant doivent se mettre en conformité dans la première année d exécution du plan (2011). Je vous demande de bien vouloir prendre dès à présent les mesures nécessaires au respect de ces dispositions, si la situation actuelle, tant en ce qui concerne l'affectation que le segment autorisé, n'était pas en conformité. 3) ORGANISATION DES AUTORISATIONS DES AGENTS A UTILISER UN VEHICULE POUR EFFECTUER LE TRAJET DOMICILE / TRAVAIL Par exception à la règle générale, qui stipule que les véhicules administratifs ne peuvent être utilisés que pour répondre aux seules nécessités de service, deux exceptions sont admises : a) la possibilité pour certains agents, moyennant une autorisation expresse du Secrétaire général en administration centrale ou du DRAAF en direction régionale, d'utiliser un véhicule administratif pour effectuer le trajet domicile travail. Cette autorisation peut être régulière ou ponctuelle. Dans le cas d une autorisation d'utilisation régulière, celle ci doit faire l objet de l autorisation mentionnée ci-dessus, et être conforme aux instructions mises en place par le ministère (annexe 2). Les modalités d application de cette mesure seront transmises à la mission d appui ainsi qu une information de synthèse annuelle sur son application. 2
Dans le cas de cette autorisation régulière, l utilisation du véhicule est strictement limitée au trajet domicile travail, les détours par rapport à ce trajet direct ainsi que toute autre utilisation du véhicule sont interdits. Les dommages causés au véhicule de service lors du stationnement au domicile de l agent devront être intégralement couverts par l assurance personnelle de l agent. En vue de mettre en œuvre, en liaison avec la mission d appui, une procédure d autorisation nominative des fonctionnaires habilités à utiliser un véhicule pour effectuer le trajet domicile travail, je vous demande d établir dès à présent une liste fonctionnelle et nominative des agents de vos structures pouvant bénéficier de cette prérogative (annexe 3). Elle comportera également les coordonnées du bénéficiaire (adresse personnelle, durée du trajet habituellement emprunté et nombre de km parcourus ) ainsi que l attestation d assurance couvrant les risques de dommages au véhicule pour stationnement au domicile de l agent. Il va de soi que toute personne dont le nom sera inscrit dans la liste des autorisations sera informée des contraintes strictes en matière d utilisation et d assurance pour le véhicule considéré. Vous veillerez toutefois à limiter au maximum ce type d autorisation afin de ne pas détourner les principes posés par la circulaire du Premier ministre, visant à généraliser la mutualisation des parcs. Cette liste sera transmise au bureau des moyens logistiques sur la boite générale bml.sg@agriculture.gouv.fr (avec copie sur les messageries individuelles de Dominique Mathon et Youmin Ho-Sing-Ming). D un point de vue organisationnel, la première liste sera établie pour le 31 janvier 2011, puis transmise annuellement à l administration centrale au mois de décembre. Nota : Les assistants sociaux (ASS), inspecteurs hygiène et sécurité (IHS), les ingénieurs et inspecteurs généraux chargés de l'appui aux personnes et aux structures (IGAPS), en poste dans les DRAAF, mais dépendant de l administration centrale effectueront leur demande d autorisation régulière pour le trajet domicile travail auprès de l administration centrale SG/SAFSL/SDLP/bureau des moyens logistiques (BML). Dans le cas d une autorisation d'utilisation ponctuelle, celle ci doit faire l objet d une autorisation expresse du directeur de la structure en administration centrale ou du DRAAF en direction régionale. Lorsqu un agent est ponctuellement autorisé pour des raisons de service (astreintes, obligations professionnelles en dehors des heures habituelles de travail) à utiliser le véhicule de service pour son trajet domicile travail, l Etat demeure en charge de l assurance pour les dommages causés au véhicule lors de son stationnement au domicile de l agent. b) la possibilité pour une liste limitative d'agents de se voir attribuer personnellement un véhicule pouvant faire l'objet d'une utilisation pour motifs privés. Compte tenu de la configuration de nos structures et de nos missions, ainsi que de la rationalisation du parc automobile déjà opérée depuis 2005, cette disposition ne sera pas mise en place au sein de notre ministère. En conséquence, il en résulte que tous les véhicules de l administration centrale et des directions régionales seront exclusivement utilisés pour des raisons de service. A l exception des véhicules faisant l objet d une attribution individuelle liée à la fonction, tous les véhicules seront mutualisés au niveau jugé le plus rationnel pour le bon fonctionnement des services (l expérience montre qu un regroupement au niveau le plus élevé permet une plus grande disponibilité et donc une optimisation des capacités). Les agents bénéficiant d une autorisation d utilisation ponctuelle pour les trajets domicile-travail devront utiliser un véhicule du pool. Les chauffeurs et les agents de sécurité du ministre, les chauffeurs du directeur de cabinet et des directeurs d administration centrale relèvent de cette disposition. 3
Par dérogation au principe posé ci-dessus, les agents exerçant des métiers spécifiques tels que l agent d astreinte pour la maintenance et sécurité des bâtiments de l administration centrale, l intendant du ministre, les IGAPS, les IHS, et les assistants sociaux, continueront à pouvoir utiliser pour leurs missions un véhicule mis à leur disposition. Dans la mesure où le véhicule serait utilisé pour effectuer les trajets domicile travail, l'agent devra bénéficier d une autorisation régulière. Toute autre utilisation hors temps de service et, le cas échéant, trajet domicile travail, est interdite. Ils devront, par ailleurs, se mettre le cas échéant, en conformité avec les dispositions concernant la prise d une assurance personnelle visant à couvrir les dommages liés au stationnement du véhicule à leur domicile. A l exception des véhicules faisant l objet d une attribution individuelle liée à la fonction, les véhicules mis à disposition pour les agents répertoriés au paragraphe précédent, et les véhicules autorisés pour une utilisation domicile travail (régulière ou ponctuelle), tous les véhicules devront être remisés sur les parcs de stationnement chaque soir et les clés remises à la(les) personne(s) en charge de leur gestion. Aucune utilisation à des fins privatives des véhicules du MAAPRAT (soir, week-end, congés ) n est autorisée. Dans sa circulaire du 2 juillet dernier, le Premier ministre rappelle que l Etat doit, plus que jamais, faire preuve d exemplarité. La réussite de la rationalisation de la gestion des parcs automobiles en est un enjeu majeur et prioritaire. En effet, ce plan marque l engagement du MAAPRAT à la fois vis à vis de la modernisation des achats de l Etat mais également en faveur des démarches environnementales. Je vous demande donc de bien vouloir veiller au respect des règles fixées dans la présente note de service et de me tenir informé très régulièrement (ainsi que mes services en charge de ce projet), des difficultés que vous seriez amenés à rencontrer dans la mise en place de ce dispositif. Le Secrétaire général Jean-Marie AURAND 4
ANNEXE 1 Attribution individuelle de véhicules selon les responsabilités exercées Fonctions Directeur de cabinet Secrétaire général Vice-président du conseil général de l alimentation, de l agriculture et des espaces ruraux Directeur général de l alimentation Directeur général de l enseignement et de la recherche Directeur général des politiques agricoles, agroalimentaires et des territoires Directeur des pêches maritimes et de l aquaculture Directeur des affaires financières, sociales et logistiques Directeur du service des affaires juridiques Directeurs régionaux de l alimentation, de l agriculture et de la forêt Directeur adjoint de cabinet Chef de cabinet Segments autorisés (circulaire du PM) M2 : familiale (<125 g/km CO²) M1 : compacte (<125 g/km CO²) exemples C5, Peugeot 407 ou Renault Laguna Peugeot 308 ou Renault Megane 5
ANNEXE 2 Procédure d autorisation nominative des fonctionnaires habilités à utiliser régulièrement un véhicule de service pour effectuer le trajet domicile travail, Direction. (*) Autorisation d utilisation d un véhicule de service pour le trajet domicile-lieu de travail M./Mme Grade et fonction :.. est autorisé(e) à utiliser régulièrement le véhicule administratif immatriculé pour effectuer les trajets entre son domicile et son lieu de travail La présente autorisation est valide du. au.. Fait à., le Le directeur (signature) Le titulaire de l autorisation (signature) La remise et l acceptation de la présente autorisation comporte de la part du bénéficiaire l engagement de contracter une assurance couvrant les dommages causés au véhicule de service et à ses équipements lors du stationnement à son domicile. Une copie de la police d'assurance sera transmise à chaque échéance annuelle au BML pour l'ac et aux secrétariats généraux des DRAAF. Police d assurance :, date fin de validité :. (*) modèle d autorisation valable pour l administration centrale et pour les DRAAF 6
Annexe 3 - Autorisation régulière Ministère de l'agriculture DRAAF de... Fonction (ministère) Fonction (cadre de référence) Segment du véhicule Marque et modèle du véhicule Nom Prénom Adresse personnelle Trajet domicile travail Durée du trajet habituellement emprunté Nbre de km parcourus Assurance et dates d'échéance Page 1