POWERPOINT Mireille Ducellier avril 2002 PowerPoint est un logiciel de PréAO ( Présentation Assistée par Ordinateur). Il permet de préparer des présentations contenant du texte, des images, des effets visuels, du son. Il existe cinq modes d'affichage différents dans Powerpoint : Mode Diapositive : permet de travailler sur une diapositive à la fois Mode Trieuse : pour visualiser les diapositives en même temps Mode Plan : pour organiser, définir les niveaux Mode Commentaire : pour aider le présentateur Mode Diaporama : pour visualiser l'ensemble de la présentation Création : Pour réaliser des présentations rapidement, utilisez l'assistant sommaire automatique dans la fenêtre qui s'affiche à l'ouverture du logiciel. Il faut maintenant passer les étapes de création : 1
Il suffit de cliquer sur les boutons pour exécuter les étapes : Types de présentation : Options de sortie : Style de présentation 2
Options de présentation : Fin Validation de la création Après la validation, en fonction du choix que vous avez fait à type de présentation le mode plan s'affiche avec une barre d'outils spécifique à gauche de la fenêtre. Il suffit d'amener le curseur de la souris sur une icône pour afficher l'info bulle d'explication. 3
Dans l'exemple ci-dessus, on a choisi "Sujet d'ordre général" : chaque numéro correspond à une diapositive avec son contenu sous forme de liste à puces. La barre d'outils du plan se décompose ainsi : Hausser de niveau Baisser de niveau Déplacer la ligne vers le haut Déplacer la ligne vers le bas Réduire le paragraphe Développer le paragraphe Réduire tout le plan Développer tout le plan Insertion d'une diapositive de résumé Mise en forme Les icônes de la barre d'outils permettent de faire facilement la mise à jour de la présentation. Positionnez-vous sur une ligne à l'intérieur d'une diapo ou sur une diapo, puis cliquez sur la flèche : la ligne est plus en retrait (idem si vous actionnez la touche tabulation) Si vous cliquez sur la flèche touches majuscule, tabulation), la ligne revient au niveau précédent (idem avec les 4
Pour insérer une nouvelle diapo : -menu insertion, nouvelle diapositive -au clavier : ctrl+entrée après une ligne Pour insérer une ligne, il suffit de faire entrée à l'intérieur du paragraphe Attention si vous tapez sur la touche entrée après un nom de diapo, vous insérez une diapo. Les boutons déplacent les lignes vers le haut ou vers le bas. Les autres boutons de la barre d'outils permettent d'afficher le plan différemment Le plan ainsi crée va servir pour faire une présentation de 5 diapositives sur l'unsa. Diapositive n 1 titre de la présentation Diapositive n 2 Historique Diapositive n 3 Situation géographique Diapositive n 4 comment fonctionne l'unsa Diapositive n 5 les différentes composantes Les autres diapos seront supprimées après sélection, menu Edition, Supprimer diapositive Modification : De la présentation : Afin d'avoir une vue d'ensemble, passez en mode trieuse soit par le menu Affichage, Trieuse de diapositives ou en cliquant sur l'icône (en bas à gauche de l'écran) Grâce à ce mode, vous pouvez voir l'enchaînement des diapositives, les déplacer, les supprimer. Les diapos sont numérotées en ordre croissant, sélectionnez une d'entre elles, puis clic droit de la souris, validez Masquer, son numéro est alors barré, la diapo n'apparaîtra pas dans la présentation. D'une diapositive : Pour passer du mode trieuse en mode diapositive, il suffit de faire un double clic gauche sur une diapo.. Le texte saisi dans la diapositive représente le plan des informations à exposer. La mise en page comporte des emplacements pour le texte, les images et les graphiques. Un emplacement apparaît en ligne pointillée qui disparaît après la saisie du texte. A tout moment, ce texte est modifiable en cliquant simplement dessus. 5
Insertion d'une diapositive: Pour insérer une diapositive, menu insertion, nouvelle diapositive, et choisir dans la fenêtre suivante : Description de la diapositive sélectionnée Validez par OK, la diapositive s'insère avant la diapositive courante avec les mêmes caractéristiques : couleur de fonds, police.. Organigramme : Quand vous validez le choix organigramme, il suffit d'effectuer un double-clic sur l'icône pour créer l'organigramme : 6
Et grâce au bouton de la barre d'outils, vous pouvez compléter l'organigramme. Les différents menus sont : Style : après sélection des cellules, disposition différente Texte : changer le police et la couleur des caractères. Boîtes : Changer l'apparence (couleur du fonds, contour) des cellules Traits : aspect des traits reliant les cellules Diagramme : couleur de fond de la fenêtre Dessins : Dans une diapositive, vous pouvez dessiner des formes à l'aide de la boite à outils de dessin ( elle se trouve en bas de l'écran). Insérez une diapo vide, affichez la règle de manière à suivre les mouvements du pointeur. Sélectionnez l'outil rectangle et positionnez le, en partant du coin supérieur gauche, à 10cm en horizontal et 5 cm en vertical. La couleur par défaut est le bleu clair. Faîtes un double clic sur l'ellipse et en maintenant la touche Majuscule, vous allez dessiner un cercle en partant du coin supérieur gauche du rectangle et en glissant en diagonale vers le coin inférieur droit. De la même manière, vous allez dessiner 3 autres cercles concentriques. Au centre, cliquez dans les formes automatiques et cherchez une étoile. Il faut mettre des couleurs aux différents cercles et à l'étoile, en cliquant sur l'icône couleur de remplissage, puis Motifs et textures. Dessinez 2 flèches qui pointent sur l'étoile, modifiez le style de trait et éventuellement une autre forme de flèche Sélectionnez l'ensemble, Edition, Sélectionner tout (ou Ctrl+A au clavier) et Grouper en actionnant le bouton Dessin 7
Ainsi, les différents éléments du dessin sont 'soudés, et ne peuvent être déplacé qu'ensembles. Dans la diapo "Cible" au bout de la flèche, on va insérer une bulle à partir des formes automatiques. Cliquer sur la forme, un petit cadre jaune s'affiche permettant d'étirer l'objet. Cliquez sur rotation libre, des poignées vertes de rotation apparaissent sur l'objet et vont permettre de le faire pivoter autour de son centre. Avec le bouton droit de la souris, copiez et collez la forme en bas, puis dans la barre de dessin, validez dessin Puis Rotation ou retournement et Retourner verticalement. Il ne reste plus qu'à faire correspondre les bulles avec l'extrémité de chaque flèche. Image : Une image peut avoir un effet attractif dans une présentation. Les images de la bibliothèque peuvent être insérer, modifier, déplacer dans une diapositive. On va donc insérer une nouvelle diapositive de type image avec texte à gauche : Double cliquez sur l'icône dans la fenêtre de droite, sous Image, sélectionnez Humour et choisissez la 2eme image de la 1ere ligne; c'est un homme qui tape du poing sur la table. Sélectionnez l'image et en cliquant sur le bouton Dessin, cherchez Dissocier. Le personnage devient indépendant des papiers qui peuvent être modifiés : couleur des traits, couleur de remplissage, sélectionnez le personnage et à nouveau validez Dissocier, le dessin de décompose : la tête, le corps, les bras. Les masques : Les images, les dessins peuvent être inclus dans un masque personnalisé. Un masque est l'ensemble des attributs des diapositives. Il existe différentes options de masque, les plus utilisées sont : Masque de diapositive Masque du document Masque de commentaires Masque de titre 8
Le masque de diapositive Affichez une diapo de votre présentation, menu Affichage, Masque, Masque des diapositives. Les différentes parties s'affichent : titre, pied de page, corps de la diapositive. En bas à gauche, vous allez insérer un logo et changer la couleur de l'arrière plan avec le menu Format, Arrière plan, Vérifiez que le bouton "Cacher les graphes du texte" n'est pas coché, tous les dessins de l'arrière plan disparaîtront Si vous validez par "Appliquer", la modification se fera sur la diapo en cours, pour que l'ensemble soit modifié "Appliquer partout". Vous pouvez avoir une diapositive avec des éléments d'arrière plan différents de ceux du masque : en mode Diapositive, affichez la diapositive que vous souhaitez modifier. Dans le menu Format, Jeu de couleurs des diapositives, sur l'onglet Standard 9
Cliquez sur le jeu de couleurs souhaité, puis sur Appliquer. Vous pouvez également cliquer sur l'onglet Personnalisé afin de changer le jeu de couleurs. Remarque : les modifications n'affecteront pas les autres diapositives, sauf si vous cliquez sur "Appliquer partout". Entête et pied de page Vous pouvez ajouter ou modifier la numérotation, la date, l'heure ou le texte de pied de page. menu Affichage, En-tête et pied de page, l'onglet Diapositive Masque de document : Une présentation peut être imprimer par groupe de diapositives. En utilisant le masque de document, vous pouvez ajouter l'heure, la date, un numéro de page, une entête ou un pied de page. Choisissez ensuite le nombre de diapo par page dans la boite de dialogue du menu fichier, Imprimer. Masque de commentaire : Le commentaire est une aide à l'exposé qu'on imprimera mais qui ne sera pas visible dans la présentation définitive. Passez en masque de commentaire pour une diapositive, vous affichez une page divisée en deux parties : le haut de la page contient une petite image de la diapositive, le bas est réservé aux commentaires que vous pouvez mettre en forme : police, taille, couleur. Affichez la diapositive et passez en mode Page de commentaire, tapez les renseignements, et imprimez en cochant diapositive courante et en validant page de commentaire dans la fenêtre "Imprimer" située en bas la boite de dialogue. Quand vous modifiez un masque de diapositive, les modifications se retrouveront à chaque insertion d'une nouvelle diapositive. Masque de Titre : Quand vous ajoutez un élément dans le masque de diapositive, le logo par exemple, il ne se met pas sur la diapositive de Titre, Il faut modifier le masque de titre. 10
Dernières mises au point : Dans Powerpoint, on trouve le correcteur de style, vérifie l'orthographe, la clarté visuelle, la casse et la ponctuation finale. La clarté visuelle regroupe les polices et la lisibilité des diapositives. Si vous cliquez sur le bouton 'Options' : Onglet Casse et ponctuation Onglet Clarté visuelle: Vous pouvez personnaliser le correcteur de style en fonction de ce qui est coché 11
Animation et Transition: Si vous lancez votre diaporama maintenant, l'impression d'ensemble est statique, il manque de mouvements. Il faut intégrer des effets d'animation sur chaque diapositive. Ces effets concernent les zones de textes, les dessins, les images. Positionnez-vous sur la diapositive de présentation et sélectionnez le titre et menu Diaporama, Personnaliser l'animation La liste déroulante vous donne toutes les animations disponibles ainsi que l'effet d'introduction du texte. Dans la fenêtre "Ordre de l'animation", vous choisirez l'ordre d'apparition des divers éléments. Il faudra répéter cette manipulation pour chaque diapositive Il faut ensuite enchaîner les diapositives entre elles par des effets de transition, avec le menu Diaporama, Transition Type de transition à choisir dans la liste déroulante 12 Si vous cochez "manuellement", il faudra une action clavier ou souris pour passer à la diapo suivante
Si vous cliquez sur "Appliquer partout" toutes les diapositives vont s'enchaîner de la même manière, si vous cliquez sur "Appliquer" la transition se fera sur la diapo courante. Mais vous pouvez effectuer la transition directement en passant en mode trieuse : sur chaque diapositive avec le bouton droit de la souris, validez transition dans le menu contextuel, quand vous avez défini tous les paramètres, bouton Appliquer. Sous chaque diapositive s'affiche si la transition existe et le temps si elle n'est pas manuelle. Sur la diapositive avec le menu Diaporama, on peut insèrer un bouton d'action qui permettra de faire une action, par exemple suivant le type de présentation, on peut avoir besoin de ne pas montrer certaines diapositive, on va alors leur associer un bouton de passage à la fin Vous pouvez enfin visionner la présentation : Affichage, Diaporama Comme on l'a vu, vous pouvez avancer vos diapositives manuellement (avec un clic de souris ou une touche du clavier) ou opter pour une avance automatique en définissant un minutage dans la boite de dialogue de transition. Si vous voulez définir une durée exacte d'affichage, vous pouvez faire une répétition du diaporama. En mode trieuse, menu Diaporama, Vérification du minutage, le diaporama se déroule avec un compteur qui s'affiche en bas à droite de l'écran et qui va permettre de redéfinir le minutage et de l enregistrer avec les nouvelles valeurs. Les donnée graphiques : Powerpoint offre la possibilité de compléter une présentation avec des graphiques. Insérer une nouvelle diapositive et choisissez type graphique. Avec un double clic sur l'icône, une feuille Excel de base et le graphique associé s'affichent : Dans la feuille Excel, il suffit de saisir vos propres données et le graphique se mettra à jour. Voici un exemple : RESULTATS EXAMENS en % Année 2001 Deug 1 Deug 2 Licence Maîtrise Session 1 35,5 65 75 88 Session 2 50 25 25 14 13
Pour fermer le feuille de calcul : Ctrl+F4 Pour faire réapparaître le feuille de calcul pour modification, il suffit de double cliquer sur le graphique. Vous avez la possibilité de compléter le graphique en cliquant sur un bâton avec le bouton droit de la souris pour avoir le menu contextuel suivant : Validez " Format de la série de données", Les différents onglets permettent de modifier l'apparence du graphique. Par contre, il est parfois utile de changer le type du graphique, sélectionnez le graphique, la barre des menus a changé, Graphique remplace Diaporama. Cliquez sur le menu graphique, Type de graphique, une liste de tous les types disponibles s'affiche. Choisissez la dernière option des histogrammes (celui en trois dimensions). Cliquez sur le menu Graphique, Options de graphiques, les différents onglets vont permettre de donner des éléments qui seront inscrits dans la zone du graphique. 14
Avec le bouton droit de la souris, cliquez sur le graphique et validez Vue 3D En modifiant l'altitude et la rotation, vous aurez une autre vision du graphique dans l'espace. Vous pouvez personnaliser l'arrière plan du graphique en insérant une image, Clic droit de la souris sur le fond du graphique Format de la zone de traçage Bouton Motif et texture Onglet Image Bouton Image au milieu de la boite de dialogue, l'image que vous aurez validée devient l'arrière plan du graphique On peut avoir besoin de représenter un tableau qui existe sous Excel et qui est susceptible d'être modifié. On a la possibilité de copier ce tableau dans une diapositive. La feuille de calcul devient un objet qui apparaît dans la diapositive, mais elle est stockée dans Excel qu'il faut ouvrir pour modifier le tableau. Deux cas se présentent : Vous voulez insérer le tableau seul dans la diapositive : Dans Excel, ouvrez le document Magasin, sélectionnez le tableau, copiez, revenez dans Powerpoint, insérez une diapositive de type titre (la 3eme option de la 3eme ligne), entrez un titre, puis cliquez en dehors de la zone et menu insertion, Objet Cochez Objet existant N'oubliez pas de cocher liaison 15
A l'aide du bouton Parcourir, cherchez le fichier Excel dans la liste et validez par OK. Le tableau va se positionner dans la diapositive. Maintenant, menu Edition, Liaison : Si la case Automatique est cochée, toute mise à jour du tableau Excel se répercutera dans la diapositive, si vous cochez Manuelle, il faudra cliquer sur le bouton Mettre à jour à chaque fois que le tableau Excel est modifié. Vous voulez insérer un graphique issu d'un tableau Excel Comme précédemment, ouvrez Excel et sélectionnez le tableau Magasin. Dans Powerpoint, insérer une nouvelle diapositive de type graphique. Dans la feuille, effacer le tableau de base existant et faites collage avec liaison, les mises à jour seront automatiques. ATTENTION : Si vous ajoutez des lignes ou des colonnes dans Excel, la mise à jour est incomplète, il faut refaire la sélection totale dans Excel et recopier dans la diapositive. 16
Mise en forme spéciale : Remplir des formes avec du texte: Insérer une diapositive de type Titre, dans le corps de la diapositive, avec le bouton Formes automatiques, dessinez une flèche. Gardez la flèche sélectionnée, et cliquez sur l'icône couleur de remplissage, définissez une couleur, un dégradé. Cliquez sur l'icône couleur du texte, inscrivez le texte si besoin augmentez la police avec la barre de mise en forme. Vous pouvez également utiliser Word Art, dans une présentation soit sur une diapositive isolée pour mettre une information en évidence soit l'intégrer dans un masque comme annotation. Ouvrez la dernière diapositive de votre présentation, dans un coin avec Word art insérez 'NB'. Donnez une impression de relief avec les boutons de 3D de la barre de dessin, il apparaîtra sur la diapositive en cours, si vous l'ajouter au masque, il se retrouve sur toutes les diapositives (hormis celle de titre). Si vous voulez présenter une diapositive avec un tableau Word, il faut dans le menu Insertion, choisir Puis donner le nombre de lignes et de colonnes, un tableau se positionne dans la diapositive avec les mêmes fonctionnalités que dans Word : fusion de cellules, tailles des cellules, tabulation, encadrement, trame de fonds. Quand le tableau est sélectionné, dans la barre des menus, le menu diaporama est remplacé par tableau 17
Il existe une passerelle entre Word et Powerpoint. Un document Word s'ouvre dans Powerpoint, il apparaît comme une présentation en mode plan et chaque paragraphe se trouve sur une diapositive séparée. Inversement, affichez la présentation Powerpoint en mode Plan, puis fichier, envoyer vers, Microsoft Word Cochez Plan uniquement sous mise en page Word, validez par OK. La présentation est sous forme de plan dans Word avec des titres de niveau différents. 18
Modèle Un modèle est une présentation type sans texte réutilisable autant de fois qu'on veut. Quand on fait Fichier, nouveau, onglet Modèles de présentation Cliquez sur une icône, la présentation s'affiche dans la fenêtre 'Aperçu'. Si vous voulez personnaliser votre présentation, vous pouvez concevoir votre propre modèle. Création d'un modèle : Le plus simple est de partir d'une présentation existante : sur la première diapositive on va modifier la couleur de l'arrière plan, la texture si besoin, puis appliquer la modification partout ( il est préférable d'avoir une uniformité de couleurs dans les présentations) Puis au fur et à mesure, on va modifier le masque de titre pour la couleur et la taille de la police et si besoin un logo ou un texte Word art. On va modifier le masque de diapositive pour le reste de la présentation, et si besoin les couleurs dans un graphe. Si des diapositives ne doivent pas figurer dans le modèle, on les supprime en mode trieuse. Quand tout est terminé, il faut enregistrer la présentation en indiquant qu'il s'agit d'un modèle, fichier, enregistrer sous 19
Dans type de fichier : modèle de présentation, le répertoire modèle est activé, donnez un nom à la présentation et enregistrer. Pour utiliser son modèle : fichier, nouveau et le choisir dans la fenêtre général. 20