Comment optimiser vos réunions Des réunions efficaces assurent le succès d une organisation
En Amérique du Nord, les réunions sont incontournables dans le monde des affaires d aujourd hui. Selon le Conseil national de la statistique, le personnel passe 37 % de son temps en réunion.
Résultats d une réunion efficace Réunions planifiées avec soin et menées rondement, faisant l objet d un compte rendu objectif et suivies d une évaluation = décisions de qualité, bien comprises, rassembleuses et qui seront ultimement concrétisées.
Éléments clés d une réunion Contenu Processus Structure
Cycle d une réunion 4. Analyse et amélioration 1. Planification 3. Suivi 2. Tenue de la réunion
1. Planification
Raisons pour la tenue d une réunion On parle de réunion lorsque deux personnes ou plus se rencontrent physiquement, de manière électronique, ou par conférence téléphonique pour : Raison % Exemple Recueillir des informations Cerner ou résoudre un problème, prendre des décisions Établir un plan d action Clarifier une question
Clarté sur l objet de la réunion Raison Objectifs Résultats Définition ou résolution d un problème, prise de décisions Plan d action Informations recueillies Clarification d une question
Direction de la réunion Président Facilitateur Secrétaire
Préparation des participants Être bien préparé les documents pertinents doivent avoir été distribués à tout le monde avant la tenue de la réunion Arriver à l heure
Question anecdotique Au minimum, combien de temps devrait-on consacrer à la préparation d une réunion d une heure et demie? A. 10 minutes B. 20 minutes C. 30 minutes D. 90 minutes
Outils simples
Feuille de travail pour la préparation de la réunion Groupe/organisation Contact Date, heure et lieu Sujet/thème Délimitation du cadre Raison But rationnel But expérientiel Résultats et produits livrables attendus Style ton caractère événementiel Points et sujets principaux Organisation de la salle espace décor nourriture et boissons Découpage horaire Rôles tâches Documents requis Matériel requis Point de l ordre du jour Responsable Décision, intervention ou Information Objectif Travail préparatoire des participants Temps alloué Résultats Participants Publicité de la réunion Invitations Suivi
Présentation type de l ordre du jour Point de l ordre du jour et heure 1. Ouverture De 20 h à 20 h 05 2. Définir le cadre De 20 h 05 à 20 h 10 Personne responsable L objectif : décision, intervention ou information Jean Courage, président Accueil des participants, mot de bienvenue Helen Wythe, facilitatrice Présentation, consignes de déroulement, raison de la réunion et ordre du jour Résultats, décisions et engagements à agir
Scénario pour les animateurs Groupe Date Lieu Président Objet Heure Point de l ordre du jour 20 h 30 Mot de bienvenue, présentations Documents Aucun Facilitateur Résultats Notes sur le déroulement Préciser l objectif, clarifier le rôle de l animateur et du facilitateur de la réunion Présenter le déroulement Présenter les participants : nom et fonction
2. Tenue de la réunion
Le début * Commencer à l heure * Préparer le terrain * Présenter les participants * Présenter l objet de la réunion * Exercice d échauffement * Donner les consignes de déroulement
Le vif du sujet * Préparer le terrain * Objectif, temps alloué et contexte * Suivre l ordre du jour * Encourager la participation
Terminer à l heure La fin Cinq minutes avant la fin prévue de la réunion Indiquez que l heure de la fin approche S il reste des points à l ordre du jour : décider de continuer ou planifier la tenue d une autre réunion Conclure la réunion avec les six éléments clés
Question anecdotique * Quel est le jour de la semaine où les gens sont le plus productifs? * A. Lundi * B. Mardi * C. Mercredi * D. Jeudi * E. Vendredi
3. Suivi
Garder des traces Notes prises pendant la réunion Doivent être conservées Les intégrer aux archives Décisions Garder une trace écrite des décisions prises par le groupe.
Responsabilisation Garder la trace des mesures à prendre Suivi de la réunion Mesures à prendre suivi
Question anecdotique Combien de réunions ont lieu chaque jour au Canada? A. 11 000 000 B. 1 000 000 C. 100 000
Outils simples
Présentation type des notes Point de l ordre du jour et heure Faciliter la planification et la prise de décisions - contrat De 20 h 45 à 21 h Personne responsable Objectif : Décision, intervention ou informations Helen Wythe, facilitatrice Déterminer si une réunion avec les décisionnaires fédéraux et provinciaux est toujours nécessaire. Résultats, décisions et engagements à agir Il est convenu qu au stade actuel, une réunion entre les décisionnaires fédéraux et provinciaux et les fournisseurs n est pas judicieuse compte tenu de la courte durée résiduelle du contrat. Les participants pensent que les fonds devraient être consacrés aux projets et à l alliance. Helen informera nos contacts dans les ministères de cette décision.
Grille des responsabilités Grille des responsabilités État Tâche Responsable En cours En attente Réalisée Recueillir infos sur nouveaux ordinateurs Trouver 5 fournisseurs possibles Sarah 50 % 31/08/11 Judith 100 % 31/08/11
4. Analyse et rajustements
Bilan de la réunion Efficacité de la réunion Faire le point après chaque réunion Qu est-ce qui a bien fonctionné dans cette réunion? Que pouvons-nous faire pour améliorer notre prochaine réunion?
Corrections à apporter Améliorations suggérées Structure, contenu et processus IMPÉRATIF DE LES METTRE EN ŒUVRE
Évaluation annuelle * Évaluation de l efficacité des réunions * Effectuée une fois par an
Outil simple Évaluer la réussite de la réunion Sondage sur l efficacité de la réunion Vue d ensemble des réunions du groupe Sondage anonyme Points à évaluer Atteinte des objectifs, communication, écoute et suivi
Résumé * Éléments d une réunion * Cycle d une réunion * Outils modèles http://www.hjwythe.com/_resources/inf oport_project.asp