Travail mobile : Toshiba et OneNote pour une meilleure productivité et une valeur ajoutée plus élevée

ARTICLE TRAVAIL MOBILE, STYLE LIVRE WHITEPAPER BLANC DE VIE Travail mobile : Toshiba et OneNote pour une meilleure productivité et une valeur ajoutée plus élevée Travail mobile

NOTRE MONDE ACTUEL, FRÉNÉTIQUE ET TOUJOURS PLUS MOBILE, EXIGE QUE NOUS AYONS ACCÈS AUX INFORMATIONS EN TEMPS RÉEL. LE MOINDRE RETARD PRIS EN CHERCHANT UNE NOTE IMPORTANTE PEUT NOUS COÛTER TRÈS CHER, QUE NOUS SOYONS DES PROFESSIONNELS OU DES PARTICULIERS. EN OUTRE, IL EST NÉCESSAIRE D'ACCÉDER FACILEMENT AUX NOTES, AUX INFORMATIONS ET AUX LISTES DE CHOSES À FAIRE POUR PRENDRE DES DÉCISIONS ET COLLABORER DE FAÇON EFFICACE. POUR RÉPONDRE À CES BESOINS, LES ORDINATEURS PORTABLES TOSHIBA ÉQUIPÉS DE MICROSOFT ONENOTE 2003 PERMETTENT AUX UTILISATEURS DE SAISIR, D'ORGANISER, DE RÉUTILISER ET DE PARTAGER DES INFORMATIONS EN UN SEUL ET MÊME ENDROIT. CE INDIQUE COMMENT LES ORDINATEURS PORTABLES TOSHIBA, ÉQUIPÉS DE MICROSOFT OFFICE ONENOTE 2003, PEUVENT AMÉLIORER LA PRODUCTIVITÉ ET APPORTER UNE VALEUR AJOUTÉE À TOUTE ENTREPRISE. TABLE DES MATIÈRES 01. UNE MOBILITÉ DE TRAVAIL PLUS EFFICACE AVEC TOSHIBA ET ONENOTE 02. COMMENT TOSHIBA ET ONENOTE APPORTENT UNE VALEUR AJOUTÉE : SCÉNARIOS ET SOLUTIONS A) SCÉNARIO UN : LE PROFESSIONNEL DE L'INFORMATION B) SCÉNARIO DEUX : SIMPLIFIER LE TRAVAIL D'ÉQUIPE C) SCÉNARIO TROIS : TRAVAILLER DANS LE MONDE VIRTUEL 03. RÉSUMÉ DES FONCTIONS ET DE LEURS AVANTAGES 04. CONCLUSION Travail mobile 2

UN TRAVAIL MOBILE PLUS EFFICACE AVEC TOSHIBA ET ONENOTE Depuis quelques années, l'informatique mobile a transformé notre façon de travailler. De plus en plus, nous avons accès à de multiples sources de données de formats variés, au moyen de connections câblées, sans fil ou par ligne commutée. Saisir des données, les organiser, les réutiliser et les partager constituent des tâches que nous accomplissons constamment, en temps réel. Toshiba et OneNote s'associent pour améliorer l'efficacité de ce travail mobile. Leur action s'oriente autour de quatre axes : faciliter la saisie, l'organisation, la réutilisation et le partage d'informations. 1. SAISIR L'INFORMATION L'information provient de nombreuses sources. Pendant les réunions, les conversations, les appels téléphoniques et les discussions, nous devons prendre des notes précises et complètes. Nous avons ensuite besoin d'absorber et d'analyser ces données. OneNote facilite le rassemblement, dans un référentiel unique, d'informations de formats variés et provenant de multiples sources, telles que les notes dactylographiées, l'encre numérique, les enregistrements audio, les extraits de pages Web et bien d'autres encore. Il est possible de placer les informations saisies n'importe où sur une page OneNote, pour une prise de notes spontanée et intuitive. 2. ORGANISER LES INFORMATIONS ET S'ORGANISER Après avoir saisi les informations requises, nous devons en conserver certaines, en jeter d'autres et repérer celles qui nécessitent un suivi. Il faut donc retrouver toutes les notes et déchiffrer et extraire les informations qu'elles contiennent ; à ce stade, il est souvent nécessaire de saisir à nouveau les notes, surtout si elles sont manuscrites ou enregistrées sur un support audio. Toutefois, OneNote permet aux professionnels de l'information de stocker toutes leurs notes, y compris les notes manuscrites et les clips audio, en un seul et même emplacement. Il est donc possible d'organiser ces notes rapidement, dès la saisie. Les professionnels de l'information peuvent ainsi réduire considérablement le temps passé en Reuse Capture recherches fastidieuses d'informations pertinentes dispersées dans de nombreuses notes. Ils peuvent, au contraire, se concentrer sur les aspects importants de leur travail. Share Organise 3. RÉUTILISER L'INFORMATION Les informations contenues dans des notes constituent souvent la base du capital intellectuel d'une entreprise. Si de telles informations sont perdues ou sont trop difficiles à déchiffrer, l'entreprise est privée d'une partie précieuse de ce capital. Il est possible de publier ou de présenter facilement les notes stockées dans OneNote, car elles peuvent être rapidement rassemblées pour former la base de documents, de présentations et de propositions. Les outils de recherche innovants de OneNote permettent aux professionnels de l'information d'accéder sans difficulté à des notes plus anciennes, Travail mobile 3

saisies lors de réunions, d'appels téléphoniques ou de conversations avec des clients. Les recherches effectuées par Microsoft indiquent que les organisations qui ont adopté OneNote ont pu réduire leur temps de révision de documents de 50 %, diminuer la durée du cycle de production d'un document de 15 % et améliorer leur efficacité d'exploitation de 30 %. 4. PARTAGER L'EXPÉRIENCE ONENOTE Grâce aux possibilités de partage de notes de OneNote, la collaboration devient beaucoup plus efficace. Les utilisateurs de OneNote peuvent enregistrer des notes sous format HTML, comme une page Web, et les stocker sur un partage de fichiers, un serveur Web ou un site SharePoint. Les autres utilisateurs peuvent consulter facilement les notes partagées, au moyen d'un navigateur Web ou en les ouvrant sous Microsoft Word. De plus, en utilisant la fonction Session partagée de OneNote, des collaborateurs peuvent créer ou se joindre à une session poste à poste sur le réseau, ce qui permet à plusieurs utilisateurs de travailler sur des pages OneNote partagées. À la suite d'une réunion, les notes rassemblées dans OneNote peuvent être facilement partagées par tous les participants, au moyen du courrier électronique ou par publication sur le Web. OneNote permet aux professionnels de l'information de conserver des notes de réunions efficaces et de les stocker en un seul endroit avec tous les autres documents concernés, ce qui réduit le besoin de nouvelles réunions ou d'appels téléphoniques et de discussions supplémentaires. Des enquêtes montrent que le temps passé en réunions peut être réduit de 50 % grâce à la gestion efficace de notes par OneNote. COMMENT TOSHIBA ET ONENOTE APPORTENT UNE VALEUR AJOUTÉE AUX ENTREPRISES SCÉNARIOS ET SOLUTIONS Aujourd'hui, le succès d'une entreprise dépend fortement de la productivité individuelle, mais aussi de la productivité globale des individus en collaboration. La possibilité de coopérer efficacement en ligne est particulièrement importante lorsque les individus sont dispersés géographiquement et doivent coordonner leurs activités et partager leurs informations pour suivre un projet du début à la fin. Voici trois scénarios où Toshiba et OneNote montrent la valeur ajoutée qu'ils peuvent apporter au monde du travail toujours plus mobile d'aujourd'hui. PREMIER SCÉNARIO : LE PROFESSIONNEL DE L'INFORMATION Les professionnels de l'information d'aujourd'hui sont confrontés à une multitude de tâches à accomplir chaque jour. La plupart de ces activités, qu'il s'agisse d'appels téléphoniques, de réunions, d'entretiens ou tout simplement de noter leurs propres idées, exigent de conserver des informations d'une façon ou d'une autre pour une utilisation personnelle ou professionnelle ultérieure. Malheureusement, durant nos jours de travail frénétiques, nous griffonnons trop souvent nos notes et nos idées dans les marges de dépliants, sur un post-it ou sur des feuilles volantes. De telles sources d'information sont souvent difficiles à retrouver et, même lorsque l'on réussit à les récupérer, elles manquent souvent de cohérence logique. La plupart d'entre nous ont déjà fait l'expérience de la frustration intense associée à la recherche et au déchiffrage d'informations nécessaires à notre travail. Travail mobile 4

Information workers are bombarded with information in many formats and from many sources. Par exemple, imaginez que vous participez à une réunion virtuelle de managers et que vous devez rendre compte d'un appel téléphonique à un technico-commercial. Vous savez que vous lui avez téléphoné il y a quelques minutes et que vous avez noté les éléments principaux qu'il vous a communiqués. Toutefois, alors que tous les participants à la réunion attendent votre réponse, il vous est impossible de retrouver l'information parmi les documents qui encombrent votre bureau. Pire encore, lorsque vous réussissez finalement à retrouver ces notes, vous vous apercevez que vous êtes incapable de vous relire. Cela vous rappelle quelque chose? Vous n'êtes pas le seul ; en effet, une étude menée par Microsoft révèle que 23 % des professionnels de l'information ne peuvent plus retrouver les données dont ils ont besoin après avoir pris des notes. En outre, une recherche IDC indique que les professionnels passent de 15 à 30 % de leur temps à rechercher les informations dont ils ont besoin pour leur travail. LA SOLUTION TOSHIBA ET ONENOTE Les résultats de ces recherches devraient alarmer de nombreuses organisations. Cependant, ces informations indiquent également que la productivité pourrait être considérablement améliorée si les professionnels hautement qualifiés étaient équipés de moyens plus efficaces pour prendre des notes et les organiser. Heureusement, les ordinateurs portables Toshiba, équipés de OneNote, améliorent l'efficacité de ces professionnels en leur permettant de saisir leurs informations sous des formats multiples en un seul et même endroit, où elles sont stockées automatiquement et faciles à retrouver. Toshiba noteboooks with OneNote make it easy to capture ideas while on the move. Les notes peuvent être dactylographiées, manuscrites ou enregistrées dans un référentiel unique, ce qui élimine les recherches longues et frustrantes. Même s'ils sont submergés de travail, les professionnels de l'information qui utilisent un ordinateur portable Toshiba ou un Tablet PC n'ont pas besoin de s'inquiéter au sujet de leurs notes. Toutes leurs données peuvent être saisies facilement et retrouvées rapidement au bureau, à leur domicile ou en déplacement. En outre, cette mobilité permet d'ajouter des informations ou de les modifier tout au long de la journée, à l'aide d'une connectivité câblée, sans fil, par ligne commutée ou WWAN. Travail mobile 5

DEUXIÈME SCÉNARIO : SIMPLIFIER LE TRAVAIL D'ÉQUIPE La production de capital intellectuel, qui peut être réutilisé pour apporter une valeur ajoutée durable à une entreprise, constitue un aspect important du travail en groupe. Toutefois, les professionnels sont submergés par une grande variété de données comme des diagrammes, des courriers électroniques, des notes manuscrites, des documents dactylographiés, des extraits de pages Web et des enregistrements audio et vidéo : il est donc difficile, voire impossible, de rassembler toutes ces données au même endroit. Par ailleurs, lorsque les notes sont manuscrites ou mal organisées, il est difficile des les communiquer à d'autres personnes. Imaginez, par exemple, que vous prenez part à une réunion d'équipe et que vous souhaitez communiquer à un participant vos commentaires manuscrits relatifs à un document. Pour être sûr que ce collègue conserve une trace de vos commentaires, vous les photocopiez. Malheureusement, il est incapable de déchiffrer votre écriture, et une réunion supplémentaire est nécessaire pour réexaminer vos commentaires, ce qui résulte en une perte de temps productif, pour lui comme pour vous. Vous pourriez dactylographier ces notes, pour une clarté garantie, mais cela prendrait encore plus de temps. Effective teamwork depends on being able to easily share information and to-do lists. Lorsque vous avez envoyé vos notes électroniques à ce collègue, celui-ci crée une version finale du document auquel vous avez contribué et il le transmet à tous les participants. Vous vous apercevez alors que certaines données manquent dans ce document, car vous aviez oublié de joindre une pièce relative à vos notes. À ce moment là, ces données ne vous semblaient pas fondamentales. Toutefois, ne pas les partager cause une perte de capital intellectuel pour votre entreprise. LA SOLUTION TOSHIBA ET ONENOTE Pour éviter la perte de capital intellectuel résultant de notes perdues ou mal organisées, les ordinateurs portables Toshiba équipés de OneNote permettent aux professionnels de l'information de saisir, en un seul et même endroit, toutes leurs notes et tous leurs documents, y compris des documents Office, des extraits de pages Web, du texte manuscrit, des enregistrements audio et vidéo, des graphiques et des diagrammes. Ainsi rassemblées, vos notes peuvent sans difficulté constituer la base de documents et de présentations que vous pouvez partager par courrier électronique ou par publication sur le Web. Afin de vous aider à organiser l'ensemble de vos données, OneNote prend en charge la création de dossiers de projets et de tâches, ainsi que de listes de choses à faire. Ces fonctions vous permettent de définir une liste de tâches et de créer des dossiers pour chaque tâche et chaque projet, afin que votre journée soit organisée et que les responsabilités soient réparties de façon transparente. Dans OneNote, les notes et les informations peuvent être partagées sans difficulté, par courrier électronique ou au moyen d'autres applications Microsoft, notamment Word. De plus, l'intégration complète de OneNote à Outlook vous permet de sélectionner une tâche, puis de créer instantanément des rendez-vous et des contacts d'un simple clic. Travail mobile 6

To-do lists make it easy to get organised. La perte de capital intellectuel peut également être causée par la suppression ou la corruption de données, par du matériel endommagé ou par un vol. OneNote et Toshiba coopèrent pour protéger vos données à tout instant. OneNote effectue des sauvegardes automatiques en cas de modification ou de suppression accidentelle des données, alors que Toshiba EasyGuard permet aux utilisateurs de sélectionner l'option RAID 1 d'écriture miroir, ce qui configure un disque dur de sauvegarde pour une sécurité supplémentaire. En cas de vol ou de perte de données, les notes peuvent être rétablies depuis le disque miroir. Outre la protection RAID, les données stockées sur un ordinateur portable sont protégées par d'autres fonctions de Toshiba EasyGuard, telles que la protection du disque dur et le dispositif antichoc. TROISIÈME SCÉNARIO : TRAVAILLER DANS LE MONDE VIRTUEL Comme la dispersion géographique des organisations s'accentue, la pratique de réunions virtuelles se développe et les professionnels de l'information travaillent quotidiennement avec des collègues basés dans des régions différentes. Il est absolument essentiel pour la productivité de conserver des notes précises de ces réunions virtuelles car les décalages horaires et l'éloignement des sites rendent souvent difficiles l'organisation rapide d'une réunion de suivi ou un appel téléphonique pour clarifier une question. Ces circonstances risquent de retarder la prise de décision ou même, dans certains cas, de causer la perte d'une vente. Souvent, il est également impératif de partager immédiatement les notes enregistrées avec les participants, après une réunion ou une discussion avec un client. Dans ces cas, une connectivité transparente est d'importance vitale, en particulier pour les professionnels en déplacement. Si les professionnels de l'information ne disposent pas d'un accès en temps réel aux données les plus récentes, leur productivité et leur capacité à prendre des décisions efficaces risquent d'en souffrir. Access to real-time data is essential in today s fast-paced working world. Imaginez un gestionnaire de compte client qui vient de terminer une présentation sur site pour un client situé en Australie. Le client est satisfait de la présentation et des produits, mais il a besoin de plus d'informations sur le positionnement actuel de l'entreprise elle-même. Le gestionnaire organise une réunion virtuelle avec toutes les personnes concernées, qui se trouvent presque toutes au siège social, au Royaume-Uni, et il présente un compte rendu détaillé de la réunion Travail mobile 7

avec le client et de la requête qui en découle. Il faut que la réponse soit prête le lendemain. Les participants prennent des notes manuscrites de la requête et promettent que la réponse sera prête en temps voulu. Malheureusement, le lendemain, lorsque le gestionnaire du compte client ouvre le document qui lui a été envoyé par courrier électronique, il découvre que certaines réponses ne sont pas complètes et que d'autres manquent totalement. En raison du décalage horaire, il lui est impossible de contacter la plupart des participants et il est obligé d'envoyer un document incomplet au client. LA SOLUTION TOSHIBA ET ONENOTE Dans l'économie mondialisée d'aujourd'hui, l'impossibilité de partager des informations en temps réel peut avoir des résultats désastreux et causer la perte de nombreuses occasions. Les ordinateurs portables Toshiba équipés de OneNote permettent aux professionnels de mettre efficacement en réseau des informations ou des notes partagées et d'y accéder pour les corriger et les réutiliser. Les utilisateurs de OneNote peuvent enregistrer des notes sous format HTML, comme une page Web, et les stocker sur un partage de fichiers, un serveur Web ou un site SharePoint. Les autres utilisateurs peuvent consulter facilement les notes partagées, au moyen d'un navigateur Web ou en les ouvrant sous Word. Des supports aussi variés pour le partage de l'information permettent à toutes les parties concernées d'accéder facilement aux données les plus récentes, à tout moment et en temps réel. En utilisant la fonction Session partagée de OneNote, des collaborateurs peuvent créer ou se joindre à une session poste à poste sur le réseau, ce qui permet à plusieurs utilisateurs de travailler sur des pages OneNote partagées. Le gestionnaire de compte client qui organise une réunion virtuelle peut utiliser son ordinateur portable Toshiba, équipé du logiciel ConfigFree pour une connectivité simplifiée, afin de prendre part à la session partagée de OneNote et d'apporter toutes les informations requises à chacun des participants. En utilisant les services Microsoft Windows SharePoint, il peut également placer le dossier contenant les notes détaillées qu'il a prises pendant la présentation au client sur un site SharePoint Services, pour tous les membres de l'équipe, avec un droit d'accès en lecture, afin d'être sûr que sa requête est transmise dans son intégralité. OneNote documents can be shared for more effective virtual teamwork. Pour protéger les données lors de déplacements, OneNote propose différents niveaux de sécurité qui comprennent la protection de toutes les notes au moyen d'un mot de passe ou une protection réservée à certaines sections sélectionnées. En outre, les fonctions de Toshiba EasyGuard, telles que le module TPM (Trusted Platform Module), la fonction XD-Bit (Executable Disable Bit) et le lecteur d'empreinte digitale, protègent les données de votre ordinateur à tout moment en cas de vol ou d'accès non autorisé. Travail mobile 8

RÉSUMÉ DES FONCTIONS ET DE LEURS AVANTAGES FONCTION Stockez, réutilisez et partagez des notes avec OneNote AVANTAGE Réduit de 50 % le temps nécessaire à l'organisation et à la recherche de notes Enregistrez des notes de réunions avec OneNote Réduit le temps passé en réunions de 50 % Partagez vos notes par courrier électronique ou sur le Web en les convertissant au format HTML Compatibilité avec Microsoft SharePoint Services Toshiba ConfigFree Fonctions de Toshiba EasyGuard : RAID, TPM, VACF, XD-Bit et anti-virus Réduit le temps de révision de documents de 50 %, diminue la durée du cycle de production d'un document de 15 % et améliore l'efficacité d'exploitation de 30 % Un dossier ou document OneNote peut être placé sur un site SharePoint Services afin que tous les utilisateurs autorisés puissent accéder en temps réel aux données les plus récentes. Une connectivité transparente à tout moment Vos données sont protégées contre les attaques de virus, le matériel endommagé, les accès non autorisés et la perte ou le vol CONCLUSION À notre époque numérique, nous ne pouvons plus compter sur du papier et un crayon pour prendre des notes de façon efficace. OneNote apporte à ses utilisateurs une solution intelligente pour remplacer la prise de notes traditionnelle en leur permettant de saisir, d'organiser, de réutiliser et de partager facilement des informations depuis et vers un même emplacement. Les fonctions supplémentaires des ordinateurs portables Toshiba proposent une connectivité transparente et une protection des données à tout instant, afin de garantir que les utilisateurs, où qu'ils se trouvent, disposent d'un accès en temps réel aux informations dont ils ont besoin. En résumé, les ordinateurs portables Toshiba, équipés de Microsoft OneNote 2003, peuvent améliorer la productivité professionnelle et personnelle de leurs utilisateurs. Travail mobile 9 2005. Toshiba Europe GmbH. Même si, au moment de la publication, Toshiba a tout mis en œuvre pour assurer la véracité des informations fournies, les spécifications, configurations, tarifs, systèmes, composants ou options des produits sont sujets à modification sans préavis. Pour connaître les toutes dernières informations concernant votre ordinateur ou les différentes options informatiques logicielles et matérielles, visitez le site Web de Toshiba à l adresse www.toshiba-europe.com.