Becloud. Guide de démarrage rapide Becloud Collaboration. Version 4.0. Date : 09/05/2012. Becloud Collaboration with Microsoft Office 365

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1 Guide de démarrage rapide Becloud Collaboration Version 4.0 Date : 09/05/2012

2 Table des Matières Introduction 3 1. Prise en main de Becloud Collaboration Connexion à la plateforme Becloud Collaboration Vérification du nom de domaine Ajout d utilisateurs à Becloud Collaboration Ajout des enregistrements CNAME, SRV et modification des MX Préparation de votre ordinateur pour les services Becloud Collaboration 11 A. Installation de Microsoft Office Professional Plus 13 B. Installation de Microsoft Lync C. Installez et configurez vos applications de bureau Office 17 D. Fin de la configuration Aperçu des caractéristiques de Becloud Collaboration Exchange Online Sharepoint Online Office Web Apps Office Professional Plus Lync Online 28

3 Introduction L objectif de ce guide de démarrage rapide est de vous donner les premières bases pour commencer à utiliser l ensemble des services Becloud Collaboration de Belgacom. Il est conseillé de parcourir ce kit avant l utilisation des services Becloud Collaboration. Ci-dessous vous retrouverez les différentes tâches à effectuer lors de votre première connexion aux services. - Vérifier votre nom de domaine. - Ajouter vos utilisateurs et leur assigner un service. - Configurer les postes clients (Outlook, Lync, Windows Service pack updates). 1. Prise en main de Becloud Collaboration : Etapes fondamentales Veuillez vérifier les programmes (Outlook, Lync..) et services pack (XP, Vistra, Windows 7) minimum requis pour une utilisation optimale de Becloud Collaboration : Il est important d effectuer les mises à jour des postes clients avant de configurer les comptes! 1.1. Connexion à la plateforme Becloud Collaboration Connectez vous à et accéder à l ensemble des services grâce à votre nom d administrateur et mot de passe. Vous êtes alors redirigé vers la page d accueil d administrateur.

4 1.2. Vérification du nom de domaine DNS chez Belgacom Si votre nom de domaine est hébergé chez Belgacom, nos services auront déjà lié votre nom de domaine à Becloud Collaboration. Votre DNS sera donc prêt à l emploi dès réception de vos codes d accès administrateur. Vous pouvez directement vous rendre à la rubrique 1.3 pour créer et configurer vos utilisateurs. DNS chez un autre fournisseur que Belgacom Si votre nom de domaine n est pas hébergé chez Belgacom, veuillez effectuer cette opération de vérification du nom de domaine avant toute autre action sous Becloud Collaboration. Pour ce faire, il est nécessaire d effectuer les actions suivantes. - Après la connexion, dans la colonne de gauche sous l onglet Gestion, cliquez sur Domaines. - Sur l écran Domaines, cliquez sur votre nom de domaine.

5 Contactez votre fournisseur de DNS en demandant d ajouter l enregistrement TXT tel que demander par Microsoft (voir image ci-dessus). Idéalement, envoyer une copie de l image de votre écran reprenant vos paramètres. Si vous avez un accès à la gestion de votre domaine, ajouter le champ TXT. Une fois le champ TXT ajouté, connectez-vous à la page d'administration du DNS et cliquez sur votre domaine et procédez à la vérification de votre domaine. Attention : L activation de l enregistrement TXT peut prendre jusqu à 72 heures en fonction du registrar. Une fois votre DNS vérifié, vous êtes prêt pour passer à l étape d ajout des utilisateurs. Remarque : s il s agit d un nouveau nom de domaine, vous pouvez demander à votre fournisseur d adapter immédiatement les records MX (soit effectuer 1.2 et 1.4 en une fois!) Si votre nom de domaine était déjà utilisé auparavant sur une solution mail autre, veuillez d abord effectuer l étape 1.2, ensuite créer vos utilisateurs avant de demander la modification des records MX (point 1.4).

6 1.3. Ajout d utilisateurs à Becloud Collaboration Remarque : Lors de votre première connexion au portail d administration, veuillez créer un second compte d'administrateur global comme backup en cas d'oubli du mot de passe, la disponibilité d'un second compte d'administrateur global vous assure en effet l'accès à l'ensemble des fonctionnalités de configuration. Exemple :Dans un premier temps créer le compte de Pierre Dupond et configurez-le en administrateur global. Créez ensuite un compte utilisateur standard pour Geert Vanhyfte.

7 - Cliquez sous Démarrez avec Office 365 et ensuite sur Ajouter des utilisateurs. - Sous Prénom, introduisez Jean; sous Nom, introduisez Dupond ; sous Nom complet, introduisez Jean Dupond et sous Nom d utilisateur, JeanD. - Cliquez sur Suivant. - A la page Paramètres, sous Affecter un rôle, sélectionnez Oui en réponse à «Voulez-vous que cet utilisateur dispose des autorisations d administrateur»? - Cliquez sur le lien En savoir plus sur les rôles d administrateur et passez en revue les types de rôles d'administrateur disponibles dans Becloud Collaboration. - Choisissez le type d'administrateur général dans la liste déroulante. - Sous Définir l emplacement de l utilisateur, fixez la localisation de l'utilisateur. - Cliquez sur Suivant.

8 - A la page Attribuer des licenses, cliquez sur Microsoft Office 365 Plan E3. Cliquez ensuite sur Suivant. - A la page Envoyer des résultats par courrier électronique, cochez la case Envoyer un courrier électronique, introduisez votre adresse dans le champ et cliquez ensuite sur Créer.

9 - Au passage, notez le mot de passe de Jean pour un usage ultérieur. - Cliquez sur Terminer. Jean est maintenant enregistré comme utilisateur.

10 - Cliquez sur Nouveau, puis utilisateur. Répétez les étapes de 3 à12 pour ajouter un deuxième utilisateur, Geert Vanhyfte (attribuez le nom d'utilisateur GeertV), auquel vous n'attribuerez toutefois pas le rôle d'administrateur. - Cliquez sur Admin au sommet de l'écran pour revenir à la page d'administration principale Ajout des enregistrements CNAME, SRV et modification des MX. DNS chez Belgacom Si votre nom de domaine est hébergé chez Belgacom, cette étape a déjà été réalisée par nos services. Passez au point 1.5 DNS auprès d un autre agent que Belgacom Après la création de vos utilisateurs, veuillez reprendre contact avec votre fournisseur de DNS. Veuillez lui demander la modification des enregistrements SRV, CNAME et celle des MX. Toutes ces données se situent sous la rubrique Propriétés des domaines. L adaptation de vos MX vers Microsoft Office 365 est la suivant : MX 10 : mondomain.xx.eo.outlook.com. (Exemple : dupont.be.eo.outlook.com) Dès que l enregistrement MX a été ajouté aux paramètres DNS, tous les s arriveront dans vos nouvelles boîtes s. (Exchange Online).

11 Idéalement, envoyez à votre fournisseur une copie de l écran obtenu dans l interface admin en cliquant sur gérer mon domaine (voir image ci-dessous) Préparation de votre ordinateur pour les services Becloud Collaboration. Une fois vos utilisateurs configuré, il est nécessaire de configurer vos systèmes avant de pouvoir utiliser les services Becloud Collaboration. Dans ce but, 3 clients sont à télécharger et configurer : Microsoft Office Pro Plus, Microsoft Lync 2010 et l assistant de configuration de Becloud Collaboration («Office365DesktopSetup»). Le téléchargement de Microsoft Office Professional Plus est optionnel. Cependant, vous devez disposer d au minimum Outlook 2007 pour pouvoir utiliser Office Office Professional Plus (optionnel) : avec Microsoft Office Professional Plus, vous bénéficiez de la toute dernière version des applications Office. Connectée de manière transparente et fournie avec des services cloud, elle vous permet d'accéder à vos documents, à vos s et à vos agendas sur n'importe quel appareil ou presque.

12 - Microsoft Lync 2010 : la fonctionnalité Lync Online requiert le client Lync Le cas échéant, vous devez désinstaller Office Communicator sur votre système avant d'installer Lync Si vous utilisez un domaine personnalisé, les paramètres DNS fournis à la rubrique 1.2 doivent être appliqués avant de lancer le client de configuration Office. - Le client de configuration («Office365DesktopSetup») : contrôle votre PC en vue de déceler les mises à jour requises et configure vos applications de bureau Office afin qu'elles puissent fonctionner avec Office 365. Pour commencer, Si vous ne disposez pas encore d au moins Office 2007 (Outlook2007), télécharger Microsoft Office Pro Plus (option payante sauf dans Becloud Collaboration Intense). Ensuite, téléchargez et lancez l utilitaire de configuration de Office 365 suivi de Lync Enfin, configurez Outlook pour pouvoir l utiliser avec Exchange Online. Les éléments à télécharger se trouvent sous l onglet Ressources > Téléchargements dans la colonne de droite de la page utilisateurs.

13 A. Installation de Microsoft Office Professional Plus (optionnelle) Avant d'installer Microsoft Office Professional Plus, identifiez un ordinateur que vous pouvez utiliser pour l'essai et vérifiez les exigences du système pour Office 2010 sur Il est à noter que l'installation de Microsoft Office Professional Plus entraîne la mise à niveau de votre version actuelle d'office. - Dans la page Accueil, sous l onglet Ressources, cliquez sur Téléchargements. - Sous Installer Microsoft Office Professionnel Plus, sélectionnez la langue et la version requise pour votre système (32 ou 64 bits).

14 - Cliquez sur Installer et sélectionnez Run pour le programme de configuration. Si vous devez installer plusieurs systèmes, sélectionnez Save pour le programme de configuration, puis lancez le programme pour chaque système qui doit être mis à niveau. B. Installation de Microsoft Lync 2010 Les étapes suivantes détaillent l'installation du client Lync 2010 sur votre ordinateur depuis la page cible de l'utilisateur sur le portail de Becloud Collaboration. Vous pouvez également placer le programme de configuration de Lync 2010 sur un partage local et fournir aux utilisateurs le lien qui y mène. - Dans la page Accueil, sous l onglet Ressources, cliquez sur Téléchargements. - Faites défiler la page jusqu à Installer Lync Online. - Sous Ressources, cliquez sur Configuration requise pour Lync 2010 et confirmez que votre système répond bien aux exigences mentionnées. - Sous Installer Microsoft Lync 2010, sélectionnez la langue et la version requise pour votre système (32 ou 64 bits). - Cliquez sur Installer et sélectionnez Run pour le programme de configuration. En fonction de votre système d exploitation et de sa configuration, une fenêtre «User Access Control» peut s afficher à l écran. Cliquez sur Oui.

15 - Dans la fenêtre Microsoft Lync 2010 Setup, cliquez sur Browse si vous voulez sélectionner le lieu de sauvegarde du logiciel. Cliquez sur Install. Dans la fenêtre Microsoft update, si votre organisation le permet, cliquez sur Ok afin d activer les paramètres par défaut de Utiliser Microsoft Update lorsque je recherche des mises à jour (recommandé).

16 Une fois la configuration terminée, décochez la case Démarrer Lync et cliquez sur Fermer.

17 C. Installez et configurez vos applications de bureau Office Il est conseillé de faire les mises à jour via Windows Update (windowsupdate.microsoft.com/). Pour simplifier, faites les mises à jour de Office et Windows jusqu à ce que le site indique que vous êtes à jour et que il n y a pas d update disponible. Le client de configuration («Office365DesktopSetup») contrôle votre ordinateur en vue de déceler les mises à jour requises et configure vos applications de bureau Office afin qu'elles puissent fonctionner avec Becloud Collaboration. - Dans la page Accueil, sous l onglet Ressources, cliquez sur Téléchargements. - Faites défiler la page jusqu à Installez et configurez vos applications de bureau Office Cliquez sur Configurer. Si nécessaire, donnez l autorisation de lancer le logiciel. Si vous y êtes invité, cliquez sur Sign in à l'écran de connexion des Microsoft Office 365 Desktop Setup.

18 Dans l'écran Configure desktop application and install updates, cliquez sur Continue.

19 Il se peut que vous deviez clôturer certaines applications. En cas de message "User Access Control", cliquez sur Yes pour autoriser l'installation. - Dans l'écran Review and accept the service agreements, contrôlez les conditions du contrat. En cas d'accord, cliquez sur I accept. - Une fois l installation terminée, cliquez sur Finish.

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21 D. Fin de la configuration Lors de leur première utilisation après avoir installé le logiciel précédent (client de configuration), Outlook 2010/007 et Lync 2010 exécutent une procédure de configuration de mise en marche. La présente tâche va vous faire parcourir ces routines de configuration uniques. Votre système sera alors prêt à être utilisé avec Becloud Collaboration. Terminaison de la configuration d Outlook 2010/2007: - Lancez Outlook 2010/ Sur la page Outlook 2010/007 Startup, cliquez sur Next. - Cliquez sur Next et répondez Yes à la question Would you like to configure an account? - Dans le formulaire Auto Account Setup, ajoutez les informations demandées, puis cliquez sur Next.

22 Outlook va localiser et communiquer avec Office 365 pour configurer votre système local automatiquement. Ceci fait, cliquez sur Finish.

23 Outlook 2010/007 va démarrer dans la boite aux lettres Exchange Online, qui est prête à être utilisée. Terminaison de la configuration de Lync 2010 : - Lancez Lync Dans Lync 2010, introduisez le nom d'utilisateur qui doit correspondre à l'adresse de connexion et introduisez ensuite le mot de passe de l'utilisateur. - Cliquez sur Sign In. Lync se connecte alors.

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25 2. Aperçu des caractéristiques de Becloud Collaboration 2.1. Exchange Online : , agenda et contacts. Exchange Online vous permet d'accéder à votre messagerie, à votre agenda et à vos contacts pratiquement à tout moment et en tous lieux depuis un PC, un portable ou un appareil mobile, tout en bénéficiant d'une protection contre les logiciels malveillants et les spams. - Gérez facilement votre grâce aux boîtes aux lettres de 25 GB et envoyez des e- mails jusqu'à 25 MB. - Travaillez pratiquement n'importe où grâce à la mise à jour automatique de votre messagerie, de votre agenda et de vos contacts des appareils que vous utilisez le plus, qu'il s'agisse de PC, d'ordinateurs Macintosh, d'iphones, de téléphones Android, de Smartphones BlackBerry, de téléphones Microsoft Windows Mobile ou de téléphones Windows.1 - Connectez-vous à Microsoft Outlook 2010 ou Office Outlook 2007 et utilisez toutes les précieuses fonctionnalités d'outlook que vous connaissez et utilisez déjà, que vous soyez connecté à l'internet à la maison ou au bureau, ou que vous travailliez hors ligne. - Accédez à votre , votre agenda et vos contacts depuis pratiquement n'importe quel navigateur, tout en continuant à profiter des avantages familiers d'outlook grâce à Outlook Web App. - Utilisez votre nom de domaine actuel pour créer des adresses personnalisées sur Exchange Online (par exemple, xxx@entreprise.be). - Programmez sans problème vos réunions en partageant les agendas et en les juxtaposant, afin de visualiser les disponibilités de vos collègues ainsi que les heures suggérées pour les réunions. - Favorisez la protection de votre organisation contre les spams et les virus à l'aide de Microsoft Forefront Online Protection for Exchange, qui comprend de multiples filtres et des moteurs antivirus SharePoint Online : Sites d équipes et sites web publiques SharePoint Online vous permet de créer des sites afin de partager des documents et informations avec vos collègues et vos clients. L'application vous permet de : - Collaborer efficacement en partageant les documents de l'équipe et en assurant un suivi du calendrier du projet afin de tenir chacun au courant. 1 L'accès au départ d'appareils mobiles dépend de la disponibilité du réseau de l'opérateur.

26 - Conserver les documents importants de l'équipe en ligne afin que les dernières versions soient toujours disponibles. - Fournir à tous les membres de l'équipe un accès en ligne à toutes les informations critiques de l'entreprise quand et où ils en ont besoin. - Protéger facilement les informations critiques de l'entreprise en stipulant qui peut accéder aux documents et informations, les lire et les partager. - Partager des informations avec des personnes externes à l'entreprise, dont vos clients et vos partenaires. - Disposer de 10 GB de stockage avec un stockage supplémentaire de 500 MB par utilisateur Office Web Apps La suite bureautique Office Web Apps constitue un compagnon en ligne convivial pour Word, Excel, PowerPoint et Microsoft OneNote. Il vous permet d'accéder aisément à des documents directement via votre navigateur web, pour les visualiser et les modifier. - Modifiez des feuilles Excel et des blocs-notes OneNote avec d'autres personnes en temps réel, tout en identifiant l'utilisateur qui visualise ou modifie vos documents à l'instant. - Consultez vos fichiers sur votre appareil mobile. - Visualisez des documents en haute fidélité. - Assurez-vous que les utilisateurs accèdent aux fichiers dans des formats conformes lorsqu'ils passent des Office Web Apps aux applications Office de bureau Office Professional Plus Avec Office Professional Plus, vos collaborateurs disposent d'outils puissants pour effectuer leur travail de différents endroits, au départ d'un PC, d'un téléphone ou d'un navigateur web. Partie intégrante de Becloud Collaboration, Office Professional Plus vous fournit toutes les applications habituelles et intuitives dont votre entreprise a besoin pour rester "connectée". - Gardez le contrôle de votre boîte de réception et de votre agenda à l'aide de «Conversation View» et d'autres outils de gestion avancés dans Outlook. - Tirez profit du pouvoir des réseaux sociaux et d'entreprise directement dans Outlook grâce à «Outlook Social Connector». - Collaborez tout en gardant le contrôle et la confidentialité grâce à la fonction de coauteur. - Partagez des diaporamas instantanément dans toute la ville ou dans le monde entier à l'aide de PowerPoint «Broadcast Slide Show». - Créez des présentations aussi belles à voir que faciles à créer à l'aide de nouveaux outils d'édition de photos et de vidéos dans PowerPoint. - Travaillez rapidement grâce aux centaines de millions de rangées de données dans Excel. Transformez des quantités énormes de données en informations pertinentes.

27 2.5. Lync Online : Messagerie instantanée et réunion en ligne Lync Online vous permet de trouver la bonne personne au départ des applications Office que vous utilisez déjà et de vous connecter rapidement avec elle. - Trouvez vos collègues et clients n'importe où et connectez-vous avec eux via l indicateur de présence, la messagerie instantanée, les appels vidéo et audio et les réunions en ligne. - Utilisez l'indicateur de présence pour savoir si vos collaborateurs et vos partenaires sont en ligne et disponibles. - Effectuez des appels audio et vidéo de PC à PC avec vos collègues et clients. - Organisez des réunions en ligne agréables, conférences audio, vidéo et web, tant avec des collaborateurs qu'avec des personnes externes à l'entreprise. - Partagez votre ordinateur de bureau, des tableaux blancs en ligne et des présentations avec vos collègues et partenaires, tant au sein de votre entreprise qu'à l'extérieur. - Cliquez pour communiquer avec d'autres utilisateurs de Becloud Collaboration, de Microsoft Windows Live et de MSN Messenger.