Dossier de Presse Service Notarial de Dépôt Electronique Coffre fort électronique Le Service Notarial de Dépôt Electronique : un nouveau service, créé par la Chambre des Notaires de Paris, à la convergence des garanties juridique apportées par le notaire et d un environnement technique, juridique en pleine mutation. Petit déjeuner de presse du jeudi 3 avril 2008
Service Notarial de Dépôt Electronique Déroulé du petit déjeuner : Interventions de : Christian Pisani Notaire Président honoraire de la Chambre des Notaires de Paris Théodore Michel Vrangos Président Société I TRACING Démonstration René Dallée Notaire Président de la commission TIC Jacques Binard Directeur DSI de la Chambre des Notaires de Paris Questions/réponses Contacts Presse Elise EROUT Migé GAUCHET Chambre des Notaires de Paris Agence F6CONSEIL Tél : 01 44 82 24 32 Tél : 01 39 20 07 74 / 06 84 77 31 74 elise.erout@paris.notaires.fr mige.gauchet@wanadoo.fr SERVICE NOTARIAL DE DEPOT ELECTRONIQUE JEUDI 3 AVRIL 2008 2
Sommaire 1/ Pourquoi faut il conserver et protéger son patrimoine informationnel? Les nouveaux besoins liés à la dématérialisation des données La conformité réglementaire 2/ Pourquoi s adresser à un notaire? Le notaire, professionnel de la conservation Le notaire, professionnel de la preuve Le notaire confère l authenticité aux actes L acte authentique notarié 3/ Qu est ce que le Service Notarial de Dépôt Electronique? 4/ Qu est il conseillé de conserver? Cas concrets d utilisation du Service Notarial de Dépôt Electronique 5/ Présentation du Service de Dépôt Notarial Electronique Comment se déroule la procédure? Qu est ce que l empreinte électronique? Quels sont les avantages du Service Notarial de Dépôt Electronique? Qui peut utiliser le Service Notarial de Dépôt Electronique? Où s adresser? Utilisations ponctuelles ou dossiers volumineux Utilisations récurrentes 6/ Annexes La Chambre des Notaires de Paris Le notariat parisien : berceau de la profession, acteur du développement La Chambre des Notaires de Paris : un moteur au sein de la profession Le notaire, un professionnel présent sur tout le territoire Quelques chiffres SERVICE NOTARIAL DE DEPOT ELECTRONIQUE JEUDI 3 AVRIL 2008 3
1/ Pourquoi faut il conserver et protéger son patrimoine informationnel? Les nouveaux besoins liés à la dématérialisation des données Les entreprises prennent conscience de la valeur de leur système d'information. L'informatique et les données dématérialisées passent du simple rôle d'outil à celui de levier de compétitivité, notamment pour l'amélioration de la gestion de l'information et de l'image de l'entreprise. L activité des entreprises et des professionnels est créatrice d'informations et de connaissances. Elles composent leur patrimoine informationnel. Ces données à haute valeur ajoutée sont extrêmement vulnérables, d'autant qu'elles sont aujourd'hui couramment exploitées, copiées et sauvegardées sur supports électroniques. Ce sont des actifs immatériels qu il convient de protéger tant au plan juridique que technique. Les systèmes informatiques traitent et stockent des informations très différentes. Un grand nombre d entre elles concernent les clients, le personnel, les fournisseurs, le métier de l'entreprise ; d autres sont financières et fournissent des indicateurs aux dirigeants. Certaines informations stratégiques sont liées à l'intelligence économique. Elles sont le résultat de la Recherche et du Développement ; elles concernent parfois d éventuelles fusions acquisitions. Toutes ces données sont confidentielles et «sensibles». Elles ont une forte valeur stratégique. Leur perte, leur altération, leur modification ou leur divulgation provoquerait des dommages considérables pour l'entreprise qui se traduiraient alors par un préjudice financier, une dévalorisation ou un affaiblissement d'image. Il est évident que mettre en place des outils contrôlant le flux informatique entrant et sortant pour éviter les attaques externes de pirates ou les malveillances internes et déployer une gestion rigoureuse des postes de travail est indispensable mais ne suffit pas toujours. La responsabilité de l'entreprise et la responsabilité civile et pénale de son dirigeant risquent dans certains cas d être mises en cause. Celui ci doit apporter la preuve de sa bonne foi et montrer que les dispositions légales et réglementaires, applicables à la société ont été respectées. SERVICE NOTARIAL DE DEPOT ELECTRONIQUE JEUDI 3 AVRIL 2008 4
La conformité réglementaire La réglementation exerce une forte pression en faveur de la conservation des informations. Les lois et règlements comme Bâle II, MIFID, Sarbanes Oxley, LSF, fixent le cadre des contrôles. Les données sont conservées pour garantir la traçabilité d actes et la traçabilité du déroulement d un processus. La conservation des logs et des traces informatiques (1) s avère donc indispensable. Dans l obligation de contrôler parfaitement leur système d'information, tant pour lutter contre la fraude et préserver leur patrimoine immatériel que pour réagir en cas de poursuites judiciaires, les chefs d entreprise doivent pouvoir prouver leur respect de la législation régissant leur activité. (1) Une trace informatique est un ensemble d informations conservées pour savoir ce qu il s est passé. 2/ Pourquoi s adresser à un notaire? Le notaire, professionnel de la conservation A l ère de la trace numérique, nous assistons à de grands bouleversements! Le temps de l'exemplaire original papier conservé dans le coffre du notaire est en partie révolu. En matière numérique, l'originalité ne tient plus comme pour un écrit papier à une absence de modification du support matériel d origine mais à l'intégrité de l'information. Le législateur précise que l'écrit sous forme électronique est admis comme preuve pour autant qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité. L information doit donc être garantie depuis sa création jusqu'au moment de sa restitution à titre de preuve. La traçabilité devient alors une étape fondamentale de l enregistrement informatique. Selon les termes de l'article 1er de l'ordonnance du 2 novembre 1945, relative au statut du notariat et sur laquelle repose l organisation de la profession : «Les notaires sont les officiers publics établis pour recevoir tous les actes et contrats auxquels les parties doivent ou veulent faire donner le caractère d'authenticité attaché aux actes de l'autorité publique.» Le notaire, professionnel de la preuve Depuis toujours identifiés par leurs clients comme des professionnels de la preuve, de la sécurité juridique et de la conservation, les notaires se devaient de leur apporter une réponse adaptée à l évolution de la réglementation et des technologies de l information. Aussi, la Chambre interdépartementale des SERVICE NOTARIAL DE DEPOT ELECTRONIQUE JEUDI 3 AVRIL 2008 5
Notaires de Paris, avec le concours de spécialistes, a créé le Service Notarial de Dépôt Electronique, coffre fort électronique pour la conservation des documents dématérialisés, à la disposition des professionnels, des entreprises et des particuliers. Exclusivement accessible chez un notaire, ce nouveau service permet non seulement d'archiver les données dématérialisées à valeur ajoutée dans des conditions de sécurité juridique et technologique optimales, mais également de prouver de manière certaine leur origine, leur date de dépôt, leur intégrité et leur authenticité. Le notaire confère l authenticité aux actes Chaque notaire est nommé par le Garde des Sceaux, Ministre de la Justice. La puissance publique lui délègue le pouvoir de conférer l'authenticité aux actes qu'il établit, par sa signature et l'apposition du sceau de l'etat. La plupart de ses actes sont rémunérés selon un tarif fixé par décret et applicable de la même manière sur tout le territoire français et pour toutes les personnes. Officier public et professionnel libéral, le notaire doit en toute circonstance conjuguer l'intérêt de son client, le respect des droits d'autrui et celui de la loi. Le notaire est soumis à une déontologie dont le respect est contrôlé par la Chambre à laquelle il appartient et par le Procureur de la République. Par tradition, spécialisé en droit de la famille et en droit immobilier, son champ d'intervention est très vaste : droit des sociétés, droit de l'urbanisme, droit des collectivités locales, contrats commerciaux, fiscalité des entreprises ou encore conseil patrimonial. L'acte authentique notarié L'acte établi par un notaire, signé par lui et revêtu du sceau que lui a confié l'etat, est un acte authentique. Il présente des qualités que n'ont pas les autres actes et que lui confère la loi : date certaine et force probante supérieure. 3/ Qu est ce que le Service Notarial de Dépôt Electronique? Le nouveau Service Notarial de Dépôt Electronique est exclusif. Il assure : la conservation des documents dématérialisés dans un coffre fort électronique hautement sécurisé, leur restitution à l identique, la constitution de manière certaine d une preuve de leur date de dépôt, de leur origine et de leur intégrité, grâce aux spécificités de l acte authentique notarié. SERVICE NOTARIAL DE DEPOT ELECTRONIQUE JEUDI 3 AVRIL 2008 6
Il est ainsi possible, par exemple, en se rendant simplement chez un notaire de : donner date certaine à une œuvre intellectuelle afin de prouver son antériorité, sans pour autant en divulguer le contenu, confier des informations pour qu'elles soient remises ultérieurement à une personne déterminée, dans le cadre d'un contrat par exemple, constituer une documentation de référence et la trace d échanges d informations dans le cadre d'un appel d'offre, d une négociation ou de l'exécution d'une convention, «tracer» les différentes étapes d un processus technique, juridique, artistique, archiver toutes données importantes dans des conditions technologiques optimales. 4/ Qu est il conseillé de conserver? Toutes les données (texte, son, vidéo, dessin, logiciels, fichiers...) conservées sur support électronique (CD ROM, DVD, clé USB, disque dur), quel que soit leur volume, peuvent faire l'objet d'un dépôt notarial électronique. Quelques exemples : créations littéraires ou artistiques, œuvres graphiques, sonores, audiovisuelles, dessins ou modèles, plans, cahiers de laboratoires, comptes rendus d'activité de filiales, de services ou de chaînes de fabrication, descriptions de savoir faire, secrets de fabrique, logiciels, systèmes d'exploitation, sites internet, fichiers, banques de données, comptabilités, chaînes de pouvoirs et d'habilitations, organigrammes, chaînes d'élaboration de contrats, data room 5/ Présentation du Service de Dépôt Notarial Electronique Comment se déroule la procédure? La procédure est très simple et contrôlée par le notaire. Le support sur lequel sont stockées les données est remis au notaire qui les charge sur son poste et en calcule l'empreinte électronique. L empreinte est éditée sur papier afin de pouvoir être déposée au rang des minutes de l étude. Le notaire s'identifie sur les lignes ultra sécurisées du notariat et, en présence du demandeur ou de son mandataire, envoie les données numériques associées à l empreinte, à Paris Notaires Service (PNS) (Association des notaires de Paris, de SERVICE NOTARIAL DE DEPOT ELECTRONIQUE JEUDI 3 AVRIL 2008 7
Seine Saint Denis et du Val de Marne qui dépend de la Chambre des Notaires de Paris) qui en assurera la conservation pour la durée demandée. Paris Notaires Service en accuse réception. Le notaire dépose alors, par acte notarié, au rang de ses minutes le document d'empreinte qu il a édité et les avis d'envoi et de réception des données, ce qui leur confère date certaine à leur dépôt au coffre. A tout moment et sur simple demande du déposant, le notaire peut délivrer une copie des données ou les restituer définitivement. Dans ce dernier cas, seul le document d'empreinte reste conservé au rang des minutes du notaire. Qu est ce que l empreinte électronique? L'empreinte électronique est à un document ce que l'empreinte digitale ou génétique est à un individu : si l on change ne serait ce qu'une virgule dans un document, son empreinte change, un document ne peut pas être reconstitué à partir de son empreinte, elle est construite en combinant deux algorithmes de chiffrements irréversibles (MD5 et SHA 256). Quels sont les avantages du Service Notarial de Dépôt Electronique? Le Service Notarial de Dépôt Electronique assure une sécurité technique et juridique totale. Son point fort réside dans l'intervention du notaire qui garantit totalement : l'identité du déposant et le contrôle de ses pouvoirs, l'existence des données à la date de leur dépôt, la certitude de cette date. Les conditions de la conservation des données garantissent leur intégrité et leur confidentialité. La concordance des empreintes calculées lors du dépôt et de la restitution permet de prouver que les données restituées sont bien celles qui existaient à la date du dépôt de leur empreinte au rang des minutes du notaire et que leur intégrité a été préservée. Qui peut utiliser le Service Notarial de Dépôt Electronique? Toute personne physique ou morale peut consulter son notaire pour recourir au Service notarial de Dépôt électronique. Il concerne bien sûr les entreprises et les professionnels, soucieux de protéger leur patrimoine informationnel mais s adresse également aux particuliers. SERVICE NOTARIAL DE DEPOT ELECTRONIQUE JEUDI 3 AVRIL 2008 8
Où s adresser? Le Service Notarial de Dépôt Electronique est à la disposition, dans un premier temps, de toutes les études dépendant de la Chambre de Paris et qui souhaitent le proposer à leurs clients, entreprises, professionnels et particuliers. Toutes les dispositions ont été prises pour simplifier sa mise en œuvre. L ensemble des formalités et documents nécessaires a été modélisé et est à la disposition des notaires afin de rendre les dépôts très simples et très sûrs : conditions générales d intervention du notaire, convention de conservation conclue par le client avec PNS, fiches tarifs. Les notaires adoptent la formule qui convient le mieux à leur activité ainsi qu à la nature et au volume des dossiers de leurs clients. Utilisations ponctuelles ou dossiers volumineux Pour des actions ponctuelles, un équipement dédié a été installé dans les locaux de la Chambre des Notaires de Paris et est à la disposition de tous les notaires qui souhaitent réaliser des dépôts électroniques ponctuels ou volumineux pour le compte de leurs clients. L équipe de la Chambre des Notaires de Paris les accueille avec leurs clients et les assiste, si nécessaire. Cette solution est particulièrement adaptée pour les dossiers dépassant 50 Go qui nécessitent une connexion Internet à très haut débit. Utilisation récurrentes L abonnement au Service Notarial de Dépôt Electronique permet au notaire de disposer en permanence dans son étude d un équipement et d un accès direct au Service. Il lui suffit d une simple installation logicielle sur un poste informatique et d une courte formation. SERVICE NOTARIAL DE DEPOT ELECTRONIQUE JEUDI 3 AVRIL 2008 9
6/ Annexes La Chambre des Notaires de Paris La Chambre des Notaires de Paris est la première de France en nombre de notaires et par son poids économique. Elle regroupe plus de 560 notaires de la Capitale, de la Seine Saint Denis (93) et du Val de Marne, (94) qui exercent au sein de 220 études et emploient plus de 5 200 collaborateurs. Chaque année, 3 millions de personnes franchissent la porte de leurs études et ils établissent en moyenne 300 000 actes, dont 120 000 ventes immobilières et 18 000 déclarations de succession. Le notariat parisien : berceau de la profession, acteur du développement Paris est le berceau du notariat qui, depuis le XIVème siècle, n'a pas cessé de se développer en France et dans le monde. Composante essentielle d'une profession qui se caractérise par son unité et sa cohésion, mais aussi par la diversité de ses membres, le notariat parisien est à l'image du poids que pèse la capitale dans l'économie du pays. Les notaires de la Compagnie de Paris ont accompagné l'essor de la première région de France, en répondant à l'évolution des attentes des acteurs économiques, qu'ils soient particuliers, entreprises ou collectivités publiques. Pour ce faire, les notaires de Paris, hier cantonnés dans la rédaction des actes ou conventions, ont été conduits à développer leur rôle de conseil. Longtemps reconnus pour leurs seules qualités de spécialistes du droit de la famille, de la construction et des sociétés et de la fiscalité, ils ont également été amenés à maîtriser de nouvelles disciplines du droit et, en particulier, celles liées aux nouvelles technologies. La Chambre des Notaires de Paris : un moteur au sein de la profession Parmi les institutions notariales locales ou régionales, la Chambre Interdépartementale des Notaires de Paris occupe une place singulière. Son rôle de tout premier plan est lié tout à la fois à la dimension des offices situés dans son ressort territorial (une moyenne de 27 salariés et 3 associés par office), à leur nombre (220 offices), à leur volume d'activité (600 millions d'euros), à leur proximité des centres de décisions politiques et économiques, ainsi qu'à l'ancienneté de sa constitution. SERVICE NOTARIAL DE DEPOT ELECTRONIQUE JEUDI 3 AVRIL 2008 10
Le siège de la Chambre de Paris est situé depuis sept siècles, aux abords de la place du Châtelet, berceau du notariat français, à proximité de la Cité Judiciaire de Paris. En matière de technologies de l information, la Chambre des Notaires de Paris a été précurseur. A titre d exemple, elle a obtenu dès 1999, un prix distinctif pour son site sécurisé d information entre les notaires : «intranotaires». Plus récemment, elle a créé un nouvel outil de travail et d échanges sécurisé entre les notaires et leurs clients, dénommé, l «Espace Notarial». Le notaire, un professionnel présent sur tout le territoire Installés sur tout le territoire, en vertu d'une répartition arrêtée par le Ministre de la Justice, en fonction des besoins de la population, les notaires de France assurent un service public juridique de proximité. Leur implantation fait l'objet d'une adaptation permanente sous le contrôle de la Chancellerie. Elle obéit à trois principes : maintenir un service public juridique de proximité sur le territoire français, tenir compte des évolutions géographiques et démographiques, veiller aux conditions économiques d'exercice de la profession afin d'assurer un service de qualité. Les notaires accompagnent l'essor de la France, en répondant à l'évolution des attentes des acteurs économiques, qu'ils soient particuliers, entreprises ou collectivités publiques. Quelques chiffres Le notariat en France regroupe plus de 8 500 notaires répartis dans environ 4 500 offices. Il emploie plus de 50 000 salariés. En France, chaque année, les notaires : reçoivent 20 millions de clients établissent 4,3 millions d actes authentiques perçoivent et reversent au Trésor Public plus de 10 milliards d euros de taxes. SERVICE NOTARIAL DE DEPOT ELECTRONIQUE JEUDI 3 AVRIL 2008 11
plaquette clientsfev 08-2 19/02/08 15:40 Page 3 Nouveau DOCUMENT DE PRÉSENTATION SERVICE NOTARIAL DE Dépôt Electronique PREUVE, CONSERVATION, CONFIDENTIALITÉ Pour la conservation et la protection de votre patrimoine informationnel, faites confiance à votre Notaire.
plaquette clientsfev 08-2 19/02/08 15:40 Page 4 FAITES LE CHOIX DE LA SÉCURITÉ Le nouveau Service Notarial de Dépôt Électronique, accessible exclusivement chez votre notaire, vous permet non seulement de conserver vos données électroniques importantes dans des conditions de sécurité optimales mais également de prouver de manière certaine leur origine, leur date de dépôt et leur intégrité. 1 Un patrimoine à protéger et à valoriser Professionnel, entreprise ou particulier, votre activité est créatrice d'informations et de connaissances qui composent votre patrimoine informationnel. Ces données à haute valeur ajoutée sont d'autant plus vulnérables qu'elles sont aujourd'hui couramment créées, exploitées, copiées et sauvegardées sur supports électroniques. Elles correspondent à des actifs immatériels auxquels vous devez donner la protection juridique et technique qu ils méritent. 2 Un nouveau service notarial exclusif Le nouveau Service Notarial de Dépôt Électronique répond à vos attentes en assurant : La conservation de vos documents dématérialisés dans un coffre-fort électronique hautement sécurisé ; Leur restitution à l identique lorsque vous le souhaitez ; La constitution de manière certaine de la preuve de leur date de dépôt, de leur origine et de leur intégrité, grâce aux qualités uniques de l acte notarié. Il vous permet par exemple, en vous rendant simplement chez votre notaire : De donner date certaine à une œuvre intellectuelle afin de prouver son antériorité, sans pour autant en divulguer le contenu ; De confier des informations pour qu'elles soient remises ultérieurement à une personne déterminée, dans le cadre d'un contrat par exemple ; De constituer une documentation de référence ainsi que la trace d échanges d informations dans le cadre d'un appel d'offres, d une négociation ou de l'exécution d'une convention ; De tracer les différentes étapes d un processus technique, juridique ou artistique ; Ou simplement d'archiver vos données importantes dans des conditions technologiques optimales. 3 Ce que vous pouvez conserver et protéger Toutes les données (texte, son, vidéo, dessin, logiciel, fichiers...) conservées sur support électronique (CD-ROM, DVD, clé USB, disque dur), quel que soit leur volume, peuvent faire l'objet d'un dépôt notarial électronique. Par exemple : Créations littéraires ou artistiques, œuvres graphiques, sonores, audiovisuelles, dessins ou modèles, plans ; Cahiers de laboratoires, comptes rendus d'activité de filiales, de services ou de chaînes de fabrication, descriptions de savoir-faire, secrets de fabrique ; Logiciels, systèmes d'exploitation, sites internet ; Fichiers, banques de données, comptabilités ; Chaînes de pouvoirs et d'habilitations, organigrammes, chaînes d'élaboration de contrats, data room.
plaquette clientsfev 08-2 19/02/08 15:40 Page 5 SERVICE NOTARIAL DE Dépôt Electronique PREUVE, CONSERVATION, CONFIDENTIALITÉ 4 Une procédure simple contrôlée par votre notaire Vous remettez à votre notaire le support sur lequel sont stockées vos données ; il les charge sur son poste et en calcule l'empreinte électronique. Cette empreinte est éditée sur papier. Votre notaire s'identifie sur les lignes ultra-sécurisées du notariat et, en votre présence ou celle de votre mandataire, envoie vos données numériques associées à leur empreinte à Paris Notaires Services (Association des Notaires du Châtelet) qui en assurera la conservation pour la durée que vous aurez décidée. Paris Notaires Services en accuse réception. Votre notaire dépose alors, par acte notarié, au rang de ses minutes le document d'empreinte qu il a édité et les avis d'envoi et de réception de vos données, ce qui confère date certaine à leur dépôt au coffre. À tout moment, sur simple demande de votre part, le notaire peut soit vous délivrer une copie de vos données, soit vous les restituer définitivement. Dans ce cas, seul le document d'empreinte reste conservé au rang des minutes de votre notaire. 5 Une sécurité technique et juridique optimale Le point fort du Service réside dans l'intervention du notaire qui garantit : L'identité de la personne du déposant et le contrôle de ses pouvoirs, L'existence des données à la date de leur dépôt, La certitude de cette date. Les conditions de la conservation des données garantissent leur intégrité et leur confidentialité. La concordance des empreintes calculées lors du dépôt et de la restitution permet de prouver que : les données restituées sont bien celles qui existaient à la date du dépôt de leur empreinte au rang des minutes du notaire, Leur intégrité a été préservée. Les qualités de l'acte authentique notarié Pour L'acte plus établi d informations, par un notaire, signé par lui et revêtu contacter du sceau votre que lui notaire a confié ou le l'etat, n xx.xx.xx.xx.xx est un acte authentique. Il présente des qualités que lui confère la loi et que n'ont pas les autres actes : la date certaine, une force probante supérieure. Qu'est-ce que l'empreinte électronique? L'empreinte électronique est à un document ce que l'empreinte digitale ou génétique est à un individu : Si on change, ne serait-ce qu'une virgule, dans un document, son empreinte change ; Un document ne peut pas être reconstitué à partir de son empreinte ; Elle est construite en utilisant deux algorithmes de chiffrement irréversible (MD5 et SHA-256), rendant impossible que deux documents distincts produisent la même empreinte.
plaquette clientsfev 08-2 19/02/08 15:40 Page 2 Renseignements et contacts Jacques BINARD Directeur des Systèmes Informatiques Chambre des Notaires de Paris 12 avenue Victoria - 75001 Paris Tél. : 01.44.82.24.55 jacques.binard@paris.notaires.fr CINP - Direction de la communication - Février 2008