CENTRE D AIDE À LA RÉUSSITE - UQAR. Formation EndNote X2. Par Michel Bouchard

CENTRE D AIDE À LA RÉUSSITE - UQAR Formation EndNote X2 Par Michel Bouchard Formation du 2 mars 2010

TABLE DES MATIÈRES 1. POUR SE PROCURER ET INSTALLER ENDNOTE... 3 1.1. TÉLÉCHARGER LE LOGICIEL (POUR LES ÉTUDIANTS DE L UQAR).... 3 2. CRÉATION ET MODIFICATION D UNE BIBLIOTHÈQUE ENDNOTE... 4 2.1. OUVRIR LE LOGICIEL ENDNOTE... 4 2.2. CRÉER UNE BIBLIOTHÈQUE... 4 2.3. CRÉER UNE RÉFÉRENCE MANUELLEMENT... 5 2.4. IMPORTER UNE RÉFÉRENCE DEPUIS UNE BIBLIOTHÈQUE EN LIGNE... 7 2.5. METTRE EN FORME LES RÉFÉRENCES (LE STYLE)... 7 2.6. IMPORTER UN STYLE DEPUIS UN FICHIER SUR INTERNET... 9 2.7. SUPPRIMER UNE RÉFÉRENCE... 10 2.8. EFFECTUER UNE RECHERCHE DANS UNE BIBLIOTHÈQUE EN LIGNE... 10 2.9. TRANSFÉRER UNE BIBLIOTHÈQUE... 13 3. INTERACTIONS AVEC MICROSOFT OFFICE WORD... 14 3.1. GÉNÉRER UNE BIBLIOGRAPHIE DANS WORD DEPUIS UNE BIBLIOTHÈQUE ENDNOTE... 14 3.2. EXPORTER MANUELLEMENT UNE BIBLIOTHÈQUE... 15 3.3. AUTRES STYLES DE RÉFÉRENCE DANS WORD... 15

1. Pour se procurer et installer EndNote Figure 1 1.1. Télécharger le logiciel (pour les étudiants de l UQAR). 1.1.1. Les étudiants de l UQAR peuvent se procurer gratuitement le logiciel EndNote X2 (et X1) directement sur le site de la bibliothèque de l UQAR. Il vous suffira de suivre la procédure indiquée en ligne pour télécharger et installer le logiciel, ou encore de suivre les étapes suivantes : 1.1.1.1. Allez à l adresse http://biblio.uqar.qc.ca/endnote/endnote.htm et téléchargez le logiciel sur votre bureau. 1.1.1.2. Il vous faudra extraire les fichiers de l archive sur votre bureau en cliquant avec le bouton droit de la souris et en cliquant ensuite sur «extraire ici». Il est très important que le fichier de licence se trouve au même endroit que le fichier d installation, sinon EndNote exigera une clé d activation après 30 jours d utilisation. 1.1.1.3. Pour installer le logiciel, double-cliquez sur le fichier d installation et suivez la procédure. 1.1.1.4. Une fois le logiciel installé, vous devriez obtenir ces informations dans la fenêtre d ouverture du logiciel : 1.1.1.5. Si vous n obtenez pas cette fenêtre et que le logiciel vous demande une clé d activation, assurez-vous que le fichier de licence du

produit se trouve bien au même endroit que le fichier d installation, désinstallez le logiciel et recommencez l installation. 2. Création et modification d une bibliothèque EndNote Figure 2 2.1. Ouvrir le logiciel EndNote 2.1.1. Double-cliquez sur l icône EndNote sur le bureau. ou 2.1.2. Cliquez sur Démarrer (XP) ou la sphère Windows en bas à gauche (Vista/7), repérez EndNote dans la liste des programmes et cliquez sur EndNote. 2.2. Créer une bibliothèque 2.2.1. À la première ouverture d EndNote, cliquez sur l onglet «File» dans la barre d outils du logiciel, puis choisissez «New» pour créer une nouvelle bibliothèque. 2.2.2. Dans la fenêtre qui s ouvre, vous pourrez choisir un emplacement pour enregistrer la bibliothèque (nous vous suggérons de la sauvegarder dans un dossier facilement identifiable dans vos «Documents»). Avant d enregistrer, nommez votre bibliothèque (pour l exercice, elle s appellera «Formation-Inf»).

Figure 3 2.2.3. Une fois la bibliothèque créée, vous verrez apparaître une nouvelle fenêtre dans laquelle vous pourrez commencer à entrer des données. Figure 4 2.3. Créer une référence manuellement 2.3.1. Dans la barre d outils, cliquez sur l onglet «References» et choisissez «New reference». 2.3.2. Cliquez sur le bouton «New reference» dans la fenêtre de la bibliothèque déjà ouverte.

2.3.3. Une nouvelle fenêtre s ouvrira alors vous permettant d entrer les informations relatives à la référence que vous voulez créer. Figure 5 2.3.4. Pour l exercice, nous utiliserons une référence fictive. Il s agit d une revue scientifique dont voici les informations bibliographiques : Revue : Infirmières sans frontières, Les presses universitaires de Rimouski, Rimouski, Volume III, numéro 9, février 2009. Articles à citer : «Les problèmes éthiques en urgence» par Michel Bouchard, p. 10 à 30 et «Communication et répression en milieu de travail» par Monique Belletête, p. 34 à 56. 2.3.5. Nous allons maintenant créer une entrée bibliographique pour cette référence et pour les deux articles qui nous intéresse. Sélectionnez d abord le type de référence dans «Reference type», en haut de la fenêtre. Comme il s agit d un article de revue, nous vous suggérons «Magazine article». Cette étape est essentielle pour bien classer vos références. 2.3.6. Une fois le type de référence sélectionné, entrez le titre de l article (Title), le nom de son auteur (Author), l année de publication (Year), si disponible la date de publication (Date), le nom de la revue (Magazine), l endroit de publication (Place published), les pages où se trouve l article (Pages), le numéro du volume (Volume), le numéro de la revue (Issue number) et

finalement le nom de la maison d édition (Publisher). 1 Une fois terminé, fermez la fenêtre en appuyant sur le «X» en haut à droite de celle-ci. Il vous sera peut-être demandé de confirmer l enregistrement des données. 2 2.3.7. Une fois ces données entrées pour le premier article, faites la même chose pour le second. Vous aurez alors deux références dans votre bibliothèque. Vous devriez obtenir ce résultat : Figure 6 2.3.8. Si vous n obtenez pas ce résultat, assurez-vous que vous avez bien sélectionné «Magazine article» dans le type de référence et que vous avez entré les informations dans les bonnes cases. Nous modifierons plus tard le style des références. 2.4. Importer une référence depuis une bibliothèque en ligne 2.4.1. Il est également possible d importer des références directement depuis une base de données en ligne. Ce processus est plus rapide, mais n est généralement pas possible pour les articles ou ouvrages peu connus. Cette méthode a l avantage d éviter les erreurs et les coquilles. Référez-vous au point 2.7 pour la procédure. 2.5. Mettre en forme les références (le style) 2.5.1. EndNote offre plusieurs styles bibliographiques modifiant la présentation visuelle de vos références. Ces styles diffèrent selon les programmes 1 Ce sont les informations de base généralement utilisées pour une bibliographie. Vous pouvez cependant ajouter les autres informations, comme le code ISBN ou le nombre de pages totales de la revue, si vous en sentez la nécessité. 2 Pour de plus amples informations sur les règles d écriture des références, reportez-vous à l annexe de ce document.

d études et de recherches. Il est également possible d ajouter votre propre style ou d en importer un depuis Internet. Pour le moment, nous utiliserons le style APA6th. 2.5.2. Dans la fenêtre de votre bibliothèque, cliquez sur le bouton déroulant en haut à gauche. Figure 7 2.5.3. Choisissez l option «Select Another Style» pour choisir un style non affiché par défaut. Figure 8 2.5.4. Dans la liste, sélectionnez le style «APA6th-fr-udem», puis cliquez sur «Choose». Le style sera appliqué et s ajoutera à la liste par défaut d EndNote.

Figure 9 2.5.5. Vous remarquerez que le style affiché dans la section «Preview» aura changé. Avant : Style «Annotated» : Figure 10 Après : Style «APA6th» : Figure 11 2.6. Importer un style depuis un fichier sur Internet 2.6.1. Dans le cadre de vos études, vous serez amené à utiliser un style préparé par un professeur. Pour ce faire, vous aurez soit besoin d un accès à Internet ou encore d un média (CD, disquette, etc.) sur lequel se retrouve le fichier.ens (extension associée aux styles de référence EndNote). 2.6.2. Pour un fichier disponible sur Internet, il suffira de le télécharger. Pour obtenir le fichier APA6th français, rendez-vous à l adresse

http://www.bib.umontreal.ca/lgb/styles-bibliographiques.htm, puis téléchargez le fichier associé au style sur votre bureau. Vous pouvez également télécharger le fichier directement dans le dossier «Styles» de EndNote, qui se retrouve généralement sur C:/programmes/Endnote/Styles. À NOTER : il est possible que Windows ne vous permette pas de télécharger un fichier directement dans ce dossier. Nous vous recommandons d enregistrer le fichier sur votre bureau, puis de le copier dans le dossier «Styles» par la suite si vous utilisez Windows Vista ou 7. 2.6.3. Une fois le fichier téléchargé et copié dans le dossier «Styles», il sera disponible en suivant la même procédure qu au point 2.5. Choisissez simplement APA6th français et il s appliquera à votre bibliothèque. 2.7. Supprimer une référence 2.7.1. Pour supprimer une référence, sélectionnez d abord la référence que vous désirez enlever de votre bibliothèque en cliquant à l aide du bouton gauche de la souris sur la référence. 2.7.2. Ensuite, appuyez sur la touche «supprimer». La référence sera envoyée dans le dossier «Trash» de votre bibliothèque. Ce dossier se videra à la fermeture du logiciel. 2.7.3. Aux fins de l exercice, supprimez toutes les références associées à Michel Bouchard et Monique Belletête. Nous n utiliserons plus ces références fictives pour la suite. Vous pouvez sélectionner plus d une référence en appuyant «ctrl» et en cliquant sur chacune des références que vous voulez supprimer puis en appuyant sur «supprimer». 2.8. Effectuer une recherche dans une bibliothèque en ligne 2.8.1. À ce point de la formation, nous vous recommandons, si ce n est déjà fait, d agrandir votre fenêtre EndNote. 2.8.2. Il est possible d accéder au catalogue de la bibliothèque de l UQAR (ou d une autre bibliothèque non disponible dans la liste par défaut d EndNote). Pour télécharger le filtre de l UQAR, rendez-vous à l adresse http://www.uqtr.ca/biblio/endnote/styles.shtml et téléchargez le fichier du filtre de l UQAR sur votre bureau, ou directement dans le dossier «Filters» sur C:/programmes/Endnote/Filters. Si vous l avez téléchargé sur votre bureau, copiez-le dans le dossier «Filters» avant de poursuivre.

Figure 12 2.8.3. Une fois le filtre dans votre dossier «Filters», vous devrez peut-être redémarrer le logiciel avant de pouvoir l utiliser. 2.8.4. Toujours en ayant votre fenêtre de bibliothèque ouverte, cliquez sur l icône de recherche en ligne (Online search). 2.8.5. Dans la fenêtre qui s ouvre, vous retrouverez tous les catalogues auxquels vos filtres vous donnent accès. Cherchez l accès au catalogue U Québec- Rimouski manuellement ou en utilisant l outil de recherche. Une fois le catalogue trouvé, cliquez sur «Choose». Figure 13 2.8.6. Vous aurez désormais accès au catalogue de la bibliothèque de l UQAR et pourrez importer des références depuis celui-ci directement dans votre bibliothèque. 2.8.7. Nous allons maintenant importer une référence dans votre bibliothèque. Pour trouver une référence, il est possible d utiliser différents critères de recherche :

Figure 14 2.8.8. Utilisons le critère de recherche «Any field» («tous»), pour lequel nous entrerons le terme «urgence», «infirmière» et «Québec» : 2.8.9. En principe, vous devriez obtenir 15 résultats. Ces références s ajouteront automatiquement à votre bibliothèque. Il faudra donc vérifier ces références pour vous assurer qu elles conviennent. En temps normal, il serait plus approprié de recherche un auteur ou un titre d article en particulier, la recherche par sujets ou mots clés donnant parfois beaucoup de résultats. Une recherche en utilisant simplement «infirmière» donne environ 2 400 résultats pour le seul catalogue de l UQAR! 2.8.10. Cliquez sur le groupe «All references» pour revenir à votre bibliothèque et quitter le catalogue de l UQAR. Vous pourrez y revenir en cliquant sur le groupe approprié plus tard si vous désirez effectuer d autres recherches. Vous remarquerez que les résultats obtenus lors de la recherche s affichent désormais dans votre bibliothèque. 2.8.11. Quelques doublons apparaissent dans votre bibliothèque. Supprimez ces doublons à l aide de la procédure montrée précédemment (sélection des références + touche «supprimer»). ATTENTION : vérifiez bien qu il s agit de doublons en consultant les données des références.

Figure 15 2.8.12. Supprimez également les références renvoyant à des formats vidéo ou audio, tels que CD, DVD ou vidéocassettes. 2.8.13. Vous devriez ainsi arriver à un total de 11 références dans votre bibliothèque : 2.8.14. Voilà! Exercez-vous maintenant à faire des recherches et à ajouter des références à votre bibliothèque. 2.9. Transférer une bibliothèque 2.9.1. Pour transférer une bibliothèque d un ordinateur à un autre, il est très important de copier le fichier.enl et le dossier associé à la bibliothèque vers l ordinateur de destination. Il y a donc toujours deux choses à copier. Un fichier et un dossier. 2.9.2. Dans le dossier «Documents», ouvrez le dossier «EndNote». Dans celuici se trouvent toutes vos bibliothèques. Copiez le fichier «Formation- Inf.enl» ainsi que le dossier «Formation-Inf.Data». 2.9.3. Collez ces fichiers dans votre support de destination (clé USB, disque SD, CD-Rom, etc.). 2.9.4. Insérez votre support dans l ordinateur de destination et transférez le dossier «Formation-Inf.Data» et le fichier «Formation-Inf.enl» dans le dossier «EndNote» situé dans le dossier «Documents». Vous pourrez désormais utiliser la bibliothèque avec cet ordinateur.

3. Interactions avec Microsoft Office Word Figure 16 3.1. Générer une bibliographie dans Word depuis une bibliothèque EndNote 3.1.1. Il est possible de générer une bibliographie vers Word directement à partir d EndNote. La première étape consiste à placer le curseur à l endroit de votre document Word où vous voulez insérer la référence (généralement, à la fin d une citation). 3.1.2. Dans votre bibliothèque EndNote, sélectionnez la référence souhaitée. Pour l exercice, utilisons la référence au livre de Brunner. 3.1.3. Retournez dans Word et cliquez sur l onglet «EndNote X2», puis sur «Insert Citation» - «Insert Selected citation(s)». Figure 17 3.1.4. Vous devriez voir apparaître «(Brunner, 2006)» à la suite de votre citation (à l endroit où se trouvait votre curseur) et la bibliographie à la fin de votre document. Nous vous recommandons d avoir au préalable réservé et identifié un espace à cette fin, ce qui vous évitera des embûches plus tard. Voici un exemple de ce que vous pourriez obtenir : Dans un livre publié il y a quelques années, Brunner nous présentait [ ] (Brunner, 2006). 3.1.5. La référence sera automatiquement ajoutée, au long, dans votre bibliographie à la fin du document. Réserver un espace dédié à la bibliographie permet ainsi de structurer son document plus facilement.

3.2. Exporter manuellement une bibliothèque Figure 18 3.2.1. Il est possible d exporter la bibliothèque dans un format.txt. Pour ce faire, cliquez sur «File» puis «Export». Choisissez un emplacement et cliquez sur «Enregistrer». Votre bibliothèque sera désormais disponible avec un logiciel de traitement de texte. 3.3. Autres styles de référence dans Word 3.3.1. Il est possible d insérer une référence dans Word en utilisant une autre forme que celle présentée plus haut, soit : (Brunner, 2006). En effet, vous pouvez modifier la référence pour qu elle s insère mieux à l intérieur de votre texte. Pour ce faire, insérez tout d abord une référence en choisissant l ouvrage de Brunner, puis en cliquant sur «Insert Citation» - «Insert Selected citation(s)», comme nous l avons vu précédemment 3.3.2. Une fois la référence insérée, placez le curseur de la souris dans la citation puis cliquez sur «Edit Citation(s)» dans la barre d outils de Word, sous l onglet «EndNote X2». Figure 19 3.3.3. Pour exclure le nom de l auteur, cochez simplement «Exclude author» dans la fenêtre qui s ouvre.

Figure 20 3.3.4. Vous devriez ainsi pouvoir citer en n utilisant que la date, l auteur, ou en ajoutant une information qui vous semble utile (le numéro de la page par exemple). 3.3.5. Vous pouvez également ajouter une référence secondaire. Pour y arriver, cliquez sur votre référence déjà existante (celle que nous venons d insérer par exemple). Choisissez ensuite une référence appropriée (pour le présent exercice, prenons celle de Lewis) sous Endnote. Revenez ensuite dans Word et insérez votre référence à même la référence de Brunner. Elle devrait alors apparaître après la référence de Brunner, séparée par un point-virgule, à l intérieur des mêmes parenthèses, comme ceci : Figure 21 3.3.6. Pour en améliorer la présentation et respecter les normes de votre département d études, vous pouvez ajouter un préfixe ou un suffixe à votre référence. Pour ce faire, cliquez sur «Edit citation». Figure 22 3.3.7. Sélectionnez «Lewis, 2003» dans la partie gauche de la fenêtre et inscrivez ensuite «voir» dans la case «Prefix».Votre référence devrait maintenant s afficher ainsi :