Gestion de références bibliographiques

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1 Mars 2011 Gestion de références bibliographiques Outil pour gérer ses bibliographies personnelles sur le web. Il est intégré à Web of Science (WOS). La version web est une version allégée de EndNote (ne gère que des références, mais possibilité de partage et d accès depuis n importe quel poste de travail). Fonctionnalités : - stockage de références avec import manuel ou automatique selon les bases de données dont sont extraites les références ; - organisation de références dans des groupes thématiques ; - édition de références (liste bibliographique, intégration des références sous forme de citations avec création automatique d une liste bibliographique). Pour vous connecter : Allez sur le site de la BIU de Montpellier dans le menu Services, puis Gestion de la bibliographie (bandeau gauche). Ensuite, sur la page d accueil d EndNote Web : cliquer sur Sign up pour créer votre compte en ligne. : La création d un compte ne peut se faire que depuis un poste situé dans les locaux de la BIU ou sur le campus de votre université. : Par la suite, vous pouvez vous connecter à votre compte depuis n importe quel poste connecté à internet. Sommaire : ONGLET «MY REFERENCES»... 2 ONGLET «COLLECT»... 5 ONGLET «ORGANIZE»... 8 ONGLET «FORMAT»... 9 ONGLET «OPTION»... 12

2 - Onglet «My References» Affiche le contenu de votre bibliothèque de références. All My References (racine) contient la totalité des références de votre bibliothèque. Chaque référence peut être classée dans différents dossiers. Supprimer une référence d un dossier ne la supprime pas de la bibliothèque, ni des autres dossiers. Sur la gauche de l écran, un onglet show Panel/Hide Panel permet de faire apparaître le panneau vertical qui permet d effectuer une recherche rapide (Quick search) dans vos références et de naviguer dans vos dossiers (groups). Le nombre des références intégrées dans chaque dossier apparaît entre parenthèses. Cliquez sur le dossier pour afficher son contenu. Le dossier Unfiled enregistre les références qui n ont pas été copiées dans un dossier spécifique (dossier par défaut). Il ne peut être ni supprimé ni renommé. A partir de l écran d affichage-liste des références, après sélection (cases individuelles à cocher ou case «All» ou case «Page»), on peut : - éditer les références (clic sur la référence), pour corriger/ajouter/supprimer les champs qui composent la référence : titre, auteur, titre journal, pages, etc (un clic sur un champ ouvre un espace d écriture) ; BIU Montpellier lisa.malguy@univ-montp3.fr brigitte.lattier@univ-montp1.fr 2

3 La loupe indique un rebond qui affiche toutes les références ayant le même auteur. - transférer la référence dans un nouveau dossier (menu déroulant Add to group) ; - supprimer une référence (bouton Delete). Dans ce cas la référence passe dans le dossier Trash et peut, à partir de ce dossier, être récupérée ou définitivement éliminée (bouton Empty). - copier des références dans le dossier Quick list dans le but de créer une bibliographie avec des références issues de différents dossiers. Lien «Go to URL» : lien vers la page qui présente la référence en ligne. Lien «Full text» : lien éventuel vers le plein texte en ligne (attention, certains liens ne marcheront que si vous êtes authentifié sur le Site de la BIU : Pour trier ses références : par défaut, les références sont affichées par ordre alphabétique du nom du premier auteur. On peut modifier le champ de tri en cliquant sur l en-tête d un autre champ (title, year). Un second clic modifie l ordre de classement (ascendant/descendant). Le champ actif pour le tri est indiqué par une flèche vers le haut ou vers le bas, suivant l ordre ascendant ou descendant. BIU Montpellier lisa.malguy@univ-montp3.fr brigitte.lattier@univ-montp1.fr 3

4 La recherche dans Quick search Pour rechercher une expression, entourer de guillemets. L astérisque peut être utilisé comme caractère de troncature à droite uniquement. La recherche «+dinosaur +bird» sélectionne les références contenant à la fois «dinosaur» et «bird».la recherche «+donisaur bird» sélectionne les références contenant «dinosaur» mais pas «bird». S il y a des réponses à la requête, les mots recherchés apparaissent en rouge. : N inclut pas les éventuels dossiers que d autres utilisateurs vous ont ouverts en lecture. BIU Montpellier lisa.malguy@univ-montp3.fr brigitte.lattier@univ-montp1.fr 4

5 - Onglet «Collect» Permet de récupérer des références par trois voies différentes : - En réalisant une recherche directement dans des bases de données avec Online search : Lancer la recherche et la récupération des résultats Cocher les références à garder et les répartir dans les «groups» Pour l instant, seuls les catalogues du SUDOC (dénommé «ABES»), de la BNF (dénommé «Bib natl de France»), des British Library et Library of Congress sont accessibles directement par ce biais. Egalement les bases Web of science et Pubmed. BIU Montpellier lisa.malguy@univ-montp3.fr brigitte.lattier@univ-montp1.fr 5

6 - Par saisie manuelle avec New Reference : Il suffit de saisir les données dans les champs bibliographiques associés au type de document sélectionné. Les champs accompagnés d un astérisque doivent être obligatoirement remplis pour générer des listes bibliographiques correctes. Caractéristiques à respecter pour la saisie manuelle : Inscrire un auteur par ligne sous la forme : nom de famille, prénom(s) initiales(s), titre en insérant les majuscules aux bons endroits : Van Name, Erik. Lorsque l auteur du document est anonyme, laisser le champ vide. Inscrire tous les noms d auteur connus. S il y a des auteurs qui ne sont pas connus, inscrire ceux qui sont connus et ajouter la mention «et al.» dans la dernière occurrence. Lorsque l auteur est une collectivité, on doit omettre les virgules dans le nom de cette collectivité. Cependant, on doit s assurer de terminer ce nom par une virgule. Ex. : Institute of Electrical and Electronics Engineers, Année : utiliser le format à 4 chiffres. Ex. : Titre : ne pas inscrire de ponctuation finale, ne pas insérer de retour de chariot à l intérieur d un titre (changement de ligne) ; insérer les lettres majuscules appropriées. Pages : ne pas inscrire de virgule dans les numéros de pages. Ex. : Mots-clés : inscrire les mots-clés sur des lignes distinctes. BIU Montpellier lisa.malguy@univ-montp3.fr brigitte.lattier@univ-montp1.fr 6

7 - En important des références avec Import References : Personnalisez votre liste de filtres : la sélection de vos filtres habituels sera sauvegardée. La manipulation se fait en deux étapes : 1) Dans la base de données recherchée, sélectionner les références à exporter. Sélectionner le format d export (ex : Endnote, Refman-RIS) et envoyer sur votre bureau (ou sur votre courriel, lorsque vous êtes sur un poste public, pour transfert sur votre ordinateur personnel). Enregistrer le fichier en format.txt. 2) Dans EndNote web (Import References), cliquer sur le bouton Parcourir pour récupérer dans le champ «File» le fichier en question. Ensuite, sélectionner un filtre en rapport avec la base de données d extraction (voir Help «import formats» - en haut à droite) et choisir dans quel dossier vous allez ranger vos nouvelles références avant de cliquer sur Import. : Souvent, possibilité d import direct sans passer par le dépôt du fichier sur le bureau : Voir sur la page «Gestion de la bibliographie» du site de la BIU : Bases compatibles avec Endnote Web : Pas d import possible pour l instant à partir du catalogue de la BIU. A partir de pages web, en utilisant une barre d outils spécifique à installer dans son navigateur. Pour installer cette barre d outils, cliquer dans l onglet Options sur «Download Installers» et suivre les instructions. Une barre d outils Endnote web est alors installée dans le navigateur (My library pour revenir à tout moment à sa bibliothèque EndNote web & Capture pour récupérer des références par l intermédiaire de New Reference. Autrement dit, il vous faut entrer manuellement la référence). Remarque : Pour importer depuis Google Scholar, sélectionnez EndNote dans les paramètres de Google («préférences Scholar»). BIU Montpellier lisa.malguy@univ-montp3.fr brigitte.lattier@univ-montp1.fr 7

8 - Onglet «Organize» Icône informant qu un dossier est partagé. La gestion de la bibliothèque se fait via un ensemble de dossiers ou «groups». Le dossier par défaut est le dossier Unfiled qui ne peut être ni supprimé ni renommé. L onglet «Organize» sert à créer, renommer, partager et effacer différents groupes à travers Manage my Groups : pour créer un groupe : (jusqu à 500 groupes, les références peuvent appartenir à plusieurs groupes) ; pour renommer un groupe : ; pour partager un groupe :. Les personnes qui auront accès à des groupes les verront dans la section «Group Shared by others» dans la partie gauche de l écran. On peut partager des groupes avec toute personne possédant un compte EndNote Web. Les dossiers partagés sont en mode «lecture simple» : les références enregistrées dans ce type de dossier peuvent être recherchées, intégrées dans une liste bibliographique, mais ne peuvent être exportées. Pour annuler le caractère «dossier partagé» il suffit de cliquer sur le bouton «Modify sharing» et sélectionner puis supprimer toutes les adresses électroniques indiquées dans la fenêtre. Les groupes auxquels d autres personnes vous ont donné accès sont masquables à partir d Other sgroups. Find duplicates permet de repérer les doublons et de les supprimer. Remarque : les références se répartissent dans les différents dossiers sous l onglet «My references» à travers Add to group. BIU Montpellier lisa.malguy@univ-montp3.fr brigitte.lattier@univ-montp1.fr 8

9 - Onglet «Format» Permet de produire une bibliographie simple à partir de l écran Bibliography : Sélectionner un groupe de références dans le menu déroulant, puis un style d édition et un format de fichier (RTF) avant de sauvegarder sur votre ordinateur/ envoyer sur votre messagerie ou imprimer le résultat. Save : permet d enregistrer la liste au format RTF. permet d envoyer la liste de références à une ou plusieurs personnes et de rédiger un message aux destinataires. Preview&Print : permet de visualiser dans une fenêtre la liste formatée pour une éventuelle impression. Remarque concernant les styles : Nous vous avons créé un style, dénommé «Author-date UM3», qui correspond aux normes bibliographiques françaises en lettres et sciences humaines. D autres styles plus spécifiques ont également été créés : «Author-Date ISEM» (ISEM) «Author-Date Pharma» (Pharmacie - Biologie) «JPSSM-ISEM» (Pour le journal JPSSM, Journal of Personal Selling & Sales Management) Pour récupérer un style : aller le sélectionner dans la liste derrière «Select Favorites». N hésitez pas à nous contacter pour tout besoin de création de style bibliographique : stephane.lanoe@univ-montp1.fr BIU Montpellier lisa.malguy@univ-montp3.fr brigitte.lattier@univ-montp1.fr 9

10 Exploiter sa bibliographie directement dans Word : Possibilité de télécharger une barre d outils EndNote Web dans Word (2003 et plus) pour insérer directement des citations dans les documents que vous êtes en train de rédiger (intéressant pour les notes de bas de page : appels de citation) : Cite While You Write Plug-In Explication des boutons : «Find citation(s)» = pour aller chercher une citation dans EndNote Web «Go to EndNote Web» = pour ouvrir EndNote Web «Format bibliography» = pour changer le style de la bibliographie, ajouter un titre à la bibliographie. «Edit citation(s)» = ajouter ou enlever une citation, changer l ordre des citations dans un groupe. Sélectionner la citation au préalable. «Export travelling library» = exporte les références d un document Word ouvert vers la bibliothèque de EndNote Web dans le dossier Unfiled. «Remove field(s)» = suppression des codes insérés entre Word et EndNote. Insertion de citation dans le texte : Dans Word, placer la souris au point d insertion de la citation, puis cliquer sur «Find citation(s)» ( ) dans la barre de menu. Une fenêtre de dialogue apparaît dans laquelle vous allez saisir un terme à rechercher dans votre bibliothèque EndNote web. Cliquer sur «search» et sélectionner dans la liste de références le document pertinent pour l insérer. BIU Montpellier lisa.malguy@univ-montp3.fr brigitte.lattier@univ-montp1.fr 10

11 Grâce à la fonction Format paper il est possible de mettre automatiquement en forme les citations d un texte déjà constitué et de générer corrélativement une bibliographie. Cependant, il faut penser au préalable à préparer le texte en lui signalant par des accolades les références bibliographiques présentes dans le texte : Référence bibliographique Référence simple/auteur Références multiples d un auteur de la même année Références multiples au sein de la même citation Référence anonyme avec année unique Référence anonyme avec année non unique syntaxe {Nom de l auteur, Année} {Nom de l auteur, Titre}* {Nom de l auteur/ référence 1, Année ; Nom de l auteur/référence2, Année} {,Année} {,Année, Titre}* Le fichier terminé doit être enregistré au format RTF. Vous pouvez cocher ou non l option de détection de références ambiguës ou incorrectes. Après avoir cliqué sur Format, EndNote web affiche les différentes références traitées («matched») ou éventuellement celles qu il n a pas pu correctement interpréter («unmatched»). BIU Montpellier lisa.malguy@univ-montp3.fr brigitte.lattier@univ-montp1.fr 11

12 - Onglet «Option» Permet à l utilisateur de modifier ses paramétrages (mot de passe, adresse de messagerie, éléments de son profil personnel). Permet également le téléchargement des plug-in. Remarques générales : Les images, objets, et fichiers liés aux références ne sont pas transférés dans une bibliothèque EndNote web. Les liens éventuels apparaîtront dans les champs «Image» et «Link to PDF» mais ne seront pas éditables. Dans une référence, on peut ajouter manuellement des liens cliquables (champ URL) vers le document.pdf correspondant ou encore, vers une video. Les mises en forme et styles appliqués manuellement aux références seront perdus lors des transferts vers EndNote Web. BIU Montpellier lisa.malguy@univ-montp3.fr brigitte.lattier@univ-montp1.fr 12