GUIDE DE L USAGER Messagerie vocale Pro INSTRUCTIONS DE LA MESSAGERIE VOCALE PROCÉDURE D ACCÈS À LA MESSAGERIE VOCALE : Interne: Composez *17 ou le bouton message Externe: À l écoute du message d accueil, composez * Sur votre téléphone AVAYA : Appuyez sur pour la gestion quotidienne. La première fois que vous accédez à votre boîte vocale, vous devrez entrez par *17 afin d initialiser votre boîte vocale, changer le code secret et enregistrer votre message d accueil. INITIALISATION DE VOTRE BOITE VOCALE : ÉTAPES À SUIVRE POUR L INITIALISATION DE VOTRE BOÎTE VOCALE IMPORTANT : Vous devrez réaliser toutes les étapes de la page 2 de ce guide afin que votre boite vocale soit pleinement fonctionnelle. Vous n aurez qu à réaliser ces étapes qu une seule fois. ETAPE 1 - CHANGER LE CODE SECRET : IMPORTANT: Lors du premier accès à votre boite vocale aucun code secret n est créé, veuillez appuyer sur le symbole # lorsque le système vous demande un code secret. Le système vous demandera de changer votre code secret pour un nouveau de 4 à 8 chiffres. Il ne peut être le même que votre numéro de poste, ni composé de 4 chiffres consécutifs (1234) ou répétitifs (1111,2222 etc.). 1. De votre téléphone, accédez à votre boite vocale en appuyant sur *17, puis entrez votre numéro de poste suivi du # et appuyer sur le # (pas de code secret); 2. Entrez le nouveau code secret, puis appuyez sur #; 3. Entrez à nouveau votre nouveau code secret suivi du # pour l approuver. GUIDE DE L USAGER Messagerie vocale Pro AVAYA IP Office Page 1
ETAPE 2 : ENREGISTREMENT DE VOTRE NOM : Lorsque vous accédez à votre boîte vocale pour la première fois, le système vous invitera à enregistrer votre nom. À l invite : 1. Appuyez sur le 1 et au bip sonore, prononcez votre nom ; 2. Appuyez à nouveau sur le 1. Le système joue l enregistrement ; 3. Appuyez sur # pour approuver. ETAPE 3 : ENREGISTREMENT DE VOTRE SALUTATION PERSONNELLE À partir du menu principal: 1. Appuyer sur 3 pour accéder au menu salutations ; 2. Écouter le sommaire des messages d accueils ; 3. Appuyer sur 1 pour enregistrer, modifier ou supprimer une salutation ; 4. Entrer le numéro de la salutation que vous désirez changer (choisissez de 1 à 9) ; 5. Au timbre sonore, enregistrer votre message de salutation. Options de modifications: 1. Appuyer sur 1 pour arrêter ou pauser l enregistrement ; 2. Appuyer sur 1 à nouveau pour continuer l enregistrement ; 3. Appuyer sur 23 pour rejouer votre salutation ; 4. Appuyer sur *3 pour effacer votre salutation et recommencer ; 5. Appuyer sur # pour approuver le message de salutation ; 6. Appuyer sur 1 pour utiliser cette salutation ou appuyer sur # pour la garder. Vous avez maintenant terminé les étapes d initialisation de votre boîte vocale. Votre boîte vocale est maintenant activée et peut être administrée via Visual Voice à l aide du bouton GUIDE DE L USAGER Messagerie vocale Pro AVAYA IP Office Page 2
ÉCOUTER ET GÉRÉR LES MESSAGES À la fois le bouton Message et le voyant message de votre téléphone permettent d indiquer que votre boîte Vocale contient de nouveaux messages. Ils resteront allumés jusqu à ce que vous ayez écouté chacun des nouveaux messages. LA PRISE DE MESSAGES AVEC VISUAL VOICE Selon la configuration de votre système, vous pouvez être dans l obligation d entrer votre code secret de messagerie vocale puis appuyez sur la touche de fonction Terminé ; 1. Visual Voice est affiché. Les chiffres affichés à côté de l option Écoute indiquent le nombre de nouveaux messages, d anciens messages et de messages enregistrés dans la messagerie vocale ; 2. Mettez en surbrillance Écoute et appuyez sur Sélect ; 3. Utilisez les touches de fonctions pour commander les actions de lecture du message actuellement sélectionné : Écouter/Pause Démarrer/Arrêter la lecture du message actuellement affiché. Appel Appeler la personne qui a laissé le message Retour Revenir au menu précédent Plus Permet d alterner entre les différents ensembles de touches de fonction disponibles PRISE DE MESSAGE À PARTIR DU MENU PRINCIPAL (*17) : Supprimer Supprimer un message Enreg. Marque le message comme enregistré. Les messages enregistrés ne sont pas automatiquement supprimés. Copier Copier le message sur une autre messagerie vocale. Le menu vous demandera d entrer le numéro de destination. Appuyer sur 2 pour accéder au menu d écoute des messages ; Appuyer sur 0 pour écouter un message ; *Veuillez-vous référer à l arborescence présentée dans le graphique récapitulatif de l arborescence de la boîte vocale à la page 8. GUIDE DE L USAGER Messagerie vocale Pro AVAYA IP Office Page 3
Options d Écoute: 1. Appuyer sur *3 pour effacer le message ; 2. Appuyer sur 2 pour reculer le message ; 3. Appuyer sur 3 pour pauser ou continuer l écoute du message ; 4. Appuyer sur 5 pour reculer de 6 secondes ; 5. Appuyer sur 6 pour avancer de 6 secondes ; 6. Appuyer sur # pour sauvegarder votre message et passer au message suivant. Faire suivre un message : 1. Après l écoute de l entête du message ou du message lui-même; 2. Appuyer sur 1 pour répondre ou faire suivre ; 3. Appuyer sur 2 pour faire suivre un message avec commentaires ; 4. Enregistrer votre commentaire suivi du # ; 5. Entrer le(s) numéro(s) de boîte(s) vocale(s) à qui vous faites suivre le message suivi du # après l entrée de chaque boîte vocale ; 6. Appuyer # lorsque vous avez terminé d entrer les boîtes vocales ; 7. Appuyer sur # à nouveau pour envoyer votre message. ENVOYER UN MESSAGE ENVOYER UN MESSAGE PAR VISUAL VOICE 3. Sélectionnez l option Message et appuyez sur Sélect; 4. Appuyez sur Enreg pour commencer à enregistrer un message; 5. Pour arrêter l enregistrement, appuyez sur la touche Arrêter; 6. Vous pouvez maintenant utiliser les touches de fonctions suivantes : Nouveau : Enregistrer une nouvelle fois le message; Envoyer à : Entrer le numéro à qui vous désirez envoyer le message et appuyez sur Ajouter. Vous pouvez ajouter plusieurs numéros. Lorsque la liste de numéros auxquels envoyer le message est terminée, appuyez sur Envoyer; Écouter : Écouter l enregistrement; Annuler Abandonner un message. GUIDE DE L USAGER Messagerie vocale Pro AVAYA IP Office Page 4
ENVOYEZ UN MESSAGE À PARTIR DU MENU PRINCIPAL (*17) Appuyer sur 1 pour enregistrer et accéder aux options d envoi de message. *Veuillez-vous référer à l arborescence présentée dans le graphique récapitulatif de l arborescence de la boîte vocale à la page 8 RENVOI DES MESSAGES VERS VOS COURRIELS (Mode e-mail - si configuré sur votre poste) À l aide du menu Visual Voice vous pouvez modifier le mode de fonctionnement de la fonction d e-mails de messagerie vocale. 3. Sélectionnez l option E-mail et appuyez sur Sélect; 4. Appuyez sur Modifier pour parcourir les paramètres possibles : Désactiver : Aucun e-mail ne sera envoyé; Copier : Envoi d un e-mail avec le nouveau message en pièce jointe; Renvoi : Envoi d un e-mail avec le nouveau message en pièce jointe, ce message sera supprimé de la messagerie vocale; Alerte : Envoi un e-mail vous notifiant de la présence d un nouveau message mais sans pièce jointe avec copie du message; 5. Lorsque le paramètre requis s affiche, appuyez sur Enreg. Pour quitter sans modifier de paramètre, appuyez sur Annuler. SALUTATIONS PERSONNELLES DE LA BOÎTE VOCALE SALUTATION PERSONNELLE PAR VISUAL VOICE 3. Sélectionnez l option Salutation et appuyez sur Sélect (Prenez note que seule la salutation numéro 1 peut être modifiée par Visual Voice); 4. Utilisez les touches de fonctions pour écouter et enregistrer votre salutation personnelle : Enreg : Enregistrer une nouvelle salutation. N oubliez pas que la salutation doit durer au moins trois secondes ou la messagerie vocale le supprimera; Écoute : Écouter la salutation actuelle ou la nouvelle salutation enregistrée; Soumettre : mettre en service le nouvel enregistrement comme salutation personnelle; GUIDE DE L USAGER Messagerie vocale Pro AVAYA IP Office Page 5
Plus : Permet d alterner entre les différents ensembles de touches de fonction disponibles; Supprimer : Supprimer la salutation personnelle de la boîte vocale. La salutation par défaut de la boîte vocale est rétablie; Annuler : Retour au menu principal Visual Voice. SALUTATIONS PERSONNELLES À PARTIR DU MENU PRINCIPAL (*17): Appuyer sur 3 pour accéder au menu de gestion des salutations. *Veuillez-vous référer à l arborescence présentée dans le graphique récapitulatif de l arborescence de la boîte vocale à la page 8. CHANGEMENT DU CODE SECRET DE LA MESSAGERIE VOCALE MODIFICATION DU CODE SECRET PAR VISUAL VOICE 3. Sélectionnez l option Code secret et appuyez sur Sélect; 4. Entrez votre code secret actuel et appuyez sur la touche Enreg; 5. Entrez le nouveau code secret que vous souhaitez utiliser : Le nouveau code secret doit être d au moins quatre chiffres; Une suite de chiffres (par exemple 1234) ou des chiffres répétés ne sont pas autorisés; 6. Une fois que vous avez entré le code secret souhaité, appuyez sur Enreg. MODIFICATION DU CODE SECRET À PARTIR DU MENU PRINCIPAL (*17): Appuyer sur 5 pour accéder au menu de gestion du code secret. *Veuillez-vous référer à l arborescence présentée dans le graphique récapitulatif de l arborescence de la boîte vocale à la page 8. GUIDE DE L USAGER Messagerie vocale Pro AVAYA IP Office Page 6
ACTIVATION/DÉSACTIVATION DE LA MESSAGERIE VOCALE 3. Sélectionnez l option Messagerie vocale et appuyez sur Sélect; 4. Appuyez sur la touche de fonction Modifier pur alterner entre On ou Off; 5. Appuyez sur Enreg pour enregistrer les modifications. TRUCS ET RACCOURCIS : NOTE: La Messagerie Vocale requiert l utilisation d un téléphone à tonalité. Lorsque vous utilisez la messagerie, vous n avez pas à attendre la fin des instructions pour composer les codes d accès. La seule fois où vous serez obligés d écouter les instructions sera lors de l initialisation de votre boîte vocale afin d enregistrer votre nom et changer votre code secret. Pour retourner au Menu d Activité Principal, appuyer sur *R (*7). Pour éviter l écoute du message d accueil d un usager et laisser plus rapidement votre message, appuyer sur 1 lorsque le message d accueil débute. Lors de l écoute de vos messages, pour sauter l entête appuyez sur 0 pour aller directement au message. Pour réentendre l entête du message, appuyer sur 23. Après l écoute d un message vous pouvez appuyer sur *D (*3) pour effacer le message ou appuyer sur # pour le sauvegarder et passer au message suivant. Pour faire jouer tous les messages un à la suite de l autre, appuyer sur 73. De cette façon, vous n aurez pas à écouter les entêtes des messages ni les instructions entre chaque message. Si vous ne faites rien durant l écoute, les messages seront sauvegardés automatiquement. Pour quitter la messagerie, appuyer sur **X (**9). Note: Voir la page 8 pour plus d options lors de l écoute des messages. GUIDE DE L USAGER Messagerie vocale Pro AVAYA IP Office Page 7
Récapitulatif des arborescences de la boîte vocale Voici un récapitulatif des options disponibles pour la récupération des messages de la boîte vocale. GUIDE DE L USAGER Messagerie vocale Pro AVAYA IP Office Page 8