Guide de référence rapide sur la messagerie vocale d'avaya Distributed Office

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1 Téléphonie Centres d'appels Mobilité Services Guide de référence rapide sur la messagerie vocale d'avaya Distributed Office FR Édition 1 Mai 2007 Ce guide explique comment utiliser la messagerie vocale d'avaya Distributed Office. Connexion à partir d'un téléphone sur site 1. Composez le numéro de poste de la messagerie de Distributed Office ( ) pour accéder au système de messagerie 2. Saisissez votre numéro de poste : - Si vous utilisez votre propre téléphone, - Si vous utilisez un autre téléphone, saisissez votre numéro de poste et 3. Saisissez votre mot de passe et Connexion à partir de votre téléphone personnel (domicile) ou portable 1. Composez le numéro approprié pour que votre appel soit pris en charge par le standard automatique de la messagerie ou le service de réponse aux appels. Pendant la diffusion du menu ou de l'annonce d'accueil, appuyez sur *7. Pour connaître le numéro du service de messagerie vocale, contactez votre administrateur système. 2. Saisissez votre numéro de poste et 3. Saisissez votre mot de passe et - Remarque : Lors de votre première connexion, aucun mot de passe n'est défini. Appuyez Suivez les invites pour saisir un nouveau mot de passe et enregistrer votre nom.

2 avaya.com 2 4. Le système vous indique le nombre de messages (nouveaux et anciens) enregistrés dans votre boîte Options Après vous être connecté, sélectionnez une option : Appuyez sur la touche Pour accéder à la fonction 1 Enregistrement et envoi de messages 2 Consultation des messages 3 Administration de vos annonces d'accueil personnelles 4 Administration de votre opérateur personnel 5 Administration de vos options personnelles 6 Configuration de la notification externe 8 Changement du mode de réponse aux appels *8 Transfert vers un autre poste Vos messages À propos des catégories de messages Vous pouvez attribuer une catégorie (Prioritaire, Privé et Accusé de réception) aux messages que vous envoyez. Les messages prioritaires sont lus en premier lors de la consultation des nouveaux messages. Les messages privés ne peuvent en aucun cas être transférés. Lorsque le destinataire écoute un de vos messages avec accusé de réception, vous recevez une notification. Il est possible d'attribuer une, deux ou les trois catégories à un message. Consultation des messages 2. Appuyez sur 2 pour accéder aux messages. Le système lit l'en-tête du message. 3. Sélectionnez une option : - Pour écouter le message, appuyez sur 0. S'il s'agit d'un fax, celui-ci est transféré vers votre adresse électronique (si cette fonction a été configurée). - Pour passer au message suivant, Un message est considéré comme «nouveau» jusqu'à ce que vous l'écoutiez. - Pour réécouter uniquement l'entête, appuyez sur Pour effacer le message, appuyez sur *3. - Pour réécouter le message, appuyez sur 0. - Pour réattribuer l'état «nouveau» au message, appuyez sur *6, puis sur # pour passer au message suivant. Lors de la connexion suivante, ce message est toujours considéré comme un nouveau message. - Pour revenir au message précédent, appuyez sur *5. Pour revenir à un message précis, appuyez plusieurs fois sur *5.

3 - Pour répondre au message, Remarque : Effacez les fax que vous avez transférés afin de libérer de l'espace dans votre boîte Réponse aux messages 1. Après avoir écouté un message enregistré, appuyez sur 1 pour y répondre. 2. Sélectionnez une option : - Pour répondre à l'expéditeur, Passez à l'étape 3. Remarque : L'expéditeur doit impérativement disposer d'une boîte vocale sur le système. - Pour transférer le message enregistré, appuyez sur 2. Passez à l'étape 5. - Pour renvoyer l'appel vers un expéditeur interne, appuyez sur 3. Passez à l'étape Enregistrez votre réponse et appuyez sur Sélectionnez une option : - Pour approuver, - Pour écouter vos commentaires, appuyez sur Pour réenregistrer votre réponse, appuyez sur Pour annuler la réponse ou le transfert, 5. Effectuez l'une des opérations suivantes : - Si vous répondez au message, passez à l'étape 6. - Si vous transférez le message, suivez une des procédures ci-après : - Enregistrez un commentaire à l'attention du ou des destinataires, qui sera lu avant le message proprement dit, et - Sélectionnez une option : - Pour écouter votre enregistrement, appuyez sur Pour réenregistrer votre commentaire, appuyez sur Pour effacer le commentaire, - Pour approuver l'enregistrement, - Saisissez le numéro de poste du destinataire et - Pour accéder à vos listes de diffusion personnelles, appuyez sur *5. Saisissez ensuite le numéro de la liste de diffusion souhaitée (1 à 10). Appuyez - Pour accéder au répertoire afin d'ajouter un numéro de poste, appuyez sur *2. (Voir la rubrique Recherche d'un numéro de poste par nom dans le répertoire.) - Pour effacer la dernière entrée, - Répétez l'étape 5 pour adresser le message à d'autres destinataires. 6. Appuyez sur # lorsque vous avez Enregistrement et envoi de messages 2. Appuyez sur 1 pour enregistrer un message. 3. Enregistrez votre message. 3

4 avaya.com 4 4. Appuyez sur 1 à la fin de l'enregistrement. 5. Sélectionnez une option : - Pour approuver le message enregistré, Passez à l'étape 6. - Pour écouter le message enregistré, appuyez sur Pour réenregistrer le message, appuyez sur 21. Passez à l'étape 3. - Pour effacer le message enregistré et revenir au menu d'activités de la messagerie vocale, appuyez sur *3. 6. Sélectionnez une option : - Saisissez le numéro de poste du destinataire et - Pour accéder à vos listes de diffusion personnelles, appuyez sur *5. Saisissez ensuite le numéro de la liste de diffusion souhaitée (1 à 10). Appuyez - Pour accéder au répertoire, appuyez sur *2. (Voir la rubrique Recherche d'un numéro de poste par nom dans le répertoire.) - Pour effacer la dernière entrée, Répétez l'étape 6 pour adresser le message à d'autres destinataires. 7. Appuyez sur # lorsque vous avez 8. Sélectionnez une option : - Pour attribuer la catégorie Privé au message, - Pour attribuer la catégorie Prioritaire au message, appuyez sur 2. - Pour demander un accusé de réception, appuyez sur 3. - Pour annuler la catégorie précédemment sélectionnée, appuyez sur 0. - Pour envoyer le message enregistré, Personnalisation de votre boîte vocale Enregistrement de votre nom 1. Connectez-vous au système de messagerie 2. Appuyez sur 5 pour modifier votre nom ou votre annonce d'accueil. 3. Appuyez sur 5 pour modifier l'enregistrement de votre nom. 4. Sélectionnez une option : - Pour écouter l'enregistrement actuel, appuyez sur 0. - Pour enregistrer votre nom, 5. Enregistrez votre nom et appuyez sur Sélectionnez une option : - Pour approuver votre nom, appuyez - Pour écouter votre nom, appuyez sur Pour réenregistrer votre nom, appuyez sur 21. Enregistrement ou suppression d'une annonce d'accueil Vous pouvez définir une ou deux annonces d'accueil par langue. 2. Appuyez sur 3 pour modifier une de vos annonces d'accueil ou les deux.

5 3. Appuyez sur 1 pour modifier l'annonce indiquant que vous êtes occupé ou sur 2 pour modifier l'annonce indiquant que vous n'êtes pas disponible. Le système vous indique les paramètres actuels. 4. Sélectionnez la langue de l'annonce d'accueil que vous souhaitez modifier. - Pour sélectionner la langue principale (langue de boîte vocale 1), - Pour sélectionner la langue secondaire (langue de boîte vocale 2), appuyez sur 2. Le système vous indique la langue sélectionnée. 5. Sélectionnez une option : - Pour écouter votre annonce d'accueil, appuyez sur 3. - Pour enregistrer votre annonce d'accueil, Passez à l'étape 6. - Pour effacer votre annonce d'accueil, 6. Enregistrez votre annonce d'accueil et 7. Sélectionnez une option : - Pour approuver votre annonce d'accueil, - Pour écouter votre annonce d'accueil, appuyez sur Pour réenregistrer votre annonce d'accueil, appuyez sur Pour effacer l'annonce d'accueil que vous venez d'enregistrer, Création de listes de diffusion Grâce aux listes de diffusion, vous pouvez envoyer un message dans plusieurs boîtes vocales sans saisir chaque numéro de poste. Vous pouvez créer dix listes de diffusion au maximum, chacune pouvant contenir jusqu'à 50 numéros de boîtes vocales. 2. Appuyez sur 5 pour gérer vos options personnelles. 3. Appuyez sur 1 pour sélectionner les listes de diffusion. 4. Appuyez sur 1 pour créer une liste. 5. Saisissez le numéro à attribuer à cette liste (1 à 10) et 6. Sélectionnez une option : - Saisissez le numéro de poste d'une boîte vocale et - Pour accéder au répertoire afin d'ajouter un numéro de poste, appuyez sur *2. (Voir la rubrique Recherche d'un numéro de poste par nom dans le répertoire.) - Pour effacer la dernière entrée, Répétez l'étape 6 pour chacune des boîtes vocales à ajouter à la liste. 7. Appuyez sur # lorsque vous avez Consultation ou modification des listes de diffusion 2. Appuyez sur 5 pour gérer vos options personnelles. 3. Appuyez sur 1 pour sélectionner les listes de diffusion. 4. Appuyez sur 3 pour consulter ou modifier les listes de diffusion. Le système vous indique le nombre d'entrées figurant dans la première liste de diffusion. 5. Sélectionnez une option : 5

6 avaya.com 6 - Pour consulter ou modifier la liste, Passez à l'étape 7. - Pour supprimer la liste, appuyez sur *3. - Pour passer à la liste suivante, appuyez sur *#. - Le système vous indique le nombre d'entrées figurant dans la liste de diffusion suivante. Répétez l'étape Appuyez sur # lorsque vous avez 7. Sélectionnez une option : - Pour passer au numéro de poste suivant, appuyez sur *#. - Pour effacer le numéro de poste, - Pour ajouter un numéro de poste, appuyez sur 1, puis sélectionnez une option : - Saisissez le numéro de poste d'une boîte vocale et appuyez - Pour accéder au répertoire, appuyez sur *2. (Voir la rubrique Recherche d'un numéro de poste par nom dans le répertoire.) 8. Appuyez sur # lorsque vous avez Modification de la langue de la boîte vocale La boîte vocale prend en charge deux langues pour les invites système et vos annonces d'accueil personnelles (selon la configuration du système). 2. Appuyez sur 5 pour gérer vos options personnelles. 3. Appuyez sur 2 pour sélectionner la langue de la boîte 4. Sélectionnez une option : - Pour sélectionner la langue principale (langue de boîte vocale 1), - Pour sélectionner la langue secondaire (langue de boîte vocale 2), appuyez sur 2. Le système vous indique la langue sélectionnée. 5. Appuyez sur # lorsque vous avez Modification de votre opérateur personnel Vous pouvez modifier le poste vers lequel vos appels sont renvoyés lorsque vous êtes indisponible. Si vous utilisez l'option Opérateur personnel, veillez à préciser aux appelants qu'ils peuvent appuyer sur la touche 0 pour joindre cet opérateur dans votre annonce d'accueil. 2. Appuyez sur 4 pour modifier votre opérateur personnel. 3. Sélectionnez une option : - Saisissez le numéro de poste de votre opérateur personnel et - Pour supprimer votre opérateur personnel, 4. Appuyez sur # lorsque vous avez Changement de mot de passe Votre mot de passe contient entre quatre et quinze chiffres, selon la configuration du système.

7 2. Appuyez sur 5 pour gérer vos options personnelles. 3. Appuyez sur 4 pour changer de mot de passe. 4. Saisissez le nouveau mot de passe et 5. Confirmez le nouveau mot de passe et 6. Appuyez sur # lorsque vous avez Choix du mode de réponse aux appels Le mode de réponse aux appels détermine si les appelants peuvent laisser ou non un message à la fin de votre annonce d'accueil personnelle. Lorsque le mode Enregistrement est activé, les appelants peuvent laisser un message. Lorsque le mode Réponse uniquement est activé, les appelants ne peuvent pas laisser de message. 2. Appuyez sur 8 pour changer le mode de réponse aux appels. 3. Sélectionnez une option : - Pour activer le mode Enregistrement, - Pour activer le mode Réponse uniquement, appuyez sur Appuyez sur # lorsque vous avez Notification externe À propos de la notification externe Grâce à la notification externe, vous êtes informé par téléphone (sur un numéro que vous avez défini) de l'arrivée d'un nouveau message dans votre boîte Vous pouvez décider de recevoir une notification à l'arrivée de tous les messages ou des messages prioritaires uniquement, si votre boîte vocale est configurée à cet effet. Conseil : Si vous configurez la notification externe exclusivement pour les messages prioritaires, indiquez aux appelants comment laisser un message prioritaire. Activation ou désactivation de la notification externe 2. Appuyez sur 6 pour sélectionner la notification externe. 3. Appuyez sur 1, puis sélectionnez une option : - Pour désactiver la notification externe, appuyez sur 0. - Pour activer la notification externe pour tous les messages, appuyez sur 1. - Pour activer la notification externe uniquement pour les messages prioritaires, appuyez sur Appuyez sur # lorsque vous avez Définition des numéros de notification externe 2. Appuyez sur 6 pour sélectionner la notification externe. 3. Appuyez sur 4 pour modifier la liste des numéros de notification externe. 4. Sélectionnez le numéro d'une entrée (1 à 5). Si la notification externe est configurée sur votre boîte vocale, vous entendez le numéro de téléphone défini. Autrement, vous entendez un 7

8 avaya.com message du type : «Le numéro d'entrée x n'est pas utilisé». 5. Sélectionnez une option : - Pour modifier ou ajouter un numéro de notification externe, Passez à l'étape 6. - Pour supprimer le numéro de notification externe, - Pour conserver le numéro et revenir au menu Notification externe, appuyez 6. Saisissez le numéro de notification externe et attendez la confirmation système, qui prend cinq secondes. 7. Sélectionnez une option : - Si vous avez terminé, Écoutez les informations relatives aux entrées de notification externe et passez à l'étape 9. - Pour saisir d'autres chiffres, appuyez sur 1. Répétez ensuite l'étape Sélectionnez une option : - Pour confirmer la saisie, appuyez sur 9. - Pour annuler la saisie, appuyez sur 6. Revenez à l'étape 4 pour programmer d'autres numéros de notification externe. - Saisissez un numéro de poste et - Pour appeler l'opérateur, appuyez sur 0. - Pour accéder au répertoire, appuyez sur *2. - Pour entendre une liste de numéros de poste par nom dans le répertoire, Recherche d'un numéro de poste par nom dans le répertoire 1. Pour accéder au répertoire, appuyez sur *2. - Saisissez les premières lettres (10 au maximum) du nom de famille recherché et Exclusion de responsabilité Pour obtenir l'ensemble des informations légales, consultez les documents Déclaration juridique relative à la documentation logicielle (document n ) et Déclaration juridique relative à la documentation matérielle (document n ). Vous les trouverez sur le CD-ROM de documentation et sur le site Web, à l'adresse Sur le site Web, tapez le numéro du document souhaité dans la zone de recherche. Transfert vers un poste Pour transférer les appels vers un autre poste sans autoriser les appelants à laisser un message vocal : 1. Appuyez sur *8 2. Sélectionnez une option : LES COMMUNICATIONS AU CŒUR DE L'ENTREPRISE