PARAMETRAGE CONSOLE ADMINISTRATION DE MESSAGERIE "VENDOME.EU" NOTICE UTILISATION

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1 PARAMETRAGE CONSOLE ADMINISTRATION DE MESSAGERIE "VENDOME.EU" NOTICE UTILISATION Le but de l'utilisation de la console d'administration de votre adresse de messagerie "vendome.eu", est notamment de créer vos messages d'absence ou rediriger temporairement l'arrivée des messages vers une autre messagerie. Connectez-vous à partir d'un navigateur (du type Internet explorer) sur (Enregistrez ce lien dans vos favoris) Indiquez sur la page de connexion : Login : votre adresse complète (du type : dsit@vendome.eu) Mot de passe : votre mot de passe de messagerie Lors de votre 1 ère connexion, vous allez, sans doute, obtenir une fenêtre de ce type : Cliquez simplement sur "Poursuivre avec ce site Web (non recommandé)" Cliquer sur Veillez à accepter la condition

2 En résumé, les principales options qui vous seront utiles sont : 1- REDIRIGER : Rediriger les messages entrants vers une autre adresse de messagerie 2- REPONDEURS AUTOMATIQUES : Activer l'envoi d'une réponse automatique pour tous les messages entrants.

3 1 REDIRIGER Le principe est de rediriger, pendant votre absence, les messages reçus sur votre messagerie vers une autre adresse. ATTENTION : à votre retour, ne pas oublier de désactiver la redirection. A noter : Les messages redirigés pendant votre absence, seront néanmoins disponibles dans votre messagerie. Pour ce faire : - Cocher Rediriger - Renseigner l'adresse de redirection (par ex ici : dsit@vendome.eu) - Valider en cliquant sur Lorsque vous aurez à annuler cette redirection, il vous suffira simplement de décocher la case Rediriger

4 2 Rep. automatiques (répondeurs automatiques) Le principe est de créer une notification d'absence qui sera automatiquement retournée à vos correspondants quand ils vous enverront un message. Les répondeurs automatiques peuvent contenir des messages prédéfinis au format texte brut ou au format HTML, que vous pourrez Activer/Désactiver en fonction de vos absences. Il est également possible de joindre un ou des fichiers à votre message d'absence. ATTENTION : à votre retour, ne pas oublier de désactiver le répondeur automatique. A noter : Les messages reçus pendant votre absence, seront néanmoins disponibles dans votre messagerie. Vous allez avoir la possibilité de paramétrer plusieurs répondeurs, puis d'activer l'un de ces répondeurs. Pour configurer une réponse automatique, procéder comme suit : A. Créer un nouveau répondeur automatique : Cliquez sur Nouv. répondeur auto. dans la section Outils.

5 1. Tapez le nom de ce répondeur automatique dans le champ Nom du répondeur automatique. Par exemple : 'Notification absence et renvoi vers x'. 2. Si vous voulez, par ailleurs, que vos s entrants soient transférés vers une autre adresse mail quand vous êtes absent, spécifiez cette adresse dans le champ intitulé "Si un répondeur automatique est activé, transférer le message d'origine à l'adresse mail indiquée". (sinon ne rien indiquer) 3. Par défaut, le paramétrage du paragraphe "Conditions" est "Toujours répondre" (à modifier en cas de besoin). Spécifier un Objet pour votre message de réponse dans la zone de saisie Objet de l' de réponse. 4. Paragraphe "Répondre" : La notion "Renvoyer à" : Ne rien indiquer. La réponse automatique av être envoyée à l'expéditeur (ce champ sert à spécifier un autre destinataire). 5. Spécifiez le format du message de la réponse automatique (texte en clair ou HTML) ainsi que le codage des caractères (recommandé : UTF-8). Texte en clair : simple à taper, mais ne permet pas de joindre des images à votre "répondeur". HTML : Plus compliqué à concevoir mais permet de joindre des images à votre répondeur. 6. Tapez votre message dans le champ Répondre avec ce texte.

6 Exemple de Texte en clair : La Communauté du Pays de Vendôme vous informe que votre correspondant, Sébastien Billon est absent jusqu'au 02 mars 2012 inclus. Il prendra connaissance de votre message dès son retour. Pour toute urgence, merci de contacter Lahouaria Zarioh, soit par mail à dsit@vendome.eu, soit par téléphone au Votre interlocuteur recevra une réponse automatique du type : Exemple de texte en HTML : La Communauté du Pays de Vendôme vous informe que votre correspondant, Sébastien Billon est absent jusqu'au 02 mars 2012 inclus.<br> <br> Il prendra connaissance de votre message dès son retour. <br><br> Pour toute urgence, merci de contacter Lahouaria Zarioh, soit par mail à dsit@vendome.eu, soit par téléphone au <br><br> <img src=" border="0" width="100" height="54" alt=""> <img src=" border="0" width="100" height="60" alt=""> La balise <br> (balise en langage HTML), vous permet d'aller à la ligne dans votre texte. Votre interlocuteur recevra une réponse automatique du type : 7. Joignez vos fichiers, en cas de besoin. 8. Les options spécifiées dans le paragraphe "Limites" sont paramétrées par défaut, merci de ne pas les modifier.

7 9. Cliquez sur 10. Le répondeur apparait avec un statut (non actif) 11. Sélectionner votre Répondeur automatique et cliquer sur Mise en service dans le groupe Outils. 12. Le répondeur passe au statut (ACTIF)

8 13. Pour désactiver le répondeur automatique, il suffit de sélectionner le répondeur activé et de cliquer sur Mise hors service dans le groupe Outils. B. Créer une pièce jointe à ajouter à votre message automatique Pour joindre un fichier à la réponse automatique, procédez comme suit : Cliquez sur Pièces jointes à la section Outils. 1 Cliquez sur Parcourir pour donner l'emplacement du fichier, et après l'avoir sélectionné, cliquez sur Envoyer le fichier.

9 2 Le fichier sera ajouté au pool de pièces jointes et vous pourrez par la suite l'attacher à divers répondeurs automatiques. 3 Quand vous avez terminé, cliquez sur Niv. supérieur et passez à l'étape suivante. 3 Les autres fonctionnalités Toutes les autres fonctionnalités sont déjà paramétrées. Merci de ne faire aucune modification, cela pourrait entrainer le dysfonctionnement de votre adresse mail. N'utilisez le Web Mail, en cas de besoin, que pour la réception des messages. Ne l'utilisez pas pour l'envoi car vous ne conserverez aucune trace de cet envoi dans votre logiciel de messagerie Outlook express ou Outlook.