Utiliser Word Les fonctions de base de Word.... 2 Enregistrer le document en cours... 3 Un menu à connaître... 3 Ouvrir/fermer/réduire un document existant... 4 Réparer des erreurs de frappe... 4 Déplacer du texte... 4 Le glisser-déposer... 4 Le couper-coller... 5 Le copier-coller... 5 Mettre le texte en forme... 5 Aligner, justifier, centrer... 6 Afficher les marques de paragraphes... 6 Les différents modes d affichage... 7 Explorer un document... 7 Imprimer un document... 8 Choisir la mise en page... 8 Les sauts de page... 8 Enregistrer des versions... 8 Protéger un document... 9 Insérer un tableau... 10 Insertion d image... 11 Insertion de caractères spéciaux... 12 Thibault J-Jacques Animateur multimédia au CRDP de l académie de Versailles Page 1 sur 12
Les fonctions de base de Word. Word est un traitement de texte. C est donc un logiciel qui vous permet de créer des documents, de les enregistrer, de les modifier, de les imprimer etc. La démarche logique : Lorsqu on ouvre Word, on se trouve face à une page vierge, qui se nomme «Document1». (Ce nom apparaît dans le coin supérieur gauche de l écran.) 1) Donner un nom au document. Dans un premier temps, vous allez nommer ce document (en lui donnant un nom plus parlant que «Document 1» et l enregistrer quelque part sur votre disque dur. Cliquez sur Fichier/Enregistrer sous : Cette fenêtre d enregistrement apparaît. En fait, elle vous demande où vous souhaitez enregistrer ce document et vous propose «par défaut» de le placer dans un dossier nommé «Mes documents». Bien entendu vous avez la possibilité de choisir un autre emplacement, mais il est préférable d enregistrer vos documents dans ce dossier, quitte à créer des sousdossiers. C est ce que nous allons faire. Déplacez votre souris sur les différents icônes en haut de cette fenêtre : la troisième icône fera apparaître le menu «créer un dossier». Cliquez dessus. Un nouveau dossier est créé. Il se nomme «nouveau dossier». Nommez le «Stage» et ouvrez le (en double-cliquant dessus). Dans la fenêtre «Nom de fichier», tapez «test» et cliquez sur «enregistrer». Vous venez d enregistrer le document «test» dans un sous-dossier (stage) du dossier «Mes documents». Il est important d enregistrer tous vos documents (Word et autres) dans le dossier «Mes documents car il devient aisé de tout récupérer si vous devez par exemple, formater votre disque dur. Il suffit de mettre à l abri le dossier complet pour être sûr de tout récupérer. A présent, vous remarquez que votre document s appelle bien «test» (écrit dans le haut à gauche de l écran). Page 2 sur 12
Vous allez pouvoir commencer à le rédiger. Tapez la lettre suivante : Les moteurs de recherche Les moteurs de recherche sont en fait des robots qui scrutent le Web, qui repèrent, analysent, classent les millions de pages Web en fonction de différents critères : mots clés, occurrence de mots, champs sémantiques etc. Les points forts : Très grand nombre de pages indexées. L automatisation du travail permet effectivement de recenser un très grand nombre de sites, y compris ceux traitant de sujets très pointus et très spécialisés. Les moteurs mettent leur base de données à jour régulièrement. Prenez l habitude d enregistrer très régulièrement votre travail. En cas de problème (panne de courant, plantage du logiciel ), vous n aurez pas tout perdu. Enregistrer le document en cours Pour enregistrer un document en cours d utilisation, il suffit de cliquer sur l icône de la disquette, dans la barre d outils. Le fait de cliquer sur cet icône «écrase» (supprime) le document existant et le remplace par celui que vous enregistrez. Un menu à connaître Cliquez sur «Outils/Options» : cette fenêtre s ouvre. Page 3 sur 12
Cette fenêtre est essentielle. Prenez le temps de la regarder, elle vous permet de configurer un grand nombre d options de votre logiciel. Ouvrir/fermer/réduire un document existant Fermez Word, en cliquant sur la croix tout à fait en haut à droite de l écran. Si vous avez apporté la moindre modification à votre document depuis le dernier enregistrement, Word vous demande s il doit enregistrer ces modifications, s il ne doit pas en tenir compte ou si vous souhaitez annuler l action de fermeture. Faites un choix Ouvrez Word. Pour retrouver votre document, deux solutions sont possibles : Word vous propose d ouvrir les derniers fichiers sur lesquels vous avez travaillé. Cliquez sur Fichier. Vous voyez apparaître dans le bas du menu déroulant votre document «test». Cliquez dessus : il s ouvre à l écran. C est une manière de procéder dans le cas où le fichier que vous souhaitez ouvrir est un fichier récent. Dans le cas contraire, cliquez sur «Ouvrir», ou cliquez sur l icône représentant un livre ouvert dans la barre de menus. Une fenêtre s ouvre à l écran pour vous inviter à sélectionner le document que vous souhaitez ouvrir. Vous aurez souvent à naviguer dans les sous répertoires du dossier «Mes documents» pour aller chercher l emplacement exact de vos fichiers. L icône «Dossier parent» vous permet de remonter d un niveau dans l arborescence. Le fait de cliquer sur un dossier l ouvre et vous fait donc descendre d un niveau. Entraînez vous à utiliser ces deux fonctions car ce sont celles dont vous aurez constamment besoin pour naviguer au sein de votre disque dur. Vous pouvez ouvrir plusieurs documents en même temps. Effectivement, si vous ouvrez un deuxième document sans avoir fermé le premier, vos deux documents sont disponibles. Pour passer de l un à l autre, il faut cliquer sur le menu «Fenêtre» : la liste des documents ouverts apparaît. Le fait de cliquer sur le l un d eux l ouvre instantanément à l écran. Réparer des erreurs de frappe Si, par mégarde, vous effacez toute une partie de votre travail, ou apportez des modifications non souhaitées, vous avez la possibilité d effacer les dernières actions que vous venez de faire et de retrouver ainsi votre document intact. Dans la barre d outils, se trouve une icône représentant une petite flèche courbée vers la gauche. Cliquez sur le petit triangle noir à la droite de cette flèche. Vous voyez apparaître toutes les actions que vous avez effectuées (les 100 dernières!) sur ce document. Il ne vous reste qu à cliquer sur celles que vous souhaitez annuler. Déplacer du texte. Il existe plusieurs manières de déplacer du texte dans Word. Regardons cet exemple : Le glisser-déposer Page 4 sur 12
Les moteurs de recherche sont en fait des robots qui scrutent le Web, qui repèrent, analysent, classent les millions de pages Web en fonction de différents critères : mots clés, occurrence de mots, champs sémantiques etc. Si je souhaite déplacer «mots-clés» pour le placer derrière «champs sémantiques», il me suffit de sélectionner à l aide de la souris le groupe de mots à déplacer et par simple «glisserdéposer», de relâcher la sélection là où je souhaite l insérer. Le couper-coller Si je souhaite déplacer un groupe de mots beaucoup plus loin sur mon document (voire, dans un autre document) j utilise la fonction «couper-coller». Je sélectionne le groupe de mots à déplacer puis je choisis «Edition/copier». Je lace le curseur de la souris là où je souhaite coller la sélection et je choisis «Edition/coller». (la combinaison de touches «ctrl+x» et Ctrl+V sont les raccourcis clavier de «couper» et de «coller») Le copier-coller Si je choisis «copier» à la place de «couper», je ne supprime pas la sélection de sa place originale, je ne fais que «dupliquer» le groupe de mots en le collant ailleurs. Cette sélection reste dans la mémoire du presse papier, aussi longtemps qu elle n est pas remplacer par une autre sélection. Mettre le texte en forme Votre texte étant tapé, il vous reste à le mettre en forme. D une manière générale (même si cela n est pas toujours vrai) il vous faut sélectionner les caractères sur lesquels vous souhaitez agir. Ainsi, pour mettre un texte en caractères gras, il faut commencer par sélectionner le texte pour pouvoir le transformer (le formater). Pour sélectionner un mot, ou une partie d un texte, il faut positionner le curseur de la souris au début de votre sélection, laisser le bouton gauche enfoncé et déplacer le curseur jusqu à la fin de la sélection. Le texte sélectionné apparaît sur fond noir. C est sur ce texte que vos modifications vont porter : Page 5 sur 12
Dans la barre de menu, en haut de l écran, vous permet par exemple de modifier la taille de la police, de changer de police de caractères, de mettre le texte en italique, en gras etc. Choix de la police Taille de la police Caractères gras Aligner, justifier, centrer Si vous souhaitez aligner un texte à droite, à gauche, le centrer, ou le justifier, il faut sélectionner le texte sur lequel vous souhaitez agir et utiliser les icônes : Aligner le texte à gauche Centrer le texte Aligner le texte à droite Justifier le texte Afficher les marques de paragraphes Il peut être utile (surtout lorsque l on ne comprend pas très bien comment un document a été formaté) d afficher les marques de paragraphe. Pour ce faire, il faut cliquer sur cet icône dans la barre de menu : Dès lors, vous verrez apparaître au sein de votre texte, toutes les marques de paragraphes (les espacements, les tabulations, les paragraphes, les retours à la ligne etc.) : Vous allez ainsi pouvoir mieux comprendre pourquoi la mise en forme vous apparaît telle qu elle est. Il faut savoir que s il est possible de mettre en forme des caractères, après les avoir sélectionnés, il est également possible de mettre en forme un paragraphe entier. Attention à la notion de paragraphe! Dès que vous appuyez sur la touche «Entrée», vous créez un nouveau paragraphe. Effectivement, si vous affichez les marques de paragraphes, vous constatez aisément que le symbole paragraphe apparaît dès que vous appuyez sur cette touche. Lorsque vous formatez un paragraphe, vous agissez sur les caractères se trouvant entre deux de ces symboles. Page 6 sur 12
Si vous souhaitez allez à la ligne sans créer un nouveau paragraphe, il faut appuyer simultanément sur les touches «entrée» et «majuscule». Vous constatez alors que le symbole «marque de paragraphe» est remplacé par une petite flèche «retour en arrière». Les différents modes d affichage Vous pouvez choisir le mode d affichage de votre document à l écran en cliquant sur «Affichage» et en sélectionnant «normal», «Web», «page» ou «plan». Ces icônes sont directement accessibles dans le coin inférieur gauche de la fenêtre Word. Ces différents modes ont chacun leurs caractéristiques et en fonction des opérations à effectuer, vous choisirez l un ou l autre : Le mode «page» permet d afficher le document tel qu il sera imprimé. Le mode normal est le mode proposé par défaut. Le mode «plan» permet de déplacer des paragraphes entiers, de n afficher que les titres etc. Le mode «Web» vous présente votre document tel qu il apparaîtrait dans une page Web Explorer un document Lorsque vous devez vous déplacer dans un document contenant plusieurs pages, il est recommandé d utiliser l explorateur de document. Cette fonction vous permet de visualiser les chapitres et sous-chapitres du document» et de bénéficier de la fonction des liens hyper textes. Cliquez sur «Affichage» et cochez «explorateur de document» : Sur la partie gauche, apparaissent les titres. Sur la partie droite, apparaît le document. Le fait de cliquer sur un titre de gauche vous présente directement le paragraphe ici. Page 7 sur 12
Imprimer un document Pour imprimer un document, vous pouvez cliquer sur l icône de l imprimante dans la barre de menu ou cliquer sur Fichier / Imprimer. Cette procédure vous permet de choisir votre imprimante et de configurer finement l impression. Choisir la mise en page Cliquez sur Fichier / Mise en page. La fenêtre qui s ouvre vous permet notamment de modifier les marges de votre page et de choisir entre le mode «portrait» et le mode «paysage». Le mode paysage permet d imprimer des pages dans le sens de la longueur. Les sauts de page Il arrive fréquemment de devoir changer de page (pour commencer par exemple, un nouveau chapitre). Le saut de page s effectue en appuyant simultanément sur les touches «ctrl» et «Entrée». Si vous affichez les marques de paragraphes, vous verrez apparaître la ligne.saut de page. Pour supprimer un saut de page, il faut positionner le curseur de la souris sur le saut de page et cliquer sur «supprimer». Enregistrer des versions Lorsque vous avez apporté des modifications à votre texte, le simple fait de cliquer sur la disquette de la barre de menu enregistre votre document en «écrasant» la version précédente. Si vous souhaitez enregistrer votre dernière version sans écraser le document précédent, deux solutions sont possibles : Fichier / Enregistrer sous Vous donnez un nom différent à votre document (il suffit par exemple d ajouter un «2» derrière le nom original) et Word considère ce fichier comme un nouveau document. L autre solution consiste à enregistrer «une version» du document : Cette procédure est sans doute la plus judicieuse car elle vous permet d économiser de la place sur le disque dur et vous évite d encombrer vos dossiers avec une multitude de fichiers portant des noms qui finiront par vous embrouiller. ( convocation, convocation2, convocationold, convocation3 etc.) Pour enregistrer une version, cliquez sur Fichier / version Page 8 sur 12
Si vous avez déjà enregistré des versions de ce document, vous les voyez apparaître dans la fenêtre principale. Cliquez sur le bouton «Enregistrer» : Une deuxième fenêtre vous propose d écrire un commentaire. Ce commentaire vous permettra, par la suite, de retrouver aisément la version qui vous intéresse. Il vous suffira d ouvrir le document principal, de cliquer sur «Fichier / versions» pour sélectionner la version qui vous intéresse. Protéger un document Vous avez la possibilité de protéger un document en exigeant un mot de passe pour l ouvrir ou pour le modifier. Lors de l enregistrement du document (Fichier / Enregistrer sous) cliquez sur «outils» puis sur «options de sécurité» : Page 9 sur 12
Cette fenêtre vous permet de rentrer un mot de passe qui sera nécessaire pour ouvrir le document ou pour le modifier. N oubliez pas ce mot de passe, sinon, il vous sera impossible d ouvrir votre document par la suite. Insérer un tableau Pour insérer un tableau, cliquez sur «tableau/insérer/tableau Cette fenêtre vous permet de définir le nombre de colonnes et de lignes de votre tableau. Vous pouvez également choisir de définir une largeur fixe pour vos colonnes ou opter pour un dimensionnement automatique (en fonction du texte que vous rentrerez.) Choisissez un tableau de 5 colonnes et de 6 lignes, largeur de colonnes fixe : Vous pouvez vous déplacer à l intérieur de ce tableau en cliquant à l intérieur des cellules, ou en utilisant la touche «tabulation». Pour formater (mettre en forme) une cellule, une ligne, une colonne ou le tableau entier, le principe reste le même : il faut commencer par sélectionner la cellule, la ligne, la colonne ou le tableau. Pour ce faire on peut utiliser la souris ou le menu «tableau / sélectionner /» On va pouvoir, en utilisant le menu «tableau», ajouter des lignes ou des colonnes, les supprimer, trier des colonnes etc. Attention : les menus ne seront actifs que si votre curseur est positionné sur le tableau. Le menu «tableau / format automatique» vous permet d utiliser des formats «prédéfinis» Pour trier les données d un tableau Page 10 sur 12
Exemple : Villes Superficie (hectares) Revenu moyen annuel (en Euros) Nbre d habitants Lyon 3500 11500 980000 Marseille 4200 9800 1100000 Montpellier 950 13520 240000 Paris 6000 12500 2000000 Troyes 560 12350 110000 Placez le curseur de la souris à l intérieur du tableau et cliquez sur : «tableau / Trier» Cette fenêtre s ouvre : Vous pouvez définir jusqu à 3 clés de tri. Vous choisirez de traiter ou non la première ligne des colonnes (qui est souvent l en-tête) en cochant «oui» ou «non» dans «ligne d en tête». «OUI» signifie que la première ligne est une ligne d en-tête, par conséquent non triée Pour aligner le contenu des cellules, utilisez le clic droit à l intérieur du tableau : le menu contextuel vous permet (entre autres fonctions) d effectuer rapidement cette action. Insertion d image Pour insérer une image dans un document Word, il faut déjà savoir où cette image (ce fichier informatique) est stocké sur le disque dur. Par défaut, Word ouvre le dossier «Mes images», sous dossier de «Mes documents». C est donc dans ce dossier précis que vous choisirez de préférence, de stocker vos images. Naturellement, si elles sont stockées ailleurs ; il suffit d indiquer le bon chemin pour trouver l image que vous voulez insérer. Cliquez sur «Insertion / Images / A partir du fichier.» Cliquez sur votre image puis sur «insérer». L image se place là où se trouve le curseur de votre souris. Vous pouvez redimensionner cette image en cliquant dessus et en utilisant les poignées de dimensionnement. Page 11 sur 12
Si vous souhaitez apporter quelques modifications à cette image, faites un clic droit dessus et demandez à «afficher la barre d outils d image» Vous allez pouvoir à l aide des icônes proposés, apporter différentes modifications à votre image (la placer devant, derrière, au travers d un texte, la faire pivoter, etc.) Pour supprimer une image, sélectionnez la en cliquant dessus, et tapez sur la touche «suppr» Insertion de caractères spéciaux Cliquez sur Insertion / Caractères spéciaux : La table des caractères spéciaux s ouvre, choisissez le caractère qui vous convient et cliquez sur «Insérer» Le caractère sélectionné se place à l endroit de votre curseur. Les fenêtres «police» et «sous-ensemble» permettent d étendre le choix des caractères spéciaux proposés. Remarque : La touche «Alt GR» + E vous permet d insérer le symbole «euro» ( ) Page 12 sur 12