I. LES REFERENCES ABSOLUES... 4 a) En utilisant le $ :... 4 b) En utilisant les «noms» :... 5 II. LE COLLAGE SPECIAL... 6 c) Le collage avec liaison :... 6 d) Le collage avec opérations :... 6 III. FONCTIONS «SI» IMBRIQUEES... 7 IV. FONCTION DE RECHERCHE :... 8 V. FONCTION VPM :... 9 VI. LA VALEUR CIBLE... 10 VII. LES BASES DE DONNEES... 11 a) Règles de bases... 11 b) Créer une base de données... 11 c) Le tri simple (1 seule clé)... 12 d) Le tri multiple (plusieurs clés)... 12 e) Les filtres... 13 f) Les sous totaux... 14 g) Les tableaux croisés dynamiques (T.C.D.)... 16 VIII. LA CONSOLIDATION... 19 IX. FORMULE 3D... 20 X. LES GRAPHIQUES SUPERPOSES... 21 XI. LES MACROS... 24 a) Enregistrer une macro... 24 b) Affecter une macro à un bouton de commande... 25 Support de cours AFCI-NEwsoft 3
I. LES REFERENCES ABSOLUES a) En utilisant le $ : Lors de la recopie de calculs, les références des cellules subissent une incrémentation automatique selon le sens de la recopie (verticale ou horizontale). Ces références de cellules sont dites «références relatives». Vers la droite Exemple : Recopie d un calcul =A2+B2 =B2+C2 Vers le bas =A3+B3 Les «références absolues» empêchent l incrémentation automatique d une ligne et/ou d une colonne, de façon à conserver la référence de cellule d origine lors de recopie verticale ou horizontale. Exemple : Lors d une recopie verticale, pour «bloquer» la ligne dans une formule il suffit de rajouter un $ juste devant ce numéro. Bloquer la ligne «2» de la référence de cellule E2 dans le calcul pour ne pas qu elle devienne E3 puis E4 lors de la recopie verticale. De la même façon, lors de la recopie horizontale, pour «bloquer» la colonne dans une formule il suffit de rajouter un $ juste devant cette lettre. Bloquer la colonne «A» de la référence de cellule A5 dans le calcul pour ne pas qu elle devienne B5 puis C5lors de la recopie horizontale. Support de cours Afci-Newsoft 4
b) En utilisant les «noms» : 1. Avant de faire le calcul, Nommer la cellule dont la valeur est en absolu (valeur constante), Pour nommer : Sélectionner la cellule à nommer, Faire un clic dans la «zone de noms» et saisir le nom (sans espace et autres caractères génériques) Taper sur la touche Entrée pour valider 2. Faire le calcul en prenant soin de cliquer sur les cellules à calculer. Nommer la cellule D2 «tva» Remarque : Tous les noms d un classeur sont regroupés dans une boite de dialogue que vous pourrez ouvrir en cliquant sur le menu Insertion / Nom / Définir. Support de cours AFCI-NEwsoft 5
II. LE COLLAGE SPECIAL Cette commande d EXCEL XP d effectuer différents collages tels que : collage avec liaison, collage de mise en forme, collage avec opérations ou même de transposer vos cellules (lignes en colonnes ou vice versa). c) Le collage avec liaison : Permet d établir une liaison entre 2 cellules dans des feuilles ou classeur différents. 1. Sélectionner les cellules à copier, 2. Cliquer sur l outil «Copier» ou CTRL C, 3. Placer le curseur sur la cellule dans la feuille de la destination de la copie, 4. Dans le menu Edition, choisir Collage spécial 5. Cliquer sur Coller avec liaison. d) Le collage avec opérations : Permet de mettre à jour une plage de cellules numériques. Exemple : Réduire tous les prix d un tableau de 5%. 1. A côté du tableau des prix, saisir la valeur à calculer (ex : 0,95) 2. Sélectionner cette cellule, cliquer sur l outil «Copier» ou CTRL C, 3. Sélectionner la plage de cellules à mettre à jour, 4. Cliquer sur le menu Edition / Collage spécial 5. Sélectionner Valeurs (pour conserver le format original des cellules) 6. Sélectionner l opération Multiplication 7. Cliquer sur OK Support de cours Afci-Newsoft 6
III. FONCTIONS «SI» IMBRIQUEES Il est possible d imbriquer jusqu à 7 fonctions «SI» afin d élaborer des tests plus complexes. Exemple : Attribuer une prime selon la grille suivante : Condition Résultat de ventes de 0 à 1000 Résultat de ventes de 1001 à 5000 Résultat de ventes supérieur à 5000 rien Prime 2% des ventes 6% des ventes 1. Placer le curseur dans la cellule résultante (ex : C2) 2. Taper = puis sélectionner la fonction «SI» (ouverture de l assistant fonction), puis définir le 1 er test ci-dessous : Cliquez ici pour ouvrir la fenêtre du 2 ème test logique 3. Placer le curseur dans l argument «valeur_si_faux» et Ouvrir une nouvelle fenêtre pour créer le 2 ème test en cliquant sur le bouton de fonctions (à gauche de la barre de formule) 4. Définir le 2 ème test logique ci-dessous, puis OK pour valider. 5. Recopier cette formule, à l aide de la croix de recopie. Résultat de la formule : Support de cours AFCI-NEwsoft 7
IV. FONCTION DE RECHERCHE : La fonction «RECHERCHEV» est une fonction qui permet de trouver une valeur dans la première colonne d une table de données et renvoie une valeur de la même ligne d une colonne spécifiée de la table de données. Le «V» dans «RECHERCHEV» signifie «vertical». Syntaxe : RECHERCHEV(valeur_cherchée;table_matrice;no_index_col;valeur_proche) Définition de ces 4 arguments : Valeur_cherchée : Table_matrice : est la valeur à trouver dans la 1 ère colonne de la base de données. Cet argument peut être une valeur, une référence ou une chaîne de texte. (ex : un code client ou code article). est la table de données dans laquelle est exécutée la recherche. De préférence nommer la base de données. (ex : base_clients). No_index_col : est le numéro de la colonne de l argument «table_matrice» (ex : 2) Valeur_proche : représente une valeur indiquant si l on souhaite trouver une valeur exacte ou voisine de celle spécifiée (ex : taper 0 pour obtenir la valeur exacte et ne rien saisir pour une valeur proche, soit immédiatement inférieure à la «valeur cherchée»). A partir de la table de données ci-dessous, nous allons rechercher le «nom» du client n 7 (valeur_cherchée), Avant de commencer la formule, Nommer la table de données clients. Cliquer sur la cellule qui contient la valeur cherchée (7) : J3 Pour coller le nom de la table de données appuyer sur la touche F3, sélectionner le nom et OK Taper 0 pour obtenir une valeur exacte Saisir le numéro de la colonne : 2 (car les noms des clients sont en 2 ème colonne de la table de données. Support de cours Afci-Newsoft 8
V. FONCTION VPM : Cette fonction d EXCEL permet de calculer le remboursement d un emprunt sur la base de 3 arguments : le taux d emprunt, la durée de l emprunt, le capital emprunté. «VPM» signifie : Valeur du paiement mensuel. 1. Placer le curseur sur la cellule résultante (B4) 2. Taper : = puis sélectionner la fonction «VPM» (à l aide du bouton placé à gauche de la «barre de formule») Cliquer en B2 pour définir le taux (diviser par 12 pour ramener à une valeur mensuelle) Cliquer en B3 pour définir la durée (multiplier par 12 pour ramener à une valeur mensuelle) Résultat de la formule : Cliquer en B1 pour définir le capital emprunté Remarque : La fonction «VPM» renvoie toujours une valeur négative comme résultat Support de cours AFCI-NEwsoft 9
VI. LA VALEUR CIBLE Permet de trouver la valeur d'un paramètre d'une formule, en fonction d un résultat que vous souhaitez atteindre. Exemple : Avec une fonction «VPM» : De combien sera le capital emprunté si nous ne disposons que de 150,00 par mois? 1. Sélectionner la cellule qui contient la formule «VPM» 2. Dans le menu Outils choisir Valeur cible La Cellule à définir (ex : B4) est toujours la cellule qui contient la formule. La Valeur à atteindre (ex : -150) est le résultat à atteindre pour la formule (à saisir). La Cellule à modifier (ex : B1) est la cellule qui contient le paramètre à modifier (capital). Attention!! Saisir une valeur négative, car fonction «VPM» 3. Cliquer sur OK pour valider, 4. Un résultat est alors proposé, cliquer sur OK pour l'accepter. Vous pouvez utiliser la «valeur cible» avec d autres fonctions, telles que «moyenne», «somme» Support de cours Afci-Newsoft 10
VII. LES BASES DE DONNEES EXCEL XP vous permet de gérer vos bases de données (fichier clients, fournisseurs, gestion des stocks, ) Vous pouvez trier, filtrer, extraire vos données, mais aussi les analyser ou faire des statistiques. Vous devez respecter quelques règles imposées par EXCEL XP pour utiliser de façon optimale les capacités du logiciel. a) Règles de bases Dans EXCEL XP, une base de données est un tableau particulier. 1. Il est fortement conseillé de consacrer une feuille de calculs pour une base de données. 2. La première ligne de la feuille doit contenir les noms de champs (titre des colonnes) 3. La première colonne doit contenir le premier champ. 4. Le tableau ne doit contenir aucune ligne vide. 5. Le tableau ne doit contenir aucune colonne vide. b) Créer une base de données Saisir directement dans une feuille de calculs : 1. Saisir en ligne 1 les noms des champs, 2. Saisir les données en respectant les règles de bases ci-dessus (à partir de la ligne 2). A l aide d un formulaire 1. Saisir en ligne 1 les noms des champs, 2. Placer le curseur sur la 1 ère cellule (A1) 3. Cliquer sur le menu Données / Formulaire «Masque de saisie» rendant plus convivial la saisie des données): Utiliser les touches : «Tabulation» pour se déplacer vers le bas, «MAJ Tabulation» pour remonter. Permet d ajouter des données Supprime la fiche active Permet de rechercher une fiche Support de cours AFCI-NEwsoft 11
c) Le tri simple (1 seule clé) Permet de trier des données (classer) sur une seule clé de tri (colonne qui sert de critère), il vous suffit de placer le curseur dans la colonne clé (ne pas faire de sélection) puis de choisir l ordre du tri souhaité en cliquant sur un des deux boutons suivants : d) Le tri multiple (plusieurs clés) Tri croissant Tri décroissant Le tri multiple permet effectuer un tri de vos données (classer) selon plusieurs clés de tri. 1. Placer le curseur sur la 1 ère cellule de votre base de données, 2. Dans le menu Données choisir Trier 3. Sélectionner les champs dans l ordre de tri souhaité ainsi que le sens de tri (croissant ou décroissant). 4. Cliquer sur OK pour valider. Support de cours Afci-Newsoft 12
e) Les filtres EXCEL XP vous offre la possibilité de filtrer vos données selon un ou plusieurs critères. 1. Placer le curseur sur la 1 ère cellule de votre base de données, 2. Dans le menu Données choisir Filtre puis Filtre automatique. En haut de chaque colonne, dans les cellules des noms de champs, apparaît des «pointeurs» de listes déroulantes. 3. Cliquer sur un pointeur et choisir dans la liste le critère du filtre (exemple de l illustration ci-dessus : pour le champ «Produits», sélectionner «Laitages»). Les choix "(10 premiers ) et (Personnalisé )" permettent d'affiner les critères de filtre. Exemple d un filtre personnalisé : «Filtrer les ventes supérieures à 5000» Support de cours AFCI-NEwsoft 13
f) Les sous totaux Pour analyser vos données suivant des regroupements, EXCEL XP calcule automatiquement des sous totaux. Exemple : Calculer la «somme des ventes» par représentant : 1. Trier les données selon le critère de regroupement (ex : trier par représentant) 2. Dans le menu Données choisir Sous totaux 3. Cliquer sur OK pour valider (un mode d affichage «plan» apparaît). Cliquer sur : le bouton «1» pour afficher le total général le bouton «2» pour afficher les totaux par représentant Support de cours Afci-Newsoft 14
Cliquer sur : Le bouton «3» pour afficher tous les totaux et le détail des ventes par représentant Support de cours AFCI-NEwsoft 15
g) Les tableaux croisés dynamiques (T.C.D.) Pour analyser vos données, vous disposez, avec EXCEL XP, d'un outil qui crée des tableaux croisés dynamiques en quelques étapes à l'aide d'un assistant. Exemple : Créer un T.C.D. qui affiche la somme des ventes par représentant et par région. 1. Placer le curseur sur la 1 ère cellule du tableau, 2. Dans le menu Données choisir Rapport de tableau croisé dynamique Etape 1 : Sélectionner la source des données à analyser et le rapport souhaité (tableau croisé ou graphique). Etape 2 : Sélectionner la plage cellules de données à utiliser pour le T.C.D. ou Coller un nom (touche F3) si la base de données a été nommée. Etape 3 : Cliquer sur le bouton Disposition pour créer le T.C.D. Support de cours Afci-Newsoft 16
Etape 3 (suite) : Disposition du T.C.D. Faire glisser les «champs» vers le tableau : «Ventes» vers DONNEES «Représentant» vers COLONNE «Région» vers LIGNE Boutons «champs» de la base de données. Il est impératif de déposer un champ dans le cadre des DONNEES. Les autres cadres peuvent restés vides. Dans chaque cadre, vous pouvez déposer plusieurs champs pour faire un tableau très complet. La disposition du tableau est modifiable en faisant glisser les champs d'un emplacement à l'autre. Cliquez sur OK pour VALIDER. Cliquer sur Terminer pour insérer le T.C.D. dans une nouvelle feuille. Pour ajouter un champ dans le T.C.D., sélectionnez le dans cette fenêtre puis faites le glisser vers le T.C.D. Support de cours AFCI-NEwsoft 17
Double cliquer sur ce bouton pour changer de fonction. Double cliquer sur une des données du T.C.D. revient à extraire le détail de ces données dans une nouvelle feuille. Exemple : double clic sur le résultat de Davolio région ouest (41934). La mise en forme du T.C.D. peut être personnalisée tout simplement, comme dans un tableau "classique". Vous pouvez également masquer des éléments en déroulant la liste du champ «région» ou «représentant». Support de cours Afci-Newsoft 18
VIII. LA CONSOLIDATION La consolidation de données permet de regrouper des données de plusieurs tableaux crées dans des feuilles différentes ou non. Exemple : Faire la somme des 3 tableaux ci-dessous placés dans des feuilles différentes. Feuille «région1» Feuille «région2» 1. Nommer chacun des 3 tableaux : région1 ; région2 ; région3 2. Placer le curseur dans une nouvelle feuille, puis cliquer sur le menu Données / Consolider Feuille «région3» 3. Sélectionner la fonction «somme» 4. Placer le curseur puis appuyer sur la touche F3 pour coller le nom du 1 er tableau (région1), puis cliquer sur «Ajouter» 5. Recommencer l étape n 2 deux fois (région2 ; région3) 6. Cocher les cases : «Ligne du haut» et «lier aux données» puis Ok pour valider Support de cours AFCI-NEwsoft 19
Le résultat de la consolidation est un «tableau» en mode «plan», que vous pouvez mettre en forme comme un tableau «classique». Cliquer sur le 1 er pour afficher le détail (1ères lignes des 3 tableaux) IX. FORMULE 3D Est appelée «formule 3D» une formule qui permet de calculer des données provenant de feuilles de calculs différentes. Reprenons l exemple précédent : Faire le total général des 3 tableaux (région1 ; région2 ; région3). 1. Placer le curseur dans la cellule résultante, 2. Taper =somme( 3. Cliquer sur l onglet de la feuille du 1 er tableau (région1) puis cliquer sur la cellule qui contient la valeur à calculer (B9), 4. Taper ; 5. Recommencer depuis l étape n 3 pour les 2 autres tableaux (région2 ; région3). Support de cours Afci-Newsoft 20
X. LES GRAPHIQUES SUPERPOSES Ils permettent d afficher des types de graphiques différents dans un seul et même graphique. (ex : histogramme et courbe) Exemple : Utiliser les fonctions «moyenne» et «max» (pour la meilleure production) Sélectionner les données (A1:E6), puis cliquer sur l outil «Assistant graphique» Etape 1 : Sélectionner le type de graphique «histogramme groupé» (sans effet 3D) : Support de cours AFCI-NEwsoft 21
Etape 2 : Cocher «série : lignes» : Etape 3 : Saisir le titre du graphique «Nombre de pièces fabriquées Mars 2002» : Cliquer sur Terminer pour insérer le graphique dans la feuille de calculs. Dans la barre outils «graphique», sélectionner la «série moyenne» Support de cours Afci-Newsoft 22
Cliquer sur le menu Graphique / Type de graphique, sélectionner un type de graphique «courbe» Faire de même pour la «série Meilleure production». Support de cours AFCI-NEwsoft 23
XI. LES MACROS Pour exécuter rapidement des commandes répétitives, EXCEL XP vous offre la possibilité d'enregistrer des macros. a) Enregistrer une macro 1. Dans le menu Outils choisir Macro puis Nouvelle macro Saisir le nom de la macro Saisir le descriptif de la macro Sélectionner «Classeur macros personnelles» pour que la macro puisse être disponible dans tous vos classeurs! 2. Cliquer sur OK pour lancer l'enregistrement après avoir rempli les différentes zones de cette boîte de dialogue, 3. A partir de cet instant toutes vos commandes sont enregistrées (ex : Cliquer sur le Menu Format / Cellule / onglet «Alignement» : sélectionner Vertical : Centré + Horizontal : Centré) puis OK pour valider, 4. Cliquer sur le bouton «Arrêter l enregistrement». Support de cours Afci-Newsoft 24
b) Affecter une macro à un bouton de commande Une macro peut-être exécutée par un raccourci clavier (voir dans la boîte de dialogue au dessus) mais également à l'aide d'un bouton que l on peut placé dans une barre d'outils. Ajouter un bouton dans une barre d'outils 1. Dans le menu Outils, choisir Personnaliser 2. Sur l onglet Commandes, sélectionner la catégorie Macros 3. Faire ensuite glisser le «bouton personnalisé» vers une barre d'outils Affecter la macro à ce bouton personnalisé : 4. Faire un clic bouton droit de souris sur ce «bouton personnalisé» (en prenant soin de NE PAS FERMER la fenêtre de «Personnalisation») 5. Dans le menu contextuel, cliquer sur Affecter une macro Support de cours AFCI-NEwsoft 25
6. Sélectionner la macro à affecter. 7. Cliquer sur OK pour valider Remarque : Tout en conservant la fenêtre de «personnalisation» ouverte, vous pourrez par le Menu Contextuel (clic droit sur le bouton), accéder à d autres personnalisations telles que : Actions Modifier le nom du bouton (texte de l info bulle) Changer d image Dessiner un bouton Commandes du menu contextuel à sélectionner Cliquer sur : Nom : Cliquer sur : Modifier l image du bouton Cliquer sur : Editeur de boutons Support de cours Afci-Newsoft 26