TRAITER LES DOCUMENTS ET SAUVEGARDER LES DONNÉES 2 BCDI3 : LES ATELIERS DU MERCREDI CRDP DE LA GUADELOUPE 2005-2006 NIVEAU 2 Saisir un nouveau document Supprimer un document Supprimer un ensemble de documents Dupliquer une fiche Créer plusieurs Notices pour un même document Faire des changements par lots Sauvegarder des données SAISIR UN NOUVEAU DOCUMENT 3 fichiers pour traiter un document Notice Notice Traitement intellectuel du document Document Traitement physique du document Exemplaire Traitement permettant de localiser le document dans l espace documentaire et d en connaître le nombre La saisie d un nouveau document Notices (vérifiez avec F2 que le document n a pas encore été saisi) Document (cliquez sur le bouton) Remplissez les différents champs Créez l éditeur, la collection s ils n existent pas dans la base (toujours vérifier avec F2) Continuez la saisie et précisez le nombre d exemplaires Exemplaire remplissez les champs puis enregistrez Retournez à la fiche Document Retournez à la fiche Notice (clic sur icône : flèche retour) Notices saisissez les données -1/6-
Enregistrez -2/6-
SUPPRIMER UN DOCUMENT Le document que vous venez de saisir apparaît dans 3 fichiers : Notices Documents Exemplaires Pour le supprimer il faut supprimer chacun de ces fichiers. Étape 1 Exemplaires sélectionnez le document à supprimer en passant par F2 Supprimez-le en cliquant sur cet icône Étape 2 Documents sélectionnez le document à supprimer Supprimez-le en cliquant sur cet icône À l annonce de la suppression de la notice correspondante, cliquez sur OK SUPPRIMER UN ENSEMBLE DE DOCUMENTS Dans quels cas? Lorsque l on veut, par exemple, supprimer les numéros anciens d un périodique ou toute une collection (Bibliothèque rose ). Exemple : on veut supprimer les TDC de l année 1994. Étape 1 Rechercher Documents Posez l équation : Documents (bouton Documents) = ~TDC-~ et Date de parution (bouton Documents) = ~1994~ Cliquez sur l icône Lancer la recherche Information sur le nombre de fiches trouvées OK Cocher : Fiches en ligne -3/6-
Voir les fiches trouvées ou les éditer Vérifiez qu il s agit bien de votre sélection puis notez les n des TDC qui vont être supprimés : TDC 667 à TDC 686 dans l exemple choisi. Fermez la fenêtre des fiches en ligne. Supprimez les fiches sélectionnées. À l annonce de la suppression des notices correspondantes, cliquez sur OK Étape 2 Rechercher Exemplaires Posez l équation : Exemplaire (bouton Exemplaire) > ~TDC 666~ et Exemplaire < ~TDC 687~ Lancer la recherche Information sur le nombre de fiches trouvées OK Cocher Fiches en ligne Voir les fiches trouvées Vérifiez qu il s agit bien de votre sélection. Fermez la fenêtre. Supprimez. DUPLIQUER UNE FICHE Dans quel cas? On duplique un document lorsque l on veut saisir un document existant déjà dans la base mais ayant des caractéristiques différentes comme l année d édition, l éditeur ou la collection par exemple. On peut également dupliquer la fiche Document d un périodique lorsque l on procède au bulletinage et qu il ne faut modifier que le numéro, la date et le statut par exemple. Notices affichez la fiche recherchée Dupliquez-la en cliquant sur l icône Créer une nouvelle fiche pré-remplie Une fiche Notice (Nouv) apparaît Documents (en cliquant sur le bouton) La fiche Documents apparaît Dupliquez-la -4/6-
Une fiche Documents (Nouv) apparaît Apportez les modifications nécessaires Enregistrez Un numéro d exemplaire est créé Exemplaires saisissez les données Enregistrez CRÉER PLUSIEURS NOTICES POUR UN MÊME DOCUMENT Dans quel cas? On crée plusieurs notices pour un même document lorsqu il s agit : - d un périodique contenant plusieurs articles intéressants pour la base de données - d un ouvrage contenant des contributions de plusieurs auteurs - d une vidéo contenant plusieurs films Exemple : Beaux Arts Magazine, n 255, septembre 2005 Notice 1 : Marie-Thérèse Perrin : l'esprit du printemps Notice 2 : La Révolte du Caire de Girodet Notice 3 : Björk & Barney : pour le meilleur et pour l'étrange Étape 1 Notice saisissez le titre de l article Document affichez le titre du périodique à l aide de F2 puis capturez-le (toutes les données relatives à ce document apparaissent en bas de la fiche). Poursuivez la saisie des 2 pages du fichier Notices. Enregistrez. Le bouton Liste Notices affichera (1) indiquant ainsi la création d une fiche Notice. Étape 2 Reproduisez la même procédure autant de fois qu il y a d articles à saisir. Étape 3 Pour vérifier que les Notices figurent bien dans la base. Documents Recherchez le titre du périodique concerné. Affichez le contenu de la fiche grâce à l icône Fiche suivante. Le bouton Liste Notices (x) apparaît. Faites défiler chacune des notices. -5/6-
FAIRE DES CHANGEMENTS PAR LOTS Dans quels cas? Lorsque l on veut modifier en une seule fois les renseignements portés sur plusieurs fiches dans un champ vide ou mal rempli. Attention! Cette opération ne peut se faire qu à la suite d une recherche. Par exemple on veut remplacer «HUGO, V.» par «Hugo, Victor». Il est indispensable que la forme «Hugo, Victor» existe déjà dans la fiche Auteurs. Par conséquent, si la forme «Hugo, Victor» n existe pas, il faut la créer. Rechercher Notices Posez l équation : Auteurs = ~ HUGO, V. ~ Lancer la recherche Information sur le nombre de fiches trouvées OK Cocher Fiches en ligne Voir les fiches trouvées Vérifiez qu il s agit bien de votre sélection Fermez la fenêtre des fiches en ligne Modifier par lots (chercher-remplacer) : La fenêtre Changements par lots apparaît Dans notre exemple on choisit de modifier le champ Auteurs en remplaçant HUGO, V. par Hugo, Victor. Cocher Auteurs Dans le champ Rechercher faire apparaître HUGO, V. Dans le champs Remplacer par taper la modification souhaitée : Hugo, Victor Sélectionnez les options de votre choix Si on souhaite changer toutes les formes mal saisies de Victor Hugo (ex HUGO (Victor), Hugo (Victor), HUGO VICTOR, Victor Hugo, etc.), il est possible de taper Tout dans le champs Rechercher pour Remplacer ces formes par : Hugo, Victor. -6/6-
SAUVEGARDER DES DONNÉES Procédure Créez le raccourci de la sauvegarde BCDI Double cliquez sur le raccourci pour lancer la sauvegarde Sélectionnez Sauvegarde du travail Choisissez le lecteur, c'est-à-dire le support sur lequel sera enregistrée la sauvegarde (disquettes, ZIP, CD Rom) A la fin de l opération qui dure quelques secondes, cliquez sur Quitter NB Il est nécessaire de sauvegarder au moins une fois par an, le programme et le thesaurus. Les données (travail) doivent être sauvegardées chaque jour. Planification de la sauvegarde de BCDI3 Pour sauvegarder régulièrement (tel jour à telle heure), il faut suivre la procédure suivante : Se positionner sur Démarrer et faire un clic droit de la souris Cliquer sur Explorer et double cliquer sur Explorateur Windows Double cliquer sur Panneau de configuration (sur le +) Double cliquer sur Tâches planifiées puis sur Création d une tâche planifiée Cliquer sur Suivant Retrouver BCDIZIP en cliquant sur Parcourir NB : BCDIZIP se situe dans le répertoire «prog» de BCDI3 Chemin d accès : C:\BCDI\prog\BCDIZIP Double cliquer sur BCDIZIP et entrer un nom pour la tâche Choisir : l heure de début, la périodicité, la date de début Cliquer sur Suivant Entrer un mot de passe, le confirmer Cliquer sur Suivant Cliquer sur Terminer La sauvegarde s effectuera au jour et heure programmés. Ce document a été réalisé à partir de la base de données du logiciel BCDI3 réseau version 1.30-7/6-