Formation à BCDI abonnement du 27 mars et du 21 avril 2009 LEGTA Dardilly

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1 Formation à BCDI abonnement du 27 mars et du 21 avril 2009 LEGTA Dardilly 1 Informations générales Formatrice : Joëlle Gardien, CRDP de Lyon Abonnement 2009 => version 1.91, Thésagri 2008 La version 1.91 débogue les précédentes. Quand on fait le passage de BCDI3 à BCDI abonnement, on trouve un journal de la conversion dans Prog qui explique ce qui a été fait. Interface = version indiquée dans le bandeau en haut de la page d accueil. On trouve aussi cette information en passant par le menu?, puis Historique des mises à jour. Menu? / Votre espace client / Votre espace client => connexion à la Cyberlibrairie de Poitiers. Ecrans de recherche différents à chaque version. Besoin de réindexer les bases à chaque changement de version. Structure du logiciel => voir l aide en ligne. 2 façons d entrer dans BCDI : en administrateur (mot de passe par défaut : admin) en gestionnaire (mot de passe par défaut : gestion) Changer les mots de passe par défaut. Sauvegardes des bases : soit en mode administrateur, soit en mode gestionnaire. Processus de sauvegarde : le logiciel prend le répertoire de la base (par exemple Data), il crée un Databis, le compacte pour en faire un fichier Data.zip puis efface le Databis. On enregistre le fichier zip où on veut. Conseil : il faut faire des sauvegardes sur des supports différents (clé USB, DVD). 2 - Mot de passe administrateur Au départ on a trois bases : Base principale => Data Base Travail perso => base sans notices avec Thésagri et Dico pour s exercer à des manipulations Base Demo => fournie par le CRDP de Poitiers, thésaurus Motbis 2.1 Onglet Bases Notes prises par Bénédicte Jouhannaud Page 1 sur 8

2 Dans cet onglet, on peut changer le mot de passe gestionnaire. Bien cocher «Base protégée» pour toutes les bases (protection contre les actions Recopier depuis, Supprimer, Initialiser). Bouton Recopier depuis => récupère une base mais en écrasant la base qui reçoit. Sauvegardes Cliquer sur la base à sauvegarder Puis cliquer sur le bouton sauvegarder Si on est abonné à MémoElectre, cocher «Accès Electre» => permet l affichage des 1 ère et 4 ème de couverture des livres en mode recherche élèves si on a toujours une notice à acheter dans son abonnement (donc n en utiliser que 199 sur les 200). Ne changer le nom du champ Divers que si on est obligé de le faire sinon il peut y avoir des problèmes dans le cas d importation de fichiers (car les noms des champs doivent être absolument identiques). Créer une nouvelle base : bouton Création d une nouvelle base On donne le nom de la base, son répertoire On coche soit sans thésaurus (ce n est pas recommandé), soit avec thésaurus (ce qu il faut faire) Puis bouton Créer la base Remarque : pour la base de dépouillement Rénadoc, on peut soit créer une nouvelle base, soit utiliser Travail perso (à condition de ne pas l utiliser pour autre chose) Si on coche Base bibliographique : pas d informations sur les exemplaires Si on a un abonnement à MémoElectre, cocher Accès Electre : les couvertures des livres apparaitront en recherche élève. 2.2 Onglets Autorisations Permet de définir des types d autorisations avec ce qui peut être fait ou non dans BCDI (à lier à des types d utilisateurs (prof-doc, aide-doc, élève) dans l onglet Groupes d utilisateurs). Pour désactiver (ou réactiver) le fil RSS qui s affiche automatiquement quand on entre en gestionnaire Bouton Tous les droits Bouton Paramétrer les autorisations d accès aux menus Onglet Gérer les autorisations Cocher ou décocher Fil RSS Possibilité d utiliser la marguerite des couleurs pour les documentaires (couleur qui apparaît dans les résultats de recherche) Bouton Tous les droits Notes prises par Bénédicte Jouhannaud Page 2 sur 8

3 Bouton Paramétrer les autorisations d accès aux menus Onglet Gérer les autorisations Cocher ou décocher Utiliser la marguerite 2.3 Onglet Groupes d utilisateurs Permet de lier des types d utilisateurs avec les types d autorisations. Choix de l interface pour la recherche usagers : niveau collège / niveau lycée / web 2.4 Onglet Administrateur Dans cet onglet, on peut changer le mot de passe administrateur. On peut aussi modifier les couleurs de la marguerite si on n a pas utilisé les couleurs standards. 3 - Mot de passe Gestion Menu Gestion du fonds Gestion des commandes : création Il faut créer le document en catalogage pour faire la commande : conseil => mettre comme cote En commande Gestion des commandes Préparation Recherche sur Cote = En commande o Si on a oublié un coût, refus de BCDI d éditer la commande => double-clic pour l ajouter. On ajoute o le fournisseur (à créer) o le numéro de bon o l origine des crédits Enregistrer commande Editer bon de commande Saisie des coordonnées de l établissement Gestion des commandes / réception pour noter la date de réception des exemplaires Si un document jamais reçu, on peut supprimer le document saisi. Catalogage => saisir : on choisit un masque de saisie Description bibliographique = document Analyse documentaire = notice Chaque document créé/saisi a une notice générale. Si on veut traiter une partie du document, on crée une partie composante. Notes prises par Bénédicte Jouhannaud Page 3 sur 8

4 Bulletinage des périodiques Gestion des périodiques Bulletinage o «voir, saisir» si la revue n existe pas o «bulletiner» si la revue existe Exportation de notices Autres formats Requête puis Format Msword => pour exporter dans un fichier Excel Exportation par mail ou en Pdf possible à partir de la recherche de notices. Changement thésaurus Thésaurus Changer de thésaurus Macro qui existe pour le récolement des périodiques Récolement assisté : voir Menu Gestion du prêt Récolement classique : passer par Gestion du fonds / Récolement Puis Supports cotés (bien vérifier qu ils ont tous des cotes) ou Périodiques Pour la publication du listing Bien demander de voir toutes les pages : bouton <=> Ne jamais mettre au pilon ou perdu un document en prêt ou en réservation => faire le retour ou annuler la réservation avant. Gestion des périodiques => état de réception Ne fonctionne que si on fait la gestion des abonnements par BCDI. Importation base externe Par fiche Ou par profil => pour récupérer des notices de la base démo ou d une autre base par exemple Nomenclatures F2 : on a les formes qui existent Bouton > : on a ce que le CRDP de Poitiers nous conseillent Pour les niveaux, prendre les fonctions en arborescence Pour corriger des erreurs dans les listes Nomenclatures Mettre en cohérence o 2 modes : simple / expert (avec le mode Expert, il y a un gros risque d erreur et un risque de saturation du serveur) Si on ouvre un index avec F2, on peut faire Ctrl P puis coller dans le Bloc-notes Notes prises par Bénédicte Jouhannaud Page 4 sur 8

5 3.2 Menu Gestion du prêt A partir du fichier de prêt, on peut accéder à la gestion des exemplaires et à la gestion des emprunteurs pour faire une modification si besoin. Calendrier des jours fériés et des vacances à mettre à jour dans BCDI version 1.91 : passer par Paramètres de prêt / Gestion d un calendrier (attention en Administrateur, le menu correspondant doit bien être coché) Edition des rappels Gestion des retards Inscrire son équation de recherche Rappels par mail => fiche sur le site Espacedocweb Récolement assisté : Gestion des exemplaires Récolement assisté Faire un fichier texte avec les numéros d exemplaires d une classe de la CDU en passant les codes-barres à la «douchette». Dans Récolement assisté, récupérer ce fichier texte puis demander la comparaison par classe. 3.3 Menu Recherche Recherche élève : deux interfaces => collège / lycée Pertinence : explication de cette notion sur le site du Club BCDI Du + pertinent : thésaurus mots-clés résumé divers Au pertinent : titre (si significatif) Recherche expert Bouton * devant descripteur : prendre le terme plus spécifique Bouton : prendre les associés Bouton ^ : prendre le terme plus générique Bouton? : prendre la thématique Bouton! : inverse de vide (faire une recherche sur un champ >! équivaut à chercher les fiches pour lesquelles ce champ est rempli) La recherche résumé=vide ou descripteur=vide ne fonctionne pas car c est un système de pointeur (BCDI cherchera le terme vide). Notes prises par Bénédicte Jouhannaud Page 5 sur 8

6 En recherche emprunteur, on peut éditer des cartes d emprunteurs => passer par le rapport tout prêt. Recherche Experte notices Format de sortie => Répertoire Rapport dans lequel existe un rapport qui permet de récupérer tous les champs pour un publipostage dans Word : Fichenoticecomplete.fr3 Puis résultats sur disque format Word : ça donne un fichier.csv 3.4 Menu Diffusion, édition Ce sont des macro commandes prêtes à l emploi pour faire des catalogues. On peut imprimer ou exporter (entre autres en Pdf) les catalogues. 3.5 Menu Indicateurs d activité Ce sont des macro commandes prêtes à l emploi. Conseil : pour les statistiques, travailler sur une copie de la base (dans travail perso, par exemple) c est-à-dire sur une base figée à un instant t => ça permet d avoir des statistiques cohérentes sur plusieurs années et de ne pas perturber le service. Si on veut voir ce à quoi va ressembler le résultat, cliquer sur la petite icône du graphique : BCDI fait la macro sur une base fictive, ça permet de voir la recherche que fait BCDI. Vérifier que les champs sur lesquels on travaille pour les statistiques sont bien remplis. Pour lancer la macro sur notre base, cocher puis cliquer sur l œil. En recherche experte on peut rappeler les macros du menu Indicateurs d activités. 3.6 Menu Outils Sauvegardes Outils Gestion des bases Sauvegarder une base : choisir la base à sauvegarder Edition des rapports : en Expert => permet de récupérer des rapports faits avec BCDI3 (avant de faire ça, vérifier tout ce qui est déjà proposé par BCDI abonnement) Pour permettre l envoi des rappels par mail : Gestion des paramètres locaux => 2 lignes Serveur de messagerie : c est le serveur SMTP de l établissement qu il faut inscrire Adresse mail de retour : à remplir impérativement Divers Notes prises par Bénédicte Jouhannaud Page 6 sur 8

7 Si on veut envoyer des mails par BCDI, il faut noter l adresse mail des personnes sur la fiche Emprunteur. Les rapports ont des extensions.fr3 Nouvelle date dans BCDI : date d importation. Aide : version à jour sur le site du CRDP de Poitiers, pas dans le logiciel. Pour accéder à cette aide en ligne, passer par le menu? du logiciel, puis Espace client, Documentation BCDI. 4 Conseils divers Si erreur faire une reconstruction. Si un champ est en majuscule, touche F9 pour le passer en minuscule. Si quelque chose manque dans un menu en Gestion, vérifier dans en Administrateur ce qui est coché ou non dans les Autorisations. Gestmmn intégré dans BCDI 1.91 mais pas de profil possible. Donc utiliser le Gestmmn habituel si on passe par un profil. Gestmmn : vérifier si on a bien la version 1.04 (téléchargement possible sur le site du Club BCDI) Pour les Mémodocnet et les Mémofiches, récupérer les données par l Espace client sur Internet plutôt que par la messagerie. 5 - Sites intéressants Espacedocweb (site des docs de l académie de Lyon) : Fiche sur Mettre en cohérence sa base On peut récupérer un tableau de récupération des rappels : ficher listrap.fr3. Passer par Recherche experte / Prêts / statut= et Retourné le = vide et Retour prévu le < date Document qui explique des manips en BCDI3 et ce qu elles deviennent en BCDI abonnement Etc. Site du lycée Carnot de Roanne : document comparatif BCDI et moteurs Internet Site du club BCDI : Notes prises par Bénédicte Jouhannaud Page 7 sur 8

8 des vidéos sur la façon de faire les commandes, la recherche, la bulletinage des périodiques fiche et formulaire pour déclaration du fichier de prêt à la CNIL (on ne doit pas garder les informations de prêt plus d un an) etc. Sur les sites du CRDP de Bourgogne (Dijon) et du CRDP de Nice, documents fiables sur BCDI. et Pour récupérer des notices Pour les documents du Scéren, on peut récupérer des notices sur (sur : les documents mais pas les notices) Pour les documents de l ONISEP, on peut récupérer des notices sur On peut aussi récupérer des notices sur Moccam (voir fiche sur club bcdi) : Cyberlibrairie du CRDP de Poitiers : Notes prises par Bénédicte Jouhannaud Page 8 sur 8

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