Données documentaires Généralités : structure des données documentaires dans BCDI et règles de saisie à adopter

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1 Données documentaires Généralités : structure des données documentaires dans BCDI et règles de saisie à adopter 1. Les données documentaires dans BCDI Edité et diffusé par le CRDP de Poitou-Charentes depuis septembre 1994, BCDI compte plusieurs milliers d utilisateurs. Afin d optimiser la constitution de bases de données documentaires locales, les auteurs de BCDI ont délibérément défini une structure de données documentaires unique pour tous les utilisateurs ainsi qu un format d échange de ces données (MémoNotices) permettant une mutualisation automatique des références documentaires produites par les divers utilisateurs du logiciel. En outre, la généralisation de l utilisation d UNIMARC comme format international d échange de données documentaires (données issues des CD-ROM BNF et Electre ainsi que de la plupart des logiciels de bibliothèques) a conduit le CRDP de Poitou-Charentes à élaborer des outils, périphériques à BCDI, permettant de transformer des données UNIMARC en MémoNotices (Mémo2709) ou de transformer des données MémoNotices en UNIMARC (MémoMarc). Ces différents outils permettent des échanges automatiques des données produites par les différents centres de documentation utilisateurs de BCDI et les systèmes documentaires informatisés compatibles avec UNIMARC - ISO Encore faut-il que les données documentaires échangées en MémoNotices ou en UNIMARC soient cohérentes au niveau de leur contenu. De ce fait, il est indispensable que les différents utilisateurs de BCDI qui désirent exporter les données qu ils ont produites ou importer des données (MémoNotices ou UNIMARC) existant par ailleurs : a - aient une bonne connaissance de la structure des données documentaires dans BCDI et des relations existant entre les différents fichiers concernés afin d utiliser pleinement les possibilités du logiciel en ce domaine ; b - connaissent et utilisent dans la mesure du possible la normalisation existante dans le domaine de la production de données documentaires (cf. infra : la normalisation en documentation) : ces éléments vous seront donnés, champ par champ, pour les fichiers Notices et Documents de BCDI.

2 2. Structure des données documentaires et relations entre les fichiers concernés, importations et exportations dans BCDI. Thésaurus Notices Document Thésaurus Insérer Thésaurus Outils : listes thésaurus, liste relationnelle MémoNotices MémoEditeurs Documents Document Editeur Collection Nbre Expl. Editeur Editeurs Exemplaires MémoCollections N exemplaire Exemplaire Collection Collections Champ de relation Capture dans une liste d autorité Importation / exportation Autre relation Thésaurus : cf. I-A-1-k : le champ «Thésaurus» VI-A: création ou modification d un thésaurus pour BCDI Notices : cf. I-A-0 : Fichier Notices Documents : cf. I-A-2 : Fichier Documents Editeurs : cf. I-A-3 : Fichier Editeurs Collections : cf. I-A-4 : Fichier Collections Exemplaires : cf. I-A-5 : Fichier Exemplaires

3 3. Normalisation en documentation 3.1 Normes en vigueur au 1er septembre 1993 Association française de normalisation. Documentation : recueil de normes françaises 1993 / AFNOR. - 5e éd. - Paris - La Défense : AFNOR, vol. (XIV - 453, XIII p.) :ill., couv. ill. ; 24 cm, ISBN (éd. complète). 3.2 Normes parues ou révisées depuis le 1er septembre 1993 Z Catalogage de la musique imprimée : rédaction de la notice biliographique Z Catalogage des parties composantes : rédaction de la description bibliographique Z Catalogage des documents cartographiques : forme et structure des vedettes noms géographiques Z Principes généraux pour l indexation des documents 3.3 Normes en préparation : Z (ISO 999) Principes directeurs pour l élaboration, la structure et la présentation des index Z (ISO 10444) Numéro international normalisé des rapports (ISRN) Z (ISO 10957) Numéro international normalisé de la musique (ISMN) Z (ISO ) Répertoire des éléments de données bibliographiques. Partie 3 : applications à la recherche documentaire Z (ISO 8777) Commandes pour les systèmes interactifs de recherche d information Z Catalogage des documents électroniques : rédaction de la description bibliographique 4 - Les MémoNotices issues de BCDI et les autres logiciels documentaires 4.1 Mémolog 3 : diffusé par le CRDP de Poitou-Charentes depuis octobre 1994, Mémolog 3 a repris le format d échange de données de BCDI. De ce fait les échanges de MémoNotices entre les utilisateurs de BCDI et de Mémolog 3 ne posent aucun problème.

4 4.2 BCDI-école : édité et diffusé par le CRDP de Poitou-Charentes depuis octobre 1994, BCDI-école utilise un format d échange de données très proche mais légèrement différent de celui des MémoNotices issues de BCDI. De ce fait il est nécessaire que les MémoNotices issues de BCDI soient transformées en MémoNotices BCDI-école au moyen de l utilitaire MémoTRF (élaboré par le CRDP de Poitou-Charentes) avant insertion dans une base BCDI-école. 4.3 Mémolog (version 1.1 ou 1.2) : diffusé par le CRDP de Poitou-Charentes jusqu en juin 1994, ce logiciel comportait deux formats d échange de données documentaires, MémoFiches (références d articles de périodiques) et MémoDocs (références de documents autres que périodiques). Les MémoNotices issues de BCDI peuvent être transformées en MémoFiches ou en MémoDocs par l intermédiaire de l utilitaire MémoTRF déjà cité. Cependant, il convient de noter que le retraitement de MémoNotices en MémoFiches ou MémoDocs représente un appauvrissement des données initiales (les données établies en minuscules accentuées dans BCDI seront transformées en majuscules lors de leur insertion par MémoFiches ou MémoDocs, le résumé sera tronqué à 255 caractères, le nombre de descripteurs strictement limité à 5...). Jusqu en décembre 1996, le CRDP de Poitou-Charentes continue à diffuser ses propres MémoFiches à l ancien format MémoFiches de Mémolog V 1.2 et garantit la cohérence de ces données pour les possesseurs de cette ancienne version de Mémolog. A partir de 1997 les MémoFiches du CRDP de Poitou-Charentes ne seront plus diffusées qu au seul format MémoNotices et devront être transformées en MémoFiches par l intermédiaire de MémoTRF. 4.4 Autres logiciels documentaires En ce qui concerne les logiciels documentaires autres que ceux diffusés par le CRDP de Poitou-Charentes, la question de l utilisation de données établies au format MémoNotices relève, bien évidemment, de leurs éditeurs ou de leurs utilisateurs. Notons à ce sujet que Mémo-CD (CD-ROM des références documentaires diffusées par le CRDP de Poitou- Charentes) comporte un utilitaire «MémoConvert» permettant éventuellement de convertir des MémoNotices au format UNIMARC-ISO BCDI et l importation de références documentaires issues d autres logiciels documentaires. Ainsi que cela a été indiqué précédemment (cf. 1 - Les données documentaires dans BCDI), les années 1990 ont vu la généralisation du format international d échange UNI- MARC-ISO 2709 pour l exportation de données issues des bases de données documentaires (CD-ROM BNF et Electre, bases de données gérées par la plupart des logiciels de bibliothèques) : cette situation a conduit le CRDP de Poitou-Charentes à élaborer et à diffuser un logiciel, périphérique à BCDI, permettant de retraiter des données issues de ces diverses bases pour les transformer en MémoNotices insérables dans le logiciel. Le processus de transformation de données UNIMARC-ISO 2709 par Mémo2709 est le suivant :

5 5.1 Importation d un fichier UNIMARC-ISO 2709 (créé par l utilisateur à partir des CD- ROM BNF ou Electre ou issu d un logiciel de bibliothèque disposant d un format d exportation UNIMARC). Cette opération d importation permet de vérifier que les données importées sont conformes la norme ISO 2709 (si ce n est pas le cas, l opération échouera) et de transformer les données UNIMARC-ISO 2709 en données UNIMARC «ligne à ligne». Exemple : Notice au format ISO nam frBN a xbbr.d72 F afrb afrbdl a d1988 a y0frey0103 ba0 afre afr aa z 00 z ar1 aûn PÂelerinage en Inde du Sud en 1845, TiruvannamalaifFranapplecoise Boudignon aparisca. Micheld1988e27-ÂEvreuxgImpr. HÂerissey a[54] p.cill., couv. ill.d29 cm.2 aûn Lieu, des hommes, une histoirex b frBN tÛn Lieu, des hommes, une histoire.x v17 3frBN aPÁelerins et páelerinages hindous3frbn yinde3frbn ytiruvannamalai (Inde)3frBN xHistoirez19e siáecle3frbn xouvrages pour la jeunesse 3frBN atiruvannamalai (Inde)3frBN xVie religieuse3frbn z19e siáecle3frbn xouvrages pour la jeunesse a93vâed a930 13frBN aBrochardbPhilippef frBN aFroidevauxbMarie-GeneviÁeve4440 3aFRbBNc gAFNOR0 3frBN aAbbaye Saint-Michel-du-Mont frBN aMont-Saint-MichelxAbbaye du frBN aLe Mont-Saint-Michelx(Manche)xAbbaye frBN aAbbaye Saint-Michel-du-Mont frBN aMont-Saint-MichelxAbbaye du frBN aLe Mont-Saint-Michelx(Manche) Début de la même notice au format Unimarc ligne à ligne (après importation) (fonction Visualiser, choix Unimarc) 5.3 Création d un fichier d exportation de MémoNotices pour BCDI. Lorsque ces opérations d importation, de retraitement (et de comparaison éventuelle) sont effectuées, la fonction d exportation présente dans Mémo2709 permet de créer un fichier de MémoNotices (\MEMO2709\MEMOBCDI.DBF) qui sera directement insérable dans la base BCDI concernée (Insérer MémoNotices).

6 6 - La conversion de bases de données issues d autres logiciels vers BCDI. 6.1 Conversion d une base de données Mémolog (version 1.2) en BCDI. La structure des références documentaires gérées dans les versions 1.1 ou 1.2 de Mémolog (cf. 4.3 Mémolog) était très sensiblement différente de celle gérée par BCDI. De ce fait une conversion de la base de données est indispensable lors du passage de Mémolog 1.2 à BCDI. Cette conversion est assurée automatiquement (à la demande de l utilisateur) lors de l implantation de BCDI Dans Mémolog les références documentaires étaient gérées informatiquement de deux façons différentes selon qu elles concernaient des périodiques (format d échange «MémoFiches») ou un autre support (format d échange «MémoDocs») : - les MémoFiches correspondaient à une «Notice» rattachée à un «Périodique» par l intermédiaire d un champ de relation «Titre et N Périodique» de 30 caractères ; - les Mémodocs correspondaient à une «Notice» rattachée à un «Document» par l intermédiaire d un champ de relation «T. Doc» de 60 caractères. En outre, les Mémodocs pouvaient comporter, en «Document», une mention de «Collection» (30 caractères) et un «N de Collection» (1,8 caractères). Enfin, le contenu des différents champs «indexés» était automatiquement transformé en majuscules lors de la saisie initiale des données (ou de leur importation) La gestion des références documentaires dans BCDI. Avec BCDI, la gestion de ce type de références change totalement : - fusion des anciens fichiers Périodiques et Documents dans un seul nouveau fichier Documents par l intermédiaire de la valeur «Périodique» rajoutée dans le champ «Support» et création,de ce fait d un nouveau format d échange, unique, «MémoNotices» ; - création, par l aménagement de l ancien fichier Abonnements (qui n avait pas de lien informatique avec l ancien fichier fichier Périodiques ), d un nouveau fichier Collections, relié au nouveau fichier Documents par l intermédiaire du champ «Collection» et possibilité d alimenter a priori ce nouveau fichier Collections avec une liste d autorités de collections, «MémoCollections», diffusée par le CRDP de Poitou- Charentes avec «MémoEditeurs» sous le nom de «MémoListes» ; - création d un champ «ISSN» dans le nouveau fichier Documents ; - possibilité de gérer des minuscules accentuées dans les champs indexés ; - augmentation de la taille de la plupart des champs concernés : le champ «Document» comporte 65 caractères (contre 60 pour l ancien champ «T. Doc.» et 30 pour l ancien champ «Titre et N Périodique»), le champ «Collection» passe de 30 à 65 caractères, le champ «N Collect.» passe de 18 à 30 caractères.

7 Toutes ces modifications permettent aux nouveaux utilisateurs de BCDI de gérer des références documentaires de façon beaucoup plus riche, mais posent également, pour les anciens utilisateurs de Mémolog, le problème de l homogénéisation de références établies dans l ancien logiciel par rapport à celles qu il serait possible d établir avec le nouveau logiciel La conversion des données existantes lors du passage de Mémolog à BCDI et les échanges de données entre utilisateurs de l ancien et du nouveau logiciel. Dans tous les cas, ce qui existait est récupéré, au moins tel qu il existait, lors de l opération de conversion des fichiers qui transforme des données de structure «MémoFiches» ou «MémoDocs» en données de sructure «MémoNotices». Une fois cette conversion effectuée, les échanges de données entre les anciennes bases de données Mémolog et les nouvelles bases de données BCDI ne sont plus directement possibles (ni dans un sens, ni dans l autre) : il faut obligatoirement utiliser l utilitaire «MémoTRF» pour transformer des «MémoFiches» ou des «MémoDocs» en «MémoNotices» (et vice versa). Dans le cas des anciennes références de «Documents» la conversion ne pose pas de problèmes particuliers : les données présentes dans les anciens champs «T. Doc.», «Support», «Collection» et «N de Collection»..., restent les mêmes : les données sont toujours en majuscules, ce qui ne fait que poser le problème esthétique (BCDI et Mémolog 3 gèrent en fait les minuscules accentuées comme si elles étaient des majuscules) de la cohabitation de données en majuscules et en «typographie riche». Dans le cas des anciennes références de «Périodiques», la conversion est plus complexe : en effet, non seulement le contenu de l ancien champ «Titre et N de Périodique» est repris, tel quel dans le nouveau champ «Document» (le champ «Support» étant alors affecté de la valeur «Périodique» et les anciens champs «Date de parution» et «Date de réception» étant transférés dans les champs «Année» et «Date saisie»), mais, de plus, les champs «Collection» et «N collect.» sont renseignés à partir des informations disponibles, entre titre du périodique qui est reporté en champ «Collection» et son numéro qui est reporté, tel quel, en «N Collect.» Conversion de bases de données issues d autres logiciels Contrairement à ce qui se passe pour la conversion de bases Mémolog en BCDI, la conversion de bases de données issues d autres logiciels ne s effectue pas automatiquement lors de l implantation de BCDI. Dans ce deuxième cas, il s agit d établir une correspondance entre la structure des données source (gérées dans l ancien logiciel) et celle attendue en importation de données («Insérer») par BCDI (essentiellement MémoNotices et Emprunteurs). En ce qui concerne l établissement de ces correspondances et la création de fichiers insérables dans BCDI, l on pourra se reporter à «BCDI : prise en main. - Poitiers : CRDP de Poitou-Charentes, La compatibilité Dbase, P ».