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1 - Christian Courtois - Juin 2012

2 Sommaire Voir aussi l'index en fin de document Comment convertir de manière automatique le contenu d'un champ en minuscules?... 4 Comment éditer et imprimer la liste des valeurs d'un champ (index)?... 4 Comment créer une icône de lancement pour BCDI?... 5 Comment paramétrer le lancement du client BCDI?... 6 Comment vérifier les opérations de prêt effectuées avec BCDI?... 7 Comment saisir une notice sans la souris??... 8 Comment récupérer des écrans de BCDI dans un traitement de texte? Comment lancer le serveur BCDI automatiquement et discrètement? Comment gérer un accès des élèves protégé par mot de passe? BCDI : Généralités sur les mises à jour Comment gérer l'interdiction individuelle du prêt? Comment contrôler la recherche des élèves avec Bcdiweb 1.80 (et versions suivantes)? Comment gérer le prêt en exploitant le code à barres commercial des documents (code EAN)? Comment réaliser un graphique à l'aide des indicateurs fournis par Bcdi? A propos de problèmes d'affichage avec le client de Bcdi Comment modifier le texte des lettres de rappel? Comment effectuer un récolement à l'aide des formats de sortie de Bcdi? Comment rendre les fiches de prêt anonymes pour les conserver en vue d'effectuer des statistiques? (versions Bcdi avant 2.2x) Comment créer des liens vers des bibliographies "dynamiques"? Comment connaître les caractéristiques d'un champ lorsqu'on saisit une fiche? Comment afficher les logos ONISEP dans l'interface "Élève" de Bcdi Abonnement ou dans Bcdiweb lorsqu'on a changé sa cote? Comment récupérer les informations de l'onisep du champ Divers vers le champ Centre d'intérêt (versions Bcdi antérieures à la 2.2x)? Comment permettre aux élèves de récupérer le résultat d'une recherche sous forme d'un fichier éditable et imprimable? Comment saisir une notice sans utiliser la souris? (2) Comment repérer dans Bcdi les ressources en ligne dont le lien n'est plus actif? Comment afficher, à partir d'un exemplaire, les derniers prêts effectués? Comment contrôler après bulletinage le bon déroulement de l'importation des Mémofiches (à partir de la version Bcdi Abonnement v. 2.0x)? Comment afficher une fenêtre modale cachée qui "bloque" Bcdi? Comment trouver et récupérer des notices de livres à partir de services en ligne? Comment éditer des lettres de rappel électroniques avec Bcdi Abonnement? Tout savoir sur la mise à jour du thesaurus Comment chercher des fictions par Genre avec e-sidoc? Page 2

3 Comment paramétrer un calendrier dans Bcdi pour les retours de prêt? Comment traiter les images et photos pour qu'elles soient intégrables dans e-sidoc? Petite sitographie Index Page 3

4 Comment convertir de manière automatique le contenu d'un champ en minuscules? Si vous souhaitez harmoniser l'apparence de vos listes d'index qui incluent parfois des vestiges de saisies "tout en majuscules" (imposées parfois par d'anciens logiciels comme Memolog ou Diderot), procédez de la manière suivante : Éditez la fiche Notices, Documents, Auteurs,... dont vous voulez modifier un champ ; Placez-vous sur le champ concerné (Titre de Notices, Document, Auteur, Éditeur, etc.) et appuyez sur la touche : le contenu est mis automatiquement en minuscules, sauf la première lettre ; Attention : il faudra compléter cette opération en replaçant quand c'est nécessaire les majuscules des noms propres ou les caractères accentués de votre texte. Comment éditer et imprimer la liste des valeurs d'un champ (index)? Lorsque vous "nettoyez" votre base, il peut être utile de pouvoir éditer ou imprimer rapidement toutes les valeurs d'un champ (liste des auteurs, des éditeurs, des niveaux ou des mots-clés saisis en Notices, par exemple). Pour cela, procédez de la manière suivante : Ouvrez une nouvelle page de votre traitement de texte préféré (Open Office, Word...) ; Dans BCDI, éditez la fiche Notices, Documents, Auteurs,... dont vous voulez récupérer les valeurs d'un champ ; Placez-vous sur le champ concerné (Auteur, Éditeur, Niveau, etc.) et appuyez sur la touche pour afficher la liste de vos valeurs ; Appuyez en même temps sur les touches. La liste est copiée ; Retournez dans votre traitement de texte et collez votre liste (Menu Édition, choix Coller) ; Mettez en forme et imprimez... Page 4

5 Comment créer une icône de lancement pour BCDI? Pour pouvoir lancer rapidement BCDI (Serveur, Client ou réseau) ou bien l'un des programmes utilitaires (Bcdizip pour les sauvegardes par exemple), il peut être utile de créer des icônes de lancement valides sur votre bureau. Pour cela, procédez de la manière suivante : Fermez ou réduisez tous les programmes avec lesquels vous êtes en train de travailler, de façon à afficher le bureau (votre fond d'écran et vos icônes de lancement) ; Appuyez en même temps sur les touches. Le gestionnaire de fichiers s'affiche ; Si vous n'apercevez pas votre bureau derrière votre fenêtre, réduisez-la en cliquant et en faisant glisser son coin inférieur droit ; Si l'opération précédente n'est pas possible, c'est que votre fenêtre est en "plein écran". Dans ce cas, cliquez sur l'icône "Restaurer" ou "Niveau inférieur" en haut à droite de votre fenêtre afin de pouvoir en réduire la taille si nécessaire ; Placez-vous sur le dossier Bcdiserv\prog ou Bcdicli\prog ; Dans le menu Affichage, sélectionnez Détails ; Repérez sur le volet droit de votre gestionnaire de fichiers l'application pour laquelle vous souhaitez créer une icône de lancement (BcdiC ou BcdiC.exe pour BCDI Réseau, Serveur ou Serveur.exe pour votre serveur, ClientC ou ClientC.exe pour BCDI Client, Bcdizip ou Bcdizip.exe pour le logiciel de sauvegarde Bcdizip) ; Cliquez avec le bouton droit de votre souris sur l'icône de votre application, faites glisser puis lâchez la souris sur le fond de votre bureau ; Un menu contextuel s'affiche ; choisissez l'option : Créer les raccourcis ici (clic gauche) ; Votre icône est créée. Testez-la en double-cliquant... Page 5

6 Comment paramétrer le lancement du client BCDI? Pour pouvoir personnaliser l'affichage des fenêtres au lancement du Client BCDI, il peut être utile de paramétrer son icône de lancement. Pour cela, procédez de la manière suivante : Pour ne pas afficher la fenêtre de sélection des serveurs et obtenir immédiatement la fenêtre d'identification Cliquez avec le bouton droit de votre souris sur l'icône de lancement de votre Client BCDI ; Un menu contextuel s'affiche ; choisissez l'option : Propriétés (clic gauche) ; Ajoutez /D (précédé d'une espace) à la zone Cible ; validez avec OK ; votre icône est prête. Testez-la en double-cliquant... Pour démarrer immédiatement en écran de recherche "Élèves" C'est la même procédure que ci-dessus, mais vous ajoutez /D/R (précédé d'une espace mais sans espace intermédiaire) à la zone Cible (vous obtenez C:\bcdicli\prog\ClientC.exe /D/R) ; Attention! Pour quitter l'écran de recherche, cliquez sur le bouton de fermeture de la fenêtre de BCDI (tout en haut à droite). Pour pouvoir démarrer plusieurs clients sur le même poste C'est la même procédure que ci-dessus, mais vous ajoutez /M (précédé d'une espace) à la zone cible (vous obtenez C:\bcdicli\prog\ClientC.exe /M) ; Il est possible de combiner les paramètres, à condition de faire précéder la chaîne des paramètres d'une espace, mais sans espace intermédiaire (exemple : C:\bcdicli\prog\ClientC.exe /D/M). Page 6

7 Comment vérifier les opérations de prêt effectuées avec BCDI? Pour pouvoir contrôler en cas de soupçon d'erreur les opérations ayant été réellement saisies avec le logiciel, il peut être utile de consulter un "mouchard" ; BCDI enregistre en effet chaque opération dans un fichier "texte" indépendant, parallèlement à la saisie dans la base de Prêts. Pour consulter ce fichier, procédez de la manière suivante : Démarrez votre traitement de texte préféré (Word ou Open Office Texte) ; Sélectionnez Fichier - Ouvrir ; Sur la fenêtre Ouvrir, dans la zone Types de fichiers, sélectionnez si nécessaire la valeur "Tous les fichiers (*.*)" ; Placez-vous dans le sous-dossier Prog de votre dossier Bcdiserv ; Ouvrez le fichier PRETS.TRA (avec le bloc-notes, pour les versions anciennes de Bcdi) ou bien le fichier PRETS.CSV (avec le bloc-notes ou un tableur, pour les versions plus récentes de Bcdi); Vous pouvez consulter votre mouchard... Page 7

8 Comment saisir une notice sans la souris?? Pour pouvoir optimiser sa saisie, il peut être utile de savoir effectuer un certain nombre d'opérations sans devoir quitter le clavier. C'est d'autant plus intéressant que certaines opérations ne sont possibles qu'au clavier! Pour être "pro" de la saisie, intégrez progressivement les "raccourcis" suivants : Pour passer d'un champ à l'autre Appuyez sur la touche (Tab) pour passer au champ suivant ; Appuyez sur les touches (Shift-Tab) pour passer au champ précédent. Pour se déplacer rapidement sur le texte d'un champ Appuyez sur la touche pour aller à la fin de la ligne ; Appuyez sur la touche Origine pour aller au début de la ligne ; Appuyez sur les touches pour aller à la fin du champ ; Appuyez sur les touches pour aller au début du champ. Pour revenir à la valeur précédente du contenu d'un champ Placez-votre curseur sur un champ de saisie que vous avez modifié ; Appuyez sur les touches. Pour effacer la fin d'une ligne d'un champ Placez-votre curseur au début de la ligne d'un champ de saisie ; Appuyez sur les touches. Pour récupérer la valeur d'un index Placez-votre curseur sur un champ de saisie ; Appuyez sur la touche pour afficher la liste des valeurs du champ déjà saisies ; Tapez les premières lettres de la valeur recherchée ; lorsque cette valeur apparaît dans la liste vous pouvez vous placer dessus avec les touches fléchées Si vous souhaitez revenir en début d'index, appuyez sur la touche ; ; Page 8

9 Récupérez cette valeur par un ou deux appuis sur la touche ou si vous souhaitez abandonner la saisie en cours et afficher la notice correspondante, servez-vous de la touche ; Si vous souhaitez quitter votre index sans rien récupérer, appuyez sur les touches. Pour récupérer la valeur d'un champ fermé Placez-votre curseur sur un champ de saisie, l'ancienne valeur ou la valeur par défaut est sélectionnée - deux possibilités : 1. si vous connaissez la valeur à saisir (par exemple Livre sur un champ Support), tapez la ou les premières lettres de cette valeur (par exemple L pour Livre) ; 2. si vous ne connaissez pas cette valeur, tapez avec les touches de déplacement touche puis explorez les valeurs possibles. Récupérez la valeur souhaitée avec la. Page 9

10 Comment récupérer des écrans de BCDI dans un traitement de texte? C'est la rentrée, et vous souhaitez construire des supports d'initiation ou d'accompagnement pour la recherche documentaire avec BCDI. Pour cela, il peut être utile de savoir copier des fenêtres (l'invite d'identification ou l'interface de recherche, par exemple) et les intégrer dans un document à l'aide de son traitement de textes. Pour réaliser vos outils de présentation, procédez de la manière suivante : Démarrez votre traitement de texte préféré (Word ou Open Office Texte, par exemple) ; Dans BCDI et placez-vous sur la fenêtre que vous souhaitez copier, incluant éventuellement des saisies personnelles ; Appuyez sur les touches ; Ouvrez votre traitement de textes et placez-vous à l'endroit de votre texte où vous souhaitez coller votre image ; Edition - Coller ou cliquez sur le bouton ou au clavier ; Utilisez les ressources du traitement de textes pour déplacer votre image, modifier sa taille, l'annoter ou la rogner pour n'en conserver qu'une partie ; Admirez le résultat. Page 10

11 Comment lancer le serveur BCDI automatiquement et discrètement? Le serveur BCDI est installé sur votre poste, et vous souhaitez voir votre serveur se lancer automatiquement en mode caché lorsque vous ouvrez votre session, sans ouvrir de fenêtre. Pour cela, procédez de la manière suivante : Création - si nécessaire - d'une icône de lancement valide pour votre serveur cf. Comment créer une icône de lancement pour BCDI? Paramétrage de l'icône de lancement pour un démarrage en mode caché Cliquez avec le bouton droit de votre souris sur l'icône de lancement de votre Serveur BCDI ; Un menu contextuel s'affiche ; choisissez l'option : Propriétés (clic gauche) ; Ajoutez /C (précédé d'une espace) à la zone Cible ; Validez avec OK ; votre icône est prête. Testez-la en double-cliquant... ; cf. éventuellement Comment paramétrer le lancement du client BCDI? pour un mode opératoire analogue. Démarrage automatique On dispose dans Windows d'un dossier spécifique dans lequel ou peut copier les icônes de lancement des programmes qu'on souhaite voir démarrer automatiquement à l'ouverture d'une session. Pour y accéder : Cliquez avec le bouton droit de votre souris sur le bouton Démarrer ; Choisissez l'option : Ouvrir (clic gauche) ; Ouvrez le dossier Programmes, puis le dossier Démarrage ; Copiez dans ce dossier l'icône de lancement du serveur BCDI convenablement paramétrée (clic droit sur l'icône : Copier - clic droit sur le contenu du dossier : Coller). Attention : si votre système restaure automatiquement les anciennes valeurs de votre environnement de travail (cela peut être le cas sous Aurige), vous retrouvez votre situation antérieure lorsque vous redémarrez votre ordinateur. Il faut dans ce cas vous adresser au gestionnaire réseau de votre établissement pour effectuer cette opération...1 Page 11

12 Comment gérer un accès des élèves protégé par mot de passe? Vous avez informatisé le prêt et vous souhaitez que les élèves puissent consulter leurs prêts ou s'exprimer éventuellement à propos de leurs lectures. Pour cela, il peut être utile de savoir paramétrer BCDI afin qu'il impose à chaque élève la saisie d'un mot de passe personnel. Voici comment procéder : Comment les mots de passe sont-ils gérés dans BCDI? Au démarrage du logiciel, un double-clic ou sur la zone Identité fait apparaître la liste des emprunteurs. En saisissant le début de son nom, l'élève le voit s'afficher, va pouvoir le sélectionner et le valider. Lorsqu'une gestion des mots de passe a été mise en place, l'élève est invité à renseigner une fenêtre Mot de passe pour accéder à son compte. Les mots de passe sont gérés à partir du champ "Mot de passe" du fichier des emprunteurs de BCDI. Trois valeurs sont possibles pour ce champ : Si vous saisissez NON, l'élève accède à son compte en sélectionnant son nom sans avoir besoin de saisir un mot de passe ; Si vous laissez ce champ vide, l'élève sera invité à saisir un nouveau mot de passe personnel (qu'il devra retenir) la première fois qu'il voudra accéder à son compte. Les fois suivantes, ce mot de passe sera exigé par le logiciel ; Si vous saisissez une autre valeur, cette valeur sera prise en compte comme un mot de passe imposé à l'élève. Gestion globale des mots de passe Il est possible de mettre en place ou de supprimer globalement votre gestion des mots de passe pour vos emprunteurs, en réalisant un traitement par lot sur le résultat d'une recherche effectuée sur le fichier des Emprunteurs (Tout ou Statut_E=Eleve, par exemple (ou pour une version plus récente de Bcdi : Statut M=Élève). Page 12

13 cliquer sur le bouton "Traitement par lot" ; Cochez Mot de passe ; Saisissez Tout en Rechercher ; Renseignez la zone Remplacer par : o ne rien saisir pour imposer une saisie personnelle du mot de passe, o ou bien saisir NON pour supprimer l'accès protégé par mot de passe pour l'ensemble de vos élèves ; Décochez la case Confirmer le changement à chaque fiche, après avoir vérifié votre saisie ; Validez les modifications avec OK. À tout moment, vous gardez la main sur le mot de passe, pour le consulter ou le modifier, par exemple dans le cas où un élève ne s'en souviendrait plus ; Attention à bien gérer vos droits lorsque l'accès des élèves est autorisé nominativement (droit de modifier ou de supprimer des notices, de saisir des prêts ou des retours,...) Ces droits sont définis : o dans BCDI 3 par Outils - Autoriser - Élèves, o dans BCDI 20XX, en entrant comme Admin (ou ce qui en tient lieu), par la définition des Autorisations en Groupes d'utilisateurs - choisir Elève (ou Consultation si l'autorisation Elève n'existe pas). Page 13

14 BCDI : Généralités sur les mises à jour... Le CRDP de Poitou-Charentes propose depuis le 22 décembre 2006 de mettre à jour votre BCDI 2006 vers la version Nous vous proposons ici quelques éléments d'information et quelques conseils, utiles pour cette mise à jour et les suivantes. Mettre à jour votre BCDI C'est une opération qui n'est jamais anodine. Des éléments de votre logiciel, de votre langage documentaire ou de vos données sont susceptibles d'être modifiés. N'acceptez donc pas une mise à jour avant d'avoir pris quelques précautions. Informez-vous sur votre mise à jour et sur les nouveautés apportées. Vous trouverez cette information dans votre espace client (Menu? de BCDI 20XX), à la rubrique : Téléchargement des mises à jour, puis en suivant le lien de la mise à jour. Imprimez au besoin ce document ; Arrêtez toutes les sessions de BCDI (Bcdi réseau - non client-serveur - éventuellement, le client et le serveur (serveur.exe ou le service si vous l'avez installé) ; Prenez la précaution d'effectuer une sauvegarde (logiciel, thésaurus et données) avant d'effectuer la mise à jour. Si vous avez de la place sur vos disques durs, il est conseillé d effectuer une copie de tout le dossier Bcdiserv (ou au moins les dossiers Prog, Data, Modeles et tous les répertoires de vos bases de travail si vous en avez créées) ; Si le poste hébergeant BCDI a un accès direct à l'internet (sans passer par un proxy), vous pouvez effectuer une mise à jour automatique en lançant simplement votre serveur BCDI ; acceptez dans ce cas la proposition de mise à jour ; Sinon, effectuez la mise à jour manuelle telle qu'elle est décrite sur le document évoqué plus haut ; La mise à jour peut s'avérer très longue, en fonction de votre équipement informatique et de la taille de vos bases de données. Vous ne devez en aucun cas l'interrompre, attendez le message de fin d'opération, ici : "conversion de toutes les bases terminées". Cette mise à jour est longue car elle analyse toutes vos notices saisies et crée une notice générale quand celle-ci est absente (dépouillement de périodiques ou de documents multisupports comprenant plusieurs notices) puis effectue une réindexation de votre base. Tout devrait se dérouler normalement, mais en cas de problème, il nous paraît très utile que vous nous appeliez : utile pour vous, parce que votre problème est sans doute connu et nous vous fournirons le moyen le plus rapide de le résoudre. Utile pour nous également, parce que nous pourrons réagir plus rapidement en cas d'incident exceptionnel. Contact : Page 14

15 Comment gérer l'interdiction individuelle du prêt? Certains utilisateurs ne rendent pas les ouvrages qu'ils ont empruntés. Dans ce cas, il peut être utile de limiter temporairement leur droit de prêt jusqu'à la régularisation de leur situation. Pour cela, procédez de la manière suivante : Créer un droit "Interdit" Ouvrez une session "Gestionnaire" dans Bcdi ; Sélectionnez le choix Droit de prêt du menu Gestion du prêt ; Cliquez sur le premier bouton libre (sans nom) proposé ; Renseignez le tableau comme ci-dessous : (Intitulé : Interdit - Type Prêt : Autre et laissez les autres valeurs vides ou à 0) ; Enregistrez votre Droit de prêt avec le bouton Enregistrer ; Cliquez sur Quitter. Attribuer le droit "Interdit" à un élève Sélectionnez Gestion du prêt, Gestion des emprunteurs, Voir, saisir ; Affichez la fiche de l'élève concerné ; Cliquez sur le bouton Voir, saisir du champ Droits ; Sélectionnez le droit Interdit ; Enregistrez la fiche Emprunteurs modifiée. Désormais il ne sera plus possible d'enregistrer un prêt pour cet élève tant que vous n'aurez pas retiré le droit Interdit de sa fiche Emprunteurs... Page 15

16 Comment contrôler la recherche des élèves avec Bcdiweb 1.80 (et versions suivantes)? De plus en plus d'établissements installent Bcdiweb pour permettre aux élèves d'interroger la base documentaire du CDI à l'aide d'un navigateur (Internet Explorer par exemple). Il peut être utile de pouvoir consulter le journal de ces recherches à des fins pédagogiques ou pour orienter une politique d'acquisition. Pour cela, procédez de la manière suivante, en vous faisant aider au besoin par l'animateur TICE de votre établissement : Dans le répertoire d'installation de Bcdiweb (progweb) vous repérerez un dossier de travail dont le nom standard est Travdata, dans lequel vous trouverez un fichier nommé bcdiweb_data.log. Demandez à votre administrateur réseau de vous communiquer régulièrement ce fichier ou bien une adresse réseau où vous pourrez le télécharger ou le copier ; Ce fichier est au format CSV, c'est à dire un format texte dont les données sont organisées et lisibles à partir d'un simple éditeur comme le Bloc-notes de Windows ou bien à l'aide d'un tableur (Excel ou celui d'openoffice) ; Il faudra penser à supprimer parfois ce fichier lorsqu'il devient trop volumineux (après l'avoir exploité) ; il grossit en effet à mesure qu'on effectue des recherches. Consulter le journal à l'aide du Bloc-notes de Windows Cliquez sur Démarrer - Tous les programmes - Accessoires - Bloc-notes ; Menu Fichier - Ouvrir ; Dans la zone Fichiers de type, sélectionnez : Tous les fichiers ; Sélectionnez dans vos dossiers le fichier bcdiweb_data.log récupéré ; La première ligne ci-dessus est une ligne de titres indiquant les valeurs gérées. À noter : les valeurs Date, Equation et Nb. Réponses. Consulter le journal à l'aide d'un tableur Ouvrez votre gestionnaire de fichier (clic droit sur Démarrer - Explorer) ; Vérifiez le paramétrage suivant : Outils - Options des dossiers - onglet Affichage - section Paramètres avancés - décochez Masquer les extensions des fichiers dont le type est connu ; Clic droit sur le fichier bcdiweb_data.log, choix Renommer, modifiez l'extension de façon à obtenir bcdiweb_data.csv ; Double-clic sur le fichier bcdiweb_data.csv ; il s'affiche dans votre tableur préféré (après avoir au besoin spécifié le séparateur Point-virgule dans le tableau de paramétrage présenté) ; Page 16

17 Vous pouvez effectuer alors les opérations que vous jugerez utiles, telles que la copie dans un traitement de texte des colonnes qui vous intéressent, le tri du tableau (selon les adresses IP ou le nombre de réponses par exemple), etc. Page 17

18 Comment gérer le prêt en exploitant le code à barres commercial des documents (code EAN)? Vous envisagez d'acquérir un lecteur de codes à barres pour faciliter la saisie des prêts et des retours, mais vous hésitez face à la perspective de devoir équiper d'un code à barres tous les livres de votre fonds. Il peut être utile et économique d'exploiter le code à barres commercial déjà présent sur les documents et qui sera lu par votre lecteur. Pour cela, procédez de la manière suivante : Traitement par lot des exemplaires On effectue un traitement par lot pour récupérer dans la zone Code exemplaire des fiches Exemplaires la valeur de la zone Code à barres du fichier Documents (non périodiques) ou Notices pour les versions plus récentes de Bcdi. En recherche experte sur le fichier des Exemplaires, saisir l'équation de recherche : Nb. Exe. = 1 sauf Support = ~Périodique~ Cliquer sur le bouton "Modifier par lots" ; Cocher Code exemplaire (1) ; Cliquer sur le bouton "Champ", puis le bouton "Documents" ou (ou Notices s'il n'existe plus, pour les versions plus récentes de Bcdi) puis cocher Code barres (2) ; Lancer l'opération en cliquant sur le bouton OK (3). Page 18

19 Traitement au cas par cas des exemplaires particuliers Dans certains cas, il n'est pas possible d'utiliser le code EAN d'un ouvrage : lorsqu'un document existe en plusieurs exemplaires, par exemple, ou en cas d'absence du code à barres commercial. Procédez alors de la manière suivante : Équipez d'un code à barres, réalisé ou acheté, l'exemplaire ne convenant pas ; Affichez la fiche Exemplaires qui correspond ; Saisissez la valeur du code à l'aide de la douchette dans le champ Code exemplaire. Traitement des emprunteurs Pour optimiser votre gestion du prêt avec codes à barres, il vous reste à réaliser ou faire réaliser des cartes d'emprunteurs sur lesquelles figure le code à barres du numéro de scolarité, sous réserve que celui-ci soit saisi dans le fichier des élèves de votre établissement. L'avantage dans ce cas, c'est que vos élèves pourront conserver leur carte tout au long de leur scolarité dans votre établissement, leur numéro étant inclus dans les données du fichier des élèves récupéré chaque année auprès des services administratifs. Quelques liens utiles Paramétrage d'une douchette pour son utilisation avec Bcdi ; Édition d'une planche de codes à barres avec Bcdi abonnement. Page 19

20 Comment réaliser un graphique à l'aide des indicateurs fournis par Bcdi? Vous avez besoin de produire un bilan de l'activité de votre CDI et vous utilisez les feuilles de calcul de Bcdi, prédéfinies ou personnelles. Vous souhaitez y intégrer des représentations graphiques de vos données pour qu'elles soient plus lisibles. Pour cela, procédez de la manière suivante : Exportation des données à partir de Bcdi Ouvrez votre feuille de calcul prédéfinie (par exemple : au menu Indicateurs d'activité, dans l'onglet Activités des publics, sur le bouton Prêt cochez : Répartition des prêts par support et par mois) puis cliquez sur le bouton Lancer la requête pour obtenir l'écran suivant : Cliquez sur le bouton Editer la feuille de calcul; Vous obtenez une fenêtre qui vous permet de sauvegarder vos données dans un format reconnu par un tableur. Pour cela, cliquez sur le bouton Tableur ; La fenêtre suivante vous permet de choisir un emplacement ou un dossier où vous sauvegarderez ce document de travail ; Vous pouvez quitter Bcdi. Création d'un graphique avec le Classeur d'openoffice Nous décrivons ici la procédure à partir de l'outil tableur d'openoffice 2 qui est gratuit et peut être installé partout (et qu'il faudra mettre à jour éventuellement si votre version est trop ancienne), mais le mode opératoire avec Excel, le tableur de Microsoft, est similaire. Démarrez votre tableur (Démarrer - Programmes - OpenOffice - Calc) ; Cliquez sur le menu Fichier puis Ouvrir pour sélectionner le fichier que vous venez de produire avec Bcdi ; Vérifiez au besoin que le choix Tabulation est bien actif comme séparateur, validez pour obtenir l'écran suivant : Page 20

21 Si l'on souhaite représenter sous forme de camembert le total des prêts par support pour la période considérée, nous avons besoin de sélectionner des zones de données de manière discontinue : Sélectionnez les valeurs des étiquettes à gauche à l'aide de la souris ; Appuyez sur la touche CTRL sans la relâcher ; Sélectionnez les valeurs correspondantes de la colonne Total à l'aide de la souris. Il nous reste à réaliser notre graphique en cliquant sur le bouton Diagramme, sur la barre des outils, pour faire apparaître un assistant. On passe d'une étape à l'autre à l'aide du bouton Suivant ; Choisissez un Type de diagramme (par exemple Secteur Normal) ; Paramétrez une Plage de données (dans notre cas, "Séries de données en colonnes", "Première colonne comme étiquette") ; Complétez si vous le désirez les Eléments du diagramme, en ajoutant un titre par exemple ; Cliquez sur le bouton Terminer pour valider vos choix. En double cliquant sur la série de données de votre graphique, vous pouvez afficher des étiquettes de données sous forme de pourcentage et modifier la taille des caractères. Lorsque votre graphique vous convient, copiez-le et collez-le dans votre traitement de texte à l'endroit voulu de votre rapport d'activités. Page 21

22 A propos de problèmes d'affichage avec le client de Bcdi On nous interpelle parfois sur des problèmes d'affichage dans l'interface Html de Bcdi client-serveur : apparition d'une page blanche... et blocage apparent. Il ne s'agit pas d'un bug, mais d'un problème de paramétrage d'internet Explorer (avec l'aide de votre gestionnaire réseau, veillez à ce que les modifications proposées ici soient pérennes dans l'établissement)... Solution Dans Internet Explorer, aller à Outils, Options Internet Onglet Général 1. clic sur le bouton "Paramètres" dans "Historique de la navigation" (sur IE 6 il n'y a qu'un bouton Paramètres... pas d'erreur possible) ; 2. cocher "A chaque visite" dans "Vérifier s'il existe une version plus récente des pages visitées". Onglet Connexions 1. clic sur le bouton "Paramètres réseau" ; 2. cocher "Ne pas utiliser de serveur proxy pour les adresses locales" ; 3. clic sur le bouton "Avancé" ; 4. Dans le cadre "Exceptions", ajouter la valeur " *", en la séparant si nécessaire des précédentes à l'aide du point-virgule (;). Page 22

23 Comment modifier le texte des lettres de rappel? Lorsqu'on utilise Bcdi pour gérer les retards de prêt, il nous permet d'éditer des lettres de rappel prédéfinies. Dans certains cas, il peut être utile de personnaliser le texte de cette lettre. Pour cela, procédez de la manière suivante : Installer un logiciel d'édition de pages Html Les lettres de rappel sont gérées par Bcdi au format Html. Pour pouvoir les modifier simplement, vous aurez besoin d'un outil nommé éditeur Html. Nous vous proposons de travailler avec un outil libre et gratuit, produisant un code de qualité et disposant d'une interface en français : Amaya. Il vous faudra dans un premier temps l'installer sur votre poste (et donc avoir le droit de le faire!) : Téléchargez le logiciel ici ; Enregistrez le sur votre disque et exécutez-le ; Choisissez la langue "Français", et conservez les choix par défaut proposés. Modifier le fichier utilisé pour les lettres de rappel Par défaut, Bcdi utilise le fichier LettreRap.htm (ou LettresRappels.htm pour les versions plus récentes de Bcdi) que vous trouverez en ouvrant le dossier Bcdicli (ou Bcdiserv si vous utilisez le client de l'installation Système), puis en ouvrant le dossier Modeles, puis le dossier Interfaces Restitution. Nous vous conseillons de faire une copie de ce fichier pour pouvoir le récupérer dans le cas où vos modifications ne vous satisferaient pas. Démarrez le logiciel (Démarrer - Programmes - Amaya - Amaya), Appuyez sur la touche Ctrl puis, en maintenant cet appui, deux fois sur la touche O ; Cliquez sur le bouton Parcourir ; Page 23

24 Sélectionnez le fichier LettreRap.htm ou LettresRappels.htm ; Sur chacune des fenêtres, cliquez sur le bouton Ouvrir ; Modifiez le texte de votre lettre, directement à l'écran. La barre d'outils à droite de l'écran vous permet éventuellement d'enrichir votre texte sélectionné (gras, italiques, police, taille etc.). La touche vous permet de sélectionner tout le paragraphe ; Enregistrez votre fichier en appuyant sur les touches Ctrl - S ; Quittez le logiciel Amaya et testez le résultat dans Bcdi. Vous pouvez sauvegarder vos lettres avec des noms différents avec la commande Fichier Enregistrer sous, pour les sélectionner dans Bcdi au moment de l'édition des lettres de rappel en fonction de vos critères (lettre pour les enseignants, grands retards, etc.). Page 24

25 Comment effectuer un récolement à l'aide des formats de sortie de Bcdi? Lorsqu'on veut vérifier la correspondance des exemplaires des documents gérés par Bcdi avec ceux présents physiquement dans son CDI (pour repérer les exemplaires perdus, par exemple), on peut se servir des formats d'édition proposés par le logiciel. Deux cas se présentent : Pour éditer une liste présentant les exemplaires des documents cotés, étagère par étagère, dans l'ordre où ils se présentent, on effectuera un récolement des supports cotés ; Pour éditer une liste présentant les exemplaires des périodiques, dont l'ordre correspond à celui des boîtes de rangement, par collection et année de parution, on effectuera un récolement des périodiques. Récolement des supports cotés Entrer dans Bcdi avec son mot de passe gestionnaire ; Accéder au menu Gestion du fonds - Récolement - des supports cotés ; on obtient un écran de recherche pré-paramétré, avec l'équation de recherche : Document >! et Cote E. >! ou pour les versions plus récentes de Bcdi Titre Ng >! et Cote E. >! Pour une gestion plus fine de la liste, on peut modifier l'équation de façon à n'imprimer qu'une classe à la fois (Titre Ng >! et Cote E. =R- pour la liste des romans, par exemple) ; Cliquer sur le bouton "Lancer la recherche", puis sur le bouton "Voir" ; Valider la fenêtre de paramétrage en cliquant sur OK ; On obtient une prévisualisation de la liste. Pour pouvoir imprimer l'ensemble de la liste, si celle-ci dépasse 10 pages, cliquer d'abord sur le bouton "Voir toutes les pages" ; Le document produit présente la liste de vos exemplaires, classés par cote, avec pour chacun d'eux son numéro et sa situation (disponible, sorti ou indisponible - ce qui explique dans ces derniers cas son absence des rayons). Lorsqu'un document existe en plusieurs exemplaires, on obtient une ligne par exemplaire. Une case en début de ligne vous permet de cocher les ouvrages repérés. Imprimer votre liste en cliquant sur le bouton "Imprimer". Page 25

26 Récolement des périodiques Les versions récentes de Bcdi intègrent cette possibilité, accessible à partir du même menu. Entrer dans Bcdi avec son mot de passe gestionnaire ; Accéder au menu Gestion du fonds - Récolement - des périodiques ; on obtient un écran de recherche pré-paramétré ; Cliquer sur le bouton "Lancer la recherche", puis sur le bouton "Voir" ; On obtient une prévisualisation de la liste. Pour pouvoir imprimer l'ensemble de la liste, si celle-ci dépasse 10 pages, cliquer d'abord sur le bouton "Voir toutes les pages" ; Le document produit est paginé et présente la liste, classée par collection et par année de parution, des exemplaires de vos périodiques avec leur numéro, leur situation et une case à cocher. Imprimer votre liste en cliquant sur le bouton "Imprimer". Le document pouvant être très volumineux, on pourra tirer profit de la possibilité offerte d'imprimer seulement une partie du document, en précisant les pages extrêmes sur la fenêtre de paramétrage de l'impression : Dans cet exemple, on imprimera uniquement une partie de la liste, de la page 8 à 15. Page 26

27 Comment rendre les fiches de prêt anonymes pour les conserver en vue d'effectuer des statistiques? (versions Bcdi avant 2.2x) Lorsqu'on veut mettre à jour le fichier des emprunteurs à partir du fichier des élèves récupéré à partir du logiciel de gestion Sconet, il est nécessaire de supprimer d'abord les fiches des élèves de l'année écoulée. En faisant cela, on supprime également toutes les fiches de prêt associées à ces élèves. Or, il peut être utile de garder une trace de ces prêts pour pouvoir produire ultérieurement des statistiques concernant cette activité. Pour cela, il faudra "anonymer" ces fiches de prêt, ce qui les rendra indépendantes des fiches des élèves, que vous pourrez supprimer de la base. Depuis la version 2.2x de Bcdi, une fonction spécifique facilite cette opération. Si vous disposez d'une version antérieure, voici comment procéder : Opérations préalables D'abord, il est nécessaire de s'assurer qu'il ne reste pas de prêts en cours. On peut le vérifier en éditant une liste des rappels et en choisissant une date de référence ultérieure au dernier retour attendu (au 31 décembre 2008 par exemple). Tous les prêts en cours seront en retard à cette date, et on peut donc en obtenir la liste facilement. Gestion du prêt - Gestion des retards ; Equation de recherche : Statut E. = ~Elève~(ou pour les versions plus récentes de Bcdi : Statut M. = ~Elève; Classer les fiches par : Classe ; Cliquer sur "Voir les fiches trouvées..." ; Date limite : 31 décembre 2010 par exemple, valider avec OK ; Décocher Une par une, valider avec OK puis imprimer la liste obtenue. Ces prêts seront ensuite gérés soit "à la main" à partir de la liste imprimée, soit en les ressaisissant dans Bcdi lorsque le nouveau fichier des élèves aura été importé. Avant d'anonymer les prêts et de supprimer les fiches des élèves, on saisit alors un retour fictif pour tous les prêts en cours, soit un à un, soit en modification par lots. Création d'un emprunteur générique pour l'année écoulée Gestion du prêt - Gestion des emprunteurs - Voir, saisir ; Nom et prénom : [Elève ]. Le fait de mettre le nom entre crochets renvoie cette valeur à la fin de la liste de l'index, ce qui ne perturbe pas l'affichage pour les élèves (on saisit les crochets en association avec la touche ); Éventuellement, saisir une valeur (par exemple Statistiques) pour le champ Statut E. ou Statut M., ce qui pourra être utile lors des sélections ultérieures en recherche experte d'emprunteurs. Modification par lot des fiches de prêt pour les rendre anonymes Recherche - Recherche experte - Prêts ; Equation de recherche : Statut E. = ~Elève~ (ou Statut M. = ~Elève~) ; Cliquer sur "Lancer la recherche" ; Cliquer sur "Modifier par lots" ; Cocher Emprunteur ; Rechercher : saisir tout ; Page 27

28 Remplacer par : appuyer sur la touche puis sélectionner la valeur choisie pour l'emprunteur générique, [Elève ] par exemple (pour atteindre rapidement la fin de l'index, taper ou, selon la version de Bcdi) ; Décocher la case Confirmer le changement à chaque fiche ; Valider avec OK. Vous pouvez ensuite supprimer les fiches des élèves, importer le fichier mis à jour par les services administratifs pour la nouvelle année scolaire, traiter la liste des prêts en cours. Page 28

29 Comment créer des liens vers des bibliographies "dynamiques"? Lorsqu'on a installé Bcdiweb dans son établissement, on dispose d'un lien qui permet d'afficher dans son navigateur l'interface de recherche du logiciel. Il pourrait être utile de créer d'autres liens pour afficher immédiatement le résultat de certaines recherches, et de constituer ainsi des "portails" donnant accès à des listes bibliographiques (par exemple pour les nouveautés, le B2i, la littérature de jeunesse sur un thème, la guerre, la violence, etc.). Pour créer de tels liens, voici comment procéder : (L'exploitation des liens et leur mise en page requièrent des compétences spécifiques, d'édition de pages web par exemple, et ne seront pas traitées ici) Définir l'équation de recherche Pour pouvoir créer un lien donnant accès à une liste spécifique de résultats il convient, d'abord de définir précisément l'équation de recherche nécessaire, en recherche experte de Bcdi (mode Gestionnaire). Afficher l'interface de recherche experte : o Dans Bcdi Abonnement 1.xx : Recherche - Recherche experte - Notices. o Dans Bcdi Abonnement 2.xx : Recherche - Recherche gestionnaire - Notices. Créer une équation permettant d'afficher exactement ce qu'on souhaite publier (liste des nouveautés, liste thématique,...) ; Vérifier en visualisant le résultat de la recherche ; Copier l'équation finale en la sélectionnant à l'aide de la souris, en cliquant sur cette sélection avec le bouton droit de la souris, et en choisissant Copier. Construire le lien pour Bcdiweb Ouvrir son navigateur préféré (Firefox ou Internet Explorer par exemple) et se placer sur la zone d'adresse ; Saisir l'adresse utilisée pour afficher l'interface de bcdiweb ; Ajouter le paramètre :?eq: Coller (en cliquant avec le bouton droit de la souris et en choisissant Coller) l'équation copiée à l'étape précédente, à la fin de ce qu'on vient de saisir sur la zone d'adresse. Le résultat obtenu sera du type : saisie N. > 09/2008 ; En validant le lien, on obtient directement le résultat de la recherche, dont l'équation peut être vérifiée en tête de la page de restitution sous la rubrique Mot(s) recherché(s) :. Page 29

30 Comment connaître les caractéristiques d'un champ lorsqu'on saisit une fiche? À la saisie d'une fiche (en gestion du prêt ou des emprunteurs, en catalogage, etc.), on rencontre parfois des rubriques dont on ne connaît pas l'usage ou l'application exacte. Il peut être utile dans ce cas d'accéder rapidement à une description précise des champs de la table dont on saisit les données. Pour cela, procéder de la manière suivante : Accéder à la description des champs d'une table Accéder à l'aide générale en menu gestionnaire en cliquant sur? puis sur Aide. Ensuite, selon la version de votre logiciel, la procédure diffère un peu : Pour la version 1.90 et les suivantes, dont l'aide a été mise à jour Sur la page Manuel d utilisation de BCDI Abonnement, cliquer directement au sommaire sur 1 - Édition des tables (sous la section III - Les menus de Gestion documentaire, et le Chapitre 6 : Le menu «Outils») ; Cliquer dans la liste des fichiers proposés sur celui dont on veut connaître les caractéristiques des champs (par exemple : Notices) ; Cliquer sur le point 3. ou 4. Description des champs [...] de la table (dans notre exemple, la table Notices). Pour les versions antérieures de l'aide de Bcdi Abonnement Repérer sur la page BCDI Collège-Lycée : sommaire de l aide générale, sous le chapitre Les menus de BCDI, la partie Outils puis l'entrée Édition des tables ; Cliquer dans la liste des fichiers proposés sur celui dont on veut connaître les caractéristiques des champs (par exemple : Notices) ; Faites défiler la page obtenue jusqu'en bas. On obtient un tableau présentant les caractéristiques de tous les champs de la table. Page 30

31 Caractéristiques présentées Le tableau de description présente trois colonnes : 1. La colonne Champs indique le nom des champs, tels qu'ils sont disponibles lors des recherches en mode Expert (ne correspondant pas toujours exactement à l'étiquette présente sur le masque de saisie) ; 2. La colonne Taille vous fournit le nombre de caractères au-delà duquel le texte saisi pour ce champ sera tronqué) ; 3. La colonne Caractéristiques vous donne des informations diverses concernant : l'indexation du champ (la possibilité d'obtenir une liste alphabétique grâce à l'appui de la touche F2), le fait qu'il soit multi-valué ou non (Bcdi gère dans ce cas la saisie et le traitement de plusieurs valeurs différentes séparées par des "/"), les valeurs possibles lorsque le choix est prédéfini, le contenu attendu... Page 31

32 Comment afficher les logos ONISEP dans l'interface "Élève" de Bcdi Abonnement ou dans Bcdiweb lorsqu'on a changé sa cote? Vous disposez d'un kiosque ONISEP et vos documents y sont rangés par thèmes, identifiés par des logos. Le service Notices Kiosque ONISEP vous propose de télécharger gratuitement au format BCDI les notices correspondant aux publications de l'onisep présentes dans votre fonds documentaire. L'un des intérêts de l'importation de ces notices, c'est que l'interface "Élèves" de Bcdi Abonnement ou celle de Bcdiweb afficheront automatiquement en résultat de recherche le logo des exemplaires de ce fonds ONISEP. Cependant, lorsque vous modifiez la cote proposée pour ces exemplaires, le logo n'apparaît plus. Il serait utile dans ce cas de pouvoir corriger cela, de façon à obtenir un affichage à partir de votre cote. Voici comment procéder. Modifier le paramétrage de Bcdi Abonnement (à partir de Bcdi 2007) pour l'affichage des logos ONISEP À l'aide du gestionnaire de fichiers, ouvrir le dossier d'installation du logiciel (généralement bcdiserv ou bcdicli), puis aller dans le dossier prog ; Repérer et ouvrir le fichier Pictogramme.txt en double-cliquant dessus ; Ce fichier au format texte apparaît alors dans le Bloc-notes de Windows. Il s'organise en lignes qui ressemblent à la suivante : arts=ko-arts;ko-spectacle;ko-artisanat;ko-theatre;ko-musique;kodanse;ko-graphisme Le domaine (auquel correspond un logo) est mis en relation (à l'aide du signe =) avec des cotes, chacune d'elles étant séparée de la suivante par un ; (point-virgule). Dans notre exemple, l'affichage du logo "arts" sera déclenché par les cotes KO-ARTS, KO-SPECTACLES, KOARTISANAT, KO-THEATRE, etc. Page 32

33 Si vous avez recoté un document ONISEP de ce domaine en 702, par exemple, il vous faudra simplement rajouter votre cote sur la ligne, en la séparant des autres à l'aide d'un ; (point-virgule). Exemple : arts=ko-arts;ko-spectacle;ko-artisanat;ko-theatre;ko-musique;kodanse;ko-graphisme;702 La cote 702 déclenchera ici l'affichage du logo ONISEP "arts". Modifier le fichier Pictogramme.txt en ajoutant ses cotes selon la règle énoncée ci-dessus ; Enregistrer le fichier ; Vérifier la prise en compte des modifications en effectuant les recherches adéquates avec l'interface "Élève" de Bcdi. Modifier le paramétrage de Bcdiweb pour l'affichage des logos ONISEP Ce paramétrage se fait en général sur le serveur pédagogique de l'établissement et nécessite donc le plus souvent l'intervention du gestionnaire du réseau informatique. Dans le dossier d'installation de Bcdiweb (Progweb), éditer à l'aide du bloc-notes le fichier Bcdiweb_data.ini ; Repérer la section [PICTOGRAMMES] ; les lignes qui suivent obéissent à la même logique que celle décrite ci-dessus pour le fichier Pictogramme.txt ; Modifier la section [PICTOGRAMMES] en ajoutant ses cotes selon la règle énoncée plus haut ; Enregistrer et fermer le fichier ; Vérifier la prise en compte des modifications en effectuant les recherches adéquates avec l'interface de Bcdiweb. Page 33

34 Comment récupérer les informations de l'onisep du champ Divers vers le champ Centre d'intérêt (versions Bcdi antérieures à la 2.2x)? Le service Notices Kiosque ONISEP vous propose depuis plusieurs années de télécharger gratuitement au format BCDI les notices permettant de décrire les publications de l'onisep présentes dans votre fonds documentaire. Certaines de ces notices relatives à un métier ont été indexées avec des centres d intérêts, et cette information a été saisie dans le champ Divers de Notices. Avec la version 1.90 de BCDI, on dispose maintenant d'un champ spécifique Centre d intérêt. Les notices sont désormais disponibles avec cette information présente également dans ce nouveau champ. Si l'on souhaite effectuer une recherche à partir d'une valeur du champ Centre d intérêt (ce choix est possible dans l'interface Élèves), et obtenir en résultat une sélection cohérente de notices, il peut être nécessaire de corriger les notices anciennement importées en récupérant dans le nouveau champ les valeurs du champ Divers (qu'on pourra ensuite supprimer). Pour cela, voici comment procéder. Récupérer les valeurs du champ "Divers" dans le champ "Centre d'intérêt" Entrer dans Bcdi à l'aide du mot de passe Gestionnaire ; Cliquer sur Recherche - Recherche experte (ou Gestionnaire) - Notices ; Saisir (ou copier) l'équation : Identité N. =ONISEP- et Divers >! et Centre d'intérêt = vide (pour les versions 1.x de Bcdi Abonnement) ou, pour les versions 2.x : Identité =ONISEP- et Divers >! et Centre d'intérêt = vide Contrôler le résultat de cette recherche en éditant les notices trouvées (cliquer sur le bouton "Voir les fiches trouvées ou les éditer"). Les notices trouvées doivent contenir des valeurs en Divers qui devraient se trouver en Centre d'intérêt ; Cliquer sur le bouton "Modifier par lots" puis sélectionner le champ Centre d'intérêt ; Laisser la zone Rechercher vide et cliquer sur le bouton Champs ; Sur la fenêtre qui apparaît, sélectionner le champ Divers de Notices : le texte "< Notices ; Divers >" apparaît dans la zone Remplacer ; Laisser les paramètres par défaut (Confirmer le changement à chaque fiche et Remplacer) puis cliquer sur le bouton OK ; Page 34

35 Vérifier la reprise des informations du champ Divers dans le champ Centre d'intérêt pour quelques Notices, en confirmant avec Oui si les données sont correctes. Vous pouvez automatiser le traitement pour le reste des notices à traiter en cliquant sur Oui pour tout. En cas de problème, cliquer sur Abandonner et reprendre la procédure. Supprimer les valeurs inutiles du champ "Divers" L'opération précédente permet d'obtenir une base cohérente pour le fonds ONISEP, avec un renseignement correct du champ Centre d'intérêt. On peut alors libérer le champ Divers pour un autre usage, l'information qu'il contient étant redondante avec celle du champ Centre d'intérêt. Cliquer sur Recherche - Recherche experte - Notices ; Saisir (ou copier) l'équation (Identité sera remplacé par Identité N. pour les versions anciennes de Bcdi) : Identité =ONISEP- et Divers >! et Centre d'intérêt >! Contrôler le résultat de cette recherche en éditant les notices trouvées : cliquer sur le bouton "Voir les fiches trouvées ou les éditer". Les notices trouvées doivent contenir des valeurs correctes en Centre d'intérêt et des valeurs en Divers pouvant être supprimées ; Cliquer sur le bouton "Modifier par lots" ; Sélectionner le champ Divers ; Saisir la valeur Tout dans la zone Rechercher et laisser la zone Remplacer vide ; Laisser les paramètres par défaut (Confirmer le changement à chaque fiche et Remplacer) puis cliquer sur le bouton OK ; Vérifier la suppression des données du champ Divers et la cohérence des informations du champ Centre d'intérêt pour quelques Notices, en confirmant avec Oui si les données sont correctes. Vous pouvez automatiser le traitement pour le reste des notices à traiter en cliquant sur Oui pour tout. En cas de problème, cliquer sur Abandonner et reprendre la procédure. Page 35

36 Comment permettre aux élèves de récupérer le résultat d'une recherche sous forme d'un fichier éditable et imprimable? Tous les ordinateurs d'un CDI ne sont pas forcément reliés à une imprimante, locale ou en réseau. C'est parfois un choix délibéré, pour limiter le nombre des impressions. Il pourrait être utile tout de même qu'un élève puisse dans ce cas différer une impression en la récupérant sous forme d'un fichier éditable ultérieurement (ou ailleurs). Pour cela, on peut installer une imprimante virtuelle permettant de produire des fichiers au format Pdf qui pourront être édités à l'aide du logiciel gratuit Acrobat Reader. Voici comment procéder : Installer le logiciel PDFCreator PDFCreator est un logiciel libre et gratuit qui peut être installé sur tous les postes de l'établissement ou bien chez soi. Cliquer sur le lien suivant : télécharger PDFCreator ; Enregistrer le logiciel d'installation (sur votre bureau, par exemple) ; Exécuter ensuite (ouvrir) ce fichier nommé PDFCreator-1_3_2_setup.exe ; Au cours de la procédure d'installation, conserver ou modifier si nécessaire les choix proposés : o langue : français, o "Je comprends et j'accepte les termes du contrat de licence", o installation standard, o nom de l'imprimante : PDFCreator, o dossier de destination : C:\Program Files\PDFCreator, o ne pas définir Yahoo! comme moteur de recherche par défaut (décocher), o ne pas installer l'extension internet de PDFCreator (décocher), o nom du dossier du menu Démarrer : PDFCreator, o conserver les valeurs par défaut des tâches supplémentaires, o installer... Récupérer au format Pdf le résultat d'une recherche "Elèves" Avec le Client Bcdi Lorsqu'on souhaite conserver sous forme d'un fichier Pdf le résultat d'une recherche effectuée à l'aide de l'interface html de Bcdi, il est souvent intéressant de sélectionner l'option d'affichage "Tout au format liste" ou "Bibliographique" (selon l'interface choisie). Cliquer sur le bouton d'impression ; Sélectionner l'imprimante PDFCreator dans la zone de sélection de l'imprimante ; Cliquer sur le bouton Imprimer ; La fenêtre de paramétrage de l'impression PDFCreator s'affiche. Vous pouvez saisir un titre pour votre document, puis cliquer sur le bouton Enregistrer ; Sélectionner un dossier (le Bureau, Mes Documents, etc.), saisir un nom pour votre fichier et cliquer sur le bouton Enregistrer ; Page 36

37 Selon le paramétrage, vous obtenez éventuellement un aperçu de votre document avec Acrobat Reader. Sinon, vous pouvez exécuter le fichier Pdf à l'emplacement où vous l'avez enregistré pour le visualiser ; Ce fichier peut ensuite être copié ou déplacé à l'emplacement de votre choix (clé USB, dossier en réseau,...) pour une exploitation ultérieure. Avec un navigateur et Bcdiweb Lorsque vous disposez de Bcdiweb et que vous consultez votre base à l'aide d'un navigateur, vous pouvez de la même manière récupérer le résultat de votre recherche en utilisant PDFCreator. Afficher le résultat de votre recherche au format "Liste" ou "Bibliographique" ; Taper la combinaison de touche Ctrl - P de façon à afficher la fenêtre de paramétrage de votre impression ; Sélectionner l'imprimante PDFCreator ; Cliquer sur le bouton Imprimer pour démarrer PDFCreator ; La procédure est ensuite identique à celle décrite au point précédent. Avec d'autres logiciels... Lorsque vous avez installé PdfCreator, vous pouvez ensuite "imprimer" au format Pdf tous les documents que vous gérez avec d'autres logiciels (textes, images, feuilles de calcul, messages, etc.) en utilisant le menu d'impression de votre logiciel et en sélectionnant l'imprimante virtuelle PDFCreator. Page 37

38 Comment saisir une notice sans utiliser la souris? (2) Plus haut, page 8, nous vous indiquions quelques raccourcis-clavier pour être plus rapide dans la saisie des notices. Avec la nouvelle version 2.0 de Bcdi Abonnement, d'autres raccourcis sont disponibles pour une saisie plus performante. Pour passer d'un champ à l'autre Avec l'apparition des onglets "Description bibliographique" et "Analyse documentaire" des écrans de catalogage, il est utile de noter que le raccourci permet de passer d'un onglet à l'autre Pour disposer d'une aide à la saisie met en minuscules non accentuées le contenu d'un champ écrit en majuscules écrit la date du jour Pour récupérer la valeur d'un index (lorsqu'on en affiche les valeurs à l'aide de la touche F2) permet de copier la liste dans le presse-papier de Windows permet de se déplacer à la fin de la liste permet de se déplacer au début de la liste permet de descendre d une page dans la liste permet de remonter d une page dans la liste Pour gérer l'ensemble de la notice permet d'afficher tout le contenu de la notice générale et des notices associées (au format html) permet d'enregistrer la fiche (dans la base sur le disque) permet de dupliquer la fiche existante affichée (et de créer une fiche préremplie) permet d'initialiser l écran (en créant une fiche vide) Bonne saisie! Page 38

39 Comment repérer dans Bcdi les ressources en ligne dont le lien n'est plus actif? On peut décrire avec Bcdi des ressources sur l'internet pour qu'elles soient présentées aux élèves en résultat de leurs recherches. Dans ce cas, il est important d'effectuer une veille et un suivi de ces ressources afin de repérer les liens "morts", correspondant aux pages web qui ont disparu ou dont l'adresse a changé. Pour les notices de l'abonnement Mémodocnet, ce travail est effectué par le CRDP de PoitouCharentes, qui renvoie régulièrement un fichier à jour de ces ressources. En revanche, lorsqu'il s'agit de notices qu'on a saisies, il peut être utile de disposer d'un outil permettant de faciliter cette veille. Voici une procédure pour vérifier les liens de son fichier Ressources : Dans Bcdi "Nettoyer" le fichier Ressources Si nécessaire, il faut d'abord éliminer du fichier Ressources toutes les fiches inutiles qui ne sont plus liées à aucun autre fichier (cela vous évitera d'effectuer une veille sur des fiches qui n'ont plus d'utilité dans votre base).une fiche du club BCDI décrit très bien cette opération. Créer un rapport S'il n'existe pas déjà, il faut créer un rapport très simple, effectué à partir du fichier Ressources, qui inclut uniquement le champ Adresses : En mode Gestionnaire, Outils - Édition des rapports - Assistant ; Reprendre un rapport modèle : choisir Non ; Ce rapport sera utilisé depuis une recherche en : choisir Ressources ; Ajouter le champ Adresses puis cliquer sur le bouton Terminer ; Nom du fichier : RessourcesLiens puis cliquer sur le bouton Enregistrer. Créer une liste des adresses gérées En recherche gestionnaire experte de Ressources, sélectionner les ressources Internet (exclure si nécessaire celles gérées par Poitiers dans le cadre des Memodocnets), avec l'équation : o Dans Bcdi Abonnement 2009 v. 2.0x : Support = ~Internet~ sauf Identité = mdno Pour les versions précédentes : (Support N. = ~Internet~ ou Support = ~Internet~) sauf (Identité D. = mdn- ou Identité N. = mdn-) Format de sortie : Rapports, sélectionner votre rapport créé (RessourcesLiens.fr3) ; Résultats sur : Disque ; Bouton Éditer, choisir le format MsWord ; Enregistrer le rapport dans un dossier personnel (Mes documents, par exemple), Nom du fichier : adressesbcdi.txt (avec l'extension txt, ce sera plus facile pour l'étape suivante). Page 39

40 Dans Xenu Xenu est un logiciel spécialisé dans le test de liens. Ces tests pourront s'effectuer sur la liste que vous venez d'exporter avec Bcdi. Si nécessaire, installer Xenu en le téléchargeant sur son site ( puis en exécutant le fichier setup.exe se trouvant dans le fichier compressé xenu.zip. Ouvrir ensuite Xenu et le paramétrer de la manière suivante : Au menu : Options - Préférences ; Maximum level : 0 Cocher (ou laisser coché) dans la zone Report les lignes : Broken links, ordered by link et Statistics ; Valider avec OK. Effectuer enfin l'opération de test de vos liens : Cliquer dans les menus : File - Check URL list (test) ; Chercher dans le dossier où vous l'avez enregistré et ouvrir le fichier adressesbcdi.txt créé avec Bcdi ; Laisser se dérouler la vérification ; Lorsque s'affiche la fenêtre Do you want a report?, Cliquer Oui. Le rapport affiche toutes les adresses testées, et plus intéressant, à la fin, les adresses "mortes" (partie "Broken links, ordered by link"). Correction des fiches Ressources Ces adresses peuvent ensuite être recherchées et corrigées ou supprimées dans Bcdi : Clic droit sur l'adresse dans le rapport de Xenu, puis cliquer sur Copier l'adresse du lien ; Dans Bcdi, en Recherche gestionnaire de Ressources, saisir l'équation : Adresse =, clic droit derrière "=", puis cliquer sur Coller ; Rechercher et éditer la fiche Ressources pour la corriger (si on retrouve l'adresse valide de la ressource) ou bien pour la supprimer... Page 40

41 Comment afficher, à partir d'un exemplaire, les derniers prêts effectués? On peut afficher la liste des prêts associés à un exemplaire de façon rapide en utilisant les outils standards de Bcdi, ou bien en créant un rapport. Utiliser les outils intégrés de la recherche gestionnaire de Prêts Avec Bcdi Abonnement, en menu Gestionnaire, sélectionner au menu Recherche, Recherche Gestionnaire, Prêts ; Saisir une équation de recherche permettant de sélectionner l'exemplaire souhaité ; Par exemple : Exemplaire = ~Une tête bien faite : exploitez vos ressources intellect [15322]~ (ou bien à partir du numéro de l'exemplaire, ou de son code à barres, par exemple). Puis lancer la recherche ; Cocher la case : fiches en ligne ; Éditer ; La fenêtre Edition des prêts apparaît, avec la liste de tous les prêts correspondant à ce titre. En cliquant avec le bouton droit de la souris sur l'entête de colonne Code Prêt, on classe ces prêts par ordre antéchronologique, avec le plus récent sur la première ligne ; Un double-clic sur une ligne permet d'éditer la fiche du prêt. Utiliser un rapport Il serait possible de créer un rapport permettant d'afficher directement une liste personnalisée et de l'imprimer. Créer le rapport En menu gestionnaire, sélectionner au menu Outils, Édition des rapports, Assistant En mode Gestionnaire, Outils - Édition des rapports - Assistant ; Reprendre un rapport modèle : choisir Non ; Ce rapport sera utilisé depuis une recherche en : choisir Prêts ; Ajouter Exemplaire, Emprunteur et les champs désirés (par exemple Classe, Sorti le) ; Cliquer sur l'onglet Groupes puis Ajouter Exemplaire ; Cliquer sur l'onglet Disposition, saisir un titre pour le rapport (par exemple : Liste des prêts associés à un exemplaire), puis fixer éventuellement les paramètres selon convenance ; cliquer sur le bouton Terminer ; Nom du fichier : ListePrêtsExemplaire (par exemple) puis cliquer sur le bouton Enregistrer. Exploiter le rapport En recherche gestionnaire experte de Prêts, sélectionner un exemplaire comme décrit plus haut. Format de sortie : Rapports, sélectionner votre rapport créé (ListePrêtsExemplaire.fr3) ; Classer les fiches par : 1 > Exemplaire (un clic sur Exemplaire) 2 < Code Prêt (deux clics sur Code Prêt) ; Bouton Éditer. Page 41

42 Comment contrôler après bulletinage le bon déroulement de l'importation des Mémofiches (à partir de la version Bcdi Abonnement v. 2.0x)? Lorsqu'on a importé des Mémofiches, après avoir bulletiné ses numéros de périodiques au fur et à mesure de leur réception, il peut être utile de contrôler le bon déroulement de cette opération. Il s'agit en effet de vérifier que les notices saisies, pour lesquelles on a généralement créé un exemplaire, aient bien été reconnues au moment de l'importation, pour qu'elles soient liées aux notices des articles dépouillés. Les notices qui n'ont pas été repérées comme correspondant à une notice importée n'ont ainsi aucune notice de partie, et un doublon de cette notice générale a été créé avec tous les articles associés. Voici comment procéder pour repérer ces notices générales de périodiques qui "doublonnent" et retrouver un état correct des données de sa base : Repérer les notices posant problème En Recherche Gestionnaire de Notices L'équation suivante permet de sélectionner toutes les notices générales qui n'ont pas de notices de parties : Liste Notices = Vide Dans notre cas, lorsqu'on souhaite restreindre la sélection aux périodiques saisis lors d'une période définie, on définira une équation du type : Liste Notices = Vide et Support = ~Périodique~ et Date saisie > ~jj/mm/aaaa~ et Date saisie < ~JJ/MM/AAAA~ (où jj/mm/aaaa et JJ/MM/AAAA sont les dates extrêmes de la période considérée) Vous pouvez éditer le résultat de votre recherche, en cochant éventuellement la case : Fiches en ligne, et en cliquant sur le bouton Titre pour un classement par titres du résultat si nécessaire (aucun titre de périodique dépouillé par le CRDP de Poitou-Charentes ne devrait apparaître ici). Cette équation peut être enregistrée pour une utilisation ultérieure. Cliquer pour cela sur le bouton Enregistrer et donnez un nom à votre équation, par exemple ControleMMF (sans accent). Au prochain contrôle d'une importation de Mémofiches, vous cliquerez sur le bouton Rappeler puis sur ce fichier pour récupérer l'équation. En cas de doublons indésirables Lorsque l'opération précédente met en évidence des notices sans parties pour des périodiques bulletinés, dépouillés et importés dans le cadre des Mémofiches, on peut procéder de la manière suivante pour corriger la base : Repérer et noter à partir des données d'une notice générale importée (qui existe en doublon sans exemplaires d'une de vos notices) le Titre de la notice (nom et numéro de collection), la valeur saisie dans la zone Numéro de collection, la valeur de la zone Collection ; Supprimer cette notice générale ; Comparer avec les valeurs que vous aviez saisies sur la notice préexistante, pour laquelle vous aviez créé des exemplaires, et corriger ces valeurs afin qu'elles correspondent strictement aux valeurs de la notice Mémofiche. C'est la condition nécessaire pour qu'elle soit reconnue lors d'une importation ; Procéder ainsi pour tous les doublons de votre importation ; Effectuer à nouveau l'importation de votre dernier envoi de Mémofiches. Seules les notices que vous avez supprimées seront importées et se raccrocheront correctement cette fois à votre notice. Page 42

43 Comment afficher une fenêtre modale cachée qui "bloque" Bcdi? Lorsqu'on effectue des opérations avec Bcdi comme une reconstruction des index, une petite fenêtre s'affiche à la fin pour signaler que l'opération est terminée. D'autres fenêtres de ce type peuvent apparaître pour informer du résultat d'une opération ou d'une mise à jour, etc. Ces fenêtres sont dites modales, elles mobilisent le clavier et l'écran dans l'attente d'une réponse ou d'une validation obligatoire. Dans certain cas, cette fenêtre modale se retrouve cachée ("sous" la fenêtre principale de Bcdi), et le logiciel apparaît comme '"bloqué", car il attend une réponse à une fenêtre qui n'est pas visible! Il est utile de pouvoir afficher cette fenêtre pour pouvoir continuer à travailler normalement avec le logiciel, sans devoir l'arrêter brutalement avec Ctrl-Alt-Suppr. Voici comment procéder : Afficher le bureau en appuyant en même temps sur les touches Windows (entre Ctrl et Alt) et D ; Appuyer sans la lâcher sur la touche Alt et une fois sur la touche Tab ; vous obtenez une fenêtre au milieu de l'écran présentant toutes vos applications en cours d'utilisation (s'il y en a plus d'une, évidemment) : Les différentes icônes représentent vos logiciels dont vous avez ouvert une session (représentée par des boutons en bas dans la barre des tâches). Le cadre bleu (ici sur Microsoft Word) doit être placé sur Bcdi ou sur la fenêtre modale si elle apparaît de manière distincte. Si nécessaire, sans lâcher la touche Alt, appuyer successivement sur la touche Tab pour placer le curseur (cadre bleu) sur l'icône voulue. La fenêtre sélectionnée s'affiche, et la fenêtre modale apparaît. Au besoin, testez l'ouverture des différentes fenêtres à l'aide d'alt-tab, jusqu'à ce que vous puissiez répondre ou valider et poursuivre le travail avec votre logiciel... Page 43

44 Comment trouver et récupérer des notices de livres à partir de services en ligne? Lorsqu'on informatise son fonds, il est utile de pouvoir alléger le travail de catalogage en récupérant des données bibliographiques. De nombreux "réservoirs" de notices de documents divers (romans, documentaires, manuels scolaires, etc.), gratuits ou payants, sont accessibles en ligne. Voici quelques adresses utiles, et quelques indications pour les exploiter : Récupérer des notices de la BNF avec MoCCam MoCCam-en-ligne (Mon Catalogue Collectif A Moi) est un service gratuit de récupération de notices de livres au format Unimarc, intégrables directement dans Bcdi. On y récupère en particulier des notices de la BNF (de bonne qualité et renseignant précisément la description bibliographique), au moyen d'une interface qui permet d'effectuer des recherches et de gérer des paniers pour vos sélections de notices à télécharger. Mode opératoire pour s'inscrire, utiliser le service et récupérer les notices dans Bcdi. Récupérer des notices à partir d'autres services en ligne gratuits De nombreuses structures proposent de télécharger des notices de livres : la Cyberlibrairie du SCÉRÉN, l'onisep, de nombreux sites académiques, des sites de l'enseignement privé, Ces notices sont proposées au format Mémonotices (XML, MMN) ou Unimarc, directement importables dans Bcdi, ou bien en un format compressé (Zip, Rar, ). Dans ce cas, il faudra utiliser un logiciel de décompactage (7zip, winzip, ) pour obtenir un ou plusieurs fichiers au format Mémonotices ou Unimarc que vous pourrez importer dans Bcdi. Voici deux adresses utiles : une page du site Savoirs-CDI qui propose des liens vers des sites où vous pourrez récupérer des données ; une page du site des documentalistes de l'académie de Besançon qui propose de nombreuses notices en téléchargement et des liens vers des sites utiles. Récupérer des notices à partir de MemoElectre ou de MemoElectre Plus MemoElectre est un service proposé par Electre et le CRDP de Poitou-Charentes. Il propose de rechercher et de récupérer dans Bcdi des notices retraitées, correspondant aux ouvrages de la quasi totalité de l édition francophone de fictions et de documentaires des cinq dernières années. Ces notices incluent notamment un résumé et une indexation Motbis. Le service MemoElectre permet de télécharger 200 notices complètes. MemoElectre Plus est proposé sous forme d'un abonnement annuel et donne accès à l'intégralité de la base Electre mise à jour quotidiennement soit 1,3 millions de notices de livres et de documents multimédias. MemoElectre et MemoElectre Plus permettent également l'enrichissement de l'affichage du résultat des recherches pour de nombreux ouvrages, dans Bcdi, Bcdiweb et e-sidoc, sous forme d'imagettes représentant les premières de couverture, ou de liens vers les sommaires, les biographies des auteurs et/ou des quatrièmes de couverture. Page 44

45 Comment éditer des lettres de rappel électroniques avec Bcdi Abonnement? Lorsqu'on gère les retards de prêt, on a le choix d'éditer sur papier des lettres de rappel individuelles ou des listes à afficher, ou bien d'éditer des relances par courriel. Avec le développement des ENT et des usages d'internet par nos publics, l'édition des lettres de rappel par mél apparaît de plus en plus comme une solution performante et économique. Pour mettre ceci en œuvre avec Bcdi abonnement, voici comment procéder : Renseigner le fichier des Emprunteurs Il faut évidemment que le champ "Mél" de la fiche "Emprunteurs" soit renseigné pour que les emprunteurs puissent recevoir des lettres de rappel par courriel. C'est un gros travail de saisie, mais qui peut être progressif. Au moment de l'envoi des lettres de rappel, on enverra une version "électronique" à tous les emprunteurs pour lesquels on aura saisi une adresse électronique, et une version "papier" aux autres. Paramétrer votre Client Bcdi pour l'envoi de messages électroniques Aller dans Outils - Gestion des paramètres locaux, dans la rubrique "Paramètres de courrier électronique " Complétez les zones : o Serveur de messagerie : avec l'adresse du serveur de messagerie sortant (SMTP) ; c'est la même adresse que celle que vous fournissez à votre client de messagerie (Outlook ou Thunderbird). Si vous ne la connaissez pas, demandez-la à votre administrateur réseau. o Adresse mél de retour : correspond à votre adresse mèl, celle à laquelle vos usagers pourront vous répondre. o Paramètres du serveur de messagerie : à laisser avec leurs valeurs par défaut, sauf si votre gestionnaire réseau vous précise de changer ces valeurs. Validez en enregistrant (bouton "disquette") Page 45

46 Éditer les lettres de rappel Allez dans Gestion du prêt - Gestion des retards. Pour n'envoyer une lettre de rappel électronique qu'aux seuls emprunteurs disposant d'une adresse mél, saisissez l'équation : tout sauf Mél = vide. Lancez la recherche, éditez, choisissez la date limite. Sur la fenêtre "Sortie sur", cochez la case "Courrier électronique", validez avec Ok. Une fenêtre d'information indique le nombre de méls envoyés. Pour envoyer ensuite une lettre de rappel aux emprunteurs ne disposant pas d'une adresse mél, saisissez l'équation : Mél = vide, et procédez comme vous le faites habituellement pour l'édition de vos rappels sur papier. Page 46

47 Tout savoir sur la mise à jour du thesaurus Depuis juin, un grand nombre de professeurs documentalistes ont mis à jour leur logiciel Bcdi et disposent maintenant de sa dernière version 2.2x. Il nous paraît utile de compléter cette mise à jour par celle du thesaurus, si ne n'est pas déjà fait, de façon à disposer de la dernière version Motbis Pourquoi mettre à jour le thesaurus? Disposer d'un thesaurus à jour pour optimiser l'indexation lors de la saisie, récupérer des notices correctement décrites, optimiser la recherche documentaire, en particulier lorsqu'elle porte sur de nouveaux concepts ou sur des concepts qui ont évolué. C'est particulièrement utile lorsqu'on sait que le tri par pertinence réalisé par les moteurs de recherche (e-sidoc, Bcdi, Bcdiweb) lors de l'affichage des résultats prend fortement en compte les descripteurs du thesaurus. Pour en savoir plus sur Motbis, sa construction, son évolution, voir le site officiel de ce thesaurus. Vous y trouverez en téléchargement pour chaque version du thesaurus les tables de correspondance, les nouveaux concepts, les nouveaux descripteurs et non descripteurs, etc. Comment connaître ma version du thesaurus? La version actuelle de Motbis est la version 2011, avec descripteurs. Pour connaître le nombre de termes du thesaurus de votre base, passez par votre menu gestionnaire Outils, puis Statistiques fichiers. À partir de cette valeur, vous pouvez déterminer la version de votre thesaurus à l'aide de la table de correspondance disponible sur les pages d'accès à la mise à jour du thesaurus de votre espace client. Quelle que soit votre version postérieure à Motbis 3, avec Bcdi 2.07 (ou plus récent) vous pourrez passer vers la version la plus récente. Page 47

48 Comment effectuer la mise à jour? La mise à jour du thesaurus se fait par l'intermédiaire d'un client, il n'est donc pas nécessaire de travailler sur le poste serveur de Bcdi. En passant par votre espace client et son onglet Mon accompagnement Bcdi, cliquez sur Téléchargement des mises à jour, accédez à la rubrique Langages et cliquez sur la dernière version du thesaurus proposée (Motbis 2011). Si vous possédez une version de Bcdi postérieure à 2.07, cliquez ensuite sur la flèche rouge pour accéder à la page où vous trouverez la description illustrée de la mise à jour de votre thésaurus. Suivez attentivement la procédure pas à pas proposée. Astuce : cliquez avec le bouton droit de la souris sur le lien vers le fichier à télécharger, puis sur Enregistrer la cible sous... de façon à pouvoir choisir le dossier temp de votre dossier Bcdi. Il est fortement conseillé d'effectuer la sauvegarde proposée, de façon à se protéger d'un accident éventuel. Pour mettre à jour le thesaurus d'une autre base que vous utilisez, cette procédure est à reproduire à partir de l'espace gestionnaire de chacune des bases que vous utilisez. Qu'est-ce qui est modifié dans ma base? Au moment de la mise à jour du thesaurus, Bcdi va rajouter les mots-clés de la base à votre indexation, comme candidats descripteurs. Il se sert ensuite d'une table de correspondance. Si le terme est présent dans la table de correspondance, il est remplacé par la nouvelle forme, sinon, il est conservé tel quel. Bcdi va reconstruire ensuite la base, ce qui va effectuer la détermination du champ de chaque terme : les termes non trouvés dans le nouveau thésaurus sont basculés en mots clés ; si, en descripteur, on a à la fois un terme générique et un terme spécifique, seul le terme spécifique est conservé. Il n'y a donc aucune perte d'information dans votre fichier de notices... Pour en savoir plus, vous pouvez consultez la page de l'aide de bcdi, dans votre logiciel ou en ligne. Page 48

49 Comment chercher des fictions par Genre avec e-sidoc? Avec la version actuelle du moteur de recherches d'e-sidoc, il n'est pas possible d'effectuer une recherche de fictions par Genre, en recherche simple ou en recherche avancée. Seul l'administrateur du portail dispose d'un mode de recherche "experte" qui lui permet d'accéder à un ensemble plus important de critères, dont le champ Genre. Ce type de recherche sera accessible pour tous dans le cadre de l'abonnement 2012 à la Solution Documentaire (Bcdi / e-sidoc). En attendant, il peut être utile de pouvoir proposer à nos usagers une solution provisoire. Voici comment procéder : Construire une adresse d'accès direct à l'interface de recherche experte Saisir l'adresse de votre portail. Par exemple 0XXXXXXX.esidoc.fr (où 0XXXXXXX est le code RNE de votre établissement). Ajouter à cette adresse le paramètre : /search.php?action=expert. Ce qui donne : 0XXXXXXX.esidoc.fr/search.php?action=Expert. Valider pour accéder à cette adresse. L'adresse ainsi obtenue peut être enregistrée comme favori sur les postes du Cdi, ou bien mise à disposition sous forme d'un lien à partir d'un document en ligne, par exemple. Effectuer une recherche par Genre Ouvrir la fenêtre "Tous les critères", puis cliquer sur Genre. Sélectionner le ou les genres souhaités, Valiser avec "OK" puis cliquer sur le bouton "Chercher". On obtient la liste des fictions pour le ou les genres sélectionné(s). Page 49

50 Comment paramétrer un calendrier dans Bcdi pour les retours de prêt? Lorsqu'on gère le prêt des documents avec Bcdi, la date de retour est calculée par le logiciel en fonction des paramètres de durée de prêts (15 jours par défaut). On communique aux emprunteurs cette date de retour prévu, au moment du prêt ou à l'occasion de lettres de rappel. Parfois cette date correspond à un jour férié, à un jour de fermeture du CDI, ou bien à des vacances scolaires. Il peut être utile de pouvoir définir dans Bcdi les jours "ouvrables" pour que le logiciel les prenne en compte lorsqu'il calcule les dates de retour, de telle manière qu'elles correspondent toujours à des jours d'ouverture du CDI. Voici comment procéder : Définir les jours de fermeture de la semaine et les jours fériés Dans Bcdi, accédez à votre menu gestionnaire ; Au menu Gestion du prêt : Paramètres de prêt - Gestion d'un calendrier ; Placez-vous sur la période voulue en cliquant sur les flèches en haut à gauche ou sur les flèches en haut à droite, en vous déplaçant d'année en année (flèches doubles) ou de mois en mois (flèches simples) ; Sélectionnez les jours de la semaine où le CDI est fermé sur la zone Jours de la semaine ; Cliquez sur le bouton Fermeture : les jours de fermeture apparaissent en rouge ; Pour définir un jour férié, cliquer sur la date voulue (le 1er mai par exemple), puis sur le bouton Fermeture de la zone Période ; Cliquez sur le bouton Enregistrer, puis sur Ok pour valider vos choix. Définir une période de fermeture pour les congés scolaires Dans la fenêtre Gestion du calendrier, cliquez sur le 1er jour de la période de congés et étendez la sélection jusqu'au dernier jour ; Les dates «Début de période» et «Fin de période» sont renseignées dans la zone Période en bas de la fenêtre. Elles peuvent encore être modifiées si nécessaire ; Cliquez sur le bouton Fermeture de la zone Période : les jours de congés apparaissent en rouge ; Cliquez sur le bouton Enregistrer, puis sur Ok pour valider vos choix. Communiquer, échanger des calendriers Lorsque vous avez défini le calendrier des jours ouvrables de votre CDI, vous pouvez récupérer ces données pour les utiliser dans une autre base, ou pour faire profiter vos collègues de votre travail. Le fichier de ces données se nomme Calendrier.cld et se trouve dans le dossier de votre base (par défaut, pour votre base principale, le sous-dossier data du dossier bcdiserv). Ce fichier peut être copié, communiqué, et collé dans le dossier de n'importe quelle autre base. Les données de votre calendrier remplaceront alors celles de l'ancien calendrier de cette base. Page 50

51 Comment traiter les images et photos pour qu'elles soient intégrables dans e-sidoc? Lorsqu'on a activé le portail e-sidoc avec son système de gestion de contenu (CMS), on est invité à intégrer des images pour illustrer les actualités, les articles, ou bien pour créer une galerie de photos (après s'être assuré des droits de publication de ces images, cela va de soi...). Les fichiers provenant d'un appareil photo numérique, ou bien de documents scannés sont souvent trop volumineux pour être transférés en l'état vers le site d'e-sidoc, et les tentatives échouent avec un message d'erreur. Il peut donc être utile de savoir traiter ces images à l'aide d'un logiciel approprié, de manière à ce que leur transfert s'effectue correctement. Voici comment procéder : Installation et/ou lancement d'un logiciel de traitement d'images Nous vous proposons d'utiliser un logiciel libre, gratuit et couramment utilisé : Gimp. D'autres logiciels peuvent faire l'affaire s'ils sont déjà installés sur votre poste (Photofiltre, Paint.net, etc.). Voici comment procéder pour installer Gimp : - Aller sur la page du site Framasoft qui décrit l'outil ; - Cliquer sur le lien en bas de page : Téléchargement immédiat pour Windows ; - Attendre l'affichage de la fenêtre de téléchargement, si rien ne se passe cliquer sur : direct link ; - Valider le téléchargement, puis exécuter le programme téléchargé ; - Se laisser guider par l'outil d'installation du logiciel. Comment redimensionner une image avec Gimp? Exécuter le logiciel à partir du menu Démarrer ou de l'icône sur le bureau ; Se placer sur la fenêtre Editeur d'images GIMP ; Cliquer sur les choix des menus Fichier Ouvrir ; Aller dans son dossier pour sélectionner le fichier image, en sélectionnant par double-clic les emplacements qui conviennent dans la liste des unités disponibles (cadre Raccourcis) ; - L'image s'affiche ; - Cliquer sur les choix des menus Affichage Zoom - 100% pour avoir un aperçu de l'image telle qu'elle sera visible sur un écran ; - Cliquer sur les choix des menus Image - Échelle et taille de l'image... ; - Définir si nécessaire une résolution de 72 pixels/in (pour une utilisation sur le web : courriels, publication) - Définir une largeur convenable (450 pixels conviennent pour une image à transférer vers e-sidoc) ; la hauteur sera calculée automatiquement ; - Cliquer sur le bouton Échelle ; - Cliquer sur les choix des menus Fichier - Enregistrer sous... pour enregistrer l'image sous un nom que vous choisissez et dans le dossier voulu. Pour vous aider : un tutoriel vidéo. - Pour aller plus loin et apprendre à utiliser Gimp - Mes premiers pas Une documentation au format pdf (391 pages!) Le guide sur le site de Gimp Page 51

52 Petite sitographie Voici une sélection de quelques ressources utiles disponibles en ligne pour une bonne maîtrise des outils Bcdi et e-sidoc : L'Espace Doc Web du CRDP de l'académie de Lyon, qui propose de nombreuses fiches / tutoriels sur l'installation et les fonctionnalités de Bcdi et d'e-sidoc ; Les "Fiches d aide pour BCDI Collège-lycée abonnement" sur le site du CRDP de l'académie de Dijon, qui propose quelques fiches pour la maintenance des outils de la Solution Documentaire, la gestion des rapports, des nomenclatures, des droits... ; Des liens vers des fiches pratiques et des tutoriels pour l'installation et l'utilisation de Bcdi et d'esidoc, proposés par le Crdp d'aquitaine ; Sur le site de l'académie de Versailles, un ensemble de documents détaillés et illustrés : les "Fiches techniques BCDI" présentant les opérations d'installation et de mise à jour des différents outils de la Solution documentaire et les "Notes pratiques d utilisation du logiciel BCDI ; Quelques "Fiches pédagogiques sur BCDI" disponibles sur le site du CRDP de l'académie d'amiens (installations et mises à jour, étiquettes pour les cotes, travailler avec plusieurs base ); Sans oublier les pages du site du Club Bcdi du CRDP de Poitou-Charentes, qu'on ne présente plus! Page 52

53 Index A Anonymer les fiches de prêt...27 B Bcdiweb...16 Bibliographies dynamiques...29 Logos Onisep...32 Bibliographies dynamiques...29 Blocage Bcdi...43 Bulletinage...42 C Calendrier...50 Clavier (raccourcis)...4, 8, 38 Copie d'écran...10 E e-sidoc CMS...51 Recherche...49 Emprunteurs Mot de passe...12 F Fenêtre modale...43 I Image Copie d'écran...10 Traitement...51 Index Imprimer...4 Indicateurs Graphiques...20 Installation Icône de lancement...5, 6, 11 Paramétrage d'internet Explorer...22 L Lettres de rappel...23 Courriels...45 M MemoElectre...44 Mémofiches...42 Mise à jour Généralités...14 Thesaurus...47 MoCCam...44 Mot de passe...12 O Onisep...34 P PDFCreator...36 Prêts Anonymer...27 Code à barres...18 Consultation...41 Droits...15 Journal...7 Paramétrage...50 Problèmes d'affichage avec le client...22 R Recherche e-sidoc...49 Imprimer...36 Récolement...25 Récupérer des notices...44 Ressources en ligne Maintenance...39 S Saisie Caractéristiques des champs...30 Sitographie...52 T Thesaurus...47 Page 53