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1 - Christian Courtois - Juin 2012

2 Sommaire Voir aussi l'index en fin de document Comment convertir de manière automatique le contenu d'un champ en minuscules?... 4 Comment éditer et imprimer la liste des valeurs d'un champ (index)?... 4 Comment créer une icône de lancement pour BCDI?... 5 Comment paramétrer le lancement du client BCDI?... 6 Comment vérifier les opérations de prêt effectuées avec BCDI?... 7 Comment saisir une notice sans la souris??... 8 Comment récupérer des écrans de BCDI dans un traitement de texte? Comment lancer le serveur BCDI automatiquement et discrètement? Comment gérer un accès des élèves protégé par mot de passe? BCDI : Généralités sur les mises à jour Comment gérer l'interdiction individuelle du prêt? Comment contrôler la recherche des élèves avec Bcdiweb 1.80 (et versions suivantes)? Comment gérer le prêt en exploitant le code à barres commercial des documents (code EAN)? Comment réaliser un graphique à l'aide des indicateurs fournis par Bcdi? A propos de problèmes d'affichage avec le client de Bcdi Comment modifier le texte des lettres de rappel? Comment effectuer un récolement à l'aide des formats de sortie de Bcdi? Comment rendre les fiches de prêt anonymes pour les conserver en vue d'effectuer des statistiques? (versions Bcdi avant 2.2x) Comment créer des liens vers des bibliographies "dynamiques"? Comment connaître les caractéristiques d'un champ lorsqu'on saisit une fiche? Comment afficher les logos ONISEP dans l'interface "Élève" de Bcdi Abonnement ou dans Bcdiweb lorsqu'on a changé sa cote? Comment récupérer les informations de l'onisep du champ Divers vers le champ Centre d'intérêt (versions Bcdi antérieures à la 2.2x)? Comment permettre aux élèves de récupérer le résultat d'une recherche sous forme d'un fichier éditable et imprimable? Comment saisir une notice sans utiliser la souris? (2) Comment repérer dans Bcdi les ressources en ligne dont le lien n'est plus actif? Comment afficher, à partir d'un exemplaire, les derniers prêts effectués? Comment contrôler après bulletinage le bon déroulement de l'importation des Mémofiches (à partir de la version Bcdi Abonnement v. 2.0x)? Comment afficher une fenêtre modale cachée qui "bloque" Bcdi? Comment trouver et récupérer des notices de livres à partir de services en ligne? Comment éditer des lettres de rappel électroniques avec Bcdi Abonnement? Tout savoir sur la mise à jour du thesaurus Comment chercher des fictions par Genre avec e-sidoc? Page 2

3 Comment paramétrer un calendrier dans Bcdi pour les retours de prêt? Comment traiter les images et photos pour qu'elles soient intégrables dans e-sidoc? Petite sitographie Index Page 3

4 Comment convertir de manière automatique le contenu d'un champ en minuscules? Si vous souhaitez harmoniser l'apparence de vos listes d'index qui incluent parfois des vestiges de saisies "tout en majuscules" (imposées parfois par d'anciens logiciels comme Memolog ou Diderot), procédez de la manière suivante : Éditez la fiche Notices, Documents, Auteurs,... dont vous voulez modifier un champ ; Placez-vous sur le champ concerné (Titre de Notices, Document, Auteur, Éditeur, etc.) et appuyez sur la touche : le contenu est mis automatiquement en minuscules, sauf la première lettre ; Attention : il faudra compléter cette opération en replaçant quand c'est nécessaire les majuscules des noms propres ou les caractères accentués de votre texte. Comment éditer et imprimer la liste des valeurs d'un champ (index)? Lorsque vous "nettoyez" votre base, il peut être utile de pouvoir éditer ou imprimer rapidement toutes les valeurs d'un champ (liste des auteurs, des éditeurs, des niveaux ou des mots-clés saisis en Notices, par exemple). Pour cela, procédez de la manière suivante : Ouvrez une nouvelle page de votre traitement de texte préféré (Open Office, Word...) ; Dans BCDI, éditez la fiche Notices, Documents, Auteurs,... dont vous voulez récupérer les valeurs d'un champ ; Placez-vous sur le champ concerné (Auteur, Éditeur, Niveau, etc.) et appuyez sur la touche pour afficher la liste de vos valeurs ; Appuyez en même temps sur les touches. La liste est copiée ; Retournez dans votre traitement de texte et collez votre liste (Menu Édition, choix Coller) ; Mettez en forme et imprimez... Page 4

5 Comment créer une icône de lancement pour BCDI? Pour pouvoir lancer rapidement BCDI (Serveur, Client ou réseau) ou bien l'un des programmes utilitaires (Bcdizip pour les sauvegardes par exemple), il peut être utile de créer des icônes de lancement valides sur votre bureau. Pour cela, procédez de la manière suivante : Fermez ou réduisez tous les programmes avec lesquels vous êtes en train de travailler, de façon à afficher le bureau (votre fond d'écran et vos icônes de lancement) ; Appuyez en même temps sur les touches. Le gestionnaire de fichiers s'affiche ; Si vous n'apercevez pas votre bureau derrière votre fenêtre, réduisez-la en cliquant et en faisant glisser son coin inférieur droit ; Si l'opération précédente n'est pas possible, c'est que votre fenêtre est en "plein écran". Dans ce cas, cliquez sur l'icône "Restaurer" ou "Niveau inférieur" en haut à droite de votre fenêtre afin de pouvoir en réduire la taille si nécessaire ; Placez-vous sur le dossier Bcdiserv\prog ou Bcdicli\prog ; Dans le menu Affichage, sélectionnez Détails ; Repérez sur le volet droit de votre gestionnaire de fichiers l'application pour laquelle vous souhaitez créer une icône de lancement (BcdiC ou BcdiC.exe pour BCDI Réseau, Serveur ou Serveur.exe pour votre serveur, ClientC ou ClientC.exe pour BCDI Client, Bcdizip ou Bcdizip.exe pour le logiciel de sauvegarde Bcdizip) ; Cliquez avec le bouton droit de votre souris sur l'icône de votre application, faites glisser puis lâchez la souris sur le fond de votre bureau ; Un menu contextuel s'affiche ; choisissez l'option : Créer les raccourcis ici (clic gauche) ; Votre icône est créée. Testez-la en double-cliquant... Page 5

6 Comment paramétrer le lancement du client BCDI? Pour pouvoir personnaliser l'affichage des fenêtres au lancement du Client BCDI, il peut être utile de paramétrer son icône de lancement. Pour cela, procédez de la manière suivante : Pour ne pas afficher la fenêtre de sélection des serveurs et obtenir immédiatement la fenêtre d'identification Cliquez avec le bouton droit de votre souris sur l'icône de lancement de votre Client BCDI ; Un menu contextuel s'affiche ; choisissez l'option : Propriétés (clic gauche) ; Ajoutez /D (précédé d'une espace) à la zone Cible ; validez avec OK ; votre icône est prête. Testez-la en double-cliquant... Pour démarrer immédiatement en écran de recherche "Élèves" C'est la même procédure que ci-dessus, mais vous ajoutez /D/R (précédé d'une espace mais sans espace intermédiaire) à la zone Cible (vous obtenez C:\bcdicli\prog\ClientC.exe /D/R) ; Attention! Pour quitter l'écran de recherche, cliquez sur le bouton de fermeture de la fenêtre de BCDI (tout en haut à droite). Pour pouvoir démarrer plusieurs clients sur le même poste C'est la même procédure que ci-dessus, mais vous ajoutez /M (précédé d'une espace) à la zone cible (vous obtenez C:\bcdicli\prog\ClientC.exe /M) ; Il est possible de combiner les paramètres, à condition de faire précéder la chaîne des paramètres d'une espace, mais sans espace intermédiaire (exemple : C:\bcdicli\prog\ClientC.exe /D/M). Page 6

7 Comment vérifier les opérations de prêt effectuées avec BCDI? Pour pouvoir contrôler en cas de soupçon d'erreur les opérations ayant été réellement saisies avec le logiciel, il peut être utile de consulter un "mouchard" ; BCDI enregistre en effet chaque opération dans un fichier "texte" indépendant, parallèlement à la saisie dans la base de Prêts. Pour consulter ce fichier, procédez de la manière suivante : Démarrez votre traitement de texte préféré (Word ou Open Office Texte) ; Sélectionnez Fichier - Ouvrir ; Sur la fenêtre Ouvrir, dans la zone Types de fichiers, sélectionnez si nécessaire la valeur "Tous les fichiers (*.*)" ; Placez-vous dans le sous-dossier Prog de votre dossier Bcdiserv ; Ouvrez le fichier PRETS.TRA (avec le bloc-notes, pour les versions anciennes de Bcdi) ou bien le fichier PRETS.CSV (avec le bloc-notes ou un tableur, pour les versions plus récentes de Bcdi); Vous pouvez consulter votre mouchard... Page 7

8 Comment saisir une notice sans la souris?? Pour pouvoir optimiser sa saisie, il peut être utile de savoir effectuer un certain nombre d'opérations sans devoir quitter le clavier. C'est d'autant plus intéressant que certaines opérations ne sont possibles qu'au clavier! Pour être "pro" de la saisie, intégrez progressivement les "raccourcis" suivants : Pour passer d'un champ à l'autre Appuyez sur la touche (Tab) pour passer au champ suivant ; Appuyez sur les touches (Shift-Tab) pour passer au champ précédent. Pour se déplacer rapidement sur le texte d'un champ Appuyez sur la touche pour aller à la fin de la ligne ; Appuyez sur la touche Origine pour aller au début de la ligne ; Appuyez sur les touches pour aller à la fin du champ ; Appuyez sur les touches pour aller au début du champ. Pour revenir à la valeur précédente du contenu d'un champ Placez-votre curseur sur un champ de saisie que vous avez modifié ; Appuyez sur les touches. Pour effacer la fin d'une ligne d'un champ Placez-votre curseur au début de la ligne d'un champ de saisie ; Appuyez sur les touches. Pour récupérer la valeur d'un index Placez-votre curseur sur un champ de saisie ; Appuyez sur la touche pour afficher la liste des valeurs du champ déjà saisies ; Tapez les premières lettres de la valeur recherchée ; lorsque cette valeur apparaît dans la liste vous pouvez vous placer dessus avec les touches fléchées Si vous souhaitez revenir en début d'index, appuyez sur la touche ; ; Page 8

9 Récupérez cette valeur par un ou deux appuis sur la touche ou si vous souhaitez abandonner la saisie en cours et afficher la notice correspondante, servez-vous de la touche ; Si vous souhaitez quitter votre index sans rien récupérer, appuyez sur les touches. Pour récupérer la valeur d'un champ fermé Placez-votre curseur sur un champ de saisie, l'ancienne valeur ou la valeur par défaut est sélectionnée - deux possibilités : 1. si vous connaissez la valeur à saisir (par exemple Livre sur un champ Support), tapez la ou les premières lettres de cette valeur (par exemple L pour Livre) ; 2. si vous ne connaissez pas cette valeur, tapez avec les touches de déplacement touche puis explorez les valeurs possibles. Récupérez la valeur souhaitée avec la. Page 9

10 Comment récupérer des écrans de BCDI dans un traitement de texte? C'est la rentrée, et vous souhaitez construire des supports d'initiation ou d'accompagnement pour la recherche documentaire avec BCDI. Pour cela, il peut être utile de savoir copier des fenêtres (l'invite d'identification ou l'interface de recherche, par exemple) et les intégrer dans un document à l'aide de son traitement de textes. Pour réaliser vos outils de présentation, procédez de la manière suivante : Démarrez votre traitement de texte préféré (Word ou Open Office Texte, par exemple) ; Dans BCDI et placez-vous sur la fenêtre que vous souhaitez copier, incluant éventuellement des saisies personnelles ; Appuyez sur les touches ; Ouvrez votre traitement de textes et placez-vous à l'endroit de votre texte où vous souhaitez coller votre image ; Edition - Coller ou cliquez sur le bouton ou au clavier ; Utilisez les ressources du traitement de textes pour déplacer votre image, modifier sa taille, l'annoter ou la rogner pour n'en conserver qu'une partie ; Admirez le résultat. Page 10

11 Comment lancer le serveur BCDI automatiquement et discrètement? Le serveur BCDI est installé sur votre poste, et vous souhaitez voir votre serveur se lancer automatiquement en mode caché lorsque vous ouvrez votre session, sans ouvrir de fenêtre. Pour cela, procédez de la manière suivante : Création - si nécessaire - d'une icône de lancement valide pour votre serveur cf. Comment créer une icône de lancement pour BCDI? Paramétrage de l'icône de lancement pour un démarrage en mode caché Cliquez avec le bouton droit de votre souris sur l'icône de lancement de votre Serveur BCDI ; Un menu contextuel s'affiche ; choisissez l'option : Propriétés (clic gauche) ; Ajoutez /C (précédé d'une espace) à la zone Cible ; Validez avec OK ; votre icône est prête. Testez-la en double-cliquant... ; cf. éventuellement Comment paramétrer le lancement du client BCDI? pour un mode opératoire analogue. Démarrage automatique On dispose dans Windows d'un dossier spécifique dans lequel ou peut copier les icônes de lancement des programmes qu'on souhaite voir démarrer automatiquement à l'ouverture d'une session. Pour y accéder : Cliquez avec le bouton droit de votre souris sur le bouton Démarrer ; Choisissez l'option : Ouvrir (clic gauche) ; Ouvrez le dossier Programmes, puis le dossier Démarrage ; Copiez dans ce dossier l'icône de lancement du serveur BCDI convenablement paramétrée (clic droit sur l'icône : Copier - clic droit sur le contenu du dossier : Coller). Attention : si votre système restaure automatiquement les anciennes valeurs de votre environnement de travail (cela peut être le cas sous Aurige), vous retrouvez votre situation antérieure lorsque vous redémarrez votre ordinateur. Il faut dans ce cas vous adresser au gestionnaire réseau de votre établissement pour effectuer cette opération...1 Page 11

12 Comment gérer un accès des élèves protégé par mot de passe? Vous avez informatisé le prêt et vous souhaitez que les élèves puissent consulter leurs prêts ou s'exprimer éventuellement à propos de leurs lectures. Pour cela, il peut être utile de savoir paramétrer BCDI afin qu'il impose à chaque élève la saisie d'un mot de passe personnel. Voici comment procéder : Comment les mots de passe sont-ils gérés dans BCDI? Au démarrage du logiciel, un double-clic ou sur la zone Identité fait apparaître la liste des emprunteurs. En saisissant le début de son nom, l'élève le voit s'afficher, va pouvoir le sélectionner et le valider. Lorsqu'une gestion des mots de passe a été mise en place, l'élève est invité à renseigner une fenêtre Mot de passe pour accéder à son compte. Les mots de passe sont gérés à partir du champ "Mot de passe" du fichier des emprunteurs de BCDI. Trois valeurs sont possibles pour ce champ : Si vous saisissez NON, l'élève accède à son compte en sélectionnant son nom sans avoir besoin de saisir un mot de passe ; Si vous laissez ce champ vide, l'élève sera invité à saisir un nouveau mot de passe personnel (qu'il devra retenir) la première fois qu'il voudra accéder à son compte. Les fois suivantes, ce mot de passe sera exigé par le logiciel ; Si vous saisissez une autre valeur, cette valeur sera prise en compte comme un mot de passe imposé à l'élève. Gestion globale des mots de passe Il est possible de mettre en place ou de supprimer globalement votre gestion des mots de passe pour vos emprunteurs, en réalisant un traitement par lot sur le résultat d'une recherche effectuée sur le fichier des Emprunteurs (Tout ou Statut_E=Eleve, par exemple (ou pour une version plus récente de Bcdi : Statut M=Élève). Page 12

13 cliquer sur le bouton "Traitement par lot" ; Cochez Mot de passe ; Saisissez Tout en Rechercher ; Renseignez la zone Remplacer par : o ne rien saisir pour imposer une saisie personnelle du mot de passe, o ou bien saisir NON pour supprimer l'accès protégé par mot de passe pour l'ensemble de vos élèves ; Décochez la case Confirmer le changement à chaque fiche, après avoir vérifié votre saisie ; Validez les modifications avec OK. À tout moment, vous gardez la main sur le mot de passe, pour le consulter ou le modifier, par exemple dans le cas où un élève ne s'en souviendrait plus ; Attention à bien gérer vos droits lorsque l'accès des élèves est autorisé nominativement (droit de modifier ou de supprimer des notices, de saisir des prêts ou des retours,...) Ces droits sont définis : o dans BCDI 3 par Outils - Autoriser - Élèves, o dans BCDI 20XX, en entrant comme Admin (ou ce qui en tient lieu), par la définition des Autorisations en Groupes d'utilisateurs - choisir Elève (ou Consultation si l'autorisation Elève n'existe pas). Page 13

14 BCDI : Généralités sur les mises à jour... Le CRDP de Poitou-Charentes propose depuis le 22 décembre 2006 de mettre à jour votre BCDI 2006 vers la version Nous vous proposons ici quelques éléments d'information et quelques conseils, utiles pour cette mise à jour et les suivantes. Mettre à jour votre BCDI C'est une opération qui n'est jamais anodine. Des éléments de votre logiciel, de votre langage documentaire ou de vos données sont susceptibles d'être modifiés. N'acceptez donc pas une mise à jour avant d'avoir pris quelques précautions. Informez-vous sur votre mise à jour et sur les nouveautés apportées. Vous trouverez cette information dans votre espace client (Menu? de BCDI 20XX), à la rubrique : Téléchargement des mises à jour, puis en suivant le lien de la mise à jour. Imprimez au besoin ce document ; Arrêtez toutes les sessions de BCDI (Bcdi réseau - non client-serveur - éventuellement, le client et le serveur (serveur.exe ou le service si vous l'avez installé) ; Prenez la précaution d'effectuer une sauvegarde (logiciel, thésaurus et données) avant d'effectuer la mise à jour. Si vous avez de la place sur vos disques durs, il est conseillé d effectuer une copie de tout le dossier Bcdiserv (ou au moins les dossiers Prog, Data, Modeles et tous les répertoires de vos bases de travail si vous en avez créées) ; Si le poste hébergeant BCDI a un accès direct à l'internet (sans passer par un proxy), vous pouvez effectuer une mise à jour automatique en lançant simplement votre serveur BCDI ; acceptez dans ce cas la proposition de mise à jour ; Sinon, effectuez la mise à jour manuelle telle qu'elle est décrite sur le document évoqué plus haut ; La mise à jour peut s'avérer très longue, en fonction de votre équipement informatique et de la taille de vos bases de données. Vous ne devez en aucun cas l'interrompre, attendez le message de fin d'opération, ici : "conversion de toutes les bases terminées". Cette mise à jour est longue car elle analyse toutes vos notices saisies et crée une notice générale quand celle-ci est absente (dépouillement de périodiques ou de documents multisupports comprenant plusieurs notices) puis effectue une réindexation de votre base. Tout devrait se dérouler normalement, mais en cas de problème, il nous paraît très utile que vous nous appeliez : utile pour vous, parce que votre problème est sans doute connu et nous vous fournirons le moyen le plus rapide de le résoudre. Utile pour nous également, parce que nous pourrons réagir plus rapidement en cas d'incident exceptionnel. Contact : Page 14

15 Comment gérer l'interdiction individuelle du prêt? Certains utilisateurs ne rendent pas les ouvrages qu'ils ont empruntés. Dans ce cas, il peut être utile de limiter temporairement leur droit de prêt jusqu'à la régularisation de leur situation. Pour cela, procédez de la manière suivante : Créer un droit "Interdit" Ouvrez une session "Gestionnaire" dans Bcdi ; Sélectionnez le choix Droit de prêt du menu Gestion du prêt ; Cliquez sur le premier bouton libre (sans nom) proposé ; Renseignez le tableau comme ci-dessous : (Intitulé : Interdit - Type Prêt : Autre et laissez les autres valeurs vides ou à 0) ; Enregistrez votre Droit de prêt avec le bouton Enregistrer ; Cliquez sur Quitter. Attribuer le droit "Interdit" à un élève Sélectionnez Gestion du prêt, Gestion des emprunteurs, Voir, saisir ; Affichez la fiche de l'élève concerné ; Cliquez sur le bouton Voir, saisir du champ Droits ; Sélectionnez le droit Interdit ; Enregistrez la fiche Emprunteurs modifiée. Désormais il ne sera plus possible d'enregistrer un prêt pour cet élève tant que vous n'aurez pas retiré le droit Interdit de sa fiche Emprunteurs... Page 15

16 Comment contrôler la recherche des élèves avec Bcdiweb 1.80 (et versions suivantes)? De plus en plus d'établissements installent Bcdiweb pour permettre aux élèves d'interroger la base documentaire du CDI à l'aide d'un navigateur (Internet Explorer par exemple). Il peut être utile de pouvoir consulter le journal de ces recherches à des fins pédagogiques ou pour orienter une politique d'acquisition. Pour cela, procédez de la manière suivante, en vous faisant aider au besoin par l'animateur TICE de votre établissement : Dans le répertoire d'installation de Bcdiweb (progweb) vous repérerez un dossier de travail dont le nom standard est Travdata, dans lequel vous trouverez un fichier nommé bcdiweb_data.log. Demandez à votre administrateur réseau de vous communiquer régulièrement ce fichier ou bien une adresse réseau où vous pourrez le télécharger ou le copier ; Ce fichier est au format CSV, c'est à dire un format texte dont les données sont organisées et lisibles à partir d'un simple éditeur comme le Bloc-notes de Windows ou bien à l'aide d'un tableur (Excel ou celui d'openoffice) ; Il faudra penser à supprimer parfois ce fichier lorsqu'il devient trop volumineux (après l'avoir exploité) ; il grossit en effet à mesure qu'on effectue des recherches. Consulter le journal à l'aide du Bloc-notes de Windows Cliquez sur Démarrer - Tous les programmes - Accessoires - Bloc-notes ; Menu Fichier - Ouvrir ; Dans la zone Fichiers de type, sélectionnez : Tous les fichiers ; Sélectionnez dans vos dossiers le fichier bcdiweb_data.log récupéré ; La première ligne ci-dessus est une ligne de titres indiquant les valeurs gérées. À noter : les valeurs Date, Equation et Nb. Réponses. Consulter le journal à l'aide d'un tableur Ouvrez votre gestionnaire de fichier (clic droit sur Démarrer - Explorer) ; Vérifiez le paramétrage suivant : Outils - Options des dossiers - onglet Affichage - section Paramètres avancés - décochez Masquer les extensions des fichiers dont le type est connu ; Clic droit sur le fichier bcdiweb_data.log, choix Renommer, modifiez l'extension de façon à obtenir bcdiweb_data.csv ; Double-clic sur le fichier bcdiweb_data.csv ; il s'affiche dans votre tableur préféré (après avoir au besoin spécifié le séparateur Point-virgule dans le tableau de paramétrage présenté) ; Page 16

17 Vous pouvez effectuer alors les opérations que vous jugerez utiles, telles que la copie dans un traitement de texte des colonnes qui vous intéressent, le tri du tableau (selon les adresses IP ou le nombre de réponses par exemple), etc. Page 17

18 Comment gérer le prêt en exploitant le code à barres commercial des documents (code EAN)? Vous envisagez d'acquérir un lecteur de codes à barres pour faciliter la saisie des prêts et des retours, mais vous hésitez face à la perspective de devoir équiper d'un code à barres tous les livres de votre fonds. Il peut être utile et économique d'exploiter le code à barres commercial déjà présent sur les documents et qui sera lu par votre lecteur. Pour cela, procédez de la manière suivante : Traitement par lot des exemplaires On effectue un traitement par lot pour récupérer dans la zone Code exemplaire des fiches Exemplaires la valeur de la zone Code à barres du fichier Documents (non périodiques) ou Notices pour les versions plus récentes de Bcdi. En recherche experte sur le fichier des Exemplaires, saisir l'équation de recherche : Nb. Exe. = 1 sauf Support = ~Périodique~ Cliquer sur le bouton "Modifier par lots" ; Cocher Code exemplaire (1) ; Cliquer sur le bouton "Champ", puis le bouton "Documents" ou (ou Notices s'il n'existe plus, pour les versions plus récentes de Bcdi) puis cocher Code barres (2) ; Lancer l'opération en cliquant sur le bouton OK (3). Page 18

19 Traitement au cas par cas des exemplaires particuliers Dans certains cas, il n'est pas possible d'utiliser le code EAN d'un ouvrage : lorsqu'un document existe en plusieurs exemplaires, par exemple, ou en cas d'absence du code à barres commercial. Procédez alors de la manière suivante : Équipez d'un code à barres, réalisé ou acheté, l'exemplaire ne convenant pas ; Affichez la fiche Exemplaires qui correspond ; Saisissez la valeur du code à l'aide de la douchette dans le champ Code exemplaire. Traitement des emprunteurs Pour optimiser votre gestion du prêt avec codes à barres, il vous reste à réaliser ou faire réaliser des cartes d'emprunteurs sur lesquelles figure le code à barres du numéro de scolarité, sous réserve que celui-ci soit saisi dans le fichier des élèves de votre établissement. L'avantage dans ce cas, c'est que vos élèves pourront conserver leur carte tout au long de leur scolarité dans votre établissement, leur numéro étant inclus dans les données du fichier des élèves récupéré chaque année auprès des services administratifs. Quelques liens utiles Paramétrage d'une douchette pour son utilisation avec Bcdi ; Édition d'une planche de codes à barres avec Bcdi abonnement. Page 19

20 Comment réaliser un graphique à l'aide des indicateurs fournis par Bcdi? Vous avez besoin de produire un bilan de l'activité de votre CDI et vous utilisez les feuilles de calcul de Bcdi, prédéfinies ou personnelles. Vous souhaitez y intégrer des représentations graphiques de vos données pour qu'elles soient plus lisibles. Pour cela, procédez de la manière suivante : Exportation des données à partir de Bcdi Ouvrez votre feuille de calcul prédéfinie (par exemple : au menu Indicateurs d'activité, dans l'onglet Activités des publics, sur le bouton Prêt cochez : Répartition des prêts par support et par mois) puis cliquez sur le bouton Lancer la requête pour obtenir l'écran suivant : Cliquez sur le bouton Editer la feuille de calcul; Vous obtenez une fenêtre qui vous permet de sauvegarder vos données dans un format reconnu par un tableur. Pour cela, cliquez sur le bouton Tableur ; La fenêtre suivante vous permet de choisir un emplacement ou un dossier où vous sauvegarderez ce document de travail ; Vous pouvez quitter Bcdi. Création d'un graphique avec le Classeur d'openoffice Nous décrivons ici la procédure à partir de l'outil tableur d'openoffice 2 qui est gratuit et peut être installé partout (et qu'il faudra mettre à jour éventuellement si votre version est trop ancienne), mais le mode opératoire avec Excel, le tableur de Microsoft, est similaire. Démarrez votre tableur (Démarrer - Programmes - OpenOffice - Calc) ; Cliquez sur le menu Fichier puis Ouvrir pour sélectionner le fichier que vous venez de produire avec Bcdi ; Vérifiez au besoin que le choix Tabulation est bien actif comme séparateur, validez pour obtenir l'écran suivant : Page 20

21 Si l'on souhaite représenter sous forme de camembert le total des prêts par support pour la période considérée, nous avons besoin de sélectionner des zones de données de manière discontinue : Sélectionnez les valeurs des étiquettes à gauche à l'aide de la souris ; Appuyez sur la touche CTRL sans la relâcher ; Sélectionnez les valeurs correspondantes de la colonne Total à l'aide de la souris. Il nous reste à réaliser notre graphique en cliquant sur le bouton Diagramme, sur la barre des outils, pour faire apparaître un assistant. On passe d'une étape à l'autre à l'aide du bouton Suivant ; Choisissez un Type de diagramme (par exemple Secteur Normal) ; Paramétrez une Plage de données (dans notre cas, "Séries de données en colonnes", "Première colonne comme étiquette") ; Complétez si vous le désirez les Eléments du diagramme, en ajoutant un titre par exemple ; Cliquez sur le bouton Terminer pour valider vos choix. En double cliquant sur la série de données de votre graphique, vous pouvez afficher des étiquettes de données sous forme de pourcentage et modifier la taille des caractères. Lorsque votre graphique vous convient, copiez-le et collez-le dans votre traitement de texte à l'endroit voulu de votre rapport d'activités. Page 21

22 A propos de problèmes d'affichage avec le client de Bcdi On nous interpelle parfois sur des problèmes d'affichage dans l'interface Html de Bcdi client-serveur : apparition d'une page blanche... et blocage apparent. Il ne s'agit pas d'un bug, mais d'un problème de paramétrage d'internet Explorer (avec l'aide de votre gestionnaire réseau, veillez à ce que les modifications proposées ici soient pérennes dans l'établissement)... Solution Dans Internet Explorer, aller à Outils, Options Internet Onglet Général 1. clic sur le bouton "Paramètres" dans "Historique de la navigation" (sur IE 6 il n'y a qu'un bouton Paramètres... pas d'erreur possible) ; 2. cocher "A chaque visite" dans "Vérifier s'il existe une version plus récente des pages visitées". Onglet Connexions 1. clic sur le bouton "Paramètres réseau" ; 2. cocher "Ne pas utiliser de serveur proxy pour les adresses locales" ; 3. clic sur le bouton "Avancé" ; 4. Dans le cadre "Exceptions", ajouter la valeur " *", en la séparant si nécessaire des précédentes à l'aide du point-virgule (;). Page 22

23 Comment modifier le texte des lettres de rappel? Lorsqu'on utilise Bcdi pour gérer les retards de prêt, il nous permet d'éditer des lettres de rappel prédéfinies. Dans certains cas, il peut être utile de personnaliser le texte de cette lettre. Pour cela, procédez de la manière suivante : Installer un logiciel d'édition de pages Html Les lettres de rappel sont gérées par Bcdi au format Html. Pour pouvoir les modifier simplement, vous aurez besoin d'un outil nommé éditeur Html. Nous vous proposons de travailler avec un outil libre et gratuit, produisant un code de qualité et disposant d'une interface en français : Amaya. Il vous faudra dans un premier temps l'installer sur votre poste (et donc avoir le droit de le faire!) : Téléchargez le logiciel ici ; Enregistrez le sur votre disque et exécutez-le ; Choisissez la langue "Français", et conservez les choix par défaut proposés. Modifier le fichier utilisé pour les lettres de rappel Par défaut, Bcdi utilise le fichier LettreRap.htm (ou LettresRappels.htm pour les versions plus récentes de Bcdi) que vous trouverez en ouvrant le dossier Bcdicli (ou Bcdiserv si vous utilisez le client de l'installation Système), puis en ouvrant le dossier Modeles, puis le dossier Interfaces Restitution. Nous vous conseillons de faire une copie de ce fichier pour pouvoir le récupérer dans le cas où vos modifications ne vous satisferaient pas. Démarrez le logiciel (Démarrer - Programmes - Amaya - Amaya), Appuyez sur la touche Ctrl puis, en maintenant cet appui, deux fois sur la touche O ; Cliquez sur le bouton Parcourir ; Page 23