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E B A A BE A E EEDAC B F B E CF BC FD D B FE E CE DAC CFE D E CF CF C E F CABA E F E A E A C B E E DF B F D B E CFE F BCE DE C E DCEF FD C B B DCDEF BFD C C B EE F CD E BF DACBF DACBF E E E F E DE EDFD CE A CFBD E F B E E D E B BD D B F DE CF FF BCD EFBFD C E EDF CF BD B E CEB D DF BF DACBF F C E A E E A BE A F B DEBFD C F D CED CC CF E DEE E B DEBFD C E DE EDFD E B B DFD E BC B F E E E F C F DCF CFD C FDC F E CF EDAC CF DF F F F BDF B B B B A CFBFD C E DF DC C D D D EF B D B E E B B FD C B E BF DB BFD C CF CF DE C BE B E CF BC DF F CD C BF E F DF F E B D AD C F E DF E BDC E B BCF B BF B BCD EFBFD C BC FD DEBFD C FD CC B DE E B BE C CF B D D E ED C B E

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ABAC D C ED A FC A D A A A A A D A A A A D AB CD DAE A D DA A CC A A A A CAF DAE C D D A DAE C D D AB CD DAE ATTENTION! Dans tous les cas la personne désignée doit être un membre du personnel de l'établissement. Si la manifestation se déroule dans un établissement de catégorie 1 à 4, cette personne doit être de catégorie A A A A A D A D C DAC D A A A C D A A A DA A A A A A A A D A DA AD D DA DA C A A D D A A C A A A DA D DA A C D A A CA A A D A A A A AAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA D A A A A A D A A DAD D DA A D C A ABA D A D A DA A A A A D A A A A ABA D D A A C A A A DA D DA A C D A A CA AC A D C A AAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA D A

PROCEDURE POUR L'ORGANISATION D'UNE MANIFESTATION EXCEPTIONNELLE DANS LES LOCAUX DE L'UNIVERSITE Document élaboré sur la base du dossier réalisé par la Ville de Reims A LIRE ATTENTIVEMENT AVANT DE PREPARER VOTRE DOSSIER ATTENTION DELAIS! Votre dossier de demande nécessite une validation par le Service Hygiène Sécurité Environnement, il doit y parvenir au moins 2 semaines avant la date de la manifestation RAPPELS IMPORTANTS Pour une manifestation se déroulant de façon strictement identique (même effectif, même lieu, mêmes caractéristiques) à plusieurs reprises au cours d'une année civile ou universitaire, un dossier unique peut être déposé avec mention des dates des différentes manifestations Une manifestation exceptionnelle ne peut être organisée que dans les locaux bénéficiant d'un arrêté d'autorisation d'exploiter après avis favorable de la commission de sécurité Se renseigner auprès du chef des services administratifs de la composante concernée ATTENTION : Tout dossier incomplet sera retourné à l'organisateur sans être traité! PROCEDURE A SUIVRE 1) Avant de commencer à compléter votre dossier, consultez la base réglementaire pour connaître les principales règles à respecter. 2) Assurez vous que le local visé est apte à accueillir le type de manifestation souhaité 3) Complétez les informations demandées dans le dossier. N"hésitez pas à contacter le responsable technique du site ou à défaut le chef de services administratifs pour obtenir les informations nécessaires (notamment le type et la catégorie de l'établissement) 4) Imprimez le dossier ( la zone d'impression a déjà été définie dans le document de base) 5) Regroupez les pièces jointes à joindre obligatoirement au dossier, notamment la notice de sécurité, la notice d'accessibilité et la fiche de désignation du représentant de la direction pendant la manifestation 6) Signez le dossier et le faire viser par le directeur de la composante concernée 7) Adressez le dossier au Service Hygiène Sécurité Environnement pour vérification 8) En cas d'accord, Récupérez le document d'autorisation auprès du Service Hygiène Sécurité Environnement Informations et renseignements complémentaires : Service Hygiène Sécurité Environnement - Vincent CONRAD 03 26 91 39 88 vincent.conrad@univ-reims.fr

REGLEMENTATION APPLICABLE POUR L'ORGANISATION D'UNE MANIFESTATION EXCEPTIONNELLE DANS LES LOCAUX DE L'UNIVERSITE (EXTRAITS) A BC DAE F E A E E A E E E A E A A E Article GN 6 : Utilisations exceptionnelles des locaux 1. A E E E E A E A E A A E E A A A E A A A E A A E A E A A A E A E E D A A E E E au moins quinze jours* E E A E E E * : En réalité, l'instruction complète du dossier nécessite un délai de 8 semaines A E A E E E E A E E E D E E A E E A E A 2. E AD A E A E E E A A A E E E A E A A E E A E E A E E E 3. A E E A A A E A E E AE E A A A E E E A Article R 3: Conditions particulières d'exploitation des locaux d'enseignement Lorsqu'ils ne sont pas utilisés pour les besoins du service auquel ils sont affectés, les locaux et les dépendances des établissements d'enseignement peuvent être mis à la disposition des personnes morales de droit public ou privé qui désirent y organiser des activités à caractère culturel, social ou socio-éducatif ; Ces activités doivent être compatibles avec les conditions de sécurité offertes par l'application des dispositions du présent chapitre. L'effectif maximal des personnes admises doit alors être déterminé en fonction du nombre réel d'unités de passage et de dégagements tels que définis aux articles CO 36 et CO 38. CLASSEMENT DES ETABLISSEMENTS Les établissements recevant du public font l'objet d'un classement dépendant du type d'activités qui s'y déroule et de l'effectif maximal admis Les contraintes relatives aux manifestations dépendent également de ce classement REPRESENTANTS DE LA DIRECTION PENDANT LA MANIFESTATION

Etablissements du premier groupe (Catégories 1 à 4) MS 52 (Arrêté du 11 décembre 2009) Présence de l'exploitant 1. Pendant la présence du public, l'exploitant ou son représentant doit se trouver dans l'établissement pour : - décider des éventuelles premières mesures de sécurité ; - assurer l'accès à tous les locaux communs ou recevant du public aux membres de la commission de sécurité lors des visites de sécurité en application de l'article R. 123-49 du code la construction et de l'habitation ; - assurer la mise à jour du registre de sécurité prévu à l'article R. 123-51 du code de la construction et de l'habitation. 2. Lorsque les conditions d'exploitation le justifient, il peut être admis par la commission de sécurité compétente que l'exploitant ou son représentant ne soit pas en permanence dans l'établissement sous réserve : - d'être joignable en permanence et en mesure de rejoindre l'établissement dans les délais les plus courts - que des consignes claires soient données au service de sécurité incendie présent sur le site. Etablissement du 2e groupe (catégorie 5) Article PE27 : Alarme, alerte, consignes : 1. Un membre du personnel ou un responsable au moins doit être présent en permanence lorsque l établissement est ouvert au public. (Arrêté du 2 février 1993) Toutefois, cette disposition n est pas applicable aux établissements recevant moins de vingt personnes et ne comportant pas de locaux à sommeil. Qui est considéré comme représentant de la direction? Au sens du code de l'éducation c'est une personne qui a délégation de signature, donc au moins une personne de catégorie A. Un gardien ou un étudiant ne peut donc pas être un représentant de la direction pendant la présence du public. Article L712-2 Le président peut déléguer sa signature aux vice-présidents des trois conseils, aux membres élus du bureau âgés de plus de dix-huit ans, au secrétaire général et aux agents de catégorie A placés sous son autorité ainsi que, pour les affaires intéressant les composantes les services communs et les unités de recherche constituées avec d'autres établissements publics d'enseignement supérieur ou de recherche, à leurs responsables respectifs. ELECTRICIEN DE PERMANENCE Article EL 18 : 1. Les installations doivent être entretenues et maintenues en bon état de fonctionnement. Les défectuosités et les défauts d isolement doivent être réparés dès leur constatation. 2. Dans tout établissement de 1re ou 2e catégorie, la présence physique d une personne qualifiée est requise pendant la présence du public pour, conformément aux consignes données, assurer l exploitation et l entretien quotidien. Une telle mesure peut être imposée après avis de la commission départementale de sécurité dans les établissements de 3e et de 4e catégorie si l importance ou l état des installations électriques le justifie. Calcul de l'effectif maximal admissible selon le type de manifestations L'effectif maximal admissible est calculé pour une présence simultanée. Le nombre total de personnes accueillies pendant la durée de la manifestation peut être supérieur, mais il appartient à l'organisateur de veiller à ce que l'effectif maximal admissible de façon simultanée ne soit dépassé à aucun momment du déroulement de la manifestation.

L'effectif maximal admissible est déterminé par la valeur la moins grande obtenue suivant les 3 critères ci-dessous 1 En fonction du nombre et de la largeur des sorties (la largeur de chaque sortie se calcule en UP (Unités de Passage) 1 UP = 90 cm, 2UP = 140 cm, chaque UP supplémentaire +60 cm Issues Largeur Effectif admissible 1 issue 1 UP 19 personnes 2 issues 1 UP par issue 100 personnes 2 issues 3 UP au total 200 personnes 2 issues 2 UP par issue 300 personnes 2 issues 5 UP au total 400 personnes 2 issues 6 UP au total 500 personnes Pour un effectif supérieur à 500 personnes il faut 1 issue + 1 issue par tranche de 500 personnes calcul du nombre d unités de passage = arrondir l effectif à la centaine supérieure, puis compter une UP par tranche de 100 personnes IMPORTANT : Pour pouvoir accueillir plus de 50 personnes, un salle doit avoir ses portes qui ouvrent vers l extérieur et disposer d un éclairage de sécurité (balisage + ambiance si plus de 100 pers.) 2 En fonction de la surface accessible de la salle (hors mobiliers) A A E E E E E E D A A E A A E E E E A E E F A E E E A A E E A E A E E A A E E E A A E E A E E A A F E E A L'effectif maximal admissible dépendra du type d'activités prévu : A A E E F A E A B E E E E A A A F 3 En fonction de la catégorie d'établissement E C E A E E E E E B A F FB A F A A B A D E B A C A E E E E E A E E E B F E A E E