Ordonnance relative au système d information Ordipro du Département fédéral des affaires étrangères (O Ordipro) 235.21 du 7 juin 2004 (Etat le 1 er janvier 2010) Le Conseil fédéral suisse, vu l art. 6 de la loi fédérale du 24 mars 2000 sur le traitement des données personnelles au Département fédéral des affaires étrangères 1, arrête: Section 1 Dispositions générales Art. 1 Objet 1 La présente ordonnance règle l exploitation du système d information Ordipro du Département fédéral des affaires étrangères (département). 2 Sont traitées dans le système Ordipro les données concernant les personnes bénéficiaires visées à l art. 2, al. 2, de la loi du 22 juin 2007 sur l Etat hôte 2. 3 Art. 2 But et contenu du système d information 1 Le système Ordipro sert à l accomplissement des tâches confiées à l autorité compétente pour le service du protocole du département (protocole) et à la Mission permanente de la Suisse auprès de l Office des Nations Unies et des autres organisations internationales à Genève (mission), conformément à la Convention de Vienne du 18 avril 1961 sur les relations diplomatiques 4, à la Convention de Vienne du 24 avril 1963 sur les relations consulaires 5, ainsi qu aux accords de siège selon l annexe 1. Il sert en particulier: a. de base au traitement administratif des questions liées à l accréditation et au séjour des personnes concernées; b. à l établissement et à la gestion des différentes catégories de cartes de légitimation. 2 Il comprend les fichiers du protocole et de la mission. RO 2004 2951 1 RS 235.2 2 RS 192.12 3 Nouvelle teneur selon le ch. 6 de l annexe à l O du 7 décembre 2007 sur l Etat hôte (RS 192.121). 4 RS 0.191.01 5 RS 0.191.02 1
235.21 Protection des données 3 Le département est habilité à mettre à jour l annexe 1. Section 2 Données et traitement des données Art. 3 Données Le protocole et la mission traitent les données personnelles suivantes dans le système Ordipro: a. noms; b. prénoms; c. date de naissance; d. adresse privée et numéro de téléphone; e. sexe; f. état civil; g. nationalité; h. titre et fonction; i. employeur (représentation, organisation internationale, autre employeur éventuel); j. profession; k. passeport (type, validité, numéro); l. nom du prédécesseur; m. date de l arrivée et du départ; n. date de l entrée en fonction; o. type du permis de travail en Suisse; p. données concernant les cartes de légitimation; q. plaques de contrôle et documents se rapportant au véhicule; r. photos; s. liens entre les personnes accompagnantes autorisées et les personnes principales; t. dettes; u. litiges, procédures pénales, civiles et administratives; v. 6 numéro d assuré au sens de l art. 50c de la loi fédérale du 20 décembre 1946 sur l assurance-vieillesse et survivants 7 (numéro d assuré AVS); w. 8 lieu de naissance. 6 Introduite par le ch. 6 de l annexe à l O du 7 décembre 2007 sur l Etat hôte (RS 192.121). 7 RS 831.10 2
Système d'information Ordipro du DFAE 235.21 Art. 3a 9 Saisie courante du numéro d assuré AVS Si des personnes domiciliées en Suisse mais ne disposant pas encore de numéro d assuré sont enregistrées dans Ordipro, les services visés à l art. 4 demandent à la Centrale de compensation de l assurance-vieillesse et survivants (CdC) l attribution et la communication du numéro d assuré AVS de ces personnes. La procédure est réglée par les art. 133 bis et 134 quater du règlement du 31 octobre 1947 sur l assurance-vieillesse et survivants 10. Art. 4 Traitement des données personnelles 1 Les données des personnes visées à l art. 1, al. 2, sont collectées et traitées par le protocole et par la mission. 11 2 Pour s acquitter de leurs tâches légales, les autorités de l Administration fédérale des douanes traitent dans le système Ordipro les données des personnes visées à l art. 1, al. 2. Lorsqu elles traitent ces données, elles sont responsables du respect des dispositions relatives à la protection des données. Art. 5 Accès aux données 1 Ont un droit général d accès aux données: a. la Direction politique; b. la Direction du droit international public; c. les postes frontières pour le contrôle des personnes à la frontière; d. les organisations internationales établies en Suisse, concernant les données des personnes qu elles occupent et de celles qui les accompagnent. 2 Ont un droit d accès limité aux vérifications d identité: a. les autorités de police des étrangers des cantons et des communes; b. les services de police désignés par les cantons et les communes; c. l Office fédéral de la police (fedpol); d. l Office fédéral des migrations (ODM) 12 ; e. l Administration fédérale des douanes (AFD); f. la Caisse cantonale de compensation de Genève; g. 13 la Caisse de compensation de Berne; 8 Introduite par le ch. 6 de l annexe à l O du 7 décembre 2007 sur l Etat hôte (RS 192.121). 9 Introduit par le ch. 3 de l annexe à l O du 21 nov. 2007 sur l harmonisation de registres, en vigueur depuis le 1 er janv. 2008 (RS 431.021). 10 RS 831.101 11 Nouvelle teneur selon le ch. 6 de l annexe à l O du 7 décembre 2007 sur l Etat hôte (RS 192.121). 12 La désignation de l unité administrative a été adaptée en application de l art. 16 al. 3 de l O du 17 nov. 2004 sur les publications officielles (RS 170.512.1). 13 Introduite par le ch. 6 de l annexe à l O du 7 déc. 2007 sur l Etat hôte (RS 192.121). 3
235.21 Protection des données h. 14 le Service de renseignement de la Confédération. 3 Les services des automobiles et les offices de la circulation routière des cantons ont un droit d accès limité au contrôle des véhicules et à la vérification de l identité des conducteurs. 4 L étendue de l accès accordé aux autorités autorisées est réglée dans l annexe 2. Art. 6 Octroi du droit d accès individuel La direction du projet Ordipro octroie aux collaborateurs des services ayant accès aux données une autorisation d accès individuelle. Elle contrôle chaque année si les conditions d accès au système Ordipro fixées dans l annexe 2 sont remplies. Art. 7 Communication régulière des données Les données sont régulièrement communiquées aux autorités et institutions privées suivantes, afin qu elles puissent s acquitter de tâches légales: a. l Office fédéral des migrations (ODM) 15 ; b. les autorités fiscales de la Confédération, des cantons et des communes; c. l Office fédéral des assurances sociales (OFAS); d. l Office fédéral de la santé publique (OFSP); e. les personnes fournissant des prestations qui, selon les accords de siège énumérés dans l annexe 1, ne sont soumises ni à rémunération, ni à la TVA, ni aux droits de douane, aux personnes visées à l art. 1, al. 2, en vue de contrôler si ces dernières y ont droit; f. les offices statistiques de la Confédération, des cantons et des communes, sous une forme anonyme; g. les autorités de la Confédération et des cantons chargées de percevoir la taxe d exemption de l obligation de servir, uniquement pour les citoyens suisses âgés de 20 à 30 ans; h. 16 les services chargés de tenir les registres des habitants; i. 17 la CdC pour l attribution et la communication du numéro d assuré AVS. 14 Introduite par le ch. 11 de l annexe à l O du 12 déc. 2008 (RO 2008 6305). Nouvelle teneur selon le ch. II 11 de l'annexe 4 à l'o du 4 déc. 2009 sur le Service de renseignement de la Confédération, en vigueur depuis le 1 er janv. 2010 (RS 121.1). 15 La désignation de l unité administrative a été adaptée en application de l art. 16 al. 3 de l O du 17 nov. 2004 sur les publications officielles (RS 170.512.1). 16 Introduite par le ch. 3 de l annexe à l O du 21 nov. 2007 sur l harmonisation de registres, en vigueur depuis le 1 er janv. 2008 (RS 431.021). 17 Introduite par le ch. 3 de l annexe à l O du 21 nov. 2007 sur l harmonisation de registres, en vigueur depuis le 1 er janv. 2008 (RS 431.021). 4
Système d'information Ordipro du DFAE 235.21 Art. 8 Communication des données à des personnes Les données visées à l art. 3, let. a à i, m à q et s peuvent être communiquées à des personnes morales et physiques qui font état d un besoin particulier. Art. 9 Communication des données dans le cadre de l entraide administrative 1 Les données personnelles saisies dans le système Ordipro peuvent être mises à la disposition des autorités qui en ont besoin pour s acquitter de leurs tâches légales. Elles sont communiquées par le protocole ou par la mission, en fonction des compétences. 2 Le protocole ou la mission peuvent aussi communiquer des listes si l autorité requérante en a besoin pour s acquitter de ses tâches légales et que le traitement des données personnelles est compatible avec l objectif défini en la matière par la loi. Section 3 Protection et sécurité des données Art. 10 Droit d accès 1 Toute personne peut demander aux autorités compétentes selon l art. 4, par écrit et en justifiant de son identité, des renseignements sur les données la concernant. 2 Les renseignements sont fournis par écrit et gratuitement. 3 La communication des renseignements demandés peut être refusée, restreinte ou différée, conformément à l art. 9 de la loi fédérale du 19 juin 1992 sur la protection des données 18. Art. 11 Droit de rectification Toute personne peut demander que les données incorrectes la concernant soient rectifiées. Art. 12 Devoirs de diligence 1 Les autorités compétentes selon l art. 4 veillent, chacune dans leurs domaines, à ce que les données personnelles soient traitées conformément aux prescriptions. 2 Elles s assurent que les données personnelles qu elles saisissent dans le système Ordipro ou qu elles communiquent sont exactes, complètes et mises à jour. Art. 13 Sécurité des données 1 Les autorités compétentes selon l art. 4 édictent un règlement de traitement; ce dernier fixe les mesures techniques et organisationnelles et règle les modalités de contrôle du traitement des données. 18 RS 235.1 5
235.21 Protection des données 2 Elles prennent, chacune dans leurs domaines, les mesures organisationnelles et techniques conformes aux dispositions sur la protection des données. 3 Tout traitement de données doit être protégé au moyen de profils d utilisateurs individuels et de mots de passe. Art. 14 Journalisation Les accès au système Ordipro sont journalisés en permanence. Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant trois ans. Art. 15 Surveillance et coordination 1 Le protocole et la mission exercent la surveillance sur le traitement des données personnelles dans le système Ordipro au sens de la présente ordonnance et des directives qui en découlent. 2 Ils coordonnent leurs activités avec les autres autorités participant au système Ordipro selon l art. 5. 3 Ils veillent au respect de la protection et de la sécurité des données. 4 Ils s assurent que le responsable de la fabrication des cartes de légitimation respecte les prescriptions relatives à la protection des données et efface à temps les données personnelles enregistrées. Section 4 Conservation, archivage et destruction des données Art. 16 Durée de conservation des données 1 Après la notification du départ d une personne, les données la concernant qui sont traitées par le protocole et la mission sont pourvues du statut d inscription «départ». 2 Les données personnelles pourvues du statut d inscription «départ» sont, après une année, disponibles uniquement pour le protocole et la mission. 3 Après le délai de cinq ans, elles sont détruites pour autant qu il n y ait aucune affaire en suspens au sens de l art. 3, let. t et u. 4 Le responsable de la fabrication des cartes de légitimation efface toutes les données stockées au plus tard dix jours après les avoir reçues. Art. 17 Obligation de proposer les données aux Archives fédérales Avant de les détruire, le protocole et la mission proposent aux Archives fédérales les données personnelles qu ils ont traitées. 6
Système d'information Ordipro du DFAE 235.21 Section 5 19 Dispositions finales Art. 17a Dispositions transitoires relatives à la modification du 21 novembre 2007 Le numéro d assuré AVS des personnes déjà enregistrées dans Ordipro à la date de la première attribution globale et de la communication du numéro d assuré AVS est saisi. La procédure est réglée par les art. 133 bis et 134 quater du règlement du 31 octobre 1947 sur l assurance-vieillesse et survivants 20. Section 6 21 Entrée en vigueur Art. 18 La présente ordonnance entre en vigueur le 1 er juillet 2004. 19 Introduite par le ch. 3 de l annexe à l O du 21 nov. 2007 sur l harmonisation de registres, en vigueur depuis le 1 er janv. 2008 (RS 431.021). 20 RS 831.101 21 Anciennement section 5. 7
235.21 Protection des données Annexe 1 (art. 2, al. 1) Accords de siège Accord sur les privilèges et immunités de l Organisation des Nations Unies conclu entre le Conseil fédéral suisse et le Secrétaire général de l Organisation des Nations Unies les 11 juin/1 er juillet 1946 (RS 0.192.120.1); Accord du 17 novembre 1997 entre le Conseil fédéral suisse et les Etats parties à la Convention relative à la conciliation et à l arbitrage au sein de l Organisation pour la sécurité et la coopération en Europe (OSCE) en vue de déterminer le statut juridique en Suisse de la Cour de conciliation et d arbitrage au sein de l OSCE (RS 0.192.120.193.1); Accord du 10 mars 1955 entre le Conseil fédéral suisse et l Organisation météorologique mondiale pour régler le statut juridique de cette organisation en Suisse (RS 0.192.120.242); Echange de lettres des 5 février/22 avril 1948 concernant le statut juridique en Suisse de l Union postale universelle (RS 0.192.120.278.3); Accord du 22 juillet 1971 entre le Conseil fédéral suisse et l Union internationale des télécommunications pour régler le statut juridique de cette organisation en Suisse (RS 0.192.120.278.41); Accord du 21 août 1948 entre le Conseil fédéral suisse et l Organisation mondiale de la santé pour régler le statut juridique de cette organisation en Suisse (RS 0.192.120.281); Accord du 11 mars 1946 entre le Conseil fédéral suisse et l Organisation internationale du travail pour régler le statut juridique de cette organisation en Suisse (RS 0.192.120.282); Accord du 28 septembre 1971 entre le Conseil fédéral suisse et l Union interparlementaire pour régler le statut juridique de cette organisation en Suisse (RS 0.192.121.71); Accord du 9 décembre 1970 entre le Conseil fédéral suisse et l Organisation mondiale de la propriété intellectuelle pour déterminer le statut juridique en Suisse de cette organisation (RS 0.192.122.23); Accord du 17 novembre 1983 entre le Conseil fédéral Suisse et l Union internationale pour la protection des obtentions végétales pour déterminer le statut juridique en Suisse de cette Union (RS 0.192.122.25); Accord du 15 novembre 1946 concernant le statut juridique en Suisse du Bureau international d éducation (avec procès-verbal) (RS 0.192.122.41); Accord du 11 juin 1955 entre le Conseil fédéral suisse et l Organisation européenne pour la recherche nucléaire pour déterminer le statut juridique de cette organisation en Suisse (RS 0.192.122.42); 8
Système d'information Ordipro du DFAE 235.21 Accord du 19 mars 1993 entre le Conseil fédéral suisse et le Comité international de la Croix-Rouge en vue de déterminer le statut juridique du Comité en Suisse (RS 0.192.122.50); Accord du 29 novembre 1996 entre le Conseil fédéral suisse et la Fédération internationale des Sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge en vue de déterminer le statut juridique de la Fédération internationale en Suisse (RS 0.192.122.51); Accord du 10 mars 1976 entre le Conseil fédéral suisse et l Organisation internationale de protection civile pour régler le statut juridique de cette organisation en Suisse (RS 0.192.122.52); Accord du 2 juin 1995 entre la Confédération suisse et l Organisation mondiale du commerce en vue de déterminer le statut juridique de l Organisation en Suisse (RS 0.192.122.632); Accord du 10 août 1961 entre le Conseil fédéral suisse et l Association européenne de libre-échange pour déterminer le statut juridique de cette association en Suisse (RS 0.192.122.632.3); Accord du 18 mai 1987 entre le Conseil fédéral suisse et le Bureau international des textiles et de l habillement en vue de déterminer le statut juridique du Bureau en Suisse (RS 0.192.122.632.5); Accord du 10 février 1988 entre le Conseil fédéral suisse et l Organisation intergouvernementale pour les transports internationaux ferroviaires (OTIF) en vue de déterminer le statut juridique de cette Organisation en Suisse (RS 0.192.122.742); Accord du 9 décembre 1976 entre le Conseil fédéral suisse et l Association des pays exportateurs de minerai de fer pour régler le statut juridique de cette association en Suisse (RS 0.192.122.931); Echange de lettres des 7 avril/3 mai 1954 concernant le statut juridique en Suisse du Comité intergouvernemental pour les migrations européennes (RS 0.192.122.935); Accord du 10 février 1987 entre le Conseil fédéral suisse et la Banque des règlements internationaux en vue de déterminer le statut juridique de la Banque en Suisse (RS 0.192.122.971.3); Accord du 20 mars 1997 entre la Confédération suisse et le Centre Sud en vue de déterminer le statut juridique du Centre en Suisse (RS 0.192.122.972.11). 9
235.21 Protection des données Annexe 2 22 (art. 5, al. 4) Matrice d accès 22 Le texte de cette annexe n est pas publié dans le Recueil officiel des lois fédérales et le Recueil systématique du droit fédéral. Des tirés à part peuvent être obtenus auprès de la Mission permanente de la Suisse auprès de l Office des Nations Unies et des autres organisations internationales à Genève, Case postale 194, 1211 Genève 20. 10