POLITIQUE PORTANT SUR LES CONDITIONS DE CONTRAT

POLITIQUE PORTANT SUR LES CONDITIONS DE CONTRAT DIRECTION : Services administratifs ENTRÉE EN VIGUEUR : 25 novembre 2005 Amendée le : 1 er octobre 2008 1 er octobre 2009 15 septembre 2011 1 er juin 2012 A. BUT A.1 La présente politique établit le processus d adjudication des contrats conclus par la Régie de l énergie, ci-après nommée la Régie, et est amendée en conformité avec l article 7 de la Loi sur les contrats des organismes publics (2006, c. 29). A.2 Cette politique assure le respect des accords de libéralisation des marchés publics concernant l Accord sur le commerce intérieur, l Accord de libéralisation des marchés publics du Québec et du Nouveau-Brunswick et l Accord de commerce et de coopération entre le Québec et l Ontario, en tenant compte des principes fondamentaux de la Loi de façon à promouvoir : 1 la transparence dans les processus contractuels ; 2 le traitement intègre et équitable des concurrents ; 3 la possibilité pour les concurrents qualifiés de participer aux appels d offres de la Régie ; 4 la mise en place de procédures efficaces et efficientes, comportant notamment une évaluation préalable des besoins adéquate et rigoureuse qui tient compte des orientations gouvernementales en matière de développement durable et d environnement ; 5 la mise en œuvre de systèmes d assurance de la qualité dont la portée couvre la fourniture de biens, la prestation de services ou les travaux de construction requis par la Régie ; 6 la reddition des comptes fondée sur l imputabilité du président de la Régie et sur la bonne utilisation des fonds. A.3 Cette politique comprend également des conditions de gestion permettant d assurer une saine gestion notamment pour les contrats dont le montant est inférieur aux seuils d appels d offres. B. CHAMPS D APPLICATION ET DÉFINITIONS B.1 La présente politique s'applique aux contrats d approvisionnement et de services suivants conclus par la Régie : Page 1 de 11

1 les contrats d'approvisionnement incluant les contrats d'achat ou de location de biens meubles, lesquels peuvent inclure les frais d'installation, de fonctionnement ou d'entretien des biens ; 2 les contrats de services incluant les contrats de transport, les contrats d assurance de dommages et les contrats d'entreprise autres que les contrats de travaux de construction. B.2 La présente politique ne s'applique pas aux contrats, ni aux ententes prévus au chapitre VI.1 de la Loi sur la Régie de l énergie, incluant l entente prévue à l article 85.4. B.3 Dans la présente politique, on entend par : «appel d offres» : procédure invitant plusieurs fournisseurs à présenter une soumission ou une offre de services en vue de l obtention d un contrat, le mode de sollicitation peut être sur invitation ou public ; «contrat de services» i) de nature technique» : un contrat de services, pouvant inclure des frais d installation ou d entretien, autre qu'un contrat de services professionnels ; ii) professionnels» : un contrat de services qui doit être exécuté par des professionnels ou sous la responsabilité de ceux-ci, en considérant qu'un professionnel est une personne ayant une formation sanctionnée par un diplôme de niveau universitaire de premier cycle reconnu par le ministre de l'éducation ou l'équivalent et, dans le cas où le domaine d'activité est à exercice exclusif, inscrite au tableau d'un ordre professionnel régi par le Code des professions (L.R.Q., chapitre C-26) ; «montant estimé du contrat» : la dépense totale estimée du contrat, incluant celle estimée pour la reconduction aux fins de la détermination du seuil de sollicitation ou l excluant aux fins de la détermination du mode de sollicitation ; «offre de services» : une proposition ou une candidature présentée par un fournisseur en vue de l'obtention d'un contrat pour laquelle le volet qualité doit être évalué, le tout accompagné d un prix pour la réalisation dudit contrat ; «prix» : un prix forfaitaire, un prix unitaire, un taux, un pourcentage ou une combinaison de ces éléments ; «soumission» : une offre présentée par un fournisseur qui consiste à soumettre exclusivement un prix pour la réalisation d'un contrat. Page 2 de 11

C. AUTORITÉ ET RESPONSABILITÉS C.1 La présente politique est approuvée par le président de la Régie. Le directeur des Services administratifs, en collaboration avec le personnel concerné, voit à son application. C.2 La conclusion des contrats est autorisée par le personnel désigné au Plan de délégation des pouvoirs de la Régie. Les contrats, autres que les réquisitions d achat, lettres mandats et factures, doivent être recommandés par le directeur des Services administratifs, avant l autorisation de leur conclusion. C.3 Lorsque les circonstances le justifient, le président de la Régie peut : 1 autoriser la conclusion d un contrat selon des conditions différentes de celles qui lui sont applicables en vertu de la présente politique ; 2 autoriser une dérogation aux règles contenues à la présente politique, auquel cas il en fixe les limites. Lorsqu il donne suite à une demande d autorisation prévue au présent article, le président de la Régie doit, pour chaque cas, fixer les conditions et limites applicables. D. RÈGLES D APPEL D OFFRES ET D AUTORISATION DE CONTRATS Assurance-qualité et développement durable D.1 La Régie peut considérer l apport d un système d assurance de la qualité, notamment une norme ISO reconnue, ou une spécification liée au développement durable et à l environnement pour la réalisation d un contrat. Elle précise alors l exigence requise dans les documents connexes. D.2 Si l imposition d une telle exigence réduit indûment la concurrence, la Régie doit permettre à tout prestataire de services de présenter une soumission et accorder, à celui qui répond à l exigence requise, une marge préférentielle d au plus 10 %, ou d au plus 50 % pour une exigence reliée au développement durable et à l environnement. Dans ce cas, le prix soumis par un tel prestataire de services est, aux seules fins de déterminer l adjudicataire, réduit du pourcentage de marge préférentielle prévu, et cela, sans affecter le prix soumis aux fins de l adjudication du contrat. Regroupement d organismes publics D.3 La Régie peut participer à un regroupement avec une personne morale de droit public dont les conditions de conclusion de contrat diffèrent de celles de la présente politique. Dans un tel cas, les conditions applicables à cet appel d offres sont celles auxquelles est assujetti l organisme public ou la personne morale de droit public qui procède à l appel d offres et les documents d appel d offres identifient la Régie comme faisant partie du regroupement. D.4 Dans un tel cas, la Régie doit requérir les services du prestataire de services retenu et ce, aux conditions prévus aux documents d appel d offres, aux fins de l adjudication du contrat. Page 3 de 11

Contrats soumis à la procédure d appel d offres public D.5 La Régie ne peut scinder ou répartir ses besoins ou apporter une modification à un contrat dans le but d éluder l obligation de recourir à la procédure d appel d offres public ou de se soustraire à toute autre obligation découlant de la présente politique. D.6 Les dispositions d un appel d offres telles que l admissibilité et la conformité des soumissions ou des offres de services, la publicité, le délai de réception et l évaluation des offres de services sont prévues à l annexe 1 «Documents d appel d offres». D.7 Un contrat ne peut être conclu que s'il a respecté, en vertu des accords de libéralisation publics mentionnés au point A.2, les seuils et les modes de sollicitation indiqués aux tableaux suivants, sauf pour les exceptions prévues à la section E. et pour les contrats particuliers indiqués à la section F. de la présente politique. Contrat d approvisionnement Montant estimé Mode de sollicitation Type de contrat 0 à 4 999 $ Application de la section G. Réquisition d achats et/ou facture 5 000 à 24 999 $ Application de la section G. Réquisition d achats, appel d offres et facture OU contrat de gré à gré type de la Régie OU contrat du fournisseur au seuil de 25 000 $ Appel d offres public Appel d offres et contrat type de la Régie OU contrat du fournisseur Contrat de services Montant estimé Mode de sollicitation Type de contrat 0 à 9 999 $ Application de la section G. Lettre mandat et/ou factures 10 000 à 99 999 $ Application de la section G. Contrat de gré à gré type de la Régie OU contrat du fournisseur OU appel d offres et contrat type de la Régie au seuil de 100 000 $ Contrat mixte Appel d offres de services public Appel d offres de services et contrat type de la Régie OU contrat du fournisseur D.8 Un contrat mixte, qui comporte à la fois de l'approvisionnement dont le montant estimé est inférieur au seuil de 25 000 $ et des services, doit être conclu conformément aux règles applicables à un contrat de services. Page 4 de 11

Contrat d approvisionnement et de services de moins de 25 000 $ D.9 Pour un contrat de moins de 25 000 $, l invitation et les offres reçues peuvent se faire verbalement. Un relevé écrit des gestes posés, des informations pertinentes et des faits accomplis doit cependant être conservé par le personnel responsable à cet égard. Contrat d approvisionnement et de services de 25 000 $ ou plus D.10 L attestation de Revenu Québec est requise au préalable du fournisseur avec lequel un contrat de 25 000 $ ou plus est conclu avec la Régie à compter du 15 septembre 2011, tel que prescrit par le Règlement sur les contrats d approvisionnement, de services et de travaux de construction des organismes visés à l article 7 de la Loi sur les contrats des organismes publics. Contrat du fournisseur D.11 Le contrat du fournisseur doit être modifié, le cas échéant, pour intégrer les clauses types obligatoires prévues au contrat type de la Régie. Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics (RENA) D.12 À compter du 1 er juin 2012, la Régie, par l entremise du directeur des Services administratifs et en collaboration avec les gestionnaires et le personnel concerné, devra s assurer que l entreprise avec laquelle la Régie désire contracter n est pas inscrite au Registre des entreprises non admissible aux contrats publics (RENA). Pour la Régie, ce nouveau régime d inadmissibilité s applique à tout type de contrat public (notamment les contrats d approvisionnements et de services) et est en conformité avec le Règlement sur le Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics et sur les mesures de surveillance et d accompagnement et la Loi sur les contrats des organismes publics (L.R.Q., c. C-65.1). L adresse du site internet concernant le registre apparaît en annexe 3 et sera mise à jour au besoin par le directeur des Services administratifs. E. EXCEPTIONS E.1 Un contrat comportant une dépense supérieure à un seuil d appel d offres peut être conclu de gré à gré dans l un ou l autre des cas suivants : 1 lorsqu en raison d une situation d urgence, la sécurité des personnes ou des biens est en cause ; 2 lorsqu un seul contractant est possible en raison d une garantie, d un droit de propriété ou d un droit exclusif, tel un droit d auteur ou un droit fondé sur une licence exclusive ou un brevet, ou de la valeur artistique, patrimoniale ou muséologique du bien ou du service requis ; 3 lorsqu il s agit d une question de nature confidentielle ou protégée et qu il est raisonnable de croire que sa divulgation dans le cadre d un appel d offres public, pourrait en compromettre la nature ou nuire de quelque façon à l intérêt public ; Page 5 de 11

4 lorsque la Régie estime qu il lui sera possible de démontrer, compte tenu de l objet du contrat et dans le respect des principes fondamentaux, qu un appel d offres public ne servirait pas l intérêt public ; 5 dans tout autre cas prévu à la section F. E.2 Dans les cas visés aux points 3 o et 4 o, le contrat doit être autorisé par le président de la Régie. F. CONTRATS PARTICULIERS Contrats reliés aux aménagements locatifs F.1 Un contrat relié aux aménagements locatifs doit être conclu à un prix forfaitaire. Il peut toutefois comporter, de façon accessoire, un prix unitaire, un taux ou un pourcentage. F.2 Ce type de contrat est soumis aux règles particulières prévues aux ententes liant la Société immobilière du Québec et le mandataire du locateur. Ainsi, les contrats reliés aux aménagements locatifs ne peuvent être attribués qu au mandataire du locateur ou à la Société immobilière du Québec. Contrats reliés aux services juridiques, aux assurances et aux services financiers ou bancaires F.3 Un contrat relié aux services juridiques, aux assurances et aux services financiers ou bancaires peut être conclu de gré à gré. Autres contrats spécialisés F.4 Un contrat de services qui concerne l'engagement d'un enquêteur, d'un conciliateur, d'un négociateur ou d'un arbitre dans le domaine des relations de travail et d'un professionnel de la santé en matière d'évaluation liée à sa spécialité, peut être conclu de gré à gré. G. ADJUDICATION ET CONDITIONS DE GESTION DES CONTRATS Adjudication d un contrat comportant une dépense inférieure au seuil d appel d offres G.1 Aux fins de l adjudication d un contrat comportant une dépense inférieure au seuil d appels d offres, la Régie doit notamment évaluer la possibilité, selon le cas : 1 de procéder par appel d offres public ou sur invitation ; 2 d instaurer, sous réserve de tout accord intergouvernemental applicable, des mesures favorisant l acquisition de biens, de services ou de travaux de construction auprès de concurrents ou de contractants de la région concernée ; 3 d effectuer une rotation parmi les concurrents ou les contractants auxquels cet organisme fait appel ou de recourir à de nouveaux concurrents ou contractants ; Page 6 de 11

4 de mettre en place des dispositions de contrôle relatives au montant de tout contrat et de toute dépense supplémentaire qui s y rattache, plus particulièrement lorsqu il s agit d un contrat conclu de gré à gré ; 5 de se doter d un mécanisme de suivi permettant d assurer l efficacité et l efficience des procédures utilisées à l égard de tout contrat dont le montant est inférieur au seuil d appel d offres. Adjudication à la suite d un appel d offres G.2 Le contrat est adjugé au fournisseur qui présente la soumission conforme comportant le prix le plus bas, le cas échéant ajusté après l application de la marge préférentielle prévue au point D.2, ou au fournisseur dont l'offre de services est retenu à la suite de l évaluation de la qualité pour laquelle les conditions et modalités sont prévues à l annexe 2. G.3 Lorsqu il y a égalité des résultats à la suite d un appel d offres, le contrat est adjugé par tirage au sort. G.4 La Régie peut, à la suite d'un appel d offres, négocier le prix avec le fournisseur adjudicataire lorsque ce prix accuse un écart important avec le montant estimé du contrat. Communication de renseignements G.5 Pour les contrats comportant une dépense supérieure à 25 000 $, la Régie transmet sur demande écrite le nom de l adjudicataire et le montant du contrat ou, s il s agit d un contrat à exécution sur demande, le montant estimé de la dépense sauf s il s agit d un contrat portant sur une question de nature confidentielle ou protégée au sens du paragraphe E.1 3 o. G.6 Dans les 15 jours qui suivent l adjudication d un contrat à la suite d un appel d offres de services, la Régie informe chaque fournisseur du résultat de l évaluation obtenu en application de l annexe 2 pour son offre de services (note pour la qualité, le cas échéant le prix ajusté et son rang en fonction des prix ajustés) et de l évaluation de l offre de services de l adjudicataire. Modification à un contrat et autorisation de paiement G.7 Un contrat peut être modifié lorsque la modification en constitue un accessoire et n en change pas la nature. Toutefois, dans le cas d un contrat comportant une dépense supérieure au seuil d appel d offres public, une modification qui occasionne une dépense supplémentaire doit de plus être autorisée par le président de la Régie. G.8 Malgré le paragraphe précédent, une modification ne requiert pas d autorisation lorsqu elle résulte d une variation du montant sur lequel doit s appliquer un pourcentage déjà établi, d une modification des salaires payables en vertu d une loi ou d un décret ou d une variation d une quantité pour laquelle un prix unitaire a été convenu G.9 Sauf si le contrat prévoit des modalités différentes, aucun paiement ne peut être effectué avant que la Régie n atteste que les biens ou les services ont été livrés conformément au contrat. Page 7 de 11

La présente politique amendée (ajout du point D12) entre en vigueur le 1 er juin 2012. * * * Page 8 de 11

ANNEXE 1 DOCUMENTS D APPEL D OFFRES 1. Le document d appel d offres autorisé par le directeur des Services administratifs doit indiquer les conditions d admissibilité des soumissions ou des offres de services, les conditions d adjudication du contrat, les règles de réception, d ouverture, de conformité et faire état des cas qui entraînent automatiquement le rejet. De plus, lorsqu il s agit d une offre de services, ce document doit indiquer la grille d évaluation et les critères retenus, la pondération applicable et la valeur du paramètre K (voir annexe 2). 2. Ce document doit également mentionner que la Régie ne s engage à accepter aucune des soumissions ou offres de services reçues. 3. Seules les soumissions ou les offres de services présentées par des fournisseurs possédant les qualifications, autorisations, permis, licences, enregistrements requis et disposant d un établissement au Québec ou, lorsqu un accord de libéralisation des marchés publics est applicable, au Québec ou dans une province ou un territoire visé par cet accord, doivent être considérées. 4. Le délai de la réception des soumissions ou des offres de services se calcule à compter de la date de la première publication de l appel d offres et il ne peut être inférieur à 15 jours lorsque cet appel vise un contrat assujetti à un accord de libéralisation des marchés publics. 5. Tout addenda doit être expédié aux fournisseurs à qui ont été remis les documents d appel d offres. Si l addenda est susceptible d influer sur les prix à être soumis par les fournisseurs, il doit être transmis au moins 5 jours avant la date limite pour la réception des soumissions ou des offres de services. Cette date est reportée, le cas échéant, d autant de jours qu il faut pour que ce délai de 5 jours soit respecté. 6. L appel d offres public s effectue au moyen d un avis diffusé dans le système électronique d appel d offres communément appelé «SEAO» (réf. Décret 493-2004). L avis doit comporter les renseignements concernant les biens ou les services requis et il doit indiquer les conditions applicables à la réception des soumissions ou des offres de services et celles applicables en vertu du point 1 de la présente annexe. Le cas échéant, l avis mentionne que le contrat visé par l appel d offres constitue une exception prévue à un accord intergouvernemental. 7. L appel d offres sur invitation sollicite un minimum de 3 fournisseurs ayant un établissement au Québec ou, à défaut, les deux seuls fournisseurs disposant d un établissement au Québec. Page 9 de 11

ANNEXE 2 CONDITIONS ET MODALITÉS D ÉVALUATION DE LA QUALITÉ 1. L'évaluation des offres de services s'effectue par un comité de sélection, composé du directeur des Services administratifs et d'au moins deux personnes désignées par le président. 2. Une grille élaborée par le directeur des Services administratifs et le personnel concerné doit comprendre un minimum de trois critères permettant l'évaluation des offres de services dont au minimum un critère relié au développement durable et à l environnement. 3. La Régie doit préciser dans les documents d appel d offres de services, pour chaque critère retenu, les éléments de qualité requis pour l atteinte d un «niveau de performance acceptable», lequel correspond à ses attentes minimales pour le critère. En vue d une adjudication selon le prix le plus bas 4. Une offre de services acceptable à l égard de la qualité est celle qui, pour chacun des critères retenus, rencontre le «niveau de performance acceptable». Le cas échéant, une offre de services, qui n atteint pas ce niveau de performance à l égard de l un de ces critères, est rejetée. En vue d une adjudication selon le prix ajusté le plus bas ou selon la note finale pour la qualité la plus élevée 5. Chaque critère retenu à la grille d évaluation est pondéré en fonction de son importance relative pour la réalisation du contrat. La somme des poids des critères est égale à 100 %. 6. Chaque critère est évalué sur une échelle de 0 à 100 points, le «niveau de performance acceptable» correspond à 70 points. Un minimum de 70 points peut être exigé à l'égard de l'un ou l'autre des critères identifiés dans la grille d évaluation. Le cas échéant, une offre de services qui n'atteint pas ce minimum est rejeté. 7. Le comité de sélection ne retient que les offres de services considérées acceptables, soit celle dont la note finale est d au moins 70 points. 8. Le prix de chaque offre de services acceptable est ajusté selon la forme suivante : Prix ajusté = Prix soumis Coefficient d ajustement pour la qualité Le coefficient d ajustement pour la qualité est égal à : Note finale pour la qualité 70 1 + K ( 30 ) Le paramètre K exprime en pourcentage ce que la Régie est prête à payer de plus pour passer d une note finale de 70 points à une note finale de 100 points pour la qualité, et ce, sur l ensemble des critères. La Régie détermine dans les documents d appel d offres la valeur du paramètre K, laquelle ne peut être inférieure à 15 % ni excéder 30 %. Page 10 de 11

ANNEXE 3 REGISTRE DES ENTREPRISES NON ADMISSIBLES AUX CONTRATS PUBLICS 1. L adresse du site internet du Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics (RENA) est la suivante : www.rena.tresor.gouv.qc.ca. Page 11 de 11