Boîte à Outils sur les systèmes de formation Document de synthèse World Scout Bureau Mondial du Scoutisme European Regional Office Bureau Régional Européen
Ont participé à la production de ce dossier Damian O Connor, Irlande Ib Jammer, Allemagne Nous remercions David McKee, Directeur Régional, Bureau Mondial du Scoutisme Bureau Régional Européen, qui a lu ce document en entier et nous a renvoyés des commentaires très utiles. juin 2008 Bureau mondial du Scoutisme Bureau régional européen Case postale 327 CH - 1211 Genève 4 Suisse Tél: (+41 22) 705 11 00 Fax: (+41 22) 705 11 09 europe@scout.org www.scout.org/europe Conception graphique, dessins et mise en page Daniela Polzin, Allemagne Rédacteurs généraux Jussi Lares, Finlande Milutin Milo!evi", Bureau mondial du Scoutisme Bureau régional européen La reproduction et l usage à but non commercial sont autorisés sous réserve de mentionner la source et d en avertir l éditeur. Citation suggérée des extraits utilisés : Boîte à outils sur les systèmes de formations, OMMS - Région Européenne 2008. 3
Boîte à Outils sur les systèmes de formation Document de synthèse Votre «Formation scoute» tient-elle la route? Je ne sais pas dire si les choses iront mieux si nous changeons ; ce que je peux dire, c est qu elles doivent changer si l on veut que les choses aillent mieux» Georg Christoph Lichtenberg, Scientifique allemand
Votre «Formation scoute» tient-elle la route? Nombre d entre nous conduisons une voiture et nous savons très bien que la voiture doit être en bon état pour assurer notre sécurité et celle des autres usagers de la route. Lorsque nous acceptons de prendre des passagers à bord, nous attendons de notre véhicule qu il nous transporte d un point A vers un point B sans risque d accident et nous espérons que notre voyage sera agréable. Le conducteur doit veiller à ce que les pneus soient en bon état, que les freins fonctionnent, qu il y ait de l huile dans le moteur, de l essence dans le réservoir, de l eau pour faire fonctionner les essuie-glaces. Dans beaucoup de pays, il est obligatoire de faire contrôler le véhicule pour s assurer qu il est en bon état de marche. Arès une première période d utilisation, l utilisateur doit faire contrôler son véhicule chaque année. Quel rapport y a-t-il entre cette introduction et la «formation dans le scoutisme»? Et bien, considérez que la voiture est votre système de formation et demandez-vous quand, pour la dernière fois, vous vous êtes posé la question de savoir si votre système de formation était en «état de fonctionner». Combien de miles ou de kilomètres avez-vous parcouru depuis le dernier contrôle? Il est essentiel que nous vérifiions régulièrement l état de la formation que nous offrons et que nous nous assurions qu elle réponde toujours aux besoins. Comment sommes-nous certains que nous offrons un voyage agréable et sécurisé à nos «passagers» - les animateurs volontaires qui ont rejoint le Mouvement? Il est encourageant de constater que de nombreuses associations sont en train de réactualiser leur système de formation et cherchent à optimiser le succès à la fois de leur gestion et de la mise en application de la formation. Bien entendu, vous devez vous souvenir que l objectif de la formation est de doter les animateurs de compétences, de connaissances et d attitudes pour qu ils soient capables d offrir aux jeunes un programme scout de qualité ou d aider à l exécution de ce programme. L OMMS Région européenne reconnaît qu il est nécessaire d aider les associations dans la Région en leur offrant un cadre ou un processus qui leur permette de concevoir ou de renouveler leur système de formation. Une «Boîte à outils» est aujourd hui disponible et contient de nombreux conseils, des méthodes et des idées. Ce matériel aidera à décrire en quoi consiste cette Boîte à Outils et il vous aidera à structurer la conception de votre formation ou son renouvellement. Par conséquent, si vous n avez pas encore entrepris de réviser ou de songer à renouveler votre Système de formation, le moment est peut-être venu de le faire. «Si vos actions inspirent d autres personnes à rêver plus souvent, à apprendre davantage, à mieux faire et à devenir plus, vos êtes un chef.» John Quincy Adams, 6ème Président des Etats-Unis 7
Boîte à Outils sur les systèmes de formation Les Systèmes de formation Un système de formation contient une série d entités tels que les rôles des adultes, les compétences nécessaires pour assumer ces rôle, les programmes de formation, les cours de formation, les modèles de formation, l administration, la communication La formation est un élément important dans la réussite du travail d une association. Elle englobe les cadres, les programmes et structures qui sont interconnectés et concourent à offrir un apprentissage cohérent, de haute qualité, reconnue à l intérieur et à l extérieur du mouvement, pour les animateurs adultes dans une association. Comment cette boîte d outil peut vous aider? Se boîte d outil offre un processus compréhensible qui inclut quatre phases : Début du processus Mis en place du cadre Conception du système de formation Mis en œuvre du système de formation A chaque stade, nous allons regarder les méthodes présentées dans le boîte d outil sur les systèmes de formation, et nous fournirons une idée de l utilité cet outil peut être pour vous. L OMMS - Région Européenne s efforcera de soutenir les associations qui souhaitent démarrer un renouvellement du système de formation en utilisant cet outil, de recueillir vos expériences et d utiliser vos résultats comme exemple pour faire bénéficier toutes les associations. 1. Démarrer le processus Au cours de cette étape du processus, nous examinons à la fois comment reconnaître et comment valider le besoin de réexaminer le système de formation. Ces mesures sont importantes avant de prendre la décision de renouveler ou de concevoir le système de formation, étant donné que cette analyse utilisera de nombreuses ressources et beaucoup d énergie. A moins que vous ne viviez de près ce qui se fait en matière de formation, vous pourriez vous sentir frustré de ne pas savoir si la formation est bonne ou moins bonne. Vous pouvez ne pas savoir si votre système de formation est traditionnel ou s il est basé sur une approche modulaire. Par contre, vous saurez si votre formation se passe bien, si les animateurs apprécient les sessions, si les formateurs sont au fait des changement dans votre programme des jeunes et votre système de brevets, le nombre de cours annulés, s il y a un nombre suffisant de participants, ou si vous disposez d un bon choix de formation Ceci constitue la base pour votre première analyse de la situation. 8
Des changements internes par rapport aux programmes des jeunes, aux tranches d âge, aux structures ou à la stratégie nécessitera un réexamen de votre système de formation. La société dans laquelle nous vivons change également et cela influence à la fois le Scoutisme et nos animateurs. Nous devons observer les tendances afin d être capables de nous adapter aux changements. Nous devons dès lors modifier les compétences dont les adultes dans le Scoutisme ont besoin. En outre, d autres changements au niveau des législations dans le pays peuvent entraîner des changements dans votre système de formation. A un moment donné, une association réalisera que son système de formation ne produit pas les résultats escomptés, est dépassé, ne répond pas aux besoins des membres ou tout simplement qu un système de formation est inexistant. Il est important que la révision de la formation soit réalisée sous l autorité d un responsable clairement défini, par exemple un comité national de formation, et que le moment soit indiqué pour valider le système de formation actuel. La Boîte à Outils sur le système de formation contient beaucoup plus de détails et d idées sur la manière de gérer cette première phase. «Si les faits ne correspondent pas à la théorie, changez les faits.» Albert Einstein 9
2. Mettre le cadre en place Maintenant que l association a approuvé la recommandation de réviser le système de formation, il est très important que cette phase soit bien planifiée et exécutée. Il ne sera pas surprenant d apprendre que la Boîte à Outils du système de formation propose des lignes directrices et des idées sur la manière d aborder cette phase. La première chose à faire est de nommer une équipe de projet pour mener ce travail. Le comité de formation connaîtra sûrement les personnes à même de remplir les rôles nécessaires. Il est cependant bon de mentionner que tous les membres de l équipe du projet n ont pas nécessairement besoin d être formateurs. Nous vous encourageons à utiliser la méthodologie Adultes dans le Scoutisme (AS) pour monter l équipe du projet et la diriger. La Boîte à Outils du système de formation donne des détails sur l AS. Les membres de l équipe du projet devront comprendre leurs responsabilités, les ressources, les calendriers, les attentes et leur autorité. L étape de cadrage constitue véritablement une immersion dans tous les aspects de la formation au sein de l association. Il est extrêmement important pour l ensemble du projet d entreprendre une révision ouverte, honnête, objective et professionnelle de l état actuel de la formation. A ce stade, pour reprendre l analogie de la tenue de route, vous réalisez un contrôle technique de la voiture, la façon dont elle roule, la carrosserie et tous les éléments mécaniques. Après avoir terminé le contrôle technique, vous saurez ce qui est nécessaire pour que cette voiture devienne un meilleur moyen de transport. Il peut être utile ou nécessaire de se faire aider d un mécanicien, donc n hésitez pas à contacter l OMMS-Région européenne si vous avez besoin d aide, quel que soit le stade de révision de votre système de formation. Cette révision abordera tous les aspects de la formation, y compris les buts et objectifs initiaux du système de formation déjà en place. Préparez-vous à identifier les obstacles, tant sur le plan interne que sur le plan externe, de même que les défis de la mise en œuvre d un système de formation efficace. Ceci constitue un gros travail et l équipe de projet aura besoin d un soutien important. Des discussions efficaces et régulières avec l ensemble des parties prenantes (ou parties intéressées) seront nécessaires pour garder le cap et partager les conclusions. Travailler face à face avec des gens est un très bon moyen de faciliter le partage des connaissances et de favoriser l engagement ; pourquoi ne pas tenir une réunion stratégique ou un grand forum? Comme pour le contrôle technique de votre voiture, soyez prêts à faire face aux différentes conclusions qui suivent : ne rien faire elle roule bien et elle passerait le contrôle technique arranger certaines choses ne réaliser que les modifications nécessaires sans changer de voiture renouvellement il est temps de changer de voiture car trop d éléments ont besoin d être remplacés ou réparés Si votre association accepte la nécessité d un renouvellement du système de formation, le cadre doit être développé. 10
En se basant sur les conclusions de la réunion stratégique, vous devriez être en mesure de donner un cadre au nouveau système de formation. Ce cadre définira les limites dans lesquelles le système doit être développé et maintenu. Il doit donner une vision de ce à quoi ressemblera le nouveau système et il doit également expliquer les grands sous-ensembles nécessaires pour permettre sa réussite. Le cadre servira de matériel de référence non seulement au cours de la conception mais également durant la phase de réalisation et pour établir des connections avec d autres domaines de travail dans l association. Il doit être possible d évaluer votre vision en la comparant aux principes de l OMMS, aux conclusions de votre travail initial et par rapport au monde qui nous entoure. Vous pouvez également vérifier les limites déjà fixées par la Politique mondiale des ressources adultes de l OMMS (et les Lignes directrices de l AMGE si votre association est SAGNO ou SAGA). Ceci sera la garantie que votre système de formation suit les stratégies du Scoutisme mondial et respecte les valeurs du scoutisme. Lorsque vous passez à la phase de conception, vous devez définir et clarifier les ressources, les calendriers, les responsabilités, les attentes et les exigences en ce qui concerne les informations à rendre. L équipe de conception doit être recrutée, des accords trouvés, les rôles et responsabilités acceptés. Toute décision de passer à l étape suivante nécessitera l approbation de l instance concernée. Il est donc important que tout compte-rendu ou toute présentation expose complètement vos principales conclusions et les justifications. En fonction de la participation des membres de l instance appropriée, vous pouvez rencontrer de l opposition au changement et vous devez vous préparer à cette éventualité. Il est important d avoir les bonnes informations en main et il sera utile d envisager les questions qui pourraient vous être posées. Demandez-vous si la proposition que vous faites constitue «une base suffisamment solide pour le nouveau système de formation». N oubliez pas de célébrer votre décision, surtout pour renouveler le système de formation d une association. Ceci signifie que vous êtes novateur et non satisfait de vous-même. Nous aimons tous montrer notre nouvelle voiture à nos amis et à notre famille, en particulier si elle est plus économique et respectueuse de l environnement. Tenez les membres au courant de la décision et informez les régulièrement des progrès réalisés. Bonne chance pour cette étape. 11
3. Concevoir (ou renouveler) le système de formation Après avoir pris les décisions stratégiques sur votre futur système de formation, il est désormais temps de se retrousser les manches et de s attaquer au véritable travail. Ce n est qu à la fin de cette phase que vous serez prêt à demander une autre décision formelle l adoption du nouveau système de formation. L élaboration d un système de formation est un défi très stimulant qui nécessite une équipe déterminée et un directeur de projet aux épaules solides, capable de ne perdre personne en cours de route. Ce projet peut constituer une expérience très gratifiante. Combien de personnes peuvent dire qu ils «ont joué un rôle dans le développement du nouveau système de formation de leur association»? Il est vital que tous les aspects du travail soient enregistrés dans un plan de projet et que l équipe du projet soit parfaitement consciente des résultats à donner et des calendriers. L élaboration d un système de formation donne l occasion de se pencher sur l ensemble de la formation au sein d une association. Si vous l abordez en la divisant en plusieurs parties, ce sera alors plus facilement gérable. Il est probable que les échéances de ce travail seront plus étalées dans le temps que vous ne le pensiez, il sera donc important de conserver une certaine dynamique tout au long du projet. Pour pouvoir élaborer un système de formation qui apportera un soutien global aux animateurs de l association, nous devons identifier leurs besoins en matière de formation et les besoins de l association. La satisfaction de ces besoins est la raison pour laquelle vous développez le système. Vos formateurs actuels sont une grande source d expériences et ils doivent être encouragés à participer au développement du nouveau système de formation, de même que d autres personnes (et notamment les nouveaux formateurs que vous recruterez). Le vieux dicton selon lequel «ceux qui ne se rappellent pas du passé sont condamnés à le répéter» est tout à fait approprié. Les formateurs ont appris de nombreuses leçons et celles-ci devraient être prises en compte. N hésitez pas non plus à examiner ce que d autres font en matière de formation et apprenez des autres organisations ou des associations scoutes ; contactez l OMMS Région européenne pour obtenir des informations, des contacts, des conseils ou des orientations. Le but du système de formation est de proposer un apprentissage aux animateurs adultes, afin de les soutenir dans leur rôle au sein du scoutisme. Le système de formation doit offrir quelque chose à chacun, donc faites participer tous les niveaux de l association et créez une véritable atmosphère de changement positif. De bonnes discussions sont un critère majeur de tout programme de changement, donc n hésitez pas à vous tourner vers l extérieur et à communiquer. Vous serez probablement très satisfait et surpris des réactions. N oubliez pas de prendre le temps de monter un plan de communication il pourra vous être d une grande utilité. 12
Lorsque vous commencez à envisager toute l étendue de la révision du système, vous identifierez de nombreux aspects à couvrir. Nous vous suggérons d aborder le travail systématiquement et avec un plan efficace qui vous permettra de développer un système de formation approprié. La liste suivante n est pas exhaustive et de nombreux thèmes sont bien couverts par le Kit de formation (T-Kit «Les principes essentiels de la formation»). Evaluation de la formation Identification des besoins de formation Mise en place d une équipe Véritable réalisation d une session de formation Définition d une formation de qualité Reconnaissance de la formation Possibilité de transfert de la formation Apprentissage en ligne tendances, nouvelles approches De la théorie à la réalisation Réglementation, par ex. protection de l enfance Préparation des notes des formateurs Publicité/marketing Envisager des modèles linéaires ou modulaires Formation basée sur les savoir-faire Formation des formateurs Travail avec d autres associations Gestion de la formation Partenariats internes et externes Au cours du projet, il est important d avoir planifié les points de contrôle pour vous assurer que vous faites des progrès, que rien ne s est enrayé et que vous avancez dans la bonne direction. Saisissez toutes les occasions de faire participer des gens, et notamment les décideurs de l association. De nombreuses associations renouvelleront leurs systèmes de formation dans les mois et les années à venir. Certaines risquent de se baser sur la «formation Woodbadge» ; tirez donc les enseignements des autres qui ont emprunté la même route et partagez également vos expériences ; l OMMS Région européenne peut conseiller ceux qui renouvellent leurs formations. Quand vous en arrivez au point où vous sentez que vous avec développé un système de formation réalisable, il sera alors temps d envisager la manière de le tester. Si vous venez de changer les freins sur votre voiture, vous devez vérifiez qu ils fonctionnent dans un environnement sûr. Tester votre nouveau système revient au même. Vous devrez envisager ce qui doit être testé et combien de tests doivent avoir lieu. Quelques cours pilotes de test peuvent s avérer utiles. L adoption du nouveau système suivra rapidement, vous devez donc vous assurer que le nouveau système de formation fonctionne correctement. Un autre point décisif est de voir le nouveau système de formation formellement accepté par l organe directeur comme auparavant alors on croise les doigts! «Seuls les plus sages et les plus sots ne peuvent changer.» Confucius 13
4. Mise en exploitation du système de formation révisé Après avoir conçu le système de formation, il faut le mettre en exploitation. La phase de lancement se fait une seule fois au cours du processus du renouvellement du système de formation. Des indications expliquant la façon de gérer cette phase sont données dans la Boîte à Outils. L association doit considérer la phase de lancement comme un événement passionnant et excitant. Toutes les occasions sont donc bonnes pour divulguer clairement les avantages et les résultats escomptés de ce nouveau système de formation. Ce Boîte à Outils propose un plan simple définissant les étapes pour veiller à l efficacité du lancement: Planifier le lancement Définir la période de chevauchement entre le nouveau système et l ancien système Former les formateurs à offrir des nouveaux modules de formation Promouvoir un nouveau système de formation Des sessions de formation promotionnelles pour des événements de grande envergure de l association Premières sessions de formation du nouveau système de formation (lancement progressif ou big bang) Ces étapes contribueront au plan de lancement, qui devra être géré de manière efficace et bien expliqué au sein de l association. De toute évidence, la durée de la phase de lancement dépendra de la grandeur de votre association, de ses capacités organisationnelles et des ressources disponibles. N oubliez pas que les formateurs auront besoin de temps pour assimiler le nouveau système et maîtriser les nouvelles méthodes. Il est très important de rassembler et de contrôler les réactions reçues en retour, qui vous aideront soit à planifier plus rapidement le lancement, soit à résoudre des problèmes éventuels pouvant survenir avec le nouveau système de formation. Envisagez de remettre aux scouts qui assistent aux premiers stage un certificat commémorant leur participation aux cours d inauguration. Cette reconnaissance suscitera un sentiment de fierté. Pourquoi ne pas faire appel à une personne importante pour remettre ces certificats, comme un Commissaire général scout? Il faut faire passer le message selon lequel le développement d un nouveau système de formation est un événement tout à fait spécial et réjouissant. Apporter des améliorations de manière continue fait maintenant partie du jeu. Il est essentiel d analyser toutes les idées d amélioration ou d ajustement du système de formation. Veuillez à réfléchir à la création d une équipe de projet spéciale pour les grandes étapes de maintenance, qui permettra ainsi au comité de formation de se concentrer sur sa principale tâche consistant à assurer le fonctionnement du système de formation. A ce stade, vous aurez réussi à proposer un réel changement à votre association, et toutes les personnes impliquées devraient être satisfaites du travail. Le parcours n aura pas été facile et la route vous aura semblé parfois rocailleuse et bien longue. Néanmoins, le cheminement était nécessaire et il faut parfois un certain temps avant que les bénéfices du changement ne soient visibles et les efforts ne soient reconnus et appréciés. 14
5. Remarques finales Reprenons notre comparaison avec la voiture : un bruit du côté du passager avant ou une vibration dans le volant quand vos tournez à gauche sont des signaux. Il est peut-être temps de faire contrôler votre voiture et de réfléchir honnêtement si elle est encore en bon état. Si votre voiture n a pas été contrôlée depuis un bon moment, transportez-vous vos enfants en toute confiance? La voiture de la formation est toujours sur la route et des milliers de jeunes placent leurs rêves et leur confiance en nous pour délivrer un scoutisme de qualité. Si nous n offrons pas d excellentes expériences de formation à nos animateurs, il est grand temps de faire contrôler notre véhicule, dès maintenant! La Boîte à Outils sur les systèmes de formation sera un guide très utile au cours de votre voyage au travers de votre projet de révision de la formation. Elle explique en détails les étapes et la manière d utiliser les idées mentionnées ici. Des membres scouts de l Europe entière ont développé cet outil, les exemples sont bien réels. La Boîte à Outils offre des idées. Elle n offre pas des solutions toutes prêtes. La Région fera tous les efforts possibles pour rassembler de nombreux outils et les rendre disponibles, dans leur forme originale et traduites pour un usage plus aisé. Rassembler un grand éventail d outils, d expériences et de points de vue peut aider ceux qui s attachent à améliorer les systèmes de formation existants ou à en concevoir de nouveaux, à disposer d idées et d exemples suffisants qui conviennent à leur situation. La Boîte à Outils sur le système de formation, et d autres données utiles dans le domaine de la formation figurent sur notre site Internet à l adresse : http://www.scout.org/fr/around_the_world/europe/information_events/ resources/regional_publications/training_systems_toolkit. Si vous avez une question particulière, envoyez un message à milutin@scout.org ou europe@scout.org. «Il n est pas tellement important d être celui qui commence le jeu, mais celui qui le termine.» John Wooden 15
16 Notes
Notes 17
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