Statuts et règlement intérieur Association Française de l Audit et du conseil Informatiques.......... Mise à jour le 24.05.2011
Association Française de l Audit et du conseil Informatiques Statuts Article 1. Dénomination Il est créé entre les personnes qui adhèrent aux présents statuts une association régie par la loi du 1 er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901. Cette association a pour dénomination «Association Française de l Audit et du conseil Informatiques» (AFAI). Article 2. Objet Cette association a pour objet : De créer une structure d accueil ouverte à toute personne physique qui souhaite contribuer à la maîtrise des systèmes d information, au développement, en France ou à l étranger, des techniques de l audit et du conseil informatiques dans les domaines de la gestion de l activité des secteurs privés et publics, de la pédagogie et de la formation, et plus généralement de la vie sociale et culturelle. De promouvoir la recherche sur l audit et le conseil informatiques en organisant notamment les conditions favorables à la conduite et à la diffusion des techniques et des travaux de recherche dans ces domaines. De regrouper l ensemble des professionnels et de susciter la création, notamment à l échelle nationale, d un réseau d échanges entre les personnes physiques ou morales intéressées par le développement des techniques de maîtrise des systèmes d information. De représenter en France l organisation internationale ISACA (Information Systems Audit and Control Association). Article 3. Siège Le siège social est fixé au 171 bis avenue Charles de Gaulle 92200 Neuilly-sur- Seine. Il peut être modifié sur simple décision du conseil d administration. 2
Article 4. Durée La durée de l association est illimitée. Article 5. Membres L association se compose de membres actifs et de membres bienfaiteurs. Les membres actifs sont des personnes physiques qui possèdent à la fois les connaissances théoriques et une expérience pratique dans le domaine de l audit ou du conseil informatiques et qui sont susceptibles d aider l association à atteindre ses objectifs. Les membres bienfaiteurs sont des personnes physiques ou morales directement concernées par le développement de l audit ou du conseil informatiques. Ils acquittent une cotisation dont le montant minimum est fixé chaque année par le conseil d administration. Article 6. Conditions d adhésion La qualité de membre est acquise à toute personne remplissant les conditions fixées par les statuts et le règlement intérieur et ayant acquitté la cotisation fixée pour l exercice en cours. Le conseil d administration peut néanmoins refuser l admission d un membre. Il n a pas, dans ce cas, à faire connaître le motif de sa décision. Chaque membre, du seul fait de son adhésion, prend l engagement de respecter tant l esprit que la règle des présents statuts et du règlement intérieur. La qualité de membre implique l adhésion simultanément à l ISACA et à l AFAI. Article 7. Perte de la qualité de membre La qualité de membre se perd par : - la démission adressée au Président, - l exclusion prononcée par le conseil d administration, pour infraction aux statuts ou au règlement intérieur de l association ou tout motif grave portant préjudice moral ou matériel à l association, - le défaut de paiement de la cotisation ou du droit d entrée, - le décès, Article 8. Droit d entrée - Cotisation Le montant du droit d entrée et des cotisations est fixé chaque année par le conseil d administration. A titre exceptionnel, le montant du droit d entrée et des cotisations de certaines personnes peut être partiellement ou entièrement pris en charge par l association, sur décision du conseil d administration. Ces personnes sont des personnalités remarquables ayant un rapport avec l objet de l association et dont l adhésion est requise pour siéger à 3
son conseil d administration. La prise en charge de l adhésion de ces personnes est donc limitée au temps de leur mandat d administrateur. Article 9. Ressources Les ressources de l association comprennent les cotisations de ses membres, les subventions, ainsi que toute autre ressource autorisée par les textes législatifs et réglementaires et correspondant à son objet. Article 10. Conseil d administration L association est dirigée par un conseil d administration comprenant au moins neuf membres. Ces derniers sont élus pour trois ans par l assemblée générale et choisis parmi les membres actifs. Ils sont rééligibles sans limitation du nombre de mandats. Leurs fonctions sont gratuites. Leur mandat commence le jour de leur désignation et se termine lors de l assemblée générale approuvant les comptes du troisième exercice suivant leur nomination. Le conseil d administration choisit parmi ses membres un bureau composé d un président, un à trois vice-présidents, un secrétaire général et un trésorier. Lorsqu un poste d administrateur est vacant pour une raison quelconque, le conseil d administration peut pourvoir à cette vacance en cooptant un nouvel administrateur. La nomination de ce dernier devra alors être ratifiée par la plus prochaine assemblée générale. Le refus de ratification fait perdre à l intéressé sa qualité d administrateur, mais n entache en aucune manière les décisions prises par le conseil depuis sa cooptation. L administrateur ainsi désigné reste en fonction jusqu au terme restant à courir du mandat de l administrateur remplacé ou, à défaut, pour une durée de trois ans. Le conseil est renouvelé par tiers chaque année. Le titre de président d honneur peut être attribué par l assemblée générale sur proposition du conseil d administration à un ancien président de l association dont l action aura été particulièrement bénéfique. Ce titre peut être attribué à plusieurs personnes remplissant les conditions énoncées ci-avant. Le ou les présidents d honneur assistent de plein droit aux réunions du conseil d administration avec voix consultative. Ils sont membres de plein droit du comité d orientation stratégique. Article 11. Réunions du conseil d administration Le conseil d administration se réunit au moins une fois tous les six mois, sur convocation du président ou de tout autre membre du bureau ou sur la demande écrite du tiers de ses membres. La convocation peut être effectuée par tout moyen. Les décisions sont prises dans les conditions prévues par le règlement intérieur. 4
Article 12. Comptes sociaux L exercice social commence le 1 er septembre et se termine le 31 août de l année suivante. Il est tenu une comptabilité conforme aux dispositions du plan comptable général. Article 13. Contrôle des comptes Dans le cas où cette désignation est requise par la loi ou si le conseil d administration en décide ainsi, il est désigné un commissaire aux comptes titulaire et un commissaire aux comptes suppléant. Cette désignation est faite par l assemblée générale ordinaire sur proposition du conseil d administration. Leur mandat, d une durée de six ans, est renouvelable. Ils l exercent conformément à la loi et aux textes qui régissent leur profession. en l absence de commissaires aux comptes, un censeur est élu par l assemblée générale pour la même durée que celle des mandats des administrateurs. Son rôle est de veiller à ce que l activité de l association soit conforme à l objet social et d assurer un contrôle des comptes de l association. Il rend compte de sa mission à l assemblée générale qui approuve le rapport d activité et les comptes de l exercice. Il assiste de plein droit aux réunions du conseil d administration. Article 14. Comité d orientation stratégique Il est créé un comité d orientation stratégique qui se compose de personnes ou d institutions renommées et ayant un rapport avec l objet de l association. Le président du comité d orientation stratégique est nommé par le conseil d administration. Le président du comité d orientation stratégique en propose les membres au conseil d administration qui a le pouvoir de les accepter ou de les refuser. Le conseil n a pas à faire connaître le motif de sa décision. Le comité d orientation stratégique se réunit sur convocation de son président, au moins une fois par an. De par sa connaissance de la profession et de sa vision à moyen et long terme des grandes problématiques de la maîtrise des systèmes d information des organisations, le comité d orientation stratégique identifie les axes sur lesquels l association devrait s engager. Il est force de proposition au conseil d administration sur tout sujet en rapport avec l objet de l association. La décision finale de mettre en œuvre les recommandations du comité d orientation stratégique appartient au conseil d administration. Le conseil d administration peut à tout moment demander un avis particulier au comité d orientation stratégique. 5
Article 15. Assemblée générale ordinaire L assemblée générale ordinaire comprend tous les membres actifs et tous les membres bienfaiteurs. Elle se réunit au moins une fois par an. Quinze jours au moins avant la date fixée, les membres sont convoqués par les soins du conseil d administration. Cette convocation est faite par écrit, et précise l ordre du jour. Ce dernier est arrêté par le conseil d administration, qui y fait figurer les points requis par les statuts ou le règlement intérieur, ainsi que toute question qui lui paraît opportune. Il y inclut également toute question formulée par les membres de l association si une telle demande est faite par écrit au moins un mois avant l assemblée et a recueilli la signature d au moins un dixième des membres de l association. La réunion est présidée par le président en exercice de l association, assisté de deux scrutateurs élus par l assemblée dès l ouverture de la séance. En cas d empêchement du président de l association, l assemblée élit, parmi les membres du bureau, un président pour sa séance. Le président présente le rapport d activité soumis à l approbation de l assemblée. Le trésorier rend compte de sa gestion et présente les comptes annuels qui sont également soumis à l approbation de l assemblée. Ne peuvent être traitées que les questions figurant dans l ordre du jour. Lorsque viennent à expiration les mandats de certains administrateurs, il est procédé à leur remplacement ou renouvellement. L assemblée générale se réunit sans condition de quorum et prend ses décisions à la majorité simple des membres présents ou représentés. Un membre de l association peut donner pouvoir de le représenter à un autre membre de l association, qu il désigne par écrit. Si un pouvoir est remis à une personne non désignée nommément, il est réputé remis au président de séance. Article 16. Assemblée générale extraordinaire L assemblée générale extraordinaire est compétente pour modifier les statuts de l association. Elle est convoquée et tenue dans les mêmes conditions et délais que l assemblée générale ordinaire. Elle se réunit valablement sans condition de quorum, mais statue, toutefois, à la majorité des deux tiers de ses membres présents ou représentés. Article 17. Règlement intérieur Le conseil d administration rédige un règlement intérieur qu il soumet à l approbation de l assemblée générale ordinaire. Article 18. Dissolution La dissolution est prononcée sur proposition du conseil d administration par une assemblée générale extraordinaire convoquée à cet effet. Cette décision entraîne 6
l ouverture de la liquidation. Un ou plusieurs liquidateurs sont désignés par l assemblée générale. Sous réserve du droit de reprise des apports, les membres de l association ne peuvent se voir attribuer une part quelconque des biens de l association. L actif net restant après règlement des dettes éventuelles est dévolu conformément à l article 9 de la loi du 1 er juillet 1901 et au décret du 16 août 1901. 7
Association Française de l Audit et du conseil Informatiques Règlement intérieur Préambule Les objectifs du règlement intérieur sont les suivants: Assurer la crédibilité de l'afai à l'égard de ses adhérents, ses interlocuteurs professionnels et institutionnels et plus généralement de ses partenaires dans le monde de l'audit, de l'informatique, de l'audit informatique et du conseil en systèmes d'information. Aider l'association, en particulier le Conseil d'administration, les comités ad hoc, les groupes de recherche et les assemblées, à fonctionner avec efficacité. Donner à l'afai la possibilité d'atteindre ses objectifs permanents fixés dans les statuts et d'exercer une influence directe sur son environnement. Permettre à l'association d'utiliser son influence dans l'affinement progressif de la définition de l'audit et du conseil informatique et dans l'évolution d'une déontologie pour ceux qui exercent directement ou indirectement ces activités. Article 1. Responsabilité du conseil Le conseil d'administration est élu pour assurer la direction et la gestion des affaires de l'association et le respect de ses statuts, ainsi que pour en assurer l'animation intellectuelle, culturelle, technique et sociale. Les membres du conseil reconnaissent que leurs activités professionnelles ne doivent pas les empêcher de promouvoir les intérêts de l'association. En cas de conflit d'intérêt, un membre est tenu, soit de déclarer son intérêt professionnel, soit de s'abstenir de tout vote sur le sujet en discussion. Le conseil d'administration nomme parmi ses membres un bureau composé d un président, un à trois vice-présidents, un secrétaire général et un trésorier. Les viceprésidents assistent le président dans les domaines qui leurs sont attribués par le conseil d administration. 8
Article 2. Tâches du conseil Le conseil d'administration a notamment, mais non exclusivement, pour tâches : de déterminer le plan d'action et les axes de développement de l'association à court et moyen terme ; d en fixer la stratégie vis-à-vis des organisations ayant des activités dans des domaines en relation avec l'audit et le conseil informatique; de prendre les initiatives propres à assurer à l'association les ressources nécessaires à son action. En particulier, il fixe le montant des cotisations annuelles, des droits d'inscription, le prix des publications, la contribution aux frais des réunions, manifestations et assemblées. Il décide également de l'opportunité de solliciter des aides financières extérieures. Une telle aide, si elle est accordée, peut prendre la forme d'une contribution financière, d'un apport en nature, d'une subvention ou d'un don, pour permettre à l'association d'atteindre l'ensemble de ses objectifs ou un objectif spécifique. Les aides sont acceptées dans les limites et conditions prévues par la loi. de préparer le calendrier des assemblées et manifestations; d assurer le contrôle de l'ensemble des activités exercées par l'association; de préciser les conditions matérielles pour toute réunion commune avec une autre organisation ou association; de maintenir à jour la liste des membres et de déterminer les conditions particulières dans lesquelles la qualité de membre s'acquiert ou se perd; de proposer à l'assemblée générale les modifications des statuts et du règlement intérieur qui lui paraissent opportunes; de proposer un code déontologique qui sera diffusé auprès des membres et de veiller à son application; de veiller à l'application des statuts et du règlement intérieur. Il veille par ailleurs à ce que toutes les fonctions nécessaires à la bonne marche de l'association soient nominalement réparties parmi ses membres. En particulier, il s'assure que sont effectivement remplies les fonctions suivantes: - Représentation externe - Animation des réunions plénières - Animation des groupes de recherche - Documentation technique interne - Recherche et documentation externe - Secrétariat des réunions - Maintien des fichiers d'adhérents et de contacts - Préparation et diffusion du bulletin interne - Relations avec la presse - Préparation et animation des manifestations. 9
Article 3. Réunions du Conseil Ordre du jour Le conseil d administration se réunit dans les conditions prévues par les statuts, sur convocation du président ou du secrétaire général. Le président décide du contenu de l'ordre du jour, en tenant compte des avis de ses collègues. Si un tiers des membres du conseil d'administration demande l'inscription d'un sujet à l'ordre du jour, le président doit déférer à cette demande. Un représentant de chacune des délégations régionales créées par l association assiste de plein droit aux réunions du conseil d administration avec voix consultative. Le conseil d administration peut également inviter toute personne ou organisation en raison de ses activités ou de ses compétences. En cas d'absence du président de l association, la présidence du conseil d administration est assurée par l'un des vice-présidents, que le conseil élit à cet effet. Les procès-verbaux des réunions sont soumis à l'approbation du conseil d'administration et à la signature du président à la réunion suivante. Le compte rendu annuel d'activité, préparé par le président, ainsi que les comptes annuels, préparés par le trésorier, sont soumis au conseil d'administration avant d'être présentés à l'assemblée générale annuelle. Article 4. Réunions du Conseil : Quorum et Majorité Lors des réunions du Conseil, le quorum est atteint dès lors qu'un tiers des membres est présent. En cas d'absence de quorum, le président peut formuler une nouvelle convocation par tout moyen. Sur deuxième convocation, et en présence d au moins la moitié des membres du bureau, aucun quorum n est requis. Les décisions du conseil d'administration sont prises à la majorité simple, à l'exception des propositions portant modification des statuts, demande de démission ou de remplacement d'un membre du conseil ou modification du règlement intérieur, qui requièrent une majorité des deux tiers des membres. En cas de partage des voix, celle du président est prépondérante. Pour un vote à la majorité simple, seuls peuvent voter les membres présents. Pour un vote à la majorité des deux tiers, il est permis aux membres absents excusés de voter par procuration. Cette procuration ne peut être donnée qu'à un autre membre du conseil. Si un membre du conseil est absent à trois réunions successives, le conseil peut le considérer comme démissionnaire d office. Cette décision lui est alors notifiée par écrit. Article 5. Bureau Les fonctions des membres du bureau sont réparties comme suit : Le président dirige l association et la représente dans tous les actes de la vie civile. Il fixe les orientations, anime le bureau et le conseil d administration et préside les assemblées générales. Les vice-présidents assistent le président, veillent au respect des orientations de l association, et gèrent les domaines particuliers qui leur sont attribués par le conseil d administration. 10
Le secrétaire général veille au bon fonctionnement de l administration de l association. Le trésorier supervise les fonctions financières et comptables, et s assure de la conformité des déclarations obligatoires. Le bureau se réunit aussi souvent qu il est nécessaire, sur l initiative du président. Il assure la gestion courante de l association et prépare les décisions du conseil d administration auquel il rend compte de son action. Article 6. Commissions Le conseil d'administration organise en son sein et avec la participation des membres de l'association, les commissions de travail qui lui semblent nécessaires. Il fixe à chacune sa durée, ses objectifs, et détermine les moyens qui seront mis à sa disposition. Un viceprésident ou à défaut un membre du conseil est chargé de suivre et de contrôler les activités de chaque commission et d'en rendre compte périodiquement au conseil d'administration. Article 7. Délégations régionales Le conseil d'administration organise avec la participation des membres de l'association les délégations régionales qui lui semblent nécessaires. Il fixe à chacune ses objectifs et détermine les moyens qui seront mis à sa disposition. La mission principale des délégations régionales est de relayer localement les manifestations et activités nationales. 11