Procédure de consultation en vue de la nomination du président du Conseil de la Corporation de l École Polytechnique de Montréal Adoptée par le Conseil d administration à la réunion du 13 juin 1990. Modifications adoptées par le Conseil d administration aux réunions du 13 décembre 2001, du 28 mai 2008 et du 17 novembre 2011. C:\DOCUME~1\p486735\LOCALS~1\Temp\Nomination president mai 2008.doc Page 1 de 6
Attendu que la Loi sur la Corporation de l École Polytechnique de Montréal (Polytechnique) prévoit que le principal et président,(ci après président), est nommé par le gouvernement sur recommandation du Conseil d administration; Attendu que la durée du mandat du président est de cinq ans et que ce mandat peut être renouvelé; Attendu que le Conseil d administration de Polytechnique considère qu il est désirable que soit déterminée une procédure de consultation qui lui permette de transmettre un avis éclairé au ministre responsable de l Éducation, du Loisir et du Sport; En conséquence, sur résolution dûment faite, appuyée et approuvée, il est résolu d adopter les procédures suivantes : PROCÉDURES DE CONSULTATION La procédure de consultation qui doit être suivie aux fins de la nomination du président diffère selon qu il s agit d un premier mandat ou d un premier renouvellement de mandat. Pour tout autre renouvellement de mandat, la procédure initiale s applique. 1. Procédure de consultation pour un premier mandat 1.1. Comité consultatif Au moins sept mois avant l expiration du mandat du président, si le président ne désire pas voir son mandat renouvelé ou s il n apparaît pas certain au Conseil d administration que ce mandat doive être renouvelé ou s il s agit de la fin d un second mandat, ou en tout autre temps pour des cas d urgence, le Conseil d administration constitue, par résolution, un comité consultatif qui lui fera des recommandations au sujet de la nomination du président. Le comité consultatif tient compte des exigences académiques et professionnelles de la fonction de président et des critères pour l évaluation des personnes mises en nomination, le tout tel qu établi par le Conseil d administration. a) Composition Ce comité consultatif est composé des personnes suivantes : deux membres du Conseil d administration extérieurs à Polytechnique, dont l un préside le comité; une personne désignée par l Université de Montréal; un professeur membre du Conseil d administration ou, à défaut d agir, un professeur nommé par le Conseil; c:\docume~1\p486735\locals~1\temp\nomination president mai 2008.doc Page 2 de 6
l étudiant membre du Conseil d administration ou, à défaut d agir, un étudiant nommé par le Conseil; deux professeurs désignés par l Assemblée des professeurs ou à défaut de désignation, deux professeurs nommés par le Conseil; une personne désignée par l Association des diplômés de Polytechnique; un membre du Comité d'orientation stratégique (COCEP) nommé par le Comité; une personne nommée par le Conseil d administration et provenant de l extérieur; une personne représentant le personnel autre que les professeurs. Les membres du comité consultatif agissent en leur nom personnel sans être aucunement tenus de suivre ou d appuyer les recommandations ou suggestions des personnes qui les ont désignés. b) Constitution Dès l adoption de la résolution du Conseil d administration décrétant la constitution d un comité consultatif, le secrétaire de la Corporation, ou le secrétaire adjoint, en transmet copie à chacune des personnes ou groupes de personnes désignées dans l article précédent, indiquant la date aussi prochaine que possible, l heure et l endroit où les personnes devront se réunir. c) Procédures Advenant le défaut du président du comité consultatif d assister à une des assemblées, les membres présents y élisent un président pour cette assemblée. Une majorité simple des membres siégeant à ce comité est suffisante pour constituer un quorum de telle assemblée. Au surplus, le comité peut adopter à sa discrétion ses propres règles quant à la convocation et la tenue de ses assemblées, ses procédures de consultation et, en général, toute disposition propre à lui permettre de mieux remplir son mandat. En cas de mise aux voix, le président du comité consultatif, outre son vote comme membre, possède un vote prépondérant en cas d égalité de voix sauf pour ce qui est de la liste finale des candidats recommandés au Conseil d administration. Les membres cherchent à travailler sous une forme de consensus. En cas de désaccord, la décision est prise au vote à majorité simple sauf pour la recommandation finale des candidats. Les délibérations du comité sont confidentielles et à cet effet, les membres du comité consultatif devront signer une entente de confidentialité. Le président du comité peut faire rapport au Conseil d administration de l avancement des travaux du comité. c:\docume~1\p486735\locals~1\temp\nomination president mai 2008.doc Page 3 de 6
d) Mandat du comité Au cours du mois qui suit la résolution du Conseil d administration constituant le comité consultatif, le comité sollicite des candidatures publiquement à l intérieur et à l extérieur de Polytechnique. Un appel de suggestions de candidats est particulièrement fait auprès de chaque membre de l Assemblée des professeurs. Les candidatures peuvent être suggérées par toute personne ou tout organisme intéressés. La période des mises en candidature doit être d au moins trois mois. Le comité peut, de son propre chef, proposer des candidatures pendant cette période. Après la fermeture des candidatures, le comité dresse la liste des candidats suggérés. Par la suite, le comité établit la liste des personnes que, sur dossier, il juge aptes à remplir le poste. Au début du deuxième mois au plus tard, le comité lance une invitation à recevoir les commentaires écrits ou à entendre à huis clos, à des moments prédéterminés, toute personne, tout groupe de personnes ou tout organisme intéressés à se prononcer sur la nomination du président. Ces dates doivent être fixées de façon à faciliter ces témoignages. De façon générale, il est demandé aux intervenants : 1. de donner leur opinion sur la situation de Polytechnique : problèmes, objectifs qu elle devrait poursuivre, défis auxquels devrait faire face le prochain président; 2. d identifier les principales qualités, aptitudes, traits de caractère, etc. que devrait posséder le prochain président. Le comité prend connaissance des commentaires écrits et entend à huis clos aux dates qui ont été annoncées ceux qui veulent le rencontrer. Il rencontre également les personnes proposées et les candidats. Durant le cinquième mois, le comité soumet son rapport au Conseil d administration. Ce rapport doit comprendre trois grandes parties : e) Étapes de la consultation; f) Bilan de la consultation; g) Recommandations. e) Étapes de la consultation Cette première partie a pour but de confirmer que les différentes étapes de la procédure de consultation en vue de la nomination ont bien été suivies. f) Bilan de la consultation C est dans cette partie que les membres du Conseil doivent retrouver les éléments qui justifient les recommandations du comité. Normalement, les commentaires des intervenants devraient être assez nombreux pour que soient abordés les aspects suivants : 1- Situation de Polytechnique : programme d enseignement; activités de recherche; activités de rayonnement; c:\docume~1\p486735\locals~1\temp\nomination president mai 2008.doc Page 4 de 6
ressources humaines et physiques; - avec un accent mis sur les deux derniers éléments; 2- Défis majeurs de Polytechnique; 3- Profil du prochain président; 4- Étude des dossiers des candidatures, résumé du programme de chaque candidat et courte justification de l ordre des personnes recommandées. g) Recommandation au Conseil d administration Cette dernière partie contiendra la liste finale des candidats recommandés. Elle contiendra au plus quatre noms et au moins deux noms. 1.2. Recommandation du Conseil d administration Au début du sixième mois, le Conseil d administration transmet ses propres recommandations au ministre responsable de l Éducation, du Loisir et du Sport. 2. Procédure de consultation pour un premier renouvellement de mandat Environ douze mois avant l expiration de son premier mandat le président avise le viceprésident du Conseil d administration de son intention d être candidat pour un second mandat. Le Conseil d administration dispose à l intérieur de ses prérogatives du mandat de juger de l opportunité de renouveler ou non le mandat du président en procédant à l évaluation de ses travaux au cours du premier mandat. Dans le cas où le Conseil d administration juge que le président serait apte à accomplir un second mandat, il mandate le secrétaire général afin de lancer une invitation à recevoir les commentaires écrits ou à entendre à huis clos, à des moments prédéterminés, toute personne, tout groupe de personnes ou tout organisme intéressés à se prononcer sur le renouvellement du mandat du président. Cet appel à commentaires est envoyé en particulier à chacun des membres de l Assemblée des professeurs. Les dates doivent être fixées de façon à faciliter ces témoignages. 2.1. Étude du dossier Lors de ses discussions ou consultations, et à la lumière du premier mandat du président, le Conseil d administration doit vérifier s il est opportun de renouveler le mandat. Cette opportunité doit être jugée en considérant le contexte actuel, les besoins de Polytechnique et la capacité du président d y répondre. 2.2. Décision du Conseil d administration À la suite de ce processus de renouvellement, si le Conseil d administration est d avis de renouveler le mandat du président, il transmet une recommandation au ministre responsable de l Éducation, du Loisir et du Sport pour que le président en poste soit nommé pour un second mandat. Dans le cas contraire, le Conseil d administration met c:\docume~1\p486735\locals~1\temp\nomination president mai 2008.doc Page 5 de 6
en branle la procédure de nomination d un nouveau président. Cette décision est prise par résolution. c:\docume~1\p486735\locals~1\temp\nomination president mai 2008.doc Page 6 de 6