ACCUEIL DE L'EMPLOYÉ RÉGULIER FONCTIONNAIRE OU PROFESSIONNEL LORS DE SON ENTRÉE EN FONCTION

ACCUEIL DE L'EMPLOYÉ RÉGULIER FONCTIONNAIRE OU PROFESSIONNEL LORS DE SON ENTRÉE EN FONCTION

Ce document a été préparé dans le but de fournir des renseignements généraux concernant l'application des conditions de travail en matière de rémunération et d avantages sociaux. Il ne remplace ni n ajoute en aucun cas des renseignements aux conditions contenues dans les conventions collectives et les conditions de travail. Les formulaires et les documents cités en référence sont disponibles auprès de la Direction générale des services de rémunération du Centre de services partagés du Québec (CSPQ). Pour tout renseignement supplémentaire en lien avec les sujets présentés dans ce document, nous vous demandons de vous adresser au technicien en rémunération identifié pour votre ministère ou organisme. Cependant, toutes les questions relatives à l assiduité doivent être adressées au supérieur immédiat ou au responsable de l assiduité de votre secteur. Si celui-ci est dans l impossibilité de répondre à vos questions, vous pouvez communiquer avec le personnel de la Direction des ressources humaines de votre ministère ou organisme ou avec la Direction générale des services de rémunération du CSPQ. NOTE : Le masculin inclut le féminin lorsque cela s applique. DIRECTION GÉNÉRALE DES SERVICES DE RÉMUNÉRATION Centre de services partagés du Québec 1020, route de l Église, 5 e étage Québec (Québec) G1V 3V9 Téléphone : 1 888 944-7243 Avril 2013 2

TABLE DES MATIÈRES 1. RÉMUNÉRATION... 4 A.Période de paie... 4 B.Virement automatique du salaire... 4 C.Versement de la paie... 4 D.Identification et classement... 4 E.Renseignements sur les gains et sur les retenues... 4 F.Acompte sur traitement... 5 G.Chèque perdu, détruit ou volé... 5 2. IMPÔTS... 5 A.Déclaration aux fins de retenue à la source (Québec) TP1015.3... 5 B.Déclaration de crédit d'impôt personnel (Canada) TD-1... 5 C.Allégements fiscaux... 5 3. RÉGIME DE RETRAITE... 6 A.Assujettissement au régime de retraite... 6 B.Demande de rachat de service occasionnel... 6 C.Transfert de régime de retraite... 6 D.Demande de remboursement... 6 4. ASSURANCES... 7 A.Admissibilité... 7 B.Inscription... 7 C.Les régimes... 7 D.Demande du droit d'exemption... 7 E.Continuation de la protection durant un congé sans traitement, une mise à pied temporaire ou un congédiement contesté... 8 F.Modification du contrat d'assurance... 8 G.Renonciation au régime d assurance salaire de longue durée pour les employés professionnels syndiqués... 8 5. ASSIDUITÉ... 8 A.Attribution du crédit de maladie... 8 B.Vacances... 8 3

1. RÉMUNÉRATION A. Période de paie Une période de paie couvre 14 jours civils. Elle débute le jeudi matin pour se terminer le mercredi soir, selon un calendrier déjà établi. B. Virement automatique du salaire Les conditions de travail des différentes conventions collectives prévoient qu éventuellement tous les employés doivent adhérer au virement automatique du salaire. L employé doit remplir le formulaire «Adhésion au virement automatique du salaire», le faire remplir par l institution financière, joindre un chèque préidentifié et le retourner à la Direction générale des services de rémunération du CSPQ. Ce chèque doit porter la mention «Annulé». Lors d'une modification, l'employé doit remplir à nouveau un formulaire et attendre qu'au moins une paie ait été déposée dans son nouveau compte avant de fermer son compte antérieur. C. Versement de la paie Le premier versement de la paie est habituellement émis lorsque l'employé, à la suite de son entrée en fonction, a travaillé une période de paie complète. Le virement automatique du salaire est effectué dans la nuit du mercredi au jeudi, à toutes les deux semaines. Le site Mon espace (www.monespace.qc) permet la consultation électronique du bulletin de paie (état de dépôt) dès le lundi de la semaine du versement de la paie. D. Identification et classement En se référant à son acte de nomination et aux documents qu'il a remplis lors de son entrée en fonction, l'employé doit vérifier l'exactitude des renseignements apparaissant sur son chèque ou son état de dépôt, soit : nom; prénom; adresse résidentielle; classification (corps d'emploi, classe, échelon, s'il y a lieu); traitement; déductions d'impôts fédéral et provincial. E. Renseignements sur les gains et sur les retenues Sur le bulletin de paie, tous les gains comportent une écriture débutant par le code A (ex. : A010, A015, A030). Les retenues sont des ajustements identifiés par le code A au crédit (-) ou des récupérations de sommes versées en trop identifiées par le code B. 4

F. Acompte sur traitement Un acompte sur traitement, calculé en fonction du salaire régulier, peut être versé à l'employé qui en fait la demande à son supérieur immédiat, et ce, pour les motifs suivants : le nouvel employé, après une première période complète de travail, n'a reçu aucun versement de traitement; l'employé, au cours de son engagement, certifie n'avoir jamais reçu son chèque de traitement régulier. G. Chèque perdu, détruit ou volé L'employé dont le chèque a été perdu, détruit ou volé peut en demander le remplacement en remplissant et en retournant le formulaire «Déclaration solennelle, engagement et demande de remplacement» à la Direction générale des services de rémunération du CSPQ. Un chèque de remplacement sera émis et remis à l'employé environ un mois après la demande. L'employé qui a reçu son chèque et l'a perdu par la suite n'a pas droit à l'acompte sur traitement. 2. IMPÔTS A. Déclaration aux fins de retenue à la source (Québec) TP1015.3 B. Déclaration de crédit d'impôt personnel (Canada) TD-1 L'employé n'est pas tenu de remplir ces formulaires s'il n'a que le montant de base à déclarer. Il peut, à l'aide de ces mêmes formulaires, augmenter le montant d'impôt provincial ou fédéral qui sera retenu sur sa paie (ex. : montant pour personne à charge, montant transféré d un conjoint à l autre, etc.). C. Allégements fiscaux L'employé qui désire un allégement fiscal supplémentaire (ex. : pension alimentaire, frais de placements, etc.), doit en faire la demande aux instances suivantes : Au provincial certains allégements peuvent être demandés directement à l aide du formulaire TP1015.3 (Déclaration pour la retenue d impôt). Pour les autres allégements non inscrits sur le formulaire provincial et tous les allégements au fédéral, l employé doit en faire la demande auprès de Revenu Québec ou de l Agence du revenu du Canada et fournir les pièces justificatives. Ces derniers émettront une lettre que l'employé devra remettre à la Direction générale des services de rémunération du CSPQ. 5

3. RÉGIME DE RETRAITE A. Assujettissement au régime de retraite Tout employé régulier, engagé dans la fonction publique depuis le 1 er juillet 1973, doit obligatoirement cotiser au Régime de retraite des employés du gouvernement et des organismes publics (RREGOP). Pour plus de renseignements, vous pouvez consulter le document d information Le RREGOP en bref. B. Demande de rachat de service occasionnel Il vous est possible de racheter une période de service effectuée : à titre occasionnel, dans les secteurs des Affaires sociales, de l'éducation et de la Fonction publique, et ce, pour les périodes comprises entre le 30 juin 1973 et le 1 er janvier 1988; à titre de stagiaire; avant l âge de 18 ans. Si vous désirez vous prévaloir de l un de ces types de rachat, vous devez remplir et retourner le formulaire «Demande de rachat de service» à la Direction générale des services de rémunération du CSPQ. À la suite de votre demande, la Commission administrative des régimes de retraite et d'assurances (CARRA) vous transmettra une proposition de rachat précisant le coût et les modalités de paiement. C. Transfert de régime de retraite Il existe des ententes, conclues entre la CARRA et des organismes extérieurs, qui permettent aux employés de transférer, d'un régime de retraite à un autre, les années de service et les cotisations déjà accumulées. Pour de plus amples renseignements, vous pouvez vous adresser au service à la clientèle de la CARRA dont les coordonnées sont disponibles sur leur site : www.carra.gouv.qc.ca. D. Demande de remboursement (Ne s'applique qu'à l'employé qui n'est pas admissible à une rente immédiate et qui a moins de deux années de service créditées.) Les cotisations versées au RREGOP ne peuvent être remboursées qu'après un délai minimal d'attente de 210 jours, et ce, après toute rupture du lien d'emploi. Cela signifie que toute personne qui participe à nouveau au régime à l'intérieur du délai de 210 jours, chez le même employeur ou un employeur différent, n'aura pas droit au remboursement de ses cotisations avant un nouveau délai de 210 jours. 6

Pour ce faire, vous devez utiliser le formulaire «Demande de remboursement» disponible à la Direction générale des services de rémunération du CSPQ. 4. ASSURANCES A. Admissibilité L'employé fonctionnaire est admissible aux assurances après 21 jours de travail effectif. L employé professionnel est admissible aux assurances après un mois de service. Les déductions pour les régimes obligatoires débutent à la première période de paie complète qui suit le délai d'admissibilité. En vertu de la Loi sur l assurance médicaments du Québec, le régime d assurance maladie de base est obligatoire pour tous les employés ainsi que leur conjoint et leurs enfants, à moins que ceux-ci ne soient déjà couverts par un autre régime privé d assurance collective. B. Inscription L'employé doit remplir et transmettre le formulaire «Demande d'adhésion et de changement» à la Direction générale des services de rémunération du CSPQ dans les 30 jours du délai applicable ci-dessus. Des preuves d'assurabilité pourront être exigées pour certaines protections. Notes : L employé qui n aura pas rempli et transmis la demande d adhésion sera inconnu chez l assureur et se verra refuser toute réclamation même si des déductions sont effectuées sur sa paie. L'employé doit également effectuer les démarches requises pour se désengager du régime d'assurancemédicaments de la RAMQ à la date d'admissibilité du régime privé d assurance collective. L'employé qui quitte son emploi doit également effectuer les démarches requises pour se réengager au régime général d'assurance médicaments de la RAMQ s il n a pas accès à un régime privé d assurance collective par l entremise d un nouvel emploi ou par l intermédiaire d un conjoint. C. Les régimes Consulter la brochure «Régimes d assurance collective» de l assureur qui est disponible à la Direction générale des services de rémunération du CSPQ. D. Demande du droit d'exemption L'employé peut être exempté du régime d'assurance maladie de base obligatoire s'il prouve que lui et ses personnes à charge sont assurés en vertu d'un régime privé d'assurance collective comportant une protection similaire. Il devra remplir le formulaire «Demande d adhésion et de changement», y joindre les pièces justificatives et expédier le tout à la Direction générale des services de rémunération du CSPQ. 7

E. Continuation de la protection durant un congé sans traitement, une mise à pied temporaire ou un congédiement contesté L'employé doit continuer sa protection, soit seulement le régime d'assurance maladie de base ou tous les régimes, en remplissant le formulaire «Avis de cessation de déduction à la source pour assurance» et en le transmettant à la Direction générale des services de rémunération du CSPQ dans les 30 jours du début du congé. F. Modification du contrat d'assurance Le contrat d'assurance peut être modifié en tout temps. Il suffit de remplir et de transmettre le formulaire «Demande d'adhésion et de changement» à la Direction générale des services de rémunération du CSPQ. Cependant, l'assureur peut exiger en tout temps des preuves d'assurabilité. G. Renonciation au régime d assurance salaire de longue durée pour les employés professionnels syndiqués Un employé temporaire peut annuler sa participation au régime d'assurance salaire de longue durée, et ce, jusqu'à l'obtention de sa permanence, s'il peut démontrer qu'il détient une protection d'assurance salaire similaire. Il devra remplir le formulaire «Droit de renonciation», y joindre les pièces justificatives et expédier le tout à la Direction générale des services de rémunération du CSPQ. Lors de l'obtention de sa permanence, il devra participer au régime obligatoire d'assurance salaire. 5. ASSIDUITÉ A. Attribution du crédit de maladie Pour chaque mois civil pendant lequel l employé a eu droit à son traitement pour la moitié ou plus des jours ouvrables, il a droit à un crédit d un (1) jour ouvrable de congé de maladie, lequel ne pourra être utilisé avant la fin de ce mois. S il ne répond pas à la condition exigée, l employé perd son droit au crédit de ce mois. Le crédit de congé de maladie octroyé à l employé à temps partiel ou réduit est calculé au prorata du temps travaillé. B. Vacances L employé a droit, à compter du 1 er avril de chaque année, à des vacances dont la durée est déterminée à partir du nombre de jours où l employé a eu droit à son traitement depuis le 1 er avril de l année précédente jusqu au 31 mars, et ce, selon la table d accumulation apparaissant aux conditions de travail. 8