SOMMAIRE Introduction I- Gestion administrative 1-Clarification du concept 2-Stratégie de l association 3-Dynamiques relationnelles 4-La vie démocratique au sein d une association 5-Je retiens II- les Pratiques financières recommandées
INTRODUCTION En parcourant les ouvrages «Et demain l'afrique» du togolais Edem KODJO ainsi que «L'Afrique est mal partie» du suisse Jean ZIEGLER, le lecteur a le sentiment que notre continent, l'afrique a des sérieux problèmes et que sa destinée est sans nulle doute compromise. Pourquoi toutes ces notes de désespoir? C est bien à cause du choix stratégique mis en œuvre qui ne satisfait pas aux aspirations profondes des peuples à savoir leur "bien-être". Quelque chose cloche à ce niveau. D'où l'impérieuse nécessité d'aborder la question de la «GOUVERNANCE».
Cette préoccupation n'échappe non plus à la jeunesse africaine que nous sommes, car pour assurer valablement et dignement la relève de demain, nous devons nous attaquer sans complaisance ni état d âme à cette thématique dans nos organisations. C est ce qui justifie la programmation du thème de notre communication : «La bonne gouvernance associative», qui fait l objet de notre échange.
1: - CLARIFICATION DU CONCEPT Selon François JEGARD, «La gouvernance associative est l'ensemble de bons comportements permettant aux dirigeants d'organismes sans but lucratif de s'appuyer sur des organisations efficaces (expérimentées) et lisibles (écrit noir sur blanc) pour exercer sereinement leur fonction.» Le concept de gouvernance associative tourne autour de 3 axes essentiels tels que : - L'équilibre des pouvoirs et leur contrôle, - L'évaluation et la prévention des risques, - La transparence et la responsabilité des acteurs.
2- Stratégies de l'association Une association ne peut fonctionner sans prendre en compte son contexte économique et social. La bonne gouvernance est indispensable pour assurer la charpente solide au développement de l'association. Elle permet de limiter les risques et de sécuriser les parties prenantes dans le but de la pérennisation de la structure. Exemples: Cas pratiques des clashes et foisonnement de nouvelles structures dissidentes. D'où la réflexion:
Comment y parvenir? Sur le plan de la conduite générale, l organisation d'une association impose à chacun des membres : Le partage d un même objectif et des valeurs communes: il faut donc faire un travail de formation soutenue à cet effet, L apport de son concours et ses compétences dans la réalisation quelle que soit la place qu'il est amené à jouer dans l association.
Pour arriver à atteindre ses objectifs et les faire évoluer, l association doit opter pour: une gouvernance lisible (disposant en son sein d'un manuel de procédure claire, accessible et réaliste), transparente (conformité de la pratique avec le contenu des manuels de procédure et connus de tous les membres, audité régulièrement) évaluer régulièrement le fonctionnement de son CA et les modes de décision (organisation dotée d'un CA expérimenté, formé, disposé à être conseillé si possible par des consultants qui les note)
3-Dynamiques relationnelles Il existe plusieurs formes d organisation et de structuration d une association: celles disposant d un conseil d administration et celle disposant d un bureau directeur qui fait à la fois office d organe de décision et à la fois d organe d exécution. La meilleure forme d organisation est celle dont tous les acteurs se retrouvent harmonieusement, où les règles de fonctionnement et de contrôle sont bien définies et respectées dans leur mise en œuvre. Le tableau ci-après résume le type «d hiérarchisation» et les relations fonctionnelles entre les différentes composantes d une association.
ORGANES COMPOSITION ATTRIBUTIONS Assemblée Générale (AG) Conseil d Administration (CA) Direction Exécutive (DE) L ensemble des membres réunis Quelques administrateurs élus par l AG Equipe de techniciens de l association Mandate les administrateurs Définit et soumet les grandes orientations de l association à court et à moyen terme. Mandate la Direction Exécutive. Est responsable devant l AG Met en œuvre à travers des actions la politique opérationnelle de l association. Est responsable devant le CA
4-Vie démocratique au sein d une association L'Assemblée Générale étant l'organe souverain d'une association, sa tenue régulière est un indicateur de la vie démocratique au sein de l'association. D'où la nécessité de garantir : La participation effective des membres qui arrivent à s'exprimer sur toutes les questions concernant l'association. Quoique l'ag valide le processus démocratique, elle ne peut être le lieu d'un débat ouvert sur des options stratégiques pour l'association. L'Organisation périodique d'une véritable AG, souveraine au cours de laquelle les administrateurs sont choisis sur des bases démocratiques.
De ce principe, il découle que : Chaque acteur doit se référer à ce pour quoi il est mandaté et même si on est débordant d'initiatives nouvelles qui permettent d'aller au-delà, il faut être mandaté pour le faire. Pour ce faire, le rôle de chacun des acteurs doit être clairement défini ainsi que les délégations de pouvoir. "Existe-t-il un organigramme opérationnel et actualisé de l'association? Des fiches de profil de postes définissant les rôles et les attributions de chacun?"
C'est pour cela qu'il faut prévoir : Les organes Les règles de décision Moyens d'information et de communication Délimiter et articuler le champ de responsabilité et de communication du CA et des techniciens (employés de la Direction Exécutive)
5- JE RETIENS a)la bonne gouvernance commence par un affichage clair et sans ambiguïté, une transparence des statuts, du Règlement Intérieur, des rapports d'activités et des comptes de l'association. b) Les propositions qui émanent de la Direction Exécutive doivent être débattues dans un climat de confiance; une proposition non retenue ou modifiée n'est pas un acte négatif remettant en cause la pertinence de jugement ou même la compétence de la DE mais légitime l'angle de vision différent qu'apportent le CA c)le CA doit garantir la transparence du fonctionnement associatif à l'égard de toutes les parties prenantes.
d) Le quotidien de l'association se présente dans les rapports moral et financier soumis à l'approbation de l'ag dans le but d'afficher la réalité du fonctionnement associatif dans sa dimension social, économique dans un souci de transparence qui constitue une exigence juridique. e) Les dirigeants en tant que mandataires doivent rendre compte avec loyauté et transparence de la gestion des activités et des comptes principalement. Cela nous conduit à voir l'incidence de la gestion financière dans la vie d une association.
T Toutes les organisations ne se ressemblent pas et les systèmes de gestion financière doivent refléter leur différence. Néanmoins la gestion financière des ONG se déroule généralement à travers les aspects principaux de gestion tels que: A-la gestion des subventions B-la planification et la Budgétisation C-Le système comptable D-Le suivi financier E-Le contrôle interne F-La gestion du personnel
Sur la base de l axe de la transparence, toute organisation qui s engage dans la bonne gouvernance associative est tenue d observer des règles et méthodes de gestion financières liées à cet effet. Ceci dit,il existe une multitude de bonnes pratiques financières recommandées. Cependant nous avons identifié quelques unes suivant les différents aspects cités précédemment.
A-la gestion des subventions : Pratiques recommandées L ONG doit avoir un contrat pour chaque subvention reçue Les cadres responsables doivent toujours vérifier que les conditions du contrat sont raisonnables avant de le signer. Le personnel financier doit prendre connaissance des dispositions financières des contrats signés Le contenu du rapport narratif doit concorder avec celui du rapport financier Ne jamais alloué les fonds d un projet A à un autre projet B
B-la planification et la Budgétisation: Pratiques recommandées L ONG doit avant le début d exécution de tout nouveau Projet élaborer son cadre logique. Les personnels financiers et du programme doivent être impliqués dans la préparation du budget. Le conseil d administration doit approuver le budget périodique avant son exécution. Chaque ligne du budget doit avoir un code facilitant le suivi. Le budget doit être détaillé par rubrique et un plan de trésorerie doit être disponible pour chaque mois
C-le système comptable : Pratiques recommandées L ONG doit disposer d un logiciel comptable pour la tenue de sa comptabilité. Chaque transaction est accompagnée d une pièce justificative. On doit utiliser un plan comptable pour codifier chaque transaction dans la comptabilité. Chaque projet doit disposer d un compte bancaire sur lequel le rapprochement doit s effectuer à la fin de chaque mois. L inventaire de caisse doit se faire régulièrement.
D-le suivi financier : Pratiques recommandées Le C A doit examiner le rapport financier périodiquement. Un suivi budgétaire doit être fait à la fin de chaque mois et communiquer aux chargés de projet. Les informations financières sont partagées aux bénéficiaires de nos projets. Au moins un audit par an doit être fait pour tous les projets. Le rapport financier doit être claire et sincère car il servira à prendre des décisions financières.
E-le Contrôle interne: Pratiques recommandées La comptabilité doit disposer d un coffre pour les espèces qui doit être mis sous la responsabilité d une personne désignée. Tous les chèques sont signés par au moins 2 signataires habilités Chaque transaction est dûment autorisée. Le paiement en espèce doit être autorisé par une personne autre que celle chargée de la caisse. Les salaires et retenues obligatoires sont vérifiés avant leur paiement. L ONG doit disposer d un manuel de Procédure Administrative et financier. Toutes les immobilisations appartenant à l ONG (par ex.véhicules, ordinateurs, gros équipements) sont assurées et répertoriées dans un registre des immobilisations.
F-la Gestion du personnel: Pratiques recommandées Le personnel des finances doit avoir des compétences en comptabilité. le personnel doit être formé régulièrement sur la gestion de budget et d autres thématiques nécessaires. Les dirigeants doivent montrer l exemple en respectant les procédures mises en place. Des efforts doivent se faire pour améliorer le jour au jour le cadre de travail pour le personnel. Amener le personnel à épouser la vision de l ONG. Un contrat claire doit être fait avec tous les employés.
MERCI POUR VOTRE ATTENTION!!!