Les travaux de la commission Secteur public Estelle Cordier - Animatrice Coordinateur Achats Fournitures et Services Direction des Finances Ville de Paris 4 octobre 2007
La Commission Secteur Public Objectifs : Aider à la mise en place d un programme de carte d achat Favoriser le développement et l organisation du marché Proposer des livrables pratiques Un travail réalisé grâce : Au partage de nos expériences Aux échanges avec les établissements financiers, les prestataires techniques, les fournisseurs. Un travail collaboratif pour faire évoluer le marché de la carte d achat
La Commission Secteur Public Nos réalisations: 2006 : Pépinière acheteurs publics > 3 journées d échanges > Mise en place de la rubrique Questions/Réponses 2007 : Cahier pratique n 4 > Carte d Achat publique: guide pratique de mise en place parution décembre 2007 2008: Du pilote au déploiement : le suivi le renouvellement des marchés Les questions réglementaires l évolution du marché
La Commission Secteur Public: UN OUTIL LES OBJECTIFS DE VOTRE PROJET CARTE D ACHAT Achats récurrents / volumétrie importante Optimisation des processus liés au cycle de paiement Niveau 3 PA 2 Optimisation des processus liés au cycle de paiement + Optimisation des processus liés à l acte d achats Niveau 3 PA 3 Achats ponctuels - récurrents / volumétrie faible Niveau 1 PA 1 - + Complexité du projet
PRATIQUE ET CONCRET Des méthodologies et des exemples : Les indicateurs de performance Comment construire un indicateur, exemples d indicateurs par thématique La cartographie des processus Comment décrire un processus, quelles questions se poser La construction du cahier des charges émetteur bancaire Les grandes parties, toutes les questions à aborder Le recrutement fournisseurs Qu est-ce qu un fournisseur attend de l acheteur, et comment l émetteur bancaire aide l acheteur / recrutement La conduite du changement Quels types de conduite du changement adopter à quelle étape du projet carte achat
Les bénéfices de la carte d'achat et sa mise en place à la Ville de Paris Estelle Cordier Coordinateur Achats Fournitures et Services Direction des Finances Ville de Paris 4 octobre 2007
LA VILLE DE PARIS Nombre d habitants : 2 144 700 (recensement 2005) Nombre d agents : 45 000 22 directions Budget Fonctionnement Ville 2005 : 4,3 milliards Budget d Investissement Ville 2005 : 1,3 milliard Nombre de bons de commandes / an : 362 000 Nombre de mandats / an : 300 000 Nombre de fournisseurs : 8 000 10 000 Nombre de marchés / an : 5 000 Achats : 1,2 milliard
DES PERIMETRES D ACHATS non stratégiques Fournitures de bureau DRM : DALIAT Le marché Minima : 400 K Euros TTC maxima : 1 600 K Euros TTC Nombre de points de livraisons : 400 2004: Quantité annuelle de commandes : 1 639 Montant moyen d une commande : 683 euros Montant annuel dépenses : 1 115 K Euros Le Pilote 1er mars 30 septembre 2006 33 cartes achat «individuelles» déployées ; 6 directions pilotes ; 1 fournisseur référencé : Office Dépôt ; Le déploiement 1er février 2007 21 directions 13 mairies 120 cartes d achat Au 31 août 2007 : 1 385 transactions (commandes) par carte 620 K
Et DES PERIMETRES D ACHATS stratégiques Denrées alimentaires DRM : DFPE Les marchés 3 marchés d alimentation (fruits et légumes, produits surgelés et produits frais) Nombre de points de livraisons : 274 crèches Quantité annuelle de commandes : 46 000 commandes / an (14 commandes / mois / crèche en moyenne), Montant annuel dépenses : 1 500 K Euros Le Pilote 1er octobre 2006 21 cartes achat (1 carte d achat / crèche); 21 crèches pilotes (3 mairies) ; 1 fournisseur référencé : Quintin ; 1er janvier 31 août 2007 : 2 006 transactions 202 K Le déploiement 1er janvier 2008 400 crèches 20 mairies / 400 cartes d achat
LE BILAN A DATE : des bénéfices réels Optimisation du processus global d achats, de la commande au règlement Réduction du délai d approvisionnement Meilleur lissage des commandes montant moyen : 320 TTC Livraison aux porteurs de carte plus rapide Fluidification de la commande Circuits simplifiés Contrôle budgétaire renforcé En amont Réduction du délai de paiement des fournisseurs Le fournisseur est payé à 5 jours Fluidification et automatisation du règlement des factures La carte achat est un plus pour le liquidateur qui, quel que soit le nombre de commandes, effectue une liquidation unique par mois et par UAU avec une pièce justificative unique. Le gain est plus sensible lorsque la liquidation est assurée par une seule UAU pour l ensemble des services d une même Direction
LE BILAN A DATE : et des axes d amélioration certains Axes d amélioration Déconcentration de la commande : une politique globale Pratiques hétérogènes selon les directions Gestion des plafonds des cartes : politique de consommation Pratiques hétérogènes selon les directions Homogénéisation pour plus d efficacité Mise au point / modes de consommation des crèches : plafond annuel sur 3 marchés, et non plus trimestriel par marché Liquidation à optimiser : conduite du changement Problématique de l attestation du «service fait» : rigidités persistantes dans le circuit de la dépense Liquidation sur carte d achat mal comprise Échanger avec le fournisseur : informations non transférées à l émetteur bancaire engendrant des erreurs dans les relevés d opérations. Privilégier la commande en ligne quand elle est possible
LE VERITABLE ENJEU DE LA CARTE ACHAT L INDUSTRIALISATION Deux axes majeurs : Optimisation du réseau de cartes existant pour l achat transversal fournitures de bureau aux autres achats similaires : papier, consommables informatiques par ex ; pour les crèches : passer la totalité des achats sur la carte (changes, produits d hygiène, jeux, ) Extension du réseau de cartes sur des achats «métier» ciblés : ex: fournitures des ateliers de la Ville (DPA) ou fournitures scolaires via l UGAP (DASCO), Sur des fournisseurs déjà affiliés si possible (croisement des fichiers émetteur bancaire et Ville de Paris)
LES FREINS - VILLE DE PARIS Optimisation globale du processus d achat : Remise en cause des processus d approbation existants difficile Décentralisation du processus d achat : Sécurité : délégation, rôle porteur, stocks Diminution des coûts de traitement : Inachevé : intégration dans le SI Finances (SAP), dématérialisation des factures Problématique conduite du changement sensible
SECTEUR PUBLIC : Spécificités Un cadre juridique contraignant : la carte d achat comme clause d exécution d un marché, Code des marchés publics : renouvellement des marchés fidélisation (partenariat) fournisseur plus difficile, Culture Achat : conduite du changement clé, Potentialités de la carte d achat sous-utilisées : maturité achat inégale (intégration dans systèmes d informations, dématérialisation des factures, interface entité publique trésorier payeur), Espace temps «différent».
Merci de votre Attention estelle.cordier@paris.fr