PROCESSUS RESSOURCES HUMAINES 19.08.2015 PROCÉDURE Présence et Temps de Travail 1. GESTION DU TEMPS DE TRAVAIL 1.1. Cadres supérieurs Les dispositions du Titre I (Durée de Travail) du Code du Travail ne s appliquent pas aux personnes occupant un poste de Direction effective ainsi qu aux Cadres supérieurs dont la présence à l entreprise est indispensable pour en assurer le fonctionnement et la surveillance (article L.211-3 du Code du Travail). Sont considérés comme Cadres supérieurs au sens de l article L.162-8 (3) du Code du Travail, les salariés disposant d une rémunération nettement plus élevée que celle des autres salariés. Tenant compte du temps nécessaire à l accomplissement de leurs fonctions, si cette rémunération est la contrepartie de l exercice d un véritable pouvoir de direction effectif ou dont la nature des tâches comporte une autorité bien définie, une large indépendance dans l organisation du travail et une large liberté des horaires du travail et notamment l absence de contraintes dans les horaires. Les salariés de LuxDev occupant une fonction de Direction ou étant à considérer comme Cadres supérieurs au sens de l article L.162-8 (3) du Code du Travail ne sont donc pas concernés par le point «1. Gestion du temps de travail» de la présente Procédure (en ce compris les dispositions relatives au travail supplémentaire). Compte tenu de leur position de Dirigeant ou de Cadre supérieur, ces salariés s engagent à travailler en dehors des heures prévues dans leur contrat de travail, sans rémunération supplémentaire, si le travail le requiert. 1.2. Durée du temps de travail La durée hebdomadaire de travail d un salarié à temps plein est de 40 heures par semaine et de 8 heures par jour. 1.3. Aménagement du temps de travail 1.3.1. Système à horaire fixe a. Horaires de travail Sauf accord contraire des parties dans le contrat de travail, la durée du travail sera de 8 heures par jour et de 40 heures par semaine. Sauf autre accord des parties, l horaire normal de travail est fixé de 08h00 à 12h00 et de 14h00 à 18h00 du lundi au vendredi. b. Heures supplémentaires Bien que le Comité de Direction s efforce de limiter le travail en dehors des heures et jours normalement ouvrés, des circonstances exceptionnelles peuvent justifier la mobilisation d un ou de plusieurs salariés au delà des heures et jours normaux de travail. À ce titre, il est important que chaque salarié puisse être joint, quel que soit l endroit où il se trouve, dans les plus brefs délais. Sans préjudice des articles L.211-18 et suivants du Code du Travail, les heures de travail excédant la durée normale de travail sont considérées, le cas échéant, comme étant des heures supplémentaires pour autant qu elles aient été prestées à la demande de LuxDev. Procédure - Présence et Temps de Travail - RHU_1_fr.pdf Page 1/9
Toute prestation d heures supplémentaires ne pourra être effectuée qu avec l autorisation préalable écrite d un membre du Comité de Direction. La compensation des heures supplémentaires prestées se fait en principe par l attribution de temps de repos rémunéré à raison d 1 heure majorée d ½ heure de temps libre par heure supplémentaire prestée. Cette période de récupération est à prendre en accord avec le Supérieur hiérarchique dans les 3 mois de la constatation des heures supplémentaires. Cependant si pour des raisons inhérentes à l organisation de l entreprise ou suite au départ pour une raison quelconque du salarié de l entreprise, la récupération par du temps libre ne peut pas se faire, le salarié aura droit à la rémunération de ces heures supplémentaires. Le taux de majoration à appliquer à la rémunération de base du salarié pour le paiement de ces heures supplémentaires est de 40 %. 1.3.2. Système à horaire mobile a. Introduction - Traits caractéristiques du système En parallèle avec le système à horaire fixe, LuxDev a également choisi d instituer au sein de l établissement un système d horaire mobile. L organisation mobile du travail est un système d organisation du travail qui permet d aménager au jour le jour la durée et l horaire individuels de travail dans le respect tant des limites légales de la durée du travail que des règles à préétablir dans le cadre d un règlement de l organisation mobile du travail. Ce type d organisation du travail réserve ainsi la faculté au salarié d aménager l horaire et la durée du travail journalier selon ses convenances personnelles dans le respect toutefois des besoins de service et des désirs justifiés des autres salariés. La durée de travail légale ou conventionnelle applicable au salarié représente donc une valeur d heures moyenne à réaliser par celui-ci au cours d une période de référence donnée. Comme le salarié est responsable de la bonne exécution de la tâche qui lui est confiée, il lui appartient aussi de gérer ensemble avec son Supérieur hiérarchique et ses collègues, son horaire de travail et partant de compenser des excédents ou déficits en heures de travail se présentant le cas échéant au cours d une même période de référence plus amplement déterminée ci-après. Les récupérations sont fixées en principe selon le désir du salarié à moins que les besoins du service et les désirs justifiés d autres salariés de l entreprise ne s y opposent. L organisation des récupérations a pour finalité de ramener, dans la mesure du possible, les excédents et déficits en heures de travail à zéro en fin de période de référence, telle que définie ci-dessous. Chaque salarié a cependant la possibilité de reporter d une période de référence sur l autre un solde positif ou négatif d heures de travail et ce dans les limites fixées au point 1.3.3.d de la présente Procédure. Les modalités de la présente Procédure s appliquent mutatis mutandis pour les salariés travaillant à temps partiel. b. Période de référence La période de référence est fixée à 3 mois. Sauf décision contraire de la part de LuxDev, après consultation de la délégation de personnel, la 1 ere période de référence commencera le 1 er janvier 2011. c. Champ d application Le droit au régime de l horaire mobile peut être partiellement limité ou entièrement suspendu si des considérations d ordre technique ou pratique découlant des exigences du service empêchent son application. Cette décision relève de l autorité du Comité de Direction. Procédure - Présence et Temps de Travail - RHU_1_fr.pdf Page 2/9
1.3.3. Horaires de travail a. Salariés travaillant à temps plein Pour les salariés travaillant à temps plein, la durée journalière de travail normale est de 8 heures. La durée journalière de travail maximale est de 10 heures. La durée hebdomadaire de travail normale est de 40 heures. La durée hebdomadaire de travail maximale est de 48 heures. b. Salariés travaillant à temps partiel Pour les salariés travaillant à temps partiel, la durée de travail journalière et hebdomadaire effective ne peut excéder de plus de 20 % la durée journalière et hebdomadaire prévue dans le contrat de travail du salarié, sauf accord contraire dans le contrat de travail. c. Durée de travail durant la période de référence le système d horaire mobile comprend des plages fixes et des plages mobiles ; la plage fixe est la période pendant laquelle tout le personnel doit être présent, toute absence devant être justifiée (maladie, congé, mission, etc.). Le non-respect de ces plages fixes peut entraîner des sanctions disciplinaires ou l exclusion temporaire ou définitive du système de l horaire mobile ; la plage mobile est la période pendant laquelle le personnel est libre de choisir chaque jour son heure d arrivée ou de départ ainsi que son temps de pause, en tenant compte toutefois des besoins de service. Le Supérieur hiérarchique peut en effet imposer au salarié d être présent sur le lieu de travail en dehors des plages fixes et ce en fonction des priorités du Département (réunion, urgence, surcroît de travail, etc.). Les plages fixes et les plages mobiles sont fixées de la manière suivante : 07h00-09h30 : plage mobile ; 09h30-11h00 : plage fixe ; 11h00-14h30 : plage mobile ; 14h30-16h30 : plage fixe ; 16h30-19h30 : plage mobile. La pause de midi est obligatoire et non rémunérée. La durée de la pause de midi est fixée à un minimum de 30 minutes à prendre entre 11h00 et 14h30. Les salariés travaillant à temps partiel doivent obligatoirement être présent au sein de l entreprise dans les plages fixes de l horaire mobile correspondant aux plages horaires fixées dans leur contrat de travail. En raison des mesures de sécurité mises en place dans l immeuble et sauf demande et autorisation préalable, l accès aux locaux de la société est interdit avant 6h15 et après 22h00 du lundi au samedi ainsi que le dimanche et les jours fériés toute la journée. Le salarié qui risque d arriver sur son lieu de travail après 09h30 ou après 14h30 est tenu d informer le Département RH, ou en l absence de ceux-ci son Supérieur hiérarchique direct. Le Département RH transmettra cette information dès réception via courrier électronique au Supérieur hiérarchique direct. S il ne peut le faire avant d arriver au bureau, il doit signaler son retard dès son arrivée au Département RH. Le salarié sera excusé pour tout retard avec une arrivée avant 10h30, respectivement 15h30. Passé ces heures, le retard sera signalé par le responsable direct du salarié, respectivement par tout Supérieur hiérarchique du salarié au Département RH. Excepté dans les cas de maladie tel que décrit au point 3.6., le salarié sera noté en congé pour la demi-journée concernée. Procédure - Présence et Temps de Travail - RHU_1_fr.pdf Page 3/9
Le Département RH peut, en coordination avec le Head of Department concerné, décider de ne pas appliquer cette règle si le motif du retard est indépendant de la volonté du salarié (intempéries, grève de trains, etc.). Un salarié qui souhaite, pour des raisons personnelles quitter le bureau avant 11h00 ou avant 16h30, doit demander l autorisation préalable de son Supérieur hiérarchique. Le salarié qui quitte les bureaux pour des raisons professionnelles pendant les plages d horaires fixes, doit demander l autorisation préalable de son Supérieur hiérarchique, et informer par mail, l assistant RH en charge de la gestion des horaires. Les jours d absence du salarié pour congé et maladie seront comptabilisés comme 8 heures de présence. Les jours d absence du salarié pour formation ou travail à domicile seront comptabilisés comme 8 heures de présence pour une journée entière de formation ou une journée entière de travail à domicile. Les jours d absence du salarié lorsqu il est en mission (à l exception des samedis et dimanches) seront comptabilisés comme 8 heures de présence pour une journée entière de travail presté. d. Mise en œuvre de l horaire mobile Dans le cadre du régime d horaire mobile, les salariés travaillant à temps plein peuvent être occupés au delà des limites normales du travail dans le respect des conditions suivantes : la durée hebdomadaire de travail ne peut excéder 48 heures et la durée journalière 10 heures ; la durée hebdomadaire de travail, calculée sur une période de référence de 3 mois, ne doit pas dépasser 40 heures en moyenne. Dans le cadre du régime d horaire mobile, les salariés travaillant à temps partiel peuvent être occupés au delà des limites normales du travail dans le respect des conditions suivantes : la durée de travail journalière et hebdomadaire effective ne peut excéder de plus de 20 % la durée journalière et hebdomadaire prévue dans le contrat de travail du salarié, sauf accord contraire dans le contrat de travail ; la durée hebdomadaire moyenne de travail, calculée sur la période de référence ne doit pas dépasser la durée de travail hebdomadaire normale fixée au contrat de travail ; la durée de travail effective du salarié à temps partiel ne peut excéder la durée normale de travail d un salarié à temps plein de la même entreprise. Comme le salarié est responsable de la bonne exécution de la tâche qui lui est confiée, il veillera, en accord avec son Supérieur hiérarchique, à organiser son temps de travail de manière à compenser les excédents ou les déficits en heures de travail qui peuvent se présenter au cours de la période de référence trimestrielle de manière à ramener, dans la mesure du possible, les excédents et déficits en heures de travail à zéro en fin de période de référence. LuxDev souhaite clairement travailler dans un esprit de responsabilisation de chacun. La mise en place des processus de gestion des compétences et d évaluation de la performance sont des instruments, parmi d autres, qui doivent aider chacun à obtenir les résultats souhaités et permettre l exécution des tâches dans les conditions convenues. Par conséquent, LuxDev demande que chaque salarié s organise afin de respecter, dans la mesure du possible, une moyenne de 40 heures par semaine (et pour les salariés à temps partiel : la durée hebdomadaire conventionnelle de travail). Les membres du Comité de Direction et les Head of Departments soutiendront leurs équipes dans ces efforts. En fin de période de référence, il sera procédé à un décompte individuel en vue d identifier les heures excédents la durée hebdomadaire moyenne de 40 heures (respectivement la durée hebdomadaire conventionnelle) (crédits) ainsi que, le cas échéant les heures inférieures à ladite moyenne. Procédure - Présence et Temps de Travail - RHU_1_fr.pdf Page 4/9
En fin de période de référence, si le décompte des heures prestées pendant la période de référence indique un excédent d heures, le salarié est autorisé à reporter ces heures (avec un maximum de 20 heures) à la période de référence suivante. Sous la réserve expresse de ce qui sera indiqué infra quant à la prestation d heures supplémentaires, les heures excédentaires dépassant les 20 heures qui auront été reportées à la période de référence suivante seront automatiquement perdues pour le salarié. Pour les salariés travaillant à temps partiel, le report maximal autorisé correspond à 3,85 % du temps de travail normal du salarié sur la période de référence étant entendu que pour les besoins de ce calcul, le temps de travail normal d un salarié travaillant à temps plein est fixé à 173 heures par mois. À titre d exemple, ce report est de 18 heures pour les temps partiels à 90 %, de 16 heures pour les temps partiels à 80 %, de 14 heures pour les temps partiels à 70 % et ainsi de suite. En fin de période de référence, si le décompte des heures prestées pendant la période de référence indique un déficit d heures, le salarié est autorisé à reporter ces heures (avec un maximum de 10 heures) à la période de référence suivante. Toute heure dépassant le solde négatif de 10 heures devra être motivée par écrit au Supérieur hiérarchique et au Directeur Ressources humaines. Le salarié s engage également à régulariser le déficit d heures au cours de la période de référence suivante par dépassement du temps de travail normal au cours de cette période (ce qui ne donnera pas lieu à des majorations pour heures de travail supplémentaires), ceci dans le respect des limites imposées par la Loi, à savoir 10 heures par jour et 48 heures par semaine. D un commun accord entre l employeur et le salarié, le déficit d heures peut être imputé sur les jours de congé auxquels le salarié peut prétendre. Si le Salarié devait présenter durant deux périodes de référence consécutives, un déficit d heures, LuxDev envisagera l exclusion du salarié du bénéfice de l horaire mobile. Pour les salariés travaillant à temps partiel, le déficit d heures maximal autorisé correspond à 1,93 % du temps de travail normal du salarié sur la période de référence étant entendu que pour les besoins de ce calcul, le temps de travail normal d un salarié travaillant à temps plein est fixé à 173 heures par mois. À titre d exemple, le déficit maximal est de 9 heures pour les temps partiels à 90 %, de 8 heures pour les temps partiels à 80 %, de 7 heures pour les temps partiels à 70 % et ainsi de suite. Chaque salarié est tenu d encoder ses horaires d arrivée et de départ en utilisant la pointeuse située à l entrée du bâtiment. e. Gestion des heures excédentaires et supplémentaires Sont considérées comme heures supplémentaires dans le cadre de l horaire mobile : les heures excédentaires en fin de période de référence ; les excédents d heures de travail (crédits) dépassant la durée moyenne hebdomadaire de 40 heures à la fin de la période de référence de 3 mois, après report du crédit de 20 heures à la période de référence suivante, sont considérés comme des heures supplémentaires sous condition expresse que : (i) ils aient été prestés à la demande de LuxDev via le Supérieur hiérarchique du salarié concerné (seules les heures prestées au-delà de 8 heures par jour à la demande de LuxDev peuvent être potentiellement qualifiées de supplémentaires) et que (ii) ils n aient pas, pour des raisons de service, pu être compensés pendant la période de référence concernée, pour les salariés travaillant à temps partiel, seront considérées comme des heures supplémentaires et ce sous réserve que les conditions énumérées aux points (i) et (ii) supra soient remplies, les excédents d heures de travail (crédits) dépassant la durée moyenne conventionnelle hebdomadaire de travail à la fin de la période de référence. après report du crédit d heure, tel que défini au point 1.3.3. d. à la période de référence suivante, les heures supplémentaires constatées en fin de période de référence seront compensées au courant de la période de référence suivante à raison d 1 heure majorée d ½ heure de temps libre par heure supplémentaire prestée. Cependant si pour des raisons inhérentes à l organisation de l entreprise ou suite au départ pour une raison quelconque du salarié de l entreprise, la récupération par du temps libre ne peut pas se faire, le salarié aura droit à la rémunération de ces heures supplémentaires. Le taux de majoration à appliquer à la rémunération de base du salarié pour le paiement de ces heures supplémentaires est de 40 % ; Procédure - Présence et Temps de Travail - RHU_1_fr.pdf Page 5/9
les heures prestées au delà des limites journalière et hebdomadaire (heures supplémentaires) : les amplitudes journalières et hebdomadaires dans lesquelles se situe l horaire de travail flexible étant limitées à respectivement 10 h par jour et 48 h par semaine, toute heure prestée, dans le cadre des dispositions légales applicables et à la demande de LuxDev via le Supérieur hiérarchique du salarié concerné - au-delà de ces limites journalières et hebdomadaires, est considérée comme heure supplémentaire. Toute prestation de telles heures supplémentaires est subordonnée à l autorisation préalable d un membre du Comité de Direction, la compensation des heures supplémentaires prestées se fait en principe par l attribution de temps de repos rémunéré à raison d 1 heure majorée d ½ heure de temps libre par heure supplémentaire prestée. Cette période de récupération est à prendre en accord avec le Supérieur hiérarchique dans les 3 mois de la constatation des heures supplémentaires. Cependant si pour des raisons inhérentes à l organisation de l entreprise ou suite au départ pour une raison quelconque du salarié de l entreprise, la récupération par du temps libre ne peut pas se faire, le salarié aura droit à la rémunération de ces heures supplémentaires. Le taux de majoration à appliquer à la rémunération de base du salarié pour le paiement de ces heures supplémentaires est de 40 %. 2. CARTE D ACCÈS ET POINTAGE Il est confié, à chaque salarié une carte magnétique qui donne accès aux communs et à chaque niveau de l immeuble. L usage de cette carte est strictement personnel. En cas de perte ou de vol de sa carte magnétique, le salarié doit le déclarer au Département RH dans les 24 heures. La contribution du salarié au coût de remplacement est de 15 EUR sauf en cas de vol. Les salariés qui ont oublié ou perdu leur carte doivent aller chercher une carte à usage temporaire auprès à la réception, et l utiliser selon la Procédure ci-dessus. Celle-ci doit être restituée à la réception dans les meilleurs délais. 3. CONGÉS ET JOURS FÉRIES 3.1. Congés annuels Chaque salarié, travaillant à temps plein, a droit à 30 jours ouvrables de congé annuel, le cas échéant proratisé en fonction de la date d entrée en service et du départ du salarié de LuxDev. La durée de congé est de 32 jours ouvrables à partir du 1 er janvier de l année au cours de laquelle le salarié atteint l âge de 50 ans et de 34 jours ouvrables à partir du 1 er janvier de l année au cours de laquelle le salarié atteint l âge de 55 ans. En cas de tâche partielle, la durée du congé est réduite proportionnellement à la tâche. Le salarié indiquera le plus longtemps possible à l avance les jours où il souhaite prendre congé, surtout lorsqu il s agit de congés dépassant 5 jours ouvrables. Les demandes de congés doivent respecter dans la mesure du possible les délais de préavis minimum suivants : Durée du congé (jour ouvrable) ½ journée, journée De 2 à 5 jours De 6 à 10 jours De 11 à 15 jours Plus de 15 jours Préavis Aucun, mais accord écrit préalable du Supérieur hiérarchique 1 semaine 2 semaines 1 mois 2 mois Les demandes de congés sont soumises aux responsables directs du salarié concerné ou en son absence, au Directeur responsable, via l interface Novatime, sauf pour les salaries expatriés, où les demandes se font par mail. Procédure - Présence et Temps de Travail - RHU_1_fr.pdf Page 6/9
Aucun salarié ne peut prendre congé sans avoir reçu l autorisation écrite de son responsable direct ou, en cas d absence du Directeur RH. L acceptation des demandes de congé tient compte des nécessités de service et de la date d introduction des demandes. L approbation du congé par le responsable direct et/ou le Directeur responsable dans Novatime, ne signifie pas que le congé est garanti. Tout départ en congé peut être amendé ou reporté, même après acceptation de la demande, si les besoins de la société l exigent. Les congés doivent normalement être pris au cours de l année calendrier. Les salariés peuvent reporter des jours de congés à l année calendrier suivante (avec un maximum de 10 jours). Un report supérieur à 10 jours doit recevoir l accord écrit du Supérieur hiérarchique et du Directeur RH. Le congé ainsi reporté devra cependant être impérativement pris avant le 31 mars de l année calendrier suivante, sauf accord anticipatif et exceptionnel du Supérieur hiérarchique et du Directeur RH. 3.2. Jours fériés Les 10 jours fériés légaux de l année sont : le Nouvel An, le lundi de Pâques, le 1 er mai, l Ascension, le lundi de Pentecôte, la Fête nationale, l Assomption, la Toussaint, le 1 er et 2 e jour de Noël. Les jours fériés qui tombent un samedi ou un dimanche sont remplacés par un autre jour de congé. Un décompte est effectué en début d année par le Département RH et le nombre de jours concernés est ajouté au congé annuel de chaque salarié. Pour les personnes travaillant à temps partiel, le Département RH procède chaque début d année à un calcul individuel déterminant le solde créditeur ou débiteur de chaque salarié, régularisation qui vient s ajouter au solde de congé. 3.3. Congés extraordinaires Les congés extraordinaires auxquels a droit chaque salarié sont : Justificatif 1 jour pour le décès d un parent au 2 e degré du salarié ou de son conjoint ou partenaire (grand-père, grand-mère, petit-fils, petite-fille, frère, sœur, beau-frère, belle-sœur). 3 jours pour le décès du conjoint ou du partenaire ou parent au 1 er degré du salarié ou de son conjoint ou partenaire (père, mère, beaupère, belle-mère, fils, fille, gendre, belle-fille). Certificat de décès Certificat de décès 2 jours pour la naissance d un enfant. Acte de naissance 6 jours pour le mariage/pacs. Acte de mariage ou de PACS 2 jours pour le mariage ou la déclaration de partenariat d un enfant. Certificat de mariage/certificat de partenariat 2 jours en cas d adoption. Certificat d adoption 2 jours en cas de déménagement. Certificat de changement de domicile Sauf accord du Département RH, le congé extraordinaire devra être pris au moment où l événement donnant droit au congé se produit. Tout congé extraordinaire n est accordé qu après réception du justificatif adéquat. Le collaborateur qui ne fournit pas de justificatif est noté en congé pendant toute la durée de son absence. Procédure - Présence et Temps de Travail - RHU_1_fr.pdf Page 7/9
En cas de partenariat conclu à l étranger, les dispositions en matière de congés extraordinaires ne seront applicables que dans la mesure où le salarié aura fait transcrire son partenariat au répertoire civil luxembourgeois. 3.4. Congé parental En ce qui concerne le congé parental, il ne sera pas accordé de congé parental à mi-temps sur une période de 12 mois, mais uniquement un congé parental sur 6 mois à temps plein. Des exceptions dûment motivées peuvent être accordées par le Comité de Direction au cas par cas si c est dans l intérêt du département concerné. 3.5. Congés sans solde Une Procédure spécifique existe et est disponible dans le Manuel Qualité. 3.6. Absences maladie En cas d absence pour cause de maladie, le salarié doit en aviser, personnellement ou par personne interposée, son Supérieur hiérarchique et le Département RH, le jour même de l absence. Il doit faire parvenir, le 3 e jour de son absence au plus tard, un certificat médical au Département RH. Un certificat médical doit être fourni à partir du 2 e jour d absence. La Direction peut exiger un certificat à partir du 1 er jour d absence. L absence du lieu de travail pour cause de rendez-vous médical n est pas considérée comme du temps de travail. Les rendez-vous médicaux doivent en principe être fixés en dehors des heures de travail (salariés bénéficiant d un horaire fixe) ou en dehors des heures obligatoires de présence (c est-à-dire durant les «plages mobiles» pour les salariés bénéficiant d un horaire mobile). Si exceptionnellement un salarié doit s absenter pendant les heures obligatoires de présence pour se rendre à un rendez-vous médical, il doit en faire la demande préalable par mail à son Supérieur hiérarchique avec copie au Département RH. Si cette demande est acceptée, Il doit, à son retour, fournir obligatoirement au Département RH le justificatif médical attestant de la consultation. Les développements qui précèdent sont uniquement applicables aux rendez-vous médicaux et non aux urgences médicales. Les Directeurs, Managers et Head of Department peuvent autoriser le départ d un salarié de l établissement pendant les heures obligatoires de présence lorsqu il s agira d une «urgence». Les responsables d équipe s assurent que toute absence des membres de leur équipe est justifiée. Toute absence injustifiée (maladie non signalée, congé non enregistré dans Novatime) doit être communiquée, durant la ½ journée concernée, par le Supérieur hiérarchique au Département RH et au Directeur de Département. 4. ABSENCES POUR MISSION Les demandes de mission doivent être encodées par le salarié ou un collaborateur désigné par le salarié, avant le départ, via l interface Novatime. Les jours d absence du salarié lorsqu il est en mission (à l exception des samedis et dimanches) seront comptabilisés comme 8 heures de présence pour une journée entière de travail presté. Les salariés qui ont un contrat de travail à temps partiel rempliront, si besoin est, la fiche «Modification du Temps de Travail». Le salarié qui passe le week-end en mission strictement pour des raisons professionnelles récupère ½ journée compensatoire par jour de week-end passé sur place ou dans les transports. Pour bénéficier de cette récupération, une demande doit être introduite pour approbation auprès du Directeur RH. Procédure - Présence et Temps de Travail - RHU_1_fr.pdf Page 8/9
5. ABSENCES POUR FORMATION Le temps consacré par les salariés à se perfectionner sur le plan professionnel est considéré en principe comme du temps de travail. Des détails et les éventuelles exceptions sont disponibles dans la Procédure Formation. Pour les salariés à temps partiel, si le jour de la formation tombe sur un jour pendant lequel le salarié ne travaille normalement pas, le salarié concerné doit en parallèle faire une demande de modification ponctuelle du temps de travail. 6. TRAVAIL A DOMICILE Le cas échéant, la société autorise le travail à domicile pour tous les travaux qui exigent un degré élevé de concentration. La demande d absence pour travail à domicile est soumise, via une demande introduite dans Novatime, au Responsable direct, le plus longtemps possible à l avance et au plus tard 1 jour à l avance. Elle ne peut pas porter sur plus de 2 jours consécutifs. À son retour au bureau, le salarié rend immédiatement compte à son Supérieur hiérarchique, du travail qu il a accompli à son domicile. Le salarié doit être joignable à son domicile de 8h00 à 12h00 et de 14h00 à 18h00 par ses collègues. Le travail à domicile doit rester exceptionnel. Le salarié veillera à se conformer aux prescriptions légales en la matière. La procédure «Mission du Personnel Siège» reste d application. 7. MODIFICATION DU TEMPS DE TRAVAIL Pour des besoins de service exceptionnels (réunions, semaines RR, surcharge de travail), le salarié à temps partiel, peut demander une modification de son temps de travail. Le salarié introduira sa demande, en utilisant la fiche «Modification du Temps de Travail» qui se trouve dans le Manuel Qualité. Il la soumettra pour accord à son Supérieur hiérarchique. Dès réception, l assistant RH en charge de la gestion des absences, effectuera la modification de l emploi du temps du salarié dans le logiciel Novatime. Les récupérations de ces modifications d emploi du temps doivent normalement être prises dans un délai d 1 mois après la demande. Celles-ci seront encodées par l assistant RH en charge de la gestion des absences. L Assistante RH en charge des absences, encode les récupérations dans Novatime, en modifiant les congés qui ont déjà été validés. Procédure - Présence et Temps de Travail - RHU_1_fr.pdf Page 9/9