Orvault, le 29.01.2012 APPEL A COTISATION Le vendredi 27 Janvier 2012 les copropriétaires de l association syndicale libre du Bois Raguenet Village Phénix se sont réunis afin de délibérer sur l ordre du jour suivant : Rapport moral de l'exercice 2011. Approbation des comptes de l'exercice 2011. Présentation du budget 2011 et vote du montant de la cotisation. Renouvellement du bureau. Questions diverses : o Demande d élagage des arbres derrière la parcelle BH 427 Mr DIARD o Demande d abattage de 5 bouleaux 7 rue Puisatier- replantation 2 essences o Demande d élagage haie mitoyenne champs Mr MAISONNEUVE. o Demande d élagage régulier de la haie derrière le 7 rue Lavandières o Tronc du vieux châtaignier en sculpture ( Groupe de travail P.GADE) o Unité Architecturale du lotissement Entretien o Règlement intérieur du Parc validation de la démarche. 1La feuille de présence est dressée et signée par tous les membres présents, tant en leur nom que comme mandataire. 2A 20:45 h, le quorum étant atteint avec 83 lots représentés, la séance est déclarée ouverte et l ordre du jour est abordé. 2Le Président remercie les 40 propriétaires qui portent 43 pouvoirs et félicite l Assemblée car le taux de représentation est historique et offre au nom du Bureau ses meilleurs vœux. RAPPORT MORAL Activité Fédération: 5Participation au Bureau de la Fédération, à ses réunions et ses 2 conseils annuels ; Pierre
Sarraméa Président en 2011 est renouvelé pour 2012 ( réunion du Bureau fédéral du 18 Janvier 2012), la vérification des comptes Fédération 2011 ne s est pas encore tenue, nous solliciterons une participation d un représentant du Bureau ASBR Phénix. Faits marquants 2011 : Suite à un arrêt de travail prolongé de notre jardinier, la Fédération a pris la décision d embaucher en CDD un deuxième jardinier suppléant Mr GUILLEVIC d Avril à fin Septembre 2011. Retour de Mr Pallec à plein temps en Juin travaux de mise à niveau des abords du Parc accélérés. Deux cambriolages en Mars et Novembre 2011 du local jardinier ont occasionné des dégâts matériels et des pertes financières par non remboursement par l Assurance au titre de vétusté. La perte du premier cambriolage est évaluée à 2000 et nous attendons le rapport d expertise pour le second cambriolage. A la suite des travaux d abattage de 2010 dégageant les abords de l étang, nous avons mis en œuvre les travaux de renforcement des berges ( réalisation de 23 000 ). Le budget de la Fédération 2012 est présenté, explication du déficit 2011, provisions pour réfection mur d enceinte en pierre, situation de réserve stabilisée ne permettant plus la redistribution comme les années écoulées. Budget 2012 : Situation financière correcte : compte courant 5209,87, livret 57091,84 situation arrêtée au 5/12/2012. Le budget de 2012 de 60378 sera financé sur une cotisation individuelle de 56 (620 propriétaires), et un coût de la journée de jardinier (8h) à 232 (112 journées mises à disposition des associations dont quarante journées pour notre lotissement). Le projet de budget Fédération 2012 est voté à l unanimité par l assemblée générale du 15 décembre 2011. Pour rappel en 2011, avec un budget de 51.653 et une rétrocession de réserve comme en 2010 (10.000 euros restitués aux associations), la journée de jardinier était de 158 euros et la part copropriétaire à 37. Le Bureau Fédération ne se renouvelle pas suffisamment, les règles de présidence tournante ne peuvent être assurées, nous remercions vivement ici Jean-Pierre Boivin et Pierre Hamon pour leur contribution majeure dans le suivi du chantier de l Etang et lors des cambriolages ainsi que dans le suivi du travail du jardinier. Activité ASBR : Le Bureau s est réuni à 2 reprises. L activité est organisée à travers l échange internet. Les cotisations ont été versées à la satisfaction du Bureau dans le délai imparti, mais avec deuxième relance pour quelques retardataires. Suivi des activités : élagage, abattages, plantations,vente de bois, suivi des activités du jardinier, aménagement d un chemin. L activité des jardiniers a été bonne et nous n avons noté que peu de remarques sur la prestation. Il est demandé expressément aux propriétaires de notifier
au Bureau par écrit (courriel de préférence) les éléments factuels (date, heure, lieu et constat), afin de les faire remonter auprès de la Fédération, il est tenu compte des remarques dans les entretiens avec le jardinier. Notre site Web : club.quomodo.com/villagephenix/, pp pour accéder aux infos de l Association. Le rapport moral de l exercice 2011 est approuvé à l unanimité RAPPORT FINANCIER, Le budget prévisionnel 2011 a été réalisé, le poste travaux a été dépensé conformément au budget voté. Charges 2010 : 15 165,25 ; Produits 2010 : 17481,13 ; Résultat 2010 : 2315,88 ; Les intérêts et la vente de bois ont contribué à hauteur de 651,13, l écart principal étant lié aux frais moins importants que budgétés sur l abattage (1274 ) et l élimination des branchages (écobués et non transportés en déchetterie (476 ). Trésorerie : 7431,78 sur livret bleu et 50,35 sur compte courant. Le rapport financier de l exercice 2011 est approuvé à l unanimité PRESENTATION DU BUDGET 2012 Les dépenses qui nous incombent sont de 2 ordres : d une part l entretien du parc qui appartient aux 616 résidents du Bois Raguenet ; et, d autre part, les espaces verts du village Phénix (99 résidents). Pour le parc la dépense est de 56 par copropriétaire (37 en 2011, 35 en 2010, et 43 en 2009 ). Pour nos espaces verts nous utilisons un jardinier commun à tous, 40 jours par an pour 232 /j ( 158 /j en 2011, 142 en 2010, 241 en 2009). On voit l impact manquant des rétrocessions de 2011 et 2010 ( 10 000 ), ainsi que la provision annuelle supplémentaire du mur d enceinte du parc pour 5000 pour les quatre prochaines années. Sur l exercice nous ferons des travaux d élagage sur certains arbres et haies en réponses aux demandes des propriétaires (questions diverses). A partir de ces prévisions de dépenses il est proposé de maintenir la cotisation à 170 L exercice 2012 est présenté en léger déficit (876 ) mais sera compensé par l excédent de trésorerie réalisé en 2011 car le montant de la trésorerie est jugé suffisant). Vous trouverez le budget prévisionnel voté en AG en annexe. Le projet de budget 2012 proposant une cotisation à 170 est adopté à l'unanimité. La cotisation 2012 de 170 est exigible au plus tard le 15 mars 2012 et devra être déposée chez Pascal Bruger, 24 rue du Puisatier. Pour éviter des oublis, les chèques peuvent être déposés dès maintenant, le trésorier s'engage à ne rien encaisser avant la date du 15 mars. RENOUVELLEMENT DU BUREAU Il n y a pas de démission cette année mais deux demandes pour l exercice prochain, le Bureau
réitère sa demande de volontaires pour rentrer au bureau, Pierre GADE se propose de coordonner la gestion des journées de jardinier et rejoint donc le Bureau. Nous recherchons donc un trésorier en sus. Président : Pierre Sarraméa. 13 rue du Bourrelier pierre.sarramea@orange.fr Vice Président : Fabrice Page fabrice.page@ac-nantes.fr Tésorier : Pascal Bruger. 24 rue du Puisatier pbruger.villagephenix@gmail.com Secrétaires, Chargés des relations avec le jardinier : Gilles Durand gilldurand@hotmail.fr Pierre Gadé pierre.gade@orange.fr Fabrice Page fabrice.page@ac-nantes.fr QUESTIONS DIVERSES : Lecture des questions écrites de propriétaires et compléments : - Prise en compte de l ensemble des travaux d élagage et d abattage demandés sur l exercice 2011, Mr Turpin accepte de préserver le bouleau le plus éloigné de son terrain ainsi que la replantation arbres à fleur type magnolia ou tulipier. - Présentation du projet de transformation de la souche de châtaignier en sculpture, Mr GADE présente les résultats du groupe de travail, la poursuite de l investigation ( recherche de financement, le budget de réalisation est de 800 à 1 000 ) une action du conseil communal des jeunes dans le cadre du réaménagement anti-tag des postes électriques est envisageable. - La proposition d élaboration par la Fédération d un Projet de règlement intérieur du Parc est adoptée à l unanimité. - Dégradation de l unité architecturale de notre lotissement : il est rappelé aux propriétaires que même si le règlement initial de ZAC n est plus en vigueur, un propriétaire pourra s opposer à des travaux effectués si ceux-ci n ont pas bénéficié d autorisation de permis de construire et exiger la remise en état antérieur. L Assemblée fait part au Bureau d une accélération de transformations radicales qui font perdre au quartier son unité et son charme. Profiter de notre environnement : Nous rappelons que ceux qui souhaitent acheter du bois de coupe peuvent le faire par écrit auprès de MM PAGE, DURAND, GADE et que du compost est à disposition dans le Parc. Les propriétaires qui souhaitent récupérer la terre éjectée par les taupes sont les bienvenus, d ailleurs une intervention d un taupier pourrait être rendue nécessaire. Elagage des haies : il est rappelé que les demandes d élagage de haie doivent être faites par écrit au correspondant ASBR Phénix chargé des relations avec le jardinier, et que l Association décline toute responsabilité en cas d accident et se réserve le droit de recourir contre les tiers qui viendraient à opérer sans son accord sur le territoire sous sa responsabilité.
Internet : Pensez à nous faire connaitre vos adresses courriel lors de vos changements d opérateur. Convocation AG par internet : le système de l accusé de réception obligatoire est légal ; bon fonctionnement, merci à tous de retourner les AR électroniques avec signature scannée, ou dans nos boites aux lettres assez rapidement après la convocation. Ce n est pas encore parfait!!. Convocation 2013 :Afin d obtenir l ensemble des accusés de réception dans le délai légal, nous anticiperons de 15 jours la convocation en 2013 et enverrons les pièces jointes dès leur mise à disposition par la Fédération dans un deuxième temps ( idée proposée par l assemblée et retenue par le Bureau). Propriétaires sans internet : Nous poursuivons la distribution en porte à porte pour obtenir vos signatures, réservez donc un accueil courtois, évitez-vous les frais d envoi par courrier recommandé L ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 22h 45 autour d une bolée de cidre. Le Président Pierre Sarraméa le Vice-Président Fabrice Page
COMPTABILITE - ASBR - VILLAGE PHENIX REALISATION 2011 - PROJET DE BUDGET 2012 Prévisionnel Réalisation PREVISIONNEL PRODUITS DE L'EXERCICE 2011 2011 2012 16830,00 16830,00 Cotisations des copropriétaires 16830,00 140,00 147,13 Intérêts sur livret A 170,00 504,00 Vente de bois 16970,00 17481,13 TOTAL DES PRODUITS 17000,00 CHARGES DE L'EXERCICE Contribution espaces verts - Parc (par copropriétaire) 3663,00 3663,00 37 pour 2011 56 pour 2012 5544,00 Contribution espaces verts Phénix (par copropriétaire) 6320,00 6320,00 158 / journée de 232 / journée de jardinier jardinier pour 2011 pour 2012 9280,00 2450,00 1973,40 Elagage, abattage et replantation 2100,00 1350,00 1327,56 Travaux divers : réfection chemins 480,00 476,01 Replantation 300,00 370,00 363,35 Assurance 380,00 200,00 202,00 Taxe foncière 220,00 Charges diverses : 30,00 11,18 Frais postaux et secrétariat 20,00 20,00 0,00 Photocopies 20,00 9,47 A.G : pot 20,00 2087,00 813,28 Provision pour élagage en mitoyenneté avec le lotissement "Les Loges d'orvault" 16 970,00 15165,25 TOTAL DES CHARGES 17876,00 0,00 2315,88 RESULTAT DE L'ANNEE -876,00 TRESORERIE EN FIN D'ANNEE 2010 : 5 166,25 TRESORERIE EN FIN D'ANNEE 2011 : 7482,13 7431,78 sur le livret bleu 50,35 sur le compte chèque MONTANT DE COTISATION 2012 : 170,00 VERSEMENT DE LA COTISATION EST DÛ POUR LE 15 MARS 2012 AU PLUS TARD