LE GUIDE DU COPROPRIÉTAIRE

Transcription

1 LE GUIDE DU COPROPRIÉTAIRE

2 Avant-propos Cher copropriétaire, Vous venez d acquérir un logement dans un immeuble en copropriété. Nous sommes heureux de vous accueillir et nous vous souhaitons d y vivre agréablement, nous vous assurons de tout mettre en œuvre à cet effet. En devenant propriétaire de votre logement, vous êtes entré dans Le "Syndicat des copropriétaires". Vous avez ainsi acquis Le droit d'exprimer votre avis et de contribuer aux décisions communes qui seront prises. Ces décisions ayant des conséquences importantes pour vous et les autres propriétaires, votre participation active au fonctionnement de la copropriété est donc un élément déterminant. Encore faut-il connaître les règles de La Copropriété". Le but de ce guide est de vous apporter des informations pratiques pour vous permettre d'agir en toute connaissance de cause. Bonne lecture, Le syndic. Sommaire Page 3 - Lexique de la Copropriété Page 4 - Comprendre sa copropriété Page 6 - Le fonctionnement de la copropriété Page 8 - Comment s organise l Assemblée Générale? Page 10 - Les charges de copropriété Page 11 - Numéros utiles Page 12 - Nos engagements 2

3 Lexique de la copropriété Appel de fonds: somme demandée aux copropriétaires pour régler des charges, financer des travaux ou toute autre dépense. Assemblée Générale ordinaire (AG ou AGO) : assemblée annuelle obligatoire de tous les copropriétaires réunis en syndicat. Assemblée Générale Extraordinaire (AGEI) ou Assemblée Générale Spéciale (AGS): assemblée autre que l'assemblée Générale ordinaire, réunie ponctuellement pour prendre des décisions en urgence. Budget prévisionnel: budget voté en Assemblée Générale avant le début d'exercice pour calculer les appels de fonds prévisionnels. Délibération: décision des Assemblées Générales. Equipement commun ou collectif: dispositif procurant des services à tous les lots et dont la copropriété entière a la charge. Etat descriptif de division: liste définissant les lots de copropriété. Gros-oeuvre: structure de l'immeuble, cloisons et murs porteurs, charpente, toiture, etc. Indivision: lot appartenant à plusieurs personnes. Lot: appelé aussi partie privative. Mandant: celui qui donne mandat à quelqu'un pour exécuter quelque chose. Mandataire : celui qui reçoit mandat ; il exécute alors des prestations déterminées au nom et pour le compte de son mandant. Mutation: changement de propriétaire. Ordre du jour : liste de sujets qui donneront lieu à délibération de l'assemblée Générale. Parties communes: parties de la copropriété qui appartiennent indivisément à tous les copropriétaires. Parties privatives: parties de la copropriété qui appartiennent en propre à chaque copropriétaire. Propriété indivise: cf. indivision. Quitus: approbation. Quote-part : proportion de participation aux votes et aux charges déterminée en fonction des tantièmes détenus dans la copropriété. Tantième : unité de mesure des quotes-parts de la copropriété. 3

4 Comprendre sa copropriété Quand parle-t-on de copropriété? On parle de copropriété dés qu'il y a au moins deux propriétaires dans le même Immeuble. Qu est-ce-qu un lot de copropriété? Un lot de copropriété comprend une partie privative et une quote-part de parties communes. Le ou les lots privatifs. Il s agit des parties privatives dont chaque copropriétaire à la propriété et jouissance exclusive : - son appartement et ses installations, - sa cave, - son local commercial. La quote-part de parties communes, appelés tantièmes (ou millièmes) de copropriété, ces parties communes sont la propriété de tous les copropriétaires et sont affectées à la jouissance de l ensemble des copropriétaires (on parle de propriété indivise) : la cour, la voie d'accès, les escaliers, les couloirs, la toiture, les murs, etc. Exemple Un copropriétaire achète: un appartement: lot n 3, représentant 90/10 000ème, une cave : lot n 53, représentant 5/10 000ème. Ce copropriétaire détient donc 95/10 000ème. Si l Assemblée Générale vote une dépense de euros pour la réfection des espaces extérieurs, ce copropriétaire devra payer 47,50 euros : 95 x

5 Les parties communes qui concernent l ensemble des copropriétaires sont appelées parties communes générales (espaces verts communs à plusieurs bâtiments, les compteurs généraux, etc.) Les parties communes qui concernent seulement certains copropriétaires, sont des parties communes spéciales (le toit du bâtiment A, l ascenseur du bâtiment B etc.). Qu est-ce que le règlement de copropriété? C'est un document écrit, obligatoire, remis à toute personne copropriétaire d'un lot de la copropriété. Il s'impose à tous les occupants de l'immeuble (les copropriétaires comme les locataires). Il comprend deux parties: - l état descriptif de division Il liste les lots composant la copropriété et leurs tantièmes de répartition entre propriétaires. Chaque lot est répertorié par un numéro permettant de l identifier. Ce numéro définit son type (cave, parking, appartement ) et sa situation (étage, bâtiment, cage d escalier ). - le règlement de copropriété Il définit qu elles sont les parties privatives et les parties communes. Il fixe la répartition des charges. Il indique les règles qui organisent la vie de la collectivité (droits et obligations des copropriétaires, règles de fonctionnement de la copropriété). 5

6 Le Comment fonctionnement fonctionne de la la copropriété? Les copropriétaires constituent Le syndicat des copropriétaires C est l organe décisionnel de la copropriété, à travers l assemblée générale. Il prend toutes les décisions concernant les parties communes de la copropriété (travaux, équipements ). En copropriété, la décision est collective. Il se réunit en Assemblée Générale des copropriétaires C est l organe d expression du Syndicat. C est pendant l Assemblée Générale que se prennent les décisions qui vont s imposer à tous. Celle-ci élit et mandate 6 Le Conseil Syndical Sa mise en place est une obligation sauf si l Assemblée Générale décide de ne pas en instituer. Il est constitué de conseillers syndicaux: ce sont des copropriétaires élus en Assemblée Générale pour un à trois ans. Le Syndic La gestion des copropriétés est confiée au syndic. Il administre la copropriété et gère l entretien courant des parties communes. Il exécute les décisions prises en Assemblée Générale sous le contrôle du Conseil Syndical.

7 L Assemblée Générale de Copropriété C est la réunion de l ensemble des copropriétaires qui a lieu au moins une fois par an. Pendant cette assemblée, des décisions importantes concernant le fonctionnement et la vie de la copropriété sont prises. Elles concernent tous les copropriétaires et vous concernent donc directement. C est pourquoi il est important d y participer. Le Conseil Syndical Il assiste le Syndic C est l organe de liaison entre les copropriétaires et le Syndic: il fait le relais entre les remarques des copropriétaires et les interventions du Syndic. Il donne son avis au syndic ou à l Assemblée Générale sur toutes les questions relatives au Syndicat. En assistant le Syndic il facilite la gestion et veille aux intérêts de la copropriété. Il contrôle la gestion faite par le Syndic. Un membre du Conseil Syndical peut prendre connaissance de toutes pièces ou documents se rapportant à la gestion du Syndic et à l administration de la copropriété. Il peut avant une Assemblée Générale examiner les pièces justificatives des charges. Le Syndic Il prévoit la conservation et l entretien de l immeuble. Il veille au bon fonctionnement des services collectifs (ascenseur, chauffage, etc.). Il fait exécuter les travaux d urgence. Il engage les gros travaux avec l accord de l Assemblée Générale. Il souscrit les contrats d assurance. Il tient la comptabilité du syndicat. Il élabore avec le Conseil Syndical le budget prévisionnel et le fait approuver en Assemblée Générale. Il appelle les provisions de charges et la régularisation annuelle. Il paie les fournisseurs. Il convoque, au moins une fois par an, l Assemblée Générale pour rendre ses comptes et obtenir le quitus de sa gestion. Il est le médiateur entre copropriétaires. Il représente le Syndicat des copropriétaires auprès de toutes les instances (copropriétés voisines, mairie, administrations, entreprises, justice). Le contrat de Syndic définit ses missions et sa rémunération. Les honoraires sont libres et validés en Assemblée Générale et assimilés aux charges de copropriété (répartis selon les tantièmes). A noter que les tarifs pratiqués par Chartres Habitat sont très concurrentiels. Les fonctions de syndic sont assurées, sauf lorsqu il y renonce, par l organisme vendeur tant qu il demeure propriétaire d un lot. Toutefois le Syndicat des copropriétaires peut désigner un autre Syndic en Assemblée Générale dès lors que les copropriétaires autres que l organisme vendeur, détiennent au moins 60 % des voix du Syndicat. 7

8 Comment s organise l Assemblée Générale? La convocation C est le Syndic qui convoque l ensemble des copropriétaires au minimum 21 jours avant la tenue de l Assemblée par lettre recommandée avec accusé de réception. Le copropriétaire doit connaître à l avance l ensemble des points de l ordre du jour qui seront mis au vote au cours de cette réunion. Pouvoirs Si un copropriétaire ne peut être présent au cours de cette assemblée, il lui est possible de s y faire représenter à l aide d un pouvoir de représentation joint à la convocation. Le syndic ne peut pas représenter un copropriétaire. Le déroulé Les copropriétaires présents ou représentés émargent la feuille de présence, puis les membres du bureau sont élus: - le Président : le copropriétaire nommé Président préside l Assemblée. Il vérifie les pouvoirs, et la feuille de présence avant de la signer et de la certifier conforme; - le secrétaire : c est le syndic qui assure le secrétariat de l assemblée générale; - le scrutateur : il vérifie le bon déroulement de l Assemblée Générale (arrivée et départs, résultats des votes,...). 8 Le vote Toutes les résolutions prévues à l ordre du jour seront mises au vote. Une question ne figurant pas à l ordre du jour ne peut faire l objet d un vote. Chaque copropriétaire détient un nombre de voix équivalent au total de ses tantièmes.

9 En fonction des décisions à prendre, les modalités de vote sont différentes: Majorité simple: majorité des voix de tous les copropriétaires présents ou représentés hors abstentions (pour approbation des comptes ou quitus au Syndic de copropriété par exemple). Majorité absolue: la moitié des voix de tous les copropriétaires + 1 voix. Si la majorité absolue n est pas obtenue mais que le nombre de voix pour est égal ou supérieur au tiers des voix, l assemblée peut procéder à un second vote à la majorité simple (pour approbation de travaux portant sur les partie communes ou des équipements collectifs par exemple). Double majorité: la majorité représentant au moins deux tiers des voix (pour modification du règlement de copropriété par exemple). Unanimité: voix de tous les copropriétaires (pour modification des répartitions de charges par exemple). La fin de séance À la fin de l Assemblée, le Président du bureau lève la séance. Tous les résultats de vote doivent être connus et le procès-verbal doit être rédigé et signé par les membres du bureau. Le procès-verbal Il est diffusé par le Syndic à l ensemble des copropriétaires dans les deux mois qui suivent l Assemblée Générale. Il est envoyé en recommandé avec accusé de réception aux personnes qui ont voté contre une résolution, ou qui se sont abstenues. 9

10 Les charges de copropriété Les charges sont les frais relatifs aux dépenses communes au sein de la copropriété: entretien, réparation, électricité, eau, espaces verts, chauffage Les charges incombent à l ensemble des copropriétaires en proportion de leur quote-part des parties communes (tantièmes de répartition). La trésorerie de la copropriété est constituée des fonds versés par chacun des copropriétaires. Tout mauvais payeur met donc en péril la trésorerie de la copropriété. L appel de charges (aussi appelé appel de fonds), correspond à la provision que le copropriétaire verse mensuellement, trimestriellement ou semestriellement, afin de constituer une avance pour les dépenses de la copropriété. Les types de charges définis par le règlement de copropriété Les charges relatives aux parties communes: ce sont toutes les dépenses générales réparties sous des tantièmes dits «généraux»: dépenses de conservation (gros œuvre, remplacement de canalisations, etc.), dépenses d entretien (espaces verts, parties communes, etc.), dépenses d administration (impôt, honoraire de syndic, assurance, etc.). Les charges relatives aux équipements et services communs: dépenses liées à : la présence d un ascenseur, au chauffage collectif, à une antenne collective, un interphone, etc. Le budget prévisionnel Il est voté en Assemblée Générale et est destiné à couvrir toutes les dépenses courantes de l année à venir (travaux d entretien courant, réparations, entretien, frais d administration, etc.). C est à partir de ce budget que les appels de charges vont être calculés pour chacun des copropriétaires en fonction de leurs tantièmes de répartition. Il existe des dépenses hors budget. Il s agit de toutes les dépenses de gros travaux. Ces travaux font l objet d appels de fonds exceptionnels dont l exigibilité est votée en Assemblée Générale. 10 La régularisation des charges La régularisation de charges à lieu après l approbation des comptes en Assemblée Générale. Elle correspond à la différence entre le montant des charges réelles de l année et le total des charges appelées. Elle peut être positive: on dit alors qu il y a un trop perçu. Dans ce cas le copropriétaire sera remboursé de la différence. Elle peut être négative si le total des appels versés par le copropriétaire est insuffisant. Dans ce cas le copropriétaire est redevable de cette différence.

11 Numéros utiles POUR TOUTES RÉCLAMATIONS OU PROBLÈMES TOUCHANT LES PARTIES COMMUNES, votre principal interlocuteur est LE SYNDIC DE CHARTRES HABITAT. Il est à votre disposition, pour vous conseiller et répondre à toutes vos questions. Du lundi au jeudi de 8h30 à 12h et de 14h à 17h15. Le vendredi de 8h30 à 12h et de 14h à 16h15. UNE QUESTION D ORDRE GÉNÉRALE, composez-le : ou le Une question concernant LA COMPTABILITÉ DES COPROPRIÉTÉS, composez-le : En cas d URGENCES En dehors des horaires d ouverture, composez-le : Uniquement en cas d extrême urgence : lorsqu il y a danger pour les bâtiments ou les personnes. 11

12 Nos engagements Votre syndic, s engage à tenir un rôle d écoute, de conseil, d exécution, de conciliation. GESTION ADMINISTRATIVE DE VOTRE COPROPRIÉTÉ? Nous assurons la gestion de votre copropriété, en liaison avec le Conseil Syndical, en veillant au respect du règlement de copropriété.? Une Assemblée Générale ordinaire est convoquée une fois par an. En cas de nécessité une seconde Assemblée Générale dite extraordinaire pourra être tenue. Les copropriétaires sont informés précisément par l élaboration d une convocation d Assemblée Générale détaillée et commentée.? Une visite de terrain en la présence du Conseil Syndical, est programmée au moins une fois par an. D autres visites peuvent être organisées sur demande.? La copropriété bénéficie d un meilleur rapport qualité/prix, grâce à la mise en concurrence des contrats d entretien avec des prestataires reconnus. GESTION COMPTABLE ET FINANCIÈRE DE VOTRE COPROPRIÉTÉ? Notre gestion comptable respecte une comptabilité d engagement.? Un compte bancaire est ouvert systématiquement au nom de chaque copropriété.? Chaque copropriétaire a la possibilité de venir vérifier sur rendez-vous, les comptes et les pièces justificatives de la gestion de la copropriété.? Vous bénéficiez d appels de charges détaillés.? Vous avez la possibilité d opter pour le prélèvement automatique de vos charges et de bénéficier si vous le souhaitez d une mensualisation de vos charges. ACCOMPAGNEMENT? Le Syndic Chartres Habitat propose une rencontre avec le nouveau copropriétaire afin de le familiariser aux règles particulières de la vie en copropriété.? En cas de litige entre deux copropriétaires, nous vous proposons une médiation afin de ré-instaurer le dialogue pour trouver ensemble une solution. INFORMATION et TRANSPARENCE? Nous affichons dans chaque hall d immeuble le procès verbal de la dernière assemblée générale.? Nous éditons trimestriellement une feuille de liaison destiné aux copropriétaires, le «Syndic infos».? Toutes nos prestations sont détaillées dans notre Contrat de Syndic, pour des honoraires de Syndic sans surprises. Syndic CHARTRES HABITAT 23 rue des Bas-Bourgs BP CHARTRES CEDEX Tél syndic@chartres-habitat.com