EVRY. Copropriétaires Ce que vous devez savoir

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1 EVRY Copropriétaires Ce que vous devez savoir 1

2 Edito Être coproprétaire à Evry Comment fonctionne une copropriété? A quoi sert un syndic? Comment préparer une assemblée générale? Quelles sont les règles d une copropriété? Être ou devenir copropriétaire ne s invente pas. Afin de donner des réponses simples à toutes les questions que se pose le propriétaire d un logement et de l informer sur les responsabilités qui lui incombent dans le cadre de sa copropriété, la Ville d Evry a choisi de l accompagner en éditant le guide Copropriétaires, ce que vous devez savoir. Ce document a pour but de donner à chaque copropriétaire les «clés» qui lui permettront de s occuper au mieux de son bien, car l implication dans la vie de la copropriété est d une grande importance, sur le plan du fonctionnement, comme celui de la bonne santé financière d une copropriété. Depuis plusieurs années, la Ville d Evry mène de nombreuses actions en faveur du parc privé dégradé de son territoire. Aujourd hui, elle souhaite étendre cette politique en développant des actions «préventives», avec pour principal objectif l accompagnement des copropriétaires et leur sensibilisation à l importance de leur participation dans les différentes instances de décision de leur copropriété. Ce guide est donc un premier outil de cette politique qui sera prochainement soutenue par des formations gratuites à destination des Conseils syndicaux où nous vous invitons à venir nombreux. Nous espérons que ce guide pourra vous éclairer sur la vie de votre copropriété et qu il vous donnera envie d y participer activement. Francis Chouat Maire d Evry Président de la Communauté d agglomération Evry Centre Essonne 2 Jean-Louis Boilard Conseiller municipal délégué aux copropriétés

3 Bienvenue en copropriété p.4 Le fonctionnement de la copropriété et ses acteurs p.6 Les textes de loi qui régissent la copropriété Les acteurs de la copropriété Le fonctionnement financier d une copropriété p.14 Les charges de copropriété Le budget prévisionnel L assemblée générale, de sa préparation à l envoi du procès-verbal p.18 L assemblée générale : comment bien la préparer? Comme se déroule une assemblée générale? Et après l assemblée générale : le procès-verbal La particularité des copropriétés incluses dans une asl p.24 Informations et conseils pour les copropriétés neuves p.26 Les premiers acteurs des nouvelles copropriétés La première assemblée générale Livraison de la copropriété : les garanties de réserves Conclusion p.30 3

4 Bienvenue en copropriété Vous avez acheté en copropriété, vous êtes donc à présent copropriétaire, mais qu estce que cela signifie exactement? 4 Qu est ce qu être copropriétaire? Cela signifie simplement que vous êtes propriétaire de votre appartement, à titre privatif, comme les autres copropriétaires, et que vous partagez avec eux la propriété des parties communes. Vous entendrez souvent parler de parties «communes» et de parties «privatives», mais de quoi s agit-il exactement, et qu est ce qui vous appartient? Différences entre parties privatives et parties communes Les parties privatives de la copropriété sont les appartements, caves et parkings. Leurs propriétaires en ont l usage exclusif. Attention, certains éléments à «usage exclusif» peuvent être des parties communes comme les murs porteurs, les installations de chauffage, etc. Les parties communes sont les toitures / terrasses, les façades et tout le gros œuvre, les espaces extérieurs, les cages d escaliers, etc. Il existe aussi des équipements qui sont communs comme les ascenseurs, la chaufferie, les interphones, les containers-poubelles, etc. Ce qui est considéré comme privatif ou commun est différent d une copropriété à l autre. Il faut donc se reporter au règlement de copropriété pour savoir ce qu il en est pour votre copropriété. Copropriétaire / Locataire, quelles différences? Si vous étiez locataire, plusieurs choses ont changé, par exemple vous êtes à présent concerné par des charges différentes, et vous allez recevoir du syndic des appels de fonds pour le règlement des charges. Auparavant les charges étaient incluses dans votre loyer.

5 Les parties communes et les équipements communs appartiennent collectivement à tous les copropriétaires. Vous êtes : PROPRIETAIRE de parties privatives ET COPROPRIETAIRE de parties communes et d équipements communs. C est la nature de vos charges qui a changé : Lorsque vous étiez locataire les charges appelées avec votre loyer concernaient une partie des charges payées par le propriétaire, liées aux services dont vous bénéficiez : eau collective, chauffage collectif, électricité des parties communes, ménage, etc. Maintenant que vous êtes copropriétaire, les charges concernent tous les frais relatifs à la copropriété : gros travaux et entretien courant, charges d énergie, frais de gestion et assurance de l immeuble, frais de gardiennage, etc. Ainsi, chacun des copropriétaires assume une partie de ces charges en proportion de ses millièmes. Qu est-ce que les millièmes (aussi appelés tantièmes)? Vous entendrez souvent parler de millièmes ou tantièmes en copropriété, mais qu est ce que c est? Les millièmes de copropriété correspondent à la proportion de la copropriété que possède chaque copropriétaire en fonction de l importance de son bien privatif (consistance, situation et surtout superficie). Ils servent aussi pour comptabiliser les votes en AG. Par ailleurs, il existe des millièmes de charges qui déterminent la participation de chacun des copropriétaires aux dépenses de la copropriété ; ils sont différents selon le type de charges comme nous le verrons plus loin. 5

6 Le fonctionnement de la copropriété et ses acteurs LES TEXTES DE LOI QUI RÉGISSENT LA COPROPRIÉTÉ Le fonctionnement de la copropriété est principalement régit de deux façons : D une part, par la loi du 10 juillet 1965 et son décret d application du 17 mars 1967 ; D autre part, par le règlement de copropriété et l état descriptif de division. Chaque copropriété a un règlement propre. Il fixe les modalités d utilisation des parties communes et privatives, ainsi que les règles d administration et d entretien de l immeuble. D ailleurs, le notaire vous a remis un exemplaire de celui-ci lors de votre achat. Un Etat descriptif de division est joint au règlement de copropriété et définit quels sont les millièmes de copropriété associés à chaque «lots» privatifs (appartement, caves, parkings, etc.) La loi du 10 juillet 1965 et le décret associé (décret du 17 mars 1967) ont été modifiés à de nombreuses reprises mais ils ont gardé comme nom leur date de «naissance». Ces deux textes importants régissent principalement l organisation et le fonctionnement de la copropriété, les rôles et obligations du syndic, le fonctionnement du conseil syndical, de l assemblée générale, les règles de majorités, ou concernant les travaux et les charges, etc. D autres lois sont directement ou indirectement liées à la copropriété mais ce sont les plus importants à connaître. Dans la suite du document, dès que nous parlerons de «la loi» ou «du décret» il s agira de ces deux textes. Pour vous y retrouver, voici les grands thèmes traités par la loi du 10 juillet 1965 et le décret du 17 mars

7 LOI DU 10 JUILLET 1965 LE DÉCRET DU 17 MARS 1967 Découpage de la loi ARTICLES Définition et organisation de la copropriété Chapitre relatif aux parties communes et privatives, au règlement de Articles 1 à 16-2 copropriété, aux charges, etc." Administration de la copropriété - dispositions générales Section relative aux dispositions concernant la gestion de la copropriété, Articles 17 à 29 les obligations du syndic, l'assemblée générale, les règles de majorités (articles 24 à 26-3 plus spécialement)" Administration de la copropriété - dispositions particulières aux Articles 29-1 A à 29-6 copropriétés en difficulté Améliorations, additions de locaux privatifs et exercice du droit de Articles 30 à 37 surélévation Reconstruction Articles 38 à 41 Résidences services Concerne uniquement un type de copropriétés spécifiques (avec services Articles 41-1 à 41-5 intégrés pour étudiants ou pour personnes âgées par exemple). " Dispositions d'ordre général Concerne notamment les conditions d'application de certaines règles ou Articles 42 à 50 certaines décisions. Les articles du décret viennent compléter ce que dit la loi et précise la façon dont la loi doit être appliquée. Ils donnent donc plus de détails. C est ce que l on appelle les textes «règlementaires». Alors que les textes de loi sont les textes «législatifs». Découpage de la loi ARTICLES Règlement de copropriété et acquisition en copropriété. Articles 1 à 6-3 Les assemblées générales de copropriétaires. Articles 7 à 21 Le conseil syndical. Articles 22 à 27 Le syndic. Articles 28 à 39-1 Dispositions particulières aux résidences-services. Articles 39-2 à 39-7 Dispositions particulières aux syndicats de forme coopérative. Articles 40 à 42-2 La comptabilité du syndicat. Articles 43 à 45-1 Procédure : Dispositions générales. Procédure préventive. Dispositions particulières aux copropriétés en difficulté. Articles 46 à 61-1 Articles 61-2 à Articles 62-1 à Les unions de syndicats de copropriétaires. Articles 63 à 63-4 Dispositions diverses. Articles 64 à 67 7

8 LES ACTEURS DE LA COPROPRIÉTÉ On ne peut pas parler de copropriété et de son fonctionnement sans présenter les trois organes qui en sont les piliers : Le syndic, qui assure la gestion du syndicat des copropriétaires et qui en est le mandataire. Le conseil syndical, qui est composé de copropriétaires élus en assemblée générale pour contrôler la gestion du syndic et l assister. Et enfin l organe le plus important : l assemblée générale, qui est l organe de décision du «syndicat des copropriétaires» et prend toutes les décisions relatives au bon fonctionnement et à l entretien de la copropriété. Il se réunit au moins une fois par an. Le Syndicat des copropriétaires L ensemble des copropriétaires représentant la copropriété est appelé «syndicat des copropriétaires»; sa mission est de veiller à la conservation et à l entretien de l immeuble. 8 Le syndicat des copropriétaires est également doté d une personnalité juridique. Autrement dit, il peut agir en justice (contre un débiteur, un fournisseur, etc.), L organe de décision du syndicat des copropriétaires est l assemblée générale. Toutes les décisions nécessaires à la vie de l immeuble sont prises en assemblée générale, par les copropriétaires. Le syndicat des copropriétaires désigne (en assemblée générale) un syndic, qui sera chargé d assurer la gestion de la copropriété et de le représenter vis-à-vis des tiers (en qualité de mandataire du syndicat des copropriétaires), Le syndicat de copropriétaires désigne également en assemblée générale un conseil syndical pour assister et contrôler le syndic dans la gestion de la copropriété.

9 À SAVOIR La plupart des copropriétés sont gérées par un syndic professionnel qui est soumis à certaines obligations : Il ne peut exercer sans être titulaire d une carte de gestion (délivrée par la préfecture pour 10 ans). Il doit avoir une «garantie financière» (pour garantir les fonds des syndicats de copropriétaires qu il gère). Il a l obligation d avoir une assurance de responsabilité civile professionnelle. Il doit soumettre un contrat de gestion à l assemblée générale (appelé aussi «mandat de gestion») qui détermine ses honoraires. Ce contrat, pour être valable, doit contenir : - Les honoraires détaillés du syndic ; en pratique ils se composent de deux parties (forfait annuel pour gestion courante, et détail des prestations particulières facturées hors forfait). Nous vous conseillons d être particulièrement vigilant sur le niveau des prestations particulières qui viendront s ajouter au montant du contrat à la fin de l année. - La durée du mandat du syndic, doit être mentionnée de date à date, et ne peut pas dépasser 3 ans (mais un mandat peut être renouvelé sans limite). Nous vous conseillons fortement de privilégier le vote d un mandat d une durée d un an maximum, et vous recommandons de veiller à ce qu une période de préavis soit prévue dans le contrat. - Le nombre de visites de l immeuble incluses dans le forfait de base du contrat doit également être précisé (mensuelles ou trimestrielles ) et nous vous conseillons de préciser qu elles devront se faire avec la présence d un membre du conseil syndical. Ces visites sont importantes pour faire le tour de la copropriété et faire un point d avancement sur les actions en cours Le syndic Le syndic est le mandataire du syndicat des copropriétaires. Dans la pratique, cela signifi equ il est le gestionnaire de la copropriété et qu il représente celle-ci vis-à-vis des tiers. Il existe deux types de syndic : les syndics professionnels qui doivent posséder une carte de gestion pour pouvoir exercer ce métier ; les syndics non professionnels qui sont des copropriétaires ; ils peuvent être désignés syndic dans leur copropriété uniquement. La fonction du syndic Qu il soit professionnel ou non, pour remplir sa fonction vis-à-vis du syndicat des copropriétaires, un syndic a des obligations (conformément à l article 18 de la loi du 10 juillet 1965), ainsi il doit : Veiller à faire respecter le règlement de copropriété, ainsi que les décisions votées en assemblée générale ; Veiller à l entretien et à la conservation de l immeuble, ainsi qu à son administration ; Établir et tenir un carnet d entretien de l immeuble ; Établir un budget prévisionnel annuel et le soumettre au vote de l assemblée générale ; Ouvrir un compte séparé au nom du syndicat des copropriétaires ; Soumettre au vote de l assemblée générale (lors de sa première désignation et au moins tous les 3 ans), la décision de constituer des provisions spéciales en vue de faire face aux travaux d entretien et de conservation des parties communes et des équipements communs (fonds travaux ou fonds de prévoyance) ; Représenter le syndicat dans tous les actes civils et en cas de contentieux ; Etc. 9

10 Le conseil syndical C est un organe essentiel au bon fonctionnement d une copropriété. Avant toutes choses, voici ce qu il faut savoir sur le conseil syndical : Le conseil syndical est obligatoire (même si l assemblée générale pourrait déroger à cette obligation à une majorité très importante il est fermement déconseillé de s en passer). Une copropriété ne peut pas fonctionner correctement sans son conseil syndical. Tout copropriétaire peut être membre du conseil syndical, sauf un copropriétaire lié au syndic (le syndic lui-même, son conjoint, ses ascendants, ses descendants et ses préposés comme ses salariés ou le gardien de la copropriété qui est sous sa responsabilité...). C est l assemblée générale qui désigne les membres du conseil syndical à la majorité de l article C est l assemblée générale qui fixe la durée du mandat des conseillers syndicaux ; sauf si le règlement de copropriété la définit déjà. Le mandat d un conseiller syndical ne peut pas dépasser 3 ans, mais il peut être renouvelé sans limite. Nous vous encourageons vivement à vous impliquer dans la vie de votre copropriété, et pour cela le meilleur moyen est de faire partie du conseil syndical. Sa fonction, ses droits, ses obligations Le rôle du conseil syndical est de contrôler et d assister le syndic dans sa gestion : Il a un droit de regard permanent sur la gestion et les comptes du syndic (article 21 de la loi du 10 juillet 1965). Il peut interroger le syndic et lui demander copie de tous les documents concernant la copropriété, à tout moment ; il peut examiner et contrôler toutes les pièces qu il souhaite.

11 À SAVOIR Les règles de fonctionnement du conseil syndical sont déterminées, soit par votre règlement de copropriété, soit par l assemblée générale. Si rien n est prévu, nous vous conseillons de les voter en AG pour assurer le bon fonctionnement du conseil syndical (à la majorité simple de l article 24). L ordre du jour de l assemblée générale et le budget prévisionnel sont obligatoirement établis en concertation avec le conseil syndical (article 25 du décret du 17 mars 1967). Il rend compte à l assemblée générale chaque année, de l exécution de sa mission sous forme d un rapport moral écrit joint à la convocation de l assemblée générale. Il est destinataire du bordereau de transmission des archives du syndicat en cas de changement du syndic. Il est obligatoirement saisi par le syndic concernant les sommes dépassant le seuil fixé par l assemblée générale. Il peut se voir confier un mandat précis par l assemblée générale pour choisir une entreprise, un architecte, un avocat, etc. (article 25 de la loi). Il peut demander au syndic, par lettre avec accusé de réception (mise en demeure), la convocation d une AG. Le président du conseil syndical est par ailleurs habilité à convoquer lui-même une assemblée générale en cas de refus ou de silence du syndic après mise en demeure. Il a l obligation d élire un ou une président(e). Ce sont les membres du conseil syndical qui désignent un de leurs membres à ce poste, et non l assemblée générale. Le conseil syndical n a pas le droit d être rémunéré, mais ses dépenses de fonctionnement peuvent être remboursées (frais de déplacement, de téléphone, timbres...) sur présentation de justificatifs. Le conseil syndical peut se faire assister de toute personne physique ou morale de son choix (contrôleur de compte, avocat, association...). Les dépenses liées à cette assistance sont des dépenses d administration et n ont pas besoin de faire l objet d un vote spécifique en assemblée générale; elles doivent être incluses au budget de dépenses courantes (article 27 du décret du 17 mars 1967). 11

12 Le président du conseil syndical Comme nous l avons vu précédemment, c est le conseil syndical qui procède à l élection de son ou sa président(e) parmi ses membres, et non l assemblée générale. Dans la pratique, le président du conseil syndical fait le lien entre le conseil syndical et le syndic mais la loi lui fixe deux attributions particulières : La possibilité de convoquer une assemblée générale, après demande formulée par des copropriétaires (représentant au moins ¼ des tantièmes de la copropriété) ou par le conseil syndical. Par ailleurs, si le règlement de copropriété le prévoit, le président du conseil syndical a la possibilité de convoquer l assemblée générale en cas de «vacance du syndic» (décès, démission). La possibilité d engager une action judiciaire (article 18-2 de la loi) contre l ancien syndic pour récupérer les fonds et les archives dans le cas où le nouveau syndic ne le ferait pas. 12

13 Toutes les décisions concernant le fonctionnement de la copropriété sont prises en AG, il est donc très important d y participer (ou de se faire représenter en cas d indisponibilité). L assemblée générale Enfin, pour terminer la présentation du fonctionnement de la copropriété, nous allons présenter l organe décisionnel de la copropriété, à savoir l assemblée générale. L assemblée générale est le pilier de la copropriété. C est le moment où l ensemble des copropriétaires est invité (convoqué) à se réunir pour prendre toutes les décisions relatives au syndicat des copropriétaires comme par exemple : L élection du syndic ; Le vote du budget ; L approbation des comptes présentés par le syndic ; Le vote des travaux hors entretien courant, qui doivent faire l objet d une décision particulière et qui ne sont pas comptabilisés dans le budget courant ; Etc. Les différents types d assemblées générales sont L assemblée générale ordinaire (AGO) : Elle se déroule tous les ans obligatoirement afin de voter le budget prévisionnel à venir, et d approuver les comptes annuels. Selon l article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965, «l assemblée générale appelée à voter le budget prévisionnel doit se réunir dans un délai de 6 mois à compter du dernier jour de l exercice comptable». Cela signifie que si vos comptes sont organisés selon l exercice civil (de janvier à décembre), l arrêté des comptes est le 31 décembre de l année, et donc votre AG ordinaire doit se tenir obligatoirement avant le 30 juin de l année suivante (délai de 6 mois après le 31 décembre). Si votre exercice est du 1 er juillet au 30 juin, votre AGO devra se tenir avant le 30 décembre. L assemblée générale extraordinaire (AGE) : L assemblée générale extraordinaire peut se tenir à n importe quel moment de l année et n est pas limitée en nombre. Elle est organisée, si nécessaire, en complément de l AGO, et peut être convoquée à l initiative : soit du syndic, soit du conseil syndical, ou bien des copropriétaires (représentant plus de 25% des millièmes). Les AGE peuvent être nécessaires en cas de votes spécifiques pour d importants travaux par exemple 13

14 Le fonctionnement financier d une copropriété En dehors des textes déjà présentés et du règlement de copropriété, il existe un décret qui définit le fonctionnement comptable et financier spécifique aux copropriétés. Pour fonctionner, une copropriété a besoin d argent qu elle appelle auprès des copropriétaires sous forme de différents «appels de fonds». Lorsque vous avez acheté, vous avez dû recevoir : Un appel pour avance permanente de trésorerie (si celle-ci est prévue par votre règlement de copropriété), En tant que copropriétaire, vous recevez au cours de l année : Des appels provisionnels de charges (pour l administration et l entretien de la copropriété, c est-à-dire pour le budget courant), Éventuellement des appels pour dépenses exceptionnelles (travaux par exemple), hors budget courant (ces dépenses doivent faire l objet d une décision spécifique d assemblée générale). 14 Par ailleurs, vous recevez chaque année des appels de «régularisation», qui sont adressés après l approbation des comptes et qui permettent de clore le budget de l année précédente après son approbation en AG ordinaire, comme nous le verrons plus bas. LES CHARGES DE COPROPRIÉTÉ En tant que copropriétaire, vous participez directement aux dépenses de copropriété. Définition Selon l article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965, pour le fonctionnement de la copropriété, son entretien, sa gestion, le syndicat des copropriétaires vote chaque année en assemblée générale un budget prévisionnel pour les dépenses à venir. A ce titre, chacun des copropriétaires assume une partie de ces dépenses en proportion de ses millièmes de charges, ce sont les charges de copropriété.

15 Attention, en fin d exercice, il peut exister une différence entre le budget prévisionnel (et donc les provisions que vous avez réglées durant l exercice) et les dépenses effectives de la copropriété sur l exercice (le réalisé). En fonction de cette différence positive ou négative, des dépenses des différents postes, et des consommations individuelles d eau, le syndic procédera à une régularisation des charges. Fonctionnement Les charges de copropriété sont appelées à chacun des copropriétaires sous forme de provisions égales au quart du budget voté exigibles le premier jour de chaque trimestre (sauf en cas de mention différente dans le règlement de copropriété ou selon décision d assemblée générale, qui peuvent définir des fractions différentes, par mois ou une seule fois dans l année par exemple). Il existe trois catégories de charges à connaître, qui sont réparties de façons différentes, et définies par des «grilles de répartition» dans le règlement de copropriété : Les charges générales : elles sont relatives «à la conservation, à l entretien et à l administration de l immeuble» (article 10 de la loi). Elles couvrent les dépenses d entretien de l immeuble, les frais d éclairage et de nettoyage des parties communes, les frais de gestion, d assurance, les procédures éventuelles, les frais de gardiennage et les impôts et taxes, etc. Les charges communes générales sont souvent réparties sur la même base que les millièmes de copropriété (millièmes de charges communes générales). Les charges spéciales : certaines des charges générales peuvent devenir des charges spéciales à chaque bâtiment si le règlement de copropriété le prévoit, ce sont par exemple des charges spécifiques au bâtiment A ou au bâtiment B de la copropriété. On parlera alors de millièmes de charges spéciales. Les charges relatives aux équipements ou aux services : Elles sont réparties selon un critère «d utilité». Il s agit par exemple des charges d ascenseurs ou de chauffage. Quel que soit l usage que vous faites de l équipement ou du service, les charges sont réparties selon une grille de charge prenant en compte «l utilité théorique» attachée à votre appartement (en fonction de sa taille, de sa position dans les étages, etc.). On parle alors de «millièmes de charges ascenseurs» ou de «millièmes de charges chauffage», etc. 15

16 À SAVOIR L appel de régularisation : En fin d exercice, il y a toujours une différence entre le budget prévisionnel décidé à l avance (qui correspond aux provisions que vous avez réglées durant l exercice) et les dépenses réelles de la copropriété sur l exercice (le budget réalisé, présenté à l assemblée générale au moment de l approbation des comptes). En fonction de cette différence positive (budget excédentaire par rapport aux dépenses réelles) ou négative (budget déficitaire), et des consommations individuelles d eau (en cas de compteurs), le syndic devra procéder à une régularisation des charges. Une régularisation ne peut être appelée qu après l approbation des comptes par l AG ; ce qui explique que cet appel de régularisation arrive souvent dans les 6 mois après la fin de l exercice concerné. LE BUDGET PRÉVISIONNEL Pour fonctionner et être entretenue la copropriété fait des dépenses et règle des factures (pour éclairer les parties communes, nettoyer les halls et escaliers, faire de petites réparations, etc.). Pour pouvoir assumer ces dépenses, chaque année l assemblée générale vote un budget prévisionnel pour couvrir les dépenses de l exercice à venir de la copropriété. C est à partir de ce budget et en fonction de vos millièmes de charges que sont calculés vos appels de fonds provisionnels pour les charges. 16

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18 Attention, en cas de nouvelle copropriété, l organisation de la première assemblée générale est un peu différente ; nous reviendrons sur cette question dans la dernière partie. L assemblée générale de sa préparation à l envoi du procès verbal Comme nous l avons vu précédemment, l assemblée générale est l organe décisionnaire de la copropriété. Voici les étapes de mise en œuvre d une assemblée générale. L ASSEMBLÉE GÉNÉRALE : COMMENT BIEN LA PRÉPARER? Pour la validité et le bon déroulement d une assemblée générale, il faut respecter les étapes qui précèdent l assemblée générale : Le syndic doit préparer l ordre du jour en concertation avec le conseil syndical. Le syndic doit prendre en compte les questions que les copropriétaires veulent inscrire à l ordre du jour (article 10 du décret). Les copropriétaires qui le souhaitent doivent envoyer la ou les questions qu ils veulent inscrire à l ordre du jour au syndic, par lettre RAR, avant que la convocation ne soit prête à l envoi. Le texte de la question doit être rédigé par le copropriétaire et l ensemble des pièces (devis, plans, etc.) nécessaires à la décision doivent être jointes. Si le syndic n a pas reçu dans les temps cette question à inscrire à l ordre du jour, il devra l inscrire obligatoirement à l ordre du jour de la prochaine assemblée générale. L envoi de la convocation d assemblée générale Voici les obligations légales concernant l envoi de la convocation d assemblée générale : Délais : - Si le règlement de copropriété n a pas 18

19 Attention, vérifiez bien que votre syndic effectue les mises en concurrence et propose plusieurs contrats ou devis quand cela est nécessaire, pour pouvoir comparer les prestations et les prix proposés, afin de permettre une meilleure maîtrise des charges. prévu de délai plus long, c est un délai de 21 jours minimum qui s impose. - Il faut compter 21 jours entiers (la loi parle de 21 jours «francs»), du lendemain de la première présentation par le facteur (si envoi par RAR), à la veille de l assemblée générale. Modes de diffusion : - Lettre recommandée avec accusé réception, - Ou contre émargement c est-à-dire par remise contre signature (à savoir, qu il faudra faire un affichage dans les parties communes, au préalable pour en informer les copropriétaires), - Ou par télécopies avec récépissé (depuis le 1 er avril 2007) ce qui est évidemment très peu utilisé. La remise par contre accusé de réception n est toujours pas permise par la loi actuellement. Que devez-vous vérifier lorsque vous recevez votre convocation d assemblée générale? Certains documents doivent être joints à la convocation d assemblée générale, sous peine d annulation de celle-ci. Ainsi, le syndic doit joindre obligatoirement à la convocation : les 5 annexes comptables règlementaires depuis le 1 er janvier 2007 : il s agit de la situation financière de votre copropriété de l année clôturée (leur absence dans la convocation entraine la nullité de la résolution sur les comptes). Les devis détaillés (ou les conditions essentielles des contrats) en cas de mise en concurrence (article 21 de la loi), Le(s) contrat (s) de syndic complet(s). 19

20 Se faire représenter en AG en cas d absence : En cas d indisponibilité, vous pouvez vous faire représenter en assemblée générale en donnant votre «pouvoir» à un copropriétaire de votre choix. Il est important d y penser pour agir sur la qualité de la gestion de sa copropriété. COMMENT SE DÉROULE UNE ASSEMBLÉE GÉNÉRALE? La feuille de présence Au début de chaque assemblée générale, le syndic doit faire signer (faire émarger) la feuille de présence par chaque copropriétaire entrant en séance pour que ses millièmes soient comptabilisés dans les votes. Le copropriétaire doit vérifier, et si besoin modifier ou compléter les informations le concernant mentionnées sur la feuille de présence (orthographe du nom, adresse de correspondance, etc.).le syndic devra, par la suite, systématiquement mettre à jour cette liste des copropriétaires dès qu une information lui sera communiquée par un copropriétaire. Les mandats (ou pouvoirs) Lorsque vous ne pouvez pas assister à l assemblée générale, vous devez «mandater» une personne de votre choix pour vous représenter. 20