OUVRIR, CONVERTIR, RÉENREGISTRER AU FORMAT EXCEL EXCEL 1. Lancez EXCEL : FICHIER Ouvrir Vous ne verrez pas le fichier.csv sur votre bureau ou dans un dossier parce que, par défaut, EXCEL ne cherche pas ce type de fichier. a) Sélectionnez «Tous les fichiers» dans la liste déroulante «Type de fichiers». b) Le fichier.csv apparaît, sélectionnez-le puis cliquez sur OUVRIR. 2. Le fichier s ouvre sans mise en forme. 3. Réenregistrez aussitôt ce fichier au format EXCEL. Ce sera votre table de données de base. Vous pourrez toujours repartir de celle-ci pour créer de nouvelles listes. FICHIER Enregistrer sous 1- Nommez-le comme vous le souhaitez : il peut être pratique d ajouter la date dans le nom. 2 - Enregistrez-le au format EXCEL pour ne plus avoir à refaire la conversion de départ : chercher le format XLS «Classeur Microsoft Excel (*.xls)» 3 Cliquez sur Enregistrer. Désormais, ce fichier peut s ouvrir par un double-clic en lançant EXCEL. Rq : La démarche est transposable si vous utilisez WORKS. INSPECTION ACADEMIQUE DE L ORNE EXTRACTIONS BASE ÉLÈVES MARS 2006-6 -
OUVRIR, CONVERTIR, RÉENREGISTRER AU FORMAT OPEN-OFFICE CLASSEUR de OO 1. Lancez CLASSEUR de OO : FICHIER Ouvrir Contrairement à EXCEL, avec un Classeur de OO, vous verrez le fichier.csv sur votre bureau. Ouvrez-le. Dans la fenêtre «Import de texte», cochez les options de séparation comme indiqué sur la copie d écran ci-dessous, puis cliquez sur OK. 2. Le fichier s ouvre : la mise en forme est déjà faite au niveau de la taille des colonnes. 3. Réenregistrez aussitôt ce fichier au format Classeur de OO. Ce sera votre table de données de base. Vous pourrez toujours repartir de celle-ci pour créer de nouvelles listes. FICHIER Enregistrer sous 1- Nommez-le comme vous le souhaitez : il peut être pratique d ajouter la date dans le nom. 2 - Enregistrez-le au format OPEN OFFICE pour ne plus avoir à refaire la conversion de départ : chercher le format SXC «OpenOffice.org 1.0 Classeur (.sxc)» 3 Cliquez sur Enregistrer. Désormais, ce fichier peut s ouvrir par un double-clic en lançant OPEN-OFFICE. INSPECTION ACADEMIQUE DE L ORNE EXTRACTIONS BASE ÉLÈVES MARS 2006-7 -
LA FONCTION «TRIER» La procédure est la même sur les 2 tableurs. Objectif : Trier un tableau selon une ou plusieurs colonnes. Par défaut, les données sont triées par ordre alphabétique de la première colonne, ici le nom des élèves. Si l on souhaite un tri par cycle et par classe : 1) Sélectionnez toutes les données : - soit en surlignant uniquement les cellules renseignées (y compris la ligne d entête). - soit en cliquant le bouton à l intersection des numéros de ligne et des lettres de colonne. 2) DONNÉES Trier 2bis) Étape intermédiaire dans classeur de OO : a) Sélectionnez l onglet Options b) Cochez «La plage contient des étiquettes de colonne.» c) Revenir sur l onglet Critères de tri 3) Choisissez le ou les critères de tris à l aide du triangle noir au bout du champ. Rq : On peut trier sur une, deux ou trois colonnes. INSPECTION ACADEMIQUE DE L ORNE EXTRACTIONS BASE ÉLÈVES MARS 2006-8 -
LA FONCTION «REMPLACER» La procédure est la même sur les 2 tableurs. Objectif : Remplacer une valeur d une colonne par une autre valeur. Exemple : Dans la colonne Classe, remplacer le nom de la classe par le nom de l enseignant. 1. Sélectionnez la colonne désirée en cliquant sur la lettre désignant celle-ci. 2. EXCEL = ÉDITION Remplacer OPEN OFFICE = ÉDITION Recherche et remplacer 3. Remplacer a) Dans la zone Rechercher, écrivez scrupuleusement le mot ou l ensemble de mots que vous souhaitez remplacer. b) Dans la zone Remplacer par, écrivez le nom de l enseignant. c) Cliquez sur Remplacer tout. INSPECTION ACADEMIQUE DE L ORNE EXTRACTIONS BASE ÉLÈVES MARS 2006-9 -
EXEMPLES DE NOUVELLES LISTES Avant de créer une nouvelle liste, vérifiez auparavant que celle-ci n est pas déjà proposée dans le module ÉDITION de la base élèves. Voici quelques exemples de listes pouvant être créées : Élèves triés par date de naissance du plus âgé au plus jeune Les prénoms de la classe en liste ou en étiquettes D autres listes peuvent être créées à partir de l extraction mairie, notamment celles concernant les activités périscolaires. Pour enregistrer, convertir et renommer ce fichier, reportez-vous à la procédure décrite aux pages 6 et 7. Exemple : Liste des élèves de l école qui restent à la garderie Liste des élèves de l école qui prennent le transport scolaire Liste des élèves qui mangent au restaurant scolaire etc INSPECTION ACADEMIQUE DE L ORNE EXTRACTIONS BASE ÉLÈVES MARS 2006-10 -
CRÉER ET ENREGISTRER DE NOUVELLES LISTES AVEC EXCEL Préalable : Vous avez effectué une extraction du fichier élèves dans le module Directeur et vous l avez enregistrée au format de votre tableur, exemple Extraction élèves 30-03-2006.xls Objectif : Créer une liste d élèves par classe avec leurs adresses. 1. Ouvrez le fichier : Extraction élèves 30-03-2006.xls 2. Créez une copie de ce fichier et enregistrez-la sous un autre nom, exemple : classe-adresse.xls FICHIER Enregistrer sous classe-adresse.xls Rq : Ainsi, le fichier de base (Extraction élèves 30-03-2006.xls) sera conservé et pourra servir à constituer d autres listes. 3. Suppression de toutes les colonnes inutiles a) Sélectionnez la colonne en cliquant sur la lettre correspondante. Vous pouvez sélectionner plusieurs colonnes non contiguës en maintenant appuyée la touche CTRL. b) Supprimez les colonnes - soit clic droit et SUPPRIMER - soit ÉDITION SUPPRIMER Rq : Vous pouvez supprimer des lignes de la même façon en cliquant sur le numéro de ligne. 4. Mise en forme : élargir les colonnes Vous aurez peut être besoin d élargir certaines colonnes. Par exemple, pour élargir la colonne B, positionnez le curseur au point de jonction entre les colonnes B et C et avec le clic gauche de la souris, étirez la colonne B comme vous le souhaitez. 5. Tris Si l on veut travailler sur la classe de Monsieur Jade, il faut trier les données afin que tous les élèves apparaissent dans l ordre. a) Sélectionnez l ensemble des données (cf. page 8 ) b) Cliquez sur DONNÉES Trier c) Sélectionnez les critères de tri : Trier par classe Puis par nom élève (cf. page 8). Les élèves apparaissent par classe. INSPECTION ACADEMIQUE DE L ORNE EXTRACTIONS BASE ÉLÈVES MARS 2006-11 -
CRÉER ET ENREGISTRER DE NOUVELLES LISTES AVEC EXCEL 6. Mise en forme des cellules Vous pouvez mettre en forme les cellules : sélectionner la ou les cellules à mettre en forme. a) Alignement Soit FORMAT Cellule - Onglet : Alignement : sélectionnez les critères souhaités. Soit en cliquant sur les icônes de la barre d outil : b) Police et couleur des caractères Soit FORMAT Cellule - Onglet : Police : sélectionnez les critères de police et de couleur souhaités. Soit en cliquant sur les icônes de la barre d outil : INSPECTION ACADEMIQUE DE L ORNE EXTRACTIONS BASE ÉLÈVES MARS 2006-12 -
CRÉER ET ENREGISTRER DE NOUVELLES LISTES AVEC EXCEL c) Bordures Soit FORMAT Cellule - Onglet : Bordures : sélectionnez les bordures souhaitées. Soit en cliquant sur les icônes de la barre d outil : d) Couleur de fond Soit FORMAT Cellule - Onglet : Motif : sélectionnez la couleur et le fond souhaités. Soit en cliquant sur les icônes de la barre d outil : INSPECTION ACADEMIQUE DE L ORNE EXTRACTIONS BASE ÉLÈVES MARS 2006-13 -
CRÉER ET ENREGISTRER DE NOUVELLES LISTES AVEC EXCEL 7. Mise en page du document : Aperçu avant impression Avant d imprimer, vérifiez si la mise en page du document convient : FICHIER APERÇU AVANT IMPRESSION ou icône Ici l adresse est tronquée, vous pouvez : a) Réduire les marges du document : Soit FICHIER Mise en page Onglet Marges : réduisez la taille des marges. Soit FICHIER Aperçu avant impression : Cliquez sur le bouton Marges, positionnez-vous sur chacune des marges et réduisez-les en les déplaçant vers les bords de la page. Puis cliquez sur Fermer. INSPECTION ACADEMIQUE DE L ORNE EXTRACTIONS BASE ÉLÈVES MARS 2006-14 -
CRÉER ET ENREGISTRER DE NOUVELLES LISTES AVEC EXCEL b) Passer en format PAYSAGE : FICHIER Mise en page Onglet Page : Cochez Paysage 8. Impression du document : exemple : Imprimer une classe par page. a) Recopier l entête de tableau sur chaque page : FICHIER Mise en page Onglet Feuille : Cliquez sur l icône à droite de la zone «Lignes à répéter en haut» : la fenêtre suivante apparaît : INSPECTION ACADEMIQUE DE L ORNE EXTRACTIONS BASE ÉLÈVES MARS 2006-15 -
CRÉER ET ENREGISTRER DE NOUVELLES LISTES AVEC EXCEL Cliquez sur la ligne correspondant à l entête du tableau : La ligne sélectionnée est encadrée de pointillés et le numéro de la ligne s affiche dans la fenêtre. Cliquez sur l icône à droite pour revenir à la fenêtre de mise en page. Cliquez sur OK. b) Insérer des sauts de page : Vous souhaitez insérer un saut de page entre la classe de CP-CE1-CE2 et la classe de Mme Machin. Sélectionnez la 1 ère ligne de la classe de Mme Machin. Cliquez sur INSERTION Saut de page Répétez la même opération pour insérer un saut de page entre la classe de Mme Machin et la classe de Monsieur JADE. Le saut de page apparaît en pointillés. - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Votre liste d élèves par classe avec les adresses est prête à être sauvegardée et imprimée. INSPECTION ACADEMIQUE DE L ORNE EXTRACTIONS BASE ÉLÈVES MARS 2006-16 -
CRÉER ET ENREGISTRER DE NOUVELLES LISTES AVEC CLASSEUR de OO La procédure est relativement identique à celle d Excel. Il y a cependant quelques différences qui sont présentées ci-dessous. 1. Ouvrez le fichier : Extraction élèves 30-03-2006.sxc 2. Créez une copie de ce fichier et enregistrez-la sous un autre nom, exemple : classe-adresse.sxc 3. Suppression de toutes les colonnes inutiles FICHIER Enregistrer sous classe-adresse.sxc a) Sélectionnez la colonne en cliquant sur la lettre correspondante (procédure identique) b) Supprimez les colonnes - soit clic droit et SUPPRIMER DES COLONNES - soit ÉDITION SUPPRIMER DES CELLULES 4. Mise en forme : élargir les colonnes (procédure identique) 5. Tris cf page 8 6. Mise en forme des cellules Vous pouvez mettre en forme les cellules : sélectionner la ou les cellules à mettre en forme. a) Alignement (procédure identique) b) Police et couleur des caractères - Police : procédure identique - Couleur des caractères : FORMAT Cellule Onglet : Effets de caractères c) Bordures (procédure identique) d) Couleur de fond Soit FORMAT Cellule Onglet : Arrière plan Soit en cliquant sur les icônes de la barre d outil : Rq : Pas de motif possible comme sur Excel INSPECTION ACADEMIQUE DE L ORNE EXTRACTIONS BASE ÉLÈVES MARS 2006-17 -
CRÉER ET ENREGISTRER DE NOUVELLES LISTES AVEC CLASSEUR de OO 7. Mise en page du document : Aperçu avant impression FICHIER Aperçu ou Bouton Aperçu sur la barre d outil a) Réduire les marges du document : Soit FORMAT Page Onglet Page : réduisez la taille des marges. Soit FICHIER Aperçu puis bouton Format de page b) Passer en format PAYSAGE : FORMAT Page Onglet Page 8. Impression du document : exemple : Imprimer une classe par page. a) Recopier l entête de tableau sur chaque page : FORMAT Zones d impression Éditer Dans «Ligne à répéter», saisissez le numéro de la ligne correspondant à l entête de tableau (le plus souvent = la ligne 1) puis cliquez sur OK. INSPECTION ACADEMIQUE DE L ORNE EXTRACTIONS BASE ÉLÈVES MARS 2006-18 -
CRÉER ET ENREGISTRER DE NOUVELLES LISTES AVEC CLASSEUR de OO b) Insérer des sauts de page : Vous souhaitez insérer un saut de page entre la classe de CP-CE1-CE2 et la classe de Mme Machin. Sélectionnez la 1 ère ligne de la classe de Mme Machin. Cliquez sur INSERTION Saut manuel Retour à la ligne Répétez la même opération pour insérer un saut de page entre la classe de Mme Machin et la classe de Monsieur JADE. Les sauts de page sont représentés par des lignes bleues. Rq : Pour supprimer le saut de page : - Sélectionnez la ligne où est situé le saut de page - ÉDITION Supprimer le saut manuel Retour à la ligne La suite OPEN-OFFICE est un ensemble de logiciels libres qui se trouve sur le CD AMOETICE fourni à toutes les écoles du département de l Orne en 2005. TEXTE CLASSEUR PRESENTATION remplit les même fonctions que WORD remplit les même fonctions que EXCEL remplit les même fonctions que POWER POINT INSPECTION ACADEMIQUE DE L ORNE EXTRACTIONS BASE ÉLÈVES MARS 2006-19 -