A Madame V. PIERRARD Présidente du CPAS de Bertrix Rue de la Gare, 38 A 6880 BERTRIX. Rapport d inspection intégré SPP IS Inspection SPP IS 3 RI/ L65C-DISC-FMAZ/SRZ Objet: Rapport d inspection intégré Madame la Présidente, J ai l honneur de vous informer du résultat des inspections effectuées au sein de votre centre les 11 et 12 août 2015. Ce rapport d inspection est divisé en 3 parties : - une analyse générale sur le déroulement de l inspection, les résultats de celle-ci et les recommandations formulées ; - une annexe par matière contrôlée expliquant la procédure utilisée et reprenant les différents tableaux comptables ; - les grilles de contrôle par bénéficiaire. Pour toute question concernant ce contrôle, vous pouvez vous adresser à votre inspectrice à l adresse mail suivante : mi.inspect_office@mi-is.be. La correspondance doit être adressée au Service public de Programmation Intégration sociale, Lutte contre la Pauvreté et Economie sociale (SPP Is), service Inspection, WTC II, Boulevard Roi Albert II 30, 1000 Bruxelles.
1. INTRODUCTION La mission de SPP Intégration sociale est de préparer, mettre en œuvre et évaluer une politique fédérale inclusive pour l'intégration sociale, qui garantisse à chacun les droits sociaux fondamentaux de manière juste et durable. Les contrôles effectués dans les CPAS par le service inspection s inscrivent dans cette mission à travers les trois volets sur la base desquels ils sont réalisés : - Le contrôle : en veillant à l application de la législation fédérale en matière d intégration sociale par des contrôles juridiques, administratifs et financiers ; la ligne de conduite poursuivie par les inspectrices au cours de ces contrôles est la garantie du respect des droits des usagers par les CPAS. - Le conseil : en informant les CPAS au sujet du cadre légal et de l application concrète de la législation et de la réglementation en vigueur à l occasion des inspections - La connaissance : en faisant fonction de relais entre l administration et les acteurs de terrain, le service inspection contribue à la préparation stratégique de la législation relative à l intégration sociale Pour la réalisation de cette mission, le service d inspection s est fixé plusieurs objectifs : - Veiller à une application uniforme et correcte de la législation et de la réglementation concernant les différentes mesures mises en place par l Etat fédéral et pour lesquelles il accorde des subventions aux CPAS. - Réaliser des contrôles ciblés, uniformes et périodiques des CPAS, tant sur le plan comptable qu administratif et juridique de manière à contribuer à l égalité et à la légitimité de traitement des usagers des services des CPAS. - Contribuer à la maîtrise de l information, de la compréhension et de l exécution de la législation relative à l intégration sociale et à la lutte contre la pauvreté. - Etablir des relations structurelles et qualitatives avec les CPAS (principaux partenaires de l administration fédérale) de manière à assurer une bonne communication et un service de qualité. - Contribuer à l échange d informations avec les services internes du SPP IS - S inscrire dans le plan d action de lutte contre la fraude sociale décidé par le Gouvernement en 2011. A travers ces contrôles, le service d inspection entend défendre les valeurs du SPP Is qui sont : - Le respect - La qualité du service et l orientation client - L égalité des chances pour tous et la diversité - L ouverture au changement Enfin, signalons que la réalisation de ces contrôles s effectue dans le cadre d une procédure définie dans un manuel de procédure disponible sur le website du SPP Is à l adresse suivante : www.mi-is.be/be-fr/cpas/cpas
2. LES CONTROLES EFFECTUES Contrôles 1 Loi du 02/04/1965 : contrôles frais médicaux 2 Loi du 02/04/1965 : contrôle comptable 3 Droit à l intégration sociale, Loi du 26/05/2002 : contrôle des dossiers sociaux 4 Droit à l intégration sociale, Loi du 26/05/2002 : contrôle comptable Contrôles réalisés X Annexes Annexe 1 : contrôle des pièces justificatives médicales Annexe 2 : contrôle de la subvention, loi du 02/04/1965 Annexe 3 : contrôle des dossiers sociaux, loi du 26/05/2002 X Annexe 4 : contrôle de la subvention, loi du 26/05/2002 5 Fonds mazout (allocation de chauffage) X Annexe 5 : contrôle du fonds mazout 6 Fonds pour la participation et activation sociale Annexe 6 : contrôle de la subvention, fonds pour la participation et activation sociale 7 Fonds social du gaz et de l électricité Annexe 7 : contrôle des allocations, loi du 04/09/2002 3. LA PREPARATION ET LE DEROULEMENT DE L INSPECTION L inspectrice a constaté que les pièces justificatives demandées par courriel à votre CPAS afin de préparer correctement le contrôle ont été mises à sa disposition. Il est à signaler que l inspectrice a pu mener à bien ses contrôles dans de bonnes conditions de travail. L inspectrice tient également à relever la bonne collaboration des membres de votre personnel, lesquels ont fourni des informations complémentaires lorsque nécessaire. Les informations complémentaires demandées par l inspectrice le jour du contrôle lui ont été transmises par mail par la suite comme convenu. En ce qui concerne le contrôle comptable du Droit à l Intégration Sociale, afin de réduire le risque de récupérations indues et de réduire le délai post inspection laissé à votre personnel pour réaliser les recherches complémentaires nécessaires en matière de recettes sur bénéficiaires, nous vous invitons, pour les prochains contrôles, à réaliser ce travail de recherches avant l inspection plutôt qu après et de donner à l inspectrice les données en question lors de sa venue. 4. LES RESULTATS DU CONTRÔLE ET LES RECOMMANDATIONS FORMULEES. Lors du contrôle d un échantillon de dossiers pour les matières reprises au point 2 cidessus et dont vous trouverez les détails dans les grilles intitulées «grille de contrôle par bénéficiaire» en annexe, il a été mis en exergue que les procédures, et/ou l examen des conditions d octroi et/ou les bonnes pratiques n étaient pas toujours correctement appliqués.
Dès lors, les remarques et recommandations formulées ci-dessous vous rappellent la correcte application qui doit être mise en œuvre dans celles-ci : Loi du 02/04/1965 et Droit à l Intégration sociale, contrôle comptable Recettes sur bénéficiaires à ristourner au SPP Is: Les recettes sur bénéficiaires relatives à des aides subventionnées durant les périodes contrôlées n ont pas toutes été ristournées au SPP Is, ce qui peut entrainer d importantes récupérations au moment de l inspection ainsi qu un grand nombre de clignotants à traiter par vos services. Afin de réduire les montants récupérés lors des inspections ainsi que ces clignotants, nous vous invitons à ristourner les recettes dues au SPP Is de façon régulière. Recettes sur bénéficiaires libellé : Afin de réduire le risque d erreur lors du pointage et donc d éviter la récupération de recettes non dues au SPP Is, ainsi que de vous éviter les longues recherches telles qu elles ont été nécessaires pour la présente inspection, nous vous conseillons de détailler les intitulés de vos recettes (période concernée par la recette) dans vos grands livres de compte. Encodage des allocations : Fonds mazout (allocation de chauffage) La présente inspection a permis de constater que la date renseignée lors de l encodage comme étant la date de la livraison était en réalité la date de la demande. Cette confusion peut entrainer des erreurs lors du calcul du quota annuel par bénéficiaire sachant que la date de référence utilisée est normalement la date de la livraison. Nous vous demandons d y être attentifs dès à présent. Paiement : Nous vous rappelons qu en cas de décision d octroi, la paiement de l allocation de chauffage doit être réalisé dans les 15 jours. Le délai actuellement tenu par vos services étant de 2 à 3 semaines à dater de la décision, l inspection vous demande de mettre en œuvre les moyens nécessaires afin de réduire celui-ci. 5. DEBRIEFING ET ANALYSE COMPLEMENTAIRE Les différentes remarques formulées ci-dessus ont été communiquées à votre Directrice Générale durant l inspection. En ce qui concerne le Fonds Mazout : l année comptable sur laquelle sont imputées vos dépenses dépend de la date de la facture, tandis que la date qui détermine l année de subvention du SPP Is est la date de la décision. Si cette différence perdure pour les subsides futurs, veillez à conserver la liste des allocations imputées par mois avec pour information pour chacune d elles, la date de facture et date de décision. Cette
information permettra certains ajustements au moment du contrôle comptable, ce qui n a pu être réalisé dans le cadre de la présente inspection. En ce qui concerne l inspection comptable du Droit à l Intégration Sociale, si vos services utilisent différents modes de remboursements des recettes sur bénéficiaires dues à l Etat comme tel était le cas durant les années contrôlées, veillez à conserver l information au fur et à mesure afin de pouvoir l utiliser lors de l inspection des années concernées. La suggestion d un tableau de suivi listant les recettes sur bénéficiaires réalisées, les périodes sur lesquelles celle-ci portent, les perceptions effectivement réalisées, le type de formulaire réalisé + date de celui-ci, ainsi que toute information utile, a été évoquée avec votre personnel. 6. CONCLUSIONS Vous trouverez ci-dessous deux tableaux récapitulatifs : le premier concerne les manques à recevoir éventuels et le second concerne les excédents de subvention. Tableau des manques à recevoir éventuels Type de contrôle Période de contrôle Manques à recevoir éventuels Procédure de récupération Loi du 02/04/1965, contrôle comptable Années 2010 à 2013 Cf. annexe 2, point y Par vos services Droit à l Intégration sociale, contrôle comptable Années 2010 à 2012 Cf. annexe 4, point y Par vos services Fonds mazout (allocation de chauffage) Année 2013 / / Tableau des excédents de subvention Type de contrôle Loi du 02/04/1965, contrôle comptable Droit à l Intégration sociale, contrôle comptable Fonds mazout (allocation de chauffage) Période de Procédure de Période de Récupération contrôle récupération récupération Années 2010 à 3.445,30 Par nos services Sur un des prochains 2013 états de frais mensuels Années 2010 33.883,94 Par nos services Sur un des prochains à 2012 états de frais mensuels Année 2013 1.135,54 Par nos services Sur le prochain subside à vous octroyer Je vous saurais gré de me faire parvenir votre accord par e-mail dans un délai de 15 jours suivant la réception du présent rapport à l adresse suivante : mi.inspect_office@mi-is.be Une absence de réponse dans le délai imparti sera considérée comme acceptation des résultats de l inspection de votre part. Je vous prie d agréer, Madame la Présidente, l assurance de ma parfaite considération.
Pour le Président du SPP Intégration sociale : La Directrice générale, Anne Marie VOETS
ANNEXE 2 CONTROLE DE LA SUBVENTION OCTROYEE DANS LE CADRE DE LA LOI DU 02 AVRIL 1965 PERIODE DU 01/01/2010 AU 31/12/2013 Le contrôle comptable consiste essentiellement à comparer pendant la période contrôlée les dépenses et récupérations de l aide sociale subsidiée par l Etat et des mises à l emploi enregistrées et réunies dans la comptabilité du C.P.A.S. avec celles que le SPP IS subventionne. Les différences entre les paiements et les subventions sont ainsi décelées. 1. LES RESULTATS FINANCIERS DU CONTROLE 1.1 Analyse des dépenses Le contrôle réalisé au départ de vos pièces a fait apparaître : un excédent de subvention ; et un manque à recevoir éventuel. Vous trouverez le détail du manque à recevoir éventuel et de l excédent de subvention par bénéficiaire dans les grilles de contrôle n 2A/B. 1.2 Analyse des recettes Le contrôle réalisé au départ de vos pièces comptables a fait apparaître un excédent de subvention Vous trouverez le détail de l excédent de subvention par bénéficiaire dans la grille de contrôle n 2C. 2. CONCLUSIONS Pour la période du 01/01/2010 au 31/12/2013, votre CPAS a perçu un excédent de subvention de 1117,70 + 2327,60 = 3445,30 (cf. grille (s) de contrôle). Ce montant fera l objet d une récupération sur une prochaine subvention à vous liquider. Par ailleurs, en ce qui concerne le manque à recevoir éventuel repris dans la (les) grille (s) de contrôle ci-dessus), les subventions correspondantes pourraient encore vous être remboursées, à condition que les délais d envoi des formulaires A et B (45 jours) et D (12 mois) aient été initialement respectés (chapitre 2, article 9 et article 12 de la loi du 2 avril 1965) et pour autant que toutes les conditions légales permettant le remboursement de ces aides soient remplies (art 5 et 11 2 de la loi du 2 avril 1965) Pour savoir si un droit éventuel est encore ouvert pour la perception de ce manque à recevoir, vous pouvez prendre contact avec notre Front Office (question@mi-is.be ou
tel 02/508.85.86) pour obtenir une liste des formulaires qui ont été refusés (et l explication des codes fautifs). Ces documents vous seront envoyés via mail. De même, le Front Office pourra vous indiquer la procédure à suivre pour la perception de ces manques à recevoir.
ANNEXE 4 CONTRÔLE DES SUBVENTIONS ACCORDÉES DANS LE CADRE DE LA LOI DU 26/05/02 RELATIVE AU DROIT À L INTÉGRATION SOCIALE PÉRIODE DU 01/01/2010 AU 31/12/2012 Le contrôle comptable consiste essentiellement à comparer pendant la période contrôlée les dépenses et récupérations du revenu d'intégration enregistrées et réunies dans la comptabilité du C.P.A.S. avec celles que le SPP IS subventionne. Les différences entre les paiements et les subventions sont ainsi décelées. 1. ANALYSE DES COMPTES A. Suivant le SPP Is 2010 Recettes Dépenses 27.142,37 (50%) 473.648,48 (50%) - 21.083,92 2009 30.908,69 (60%) étudiants - 2.696,30 * (70%) 5.117,39 (100%) SDF 12.369,23 (100%) POP 967,72 (100%) P.I. + 1.671,69 (50%) 2014 + 12.656,13 (50%) 2012 + 987,09 (100%) 2012 + 35.623,41 (50%) 2011 + 8.657,50 (60%) 2011 + 32.655,85 (100%) 2011 - -33.018,04 2008 et (50%) 2009 - -6.855,46 (60%) 2009 - -607,95 (100%) 2008 3.362,15 (50%) 556.617,75 (50%) (60%) 46.421,65 (60%) (70%) 0,00 (70%) (100%) 52.705,23 (100%) 3.362,15 655.744,63 * Déjà pris en compte lors du précédent contrôle 2011 Recettes Dépenses (50%) 603.639,57 (50%) + 1.906,96 (50%) 41.080,55 (60%) étudiants (70%) 59.592,09 (100%) SDF 42.761,36 (100%) POP 13.011,44 (100%) P.I. 280,00 (100%) créances alim - 35.623,41 (50%) 2010-8.657,50 (60%) 2010-32.655,85 (100%) 2010 - -967,72 (50%) 2009
- 967,72 (100%) 2009 + -840,59 (50%) 2014 + -2,75 (50%) 2013 + 30.126,37 (50%) 2012 + 2.652,56 (60%) 2012 + 1.111,31 (100%) 2012 1.906,96 (50%) 598.266,91 (50%) (60%) 35.075,61 (60%) (70%) (70%) (100%) 82.852,63 (100%) 1.906,96 716.195,15 2012 Recettes Dépenses 11.338,71 (50%) 759.029,39 (50%) + 3.900,90 2013/2012 42.841,13 (60%) étudiants + 2.953,52 2013 ** 3.160,80 (70%) 11.801,15 (100%) SDF 63.952,31 (100%) POP 9.306,54 (100%) P.I. 458,34 (100%) créances alim - 30.126,37 (50%) 2011-2.652,56 (60%) 2011-1.111,31 (100%) 2011-12.656,13 (50%) 2010-987,09 (100%) 2010 + -16.620,38 (50%) 2013 + 13.431,68 (60%) 2013 + 168,11 (100%) 2013 + -12.920,79 (50%) 2014 + 12.537,51 (70%) 2014 + -1.057,97 (70%) 2015 * + -3.158,17 (60%) 2015 * + 4.216,14 (50%) 2015 * 18.193,13 (50%) 690.921,86 (50%) (60%) 50.462,08 (60%) (70%) 14.640,34 (70%) (100%) 83.588,05 (100%) 18.193,13 839.612,33 * Etats mensuels de janvier à juillet examinés, état de janvier et février pris en compte Remboursements portés sur 2013 et renseignés comme étant relatifs à des recettes 2013 mais ** en réalité 2012 Total des dépenses nettes subventionnées par le SPP pour la période 2010-2012 : 2.211.552,11-23.462,24 = 2.188.089,87
B. Suivant les comptes du C.P.A.S. Recettes Dépenses 2010 668.155,70 (50%) 31.671,28 (50%) - 4.636,29 (50%) ** - 2.961,27 L65 + 3.362,15 (50%) *** - 55,00 * (60%) - 4.636,29 ** (70%) + 3.362,15 *** (100%) (100%) 27.380,87 (50%) 666.881,56 (50%) (60%) (70%) (100%) 27.380,87 666.881,56 * Erreurs imputation (aides urgentes) ** Recettes au lieu dépenses en moins *** Dépenses en moins au lieu de recettes 2011 Recettes Dépenses 32.295,89 (50%) 712.132,76 (50%) - 4.626,29 ** - 4.626,29 (50%) ** - 1.225,69 **** (60%) (70%) (100%) 26.443,91 (50%) 707.506,47 (50%) (60%) (60%) (70%) (70%) (100%) (100%) 26.443,91 707.506,47 ** Recettes au lieu dépenses en moins **** DC non perçus 2012 Recettes Dépenses 39.783,49 (50%) 858429,81 (50%) - 1.914,35 ** - 1.914,35 (50%) ** - 463,80 **** (60%) (100%) 37.405,34 (50%) 856.515,46 (50%) (60%) (60%) (70%) (70%) (100%) (100%) 37.405,34 856.515,46 ** Recettes au lieu dépenses en moins **** DC non perçus Total des dépenses nettes du C.P.A.S. pour la période 2010-2012 : 2.230.903,49-91.230,12 = 2.139.673,37.
C. Comparaison des totaux S.P.P. C.P.A.S. Différence Dépenses 2010 655.744,63 666.881,56-11.136,93 2011 716.195,15 707.506,47 8.688,68 2012 839.612,33 856.515,46-16.903,13 2.211.552,11 2.230.903,49-19.351,38 Recettes 2010 3.362,15 27.380,87-24.018,72 2011 1.906,96 26.443,91-24.536,95 2012 18.193,13 37.405,34-19.212,21 23.462,24 91.230,12-67.767,88 Cela signifie que votre CPAS accuse un : - manque à recevoir éventuel en terme de subvention en ce qui concerne vos dépenses d un montant de 9.675,69 : 19.351,38 X 50 % = 9.675,69. Cet écart représente une marge d erreur de 0,88 % par rapport à la dépense subventionnée par l Etat : (19.351,38 /2.221.552,11) * 100 = 0,88%. Sur le total de vos dépenses, celle-ci peut être considérée comme la preuve d un bon suivi administratif de vos subventions et l Inspection tient à vous encourager à poursuivre dans cette voie. - excédent en terme de subvention en ce qui concerne vos recettes d un montant de 33.883,94 : 67.797,88 X 50 % = 33.883,94. Par conséquent ce montant sera récupéré par nos services sur une prochaine subvention à vous allouer. 2. EXAMEN DES DOSSIERS 2.1. Analyse des dépenses Le contrôle réalisé au départ de vos pièces a fait apparaître un manque à recevoir éventuel. Il n a pas été possible d identifier les dossiers concernés par ce manque éventuel. 2.2. Analyse des recettes Le contrôle réalisé au départ de vos pièces comptables a fait apparaître un excédent de subvention Vous trouverez le détail de l excédent de subvention par bénéficiaire dans la grille de contrôle n 4C. Par conséquent un excédent de subvention d un montant de 33.883,94 sera récupéré par nos services sur une prochaine subvention à vous allouer.
3. CONCLUSIONS Pour la période du 01/01/2010 au 31/12/2012, la comparaison des résultats est la suivante : 1. Dépenses Votre C.P.A.S. accuse un manque à recevoir d un montant de 9.675,69. Les subventions correspondantes pourraient encore vous être remboursées, sous la double condition du respect du délai 45 jours et de faire parvenir vous-même vos régularisations à mes services (article 21 6 de la loi du 26/05/2002) Pour savoir si un droit éventuel est encore ouvert pour la perception de ce manque à recevoir, et de quelle manière percevoir ce droit, vous pouvez prendre contact avec notre Front Office (question@mi-is.be ou tel 02/508.85.86) pour obtenir une liste des formulaires qui ont été refusés (et l explication des codes fautifs). Ces documents vous seront envoyés via mail. 2. Recettes Votre C.P.A.S accuse un excédent de subvention d un montant de 33.883,94 (voir point 2.2 ci-dessus). Cet indu fera l objet d une récupération par mes services. En conclusion, un montant final de 33.883,94. (recettes) sera prélevé sur montant de la prochaine subvention.
ANNEXE 5 CONTRÔLE DU FONDS MAZOUT POUR LA PÉRIODE DE CHAUFFE DU 01/01/2013 AU 31/12/13 Le contrôle a été réalisé à 2 niveaux : - Un contrôle comptable consistant à comparer les données chiffrées relevées dans la comptabilité du CPAS avec les subsides octroyés par le fonds social mazout ; - La vérification de l application de la législation en la matière et de pièces justificatives sur un échantillonnage de dossiers. 1. LE CONTROLE COMPTABLE Dépenses C.P.A.S. Dépenses S.P.P. Is Excédent de subvention 62.746,74 63.882,28 1.135,54 Un excédent de subvention de 1135,54 a été constaté. 2. LA VÉRIFICATION DE L APPLICATION DE LA LEGISLATION EN LA MATIERE (FONDS ET FORME) ET DE PIÈCES JUSTIFICATIVES SUR UN ÉCHANTILLONNAGE DE DOSSIERS La procédure à suivre pour la constitution des demandes d allocations de chauffage est la suivante : a) Inscription des demandes dans un registre ; b) Délai d introduction de la demande dans les 60 jours de la livraison ; c) Enquête sociale par un assistant social, relative à la situation du demandeur au moment de l introduction de la demande et l existence des conditions d octroi; d) Décision du Conseil de l Action Sociale dans les 30 jours suivant la demande + notification à l intéressé dans les 8 jours ; e) Paiement dans les 15 jours. Par ailleurs, le dossier doit également comporter les pièces justificatives suivantes : - la facture ou bon de livraison ; - le statut du demandeur ; - ses ressources ; - les données d identité du demandeur (via copie de la carte d identité) ; - la composition de ménage. Votre centre a traité 706 demandes au cours cette période de chauffe. Un échantillon de 15 d entre elles a fait l objet d un contrôle. Vous trouverez le détail de ce contrôle par bénéficiaire dans la grille de contrôle n 5.
Au niveau de l examen de l application de la législation en la matière, l ensemble des points a été respecté par votre CPAS, sauf en ce qui concerne : - le délai de décision ou notification pour 2 des 15 dossiers contrôlés ; - le délai de paiement (cf. remarque première partie de ce rapport). En ce qui concerne les pièces justificatives, il a été constaté que celles-ci étaient présentes dans les dossiers contrôlés. 3. CONCLUSIONS Pour l année 2013, un excédent de subvention d un montant de 1.135,54 a été constaté. Cet indu sera récupéré par notre administration sur le prochain subside à vous octroyer.