Un espace collaboratif, pourquoi et comment? Présentation de L'Agora, la communauté de l'activité documentaire à Hydro-Québec Hugo Renaud, conseiller gestion de l'information documentaire Gouvernance d'entreprise en gestion documentaire à Hydro-Québec 2013-03-12
Déroulement Introduction L'activité documentaire à Hydro-Québec Les activités collaboratives à Hydro-Québec Pourquoi avoir mis en place L'Agora? Comment nous avons mis L'Agora en place? Quelques chiffres Retour sur la démarche Conclusion 2 Hydro-Québec
L'activité documentaire à Hydro-Québec Contexte Des équipes Des ressources Un enjeu géographique Des champs d'intervention multiples Des besoins et des clientèles diverses La mise en place d'une gouvernance d'entreprise pour la gestion documentaire 3 Hydro-Québec
Les activités collaboratives à Hydro-Québec Contexte Des espaces collaboratifs Des utilisateurs Des technologies Des usages Les projets collaboratifs ne sont pas nouveaux, mais la technologie et les outils, oui! 4 Hydro-Québec
Pourquoi avoir mis en place L'Agora? Besoin de départ Soutenir les activités de la gouvernance Faire évoluer l'expertise But visées Connaître les outils collaboratifs Créer des liens Partager de l'information Échanger sur les enjeux 5 Hydro-Québec
Comment nous avons mis L'Agora en place? Analyse Conception Animation 6 Hydro-Québec
Analyse Démarche essentielle! Approche utilisée : Méthodologie OASIS (lien) Éléments à considérer : Objectif (lien) Audience (lien) Stratégie Implantation (conception) Soutien (animation) 7 Hydro-Québec
Analyse - Objectifs de L'Agora Vision Soutenirla cohésion et le développement du domaine de la gestion documentaire de l entreprise en interrelation avec les domaines connexes et en fournir un portrait d ensemble actualisé. Objectifs Discuterdes problématiques permettant d établir des objectifs communs et des priorités d action. Rassemblerl information concernant la réalisation des activités de gestion documentaire des divisions et des unités corporatives ainsi que celles du cadre de concertation. 8 Hydro-Québec Retour
Analyse - Profil des employés (extraits) 90% Est-ce que vous êtes abonnés à des fils de nouvelles RSS? Est-ce que vous êtes inscrits à des sites sociaux tels Facebook, Twitter, LinkedIn? 80% 79% Comités (unique) 93% 70% 60% 61% Comités 61% 50% 50% 40% 38% Table fonctionnelle 43% 30% 20% Table des répondants 38% 10% 0% Table des répondants Table fonctionnelle Comités Comités (unique) 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Est-ce que votre consommation internet se résume à regarder vos courriels et/ou consulter quelques sites web? Quelles sont vos attentes face à un site collaboratif (w eb 2.0)? 100% 90% 39% 21% 50% 54% Table des répondants Table fonctionnelle Comités Comités (unique) 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Table des répondant s Table fonct ionnelle Comit és Comit és (unique) Projet s en cours Bot tin d expertise Opinion Partager Retour 9 Hydro-Québec
Conception Choisir les bons outils! Approche utilisée : Grille de sélection Éléments à considérer : Temps d'appropriation des outils Limites des outils (convivialité) Révision des processus de travail et des habitudes Explication claire de l'interface et du mode de fonctionnement Évolution de l'espace collaboratif et des outils 10 Hydro-Québec
Présentation de L'Agora Interface Sections Forum 11 Hydro-Québec
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Animation Le cœur de l'espace collaboratif! Approche utilisée : Animateur "présent" et "proactif" Éléments à considérer : Ajuster l'animation selon l'audience Soutenir les objectifs Tenir compte des ressources et des disponibilités S'inscrire dans une stratégie globale La clé du succès : être patient, créatif et à l'écoute 14 Hydro-Québec
Animation - Stratégies pour L'Agora Favoriser la participation par : Sondages durant l'été Sujets de discussion dans les forums Nouveaux contenus Comptes rendus sous forme de bulletin Fiches informatives (équipes et centres de documentation) Bulletins mensuels L'Agora Centres de documentation 15 Hydro-Québec
Animation - Bulletin de L'Agora 16 Hydro-Québec
Animation - Bulletin de L'Agora (impact) 17 Hydro-Québec
Quelques chiffres Évaluation 2012 Appréciation générale de L Agora Bon 40% Excellent 60% Informations dans L Agora sont pertinentes pour mon travail Vrai 95% Faux 5% Temps disponible pour participer et collaborer à L Agora Oui 60% Non 40% Statistiques 2012 160 membres + de 5000* accès pour l'année 980 dossiers et 4065 documents 6 forums avec 1100 sujets et réponses +/-25 personnes accèdent à chaque jour +/-50 personnes accèdent suite à la parution du bulletin de L Agora 18 Hydro-Québec *le système comptabilise un accès par jour seulement
Retour sur la démarche L'importance des objectifs Avoir les moyens de ses ambitions La technologie n'est pas la solution Les utilisateurs font partis du problème et de la solution Distinguer les utilisations personnelles et professionnelles des outils collaboratifs 19 Hydro-Québec
Conclusion Perspectives d'avenir de L'Agora Élaboration d'une méthodologie pour la mise en place d'espaces collaboratifs Réflexion sur la gouvernance des activités collaboratives 20 Hydro-Québec