GUIDE POUR L ACCÈS EN LIGNE AUX DONNÉES AGGLOMÉRÉES À L AIDE DU LOGICIEL EXCEL Il est possible de produire un tableau croisé dynamique (Pivot Table) dans Excel à partir de données externes. Plus particulièrement, on peut exploiter un cube qui se trouve sur un serveur à l aide d un accès par Internet en utilisant Excel. Pour ce faire, on doit suivre diverses étapes qui diffèrent entre la version d Excel 2007 et 2003. Pour les utilisateurs d Excel 2007 1. Dans l onglet Données, choisissez l option Provenance : Analysis Services en cliquant d abord sur les boutons Données externes et À partir d autres sources.
2. Entrez le lien correspondant au Nom du serveur, le Nom d utilisateur et le Mot de passe. 3. Sélectionnez la base de données correspondant au cube. Faites votre sélection et cliquez sur Suivant. 2 A CREPUQ, le 13 mai 2010
4. Dans la fenêtre Assistant Connexion de données, le Nom du fichier apparaît. Si souhaité, entrez une Description ou un Nom convivial. Cette information pourra être réutilisée lors d un éventuel accès à ce cube (voir étape 9). Cliquez sur Terminer, après avoir sélectionné l option Enregistrer le mot de passe dans le fichier. 5. Choisissez l endroit désiré sur la feuille Excel pour créer le tableau croisé dynamique. Par défaut, la Feuille de calcul existante sera utilisée. 3 A CREPUQ, le 13 mai 2010
6. Confirmez le nom d usager (User ID) et le mot de passe (Password). Cliquez sur suivant (Next). 7. Sélectionnez la base de données correspondante au cube (Database) désirée. 4 A CREPUQ, le 13 mai 2010
8. La Liste de champs de tableau croisé dynamique est maintenant disponible. La feuille Excel présentera les informations contenues dans le cube qui serviront à produire le tableau croisé dynamique, comme dans l exemple ci dessous : 5 A CREPUQ, le 13 mai 2010
9. Lors d un nouvel accès au cube ayant déjà été utilisé, il n est plus nécessaire d exécuter les étapes 1 à 8. Ce cube fait maintenant partie des connexions existantes et est disponible à partir des boutons Données externes et Connexions existantes de l onglet Données. 10. La liste des Connexions existantes apparaît. Sélectionnez le cube désiré. Revenez à l étape 8. 6 A CREPUQ, le 13 mai 2010
Pour les utilisateurs d Excel 2003 1. Cliquez sur l option Rapport tableau croisé dynamique dans le menu Données. 2. Sélectionnez l option Source de données externe. Par défaut, la 2 e option est la création d un tableau, mais il est aussi possible de créer un graphique. Lorsque les choix sont faits, cliquez sur Suivant. 7 A CREPUQ, le 13 mai 2010
3. Cliquez sur Obtenir les données pour indiquer l endroit où se trouvent les données externes. 4. Choisissez l onglet Cubes OLAP et sélectionnez Nouvelle source de données. Si un accès au cube a déjà été créé, veuillez sélectionner le cube en question. 5. Donnez un nom à la nouvelle source de données. Ce nom apparaîtra dans la liste présentée à la fenêtre précédente. Choisissez, dans la liste déroulante, le fournisseur OLAP pour établir la connexion, soit Microsoft OLE DB Provider for Analysis Services 9.0 ou une version ultérieure. 8 A CREPUQ, le 13 mai 2010
6. Cliquez sur le bouton Connexion et, à la fenêtre suivante, ajoutez les informations pour indiquer l endroit où se trouve le serveur. Choisissez l option Serveur d analyse et entrez le lien de la connexion du Serveur, l identifiant (ID d utilisateur) et le Mot de passe. Enfin, cliquez sur Suivante. 7. Sélectionnez la base de données correspondant au cube désiré. L exemple ci dessous donne un aperçu de ce qui est présenté. Cliquez sur Terminer et cette fenêtre se fermera. La fenêtre Créer une nouvelle source de données apparaîtra. 9 A CREPUQ, le 13 mai 2010
8. Sélectionnez le cube et cliquez sur OK. 9. Sélectionnez la source créée précédemment et cliquez OK pour fermer cette fenêtre. 10 A CREPUQ, le 13 mai 2010
10. Revenez à la fenêtre demandant de choisir votre source et cliquez sur Suivant. 11. Indiquez la cellule du point de départ sur la Feuille existante ou créez une Nouvelle feuille. Cliquez sur Terminer. 11 A CREPUQ, le 13 mai 2010
12. La Liste de champs de tableau croisé dynamique est maintenant disponible. La feuille Excel devrait présenter les informations contenues dans le cube qui serviront à produire le tableau croisé dynamique, comme dans l exemple ci dessous : 12 A CREPUQ, le 13 mai 2010