Divalto ENERGIE a été réalisé pour répondre aux besoins des entreprises qui commercialisent du combustible et des produits dérivés. De plus couplé à DIVALTO SAV, spécialisé dans la maintenance de chaudière, il apporte une réponse efficace aux entreprises de votre secteur. Outre les fonctionnalités de base de Divalto Achat Vente, vous trouverez : LES COMMANDES PLANNING DE LIVRAISON FACTURATION/COMPTABILITE COMMISSIONNEMENT LES COMMANDES AUTOMATIQUES LES CONTRATS LE MAILING CLIENT Siège : 15, avenue de Fondeyre BP 42052 31018 Toulouse cedex 2 Agence Commerciale : 35, rue Jean-Jaurès 92800 PUTEAUX 05 62 72 79 10-05 62 72 79 11 cogeser@cogeser.fr www.groupe-cogeser.fr
Commandes Désignation Ce champ alimente automatiquement la désignation abrégée qui permettra une recherche plus facile. Le désignation abrégée correspond à la désignation de l'article convertie en majuscule et dont tous les caractères spéciaux(espaces, tirets,&, accents etc ) ont été ôtés
En stock? Spécifie si l'article fait l'objet de flux de stock. Les articles hors stock ne sont pas soumis aux mêmes règles de définition du coût de revient : Le montant pris en compte est celui qui est précisé dans la fiche "Sous-référence" de l'article. Les prestations et services doivent être positionnées en mode "Hors stock". Mode de suivi Trois type de suivi sont possibles : En quantité Par numéro de série : On précisera autant de numéro de série que d'unités de la quantité mouvementée. Par lot : Un seul numéro de lot sera précisé quelle que soit la quantité mouvementée. Familles d'article Permet la classification statistique des factures du client. Appuyer sur la touche F8 pour consulter et sélectionner une famille. Activité Permet la classification statistique des factures du client. Le code activité est utilisé pour l'affectation analytique lors de l'intégration des factures en comptabilité. Le code analytique est composé du code agence et du code activité. Livraisons tournées Prise en compte sur le planning Défini si la ligne de commande sur laquelle se trouve l'article doit être prise en compte sur le planning. Numéro de colonne Défini dans quelle colonne de la feuille de tournée doivent apparaître les litrages commandés. Les restrictions d'édition limitant le nombre de colonnes, les litrages sont cumulés tous articles confondus dans la quatrième colonne lorsque le numéro est supérieur ou égal à quatre. Le système vérifie que le numéro ne soit pas attribué à un autre article. La liste des colonne déjà attribuées est disponible en pressant la touche F8. Libellé sur feuilles de tournée Chaîne de 15 caractère permettant de nommer l'article de manière plus concise. Ce libellé n'est repris que par la feuille de tournée. Sur les pièce commerciales la désignation de l'article qui est prise en charge. Unité Permet d'imprimer l'unité de facturation sur chaque ligne de la facture.
Gestion du planning Recherche Recherche arrière Critères de recherche Recherche avant Validation des retours de livraison Edition des fiches de livraison Cumuls par carburants Edition des feuilles de tournée Lignes non livrées / livrées Affectation multi lignes Evénements du calendrier (Double click sur le bandeau) Permet de planifier des événements sur plusieurs jour en leur donnant un caractère spécifique : "Filiale" :Ils seront vus par l'ensemble de la filiale "Particulier" : Seule l'agence qui les a créés peut les voir. Colonne d'état Calendrier Planning journalier Modification du calendrier (ou F4) Sur la table "Planning" :Permet d'accoler un commentaire à une journée. Ce commentaire ne pourra être vu que par les opérateurs d'une agence Sur la table "Livraison" : Permet d'affecter une ligne de livraison
Facturation Facturation directe A partir du menu de DIVALTO accéder à Pièce/Facture client/validation de pièces en factures. Type de pièce La valeur initiale est toujours "Commande". Numéro de pièce Pièce originale Entrer directement le numéro de la pièce ou presser F8 pour consulter et sélectionner dans la liste des pièces Client Champ non saisi. Permet d'identifier le code et le nom du client de la pièce sélectionnée Numéro de facture - Numéro de la pièce finale Si rien n'est précisé dans ce champ la pièce finale est créée. Si un numéro de pièce finale est précisé, les lignes de la pièce originale seront ajoutées à la suite de celles déjà existantes. Lorsque la pièce à transformer apparaît à l'écran il est possible de modifier l'intégralité des informations. La date de la pièce finale correspond à la date de livraison précisée sur la commande initiale.
Facturation différée Pour ce mode de facturation il est nécessaire de transformer les commandes en bons de livraison. A partir du menu de DIVALTO accéder à Pièces/Bl client/validation de pièces en Bl. Se référer au paragraphe précédent. Les Bl sont ultérieurement transformés en factures à l'aide d'un utilitaire. Les modalités facturations s'effectuent en fonction de chaque client. Paramètrage Dans la fiche "Client" accéder a l'onglet "Livraison et facturation". Mode de facturation Un Bl Par Facture : Chaque BL saisi génère une facture. Regroupement Des Bl : Les BL saisis au cours d'une période précisée seront regroupés sur une seule facture. Une Commande / Facture : les Bons de livraison provenant d'une même commande seront regroupés sur une même facture.
Périodicité Ce paramètre initialisé par la fiche "Client" peut être modifié sur l'entête de devis, de commande ou de Bl. Il permet, lors de la génération des factures, de traiter uniquement les Bl appartenant à la périodicité spécifiée par l'opérateur. Traitement A partir du menu de DIVALTO accéder à Pièces/Facture client/facturation différée des BL Date de facturation Date sur laquelle seront générées les factures Fourchette de client Presser F8 pour consulter et sélectionner dans la liste Fourchette de Bl Presser F8 pour consulter et sélectionner dans la liste Date de génération des Bl Représentant Presser F8 pour consulter et sélectionner dans la liste Code dépôt Presser F8 pour consulter et sélectionner dans la liste Périodicité Sélectionne les Bl en fonction de la périodicité qui leur a été attribuée dans l'entête de pièce. Cette valeur issue de la fiche "Client" aura pu être modifiée lors de la saisie Menu 'Fichier" Permet d'éditer les factures simultanément à leur génération. Dans le cas contraire il est nécessaire de faire appel au programme d'édition des factures
Commissionnement Le commissionnement des commerciaux est effectué sur une base quantitative a laquelle un montant est appliqué. Dans DIVALTO, le commissionnement s'effectue selon deux méthodes différentes : Par le biais de la table des commissionnement.cette méthode permet d'appliquer un commissionnement sélectif en fonction des articles et des client auxquels ils sont vendus Directement à partir du code représentant. Pour un représentant, toutes les ventes seront commissionnées de la même manière. Dans tous les cas il est possible d'intervenir sur les méthode de commissionnement lors de la saisie des pièces Commissionnement indirect Tables des classes de commissionnement En fonction de la classe de représentant, de la classe de commissionnement client et de la classe de commissionnement article respectivement paramétrés sur les fiches "Représentant", "Client" et "Article". Lorsque, sur une ligne de vente, le système détecte une corrélation entre ces trois éléments il applique un taux de commissionnement. Les liens entre les classes de commissionnement, les taux et les montants sont groupés dans la table des classes de commission.. Dans l'exemple ci dessus, tous les commerciaux assimilés à la classe des gérants (GERA) seront commissionnés de 5 centimes d'euro par litre de combustibles (COMB) et de 6,05 % sur le chiffre d'affaire ou sur la marge des ventes de grillage(gril).
Commissionnement direct Table des représentants Classe de commissionnement Permet de rattacher le commercial à une classe de commissionnement dont la spécificité se trouve dans la table décrite ci dessus. Taux de commission Pourcentage à commissionner sur le chiffre d'affaire ou sur la marge. Montant de commission Montant a commissionner par unité vendue
Les Commandes automatiques Le principe est d'effectuer des renouvellements automatiques de commandes selon une périodicité propre à chaque client. Une ou plusieurs commandes de type modèle (non directement exploitables) sont attachées à chaque client. Elles sont générées en commandes réelles lorsqu'elles arrivent aux échéances imposées par le cadencier du client. Les commandes modèles Elles doivent être saisies préalablement au paramétrage de la fiche "Client". Procéder comme pour la création d'une commande normale. Dés l'accès au champ "Livraison" cliquer sur le menu "Option" / "Modifier l'état de la pièce" / "Modéliser". Fiche client Accéder à la fiche "Client" en mode modification puis cliquer sur l'onglet "Cadencier". Il est possible de paramétrer cinq commandes automatiques par client.
Automatisme Le programme de calcul des propositions de commande peut être lancé de manière automatique sans aucune intervention de l'utilisateur. Cette action réalisée au moyen du planificateur de tâche nécessite la mise en œuvre de paramétrages du système d'exploitation WINDOWS. Ce chapitre est exclusivement réservé a l'administrateur du système. Variable d'environnement X_USER Le champ "Implicites" permet au système WINDOWS de rechercher puis de lancer le programme à piloter. Planificateur de tâche Cet outil permet de lancer des programmes ou tâches en fonction de critères chronologiques. Exemple:
Les Contrats La fiche contrat Code de l'article concerné par le contrat Date de prélèvement : Par défaut le 10. Valeur modifiable Nombre de mensualités : Valeur calculée Status du contrat "Espace si "normal" Interdit bancaire Bloqué Refusé Soldé Différence Quantité : Livrée contractuelle Montant : livré contractuel Montant : Prélevé - contractuel Litrage livré Valeur de la quantité livrée Totaux Quantité livré Montant livré Montant prélevé Report du dernier solde Valeur des échéances : Modifiable si non payée Type de paiement : Espèces, chèque, carte, autres Indicateur suivi Solde progressif du contrat
Quantité et prix unitaire La modification de ce champ entraîne le recalcul des champs "Montant mensuel " et "Montant total". Montant mensuel et montant total La modification de ce champ entraîne le recalcul des champs "Montant mensuel" ou "Montant total". Le champ quantité est recalculé en fonction du prix unitaire. Important Lors de la modification de la fiche contrat, le programme déduit les montants prélevés du montant total puis reventile la différence sur les mois non prélevés. Ceci afin de permettre la modification de la quantité livrée, du prix, du montant mensuel ou du montant total à n'importe quel moment de l'exercice contractuel. Edition du contrat L'édition d'un contrat ne peut s'effectuer que si un formulaire est lié à l'évènement "Ouverture". Lors de la création d'un contrat, l'édition s'effectue automatiquement. Pour rééditer un ou plusieurs contrat il faut sélectionner les lignes correspondantes puis cliquer sur le bouton "Réédition d'événements".
Visualisation Accéder au menu "Pièces" / " Suivi des contrats" Traitement à effectuer Visualisation Prélèvement Retour d'impayé Régularisation Clôture F8 pour visualiser la liste des type de contrat F8 pour visualiser la liste des agences F8 pour visualiser la liste des code stat client Filtres Permet de sélectionner uniquement certains contrat en fonction du solde, du montant de la mensualité etc Modification Permet de modifier les paramètres du contrat. Réédition d'événement Permet de rééditer les documents liées aux contrats en sélectionnant le type d'événement Mode Fiche Permet de visualiser les paramètres du contrat Status dossier Actif Archivé Indicateur bancaire "Espace" : normal : Bloqué : Soldé Etat des règlements Espace : Non prélevé Vert : Prélevé et payé Rouge : Prélevé et impayé
Réédition Cliquer sur le bouton "réédition d'événements". Dernier événement Ne prend en compte que le dernier événement survenu sur les clients sélectionnés. L'édition ne 's'effectue que si cet événement a été coché dans la liste "type d'événement". Tous les événements Recherche tous les événements survenus sur les clients sélectionnés. L'édition ne 's'effectue que si cet événement a été coché dans la liste "type d'événement".
Le Mailing Client Formulaires de mailing Les formulaires de mailing sont également accessibles à partir de l'écran de saisie des critères et à partir de l'écran de consultation des résultats. La saisie des critères Accès sur le menu par Interrogation/Mailing client/recherche et lancement Les critères de recherche sont enregistrés dans un fichier afin qu ils puissent être sélectionnés et exécutés plusieurs fois. Une série de critère est identifiée par un champ appelé "Nom de la recherche".
La définition de la recherche Saisie obligatoire d un nom de la recherche et d un libellé détaillé. Le bornage Pour réduire les temps de recherche, il sera possible de cibler un ensemble de client. La bornage s effectuera sur : Fourchette d agence de rattachement Fourchette de code client Fourchette de catégorie de client (code statistique 1) Fourchette de secteur de livraison (code statistique 2) Code représentant