TERMES DE RÉFÉRENCE (ADMINISTRATEUR AUXILIAIRE) INFORMATIONS GÉNÉRALES : Termes de référence créés/mis à jour le 28 août 2014 Titre Administrateur associé chargé des relations extérieures Secteur Bureau Afrique (Pilier Afrique centrale, Grands Lacs et Afrique occidentale) Lieu d affectation (ville, pays) Durée de l affectation Genève, Suisse Un an SUPERVISION : 1. Titre et nom du superviseur : Mme. Liz AHUA, Directrice Adjoint pour l Afrique de l Ouest, Centrale et des Grands Lacs. 2. Titre d autres fonctionnaires internationaux dans le même lieu d affectation : Directeur, Directeur adjoint (x3), Administrateur associé chargé des politiques, Assistant exécutif, Gestionnaires des opérations (x2), Administrateur principal chargé de l administration et des finances (X3), Administrateur principal de secteur géographique (x11), Administrateur principal chargé des relations extérieures, Conseiller juridique principal (x3), Administrateur principal chargé des politiques, Gestionnaire principal chargé des ressources. 3. Teneur et méthodologie de la supervision La supervision directe sera assurée par le Directeur adjoint (Pilier Afrique centrale, Grands Lacs et Afrique occidentale) qui fournira des orientations sur les procédures applicables. Des conseils peuvent également être fournis par des unités fonctionnelles compétentes au Siège. Les contacts extérieurs sont surtout noués avec des partenaires, des médias, des ambassades et d autres organisations internationales sur les questions d importance pour l Organisation.
2 DEVOIRS ET RESPONSABILITÉS : - Rester au courant des défis que présentent le contexte politique, la réforme des Nations Unies et de l action humanitaire, l évolution institutionnelle dans le domaine des déplacements forcés et des opérations humanitaires. - Contribuer à la mise en œuvre d une stratégie de communication permettant de susciter l appui des partenaires extérieurs (le public en général, les gouvernements, les partenaires, les médias, les universitaires et les personnes prises en charge) aux opérations du HCR. - Contribuer au dialogue avec les donateurs et les ambassades, et fournir des informations exactes par l organisation de séances régulières d information, de réunions et de missions bilatérales. Préparer des rapports, si nécessaire. - Par un processus consultatif avec le Siège, diffuser des informations sur la situation financière globale du HCR, et mobiliser des fonds additionnels pour mettre en œuvre des projets spéciaux visant à améliorer la qualité de la protection des personnes prises en charge dans l opération-pays. - Participer, au nom du Directeur adjoint et d autres superviseurs, aux stratégies, aux initiatives et aux instruments interinstitutions de coopération et de communication. - Contribuer à la gestion des flux d information au sein du Bureau par l identification des questions prioritaires, l obtention, l analyse et la diffusion des documents et des informations pour soutenir les opérations-pays et les processus et priorités institutionnelles en matière de communication. - Réunir les informations sur le Bureau Afrique du HCR (Pilier Afrique centrale, Grands Lacs et Afrique occidentale) et identifier les messages appropriés pour les campagnes et les appels. - Aider à coordonner la rédaction des rapports de situation, des notes d information, des documents d information, des points de discussion, des fiches d information, des communiqués de presse et des articles. - Proposer des événements et initiatives (commerciaux, culturels, politiques et sportifs) pour promouvoir le travail du HCR et prendre les mesures appropriées. - Soutenir la gestion des relations avec les médias, notamment par des réponses aux questions directes, la publication de communiqués de presse et l organisation de séances régulières d information ainsi que des visites aux opérations-pays. - Organiser des missions sur le terrain et des points de presse pour les partenaires extérieurs, en cas de besoin. - Exécuter d autres missions connexes, si nécessaire. MISSIONS - Le Bureau Afrique du HCR est informé des implications des faits politiques, culturels et sociaux pouvant affecter les activités de l Organisation dans le pays. - Les partenaires extérieurs sont régulièrement informés de tous les aspects de protection et de bien-être des personnes prises en charge et du statut des opérations du HCR. - Les missions provenant du terrain, les donateurs, la presse et les médias sont bien reçus et informés.
3 POUVOIRS - Mettre en œuvre tous les aspects d une stratégie de communication. - Représenter le HCR, au nom de la hiérarchie de l Organisation, dans les initiatives et forums interinstitutions consacrés aux questions prioritaires en matière de collecte de fonds et de communication. QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE : Langues : Bonne maîtrise de l anglais et connaissance pratique d une autre langue officielle de l ONU ; Qualifications : Diplôme universitaire en sciences politiques ou sociales, relations internationales, journalisme, droit ou d autres domaines connexes ; Expérience : Au moins 4 années d expérience professionnelle dans le domaine concerné ; Compétences : Connaissance des programmes et activités du HCR ; Très bonnes aptitudes en matière de rédaction ; Expérience en matière d interaction avec le public ; Excellente connaissance de l anglais et connaissance pratique d une autre langue des Nations Unies. COMPÉTENCES REQUISES Code Compétences managériales Code Compétences transfonctionnelles 1. M001 Responsabilisation et 1. X001 Sens de l analyse établissement de rapports de confiance 2. M002 Gestion des performances 2. X002 Innovation et créativité 3. M003 Jugement et prise des 3. X003 Ouverture aux technologies décisions 4. M004 Planification et vision 4. X004 Négociation et résolution de stratégiques conflits 5. M005 Leadership 5. X005 Planification et organisation 6. M006 Gestion des ressources 6. X006 Conception de politiques e recherche 7. X007 Sensibilité aux questions politique 8. X008 Gestion des parties prenantes 9. X009 Capacité de changement e possibilité de s adapter
4 COMPOSANTES FORMATION ET ÉLÉMENTS D APPRENTISSAGE : Composantes formation : L Administrateur auxiliaire sera formé sur le tas dans diverses opérations couvertes par le Bureau régional pour l Afrique, lesquelles lui permettront d avoir une bonne compréhension des défis et des questions concernant le travail humanitaire à travers le monde. Il sera également formé au sein du HCR sur le droit et la protection des réfugiés. Par ailleurs, il aura l occasion de participer à des ateliers organisés par l Unité de communication et le Service des relations avec les donateurs et de mobilisation des ressources du HCR. Éléments d apprentissage : L Administrateur auxiliaire: - apprendra comment préparer des rapports clairs et concis pour un public externe ; - s attèlera à comprendre les questions humanitaires et le mode de fonctionnement des organismes des Nations Unies ; - apprendra comment naviguer sur le logiciel interne Focus de programmation et d établissement des rapports et sera en mesure d extraire les informations nécessaires pour les séances d information avec les donateurs ; - apprendra comment organiser des événements de sensibilisation du public. CONTEXTE OPERATIONNNEL : Informations générales sur l organisation de la structure locale du HCR Le Bureau régional pour l Afrique est composé du Bureau du Directeur et des trois «piliers géographiques» suivants : - Pilier 1 : Afrique orientale et Corne de l Afrique, Tchad, Soudan et Soudan du Sud ; - Pilier 2 : Afrique centrale, les Grands Lacs et l Afrique occidentale ; - Pilier 3 : Ce pilier est un pilier hybride qui assure une couverture géographique pour l Afrique australe et s occupe également de l Unité de gestion des ressources (RMU). Chaque pilier est soutenu par un Conseiller juridique principal et par une Unité administrative coiffée par un Administrateur principal chargé de l administration P4. Le pilier 3 ne dispose pas d un Conseiller juridique principal. Pour les affaires juridiques, il est soutenu en Afrique australe par un Administrateur principal chargé des politiques qui rend compte à la fois au Directeur et au Directeur adjoint du Bureau. Le Bureau du Directeur comprend le Directeur, un Assistant
5 exécutif et un Secrétaire principal. Par ailleurs, un Administrateur principal chargé des politiques et un Administrateur principal chargé des relations extérieures rendent compte au Directeur du Bureau. L Administrateur principal chargé des politiques est soutenu par un Administrateur auxiliaire, Administrateur associé chargé des politiques, et l Administrateur principal chargé des relations extérieures par un Administrateur auxiliaire, Administrateur associé chargé des relations extérieures et un Secrétaire principal. Le Secrétaire principal assure également les services de secrétariat pour le Directeur adjoint couvrant le pilier 3, l Administrateur principal chargé des politiques et le Secteur de l Afrique australe. Grande lignes du programme/projet Le poste/projet aidera le Bureau à représenter et à promouvoir les stratégies, les priorités, les intérêts et les besoins du HCR en Afrique dans le cadre interinstitutions et auprès de la communauté diplomatique, des États donateurs, des partenaires de la société civile et des médias, et ce, en coopération avec la Division des relations extérieures et d autres unités compétentes du Siège. Les décisions de financement étant aujourd hui prises non seulement dans les capitales des pays donateurs, mais aussi davantage sur le terrain, le Bureau joue un rôle de plus en plus important d appui aux efforts de mobilisation des ressources du HCR au niveau des pays. Ébauche concernant les développements envisagés au niveau du programme/projet. Le poste/projet fournira le même appui en 2015 et au cours des années suivantes.