GUIDE POUR LES ORGANISATEURS Déroulement d une activité hors Québec Voici les différentes étapes que nous vous suggérons : 1) OBTENIR DE L INFORMATION S informer sur les projets passés au coordonnateur de programme. Élaborer le déroulement du projet. Établir un budget. Prendre connaissance des documents administratifs que les étudiants devront signer. Demander des soumissions à des agences de voyages. Prendre connaissances des procédures à suivre en cas d urgence (GR-160 à GR-180). Au besoin, consulter le conseiller au Laflèche international. Coffre à outils 1 Raisons et avantages d organiser un projet à l étranger (Annexe 1 GR-137) Caractéristiques importantes d un participant à un projet international. (GR-106) Liste des documents à remettre au Laflèche international avant le départ (Annexe 2 - GR-112) Documents administratifs que les étudiants devront signer: contrat du participant (GR 113), fiche santé (GR-114), lettre de consentement pour une personne mineure voyageant à l étranger et délégation de l autorité parentale (GR-118), etc.) Consulter la liste des agences de voyage recommandées (GR-106) (À élaborer) Gestion financière (GR-151) Conciliation financière voyages hors Québec (GR-153) Visiter le site du Gouvernement du Canada : Conseils aux voyageurs (http://www.voyage.gc.ca/) 2) FICHE PROJET ET ACCEPTATION DU PROJET Compléter la fiche projet (GR-110) et la faire signer par le coordonnateur du programme. Préparer le document Conciliation financière voyages hors Québec (GR-153). Remettre ces documents à la direction concernée pour approbation. Coffre à outils Fiche projet (GR-110) Conciliation financière voyages hors Québec (GR-153) Liste des documents à remettre au Laflèche international avant le départ (Annexe 2 GR-112) 3) RENCONTRE AVEC LES ÉTUDIANTS PRÉPARATION EN VUE DU DÉPART 3.1 Première rencontre avec les étudiants : informer les étudiants du projet. Présenter les objectifs et les responsables du projet; Dévoiler l itinéraire et le déroulement du projet; Expliquer les formations nécessaires (rencontres obligatoires, cours de langue, etc.); Présenter les coûts et les activités de financement possibles; Expliquer les qualités essentielles pour vivre le projet ainsi que les devoirs et les responsabilités des participants. 1 Vous trouverez le coffre à outils dans l onglet «internationalisation de la formation» sur le site internet du Laflèche international : http://inter.clafleche.qc.ca Janvier 2015 Page 1 sur 5
4) FAIRE SIGNER LE DOCUMENT «CONTRAT DU PARTICIPANT» (GR-113) ET SES ANNEXES ET REMETTRE AU LAFLÈCHE INTERNATIONAL AVANT LE PREMIER VERSEMENT DE L ÉTUDIANT POUR LE VOYAGE o Annexe 1 : Lettre de consentement pour une personne mineure voyageant à l étranger et délégations de l autorité parentale (GR-118). o Annexe 2 : Fiche santé (GR-114) o Annexe 3 : Code d éthique et règles de comportement (GR-128) 5) DEUXIÈME RENCONTRE AVEC LES ÉTUDIANTS : EXPLICATION DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS À OBTENIR OU À SIGNER ET DISCUSSION DE L ASPECT FINANCIER DU PROJET À L INTERNATIONAL DOCUMENTS ADMINISTRATIFS Passeport. (http://www.ppt.gc.ca/ ) Visa au besoin. (http://www.voyage.gc.ca/) Compléter le document «liste des participants et numéros de téléphone en cas d urgence» (GR-111) Assurance voyage. o Le groupe utilisera une assurance unique couvrant les soins de santé, le rapatriement d urgence et la responsabilité civile. Cette assurance doit être prise pour tous les participants et les accompagnateurs. ASPECT FINANCIER Présenter les différentes méthodes de levée de fonds. Choisir une méthode et élaborer le plan d action des activités de financement. Partager les tâches et préparer l échéancier. 6) TROISIÈME RENCONTRE AVEC LES ÉTUDIANTS : SANTÉ, SÉCURITÉ ET LOGISTIQUE SANTÉ Présenter les vaccins requis pour le voyage. Remettre aux étudiants le document «Trousse de premiers soins» (GR-135) Expliquer aux participants qu ils doivent prévoir un double de leurs ordonnances (médicaments, lunettes, etc.). Au besoin, partager des trucs concernant l alimentation dans le pays étranger afin d éviter les maladies. SÉCURITÉ Expliquer les règles de sécurité de base en voyage : rester avec le groupe, éviter les vêtements voyant et les bijoux, achat d une pochette pour le passeport, etc. Demander aux étudiants de compléter leur inscription sur le site des Canadiens à l étranger : (https://www.voyage2.gc.ca/registration_inscription/olrportalfra.aspx) Janvier 2015 Page 2 sur 5
LOGISTIQUE Remettre l aide-mémoire pour les bagages. (GR-133). Conseiller aux étudiants de prendre rendez-vous avec leur institution financière afin de régler les détails avant le voyage. (prévenir sa banque de son départ, obtenir une procuration d une personne de confiance au besoin, carte visa, plafond de retrait, devise, etc.) Recommander aux participants de photocopier en deux exemplaires tous les documents importants (passeport, billet d avion, etc.). Ils laissent un exemplaire à une personne de confiance et ils apportent l autre copie avec eux en voyage. Il est également possible de numériser les documents et de les mettre sur une clé USB. Expliquer les étapes à l aéroport : douane, immigration, documents à avoir sur soi à l aéroport. (GR-136). Parler du coût de la vie dans le pays visité. Discuter de la communication dans le pays hôte (accès à internet, cellulaire, etc.) 7) QUATRIÈME RENCONTRE AVEC LES ÉTUDIANTS : L ADAPTATION EN MILIEU INTERCULTUREL (CHOC CULTUREL) CHOC CULTUREL ET CULTURE DANS LE PAYS VISITÉ Décrire le choc culturel et les moyens pour y remédier. Préciser les comportements à éviter et à adopter à l étranger. Discuter des lois et des tabous dans le pays visité. Expliquer les rapports sociaux et la religion dans le pays. 8) AUTRES FORMATIONS AUX BESOINS Voir la fiche sur les formations prédépart suggérées (GR-109) N.B. LE LAFLÈCHE INTERNATIONAL SERA PARTENAIRE DU DÉVELOPPEMENT ET DE L ANIMATION DE CES FORMATIONS. 9) DOSSIER EN CAS D URGENCE Remettre tous les documents pour le dossier en cas d urgence au Laflèche international cinq (5) jours ouvrables avant la date d annulation du voyage (Annexe 2 GR -112). Prendre en note le nom et le numéro de téléphone de la personne-contact en cas d urgence du Collège. Au besoin, celle-ci sera disponible lors d une urgence sur le terrain. Janvier 2015 Page 3 sur 5
ANNEXE 1 (GR-137) Raisons de participer à un stage/projet à l international De multiples raisons motivent la réalisation d un stage ou d un projet à l international. Que ce soit pour des échanges interculturels, techniques ou pour un voyage à caractère académique, plusieurs motifs incitent les étudiants et les établissements scolaires à valoriser les projets à l international. Raisons pour les stagiaires : Professionnelles : o Acquérir des connaissances et des expériences par l exploration d autres méthodes et techniques; o Apprendre à s adapter à différents environnements de travail; Personnelles : o S initier ou se perfectionner à d autres langues, à la géographie, à l histoire; o Développer le travail d équipe et le sens de la débrouillardise; Culturelles : o Vivre la diversité culturelle et s ouvrir sur les autres cultures: découvrir d autres peuples et d autres modes de vie. Raisons pour les organisateurs : Acquérir des connaissances et des expériences par l exploration d'autres méthodes et techniques; Partager son expertise avec des collègues étrangers et comparer son savoir-faire; Diversifier et enrichir son parcours professionnel par des activités internationales; Favoriser le dialogue interculturel; Développer de nouvelles habiletés par la mise sur pied d un projet; Contribuer à l enrichissement des connaissances de ses élèves; Faire connaître à ses élèves d autres réalités économiques, politiques, sociales et culturelles. Bibliographie Éducation internationale. «Guide d organisation. Stages à l étranger pour élèves en formation professionnelle». 77 p. Janvier 2015 Page 4 sur 5
ANNEXE 2 : Liste des documents à remettre au Laflèche international avant le départ (GR-112) Activité de groupe hors Québec Programme : Nom du responsable : Pays : Date d annulation du voyage : DOCUMENTS À REMETTRE AVANT LE PREMIER VERSEMENT DE L ÉTUDIANT POUR LE VOYAGE Copie du contrat du participant signé par les étudiants (GR-113) et ses annexes (GR-118/GR-114/GR-128) DOCUMENTS À REMETTRE 15 JOURS OUVRABLES AVANT LA DATE D ANNULATION DU VOYAGE DOSSIER EN CAS D URGENCE Nom des étudiants et coordonnées des personnes à joindre en cas d urgence (GR-111) Copie des passeports (étudiants et accompagnateurs) Copie des billets d avion, le cas échéant (étudiants et accompagnateurs) Copie de la preuve d assurances (couverture maladie complète, hospitalisation, rapatriement) Lettre de consentement pour une personne mineure voyageant à l étranger et délégation de l autorité parentale pour chaque mineur (GR- 118) Itinéraire détaillé et coordonnées pour joindre les accompagnateurs Inscription obligatoire des étudiants et des accompagnateurs sur le site Internet du MAECI (pour les activités à l extérieur du Canada) Prendre possession du cellulaire international du Laflèche international Les paiements des étudiants ont été effectués Toute autre information jugée pertinente par l organisateur. Vous trouverez ces documents sur le site internet du Laflèche international dans l onglet «internationalisation de la formation» à la section «coffre à outils». Janvier 2015 Page 5 sur 5