Fiche pratique n 6 Association Les règles de bonne gouvernance: un préalable à la transparence Les dirigeants des organismes sans but lucratif et à forte activité doivent pouvoir s appuyer, pour exercer leurs fonctions, sur une organisation efficace et transparente. Pour disposer d une organisation performante, il convient de mettre en place des règles dites de «bonne gouvernance» adaptées à la nature des organisations et de leurs missions. Les règles de bonne gouvernance sont l ensemble des règles permettant à un organisme de fonctionner durablement conformément à son objet, et en toute transparence, vis-à-vis de son environnement direct, qu il s agisse des adhérents, des usagers ou encore de donateurs. Principes de bonne gouvernance La charte de déontologie Lorsque les dirigeants de l association décident d adopter une charte de déontologie, celle-ci fixe les principes de bonne conduite de l association. Rédigée et mise en oeuvre par le conseil d administration, elle couvre les différentes activités de l association et notamment ses relations avec les tiers (donateurs et prospects,bénéficiaires de l aide ou du soutien de l association, organismes gouvernementaux français et étrangers, etc.). Lorsque qu il existe un organe de contrôle interne, il veille au respect des règles de gouvernance et de la charte de déontologie par les dirigeants et les principaux collaborateurs. Il fait part de son avis au conseil. Une stricte séparation des pouvoirs Dans le cas d associations disposant d administrateurs élus (bureau, conseil d administration, assemblée générale) et d une direction générale composée de salariés, la séparation des rôles entre élus (au rôle politique) et salariés (au rôle technique), doit être formalisée Formaliser le rôle du président et du directeur Rédiger une charte du bénévole Rédiger un règlement intérieur en complément des statuts Le projet associatif clair et défini L association doit définir ses orientations, sa vision, ses valeurs et ses missions de façon compréhensible et cohérente. L ensemble est rappelé dans ses communications. L adoption d un plan stratégique Le conseil d administration doit adopter une stratégie, qu il présente sur des documents de communication et de sensibilisation interne, et organiser le suivi formalisé de ce plan stratégique dans les services. La direction générale doit présenter au conseil d administration, annuellement, un rapport sur l exécution du plan. La transparence administrative Il faut que les missions et l activité de l association concordent avec les statuts et l objet social. Les statuts doivent être disponibles au siège de l association, mais également facilement accessibles aux tiers (Internet ou autre mode). Les autorisations d agrément doivent être à jour. Une organisation formalisée
Un manuel de procédures internes permet d identifier qui fait quoi et comment. Ces procédures peuvent être contrôlées par le commissaire aux comptes (voir détail ci-après). La gestion désintéressée de l association L association est administrée à titre bénévole par des personnes n ayant aucun intérêt direct ou indirect aux résultats de son exploitation. Les administrateurs peuvent s appuyer sur une direction, composée de salariés qualifiés, qui auront pour tâche de mettre en oeuvre le projet porté par les dministrateurs. L association ne procède à aucune distribution directe ou indirecte de bénéfices. Les activités de nature commerciale et à caractère lucratif sont marginales et encadrées. Elles sont cantonnées dans un secteur comptable ou une filiale. Les activités non lucratives sont largement prédominantes. Les frais remboursés aux dirigeants sont limités et ne doivent pas constituer des rémunérations indirectes déguisées. Ils sont appuyés de piècejùstificatives et sont soumis à une procédure interne de contrôle qui inclut un contrôle du comité d audit, s il existe. Sont écartées notamment les dépenses somptuaires et celles engagées hors de l activité sociale. La rémunération des directeurs salariés n est pas excessive. Le cumul d un emploi rémunéré et d une fonction élective est soumis à conditions.,. attribution d une fonction salariée à un administrateur nécessite un accord spécifique du CA. Sa mission doit être définie et distincte de ses fonctions électives. La réalité de la mission salariale d un administrateur fait l objet d un contrôle par le CA ou le comité spécialisé nommé à cet effet. Les organes de gouvernance et de direction Une assemblée générale informée et active Il n est pas nécessaire qu une association ait beaucoup de membres pour être bien gouvernée.le quorum est fixé pour toutes les assemblées par les statuts. Le cumul des procurations est limité. L association sollicite activement la participation de ses membres à l assemblée générale et les convoque suffisamment longtemps à l avance pour que le quorum soit habituellement atteint à la première convocation.les documents relatifs à l ordre du jour (comptes annuels et rapports, texte des résolutions, liste des candidats connus) doivent être adressés ou mis à disposition des membres dans le délai prévu par les statuts,ou à défaut, dans un délai raisonnable avant l assemblée. L association peut en apporter la preuve.dans les associations de plus de 50 membres, le vote à distance par correspondance ou Internet est organisé pour permettre l expression de tous. Les nominations d administrateur font l objet d une information préalable avec profession de foi des candidats. Un scrutin séparé par candidat est organisé. Il n y a pas de vote de liste bloquée, mais le président ou le conseil peut exprimer un soutien. Le secrétariat des assemblées est assuré formellement le proçès-verbal retrace les débats. Il est signé par le bureau, reporté sur les registres, et les formalités éventuelles à la préfecture sont effectuées dans les délais légaux. Pour un conseil d administration efficace Le conseil veille à un certain renouvellement de ses membres qui sont élus par l assemblée selon les principes suivants Le nombre de mandats successifs est limité Une limite d âge est instaurée pour tout ou partie du conseil d administration Certains administrateurs sont missionnés pour favoriser, solliciter, apprécier des candidatures Les candidats sont sollicités pour leurs compétences diversifiées, leur disponibilité et leur adhésion aux valeurs Le conseil d administration se réunit suffisamment souvent pour assurer ses missions. Les administrateurs doivent être assidus et effectuer les tâches prévues entre les réunions. Idéalement, les travaux du conseil devraient comprendre chaque année L examen de la stratégie,
Le contrôle et la recherche de l efficacité et de la transparence, L examen des comptes et de l emploi des fonds, L analyse du compte-rendu de mission des différents comités. Les réunions du conseil d administration doivent être précédées, pour une bonn& information, de l envoi plusieurs jours à l avance d un dossier de référence sur les questions à l ordre du jour. Le conseil d administration nomme et organise des comités spécialisés chargés de préparer en groupe des décisions importantes ou sensibles. Ces petits groupes d administrateurs, comités d administrateurs ou comités spécialisés, préparent et éclairent les décisions du conseil ou du président. II peut s agir de commissions spécialisées (scientifique, stratégique, financière) qui peuvent être composées d administrateurs et de personnalités qualifiées. Proposition d un questionnaire d autodiagnostic sur l état de la gouvernance dans l association Ce type de questionnaire d évaluation de la transparence de la gestion pourrait être intégré aux contrats de versement de subvention par une collectivité publique, comme condition impérative pour être gestionnaire de fonds publics. Il s agirait alors pour la collectivité de faire valider les informations fournies par le président de l association par un professionnel indépendant. Une proposition de questionnaire est élaborée ci-après. Elle vise à permettre à la collectivité de mieux appréhender l organisation du pouvoir de décision et de gestion dans la structure associative (transparence indispensable à la confiance accordée par la collectivité), à sécuriser l emploi des fonds qu elle acceptera de verser alors, dans la confiance de la bonne utilisation des deniers publics. La certification des comptes Les comptes annuels de l association sont audités en vue de leur certification par le commissaire aux comptes dans les six mois suivant la clôture de l exercice social (voir ci-dessus partie relative au commissaire aux comptes).