DOSSIER SPÉCIAL TRAVAIL COLLABORATIF ET GESTION DE CONTENU COMMENT AMÉLIORER LA COLLABORATION ET LA COMMUNICATION AU SEIN DE VOTRE ORGANISME? AUTEUR : HEFAIEDH MYRIAM
DOSSIER TRAVAIL COLLABORATIF ET GESTION DE CONTENU COMMENT AMÉLIORER LA COLLABORATION ET LA COMMUNICATION AU SEIN DE VOTRE ORGANISME? 2
SOMMAIRE LES CONCEPTS CLÉS DU TRAVAIL COLLABORATIF ET DE LA GESTION DE CONTENU Concepts clés Le travail collaboratif...4 Le Workflow...5 CONCEPTS MAJEURS ET BÉNÉFICES MAJEURS DU TRAVAIL COLLABORATIF ET DE LA GESTION DE CONTENU La gestion de contenu...6 Les systèmes de gestion de contenu...6 Les principaux bénéfices de la mise en place de solutions de gestion de contenu et de travail collaboratif...7 LA MISE EN PLACE DE SOLUTIONS DE TRAVAIL COLLABORATIF ET DE GESTION DE CONTENU La nécessité d une réflexion en amont sur les processus, les rôles, la gestion de la sécurité et des droits d accès...8 La rationalisation de la gestion, la diffusion et le partage des ressources documentaires de l entreprise...8 La modélisation et l implémentation des processus métiers et administratifs...9 La nécessité d un référentiel commun pour évoluer vers la culture collaborative au sein de votre organisme...12 Le portail, le point d entrée au travail collaboratif et accessible à l ensemble des collaborateurs de l organisme...12 DES SOLUTIONS MÉTIERS POUR STRUCTURER ET DÉVELOPPER LE TRAVAIL COLLABORATIF ET LA COMMUNICATION AU SEIN DE VOTRE ENTREPRISE Immodoc...15 Workflow designer...15 Applications d entreprise...15 3
LES CONCEPTS CLÉS DU TRAVAIL COLLABORATIF ET DE LA GESTION DE CONTENU CONCEPTS CLÉS Le travail collaboratif Le Workflow métier Le Workflow administratif La gestion de contenu Les systèmes de gestion de contenu Le travail collaboratif Le travail collaboratif est un mode de fonctionnement ou de production qui, dans un environnement informatisé ou en ligne, vise à favoriser la collaboration entre pairs, en permettant d, échanger et de partager des compétences pour mieux réussir un projet commun. Ce mode de travail révolutionne l, organisation hiérarchisée traditionnelle, maximise le potentiel créatif des intervenants dans un projet donné, fluidifie les processus, répond au besoin de travailler en mode distant, améliore la performance de l, entreprise et réduit considérablement ses coûts. C, est pourquoi, quasiment inexistantes dans les années 2000, les problématiques liées au travail collaboratif connaissent aujourd, hui un fort intérêt. Le travail collaboratif résulte des deux modalités suivantes : organiser le travail en séquences de tâches parallèles, fournir aux acteurs de chacune des tâches une information utile et facilement exploitable sur les autres tâches parallèles et sur l, environnement de la réalisation. 4
LES CONCEPTS CLÉS DU TRAVAIL COLLABORATIF ET DE LA GESTION DE CONTENU Le Workflow On appelle «Workflow» («flux de travail») la modélisation et la gestion informatique de l, ensemble des tâches à accomplir et des différents acteurs impliqués dans la réalisation d, un processus métier (aussi appelé processus opérationnel ou bien procédure d, entreprise). Le terme de «Workflow» pourrait donc être traduit en français par «gestion électronique des processus métiers». De façon plus pratique, le Workflow décrit le circuit de validation, les tâches à accomplir entre les différents acteurs d, un processus, les délais, les modes de validation, et fournit à chacun des acteurs les informations nécessaires pour la réalisation de sa tâche. Pour un processus de publication en ligne par exemple, il s, agit de la modélisation des tâches de l, ensemble de la chaîne éditoriale (source Wikipédia). Cette définition issue de Wikipédia devrait être complétée par une distinction supplémentaire : le Workflow métier vs le Workflow administratif. Workflow métier : il consiste à intégrer des applications métiers dans le processus de Workflow modélisé. Les liens entre les étapes peuvent être conditionnés par des tests effectués sur des données métiers. Workflow administratif : Il permet de dématérialiser des processus administratifs et d, optimiser les échanges documentaires entre les différents services ainsi que les circuits de validation. 5
CONCEPTS MAJEURS ET BÉNÉFICES MAJEURS DU TRAVAIL COLLABORATIF ET DE LA GESTION DE CONTENU La culture collaborative Les projets collaboratifs Le partage et la structuration des ressources documentaires La gestion structurée de la communication (accès sécurisé, rapide, ciblé, chaîne de publication, circuit de validation, etc.) La gestion de contenu La gestion de contenu (en anglais Enterprise Content Management, ECM) vise à gérer l, ensemble des contenus d, une entreprise. Il s, agit de prendre en compte les informations sous forme électronique, qui ne sont pas structurées, comme les documents électroniques, par opposition à celles déjà structurées dans les bases de données. A titre d, exemple, on va pouvoir gérer l, ensemble des informations d, un dossier locataire : courriers papier, fax, contrats, etc., dans une même infrastructure. Les systèmes de gestion de contenu Ils permettent de réaliser la gestion de contenu dans l, entreprise et couvrent les fonctionnalités suivantes : la gestion décentralisée des documents de tous types (papier, pages HTML, photos numérisées, etc.), la formalisation et la gestion structurée de la communication entre les collaborateurs et avec l, extérieur (Intranet, Extranet, Internet), l, accès personnalisé, rapide et sécurisé, pour chaque collaborateur autorisé, aux documents utiles dans le cadre de son activité, 6
CONCEPTS MAJEURS ET BÉNÉFICES MAJEURS DU TRAVAIL COLLABORATIF ET DE LA GESTION DE CONTENU la mise en place d, une chaîne de publication (Workflow) offrant par exemple la possibilité de publier (mettre en ligne le contenu) des documents et de gérer les circuits de validation. Ce système de Workflow permet ainsi de diffuser automatiquement l, information auprès d, utilisateurs ou de groupes d, utilisateurs au bon moment et à bon escient, la gestion du partage des documents dans le cadre de projets collaboratifs, la structuration du contenu (utilisation de FAQ, de blog, forum de discussion, etc.). Les principaux bénéfices de la mise en place de solutions de gestion de contenu et de travail collaboratif Ainsi les solutions de travail collaboratif et gestion de contenu se complètent pour offrir aux collaborateurs un environnement propice à la communication, au partage et à la fluidification des processus métiers. Ces solutions permettent notamment de : travailler à distance, échanger et collaborer, sécuriser et structurer les divers documents circulant dans l, entreprise, fédérer les salariés, informer, réduire les coûts et améliorer la productivité, apprendre et favoriser l, innovation. 7
LA MISE EN PLACE DE SOLUTIONS DE TRAVAIL COLLABORATIF ET DE GESTION DE CONTENU Etapes préalables et solutions préconisées par Aareon 1/ La nécessité d une réflexion en amont sur les processus, les rôles, la gestion de la sécurité et des droits d accès Le travail collaboratif et la gestion de contenu présentent des bénéfices évidents mais nécessitent des précautions particulières en termes de gestion de la sécurité et des droits d, accès ainsi que la mise en place de modes opératoires spécifiques basés sur différentes technologies (la GED, le Workflow, etc.). Ainsi la mise en place d, un outil de gestion de contenu et travail collaboratif nécessite une réflexion en amont sur les processus (processus métiers et administratifs), les rôles et les droits d, accès etc. Cette phase est capitale pour la réussite de votre projet d, évolution vers le travail collaboratif et le partage de la connaissance. LA RATIONALISATION DE LA GESTION, LA DIFFUSION ET LE PARTAGE DES RESSOURCES DOCUMENTAIRES DE L ENTREPRISE Une réflexion en amont sur les processus de l organisme (administratifs et métiers) avec une prise en compte de la gestion de la sécurité et des droits d accès Partager un même référentiel documentaire basé sur une structure unique Maîtriser l ensemble de la chaîne de gestion documentaire (validation, archivage, recherche, partage et diffusion) 8 Les entreprises opérant dans le secteur immobilier, gèrent une masse importante de documents pas nécessairement liés à leur cœur de métier : comptes rendus de réunions, textes réglementaires, publications du service de communication, notes de services, etc. L, entreprise a donc besoin de rationaliser la gestion, la diffusion, et le partage de ces divers documents dans un cadre hautement sécurisé. Pour répondre à ce besoin précis, Aareon a développé Immodoc, outil de gestion de contenu basé sur les mêmes concepts que les outils de GED embarqués dans Immoware et les autres applications de PortalImmo Habitat. Ainsi tous les collaborateurs de l, organisme partagent un même référentiel documentaire basé sur une structure unique.
LA MISE EN PLACE DE SOLUTIONS DE TRAVAIL COLLABORATIF ET DE GESTION DE CONTENU Accessibles à tous les collaborateurs, via le portail d, entreprise, avec des droits adaptés à leurs profils, les fonctionnalités d, Immodoc couvrent l, ensemble de la chaîne de gestion multimédia des documents : validation, archivage, recherche, partage et diffusion. Immodoc permet ainsi une meilleure exploitation des ressources documentaires et de l, information via : la sécurisation de l, accès aux documents, une fluidification des processus de communication avec un accès sélectif à l, information selon le domaine d, activité, une extension sécurisée du périmètre de partage (les fournisseurs, les clients et prospects) conformément à notre vision de l, entreprise étendue. LA MODÉLISATION ET L IMPLÉMENTATION DES PROCESSUS MÉTIERS ET ADMINISTRATIFS Modéliser vos processus de Workflow avec un compte rendu graphique et commenté Penser aussi bien aux processus métiers qu aux processus administratifs pour gagner du temps et faciliter le travail de vos collaborateurs Adapter votre ERP à vos processus (conception et implémentation au sein de votre ERP) Au-delà des prestations d, accompagnement pour mener à bien l, étape de réflexion préalable concernant les processus métiers et administratifs, Aareon a développé un outil de modélisation des processus de Workflow. Cet outil permet de concevoir graphiquement tous types de processus (compte rendu graphique et commenté) : Les processus administratifs comme par exemple, la validation des demandes (demandes de congés, demandes d, interventions informatiques, formation, etc.), les réservations (salles de réunion, trains, etc.), les commandes auprès du comité d, entreprise (spectacle, cinémas, sorties, etc.). Les processus métiers comme par exemple la validation des factures ou le traitement des réclamations et ce conformément au moteur de Workflow d, Immoware Entreprise (bénéfice de l, intégration). 9
LA MISE EN PLACE DE SOLUTIONS DE TRAVAIL COLLABORATIF ET DE GESTION DE CONTENU A cette étape du projet, Workflow designer vous permet de : disposer d, un support de réflexion pour vos réunions de travail concernant vos processus de Workflow, ainsi qu, un compte rendu graphique et commenté pour améliorer la visibilité de vos processus et leur compréhension, gagner du temps en disposant d, un outil de travail conjoint avec Aareon pour la mise en place des processus métiers, même les plus complexes : les processus métiers de Workflow modélisés sont enregistrés sous format XML et sont donc directement exploitables par les équipes de développement d Aareon, gagner en autonomie en concevant et en implémentant, vous mêmes et en toute facilité les processus administratifs. Une fois enregistrés dans la base, ils deviennent opérationnels : le moteur d, exécution interprète le processus modélisé et le génère au sein du portail sous forme de tâches accessibles dans les corbeilles des collaborateurs impliqués dans le processus implémenté (cf. Exemple page suivante). Par la suite, cet outil vous permet de maîtriser votre ERP en modifiant à tout moment, avec l, assistance de nos équipes d, experts, et selon vos besoins, vos processus de Workflow et/ou en implémenter de nouveaux. 10
LA MISE EN PLACE DE SOLUTIONS DE TRAVAIL COLLABORATIF ET DE GESTION DE CONTENU Exemple de Workflow administratif : processus de validation d une fiche de mission Deux modes de conception des processus de Workflow (mode simple et mode avancé) selon les besoins et les compétences de l, utilisateur. Des notes spécifiques peuvent être insérées et utilisées par la suite pour affiner la conception du processus Les liens entre les étapes peuvent être conditionnés par des tests effectués sur les données métiers (exemple: pour la validation d, une facture, si le montant de la facture est supérieur à X euros, la validation est faite par le directeur financier sinon par le service financier). Génération d, un rapport de configuration sous format pdf. L, exécution du processus implémenté se concrétise par des tâches accessibles via la corbeille du collaborateur concernée. Intégration de la notification et de l, alerte (exemple : envoi d, une notification si la tâche n, est pas exécutée au-delà de 3 jours). 11
LA MISE EN PLACE DE SOLUTIONS DE TRAVAIL COLLABORATIF ET DE GESTION DE CONTENU 2/ La nécessité d un référentiel commun pour évoluer vers la culture collaborative au sein de votre organisme LE PORTAIL, LE POINT D ENTRÉE AU TRAVAIL COLLABORATIF ET ACCESSIBLE À L ENSEMBLE DES COLLABORATEURS DE L ORGANISME Le portail, le point d entrée au travail collaboratif Un portail enrichi de différentes applications pour optimiser son utilisation au sein des différents services de l organisme et évoluer vers la culture collaborative La garantie d une intégration native entre toutes les applications de l entreprise, facilite le travail collaboratif et la mise en place de procédures transversales automatisées : l ensemble de vos collaborateurs, quelque soit leur service évoluent dans le même référentiel (même ergonomie, partage du même moteur de Workflow, etc.) Par ailleurs, en matière de travail collaboratif, Aareon a été avant-gardiste en structurant, dès le départ, son offre autour d, un portail qui permet à l, ensemble des collaborateurs d, accéder à un espace de travail convivial, sécurisé et regroupant l, ensemble des applications nécessaires à leurs activités. Ce portail constitue le point d, entrée au travail collaboratif et a été, au fur et à mesure de l, émergence des besoins, enrichi de diverses applications telles que : la gestion des demandes de congés, la gestion des enquêtes (enquêtes de satisfaction locataires, études des besoins des locataires pour le lancement d, un nouveau service, questionnaires internes, etc.), la gestion des formulaires, trombinoscope et organigramme, etc. 12
D OSSIER LA TRAVAIL COLLABORATIF ET GESTION DE CONTENU MISE EN PLACE DE SOLUTIONS DE TRAVAIL COLLABORATIF ET DE GESTION DE CONTENU Espace de travail personnalisable et sécurisé : intégration de votre logo, liens vers les applications utilisées, accès à la corbeille des tâches, intégration de, flux RSS, d agenda applicatif, etc. 13
LA MISE EN PLACE DE SOLUTIONS DE TRAVAIL COLLABORATIF ET DE GESTION DE CONTENU Les bénéfices engendrés par ces différentes applications sont : une réduction des coûts via la suppression progressive des documents papiers, une amélioration de la productivité en fluidifiant les échanges entre les différents services le suivi et la traçabilité. Ces briques applicatives permettent d, élargir le périmètre d, utilisation du portail à l, ensemble des services (service administratif et ressources humaines, service juridique, service chargé de la qualité, etc.). Ce qui constitue un avantage déterminant pour accompagner le changement et évoluer vers des habitudes de travail collaboratif à l, échelle de l, entreprise. Ainsi la garantie d, une intégration native entre toutes nos applications, facilite le travail collaboratif et la mise en place de procédures transversales automatisées : l, ensemble de vos collaborateurs, quelque soit leur service évoluent dans le même référentiel (même ergonomie, partage du même moteur de Workflow, etc.) ce qui constitue à notre sens un pré-requis. Comment envisager collaborer si on ne partage pas le même référentiel? C, est pourquoi Aareon a opté pour une approche intégrée de sa suite logicielle, contrairement à d, autres éditeurs qui ont fait le choix de s, interfacer avec d, autres solutions du marché souvent trop génériques, pouvant engendrer des difficultés en termes d, interfaçage, et nécessitant des formations supplémentaires des collaborateurs. Ce dernier choix, peu propice au travail collaboratif en «cloisonnant ainsi les divers services», a été très éliminé par Aareon. Dans cette volonté d, offrir aux collaborateurs un référentiel unique, Aareon a également intégré au sein d, Immodoc, un glossaire pour diffuser au sein de l, organisme une sémantique unique et une codification uniformisée. Cet outil de gestion de la connaissance (en anglais Knowledge management), au-delà de présenter un intérêt évident en termes d, apprentissage et d, intégration des nouveaux collaborateurs, constitue un pré- requis indispensable pour faciliter les échanges et la collaboration au sein de l, organisme. 14
DES SOLUTIONS MÉTIERS POUR STRUCTURER ET DÉVELOPPER LE TRAVAIL COLLABORATIF ET LA COMMUNICATION AU SEIN DE VOTRE ENTREPRISE Immodoc, la solution de gestion de contenu et de communication Workflow designer, la modélisation des processus métiers et administratifs Applications d entreprise, une bibliothèque d applications pour enrichir votre portail, étendre son utilisation à l ensemble de vos services et évoluer ainsi vers la culture collaborative Immodoc, la solution de gestion de contenu (la publication, la communication, les circuits de validation, la recherche de documents, les forums de discussion et bases de connaissances, le glossaire, l, administration et l, archivage, la personnalisation des interfaces graphiques, etc.). Workflow designer, l, outil de modélisation des processus métiers et des processus administratifs avec des comptes rendus graphiques commentés afin de faciliter la phase de réflexion sur vos processus, leur diffusion au sein de l, organisme et enfin leur implémentation au sein de votre système d, information. Cet outil vous permet d, implémenter en toute simplicité les processus modélisés (les utilisateurs sont totalement autonomes pour les processus administratifs. L, implémentation des processus métiers nécessite l, assistance de nos équipes d, experts). Applications d, entreprise, pour une gestion optimisée de l, ensemble de vos activités et offrir un référentiel commun à l, ensemble de vos collaborateurs (la gestion des demandes de congés, la gestion des formulaires, etc.). 15
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