1 Le 04/06/2008 - - TMI ORION - - Projet de Système d Information Intranet Proposition Commerciale Version 3.0 Document N 080604-01 DESCRIPTION DU PROJET... 2 Définition Objectifs... 2 Généralités... 3 Architecture technique...3 Les Etapes du Projet...4 Rédaction du Cahier des Charges...4 Conception de la base de données Langage de script...4 Récupération et Réintégration des données existantes...5 Interconnexion avec SAGE Ligne 100...5 Charte graphique (option)...5 Langues...5 Production (Produits Neufs)... 6 SAV... 8 Gestion des Dossiers SAV (pour Réception et Intervention)...8 Traitement d un SAV - Etape 1 Réception...8 Traitement d un SAV - Etape 2 Intervention...9 METROLOGIE... 10 Gestion des Dossiers Métrologie...10 Traitement d un dossier de Métrologie...10 TEST FINAL - EXPEDITION... 12 Gestion des Dossiers Test final / Expe...12 Traitement d un dossier de Test Final / Expédition...12 Statistiques - Reporting... 13 Suivi Commercial... 14 Fonction Gestion des Clients / Distributeurs / Prospects...14 Infos Client sur le Web TMI... 14 Export d infos...14 Réalisation du système de gestion/paramétrage de l application... 15 Gestion des Utilisateurs de l Intranet...15 Gestion Paramètres généraux de l application...15 Tests Recette Mise en exploitation... 16 Tests...16 Recette...16 Formation des utilisateurs...16 Assistance Téléphonique... 17 Option : Contrat de maintenance... 17 Garantie de bon fonctionnement... 17 Compatibilité avec les logiciels de navigation Web...17 Correction des erreurs de programmation...17 Propriété du système... 18 PROPOSITION COMMERCIALE... 19 Avantages clés de la proposition... 19 Budget... 19 Délais... 20 Conditions de règlement... 20 Résiliation... 21 Signature... 21
2 DESCRIPTION DU PROJET Définition Objectifs TMI Orion souhaite déployer un nouveau système d information interne pour remplacer et compléter le système existent basé sur le système Commence. Le nouveau système répondra à 3 objectifs fonctionnels principaux : - Traçabilité des appareils (fabrication des appareils neufs, SAV) - Contrôle de la qualité et des rendements - Suivi commercial Le nouveau système servira de base de données clients principale. Sage en sera une copie. L interface de l application sera développée en anglais. Accessibilité : En mode Intranet - par réseau VPN, depuis : Montpellier, Dulles (US), Chine, Postes Nomades.
3 Généralités Architecture technique Le système sera hébergé sur un serveur du réseau local interne de TMI à Montpellier. Les utilisateurs internes distants pourront y accéder grâce au VPN. Certaines informations destinées à être publiées dans les espaces clients du site Web pourront être exportées vers ce dernier. TMI-Orion - Montpellier Data-Center - Paris Serveur Intranet VPN VPN INTERNET Synchro Infos Clients Web Site Web Serveur Sage Ligne 100 Utilisateurs distants (US, Chine ) Contrôle d accès Préconisation pour le serveur qui hébergera l application : Pour supporter le fonctionnement de l Application Intranet, nous préconisons l utilisation d un serveur dédié. Cela apporte les possibilités suivantes : - Tolérance de panne : - pas d autres services/clients sur le serveur risques limités - dimensionnement spécifique du serveur triple disque RAID5 (permet un changement de disque sans arrêter le serveur) Alimentation redondante (permet un changement d alim sans changer de serveur) Contrat d intervention technique sous 4h 24/24-365/365 Sauvegarde automatisée des données
4 Les Etapes du Projet Le Projet dans sa globalité peut être décomposé de la façon suivante : - Rédaction du cahier des charges (première phase). - Structuration de la base de données. - Préparation du serveur qui hébergera l application (par TMI) - Récupération des données existantes - Développement de l application (phase 1) - Paramètres généraux - Gestion de la Production - Test, mise en exploitation, formation utilisateurs - Développement de l application (phase 2) - Gestion SAV - Gestion Métrologie - Gestion Test final / Expé - Test, mise en exploitation, formation utilisateurs Pendant toute la durée du projet, un chef de projet sera dédié au suivi technique et administratif de votre projet. Rédaction du Cahier des Charges Le présent document constitue une description générale du contexte et des fonctions à développer pour le nouveau système Intranet. Avant le démarrage de la programmation, la première étape consistera en la rédaction d un Cahier des Charges détaillé qui précisera la description de chacune des fonctions. Ce Cahier des Charges sera rédigé par Otake en collaboration avec TMI. Chacune des fonctions sera détaillée en faisant en sorte que son temps de développement reste conforme avec le chiffrage établi dans le présent document. Si nécessaire, un avenant au contrat pourra être établi pour ajouter du temps supplémentaire à une fonction. Le Cahier des Charges devra être validé par TMI avant le démarrage de la programmation. Il constituera la base de référence pour établir la recette finale du projet. Conception de la base de données Langage de script Suite à l élaboration du Cahier des Charges, la base de données sera construite afin d accueillir et organiser toutes les données et leurs relations. Le moteur de base de données sera MySQL. Le système sera développé essentiellement en langage PHP.
5 Récupération et Réintégration des données existantes La récupération de données existantes dans le système «Commence» est un point déterminant avant la mise en route du nouveau système. Cela dit, la récupération intégrale n est pas envisageable. Aussi, nous prévoyons dans la mesure du possible la récupération des Produits (N de série) et de l association Produit / Client. Le mode d intégration dépendra du format de données-sources récupérées ; ainsi, il sera éventuellement possible d intégrer certaines données automatiquement (réalisation de scripts d intégration), sous réserve d établir des correspondances certaines entre les formats des données récupérées et le format de la nouvelle base de données. A ce stade, nous ne pouvons pas garantir une intégration automatique de ces données. Aussi, nous proposons un forfait de 2 jours à consacrer à ces opérations d intégration. En fonction de leur évolution, il faudra éventuellement prévoir plus de temps de notre part (si nécessaire) ou de votre part (ex : saisie manuelle de données existantes dans le nouveau système). Nous précisons également que la récupération et l intégration des données existantes ne sauraient constituer un élément bloquant quant à la validation de la livraison/réception du projet. Interconnexion avec SAGE Ligne 100 Le serveur hébergeant SAGE Ligne 100 est dans le réseau local de TMI Orion (Montpellier). L application ne réalisera aucune interrogation directe de SAGE ; seul SAGE exécutera des envois de données ou des récupérations de données. Des données pourront être échangées entre SAGE et l Application Intranet par le biais de scripts d import/export automatisant des transferts de données. Charte graphique (option) Sur demande, un travail de design peut être prévu afin d améliorer la présentation et l ergonomie du système. Langues L ensemble de l application sera réalisé en anglais.
6 Production (Produits Neufs) Le Process flow : 1 Lancement 2 Fabrication et test 3 Etalonnage / Métrologie 4 Test final / Expédition Description des fonctionnalités à développer : - Ecran Lancement de produit - Saisie de toutes les informations liées à un nouveau produit. S/N N de l ARC (ordre de fabrication issu de SAGE importé) Type (Sélecteur, liste prédéfinie, choix unique) Génération (Sélecteur, liste prédéfinie, choix unique) Type de pile (Sélecteur, liste prédéfinie, choix unique) EndUser (Sélecteur, liste prédéfinie, choix unique) Distributeur (Sélecteur, liste prédéfinie, choix unique) Destination appareil (vendu, prêté, demo, stock, rebut) Lieu fabrication (Sélecteur, liste prédéfinie, choix unique) Personnalisation Electronique (3 lignes) Mécanique (3 lignes) Métrologie (3 lignes) - Fonction de duplication de fiche (quand commande multiple) - Ecran Fabrication et Test - Zone 1 : Rappel des Infos de Lancement - Zone 2 : Infos à renseigner Détermination des tests En fonction de la correspondance entre les types et les tests (définis dans le paramétrage de l application voir après), les tests sont proposés. Résultats des tests - En face de chaque test, Pass ou Fail + Champs de saisie de défauts (liste à choix - multiples) - Définition de la métrologie en fonction des tests (définis dans le paramétrage de l application voir après) - Possibilité de saisir 2 passages de tests (max). - Si Fail au deuxième passage, édition d une fiche de non-conformité.
7 Infos à renseigner en vue de la Métrologie/Etalonnage (si nécessaire) : - Demande de contrôle avant ajustage O/N - Ajustage O/N - Vérification O/N - Certificat O/N
8 SAV Le Process flow : 1 Réception 2 Intervention 3 Etalonnage / Métrologie 4 Test final / Expédition Description des fonctionnalités à développer : Gestion des Dossiers SAV (pour Réception et Intervention) - Rechercher / Lister les dossiers de SAV - Par Client / Distributeur - Par N Série Produit - Par Type de Produit - Par statut de dossier - Tableau des dossiers de SAV - Consulter un dossier de SAV Traitement d un SAV - Etape 1 Réception - Ouverture d un nouveau dossier SAV Possibilité de dossier avec plusieurs produits. - Phase 1 : Création d un N SAV - Phase 2 : Saisie d un (ou plusieurs) N de série - Affichage des données liées au produit - Phase 3 : Saisie d infos - Lieu du SAV (sélecteur, choix unique) - Date réception du colis - Nom contact client - Adresse expédition - Contenu du colis reçu (texte libre + sélecteur) - Résumé des infos données par le client (texte libre) - Nombre d heures de pile (texte libre) - Statut financier (sélecteur, choix unique) - Symptômes (cases à cocher, choix multiples) - Diagnostic (cases à cocher, choix multiples) - Intervention recommandée (cases à cocher, choix multiples) - Date de fin de réception (passage en Intervention) - N Offre SAGE (Attente ARC Blocage du dossier jusqu à réception ARC)
9 - Fiche SAV Réception Fonction de Génération automatique d un document PDF comportant les infos de Réception Traitement d un SAV - Etape 2 Intervention Pour un N de dossier de SAV : - Affichage des S/N du dossier Pour chaque S/N : - Affichage des données de Réception Infos à renseigner : - Date d entrée en Intervention - Intervention réalisée (cases à cocher, choix multiples) - Classification de la panne (cases à cocher, choix multiples) - Type de panne (cases à cocher, choix multiples) - Composants défectueux (cases à cocher, choix multiples) - Nom du responsable - Besoin Etalonnage O/N - Date de fin d Intervention (déclenchement vers Métrologie) Infos à renseigner en vue de la Métrologie/Etalonnage (si nécessaire) : - Demande de contrôle avant ajustage O/N - Ajustage O/N - Vérification O/N - Certificat O/N - Fiche SAV Intervention Fonction de Génération automatique d un document PDF comportant les infos d Intervention
10 METROLOGIE Gestion des Dossiers Métrologie - Rechercher / Lister les dossiers de Métrologie - Par Client / Distributeur - Par N Série Produit - Par Type de Produit - Par statut de dossier - Tableau des dossiers de Métrologie - Consulter un dossier de Métrologie Traitement d un dossier de Métrologie Pour chaque S/N : - Affichage des données des étapes précédentes : - Génération - Nom du client - Infos données par le client - Langue du set-up - Date fin fabrication - Date de fin de réparation (si demande de Métrologie issue d un SAV 1ere et 2eme fois) - Description des voies (automatique en fonction du type, avec les plages d étalonnage) - Demande de contrôle avant ajustage O/N - Ajustage O/N - Vérification O/N - Certificat O/N Infos à renseigner : - Date d entrée en Etalonnage - Informations sur le symptôme par appareil, par voie et par étape (contrôle, ajustage, vérification), cases à cocher. - Equipements utilisée (liste prédéfinie) par appareil et par voie) - Edition d un certificat par voie (création d un N de certificat) - Date de sortie de Métrologie non OK - Réparation en retour de Métrologie O/N - Date de sortie de Métrologie OK - Nom du responsable
11 - Fiche Métrologie Fonction de Génération automatique d un document PDF comportant les infos de Métrologie - Certificat Fonction de Génération semi-automatique d un document PDF comportant les infos de Certificat. Avec saisie-intégration d infos en.txt issus des logiciel d étalonnage.
12 TEST FINAL - EXPEDITION Gestion des Dossiers Test final / Expe - Rechercher / Lister les dossiers de Test final / Expé - Par Client / Distributeur - Par N Série Produit - Par Type de Produit - Par statut de dossier - Tableau des dossiers de Test final / Expé - Consulter un dossier de Test final / Expé Traitement d un dossier de Test Final / Expédition Pour chaque S/N : - Affichage des données des étapes précédentes : - Date d entrée en test final - Nombre d heures de pile - Type - Génération - Nom du client - Adresse d expédition - Plages d étalonnage réalisées - Type de pile - Statut financier (garantie, contrat, payant) Infos à renseigner : - S/N à remplir sir changement de S/N (création d un «nouveau produit/sn» avec lien avec l ancien) - Tests réalisés (cases à cocher, choix multiples) avec pour chacun saisie d un Pass ou Fail. Si Fail, l appareil retourne en Réparation. - Date d Expédition - Nom du responsable - Date de la nouvelle fin de garantie - Fiche Test Final Expe Fonction de Génération automatique d un document PDF comportant les infos de Test Final Expé
13 Statistiques - Reporting A partir des données du nouveau système, nous pouvons réaliser différents rapports statistiques en fonction de vos demandes; Un forfait de 3 jours est prévu pour le développement de statistiques «récurrentes». Leur liste devra être déterminée lors de la rédaction du Cahier des Charges. Pendant la vie du site, la nature de la base de données MySQL permet d ouvrir la possibilité à des personnels compétents de TMI d interroger les tables en langage SQL pour extraire d autres informations «à la demande». Réalisation d un système de rapports statistiques pour l analyse du rendement et de la qualité. Rapports à la demande : - Sélection d une plage de date - Par type - Par génération - Par date de fin de phase dans la plage de date - fin de réception SAV Ou - fin de d intervention SAV Ou - fin d étalonnage Ou - fin de test final Résultat : - Nombre d occurrences - Liste des occurrences - Possibilité d exporter les résultats en fichier de données.csv (Excel) Rapports «permanents» : (détails à déterminer dans le cahier des charges) - Stats mensuelles de Fabrication - Stats mensuelles de SAV - Stats mensuelles de Métrologie - Stats mensuelles de Test Final Expé
14 Suivi Commercial Fonction Gestion des Clients / Distributeurs / Prospects - Rechercher / Lister des Contacts - Liste Alphabétique par Organisme - Moteur de recherche par Nom d organisme, Nom d Individu, type d organisme (client, distributeur, prospect, Interne) - Ajouter un Contact - Ajouter un Organisme - Ajouter un Individu à un Organisme - Déclenchement de l export du contact vers SAGE - Modifier un Contact - Importation des devis/commandes/arc de SAGE dans le dossier du Contact - Champ texte libre pour infos internes Infos Client sur le Web TMI Export d infos - Export des clients et distributeurs du système vers le site Web. - Export d informations clients ou distributeurs vers le site Web. - Informations de suivi de Fabrication - Informations de suivi de SAV
15 Réalisation du système de gestion/paramétrage de l application Description des fonctionnalités à développer : Gestion des Utilisateurs de l Intranet - Lister les Utilisateurs - Ajouter un Utilisateur - Modifier un Utilisateur Gestion Paramètres généraux de l application (Liste non exhaustive) - Gestion des Types de Capteurs - Gestion des Composants - Gestion des Types de produits o Avec correspondance avec les Types de capteurs o Avec correspondance avec les Composants - Gestion des Générations de produits - Gestion des Types de piles - Gestion des destinations d un appareil (vendu, prêté, stock démo, ) - Gestion des Lieux de fabrication / SAV - Gestion des infos de contenu colis - Gestion du statut financier - Gestion des Outils de mesure - Gestion des Test o Avec correspondance avec les Types de capteurs o Avec correspondance avec les outils de mesure - Gestion des Défauts/Type de panne/classification de panne o Avec correspondance avec les Tests - Gestion des Plage métrologiques o Avec correspondance avec les Types de capteurs - Gestion des Symptômes - Gestion des Types d Intervention (Recommandées/Réalisés) - Gestion des Diagnostics
16 Tests Recette Mise en exploitation Tests Après son développement, l ensemble du système sera testé par nos soins. Un tableau des fonctionnalités testées sera établi conformément au cahier des charges. Chaque erreur détectée fera l objet d un rectificatif immédiat. Une fois tous les éléments testés et approuvés, nous pourrons solliciter l établissement de la recette du projet avec vos services. Recette Validation de tous les points du Cahier des Charges. Formation des utilisateurs Préalablement à la mise en exploitation, les utilisateurs du système pourront suivre une formation à l utilisation du logiciel. - Formation PRODUCTION - Formation SAV - Formation METROLOGIE - Formation TEST FINAL EXPE
17 Assistance Téléphonique - Forfait Support téléphonique utilisateur illimité (Personnel de TMI Orion uniquement). Lundi / Vendredi 10h/12h / 14h/18h Tarif : 150 H.T. / mois (démarrage après la livraison du projet) Option : Contrat de maintenance Dans le cadre de la vie du système après son lancement, il est possible que vous souhaitiez recourir à nos services pour intégrer des modifications au logiciel. Aussi, nous vous proposons une option de maintenance sous forme de forfait de tickets d intervention utilisable à votre demande quand vous souhaitez des changements avec un maximum de réactivité. Forfait 8 heures : 550 H.T. (utilisables par tranches minimum de ½ ticket soit ½ heure) Garantie de bon fonctionnement Compatibilité avec les logiciels de navigation Web Otake garantie une bonne compatibilité avec les logiciels de navigation web suivants : Internet Explorer 5 et supérieurs Netscape 6 et supérieurs Ce choix de compatibilité nous assure le meilleur rapport stabilité/modernité dans la réalisation du site avec les techniques actuelles. Correction des erreurs de programmation Après la validation du site (livraison), Otake s engage à corriger sans frais supplémentaires et dans un délai maximum de 2 jours ouvrés, les éventuels dysfonctionnements avérés que vous pourriez constater a posteriori, dans la programmation des pages du site. Important : Cette garantie n est valable que dans le cas où seuls les services d Otake accèdent à la modification des scripts composant le système.
18 Propriété du système Propriété du système L ensemble du système décrit dans ce document deviendra votre propriété après règlement complet de sa réalisation. Le site web comprend : - les fichiers HTML (pages statiques) - les fichiers PHP (scripts de pages dynamiques) - le fichier CSS (styles HTML utilisés pour le site) - le fichier de la base de données (MySQL) - les fichier GIF et JPG (images) En cas de changement d hébergement, vous pourrez récupérer l intégralité de ces éléments et les réinstaller sur un autre serveur. Les fichiers graphiques sources (fichiers de composition PhotoShop/Illustrator) ayant servi à la réalisation de ces derniers restent la propriété d Otake afin de préserver nos méthodes de conception graphique.
19 PROPOSITION COMMERCIALE Avantages clés de la proposition - Un système réalisé sur mesure. - Un évolutivité très large et très souple. - Utilisation de langages et plateformes standard (PHP, MySQL). - Synchronisation avec SAGE Ligne 100. - Un système accessible en VPN, unique pour tous les sites. - Une interface soignée. - Gains de productivité et de qualité par une amélioration de la qualité de l information Interne (Technique et Commerciale). - Réactivité et disponibilité de notre équipe. Budget Code Désignation Conception et suivi de projet cp Analyse, conception du projet, rédaction cahier des charges cp Suivi de projet (supervision du développement, réunions, etc.) Montant 2 000,00 1 500,00 Sous total HT 3 500,00 REALISATION DE L'APPLICATION INTRANET BASE DE DONNEES dv Conception de la base de données 1 000,00 dv Récupération des données existantes 500,00 dv Synchronisations avec SAGE 1 000,00 BACK OFFICE dv Gestion des Utilisateurs 250,00 dv Gestion des Paramètres du système 1 500,00 GESTION FABRICATION dv Gestion Fabrication 2 500,00 GESTION SAV dv Gestion SAV 2 500,00 GESTION METROLOGIE dv Gestion Metrologie 2 500,00 GESTION TEST FINAL / EXPE dv Gestion Test Final / Expé 2 000,00
20 STATISTIQUES / REPORTING dv Devt de fonctions de Stats Reporting 1 500,00 GESTION SUIVI COMMERCIAL dv Gestion Suivi Commercial 1 000,00 SYNCHRO INFOS WEB TMI dv Devt synchro d'infos sur web TMI 1 000,00 Sous total HT 17 250,00 TEST - RECETTE - FORMATION - MISE EN EXPLOITATION dv Test du système 1 000,00 dv Recette du système 500,00 dv Formation 1 000,00 Sous total HT 2 500,00 TOTAL H.T. 23 250,00 T.V.A. (19,6%) 4 557,00 TOTAL T.T.C. 27 807,00 Délais Le projet sera réalisé sur une période totale de 12 mois à compter de la date de commande. Un point d avancement mensuel sera établi pour vous permettre de bien suivre l avancée du projet. Conditions de règlement Règlement en 12 mensualités : 2 317.25 euros TTC par mois Par prélèvement automatique en début de mois à échoir. Important - Note sur la matérialisation de la Livraison : Une Fonctionnalité du projet est considérée Livrée quand elle répond fonctionnellement (sans bugs ou erreurs avérés) à la description correspondante dans le Cahier des Charges. La modification ou l ajustement des éléments Livrés en fonction de vos souhaits ou remarques ne change la matérialisation de la Livraison. D éventuels changements peuvent être sollicités a posteriori de cette Livraison ; ils seront éventuellement effectués sans suppléments, dans la mesure de leur faisabilité et de leur ampleur, mais toujours dans l intérêt du projet.
21 Après la validation de la Recette, tout changement sollicité fera l objet d une cotation spécifique ou entrera, le cas échéant, dans le cadre d un contrat de maintenance conclu avec nous. Résiliation Compte tenu de son caractère «intuitu personae» et en raison de la confidentialité des opérations qu elle vise, la présente convention sera résiliée de plein droit, sans indemnité de part ni d autre, 8 jours après une mise en demeure adressée par lettre recommandée avec avis de réception restée infructueuse, à l égard de la partie concernée et cela au gré de l autre partie sans qu il soit besoin d accomplir aucune autre formalité en cas de : - redressement judiciaire - liquidation judiciaire - règlement amiable ou état de cessation des paiements de l une ou l autre des parties - non paiement des factures à terme - perte de confiance. Signature Validité de la proposition : 1 mois Pour TMI ORION : (date et signature précédées de la mention bon pour commande ) Pour OTAKE (M. Neuville) :