Les nouvelles obligations en matière de transparence financière des Comités d Entreprise Loi du 5 mars 2014 : Situation antérieure et obligations prochaines www.semaphores.fr
Situation antérieure à la loi Jusqu à ce jour, le CE n était pas tenu légalement de tenir une comptabilité ni de publier ses comptes selon un format défini. Le code du travail mentionnait simplement d établir «un compte rendu détaillé de gestion du CE et un bilan annuel de son action». La comptabilité sous-tend bien évidemment l établissement de ces documents. Les obligations existantes en matière de comptabilité pour les CE étaient limitées mais fondamentales : Séparation budgétaire et comptable entre les activités sociales et culturelles et le fonctionnement, Justification exhaustive des dépenses, Conservation des documents comptables. 2
Processus législatif Depuis 2012, plusieurs propositions de loi ont vu le jour s agissant de la comptabilité et du contrôle des comptes des CE. Dans le même temps, la DGT a mis en place un groupe de travail réunissant les organisations syndicales afin d émettre des propositions à ce sujet. Le Gouvernement a engagé une procédure accélérée sur ce projet de loi début 2014. A ce jour, le texte est définitif : Adopté en 1ère lecture par l'assemblée nationale le 7 février 2014, Modifié en 1ère lecture par le Sénat le 20 février 2014, Accord de la Commission Mixte Paritaire le 24 février 2014, Texte adopté par l'assemblée nationale le 26 février 2014, Texte adopté par le sénat le 27 février 2014, Parution au Journal Officiel le 5 mars 2014. Seuls les décrets d application ne sont pas connus à ce jour, ils viendront prochainement préciser la loi (seuils notamment). 3
Principales mesures adoptées
Principales mesures adoptées Tous les comités d entreprise sont désormais soumis aux obligations comptables telles que définies à l article L. 123-12 du Code de commerce (article L 2325-45). Les comptes annuels sont établis selon les modalités définies par le règlement de l Autorité des Normes Comptables (ANC). La nomination d un trésorier est désormais obligatoire (article L 2325-1). Les obligations comptables et les informations financières et de gestion à établir différent selon la taille du Comité d Entreprise : désignation obligatoire d un expert-comptable ou d un commissaire aux comptes selon la taille du CE. L ensemble des pièces comptables justificatives sera conservé pendant dix ans à compter de la date de clôture de l exercice auquel elles se rapportent. Le cadre légal d approbation des comptes et des documents annexes ainsi que leur diffusion aux salariés sont précisés. 5
Date d entrée en vigueur de ces nouvelles obligations Toutes ces nouvelles obligations s appliqueront pour les exercices ouverts à compter du 1 er janvier 2015. Exceptions : Les obligations de certifier les comptes du CE par un commissaire aux comptes et, le cas échéant, de tenir des comptes consolidés, s appliqueront pour les exercices ouverts à compter du 1er janvier 2016. A noter que le commissaire aux comptes devra valider «le bilan d ouverture» ce qui le conduira nécessairement à examiner les comptes 2015. 13
Obligations pour les «petits» CE article L 2325-46 Les «petits» CE devront, a minima : Tenir un livre retraçant chronologiquement les montants et l origine des dépenses qu ils réalisent et des recettes qu ils ont perçues. Établir, une fois par an, un état de synthèse simplifié portant sur des informations complémentaires relatives à leur patrimoine et à leurs engagements en cours (le contenu et les modalités de présentation de cet état seront définis par l ANC). Fournir, en annexe des comptes, des informations sur les transactions significatives qu ils auront effectuées. Établir un rapport de gestion simplifié présentant des informations qualitatives sur leurs activités et sur leur gestion financière (article L 2325-47). Fournir dans ce rapport un détail des transactions significatives qu ils auront effectuées durant l exercice. Présenter un rapport sur les conventions passées entre le comité d entreprise et l un de ses membres. Les Comités d Entreprise qui rentrent dans cette catégorie devront disposer de ressources annuelles n excédant pas un seuil qui sera défini par décret. On parle à ce jour de 153 000. 7
Obligations pour les CE de taille intermédiaire Les CE de taille «intermédiaire» devront, a minima : Adopter une «présentation simplifiée de leurs comptes» (bilan, compte de résultat et annexe simplifiée) et enregistrement des créances et les dettes, une fois l an à la clôture. Confier la mission de présentation de leurs comptes annuels à un expert-comptable (budget de fonctionnement) (article L 2325-57). Établir un rapport de gestion présentant des informations qualitatives sur ses activités et sur sa gestion financière (article L 2325-50) Fournir dans ce rapport un détail des transactions significatives qu ils auront effectuées durant l exercice. Présenter un rapport (rédigé par le trésorier) sur les conventions passées entre le comité d entreprise et l un de ses membres. (article L 2325-51) Les Comités d Entreprise qui rentrent dans cette catégorie sont ceux dont les ressources excèdent le seuil défini pour la catégorie «petits CE» mais qui pour autant ne rentrent pas dans la catégorie «grands CE» (voir ci après). 8
Obligations pour les «grands» CE article L 2325-48 à 54 Les «grands» CE devront, a minima : Présenter une comptabilité de droit commun (bilan, compte de résultat et annexe). Etablir un rapport de gestion présentant des informations qualitatives sur leurs activités et sur leur gestion financière (article L 2325-50). Nommer au moins un commissaire aux comptes et un suppléant, distincts de ceux de l entreprise (budget de fonctionnement). Présenter un rapport rédigé par le commissaire aux comptes sur les conventions passées, entre le comité d entreprise et l un de ses membres (article L 2325-51). Créer une «commission des marchés» parmi les membres titulaires, chargée de choisir les fournisseurs et les prestataires du CE et de définir la procédure des achats de fournitures, de services et de travaux pour les marchés dont le montant est supérieur à un seuil fixé par décret. La commission devra rendre compte de ses choix au CE au moins une fois par an au travers d un rapport d activité joint en annexe au rapport de gestion (article L 2325-34). 8
Obligations pour les «grands» CE Critères définissant un «grand» CE Les Comités d Entreprise qui rentrent dans la catégorie «grand» CE sont ceux qui répondent à au moins 2 critères sur les 3 critères suivants : Nombre de salariés supérieur à un seuil qui sera défini par décret (semble être à ce jour de 50 en équivalent temps plein) Ressources annuelles supérieures à un seuil qui sera défini par décret (semble être de 3,1 millions d euros) Total du bilan supérieur à un seuil qui sera défini par décret (semble être de 1,55 million d euros) Les notions de «salariés» et de «ressources annuelles» seront définies par décret. 9
L obligation d établir des comptes consolidés Les comités d entreprise qui répondent à l obligation d avoir un commissaire aux comptes et qui contrôlent des entités (au sens de l article L. 233-16 du Code de commerce) auront l obligation d établir des comptes consolidés dans les conditions prévues à l article L. 233-18 du Code de commerce (article L 2325-54). Les prescriptions comptables relatives à ces comptes consolidés sont fixées par l Autorité des normes comptables. Lorsque le Comité d Entreprise établira des comptes consolidés, le rapport de gestion portera sur l ensemble constitué par le Comité d Entreprise et les entités qu il contrôle. Le Comité d Entreprise tenu d établir des comptes consolidés devra nommer deux commissaires aux comptes en application de l article L. 823 2 du code de commerce. 10
L approbation des comptes Les comptes annuels (ou documents simplifiés pour les «petits» CE), le rapport de gestion et le rapport sur les convention passées seront arrêtés, selon des modalités prévues par le règlement intérieur, par certains élus du Comité d Entreprise désignés par lui (article L 2325-49) Ces documents seront approuvés par les membres élus du comité réunis en séance plénière. La réunion au cours de laquelle les comptes sont approuvés portera sur ce seul sujet et fera l objet d un procès-verbal spécifique. Le législateur précise qu au plus tard trois jours avant la réunion en séance plénière, les membres du Comité d Entreprise, chargés d arrêter les comptes, communiquent l ensemble de ces documents aux membres du CE (article L 2325-52). Le comité d entreprise devra porter ces documents à la connaissance des salariés de l entreprise «par tout moyen» (article L 2325-53). 11
Particularités concernant le Comité Central d Entreprise Le Comité Central d Entreprise doit obligatoirement rédiger un règlement intérieur dans lequel il précisera les modalités de son fonctionnement et ses rapports avec les salariés de l entreprise pour l exercice des missions qui lui sont conférées. En cas de transfert au Comité Central d Entreprise de la gestion d activités sociales et culturelles, ce transfert fait l objet d une convention entre les Comités d établissement et le CCE. Cette convention comporte des clauses conformes à des clauses types déterminées par décret (date d application non définie à ce jour). 12
Comment les comités d entreprise doivent-ils se préparer?
Leurs priorités Obligations comptables à respecter Principes comptables et Plan comptable Le bilan d ouverture Organisation comptable et outils Etats comptables et financiers normés Procédures à mettre en œuvre Le budget Les procédures d engagements le contrôle interne Le règlement intérieur La gouvernance du comité Les règles de décision Il est essentiel que les procédures clés du CE soient le mieux encadrées possible pour s assurer que les choses soient faites, conformément aux normes et que cela conduise à une information comptable et financière fiable. 16
Les points de passage à respecter Analyse du plan comptable utilisé et de sa conformité. Détermination des informations financières et qualitatives à inclure dans le rapport de gestion. Définition en conséquence d une comptabilité analytique adaptée. Audit des conventions existantes entre le CE et ses membres. Vérification de la conformité de l ensemble des dépenses du CE à son objet et à la règlementation (séparation budgétaire, règles URSSAF, règles fiscales etc.) Adaptation du règlement intérieur (nomination du trésorier, contenu du rapport de gestion, fonctionnement de la commission des marchés, modalités d approbation des comptes etc.) Préparation le cas échéant à l audit légal du CE par un commissaire aux comptes (réalisation d un «audit à blanc», redéfinition des procédures et des règles de contrôle interne, préparation de la justification de vos comptes). 15
Les interlocuteurs Sémaphores pour toute question relative à la loi du 5 mars 2014 Pierre-Olivier HIGI Expert-comptable 06.74.65.31.75. pierre-olivier.higi@semaphores.fr Guillaume MARTIN Directeur Développement Grands Comptes 06.22.84.47.92 guillaume.martin@semaphores.fr 17