Programme de réduction volontaire du temps de travail

Gestion du temps Programme de réduction volontaire du temps de travail des membres du Syndicat des employés et employées de l Université Laval (SEUL) et du personnel de soutien non syndiqué Présentation de principes généraux Option A (Horaire réduit) Vous travaillez moins d heures quotidiennement OU vous travaillez votre nombre d heures habituel par jour et vous êtes en congé une journée ou une demi-journée dans la semaine. Option B (Horaire réduit et comprimé) Vous travaillez moins d heures par semaine mais vous allongez certaines journées afin d accumuler une demi ou une journée de congé dans la semaine. Option C (Horaire réduit avec banque) Vous travaillez toutes vos heures selon votre horaire normal de travail mais vous déposez du temps en banque pour des congés à prendre ultérieurement. Avant d amorcer votre lecture, vous êtes invité à prendre connaissance des notions de base de la déclaration des heures dans le document Particularités des membres du Syndicat des employés et employées de l Université Laval (SEUL) et du personnel de soutien non syndiqué. Programme de réduction volontaire du temps de travail Ce programme est régi par la lettre d entente numéro 10 de la convention collective du SEUL (2011-2016). Votre adhésion doit être autorisée par votre supérieur immédiat et devient effective aux dates entendues avec celui-ci et lorsque la confirmation vous est envoyée par le Vice-rectorat aux ressources humaines (VRRH). Présentation de principes généraux Les notions de semaine normale ou d horaire normal de travail évoquées dans ce document sousentendent l horaire ou la semaine que vous aviez avant d adhérer au programme. Si vous respectez votre horaire de travail réduit, réduit et comprimé ou réduit avec banque (pas d exception à déclarer), inutile de remplir votre feuille de temps et de la soumettre à votre supérieur immédiat, à moins d avis contraire de ce dernier. Pour chaque option du programme de réduction volontaire du temps de travail, le cumul dans votre banque d'ancienneté, vos avancements d'échelon et votre contribution au régime de retraite se font selon votre horaire normal de travail. Il est possible que votre situation change durant votre période d adhésion, par exemple, lors d un congé de maternité, d'adoption, de paternité, de naissance, de congé parental supplémentaire, de maladie (3 jours et plus), d'accident de travail, etc. Le programme est alors suspendu et l'horaire normal de travail est remis en place. Pour l horaire réduit et comprimé, l'horaire normal de travail est remis en place dès la première semaine complète d absence. Option A (Horaire réduit) Vous travaillez moins d heures quotidiennement OU vous travaillez votre nombre d heures habituel par jour et vous êtes en congé une journée ou une demi-journée dans la semaine. En choisissant l option A (Horaire réduit), les possibilités de réduction d horaire sont les suivantes : 1) Réduction d un horaire normal de travail de 38,75 heures par semaine et traitement des heures supplémentaires Semaine normale de travail De 38,75 heures De 38,75 heures Réductions possibles À 35 heures (travaillées et payées) À 31 heures (travaillées et payées) Temps supplémentaire Après 38,75 heures Après 38,75 heures l Université Laval (SEUL) et du personnel de soutien non syndiqué

2) Réduction d un horaire normal de travail de 35 heures par semaine et traitement des heures supplémentaires Semaine normale de travail De 35 heures De 35 heures Réductions possibles À 32 heures (travaillées et payées) À 28 heures (travaillées et payées) Temps supplémentaire Après 35 heures Après 35 heures À titre d exemple, voici à quoi ressemble la feuille de temps d'une personne ayant choisi de réduire son horaire normal de travail de 38,75 heures à 31 heures réparties du lundi au jeudi. Horaire normal de travail Horaire réduit Présentation du nouveau code de déclaration des heures Code Fonction Pour qui? Redressement horaire réduit - RCVH Ce code est utilisé à des fins administratives. IL NE DOIT JAMAIS ÊTRE SUPPRIMÉ DE VOTRE FEUILLE DE TEMPS. Le Vice-rectorat aux ressources humaines Déclaration des exceptions AVANT de déclarer des heures, cliquez toujours sur le bouton Utiliser horaire (surligné en jaune dans l image de droite). Cela aura pour effet de faire apparaître le nombre d heures prévues à votre horaire réduit et de faciliter vos déclarations. Pour alléger le texte, la présentation des exemples inclus dans l option A (Horaire réduit) se base sur un horaire normal de travail de 38,75 heures par semaine réduit à 31 heures et représentant différentes situations. Notez que la logique des exemples qui suivent s'applique aux autres possibilités de réduction d horaire présentées en introduction. l Université Laval (SEUL) et du personnel de soutien non syndiqué 2

Jour férié chômé (aucun code) Aucune déclaration à faire dans la feuille de temps. La rémunération du congé se fait automatiquement au prorata du nombre d heures prévues à l horaire réduit de travail. Remarques : Entre le 24 décembre et le 2 janvier inclusivement, les jours fériés se paient selon votre horaire réduit. Nombre d heures inscrites à votre horaire réduit (hebdomadaire) / 5 = Prorata du nombre d heures payées pour le jour férié Jour férié compris dans l horaire Si votre horaire contient des heures régulières de travail (code : temps régulier taux base - REG) le jour férié, des heures de congé férié vous seront payées automatiquement. Exemple d un horaire de 38,75 heures réduit à 31 heures du lundi au vendredi Dans cet exemple, vous travaillez 4 heures le lundi et 3,75 heures le vendredi. 1. Si le jour férié est le mardi, il est inclus dans votre horaire : 6,25 heures seront payées automatiquement. Vous aurez quelques heures en moins sur votre paie. 2. Si le jour férié est le lundi, il est aussi inclus dans votre horaire : 6,25 heures seront payées automatiquement. Vous aurez quelques heures en plus sur votre paie. Jour férié non compris dans l horaire Si votre horaire ne contient pas d heures régulières de travail (code : temps régulier taux base - REG) le jour férié, des heures de congé férié seront mises en banque automatiquement. Exemple d un horaire de 38,75 heures réduit à 31 heures du lundi au jeudi Si le jour férié est le vendredi et que votre horaire ne contient pas d heures régulières de travail (code : temps régulier taux base - REG) le jour férié : 6,25 heures de congé férié seront mises en banque automatiquement. Remarque : Vous pouvez consulter le solde de votre banque de jours fériés nommée Banque W Report congé férié dans le tableau Solde congés et congés compensatoires de votre feuille de temps. l Université Laval (SEUL) et du personnel de soutien non syndiqué 3

Jour férié travaillé et reprise de jour férié Absences incluses dans la liste des codes de temps Codes : Les façons de déclarer des heures ou d être payé sont les mêmes que celles présentées dans le document qui porte sur les Particularités des membres du Syndicat des employés et employées de l Université Laval (SEUL) et du personnel de soutien non syndiqué. Les absences incluses dans la liste des codes de déclaration d heures de travail doivent être déclarées en fonction des heures régulières (code : temps régulier taux base - REG) prévues à votre horaire réduit. Exemple d un horaire de 38,75 heures réduit à 31 heures du lundi au jeudi Dans cet exemple, vous voulez prendre une absence rémunérée le jeudi. Absence rémunérée - CRM Vacances VAC Dans cet exemple, vous voulez prendre une journée de vacances le jeudi. Maladie courte invalidité MCI Congé mobile (pers.régulier) - CMR Dans cet exemple, vous voulez prendre une journée de congé mobile le jeudi. Etc. Remarque : Le congé mobile (pour les employés réguliers) se déclare une seule fois par année de référence (1 er juin au 31 mai), en journée entière d un maximum de 7,75 heures ou de 7 heures. Ainsi, il est plus avantageux pour vous de l'utiliser un jour où vous avez 7,75 heures ou 7 heures de travail prévues à votre horaire. Temps supplémentaire (entre la semaine réduite et la semaine normale) Lors d une interruption temporaire du programme de réduction, par exemple, si votre supérieur vous demande exceptionnellement de travailler toutes les heures prévues à votre horaire normal de travail durant la semaine, vous devez déclarer les heures travaillées en plus de votre entente de réduction en utilisant le code SU1 Temps suppl. payéx1. Exemple d un horaire de 38,75 heures réduit à 31 heures du lundi au vendredi Dans cet exemple, vous voulez déclarer du temps supplémentaire le vendredi. Code : Temps suppl. payé x1 - SU1 Temps supplémentaire (au-delà de la semaine normale de travail) Horaire d été Les façons de déclarer le temps supplémentaire sont les mêmes que celles présentées dans le document qui porte sur les Particularités des membres du Syndicat des employés et employées de l Université Laval (SEUL) et du personnel de soutien non syndiqué. La gestion de l horaire d été se fait avec votre supérieur immédiat. Il n y a rien à déclarer en ce sens dans la feuille de temps. Retour à la liste des sujets l Université Laval (SEUL) et du personnel de soutien non syndiqué 4

Option B (Horaire réduit et comprimé) Vous travaillez moins d heures par semaine mais vous allongez certaines journées afin d accumuler une demi ou une journée de congé dans une semaine. Remarque : Le terme horaire réduit et comprimé est utilisé pour représenter ce type d horaire (à ne pas confondre avec la compression d horaire). En choisissant l option B (horaire réduit et comprimé), les possibilités de réduction d horaire sont les suivantes : 1) Réduction d un horaire normal de travail de 38,75 heures par semaine et traitement des heures supplémentaires Semaine normale de travail De 38,75 heures De 38,75 heures Réductions possibles À 35 heures (travaillées et payées) À 31 heures (travaillées et payées) Temps supplémentaire Après 38,75 heures Après 38,75 heures 2) Réduction d un horaire normal de travail de 35 heures par semaine et traitement des heures supplémentaires Semaine normale de travail De 35 heures De 35 heures Réductions possibles À 32 heures (travaillées et payées) À 28 heures (travaillées et payées) Temps supplémentaire Après 35 heures Après 35 heures À titre d exemple, voici à quoi ressemble la feuille de temps d'une personne ayant choisi de réduire et de comprimer son horaire normal de travail de 38,75 heures à 35 heures. Horaire normal de travail Horaire réduit et comprimé Remarque : À des fins administratives, le nombre d heures travaillées dans un horaire réduit et comprimé n est pas égal au nombre d heures indiquées dans le champ Heures prévues (voir les encadrés cidessus). l Université Laval (SEUL) et du personnel de soutien non syndiqué 5

Présentation des nouveaux codes de déclaration des heures Les nouveaux codes vous seront expliqués par des exemples concrets dans la suite du document. Liste des nouveaux codes Fonction Pour qui? Redressement Horaire réduit - RCVH Redressement Horaire réduit - RCV Aménagement temps travail - ATT Heures en plus horaire RCV - BHX Heures en moins horaire RCV - BHR Ce code est utilisé à des fins administratives. IL NE DOIT JAMAIS ÊTRE SUPPRIMÉ DE VOTRE FEUILLE DE TEMPS. Ce code est utilisé à des fins administratives. IL NE DOIT JAMAIS ÊTRE SUPPRIMÉ DE VOTRE FEUILLE DE TEMPS. Ce code correspond à la différence entre les heures à l horaire et les heures de congé déclarés pour une absence rémunérée (code CRM) ou un congé mobile (code CMR). Les heures saisies avec ce code sont payées mais non travaillées et devront être travaillées en plus à court terme. Ce code dépose des heures dans une banque d heures nommée Compression vol. sem. travail et ces heures sont non monnayables. Il correspond aux heures quotidiennement travaillées en plus de l horaire normal. Ce code retire des heures dans une banque d heures nommée Compression vol. sem. travail et ces heures sont non monnayables. Ce code correspond aux heures quotidiennement travaillées en moins de l horaire normal. Le Vice-rectorat aux ressources humaines Le Vice-rectorat aux ressources humaines Personnel régulier et temporaire Personnel régulier et temporaire Personnel régulier et temporaire Déclaration des exceptions AVANT de déclarer des heures, il est recommandé de toujours cliquer sur le bouton Utiliser horaire (surligné en jaune dans l image de droite). Cela aura pour effet de faire apparaître le nombre d heures prévues à votre horaire réduit et comprimé et de faciliter vos déclarations. Pour alléger le texte, la présentation des exemples inclus dans l option B (Horaire réduit et comprimé) se base sur un horaire normal de travail de 38,75 heures par semaine réduit à 35 ou à 31 heures par semaine et représentant différentes situations. Notez que la logique des exemples qui suivent s'applique aux autres possibilités d horaire présentées en introduction l Université Laval (SEUL) et du personnel de soutien non syndiqué 6

Jour férié chômé (aucun code) Aucune déclaration à faire dans votre feuille de temps. La rémunération du congé se fait automatiquement au prorata du nombre d heures prévues à l horaire réduit et comprimé. Remarques : Entre le 24 décembre et le 2 janvier inclusivement, les jours fériés se paient selon votre horaire réduit et comprimé. Nombre d heures inscrites à votre horaire réduit et comprimé (hebdomadaire) / 5 = Prorata du nombre d heures payées pour le jour férié Jour férié compris dans l horaire Si votre horaire contient des heures régulières de travail (code : temps régulier taux base - REG) le jour du férié, des heures de congé férié vous seront payées automatiquement. Exemple d un horaire de 38,75 heures réduit et comprimé à 35 heures du lundi au vendredi 1. Si le jour férié est le lundi, il est inclus dans votre horaire : 7 heures seront payées automatiquement. Vous aurez quelques heures en moins sur votre paie. 2. Si le jour férié est le vendredi, il est aussi inclus dans votre horaire : 7 heures seront payées automatiquement. Vous aurez quelques heures en plus sur votre paie. Jour férié non compris dans l horaire Si votre horaire ne contient pas d heures régulières de travail (code : temps régulier taux base - REG) le jour férié, des heures de congé férié seront mises en banque automatiquement. Exemple d un horaire de 38,75 heures réduit et comprimé à 35 heures du lundi au jeudi Si le jour férié est le vendredi et que votre horaire ne contient pas d heures régulières de travail (code : temps régulier taux base - REG) le jour férié : 7 heures de congé férié seront mises en banque automatiquement. Remarque : Vous pouvez consulter le solde de votre banque de jours fériés nommé Banque W Report congé férié dans le tableau Solde congés et congés compensatoires de votre feuille de temps. l Université Laval (SEUL) et du personnel de soutien non syndiqué 7

Jour férié travaillé et reprise de jour férié Congé mobile Code : Congé mobile (pers. régulier) - CMR Les façons de déclarer des heures ou d être payé sont les mêmes que celles présentées dans le document qui porte sur les Particularités des membres du Syndicat des employés et employées de l Université Laval (SEUL) et du personnel de soutien non syndiqué. Le congé mobile (pour les employés réguliers) se déclare une seule fois par année de référence (1 er juin au 31 mai), en journée entière d un maximum de 7,75 heures ou de 7 heures. Ainsi, il est plus avantageux pour vous de l'utiliser un jour où vous avez 7,75 heures ou 7 heures de travail prévues à votre horaire. Exemple d un horaire de 38,75 réduit et comprimé à 35 heures du lundi au jeudi Dans cet exemple, les journées sont allongées du lundi au jeudi à 8,75 par jour. Comme le maximum d heures qui peut être déclaré pour un congé mobile est de 7,75 heures, vous devez AUSSI utiliser le code Aménagement temps travail-att. Cela permettra de combler la différence entre vos heures régulières (code : temps régulier taux base REG) prévues à votre horaire et les heures déclarées pour le congé mobile, soit une heure dans cet exemple. De cette manière, votre paie sera inchangée. Remarque : Vous devrez travailler une heure en plus ultérieurement (code : Heures en plus horaire BHX) pour combler la différence entre la valeur en heures du congé mobile et le nombre d heures que vous devez travailler d après l entente signée avec votre supérieur. Vous pouvez consulter le solde de votre banque Compression vol. sem. travail dans le tableau Solde congés et congés compensatoires de votre feuille de temps. Exemple d un horaire de 38,75 réduit et comprimé à 35 heures du lundi au vendredi Si vous avez moins d heures régulières (code : temps régulier taux base REG) à votre horaire le jour où vous voulez déclarer votre congé mobile, la déclaration se fait en fonction du nombre d heures régulières (code : temps régulier taux base REG) prévues à votre horaire réduit et comprimé. Absence rémunérée Code : Les absences rémunérées se déclarent de la même façon que le congé mobile, mais en utilisant le code Absence rémunérée-crm de même que le code Aménagement temps travail-att. l Université Laval (SEUL) et du personnel de soutien non syndiqué 8

Absence rémunérée CRM Reprise du temps de travail en raison de l utilisation du code Aménagement temps travail - ATT L absence rémunérée a une valeur maximale de 7,75 heures ou 7 heures, selon les heures prévues à votre horaire normal. Quand vous utilisez le code Aménagement temps travail - ATT, des heures en moins ont été déposées dans la banque Compression vol. sem. travail. Vous devrez travailler le nombre d heures déclarées avec le code Aménagement temps travail - ATT le plus tôt possible. Pour déclarer vos heures reprises, vous devez utiliser le code Heures en plus horaire RCV - BHX. Vous pouvez consulter le solde de votre banque Compression vol. sem. travail dans le tableau Solde congés et congés compensatoires de votre feuille de temps. Code : Heures en plus horaire RCV- BHX Exemple d un horaire de 38,75 réduit et comprimé à 35 heures par semaine du lundi au jeudi Dans l exemple qui détaille le congé mobile, il est mentionné que les journées sont allongées du lundi au jeudi à 8,75 heures par jour. Comme le maximum d heures qui peut être déclaré pour un congé mobile est de 7,75 heures, vous devez utiliser le code Aménagement temps travail - ATT pour combler l heure manquante afin que votre paie soit inchangée. Comme une heure vous a été donnée pour vous assurer d avoir votre paie inchangée, vous devrez travailler cette heure en plus ultérieurement. Une fois l heure travaillée, vous devrez la déclarer en utilisant le code Heures en plus horaire RCV- BHX. Absences incluses dans la liste des codes de temps Codes : Vacances VAC Les absences incluses dans la liste des codes de déclaration d heures de travail doivent être déclarées en fonction des heures régulières (code : temps régulier taux base - REG) prévues à votre horaire réduit et comprimé. Exemple d un horaire de 38,75 réduit et comprimé à 35 heures du lundi au jeudi Dans cet exemple, vous voulez prendre une journée de vacances le jeudi. Vous devez déclarer 8,75 heures de vacances, car il s agit du nombre d heures régulières prévues à votre horaire réduit et comprimé. Maladie courte invalidité MCI etc. La logique est la même pour une déclaration de maladie courte invalidité. Vous devez déclarer 8,75 heures de maladie courte invalidité, car il s agit du nombre d heures régulières prévues à votre horaire réduit et comprimé. l Université Laval (SEUL) et du personnel de soutien non syndiqué 9

Exemple d un horaire de 38,75 réduit et comprimé à 35 heures du lundi au vendredi Dans cet exemple, vous voulez prendre une journée de vacances le vendredi. Vous devez déclarer 3 heures de vacances, car il s agit du nombre d heures régulières prévues à votre horaire réduit et comprimé. Temps supplémentaire (entre la semaine réduite et la semaine normale) Lors d une interruption temporaire du programme de réduction, par exemple, si votre supérieur vous demande exceptionnellement de travailler toutes les heures prévues à votre horaire normal de travail durant la semaine, vous devez déclarer les heures travaillées en plus de votre entente de réduction en utilisant le code SU1 Temps suppl. payéx1. Exemple d un horaire de 38,75 heures réduit à 35 heures du lundi au jeudi Dans cet exemple, vous voulez déclarer du temps supplémentaire le vendredi. Code : Temps suppl. payé x1 - SU1 Temps supplémentaire (au-delà de la semaine normale de travail) Horaire d été Les façons de déclarer le temps supplémentaire sont les mêmes que celles présentées dans le document qui porte sur les Particularités des membres du Syndicat des employés et employées de l Université Laval (SEUL) et du personnel de soutien non syndiqué. La gestion de l horaire d été se fait avec votre supérieur. Il n y a rien à déclarer en ce sens dans la feuille de temps. Retour à la liste des sujets l Université Laval (SEUL) et du personnel de soutien non syndiqué 10

Option C (réduit avec banque) Vous travaillez toutes vos heures selon votre horaire normal de travail mais vous déposez du temps en banque pour des congés à prendre ultérieurement. En choisissant l option C (réduit avec banque), vous travaillez toutes les heures prévues à votre semaine normale de travail. La différence des heures entre l horaire normal de travail et l horaire réduit se mettent automatiquement en banque. Notez que chaque journée a une valeur maximale de 7,75 heures ou 7 heures, selon le cas, et que votre rémunération se fait selon votre horaire réduit. De plus, les heures de travail prévues à votre horaire normal de travail doivent nécessairement être travaillées pour être mises en banque. Il est important que vous sachiez qu une fois que l entente de réduction avec banque est signée, l horaire ne peut pas varier. Cela signifie que vous n avez pas la possibilité de cumuler des heures une semaine et de ne pas cumuler l autre semaine, ni de faire varier le nombre d heures à cumuler. En effet, la mise en banque des heures cumulées chaque semaine se fait automatiquement à la dernière journée travaillée. Remarques : Le terme horaire réduit avec banque est utilisé pour représenter ce type d horaire. Si vous avez droit aux primes de langue, de compétence supérieure, etc., celles-ci ne sont pas payées lors des heures travaillées mais plutôt lors de la reprise de temps. Si vous avez droit aux primes de quart, celles-ci sont payées à chaque paie par heures travaillées mises en banque. Cette option est accessible uniquement pour les employés réguliers. Les possibilités de réduction d horaire sont les suivantes : 1) Réduction d un horaire normal de 38,75 heures par semaine et traitement des heures supplémentaires Semaine normale de travail 38,75 heures 38,75 heures Réductions possibles 38,75 heures travaillées 35 heures payées 3,75 heures mises en banque 38,75 heures travaillées 31 heures payées 7,75 heures mises en banque Temps supplémentaire Après 38,75 heures Après 38,75 heures 2) Réduction d un horaire normal de 35 heures par semaine et traitement des heures supplémentaires Semaine normale de travail 35 heures 35 heures Réductions possibles 35 heures travaillées 32 heures payées 3 heures mises en banque 35 heures travaillées 28 heures payées 7 heures mises en banque Temps supplémentaire Après 35 heures Après 35 heures À titre d exemple, voici à quoi ressemble la feuille de temps d'une personne ayant choisi de réduire son horaire normal de travail de 38,75 heures à 35 heures afin que 3,75 heures soient mises en banque. Horaire normal de travail l Université Laval (SEUL) et du personnel de soutien non syndiqué 11

Horaire réduit avec banque Remarque : À des fins administratives, le nombre d heures travaillées dans un horaire réduit avec banque n est pas égal au nombre d heures indiquées dans le champ Heures prévues (voir les encadrés cidessus). À titre d exemple, voici à quoi ressemble la feuille de temps d'une personne ayant choisi de réduire son horaire normal de travail de 38,75 heures à 31 heures afin que 7,75 heures soient mises en banque. Horaire normal de travail Horaire réduit avec banque Remarque : À des fins administratives, le nombre d heures travaillées dans un horaire réduit avec banque n est pas égal au nombre d heures indiquées dans le champ Heures prévues (voir les encadrés cidessus). Présentation des nouveaux codes de déclaration des heures Les nouveaux codes vous seront expliqués par des exemples concrets dans la suite du document. Liste des nouveaux codes Fonction Pour qui? Redressement Horaire réduit - RCVH Hres RCV à reporter banque - BCX Reprise banque RCV- BCR Ce code est utilisé à des fins administratives. IL NE DOIT JAMAIS ÊTRE SUPPRIMÉ DE LA FEUILLE DE TEMPS. Ce code dépose des heures dans votre banque de congé personnel (heures travaillées, mais non payées) Ce code retire des heures de votre banque de congé personnel. Le Vice-rectorat aux ressources humaines Le Vice-rectorat aux ressources humaines Personnel régulier Maladie courte invalidité - MCIBQ Ce code dépose le nombre d heures prévues dans votre banque de congé personnel en période de courte invalidité (2 jours et moins). Personnel régulier l Université Laval (SEUL) et du personnel de soutien non syndiqué 12

Déclaration des exceptions AVANT de déclarer des heures, il est recommandé de toujours cliquer sur le bouton Utiliser horaire (surligné en jaune dans l image de droite). Cela aura pour effet de faire apparaître le nombre d heures prévues à votre horaire réduit avec banque et de faciliter vos déclarations. Remarques : Comme vous maintenez votre semaine normale de travail, les heures mises en banque seront toujours déposées à la dernière journée travaillée. Lorsque votre horaire réduit avec banque est suspendu, les heures arrêtent automatiquement de s'accumuler dans votre banque de congé personnel. Si vous changez de poste ou que vous n êtes pas confirmé dans le poste occupé (lors d une période de probation ou d essai), les heures accumulées dans votre banque de temps vous seront payées, à moins que vous puissiez les écouler avant votre départ du poste occupé. Vous devez vous adresser à votre supérieur immédiat pour connaître les détails de la reprise de temps ou du paiement. Pour alléger le texte, la présentation des exemples inclus dans l option C (Horaire réduit avec banque) se base sur un horaire normal de travail de 38,75 heures par semaine réduit à 31 ou à 35 heures et représentant différentes situations. Notez que la logique des exemples qui suivent s'applique aux autres possibilités d horaire présentées en introduction. Jour férié chômé (aucun code) Aucune déclaration à faire dans votre feuille de temps. La rémunération du congé se fait automatiquement au prorata du nombre d heures prévues à l horaire réduit avec banque. Remarques : Entre le 24 décembre et le 2 janvier inclusivement, les jours fériés se paient selon votre horaire réduit avec banque. Aucune heure ne sera déposée dans votre banque Congé personnel, car les heures doivent être travaillées pour être mises en banque. Nombre d heures inscrites à votre horaire réduit avec banque (hebdomadaire) / 5 = Prorata du nombre d heures payées pour le jour férié Jour férié compris dans l horaire Si votre horaire contient des heures régulières de travail (code : temps régulier taux base - REG) le jour férié, des heures de congé férié vous seront payées automatiquement. Exemple d un horaire de 38,75 heures réduit à 35 heures du lundi au vendredi Si le jour férié est le lundi, il est inclus à votre horaire : 7 heures seront payées automatiquement. Vous aurez quelques heures en moins sur votre paie. Si le jour férié est le vendredi, il est aussi inclus à l horaire : 7 heures seront payées automatiquement. Vous aurez quelques heures en plus sur votre paie. Exemple d un horaire de 38,75 heures réduit à 31 heures du lundi au jeudi Si le jour férié est le lundi, il est inclus à votre horaire, 6,25 heures seront payées automatiquement. Vous aurez quelques heures en moins sur votre paie. l Université Laval (SEUL) et du personnel de soutien non syndiqué 13

Jour férié non compris dans l horaire Si votre horaire ne contient pas d heures régulières de travail (code : temps régulier taux base - REG) le jour férié, des heures de congé férié seront mises en banque automatiquement. Exemple d un horaire de 38,75 heures réduit à 31 heures du lundi au jeudi Si le jour férié est le vendredi, il n est pas inclus à l horaire, 6,25 heures seront mises en banque dans la Banque W Report congé férié automatiquement. Remarque : Dans le cas où le jour férié est non compris à l horaire, le code Hres RCV à reporter banque BCX, qui permet le dépôt automatique dans votre banque de congé personnel, est supprimé automatiquement, car les heures doivent être travaillées pour pouvoir être mises en banque. Vous pouvez consulter le solde de votre banque de jours fériés nommé Banque W Report congé férié (voir l encadré en rouge), qui est différente de la banque Congé personnel (voir l encadré en noir) dans laquelle se versent vos heures mises en banque, dans le tableau Solde congés et congés compensatoires de votre feuille de temps. Jour férié travaillé et reprise de jour férié Congé mobile Code : Congé mobile (pers. régulier)- CMR Les façons de déclarer des heures ou d être payé sont les mêmes que celles présentées dans le document portant sur les Particularités des membres du Syndicat des employés et employées de l Université Laval (SEUL) et du personnel de soutien non syndiqué. Concernant la déclaration du congé mobile, plusieurs situations sont possibles. 1. Déclaration d un congé mobile un jour où aucune heure n est déposée en banque 2. Déclaration d un congé mobile un jour où une partie de vos heures de la journée sont déposées en banque 3. Impossible de déclarer un congé mobile un jour où toutes vos heures de la journée sont déposées en banque Le congé mobile (pour les employés réguliers) se déclare une seule fois par année de référence (1 er juin au 31 mai), donc en journée entière d un maximum de 7,75 heures ou de 7 heures. Déclaration d un congé mobile un jour où aucune heure n est déposée en banque Exemple d un horaire de 38,75 heures réduit à 35 heures du lundi au vendredi Dans cet exemple, vous déclarez cette exception en fonction des heures régulières de travail (code : temps régulier taux base - REG) prévues à votre horaire réduit avec banque. Si vous voulez prendre votre congé mobile le jeudi, vous devez déclarer 7,75 heures en utilisant le code Congé mobile (pers. régulier)-cmr. l Université Laval (SEUL) et du personnel de soutien non syndiqué 14

Déclaration d un congé mobile un jour où une partie de vos heures de la journée sont déposées en banque Exemple d un horaire de 38,75 heures réduit à 35 heures du lundi au vendredi Dans cet exemple, vous déclarez cette exception en fonction des heures régulières de travail (code : temps régulier taux base - REG) prévues à votre horaire réduit avec banque. Si vous prenez votre congé mobile le vendredi, vous devrez déclarer 4 heures en utilisant le code Congé mobile (pers. régulier)-cmr et supprimer les 3,75 heures qui correspondent aux heures qui seraient automatiquement reportées en banque (code :Hres RCV à reporter banque - BCX.) Il est de votre responsabilité de supprimer les heures indiquées avec le code Hres RCV à reporter banque - BCX prévues à votre horaire, car seules des heures travaillées peuvent être déposées en banque. Impossible de déclarer un congé mobile un jour où toutes vos heures de la journée sont déposées en banque Vous NE pouvez PAS déclarer un congé mobile le jour de la semaine où les heures se déposent habituellement en banque. Si vous désirez vous absenter cette journée précise, il est de votre responsabilité de supprimer les heures prévues à votre horaire (code : Hres RCV à reporter banque - BCX), car seules des heures travaillées peuvent être mises en banque. Dans cette situation, ce n est plus une journée de congé mobile, vous êtes simplement absent du travail. Exemple d un horaire de 38,75 heures réduit à 31 heures du lundi au jeudi Dans cet exemple, vous avez simplement à supprimer les heures prévues à votre horaire (code : Hres RCV à reporter banque - BCX) pour démontrer que vous vous êtes absenté du travail. Maladie courte invalidité Code : Maladie courte invalidité MCI Concernant la déclaration d une maladie courte invalidité, plusieurs situations sont possibles. 1. Déclaration d un congé de maladie courte invalidité (deux jours et moins) un jour où aucune heure n est déposée en banque 2. Déclaration d un congé de maladie courte invalidité (deux jours et moins) un jour où une partie de vos heures de la journée sont déposées en banque 3. Déclaration d un congé de maladie courte invalidité (deux jours et moins) un jour où toutes vos heures de la journée sont déposées en banque Déclaration d un congé de maladie courte invalidité (deux jours et moins) un jour où aucune heure n est déposée en banque Exemple d un horaire de 38,75 heures réduit à 35 heures du lundi au vendredi Dans cet exemple, vous déclarez cette exception en fonction des heures régulières de travail (code : temps régulier taux base - REG) prévues à votre horaire réduit avec l Université Laval (SEUL) et du personnel de soutien non syndiqué 15

banque. Si vous voulez déclarer une journée de maladie courte invalidité le jeudi, vous devez déclarer 7,75 heures en utilisant le code maladie courte invalidité MCI. Déclaration d un congé de maladie courte invalidité (deux jours et moins) un jour où une partie de vos heures de la journée sont déposées en banque Principe à respecter Les heures travaillées (REG) + les heures de maladie courte invalidité (MCI) déclarées = Aux heures régulières (REG) prévues à l horaire réduit avec banque ET Les heures à reporter en banque (BCX) + les heures de maladie courte invalidité à reporter en banque (MCIBQ) déclarées = Aux heures à reporter en banque (BCX) prévues à l horaire réduit avec banque Exemple d un horaire de 38,75 heures réduit à 35 heures du lundi au vendredi Si vous êtes absent du travail pour maladie toute la journée le vendredi, vous devez : 1. Déclarer 4 heures en utilisant le code Maladie courte invalidité MCI; 2. Supprimer les 4 heures qui correspondent au code temps régulier taux base - REG; 3. Déclarer 3,75 heures en utilisant le code Maladie courte invalidité - MCIBQ (ce code permet de déposer le nombre d heures prévues dans votre banque de congé personnel en période de courte invalidité); 4. Supprimer les 3,75 heures qui correspondent au code Hres RCV à reporter banque - BCX. Si vous déclarez une absence pour maladie courte invalidité pour seulement une partie de la journée, la déclaration de vos heures doit tenir compte de votre nombre d heures de présence au travail. Par exemple, si vous êtes présent au travail 2,75 heures et absent du travail 5 heures le vendredi, vous devez : 1. Déclarer 2,75 heures en utilisant le code temps régulier taux base - REG; 2. Déclarer 1,25 heure en utilisant le code Maladie courte invalidité MCI; 3. Déclarer 3,75 heures en utilisant le code Maladie courte invalidité - MCIBQ (ce code permet de déposer le nombre d heures prévues dans votre banque de congé personnel en période de courte invalidité); 4. Supprimer les 3,75 heures qui correspondent au code Hres RCV à reporter banque - BCX l Université Laval (SEUL) et du personnel de soutien non syndiqué 16

Par exemple, si vous êtes présent au travail 5 heures et absent du travail 2,75 heures le vendredi, vous devez : 1. Déclarer 4 heures en utilisant le code temps régulier taux base - REG; 2. Déclarer 1 heure en utilisant le code Hres RCV à reporter banque BCX; 3. Déclarer 2,75 heures en utilisant le code Maladie courte invalidité - MCIBQ (ce code permet de déposer le nombre d heures prévues dans votre banque de congé personnel en période de courte invalidité). Déclaration d un congé de maladie courte invalidité (deux jours et moins) un jour où toutes vos heures de la journée sont déposées en banque Dans cet exemple, vous déclarez cette exception en fonction des heures à reporter en banque (code : Hres RCV à reporter banque BCX) prévues à votre horaire. Il est de votre responsabilité de supprimer les heures qui correspondent au code Hres RCV à reporter banque BCX et de les remplacer par le code Maladie courte invalidité - MCIBQ pour que les heures à mettre en banque soient déposées dans votre banque de congé personnel. Exemple d un horaire de 38,75 heures réduit à 31 heures du lundi au jeudi Si vous êtes absent du travail pour maladie toute la journée le vendredi, vous devez : 1. Déclarer 7,75 heures en utilisant le code Maladie courte invalidité - MCIBQ (ce code permet de déposer le nombre d heures prévues dans votre banque de congé personnel en période de courte invalidité); et 2. Supprimer les 7,75 heures qui correspondent au code Hres RCV à reporter banque - BCX. Reprise de temps Code : Reprise banque RCV- BCR Concernant la reprise des heures accumulées dans votre banque de congé personnel, plusieurs situations sont possibles. 1. Reprise des heures accumulées dans votre banque de congé personnel un jour où aucune heure n est déposée en banque 2. Reprise des heures accumulées dans votre banque de congé personnel un jour où une partie de vos heures de la journée sont déposées en banque 3. Impossible de reprendre des heures accumulées dans votre banque de congé personnel un jour où toutes vos heures de la journée sont déposées en banque Reprise des heures accumulées dans votre banque de congé personnel un jour où aucune heure n est déposée en banque Exemple d un horaire de 38,75 heures réduit à 35 heures du lundi au vendredi Dans cet exemple, vous déclarez cette exception en fonction des heures régulières (code : temps régulier taux base - REG) prévues à votre horaire réduit avec banque. l Université Laval (SEUL) et du personnel de soutien non syndiqué 17

Pour retirer des heures de votre banque Congé personnel le jeudi, vous devez déclarer 7,75 heures en utilisant le code Reprise banque RCV- BCR. Reprise des heures accumulées dans votre banque de congé personnel un jour où une partie de vos heures de la journée sont déposées en banque Exemple d un horaire de 38,75 heures réduit à 35 heures du lundi au vendredi Dans cet exemple, vous déclarez cette exception en fonction des heures régulières (code : temps régulier taux base - REG) prévues à votre horaire réduit avec banque. Il est de votre responsabilité de supprimer les heures indiquées avec le code Hres RCV à reporter banque - BCX prévues à votre horaire, car seules des heures travaillées peuvent être déposées en banque. Pour retirer des heures de votre banque Congé personnel si vous êtes absent toute la journée le vendredi, vous devez : 1. Déclarer 4 heures en utilisant le code Reprise banque RCV- BCR; et 2. Supprimer les 3,75 heures qui correspondent au code Hres RCV à reporter banque - BCX. Impossible de reprendre des heures accumulées dans votre banque de congé personnel un jour où toutes vos heures de la journée sont déposées en banque Vous NE pouvez PAS utiliser des heures accumulées dans votre banque de congé personnel le jour de la semaine où les heures se déposent habituellement en banque. Si vous désirez vous absenter cette journée précise, il est de votre responsabilité de supprimer les heures prévues à votre horaire (code : Hres RCV à reporter banque - BCX), car seules des heures travaillées peuvent être mises en banque. Exemple d un horaire de 38,75 heures réduit à 31 heures du lundi au jeudi Dans cet exemple, vous avez simplement à supprimer les 7,75 heures prévues à votre horaire (code : Hres RCV à reporter banque - BCX) pour démontrer que vous vous êtes absenté du travail. Vacances et absence rémunérée Codes : Vacances VAC Absence rémunérée - CRM Concernant la déclaration de vacances, plusieurs situations sont possibles. La même logique s applique pour la déclaration d une absence rémunérée. 1. Déclaration d'une demi-journée ou d'une journée complète de vacances un jour où aucune heure n est déposée en banque 2. Déclaration d'une demi-journée ou d'une journée complète de vacances un jour où une partie de vos heures de la journée sont déposées en banque 3. Impossible de déclarer une demi-journée ou une journée complète de vacances un jour où toutes vos heures de la journée sont déposées en banque 4. Déclaration d une semaine complète de vacances l Université Laval (SEUL) et du personnel de soutien non syndiqué 18

Déclaration d'une demi-journée ou d'une journée complète de vacances un jour où aucune heure n est déposée en banque Exemple d un horaire de 38,75 heures réduit à 35 heures du lundi au vendredi Dans cet exemple, vous déclarez cette exception en fonction des heures régulières (code : temps régulier taux base - REG) prévues à votre horaire réduit avec banque. Si vous voulez déclarer une journée complète de vacances le jeudi, vous devez déclarer 7,75 heures en utilisant le code Vacances VAC. Déclaration d'une demi-journée ou d'une journée complète de vacances un jour où une partie de vos heures de la journée sont déposées en banque Dans cet exemple, vous déclarez cette exception en fonction des heures régulières (code : temps régulier taux base - REG) prévues à votre horaire réduit. Il est de votre responsabilité de supprimer les heures indiquées avec le code Hres RCV à reporter banque - BCX prévues à votre horaire, car seules des heures travaillées peuvent être déposées en banque. Principe à respecter Heures travaillées (REG) + Heures de vacances (VAC) + Heures d absence rémunérée (CRM) déclarées = Heures régulières (REG) prévues à l horaire réduit avec banque Exemple d un horaire de 38,75 heures réduit à 35 heures du lundi au vendredi Si vous êtes en vacances toute la journée le vendredi, vous devez : 1. Déclarer 4 heures en utilisant le code Vacances VAC; 2. Supprimer les 3,75 heures qui correspondent au code Hres RCV à reporter banque - BCX. Si vous déclarez des vacances pour seulement une partie de la journée, la déclaration de vos heures doit tenir compte de votre nombre d heures de présence au travail. Par exemple, si vous êtes présent au travail 3,75 heures et absent du travail 4 heures, vous devez : 1. Déclarer 3,75 heures en utilisant le code temps régulier taux base REG; 2. Déclarer 0,25 heure en utilisant le code Vacances VAC; 3. Supprimer les 3,75 heures qui correspondent au code Hres RCV à reporter banque BCX. l Université Laval (SEUL) et du personnel de soutien non syndiqué 19

Voici un autre exemple, mais cette fois-ci, vous êtes présent au travail 4 heures et absent du travail 3,75 heures, vous devez : 1. Déclarer 4 heures en utilisant le code temps régulier taux base REG; 2. Supprimer les 3,75 heures qui correspondent au code Hres RCV à reporter banque BCX. Impossible de déclarer une demi-journée ou une journée complète de vacances un jour où toutes vos heures de la journée sont déposées en banque Vous NE pouvez PAS déclarer des heures de vacances le jour de la semaine où les heures se déposent habituellement en banque. Si vous désirez vous absenter du travail cette journée précise, il est de votre responsabilité de supprimer les heures prévues à votre horaire (code : Hres RCV à reporter banque - BCX), car seules des heures travaillées peuvent être mises en banque. Exemple d un horaire de 38,75 heures réduit à 31 heures du lundi au jeudi Dans cet exemple, vous avez simplement à supprimer les 7,75 heures prévues à votre horaire (code : Hres RCV à reporter banque - BCX) pour démontrer que vous vous êtes absenté du travail. Déclaration d une semaine complète de vacances Principe à respecter Lors de la prise d une semaine complète de vacances, vous ne déposez PAS d heures en banque. Les heures déposées doivent être travaillées pour pouvoir être reportées dans la banque. Exemple d un horaire de 38,75 heures réduit à 31 heures du lundi au jeudi Dans cet exemple, vous devez : 1. Supprimer les 7,75 heures qui correspondent au code : Hres RCV à reporter banque - BCX 2. Déclarer 31 heures en utilisant le code Vacances VAC Horaire d'été La gestion de l horaire d été se fait avec votre supérieur immédiat. Il n y a rien à déclarer en ce sens dans la feuille de temps. l Université Laval (SEUL) et du personnel de soutien non syndiqué 20