Version : V1.2 Date : 13/12/2012 1/10

CHARTE @EPP Version : V1.2 Date : 13/12/2012 1/10

1. CONTEXTE... 3 2. DESCRIPTION DE L APPLICATION... 3 3. OBJET DE LA CHARTE... 3 4. RÉFÉRENTIEL... 4 5. OPPOSABILITÉ... 5 6. PRINCIPES GÉNÉRAUX DE L APPLICATION @EPP... 5 7. COMITE DE SUIVI... 6 8. ETABLISSEMENT DE SANTE ET STRUCTURE DE SOIN... 6 9. PROFESSIONNEL... 7 10. GCS TELESANTE MIDI-PYRENEES... 8 11. EVOLUTION DE L APPLICATION @EPP... 9 12. MODIFICATIONS DE LA CHARTE... 9 13. MATRICE DES DROITS D ACCES... 10 2/10

1. CONTEXTE La présente charte s'inscrit dans le cadre de la mise en oeuvre de l application de gestion des démarches d évaluation des pratiques professionnelles @EPP. Ce projet a été initié par la conférence Régionale des Présidents de Commission Médicale d Etablissement (CME) des Hôpitaux publics de Midi-Pyrénées et par les représentants des Fédérations Hospitalières de France (FHF) et Etablissements Hospitaliers et d Aide à la Personne (FEHAP) avec le soutien de l Agence Régionale de Santé (ARS) de Midi-Pyrénées et en concertation avec les correspondants régionaux de l HAS. L ARS, présent à l origine du projet, a laissé les acteurs s organiser de façon autonome et ne fait plus partie des instances de pilotage du projet. A l issue d une phase d expérimentation, le projet a fait l objet d une ouverture vers les établissements privés représentés par la FHP, les professionnels libéraux représentés par l URPS et les Conférences Médicales d Etablissement de l hospitalisation privée. 2. DESCRIPTION DE L APPLICATION L application @EPP : - Facilite la gestion quotidienne et le suivi des démarches EPP - Permet un accès plus facile à l information pour les Professionnels impliqués (Médecins, cadres de santé, soignants ) Elle s appuie une base de données contenant les informations suivantes : - des informations permettant de caractériser les démarches EPP : description, statut, participants, - des informations relatives aux évènements de la démarche : compte-rendus, participants, Les droits d accès aux données sont différenciés selon le profil des utilisateurs : participant à la démarche, référent de la démarche, membre de la coordination EPP,. Le tableau des droits d accès est présenté au 13. 3. OBJET DE LA CHARTE Les intervenants concernés par la mise en oeuvre et l utilisation de l application @EPP et en conséquence, par les règles de la présente charte sont : - les établissements de santé et les structures de soins, publics ou privés, de la région Midi- Pyrénées - les professionnels, comprenant : o les professionnels de santé, de statut Salarié ou libéral, exerçant dans ces établissements et structures, o le personnel administratif (direction, service qualité) - le GCS Télésanté Midi-Pyrénées La présente charte a pour objet de préciser les conditions de mise en oeuvre et d utilisation de l application @EPP et dans ce cadre, d organiser et coordonner les relations entre les différentes catégories d intervenants, de définir les règles afférentes à leurs actions, à leur responsabilité, à leurs droits et à leurs obligations et ce, dans le respect des dispositions législatives, réglementaires et contractuelles applicables. 3/10

4. RÉFÉRENTIEL Le Chapitre III du Code de la santé publique relatif au Développement professionnel continu ; La loi n 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, relative à l informatique, aux fichiers et aux libertés ; L ensemble des guides, méthodes et outils d'aide à la mise en oeuvre de l'epp publiés par la HAS (http://www.has-sante.fr/portail/jcms/c_887476/). 4/10

5. OPPOSABILITÉ Toute personne réalisant une opération quelconque (notamment la création, la consultation, l alimentation, la modification ou la fermeture d une fiche démarche) ou demandant la réalisation d une telle opération sur l application @EPP est réputée avoir pris connaissance des termes de la présente charte et les accepter sans réserve. La version de la charte de l application @EPP opposable sera celle disponible sur la plate-forme télésanté Midi-Pyrénées accessible à l adresse www.telesante-midipyrenees.fr/aepp/charte.html au jour de la réalisation de l opération ou de la demande d opération. Aucune disposition contractuelle future ne saurait contrevenir à cette charte ou remettre en cause l une quelconque de ses dispositions. 6. PRINCIPES GÉNÉRAUX DE L APPLICATION @EPP L application @EPP est mise en oeuvre et utilisée par l ensemble des intervenants dans le respect des principes généraux suivants : Intérêt général L application @EPP relève de l intérêt général en ce qu elle contribue au développement de l Evaluation des Pratiques Professionnelles (EPP) dans les établissements de santé et les structures de soins notamment par la mise en place d actions de formation, de partage d expériences et d outils de gestion des démarches d EPP. Secret professionnel L application @EPP s inscrit dans le respect des règles relatives au secret professionnel qui s impose à l ensemble des professionnels de santé. Sécurité Les professionnels de santé et le GCS Télésanté Midi-Pyrénées, hébergeur de l application @EPP, veillent à préserver l intégrité physique et logique des données traitées. Confidentialité Le GCS Télésanté Midi-Pyrénées s assure que les droits d accès aux données pour les différents types d utilisateurs respectent la matrice définie au 13. Identification Les professionnels s identifient via le portail www.telesante-midipyrenees.fr/ en utilisant leur Carte de Professionnel de Santé (CPS), leur carte de Personnel d Etablissement (CPE) ou leurs codes d accès (identifiant/mot de passe) à la plate-forme télésanté Midi-Pyrénées. Respect des dispositifs existants L application @EPP ne se substitue pas aux dispositifs et applications existants au niveau des établissements de santé et des structures de soins. Volontariat L utilisation de l application @EPP repose sur la base du volontariat. Tout professionnel, établissement de santé ou structure de soins est libre de demander l ouverture d un compte d accès à l application. Chaque professionnel, établissement de santé ou structure de soins reste libre à tout moment de demander la fermeture de son compte. Les règles et les modalités de restitutions et/ou de suppression des données sont fixées par le professionnel, l établissement de santé ou la structure de soins concerné. 5/10

7. COMITE DE SUIVI La gouvernance du projet est assurée par un Comité de Suivi comprenant : - Les représentants des établissements de santé publics (collège A du GCS) - Les représentants des établissements de santé privés (collège B du GCS) - Les représentants des établissements de santé privés participant au service public et médico-sociaux (collège C du GCS) - Les représentants des professionnels de santé libéraux (collège E du GCS) - Les représentants des Commissions Médicales d Etablissements des établissements publics - Les représentants des Conférences Médicales d Etablissements des établissements privés - Les représentants des Conférences Médicales d Etablissements des établissements privés participant au service public - Les représentants du Conseil Régional et des Conseils départementaux de l Ordre des médecins - L administrateur du GCS Télésanté Midi-Pyrénées Il donne les orientations relatives à la mise en oeuvre, au pilotage, au suivi et à l utilisation de l application @EPP. Il définit les priorités pour les travaux d évolution et de développement des nouvelles fonctionnalités de l application @EPP qui seront réalisées par le GCS Télésanté Midi-Pyrénées en tant que Maîtrise d Ouvrage. 8. ETABLISSEMENT DE SANTE ET STRUCTURE DE SOINS L application @EPP concerne la gestion des démarches d Evaluation des Pratiques Professionnelles au sein des établissements de santé et des structures de soins de la région Midi-Pyrénées. Le déploiement de l application @EPP donne lieu à une contractualisation entre le GCS Télésanté Midi-Pyrénées et l établissement de santé. La version V1.2 de l application est mise à disposition à titre gratuit. L établissement de santé ou la structure de soins est responsable des traitements de données à caractère personnel effectués au niveau de l application @EPP, au sens de l article 3 de la loi n 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l informatique, aux fichiers et aux libertés. A ce titre, il réalise auprès de la CNIL l ensemble des formalités nécessaires à la mise en œuvre de l application @EPP. Chaque établissements de santé ou structure de soins détermine son organisation relative aux EPP et désigne un ou des correspondants qui seront en charge des relations avec le GCS Télésanté Midi- Pyrénées. Ces correspondants devront être susceptibles d adresser les aspects médicaux et qualité des démarches EPP. Ils pourront être sollicités par le GCS Télésanté Midi-Pyrénées pour participer à des groupes de travail. 6/10

9. PROFESSIONNEL Tout professionnel concerné par la gestion des démarches d Evaluation des Pratiques Professionnelles peut demander l ouverture d un compte d accès à l application @EPP. L utilisation de cet outil est basée sur le volontariat. L utilisation de cet outil nécessite l inscription du professionnel dans l annuaire régional de la plateforme Télésanté Midi-Pyrénées. A l issue de cette inscription, un identifiant et un mot de passe sont envoyés au professionnel par messagerie électronique. Le mot de passe est personnel et confidentiel. Le professionnel est seul responsable de la conservation de son mot de passe et de son utilisation. Conformément à la loi «informatique et libertés» du 6 janvier 1978, chaque professionnel bénéficie d un droit d accès et de rectification aux informations le concernant, qui ont été recueillies lors de son inscription dans cet annuaire. Les demandes sont à adresser au Groupement de Coopération Sanitaire Télésanté Midi-Pyrénées : Par voie postale à l adresse suivante : - M. l Administrateur Groupement de Coopération Sanitaire Télésanté Midi-Pyrénées 10, chemin du Raisin 31200 Toulouse Par messagerie électronique à l adresse suivante : - contact@telesante-midi-pyrénées.fr Les professionnels doivent veiller à ne saisir dans l application @EPP que des données ne rentrant pas dans le cadre des données de santé à caractère personnel. Elles devront être agrégées et anonymisées. Les professionnels s engagent à ne pas communiquer de données dont ils ne sont pas les auteurs, issues de l application @EPP, à des tiers non habilités par la matrice des droits d accès définie au 13. Les professionnels doivent s assurer, auprès du responsable au sein de leur structure, que leur équipement, tant au niveau matériel, que logiciel, ainsi que leur connexion à Internet leur permettent d utiliser l application @EPP dans des conditions satisfaisantes. La liste des environnements techniques (systèmes d exploitation et navigateur web) validés est consultable à l adresse suivante : www.telesante-midipyrenees.fr/aepp/environnements_valides.html Le GCS Télésanté Midi-Pyrénées met à disposition des utilisateurs un service de support, joignable aux jours et heures ouvrés : - par courriel : support@telesante-midipyrenees.fr - par téléphone : 05 67 20 74 19 7/10

10. GCS TELESANTE MIDI-PYRENEES Hébergement Le GCS Télésanté Midi-Pyrénées héberge l application @EPP sur la plate-forme Télésanté Midi- Pyrénées. Les informations traitées par l application @EPP n étant pas des données de santé à caractère personnel, mais uniquement des données agrégées et anonymisées, son hébergement n est pas soumis au décret n 2006-6 du 4 janvier 2006 relatif à l'hébergement de données de santé à caractère personnel. Le GCS Télésanté Midi-Pyrénées veille à préserver l intégrité physique et logique des données traitées. Le GCS Télésanté Midi-Pyrénées s interdit tout acte susceptible de résulter, directement ou indirectement, en un détournement des données, et notamment de transférer des données issues de l application @EPP à un quelconque acteur. Maîtrise d Ouvrage Le GCS Télésanté Midi-Pyrénées conduit la Maîtrise d Ouvrage des travaux de déploiement et d évolution de l application @EPP pour la région Midi-Pyrénées. La spécification de nouvelles fonctionnalités s effectue au sein de groupes de travail réunissant les correspondants médicaux, paramédicaux et administratifs désignés par les établissements ou les structures de soins. Le GCS Télésanté Midi-Pyrénées anime les groupes de travail, rédige les cahiers des charges décrivant les prestations à réaliser et contracte avec les prestataires. Le GCS Télésanté Midi-Pyrénées est dépositaire de l ensemble des droits de propriété intellectuelle et notamment de l ensemble des développements (codes sources) de l application @EPP. 8/10

11. EVOLUTION DE L APPLICATION @EPP L application @EPP pourra faire l objet d évolutions, notamment en terme de fonctionnalités ou de contenus. Ces évolutions devront être motivées par des demandes de professionnels utilisateurs, centralisées et approuvées par les groupes de travail concernés. Le développement de nouvelles fonctionnalités sera soumis pour validation au Comité de Suivi. Sauf décision explicitement contraire du Comité de Suivi, les évolutions de l application @EPP ne devront pas concerner : - la gestion des EPR (évènements porteurs de risque) et des EIG (évènements indésirables graves). - La gestion de données pouvant donner lieu à un contrôle par un tiers ou pouvant être opposables pour les professionnels de santé, les établissements de santé ou les structures de soin. 12. MODIFICATIONS DE LA CHARTE La présente charte de l application @EPP est un document évolutif qui est susceptible de modifications sur délibération du Comité de Suivi. L'application de nouvelles règles est immédiate. Les modifications apportées à la charte n ont pas d effet rétroactif. 9/10

MATRICE DES DROITS D ACCES. INTERNE DEMARCHES Liste V V V V V Rapport PDF V V V V V Fiche démarche V/E V/M/E /E V/E V/E Fiche Projet V/E V/M/E V/E V/E V/E Unités fonctionnelles V/E V/M/E V/E V/E V/E Professionnels V/E V/M/E V/E V V Analyse V/E V/E V/M/E V/E V/E Evènements indésirables V/E V/M/E V V V Résultats V/E V/M/E V/E V/E V/E Commentaires V V/M/E V V V Documents V V/M/E V V V Agrément V/E V V/M/E V/E V/E Compte rendu de synthèse PDF V V EVENEMENTS Liste /E /E V/E V/E V/E Fiche événement V/E V/M/E V/E V/E V/E Professionnels V/E V/M/E V/E V V Compte-rendu V/E V/E V/M/E V/E V/E Prochain événement V/E V/E V/M/E V/E V/E Documents V/M/E V/M/E V/E V/E V/E Professionnel Référent de la démarche Coordinateur EPP Responsable de pôle Manager établissement Adminstrateur local Public V Adminstrateur central NOMENCLATURES Professionnels UF Type de démarches Statut démarche Rôle au sein démarche Type évènement Rôle au sein d'un évènement Organismes agréés MEE DROITS JOURNAL V V V : Visualisation C : Création nouvel enregistrement M : Modification d'un enregistrement S : Suppression d'un enregistrement existant D : Diffusion (impression, mailing) L accès public ne nécessite pas d authentification. Il permet de consulter la liste des démarches saisies dans l application @EPP, avec les rubriques suivantes : - Date de début - Statut - Type - Libellé - Nb participants Le nom de l établissement, ainsi que l identité et l adresse email des référents des démarches ne sont pas accessibles au public. 10/10