CHARTE D UTILISATION DE LA PLATEFORME DES ACHATS HOSPITALIERS DE BASSE-NORMANDIE

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1 CHARTE D UTILISATION DE LA PLATEFORME DES ACHATS HOSPITALIERS

2 PREAMBULE Hébergée par le portail et la plateforme des achats hospitaliers de Basse-Normandie est : - un espace d échanges et d informations régional sur les achats hospitaliers - un outil de comparaison des coûts d achats et d évaluation des fournisseurs Développé depuis 2006, ce projet s inscrit dans une démarche nationale à double effet : - la volonté d optimiser la professionnalisation des acheteurs - la mise en place de plans d actions permettant de réaliser des économies Le contexte de sa mise en place : - réduction des dépenses de santé - nouvelle gouvernance des achats hospitaliers visant l accompagnement et la diffusion de la culture des achats auprès des professionnels de santé ARTICLE 1 Objet / Principe La présente charte a pour but de préciser les modalités de partenariat entre les différents acteurs et utilisateurs de la plateforme. Elle définit les rôles et les responsabilités de chacun relatifs à la mise à disposition des données d achats hospitaliers, ainsi que les possibilités d exploitation des données mises à disposition par les établissements membres du réseau. La plateforme crée un lien entre tous les établissements hospitaliers de Basse- Normandie et met à leur disposition une base d informations commune évitant de ce fait que les acheteurs hospitaliers gèrent seuls leurs achats. La plateforme des achats hospitaliers permet de comparer les coûts d achats, de mieux connaître les fournisseurs et de mutualiser les bonnes pratiques. Son financement est assuré par les crédits alloués par l Agence Régionale de l Hospitalisation et la DHOS.

3 ARTICLE 2 Domaine d application Centre Hospitalier Lisieux La présente charte s applique à l ensemble des établissements de santé publics ou privés, et plus particulièrement aux acheteurs hospitaliers de la région de Basse-Normandie assurant l alimentation et l exploitation, ou utilisant des informations relatives aux achats hospitaliers. ARTICLE 3 Organisation et rôles Le Centre Hospitalier de Lisieux administre la plateforme. Il assure la collecte d informations, la création des identifiants et des mots de passe, et il garantit que toutes les informations présentes sont conformes. Il veille également à ce que le portail des achats hospitaliers soit «vivant» en assurant une dynamique de participation de la part des établissements de santé afin qu ils mettent à jour régulièrement leurs données et ajoutent des documents.

4 Par ailleurs, il crée et diffuse la newsletter, et il met en place des outils e-achats et des outils de benchmark. Enfin, il gère le formulaire des coûts d achats et il complète le tableau principal des prévisions d achats en fonction des informations envoyées par les établissements de santé. Le groupe de travail que représente l ensemble des acheteurs de la région, est l organe de réflexion, de propositions et de concertation. Il définit les priorités et les axes à suivre, et il définit l architecture globale de la plateforme (convivialité, ergonomie). Il se réunit entre 3 et 4 fois par an. Les professionnels de santé de Basse-Normandie sont au cœur de la plateforme des achats hospitaliers. Ils alimentent l outil en envoyant au fur et à mesure leurs prévisions d achats, leurs documents, leurs coûts d achats et leurs évaluations de fournisseurs. Ils s informent et échangent sur les achats hospitaliers et ils mutualisent au maximum leurs expériences. C est en consultant les informations ajoutées par les autres établissements qu ils créeront une réelle dynamique régionale des achats hospitaliers. L Agence Régionale d Hospitalisation de Basse-Normandie, organisme initiateur du projet réalise le financement et gère les transmissions de l expérience de la Basse- Normandie dans d autres régions. Elle consulte les informations de la plateforme afin d établir des bilans et de proposer aux établissements des actions leur permettant d améliorer leurs achats hospitaliers. ARTICLE 4 Procédure d inscription Chaque établissement membre du réseau est adhérent de fait à la plateforme. Pour bénéficier d un accès direct et sécurisé à la plateforme, chaque personne d un établissement membre du réseau doit formuler sa demande par mail à l adresse ou bien remplir le formulaire d inscription dans la rubrique «Espace Adhérents» de la plateforme. Sous quelques jours, l administrateur crée et active le compte utilisateur demandé, puis envoie par mail la confirmation de l identifiant et du mot de passe permettant à l utilisateur de se connecter de façon sécurisée à la plateforme. ARTICLE 5 Règles d utilisation et d exploitation des données 5.1 Visibilité des informations Seules les personnes disposant des codes d authentification peuvent accéder aux informations de la plateforme des achats hospitaliers.

5 La coordonatrice Basse-Normandie est la seule à pouvoir voir les éléments en statuts «privé». Ce statut correspond aux documents sur lesquels un travail est en cours. Une fois prêt à être diffusé, ces documents sont passés au statut «publié». 5.2 Consultation et partage des informations : espace public Chaque utilisateur qui souhaite consulter les informations de la plateforme des achats hospitaliers doit dans un premier temps se connecter au portail Basse-Normandie en tapant dans son navigateur Internet : Une fois connecté, l utilisateur a accès à toutes les rubriques de l espace «Achats Hospitaliers» (accessible directement dans le menu de navigation du portail). 5.3 Contenu de l espace adhérent L espace adhérents est réservé aux membres du réseau ayant reçu un droit d accès. Il permet d accéder à toutes les informations de la vie du réseau dans le cadre de son fonctionnement. Il comporte également les documents que les adhérents désirent partager. Il convient de préciser que cette ressource documentaire élaborée par des professionnels des marchés publics et pour des professionnels, se doit d être évaluée d un point de vue juridique et adaptée avant toute utilisation. Les cahiers des charges et autres documents sont des outils d aide à la décision qui guident et renseignent dans la passation des marchés. L espace adhérents offre aussi une base de comparaison des prix et un outil d évaluation des fournisseurs. La base de comparaison est alimentée périodiquement par les adhérents suivant une procédure et des fichiers de saisie communs. Par ailleurs, l outil d évaluation des fournisseurs existe à titre indicatif et il ne saurait en aucun cas permettre à un établissement d écarter un fournisseur. Ce tableau ne peut pas être utilisé pour rejeter une offre. 5.4 Droit de modification et de suppression des données Une fois les informations transmises à l ordinateur de la plateforme par un établissement de santé, celui-ci bénéficie d un droit d opposition et de rectification. Il devra l exercer par courrier, mail ou téléphone en s adressant à l administrateur. 5.5 L hébergement des données L application E-Media Control est hébergée par la société Media-Projet, qui est également chargée de l exploitation de ce serveur.

6 L application Reimp Hos est hébergée par la société MEDIA PROJETS, qui est également chargée de l exploitation de ce serveur. 5.6 Gestion des données Confidentialité Les utilisateurs d applications hébergées sur la plateforme doivent, au préalable, s authentifier en renseignant un identifiant et un mot de passe. Cette action garantit l identification de chaque accédant et la confidentialité des informations qui y transitent. Fiabilité Toutes les communications entre les utilisateurs (via Internet) et le serveur transitent via des éléments de sécurité. Les communications sont filtrées et sont dirigées uniquement vers le serveur concerné. Sécurité Toutes les applications hébergées sur la plateforme sont sécurisées à l aide de certificats. Cela signifie que les informations transitant entre les utilisateurs et la plateforme sont cryptées et qu elles renforcent l identification. ARTICLE 6 Responsabilité des personnels participants 6.1 Engagement Chaque établissement adhérant à la plateforme s engage à : - Mettre à disposition annuellement, selon une périodicité qui corresponde à ses procédures d achats, ses données des prix obtenus - Mettre à disposition son calendrier prévisionnel d achats - Assurer le suivi des données transférées (coûts d achats, évaluations des fournisseurs, ratios de consommation) - Utiliser les données des autres établissements pour son information dans le cadre des négociations qu il entreprend avec les fournisseurs, tout en assurant une confidentialité stricte portant sur le nom de l établissement et le nom du fournisseur - Expliquer le rôle de la plateforme et diffuser l information aux professionnels de santé travaillant en son sein

7 - Ne pas utiliser les données d évaluation des fournisseurs d autres établissements lors de ses propres procédures de sélection des candidatures - Ne pas diffuser l identifiant qu ils auront choisi à des personnes extérieures à l établissement - A faire parvenir à la coordonnatrice la liste des personnes dans l établissement disposant des codes d accès à la plateforme - A assurer la confidentialité de l ensemble des données publiées sur la plateforme 6.2 Responsabilité nominative L administrateur publie les articles proposés par les établissements mais il ne modifie pas le contenu des publications et n en est donc pas responsable. En aucun cas il ne pourra être reproché à l administrateur l absence de vérification du contenu de l écrit et/ou la non conformité du document à la législation actuelle. Les établissements qui publient des documents sur la plateforme se dégagent de toute responsabilité quant à l utilisation de ces données par les adhérents de la plateforme. Toute ressource documentaire élaborée par les établissements se doit d être évaluée d un point de vue juridique et adaptée avant toute utilisation.

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