Cahier de membre CAHIER DE MEMBRE 2010 1
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Bienvenue La coopérative Coup Double vous présente son premier cahier de membre. A été réuni dans les pages qui suivent l essentiel des informations que tout membre doit posséder afin de jouer le rôle qui lui revient pour une coop en santé. Un exemplaire a été remis à chaque membre et il en ira de même pour les nouveaux membres qui viendront se joindre à la coop. Cette première édition sera revue périodiquement de façon à maintenir à jour les informations qu elle contient. Elle sera accessible en tout temps sur le site web de la coop à coopcoupdouble.org. Cette édition sera également améliorée à la lumière des besoins des membres et des objectifs de notre coopérative d habitation qui ne manqueront pas d évoluer au fil du temps et de l expérience. Le comité Secrétariat remercie les membres qui ont contribué à la réalisation de ce cahier. CAHIER DE MEMBRE 2010 3
Table des matières 1. Coup Double, une coopérative d habitation 6 1.1 Qu est-ce qu une coopérative? 1.2 Plus qu un logement 1.3 Les principes et les buts 1.4 Les principaux avantages 2. L histoire de la coop Coup double 8 3. Une coop en santé : le droit de parole et les devoirs des membres 10 3.1 Définition générale 3.2 Les membres et l assemblée générale 3.3 Le conseil d administration 3.4 Les comités 3.5 Les corvées 3.6 Le Double Express 3.7 La formation 3.8 Les trois dimensions d une coopérative d habitation 4. L administration de la coop 13 4.1 Le conseil d administration 4.2 La composition du conseil d administration 4.3 Le fonctionnement du conseil d administration 4.4 Les devoirs du conseil d administration 4.5 Les pouvoirs et responsabilités du conseil d administration 4.6 Les fonctions du conseil d administration 4.6.1 La fonction décisionnelle 4.6.2 La fonction consultante 4.6.3 La fonction administrative 4.6.4 La fonction de leadership 4.7 Les dirigeantes et dirigeants de la coopérative 4.8 Le règlement de régie interne de la coop Coup double 5. La bonne marche de la coopérative 17 5.1 Le bail et le contrat de membre 5.2 La responsabilité civile et la police d assurance 5.3 Les politiques : des règlements à suivre par tous les membres et leur application 5.4 Des cas de force majeure : la suspension et l exclusion d une ou d un membre 5.5 Politique de sélection des membres 5.6 Politique du loyer 5.7 Courtoisie de bon voisinage 5.8 Politique d entretien : les travaux et les urgences 4 CAHIER DE MEMBRE 2010
6. Être membre et bien s en porter 21 6.1 Quand un membre n est pas d accord avec une décision 6.2 En cas de différend avec la coopérative 6.3 Le recours à la médiation 6.3 De l aide via l Internet 7. Des comités productifs 23 7.1 Comité de bon voisinage 7.2 Comité d entretien 7.3 Comité de finances 7.4 Comité de jardinage ( Comité pouce vert ) 7.5 Comité de secrétariat 7.6 Comité de sélection 7.7 Communiquer avec les responsables et s impliquer dans les comités 8. Des membres écoresponsables 28 8.1 Ramassage des ordures et cueillette sélective 8.2 Vers une politique verte 8.3 L efficacité énergétique 8.4 Les produits d entretien et de rénovation 8.5 Les matières résiduelles à la maison 9. Informations pratiques relatives au quartier 32 10. Ressources pour mieux connaître les coopératives d habitation 33 et apprendre à exercer nos droits 11. Documentation 34 Le bottin de la coop Coup Double Liste des administratrices et administrateurs Coordonnées des membres Comités et personnes ressources Le procès-verbal de la dernière assemblée générale annuelle Les derniers états financiers et prévisions budgétaires de l année en cours Règlement de régie interne Politiques Courtoisie de bon voisinage Politique d entretien Politique du loyer Politique de participation Politique de sélection des membres Politique de sous-location Règles de procédure des assemblées générales Un exemplaire récent du Double Express Le calendrier de formation de la FECHIMM Dépliant publicitaire de SécuriMembre CAHIER DE MEMBRE 2010 5
Coup Double, une coopérative d habitation 1 Adapté de : Fédération de l habitation coopérative du Canada (2006) ; Mouvement québécois des coopératives d habitation (1999) ; Société canadienne d hypothèques et de logement : Guide de l habitation coopérative (2006). 1.1 Qu est-ce qu une coopérative d habitation? De l extérieur, une coopérative d habitation ressemble à tout autre logement dans le quartier. Ce qui la différencie ce ne sont pas les briques et le mortier, mais la façon dont les résidantes et résidants partagent les responsabilités et contrôlent leur logement. La ou le sociétaire d une coopérative est à la fois locataire de son logement et membre d un organisme à but non lucratif propriétaire de l immeuble où elle ou il habite. À ce titre, il est tenu de participer activement à la gestion démocratique de l ensemble immobilier. Une coopérative d habitation est plus qu un simple logement. C est une association légale formée dans le but de fournir des logements permanents à ses membres. Une coopérative est différente des autres associations de logements dans sa forme de propriété et son engagement à l endroit des principes coopératifs. Au Canada, environ un quart de million de personnes vivent dans des coopératives d habitation. 1.2 Plus qu un simple logement Les coopératives sont contrôlées par leurs résidantes et résidants, qui en sont des membres et qui ont une voix et un vote dans les décisions touchant leurs logements. Il n y a aucun propriétaire privé. L habitation coopérative procure un logement, ce n est pas un investissement. Dans une coopérative canadienne type, entre 25 et 50 % des ménages peuvent bénéficier de loyers mensuels réduits en fonction de leur revenu. Les autres paient le montant complet des loyers établi lorsque les membres approuvent le budget d exploitation annuel de la coopérative. Les coopératives d habitation établissent le coût des loyers le plus près possible de leurs coûts de fonctionnement. Le montant des loyers mensuels complets n augmente que lorsque les coûts de la coopérative augmentent. 1.3 Les principes et les buts Les coopératives d habitation ont été créées pour le bénéfice de leurs membres pour lutter contre la spéculation immobilière. Comme les autres types de coopératives, elles visent à favoriser la responsabilité individuelle, l entraide, la démocratie, l égalité, l équité et la solidarité. Dans la tradition de leurs fondateurs, les coopératives cherchent à mettre en application les valeurs morales que sont l honnêteté, l ouverture ainsi que l entraide entre individus et au sein de la collectivité. Les coopératives d habitation poursuivent leurs buts et expriment leurs valeurs en se fondant sur sept principes. Ces principes remontent aux années 1840 et aux pionniers de Rochdale, mais ils ont été révisés en 1995 par l Alliance coopérative internationale (ACI). Ces principes guident le mouvement de l habitation coopérative dans le monde entier. 1er principe : Adhésion volontaire et ouverte à tous. 2e principe : Pouvoir démocratique exercé par les membres. 3e principe : Participation économique des membres. 4e principe : Autonomie et indépendance. 5e principe : Éducation, formation et information. 6e principe : Coopération entre les coopératives. 7e principe : Engagement envers la communauté. 6 CAHIER DE MEMBRE 2010
Les coopératives d habitation s engagent à offrir des services de la meilleure qualité possible à un coût équitable. Les coopératives d habitation canadiennes visent les objectifs communs suivants : répondre aux besoins de leurs membres; agir comme citoyens responsables au sein de la collectivité; produire des logements et les conserver pour les générations futures. 1.4 Les principaux avantages Accessibilité Régie interne Sécurité d occupation Communauté Mouvement Les coopératives d habitation appartiennent aux membres et sont dirigées par eux. Les frais mensuels d habitation sont fixés par les membres pour couvrir les coûts de fonctionnement de la coopérative. Le règlement de régie interne désigne l orientation générale de la coopérative; il est déterminé par l assemblée des membres. Les coopératives sont des organismes démocratiques et chaque membre a une voix. Les membres élisent le conseil d administration, approuvent le budget annuel et fixent les politiques. Le droit de chaque membre d habiter dans la coopérative est protégé. Il peut y habiter aussi longtemps qu il le désire, à la condition de respecter le règlement de la coopérative et de payer son droit d occupation (loyer) tel que requis. Les membres participent activement aux affaires de la coopérative. Outre les tâches standard, comme approuver le budget, les membres se portent souvent volontaires pour les tâches d entretien (par exemple le soin de la pelouse) et participent à d autres projets communautaires comme la publication d un bulletin. Les membres font aussi partie d une communauté dans laquelle les voisins s entraident. Les membres participent à un mouvement plus large en faveur de la coopération en étant reliés, par le biais de leur fédération, de la Confédération québécoise des coopératives d habitation (CQCH) et de la Fédération canadienne des coopératives d habitation (FCCH), à d autres coopératives canadiennes actives dans des secteurs tels que les banques, le commerce, l agriculture, les assurances, les garderies, les services de santé et beaucoup plus. Comme membre de la FECHIMM, notre coop bénéficie de regroupements d achats avec les partenaires suivants : AFIC, Assurtoit, Bétonel, Equifax, Mabe Canada Inc, Rona, Sécuri-membre et Auto-Assur, Vidéotron, Hydro-Solutions. CAHIER DE MEMBRE 2010 7
Histoire de la coop Coup Double 2 Après la bulle immobilière des années mille neuf cent quatre-vingt, une hausse marquée des taux d intérêts couplée à un taux de chômage élevé faisait chuter le marché immobilier montréalais au début des années quatre-vingt-dix. Comme nombre de propriétaires fonciers à l époque, un certain monsieur Gilles Benoit déclarait faillite en 1993 suite à un long processus, et rendait ses immeubles aux deux Caisses populaires Desjardins qui détenaient les hypothèques. Les deux ensembles immobiliers du 5382-5422 et du 5463-5509 de la rue St-Dominique qui deviendront la coopérative d habitation Coup Double furent mis en vente. Les logements, bien qu habités pour la plupart, se trouvaient en général en piteux état et certains étaient même considérés comme insalubres. Leur restauration nécessitait un investissement substantiel et les loyers au bail étaient très bas, ce qui faisait hésiter les acheteurs. Seule possibilité rentable pour un acheteur : refaire à neuf. Une telle situation s avérait inquiétante pour les locataires, car elle signifiait des hausses de loyer trop élevées pour la majorité d entre eux. C était par contre l opportunité parfaite pour la mise sur pied d une coopérative d habitation et monsieur Robert Manningham d Atelier Habitation Montréal, un groupe de ressources techniques (GRT) en habitation entreprit de convaincre les locataires de s unir dans le but de devenir propriétaires avec la formule coopérative. Avec l accord et la signature des deux tiers de résidantes et résidants, l achat et la rénovation des immeubles devenaient possibles grâce à nouveau programme expérimental de la Ville de Montréal appelé RÉSOLUTION- MONTREAL qui combinait des subventions du programme PRIL, des subventions gouvernementales pour la rénovation et une entente avec l Office Municipal de Montréal pour aider les ménages à survivre aux hausses de loyer. En juillet 1994, Atelier Habitation Montréal déposait une offre d achat qui allait être acceptée. La signature de la charte de la coopérative d habitation Coup Double se fit en décembre 1994 et lança officiellement l aventure coopérative. Et quelle aventure! Il s agissait d une première pour tout le monde, c est-à-dire pour les douze (12) membres fondateurs dont André Chalifoux, Marc Charbonneau, Georges Lacroix, Louise Ladouceur, Lorraine Lévesque, Michel Robert, et d autres qui depuis ont quitté la coopérative. L adhésion des autres locataires comme membres ne se fit pas attendre : Camille Cormier, Yvette Duguay, Eduardo Lopes, Johanne Gosselin. Sans l expérience et l expertise de l équipe d Atelier Habitation Montréal, et de Noëlle Tannou plus particulièrement, les membres auraient été bien en peine de s y retrouver. L équipe d Atelier Habitation Montréal guida et accompagna les membres tout au long des étapes initiales, dont la formation du premier conseil d administration (Richard Fecteau, Johanne Gosselin, Louise Ladouceur, Dominique Ritchot et Michel Robert) et l apprentissage du fonctionnement coopératif, les premières réunions, la formation du comité de chantier (Camille Cormier, Johanne Gosselin, Georges Lacroix, Louise Ladouceur et Michel Robert) qui travailla de pair avec l architecte Jacques Coulloudon. 8 CAHIER DE MEMBRE 2010
Il fut convenu que la rénovation des logements se ferait en deux phases afin de permettre aux locataires de rester sur place. Dans une première phase qui débuta en avril 1995 et dura jusqu en septembre, la moitié des logements des côtés Est et Ouest furent rénovés. Durant les travaux, les membres déménagèrent temporairement dans l autre moitié des logements qu une équipe se chargea de «rafraîchir». Une fois les membres réintégrés dans leur logement, on passa à la deuxième phase de rénovation qui se termina début de 1996. Ce fut une année mouvementée : il y avait tant à apprendre et tant de décisions à prendre ; il fallait aussi penser à combler les appartements vacants et former le premier comité de sélection (Marc Charbonneau, Louise Ladouceur, Eduardo Lopez et William Sloan) pour choisir les nouvelles et nouveaux membres. La gestion financière de ce gros projet fut au départ prise en charge par le GRT, car les membres n avaient pas encore développé les habiletés nécessaires. Mais grâce à leur engagement et à leur participation active, les membres les ont vite acquises. En septembre 1996, la coopérative est inaugurée par une grande fête dans la cour côté Ouest. Toutes les personnes présentes lors de l événement les membres, les intervenants du GRT, l architecte, l élue municipale, etc. peuvent témoigner de la magie de cette fête! CAHIER DE MEMBRE 2010 9
Une coop en santé : le droit de parole et les devoirs des membres 3 Adapté de : Société canadienne d hypothèques et de logement (2006); La Confédération québécoise des coopératives d habitation (1998); Confédération québécoise des coopératives d habitation (2001); Loi sur les coopératives (2000); Fédération des coopératives d habitation intermunicipale du Montréal métropolitain (2006); Coopérative d habitation Coup Double : Règlement de régie interne (2009). 3.1 Définition générale Une coopérative est une personne morale regroupant des personnes qui ont des besoins économiques et sociaux communs et qui, en vue de les satisfaire, s associent pour exploiter une entreprise conformément aux règles d action coopérative. La coopérative est également une entreprise collective dont l un des principes fondamentaux est la prise en charge de la gestion par les individus eux-mêmes. Tous les membres détiennent un pouvoir égal et ce pouvoir doit s exercer selon des règles démocratiques. Loi sur les coopératives, article 3 Pour que cette démocratie existe véritablement, il faut que les membres soient actifs et présents à leur assemblée générale annuelle, et qu ils s impliquent au sein de leur conseil d administration et/ou des divers comités. Les administratrices et les administrateurs sont choisis par et parmi les membres de la coopérative. Leurs décisions doivent être prises dans le seul intérêt des locataires. La participation aux assemblées générales et aux comités garantit aux membres une prise directe sur les processus décisionnels. Les principaux aspects de la gestion de la coopérative font l objet d un règlement de régie interne et de politiques. Ces outils fournissent aux membres, au conseil d administration et aux comités toutes les balises nécessaires à leurs tâches. Ils sont régulièrement révisés de façon à tenir compte des demandes des membres. Tous et toutes doivent les connaître et les comprendre. Le règlement de régie interne et les politiques de la coopérative Coup Double se trouvent à la section DOCUMENTATION du cahier de membre. 3.2 Les membres et l assemblée générale La coopérative a le droit de décider qui en sera membre tout en respectant la Charte québécoise des droits et libertés de la personne. Quand la coopérative sélectionne ses membres, elle doit avoir comme critère la capacité des postulantes et postulants de s impliquer à un niveau ou l autre de l administration, comme dirigeantes et dirigeants ou membres des comités. De plus, la coopérative doit respecter s il y a lieu les accords de financement passés avec un gouvernement. Les membres ont le droit de: voter pour l adoption du budget annuel qui fixe le coût des loyers mensuels et affecte la qualité de leur logement ; élire un conseil d administration composé de personnes qui vivent dans la coopérative ; se présenter à un poste au conseil d administration ; recevoir les états financiers vérifiés indiquant comment la coopérative a dépensé leur argent ; élire les membres du comité de sélection. Ces droits s exercent activement lors de l assemblée générale annuelle. Les décisions sont prises à la majorité des voix exprimées par les membres. Chaque membre est tenu de prendre part à cette assemblée. L assemblée doit se dérouler dans les quatre mois qui suivent la fin de l exercice financier le 31 décembre. Le conseil d administration convoque par écrit les membres quinze (15) jours avant la date prévue de l assemblée. 10 CAHIER DE MEMBRE 2010
3.3 Le conseil d administration Le conseil est élu par les membres pour administrer les affaires de la coopérative. En leur nom, il exerce les pouvoirs que lui délègue l assemblée générale. Il est responsable de préparer le rapport annuel. Il supervise également le travail des différents comités. La section L ADMINISTRATION DE LA COOP dresse un portrait complet de la composition du conseil d administration, de son fonctionnement, de ses devoirs et pouvoirs. 3.4 Les comités La coopérative Coup Double s est dotée d une structure de fonctionnement par comités. Les comités suivants sont statutaires et permanents : Comité de bon voisinage Comité d entretien Comité de finances Comité de jardinage (pouce vert) Comité de secrétariat Comité de sélection Pour répondre à de nouveaux besoins, le conseil d administration peut décider, temporairement ou non, de former d autres comités. C est au moment du renouvellement des baux que les membres prennent connaissance des besoins de la coopérative et décident dans quels comités investir leurs compétences. Quant aux nouveaux membres, ils sont répartis dans les comités par le conseil d administration en fonction de leurs habiletés particulières. Seuls les membres du comité de sélection sont élus pour un mandat de deux ans au moment de l assemblée générale annuelle. Les tâches et les procédures de travail des divers comités sont énumérées dans le règlement de régie interne et les politiques de la coopérative. Chaque membre doit s impliquer pour un minimum d environ six heures par mois comptabilisées par les responsables des comités. Les exigences de participation sont définies dans le contrat de membre et dans la politique de participation de la coopérative. Cette politique vise à clarifier les attentes et à assurer un juste partage des tâches de gestion. La politique stipule que : Tout membre dont la participation sera jugée insuffisante après une période de trois mois, sera convoqué par le responsable de son comité et devra par la suite prendre une entente visant l amélioration de sa participation aux activités de la vie coopérative. Si dans un délai de trois mois les termes de cette entente ne sont pas respectés, le comité Bon voisinage en sera informé et sera chargé d avertir le membre par écrit qu il sera convoqué prochainement par le conseil d administration. Après avoir rencontré le membre en question, le conseil d administration devra déterminer si le membre perd son statut de membre, et, si tel est le cas, de faire les démarches nécessaires pour régler la situation. Chaque comité a ses modalités de fonctionnement et évaluera la participation de ses membres selon ses propres critères. 3.5 Les corvées Plusieurs tâches manuelles sont à la portée de toutes et tous ou alors nécessitent une formation minimale. En réunissant leurs forces à l occasion de corvées en groupe, les membres contribuent à l entretien et à l amélioration des bâtiments et des espaces extérieurs comme la cour ou les ruelles avoisinantes. Participer aux corvées fait partie des devoirs des membres. 3.6 Le Double Express, le bulletin de la coopérative Coup Double Le Double Express est l organe d information de la coopérative Coup Double. Les membres sont mis à contribution pour la rédaction des articles et des comptes-rendus des divers comités et du conseil d administration. De l aide est offerte pour la rédaction des articles. Des dates de tombée s appliquent. Le nom des personnes en charge du journal se trouve dans le bottin à la section DOCUMENTATION. 3.7 La formation La coopérative Coup Double est membre de la Fédération des coopératives d habitation intermunicipale du Montréal métropolitain (FÉCHIMM). Cette fédération offre un programme de formation aux membres et peut les conseiller en cas de difficulté. CAHIER DE MEMBRE 2010 11
Le conseil d administration réserve chaque année un budget pour répondre aux besoins de formation dans le but d accroître le savoir-faire de ses membres. Les demandes de formation doivent être approuvées par le comité Bon voisinage. On peut obtenir le programme de formation de la FÉCHIMM en téléphonant au (514) 843-6929, par courriel info@fechimm.coop ou à www.cooperativehabitation.coop 3.8 Les trois dimensions d une coopérative d habitation UNE PERSONNE DEMEURANT DANS UNE COOPÉRATIVE D HABITATION PORTE TROIS CHAPEAUX EN MÊME TEMPS DIMENSION ENTREPRISE ÊTRE LOCATAIRE t DEMEURER DANS UN IMMEUBLE t SIGNER UN BAIL t PAYER LE LOYER Gestion financière et d immeuble COMITÉ DE FINANCES : Perception des loyers, paiement des comptes, tenue de livres, préparation des états financiers, etc. COMITÉ D ENTRETIEN : Prévision des réparations, planification de l entretien régulier, inspection des logements, négociation avec les entrepreneurs, etc. DIMENSION ASSOCIATION ÊTRE MEMBRE t ADHÉRER AU GROUPE t SIGNER UN CONTRAT DE MEMBRE t SOUSCRIRE DES PARTS SOCIALES t PRENDRE DES DÉCISIONS À travers une structure de fonctionnement : assemblée générale conseil d administration comité de finances, entretien, bon voisinage, sélection, secrétariat Gestion du recrutement COMITÉ DE SÉLECTION : Recherche d une personne qui doit être à la fois un bon locataire, un bon membre et un bon voisin DIMENSION COMMUNAUTÉ ÊTRE VOISIN t FAIRE PARTIE DU VOISINAGE t RESPECTER LES RÈGLEMENTS ET RÈGLES DE BON VOISINAGE t S ENTENDRE AVEC SES VOISINS Gestion des relations entre les membres COMITÉ DE BON VOISINAGE : Organisation d activités sociales à l interne et en dehors de la coopérative, règlement de conflits, plaintes et voisinage, aide amicale entre voisins (membres et non-membres), bénévolat, etc. ET AGIT COMME PROPRIÉTAIRE EN ASSEMBLÉE GÉNÉRALE, AU CONSEIL D ADMINISTRATION ET DANS LES COMITÉS DE GESTION PARTICIPATION t AUX ACTIVITÉS D ENTRETIEN COURANT : Espaces communs PARTICIPATION t À LA GESTION : Membre du conseil d administration et/ou d un comité de travail PARTICIPATION t AUX ACTIVITÉS DES MEMBRES : Prise de décision aux AG, les corvées, les soirées de rencontre, etc. 12 CAHIER DE MEMBRE 2010
L administration de la coop 4 Adapté de : Fédération des coopératives d habitation de l Île de Montréal (FECHIM) (1997) ; Ministère du Développement économique Innovation et Exportation. 4.1 Le conseil d administration Élu par l assemblée générale des membres, le conseil d administration de la coopérative a pour tâche essentielle de sauvegarder les intérêts des membres qu il représente. Il administre les affaires de la coopérative et voit à ce que son fonctionnement général respecte les règles et orientations établies par l assemblée générale. 4.2 La composition du conseil Le conseil est composé de sept administratrices et administrateurs élu(e)s à l assemblée annuelle par les membres présents. Le mandat des administrateurs est de deux ans. Le principe de rotation est le suivant : les années impaires, trois administrateurs sont sortants, les années paires, quatre administrateurs sont sortants. Les postes se répartissent ainsi : présidence, vice-présidence, secrétariat, trésorerie, et trois conseillers et conseillères. 4.3 Le fonctionnement du conseil Le conseil d administration se réunit sur convocation de la présidente ou du président ou de deux administratrices ou administrateurs. La majorité (50% plus un) des administrateurs constitue le quorum. Les décisions sont prises à la majorité des voix exprimées. En cas d égalité, la présidente ou le président de la réunion a une voix prépondérante. Les administratrices et administrateurs n ont pas le droit de recevoir de salaire pour leur charge d administrateur. Elles et ils ont cependant le droit de recevoir une compensation monétaire pour les frais encourus dans l exercice de leur fonction. À titre d exemple, les frais de déplacement pour représenter la coopérative sont des dépenses admissibles. Les administrateurs sont considérés comme les mandataires de la coopérative. Ils doivent agir conformément au Code civil du Québec (L.R.Q., article 80 à 106.1). Une administratrice ou un administrateur peut être révoqué(e) par une assemblée générale spéciale convoquée à cette fin. L administrateur en cause doit être informé des motifs invoqués et de la tenue de l assemblée. Il peut y prendre la parole. Selon les principes de droits corporatifs, il faut un motif sérieux pour révoquer un administrateur. Une administratrice ou un administrateur qui est en conflit d intérêts doit le divulguer et s abstenir de voter sur toute mesure se rapportant à cette situation. Un conflit d intérêts survient lorsqu une administratrice ou un administrateur est à la fois juge et partie à une décision. 4.4 Les devoirs du conseil La loi sur les coopératives (article 90) impose les devoirs suivants au conseil d administration : assurer la coopérative contre les risques de détournement de la part de ses dirigeants, préposés ou employés, d incendie et de vol, et en matière de responsabilités publique et patronale; désigner les personnes autorisées à signer au nom de la coopérative tout contrat ou autre document; lors de l assemblée annuelle, rendre compte de son mandat et présenter le rapport annuel; faciliter le travail de la vérificatrice ou du vérificateur; encourager l éducation coopérative des membres, dirigeants et employés de la coopérative; favoriser la coopération entre les membres et la coopérative, et entre les coopératives; fournir au ministre, si ce dernier en fait la demande, une copie des règlements ainsi que les renseignements et documents qu il pourrait requérir relativement à l application de la présente loi. CAHIER DE MEMBRE 2010 13
4.5 Les pouvoirs et responsabilités du conseil d administration L article 89 du Code civil confère au conseil d administration un pouvoir général d administration. Selon cet article, le conseil d administration peut exercer tout pouvoir que possède la corporation, sans autorisation préalable, sauf ceux pour lesquels les règlement exigeront une autorisation spécifique de l assemblée générale et sauf le pouvoir de nantir, d hypothéquer ou de donner en garantie les biens de la coopérative par ses membres. La loi prévoit, en effet, qu une autorisation doit être donnée par un règlement adopté à une assemblée générale à la majorité des deux tiers des voix pour l exercice de ces pouvoirs. La loi attribue certains pouvoirs exclusifs au conseil d administration : remboursement des parts (art. 38); admission des membres (art. 51); exclusion ou suspension des membres (art. 57); remplacement d administrateurs démissionnaires (art. 85); engagement d un gérant si le règlement le permet (art. 90); nomination des dirigeants (arts. 113, 116); préparation du rapport annuel (art. 132); approbation des états financiers (art. 133); remplacement du vérificateur en cas de vacance (art. 136); recommandation quant à l attribution des ristournes (art. 143); résolution d adhésion à une fédération, devant être ratifiée par l assemblée générale (art. 229). L assemblée générale, même au nom de sa souveraineté, ne peut s ingérer dans les pouvoirs du conseil d administration et encore moins les membres sur une base individuelle. Lorsque le conseil d administration ne tient pas compte des désirs exprimés par les membres et lorsque les membres ne sont pas satisfaits de la façon dont leur coopérative est administrée, ils peuvent, au moyen d une assemblée spéciale convoquée à cette fin, si tel est le vœu de la majorité d entre eux présents à cette assemblée, révoquer le mandat d un administrateur ou de plusieurs administrateurs et les remplacer pour la durée non écoulée de leur mandat. Dans ce cas, la procédure de révocation est la même que pour suspension ou l exclusion d un membre. Par ailleurs, les administratrices et administrateurs, de façon générale, n ont pas à intervenir individuellement dans la gestion de la coopérative. Elles et ils exercent leurs pouvoirs lorsqu ils siègent en réunion du conseil d administration. Elles et ils doivent respecter les limites des pouvoirs qui leur sont conférés par la Loi et les règlements de la coopérative. L administratrice ou l administrateur n a personnellement aucun pouvoir de lier la coopérative, sauf s il y est expressément autorisé (mandat particulier, autorisation de signature). Les règlements peuvent toutefois prévoir des devoirs spécifiques pour les dirigeantes et dirigeants. 4.6 Les fonctions du conseil d administration 4.6.1 La fonction décisionnelle Le conseil d administration d une coopérative d habitation est élu par les membres. Il a pour mandat de planifier et de coordonner la gestion de la coopérative tout en respectant les politiques qui la régissent. Le conseil fait des propositions aux membres en ce qui a trait aux politiques et règlements de la coopérative, mais c est à ces derniers qu appartient le pouvoir de rendre une décision finale en ces domaines. Pour s acquitter efficacement de sa fonction décisionnelle, le conseil doit éviter de s attarder à la gestion du quotidien et aux décisions d ordre pratique qui incombent plutôt à des comités, des bénévoles ou des salariés à qui on a délégué ces responsabilités. Si le conseil dévie de son rôle essentiel de planification et de coordination de l administration générale, la coopérative souffrira d un manque de leadership et de direction. Même lorsque le conseil a plein pouvoir décisionnel, il doit s assurer que la prise de décision résulte d un processus ouvert et propre à la collaboration. 14 CAHIER DE MEMBRE 2010
Pour prendre ces décisions, le conseil se réfère : aux principes coopératifs; à la Loi sur les coopératives; à la Loi de la Régie du logement; aux règlements et politiques de la coopérative; aux résolutions de l assemblée générale. 4.6.2 La fonction consultante Le conseil reçoit de l information et des propositions provenant de plusieurs sources à l intérieur de la coopérative. Il doit canaliser information et conseils vers les membres, les comités et le personnel. Il a une fonction consultative au sujet : de problèmes d organisation et de leur éventuelle résolution (délégation, encadrement des responsables de comités, prévention et résolution des problèmes) ; de la structure démocratique et de la façon dont chaque membre peut s y impliquer activement (organigramme, liste des compétences des membres) ; des domaines où des règlements ou politiques devraient être adoptés (ou amendés) de la raison pour laquelle on recommande une approche particulière (évaluation périodique et bilan annuel) ; des changements dans les procédures adoptées par le conseil pour guider les opérations de la coopérative (demande de rapports, modification d une procédure). Dans le cadre de sa fonction consultative, le conseil doit s assurer que les membres, les comités et le personnel ont la formation et les aptitudes nécessaires à la prise de décision. 4.6.3 La fonction administrative Cette fonction du conseil implique qu il sache composer avec divers intérêts et exigences afin de mieux servir les intérêts à long terme de la coopérative. En ce sens, le conseil : représente la coopérative pour toutes les questions légales; voit à ce que la coopérative se conforme à toutes les ententes financières pertinentes ainsi qu à la législation gouvernementale; s assure que la coopérative n excède pas son autorité légale et que ses règlements sont adoptés, amendés et révisés de façon satisfaisante; assume la responsabilité d une gestion financière efficace; supervise et évalue la performance du personnel et des comités de la coopérative; s assure que la coopérative s acquitte de ses obligations d employeur auprès du personnel; s assure que les droits de chaque membre face à la coopérative prise dans son ensemble, soient protégés et promus; reconnaît que le poste d administratrice ou d administrateur repose sur la confiance et la bonne foi. 4.6.4 La fonction de leadership Pour guider la coopérative dans la poursuite de ses objectifs, le conseil doit faire preuve de leadership. Pour ce faire, le conseil doit : s assurer qu on a élaboré un ensemble d objectifs précis pour la coopérative; en consultation avec les membres, fixer des buts à court terme ainsi qu un échéancier pour atteindre les objectifs; créer des occasions où les membres pourront partager la fonction de leadership; établir un esprit coopératif et favoriser une atmosphère communautaire; adopter une approche de coopération axée sur la résolution de problèmes lorsqu il s agit de composer avec des situations conflictuelles. CAHIER DE MEMBRE 2010 15
4.7 Les dirigeantes et dirigeants de la coopérative C est le conseil d administration et non l assemblée générale qui nomme la présidente ou le président, la vice-présidente ou le viceprésident, la ou le secrétaire, la trésorière ou le trésorier. Les personnes qui occupent ces postes sont désignées comme les dirigeantes et dirigeants de la coopérative. Tout comme les administrateurs, les dirigeants de la coopérative sont considérés comme ses mandataires. Par conséquent, les règles du mandat prévues par le Code civil s appliquent à eux. Les pouvoirs et devoirs de chacun des dirigeants sont déterminés par le règlement de régie interne de la coopérative. Ce règlement doit être adopté par l assemblée générale et il ne peut être modifié que par elle. De façon habituelle, les dirigeantes et dirigeants de coopérative exercent les rôles suivants : La présidente ou le président Il lui appartient de présider les assemblées de la coopérative, les réunions du conseil, et de représenter officiellement la coopérative. La vice-présidente ou le vice-président En cas d absence ou d incapacité de la présidente ou du président, la vice-présidente ou le vice-président la ou le remplace. La ou le secrétaire Elle ou il tient les registres de la coopérative, garde les archives, donne les avis requis pour la tenue des assemblées et des réunions du conseil, dresse les procès-verbaux. La trésorière ou le trésorier Elle ou il dresse les états financiers, tient les livres et les comptes, conserve les valeurs et pièces justificatives, est responsable de la garde des actifs liquides. 4.8 Le règlement de régie interne de la coop Coup double Le règlement de régie interne désigne l orientation générale de la coopérative; il est adopté en assemblée générale et le conseil d administration voit à son application. Le règlement de régie interne rassemble les articles qui, dans le respect de la Loi sur les coopératives, concernent : le capital social; les membres; la démission, la suspension et l exclusion des membres; l assemblée des membres; le conseil d administration; l exercice financier; le rapport annuel. 16 CAHIER DE MEMBRE 2010
La bonne marche de la coopérative 5 Adapté de : Loi sur les coopératives : articles 57 et 58 (2000); Fédération de l habitation coopérative du Canada (2006); Fédération des coopératives d habitation de l île de Montréal (1997). 5.1 Le bail et le contrat de membre Le membre signe un bail et un contrat de membre qui prévoient : les conditions que le membre accepte de respecter en échange du droit de vivre dans son logement; son rôle dans la gestion de la coopérative; le rabais de membre qui lui est accordé en échange de sa participation à la gestion; son obligation de se doter d une police d assurance-habitation et d en fournir la copie à chaque renouvellement de bail; ce que la coopérative accepte de faire pour le membre à titre de résidante et de résidant. Il est du devoir du membre de prendre connaissance du règlement de régie interne et des politiques et de comprendre l importance de les respecter en toute justice pour l ensemble des membres. 5.2 La responsabilité civile et la police d assurance Les membres de coopératives doivent se prémunir contre les ennuis financiers découlant de sinistres. Un membre locataire peut être tenu responsable des dommages dont il serait la cause par la coopérative ou par la compagnie d assurance qui couvre cette dernière. Le locataire qui détient une assurance adéquate, minimisera les pertes financières qui peuvent résulter d un sinistre. Le locataire est dans l obligation de détenir et maintenir une assurance habitation et d en fournir la preuve à la signature de son bail. Si le membre ne détient pas encore une telle police, il peut faire appel à l assurance SécuriMembre à prix très compétitif. SécuriMembre est un plan collectif offert aux membres de toutes les coopératives d habitation du Québec et du Canada. Bien que les membres ne soient pas dans l obligation de faire affaire avec cette compagnie, ils peuvent trouver son dépliant publicitaire à la section Documentation. Voici les réponses aux questions les plus fréquemment posées par les compagnies d assurance sur les bâtiments de la coopérative : Année de construction des deux bâtiments de la coopérative? Coté Est : 1910 Côté Ouest : 1924 Nombre de logements? Côté Est : 24 logements (6 logements par unité); Côté Ouest : 21 logements (6 logements par unité) Type de revêtement extérieur? Revêtement des bâtiments résistant au feu (briques) Présence de commerces? Pas de commerce dans les bâtiments Détecteur de fumée? Détecteur installé dans chaque logement Borne fontaine la plus proche? Borne fontaine à moins de 300 mètres du bâtiment Caserne d incendie la plus proche? Caserne d incendie à moins de 1 km du bâtiment Les questions de nature personnelle suivantes sont fréquemment posées par les compagnies d assurance : le montant des possessions de la ou du locataire; la présence de biens à usage professionnel; la présence d un système d alarme relié à une centrale; la présence d animaux; l adresse du logement; le nombre de locataires dans le logement. CAHIER DE MEMBRE 2010 17
5.3 Les politiques : des règlements à suivre par tous les membres et leur application Chaque membre doit connaître les règles en vigueur, les respecter et signaler les améliorations à y apporter dans l intérêt général. Toutes les politiques de la coopérative Coup Double et le règlement de régie interne se trouvent à la section Documentation. Sont résumés ici, quelques articles d usage courant de chacune de ces politiques. 5.4 Des cas de force majeure : la suspension et l exclusion d un membre (art. 57 et 58 de la Loi) Le règlement de régie interne fait la liste des cas motivant la suspension ou l exclusion d un membre par le conseil d administration : s il n est pas usager des services de la coopérative; s il n a plus la capacité effective d être un usager des services de la coopérative; s il ne respecte pas les règlements de la coopérative; s il n a pas payé ses parts de qualification selon les modalités de paiement prévues au règlement; s il n exécute pas ses engagements envers la coopérative; s il néglige, pendant un exercice financier, de faire affaire avec la coopérative pour la somme déterminée par règlement; s il exerce une activité qui entre en concurrence avec celle de la coopérative. Avant de se prononcer sur la suspension ou l exclusion d un membre, le conseil d administration doit l aviser par écrit des motifs invoqués ainsi que de la date de la réunion au cours de laquelle le conseil rendra sa décision. Le membre peut, lors de cette réunion, s opposer à cette suspension ou à cette exclusion. 5.5 Politique de sélection des membres La politique de sélection énumère les critères de sélection des membres ainsi que les critères d attribution des logements et des subventions aux personnes éligibles. Elle vise à trouver la meilleure ou le meilleur membre dans l intérêt de la coopérative. 5.6 Politique du loyer La politique du loyer explique les règles relatives notamment à la perception des loyers, le rabais de membre et les pénalités de retard. Perception des loyers Le paiement du loyer se fait le premier jour de chaque mois. Il doit être payé par chèque, autant que faire se peut. Les chèques postdatés sont les bienvenus. Les chèques doivent être déposés dans la boîte aux lettres de la personne responsable de la collecte des loyers. Le bottin à la section Documentation indique le nom de la personne responsable. Rabais de membre Tout membre de la coopérative a droit à un rabais de membre sur le prix de son loyer. Ce rabais est déterminé par l assemblée générale et réévalué selon les besoins. Pénalités de retard Après un retard de cinq jours (soit le cinquième jour de chaque mois) dans le paiement du loyer ou dès que la caisse ou la banque retourne un chèque pour quelque motif que ce soit (pas de fonds, fonds non libérées, non concordance etc.), une amende de 10,00 $ est chargée au locataire. 5.7 Courtoisie de bon voisinage La courtoisie de bon voisinage impose des règles pour harmoniser les relations entre voisines et voisins et gérer l utilisation des aires communes. Ces règles concernent entre autres l utilisation de la cour et de la salle communautaire, les bruits et les fêtes, les déchets. La courtoisie comprend aussi la procédure pour le règlement des plaintes. Cour Tous les membres ainsi que toutes les personnes qui vivent avec eux ont accès à la cour. Celle-ci est commune à tous les membres seulement. Les locataires ne peuvent y laisser traîner aucun objet encombrant, rebuts, vieux pneus, bicyclettes, etc. Les portes des clôtures entourant la cour doivent toujours rester fermées. 18 CAHIER DE MEMBRE 2010
Bruits et fêtes Les membres peuvent tenir une fête dans la cour par année par logement. Afin de préserver la quiétude et la propreté des lieux, les membres doivent avertir à l avance tous les locataires de la cour de la tenue de la fête ; cesser tout bruit et musique dès 23h00 ; nettoyer la cour immédiatement après la fête. Salle communautaire André-Chalifoux La salle communautaire peut être réservée exclusivement par des membres de la coopérative pour des réunions et des sessions de formation. Il est entendu que ce local ne doit pas servir à des fins personnelles et/ou commerciales. Pour toute réservation, le membre doit s adresser à la ou au responsable désignée dans le bottin qui se trouve à la section Documentation. La salle communautaire doit être nettoyée, donc remise en état de propreté, après chaque utilisation. Déchets Les locataires doivent eux-mêmes déposer leurs déchets au bord de la rue selon l horaire de cueillette de la Ville. Les déchets laissés sur les balcons doivent être déposés dans des poubelles avec couvercle. Procédure de règlement des plaintes La courtoisie de bon voisinage prévoit la procédure dans le cas où une ou un membre constate un manquement au règlement chez un autre locataire. Le comité Bon voisinage reçoit les plaintes par écrit mais s assure avant tout que la personne qui lui adresse une plainte a tenté de régler le problème avec la personne concernée. 5.8 Politique d entretien : les travaux et les urgences La politique d entretien explique que les locataires sont responsables de voir à l entretien de leur logement et des accès à leur logement. Elles et ils doivent entre autres : maintenir l intérieur de son logement dans un état de propreté et d habitabilité acceptable; maintenir les accès avant et arrière propres et exempts de débris, neige ou autres encombrements, afin qu ils soient praticables en tout temps; prévenir la contamination du bâtiment par la vermine, les blattes ou autres insectes, tant à l intérieur qu à l extérieur du logement. Elle précise aussi les modifications et les améliorations que les membres peuvent entreprendre sans autorisation préalable. D autres modifications et améliorations exigent une autorisation du conseil d administration. La politique fait la liste des réparations dont la coopérative se charge et explique les procédures à suivre en cas de demandes de travaux et d urgences. Travaux dont la responsabilité incombe à la coopérative (matériaux et main-d oeuvre) Modifications ou réparations majeures de plomberie, électricité, structure; Dégâts causés par un problème d eau sans la faute de l occupant; Réparation ou remplacement des ouvrages de menuiserie, quincaillerie et autres équipements des logements, dû au vieillissement normal; Tous les finis intérieurs des espaces communs (tels que vernis, peinture, tapis de cage d escaliers); Tous les équipements nécessaires à l entretien, l éclairage, la sécurité des espaces communs; Les recouvrements extérieurs des portes, fenêtres, galeries, garde-corps, escaliers et murs de maçonnerie (peinture, teinture, etc.); La peinture des murs et des plafonds des cages d escaliers tous les huit (8) ans, si jugée nécessaire par le comité entretien lors de son inspection annuelle; L entretien et l équipement de la cour: pelouse, arbres, arbustes, remise, pavage, équipements récréatifs appartenant à la coop, outils, etc.; Pose et entretien de poteaux et corde à linge; Vidange des chauffe-eau; Sablage et vernissage des planchers de bois franc et de marqueterie, tous les dix (10) ans si l état de ceux-ci l exige suite à une inspection réalisée par le comité entretien. CAHIER DE MEMBRE 2010 19
Travaux dont la responsabilité incombe au locataire (matériaux et main-d œuvre) Réparations mineures de plomberie ou d électricité reliées à l usage de l occupant (par exemple changer une prise électrique, déboucher un renvoi, etc.); Réparations des finis de murs et de plafonds endommagés suite à une faute ou à l usage des occupants (par exemple gypse, céramique); Pose de serrures supplémentaires ou d équipement de sécurité; Changement des ampoules dans les logements et des ampoules des appareils individuels à l extérieur; Recouvrement des murs, plafonds, armoires, portes et fenêtres à l intérieur des logements à l usage de l occupant (peinture, vernis, papier peint, etc.). Ne rien appliquer sur les armoires, fenêtres ou boiseries qui sont vernis ou en mélamine; Réparation ou remplacement de portes, fenêtres, quincaillerie et tout ouvrage de menuiserie pour un bris causé par l occupant; Raccords nécessaires pour la pose d un lave-vaisselle encastré; Nettoyage et déneigement des galeries, balcons et accès vacants; L ouverture et la fermeture des soupiraux de cave, s il y a lieu. Les demandes de travaux Les membres peuvent adresser par écrit au comité entretien les demandes pour tous les travaux dont la coopérative a la responsabilité à l intérieur de leur logement. Sur la demande, le membre doit inscrire son nom, son adresse, la date de la demande ainsi qu une courte description de la réparation à effectuer, et la déposer à l adresse indiquée dans le bottin qui se trouve à la section Documentation. Le comité d entretien communique avec la ou le membre pour l aviser du suivi qui sera donné à sa demande. Une allocation de 300 $ est disponible à tous les 4 ans pour la réalisation de travaux de peinture que chaque membre décide d entreprendre dans son logement. Il faut s informer auprès du comité entretien qui conserve un registre des dépenses par logement avant de procéder à l achat. Une inspection générale des bâtiments a été effectuée à l automne 2008 par un inspecteur indépendant. Un rapport a été déposé en assemblée générale. Il fournit un outil précieux qui informe la coop des réparations à effectuer rapidement et aussi de l entretien régulier préventif qu il est essentiel de ne pas négliger. Une inspection annuelle des logements est aussi faite par le comité entretien. La surveillance des travaux Lorsqu un ouvrier se présente chez un membre pour des réparations, le membre doit lui faciliter la tâche. Les annulations doivent se faire au moins 24 heures à l avance. Le comité d entretien évalue la qualité des travaux pendant et lorsque ceux-ci sont terminés. Le comité entretien demande aux membres d assurer le surveillance des travaux qui se font dans leur logement. Voici trois possibilités : Le membre ne travaille pas à l extérieur et choisit d être présent lors des travaux. Le membre ne peut pas être présent mais a un ami ou un parent qui est disponible pour assurer cette présence. Le membre fait appel à un autre membre de la coopérative parce qu il lui est impossible d être présent et qu il ne connaît personne qui peut prendre sa place. Les urgences Les urgences du côté OUEST et du côté EST doivent être signalées aux personnes désignées dans le bottin à la section Documentation. 20 CAHIER DE MEMBRE 2010