Comment rater... l appropriation de SAP

? Comment rater... l appropriation de SAP

Les quinze commandements pour rater l appropriation de SAP 1. Tu ne géreras pas l appropriation dans la durée Réfléchir à long terme, c est mettre le doigt (et tout le reste) dans un engrenage infernal dont tu ne sortiras jamais! Car il faudra revoir l organisation, reconfigurer les processus et imaginer des dispositifs adaptés pour gérer l appropriation. N oublie pas que tu as un vrai métier «Mes amis, mes amours, mes utilisateurs, mes emmerdes,» Charles Aznavour, compositeur d interfaces pour ERP à longue portée 2. Tu ne feras aucune mesure permanente du niveau de maturité Inutile d avoir des mauvaises surprises. Il ne manquerait plus que des indicateurs quantitatifs et qualitatifs mesurant l évolution du niveau de maturité et d appropriation de SAP soient à la baisse. Toute ta stratégie serait ruinée pour quelques chiffres! Et quel déshonneur vis-à-vis de tes collègues à qui tu auras beau jeu d affirmer que ce n est pas de ta faute mais de celle des utilisateurs SAP qui, décidément, ont fait de la résistance active «Tout utilisateur plongé dans un ERP reçoit de la part de celui-ci une pression désagréable qui s exerce du haut de la hiérarchie vers le bas, et qui est égale au poids du volume de processus déplacé» Archimède, homme de principe, spécialiste des métriques métiers 3. Tu ne désigneras pas de key users Les key users, c est la plaie : selon les études statistiques les plus sérieuses de l IMEC (Institut qui Mérite d Être Connu), la probabilité qu un key user prenne sa mission au sérieux est équivalente à 99,99 % du taux de disponibilité moyen d un système SAP, soit 99,99 % de 99,99 %, soit, pour ceux qui suivent, 99,98 %. Résultat : les key users t appelleront tous les jours pour un débriefing compris entre quinze minutes, pour les plus timides, et trois heures et quart, pour les plus bavards. Si, en plus, les key users sont organisés par domaine métier et en réseau, tu seras victime d une véritable conspiration! «Si vous ou l un de vos collaborateurs était capturé dans une interface ou tué par un module SAP lancé à pleine vitesse, la DSI niera avoir eu connaissance de vos agissements» Jim Phelps, espion pas secret, dans un épisode inédit de Mission Impossible

4. Tu feras une confiance aveugle aux infogérants Pour gérer un système SAP, rien ne vaut un infogérant à qui reviendra la lourde tâche de s occuper de l appropriation. Après tout, il est payé (cher) pour ça. S il échoue, tu pourras toujours l accabler en mettant en exergue son irresponsabilité et négocier les tarifs à la baisse, ça sera toujours ça de pris. Ton DAF et ton DG te seront reconnaissants d avoir ainsi participé de façon active à la réduction des coûts. «Y en a qui ont essayé, y zont eu des problèmes» Chevalier Lasse-Palaice, gentilhomme-consultant au service de sa Majesté le DG 5. Tu n exploiteras pas la richesse fonctionnelle de l outil Le coût d un projet est déjà significatif. Si SAP a été mis en œuvre, c est bien parce que les fonctionnalités sont standards et qu un core model était nécessaire pour remettre de l ordre dans le système d information. Une bonne documentation papier (ou en PDF, si tu as une âme d écolo), fera l affaire. De toute façon, il est bien connu que les utilisateurs ne se servent que de 10 % des fonctionnalités d un logiciel. «On ne vous demande pas de penser, mais d appeler la hot line» Auguste Rodin, sculpteur de corps modèles 6. Tu n analyseras pas les tickets de la hot-line La hot-line présente le défaut majeur de canaliser tous les mécontentements : les utilisateurs vont y exprimer leurs frustrations. Ne tombe pas dans le piège! Les tickets de la hot-line doivent donc être analysés uniquement sous l angle technique. Si les utilisateurs sont mal formés ou ont mal compris, ce n est pas ton problème SOS Amitiés, ce n est pas le même numéro de téléphone! «Je n ai rien d autre à offrir que du sang, de la peine, des larmes, de la sueur et des développements spécifiques» Winston Churchill, Premier ministre de l État de l Art 7. Tu ne feras pas de formation après le projet Tout le monde le sait, la formation souffre de deux maux : ceux qui y participent considèrent que c est une perte de temps, voire une punition, et, à supposer qu ils écoutent, il faut recommencer quelques mois plus tard afin que personne n oublie la bonne parole Surtout si la formation est connectée aux parcours métiers, dont les processus bougent en permanence. Si tu es obligé d organiser des formations, rien ne vaut le PowerPoint. Oublie le e-learning, complètement ringardisé «Je cogne jusqu à ce qu ils comprennent» Le «Bourreau de Béthune», catcheur reconverti dans le Speed ERP Dating

8. Tu n adapteras pas ta stratégie selon les pays Souviens-toi de l autre signification de SAP : «Sans Adaptation Particulière». Si ton entreprise a investi dans SAP (Sûrement Avec Préméditation), c est pour standardiser, harmoniser, remettre à plat les processus. Ce n est pas pour prendre en compte les jérémiades d entités locales qui trouveront toujours de bonnes raisons de ne pas rentrer dans le moule et conserver leur propre SAP (Sauvons nos Attributs Personnels). «Désolé, je n ai qu un seul modèle en magasin» Voltaire, fabricant de fauteuils 9. Tu n évalueras jamais les méthodes d apprentissage Tu aimes les doubles peines? Pas de problème : passe un certain temps à mettre en œuvre des méthodes d apprentissage, et passe le même temps à en évaluer l efficacité. Parions que si celle-ci n est pas au rendez-vous, il faudra tout recommencer. Et si tu aimes vraiment ça, rien ne t empêche de continuer à jouer à ce petit jeu jusqu à ce que la DRH s aperçoive que le genre d emploi fictif que tu occupes désormais n a plus lieu d être «Apprentie, apprentie, est-ce que j ai une tête d apprentie?» A. Reletty, utilisateur modèle d un ERP à l Hôtel du Nord 10. Tu n estimeras pas les impacts d une mauvaise appropriation Perte de productivité, démotivation des utilisateurs, non-qualité des processus métiers, perte d efficacité collective, méconnaissance des processus et instauration de mauvaises pratiques. C est sûr : vu comme ça, ton projet SAP est mal parti. Si tu vois que tous ces inconvénients se manifestent à des degrés divers, le mieux est de gagner du temps en n en mesurant pas l ampleur. Reste toujours optimiste sur l issue. «Un petit glaçon dans votre whisky, Sir?» Edward John Smith, capitaine du Titanic, expert mondial en SAP (Sabordage Avec Pertes) 11. Tu n imagineras pas de modes d apprentissage innovants Il paraît que les «serious games» font un malheur. C est probable mais ils font surtout le malheur de ceux qui les mettent en œuvre. Tu t imagines expliquer à ton DAF ou à ton DG que, sans rire, les «serious games vont optimiser le temps consacré aux actions d appropriation et leur efficacité»? À coup sûr, tu passeras, au mieux, pour un dilettante qui veut jouer au plus malin pendant les heures de travail, au pire, pour un dangereux dépensier qui n a aucune conscience de ce qu est l argent des actionnaires. Dans tous les cas, on te regardera de travers. «C est un véritable plat révolutionnaire, vous m en direz des nouvelles» Fidel Casserole, chef cuistot chez Guevara, bistro de quartier à Miami

12. Tu ne géreras pas l appropriation en mode projet Un projet de plus pour gérer l appropriation : est-ce vraiment le moment d ajouter des contraintes? Il faudra désigner un chef de projet (bonjour l ambiance si aucun de tes collaborateurs ne se porte volontaire ), trouver un budget (bon courage avec les contrôleurs de gestion ), mettre en place une batterie d indicateurs de suivi, sans oublier les inévitables comités de pilotage. «L essentiel est d atteindre son BUT (Balader les Utilisateurs Tranquillement)» Charles De Goal, buteur professionnel, expert en cible métier 13. Tu ne créeras pas de communautés autour de SAP Le communautarisme, on sait où cela mène...! Si tu souhaites encourager la formation d un État autonome au sein de l entreprise, sois bien conscient des risques : revendications en tous genres, risque de créativité débordante qui te fera passer pour un ringard, initiatives incontrôlables, sans parler des fortes têtes qui vont penser que la communauté SAP constitue un excellent tremplin pour se faire bien voir de la DG et prendre ta place! «20 000 communautés sous les projets, ça commence à faire profond» Jules Verne, concepteur d appels d offres en moins de 80 jours 14. Tu n impliqueras pas la DG, les métiers et les utilisateurs Tu suivras le précepte de San Tsu Tsou, philosophe chinois du V e siècle avant ERP (Entre et Referme la Porte) qui disait : «Plus il y a de parties prenantes, plus elles te prennent la tête». C est mathématique : le volume d emmerdements croit avec le carré du nombre de personnes impliquées dans un projet SAP. Le célèbre analyste Igor Tasmanovitch, dans son best-seller («J ai l ERP qui flageolle», Éditions de l Avenant) a été le premier à décrire ce terrible syndrome qui fait l objet de non-dits et l a baptisé «SAP» : Slow, Anarchy & Proliferation. Il a ainsi constaté scientifiquement que trop d intervenants ralentissent les projets, favorisent la dilution des responsabilités et la prolifération des réunions inutiles. «Je vois parfaitement où vous voulez en venir» Ray Charles, compositeur du tube mondial «Walldorf on my mind» 15. Tu ne communiqueras pas régulièrement La communication a un énorme avantage : attirer l attention sur ce que tu fais. Et un énorme inconvénient : attirer l attention sur ce que tu fais. À moins que tu ne sois un manager modèle, une star dans ton domaine de compétences ou une femme parfaite à tous les points de vue, il est préférable de ne pas trop communiquer. Sur ce terrain, le service minimum s impose «Pour vivre bien heureux, vivons bien cachés» Arsène L. Fantomas, petit-fils d un gentleman cambrioleur

Advese, votre cabinet de conseil indépendant et éclairé Cabinet de conseil en management et stratégie, indépendant, créé en 1999, Advese accompagne les grands projets de transformation des fonctions DSI et DAF des entreprises dans leurs enjeux de pilotage, de performance et d optimisation. Son positionnement DSI/DAF est unique sur le marché. Notre style et nos valeurs. Cabinet à taille humaine, privilégiant l esprit d équipe et l expérience de ses consultants, Advese est reconnu pour sa démarche qualitative et pour «son style» ancré sur des valeurs fortes que sont l engagement sincère, l humilité, la créativité, et la conviction. Nous vous apportons un regard neuf, objectif et indépendant et une parole juste pour impulser et accompagner vos nouvelles dynamiques. Notre vision : «éclairer, par l action, vos décisions et vos projets» Une progression continue, maîtrisée et qui doit accompagner les progrès de nos clients. Une ambition partagée par notre équipe et par ceux qui la rejoignent de déployer une marque du Conseil à forte valeur ajoutée et à même de guider ses clients pour relever les enjeux les plus importants. Une volonté de maintenir et de cultiver l indépendance qui permet à notre Cabinet de porter nos clients au meilleur niveau et d être un tiers de confiance. Notre équipe. L équipe d Advese est composée de collaborateurs expérimentés issus de sociétés de conseil ou de services, ayant une expérience opérationnelle et un savoir-faire notoire basés sur les bonnes pratiques du marché des fonctions informatiques et financières. Advese dans l écosystème SAP. Quelle place pour un cabinet de conseil dans l univers SAP qui est l outil de référence des fonctions supports au business dans 80 % des grands groupes français? Comment être différent de l ensemble des offres de conseil qui existent sur le marché? Quelle peut être notre contribution à vos côtés? Pour répondre à ces questions, nous sommes partis de votre histoire en tant que clients avec SAP et pour chaque étape de votre «Vie SAP» nous avons travaillé nos offres de conseil pour vous accompagner dans vos réflexions. Dans votre «Vie SAP» nous identifions «4 âges». A chaque âge, nous proposons des offres innovantes pour vous permettre de prendre les bonnes décisions en cohérence avec les enjeux et la culture de décision de votre entreprise.

Quatre bonnes raisons de choisir Advese Le regard décalé de Best Practices nous permet de vous présenter notre positionnement autour de SAP et nos convictions : celles-ci sont issues de notre indépendance vis-à-vis de l écosystème SAP, nos référentiels méthodologiques (ITIL, CMMI, Lean Six Sigma, PMBOK...) et notre double compétence métiers DAF et DSI. Advese est à vos côtés pour vous aider à valoriser vos actifs SAP : Assurer en permanence que le centre de compétences, le centre de support SAP, est au service des enjeux métiers, avec une organisation adaptée et agile, un catalogue de service, des conventions de services pertinentes, des processus Lean et des modèles économiques adaptés à la maturité du centre de compétences et des métiers. Mettre en place une assurance qualité externe qui contribue à la réussite de vos projets SAP, avec un accompagnement dans les phases de Business Case avec l ambition de maintenir vos enjeux, et une capacité à intervenir en audit de projet, d audit de prestataire, audit SI (nos consultants sont certifiés CISA). Garantir une appropriation SAP et les outils associés mesurée et optimisée, avec un constat diagnostic sur le niveau d appropriation actuel et des préconisations qui intègrent la copropriété SAP (Direction métier/direction Formation/direction Performance/DSI), la mise en place de communautés et de KPI appropriation. être innovants, créatifs sur nos offres versus vos besoins. Advese est le premier cabinet de conseil qui a réfléchi sur une offre autour de la mesure du niveau d appropriation de SAP, et des bonnes pratiques à mettre en place dans les sociétés qui ont fait le choix de cet outil depuis un certain temps : Enquête Advese 2012 «Appropriation SAP : où en est-on 10 ans après les grands déploiements»? Atelier dédié lors de la Convention USF 2013 à Reims : «Quelle valeur créée par l ERP SAP et les outils financiers associés au service des enjeux de la DAF».

Contactez-nous : Advese Caroline Couesnon 57 rue Pierre Charron 75008 Paris Tél. 01 56 88 25 11 www.advese.com Avertissement L application de ces commandements est susceptible de nuire gravement à la santé de votre système d information, voire d entraîner l arrêt total de celui-ci. Advese accompagne ses clients pour leur permettre de réussir leur appropriation SAP. Comment rater est un supplément de la lettre Best Practices Systèmes d Information, publiée par Best Practices International, SARL au capital de 21 000, Pavillon Sisley, rue de la Croix Rouge, 78430 Louveciennes. Comment rater est une marque déposée : toute utilisation, même partielle, du contenu de ce document est strictement interdite sans un contrat de licence ou un accord écrit de Best Practices International. www.commentrater.fr Le contenu de ce document relève de la seule responsabilité de Best Practices International. Directeur de la publication : Philippe Rosé (philippe.rose@bestpractices-si.fr), Contact : Marc Guillaumot (marc.guillaumot@bestpractices-si.fr) ISSN : 1967-5097 - co-gérance : Marc Guillaumot & Philippe Rosé - Dépôt légal : à parution. Toute reproduction même partielle est strictement interdite. Impression : Best Practices International