Maison Régionale des Sports Réunion avec les ligues et comités sportifs Date : 09-03- 2015 Lieu : Maison des Sports d Aquitaine Ouverture Jean- Claude Labadie, Marc Le Mercier Jean- Claude Labadie tient à remercier le service des sports du Conseil Régional (CR) ainsi que les salariés et bénévoles du CROS d Aquitaine qui travaillent sur ce dossier. Il rappelle l objectif d une ouverture de la future Maison Régionale des Sports (MRS) au premier septembre 2015. Marc Le Mercier présente le déroulé de la réunion. La visite du bâtiment par les ligues et comités sportifs, initialement prévue le 13 mars a dû être annulée. Une visite est donc à programmer sous peu, si possible en présence d un élu régional. Marc Le Mercier rappelle la situation générale de la future MRS, son positionnement vis- à- vis des axes principaux et du CREPS notamment. Point sur le chantier Robert Geneste, Stéphanie Poujade En premier lieu, Robert Geneste précise que les travaux ne souffrent que d un léger retard lié à l acheminement des boites décoratives extérieures qui seront installées sur la façade (celui- ci empêchant d engager les travaux de voirie en amont). Présentation de la façade extérieure et de l avancée des travaux : isolation extérieure côté CREPS, «grillage» extérieur côté route, amphithéâtre, accès aux box de stockage etc. L isolation extérieure reste à faire côté route. Présentation du rez- de- chaussée et des accès. Les cloisons sont positionnées tel que la première demande avait été formulée par les ligues et comités. Chaque unité (représentant environ 17-18 mètres carrés) comprend deux fenêtres. Dans chaque bureau un placard aménagé est prévu. Présentation des boites : matériel très spécifique réalisé par un constructeur de bateaux (de 2m jusqu à 4m). Stéphanie Poujade remercie les ligues et comités pour la transmission d images libres de droits dans des délais courts et évolutifs. Précision : les carrés noirs sur les plans de la façade représentent l écran numérique extérieur et un espace qui restera vide (sans structure grillagée) au niveau du Hall d entrée. Présentation des images : noires et blanches avec touches de couleurs ; installées dans des boites blanches et éclairées par des lumières de couleur la nuit.
Il existe une possibilité de modifier les images, mais cela a un coup à prendre en compte. On peut imaginer une modification des images tous les 2 ou 3 ans. Rappel des chiffres Marc Le Mercier Tout d abord, Marc Le Mercier précise que le CRA est en négociation avancée avec une ligue de sport collectif pour l occupation de la quasi- totalité du 3 ème niveau. La volonté étant d occuper l ensemble du bâtiment dès son ouverture, à la fois pour une portée symbolique et pour mutualiser au mieux les charges fixes. Environ 3000m2 de bureaux sur 3 niveaux. Une unité de travail représente environ 17/18 mètre carrés. 1 espace détente de 40 places avec un accès traiteur. 3 salles de réunion (1 de 32, 2 de 42 places équipées de tableaux numériques) Tableaux numériques : il s agit de tableaux simples d utilisation et polyvalent qui permettent aussi bien l utilisation la plus simple (type «vellleda») à la plus sophistiquée. 48 places de parking : conscient que cela peut être un peu juste Le CRA et le CROSA travaillent actuellement pour augmenter le nombre de places de parking d une dizaine de places environ. La question des ligues et comités ayant un véhicule permanent est également évoquée, et devra être étudiée. Concernant la taille des box de stockage :! Taille des box 7 à 11 mètres carrés! Le manque d espaces de stockage est une problématique et il sera difficile de contenter tout le monde, notamment en prévision de l occupation du 3 ème étage 1 salle dédiée à la visioconférence. La question est posée d équiper une salle supplémentaire en visio- conférence, notamment prévision nouvelle grande région :! Difficulté d harmoniser avec les autres antennes (CDOS) pour la gestion, les horaires d ouverture, etc. Il serait possible de concevoir qu à partir d un système de visio- conférence l on pourrait être en liaison avec des ligues ou d autres structures.! Sur le plan technique, il est prévu que toutes les salles peuvent être occupées en visioconférence.! L évolution probable sera d aller vers de nouveaux outils, mais le CROS est également contraint par des contrats de maintenance (puisqu il est propriétaire de son système de visio- conférence) Les espaces d archivage, situés à chaque niveau, seront sécurisés. Le CRA est en train de chiffrer le coût des systèmes de rail (protection contre le feu).
Les rapports juridiques entre occupants : le Contrat d Occupation Temporaire Marc Le Mercier, Rémy Léonard Plusieurs rapports juridiques coexisteront : - une convention d occupation temporaire (COT) régissant les relations entre le CROS et la Région - un règlement intérieur et des «conventions types» entre les occupants et le CROS La Convention d Occupation Temporaire (COT) est en train d être affiné entre les services du CRA (sport et juridique) et le CROS. Sa durée devrait être comprise entre 20 et 30 ans. Le Conseil Régional n aura de relation contractuelle qu avec le CROS. Contrairement à aujourd hui, ou il s agit d un bail emphytéotique, la COT devrait être à titre gracieux, bien que cela reste à confirmer. Le CRA ne souhaite pas gérer en direct ce type de bâtiment (contrairement à ce qui peut exister ailleurs). Des discussions entre le CROS et le CRA sur le contenu de la convention sont en cours, notamment sur les moyens mis à disposition pour la gestion du bâtiment. La contribution aux coûts de fonctionnement pour les occupants est plafonnée à 80 du mètre de carré à l année. Toute la gestion de la MRS fera l objet d une comptabilité spécifique, distincte de la comptabilité du CROS. A partir du 1 er janvier 2016, le CRA devrait être propriétaire du CREPS et l on peut imaginer des possibilités de mutualisation. (Celles- ci sont déjà envisagées au niveau des espaces verts) Le Règlement Intérieur Michel Appriou Le CROS travaille à la rédaction d un nouveau règlement intérieur (RI) dont voici quelques éléments. La mise en place d un Comité de Gestion : - Chargé du respect du RI, des règles de sécurité. - Composé de représentant : des ligues et comités occupants, des ligues et comités non occupants, des salariés, du CROS, du CRA. La priorité d attribution aux ligues et comités ayant des salariés : - Car cela constitue une condition pour l embauche d un salarié. - Car nous nous sommes retrouvés avec des bureaux vides au sein de la Maison des Sports actuelle. On peut imaginer que des ligues sans salarié puissent mutualiser des bureaux. La ligue de tir souhaiterait potentiellement un bureau (en prévision du recrutement d un salarié). Elle est invitée à prendre contact rapidement avec Michel Appriou pour étudier les possibilités, sachant qu en l état actuel, celles- ci sont limitées.
L accès s effectue par badge et digicode (portail, entrée, box) et par clés (bureaux). Un jeu de clés par ligues sera donné à la livraison du bâtiment (2 clés et 2 badges). Il faudra mettre en place un organigramme de clés, sachant que toute demande supplémentaire sera facturée. L accès aux box de stockage sera possible à tout moment. Concernant les réseaux (téléphone et internet), le principe est que chaque occupant garde ses propres contrats téléphoniques et internet. Chaque structure devra sécuriser son flux internet. Le CROS proposera un wifi avec identifiants sécurisés pour les salles communes. Concernant la reprographie, un principe de mutualisation sera proposé à qui le veulent, selon un principe progressif pour respecter les contrats en cours des différentes ligues et comités. L UCPA précise qu elle bénéficie d un marché national sur les copieurs et la papeterie dont elle pourrait faire profiter la Maison des Sport. L utilisation des salles de réunion sera différente du système actuel puisque il y aura participation aux frais de fonctionnement, avec un avantage (nombre d utilisations gratuites) pour les occupants. Aucune activité lucrative ne pourra s effectuer dans les salles de réunion (de type formation professionnelle par exemple). Les salles de réunion pourront être réservées sur la base de créneaux (1H30). Des bureaux de passage seront également mis en place, sur la base de réservations à la demi- journée. Les occupants devront s assurer pour les espaces qu ils utilisent (Responsabilité civile) Un travail d animation important devra être mis en place en collaboration le CROS. Stéphanie Poujade est chargée de réfléchir sur ce point. Le CRA souhaite que l inauguration vienne en fin d une journée d animation, et ne pas se limiter à une simple inauguration protocolaire. Déménagement Marc Le Mercier, Robert Geneste Le déménagement des ligues et comités résidents actuels devrait s effectuer dans la deuxième partie du mois de juillet, alors que les ligues et comités extérieures pourront aménager ensuite, à partir de septembre. Le CROS a réalisé des devis pour les occupants de l actuelle Maison des Sports, permettant d évaluer les coûts de prestations : - 300-400 euros pour les petites structures (1 bureau) - 1500 euros pour les plus grosses structures Les ligues occupantes de la MDS de Bordeaux se verront remettre des cartons. Pour des raisons de sécurité et de respect du bâtiment neuf, un déménageur commun est en cours de négociation.
Questions diverses Existe- t- il une limite pour le branchement au réseau électrique dans les bureaux?! Probablement, mais ni le CROS ni le CRA ne peuvent donner cette limite à cet instant A partir de quand la réservation des salles passe de la MRS actuelle à la suivante! Le déménagement conditionnera le passage d un système à l autre.! Par précaution, il convient ne pas prévoir de réserver l amphithéâtre durant le mois de septembre. Un accès au parking réservé aux salariés est- il prévu?! Non, il n y a pas d accès réservé prévu. Conscient du manque de place, le CRA et le CROS travaillent pour l augmentation limitée du nombre de places. A quelle date peut- on envisager de visiter le bâtiment :! La date du vendredi 3 avril au matin semble faire consensus (sous réserve de confirmation du CRA et du CROS) La date retenue est le 2 avril à 10h en présence de Stéphane Delpeyrat Les plans des bureaux, précisant les affectations des futures occupants, seront transmis avant la visite.