Projet Espace Conférence Grand Hall et Salles périphériques

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1 Projet Espace Conférence Grand Hall et Salles périphériques DEMANDE D INFORMATION Prix et solutions de gestion de l Espace Conférence de la Banque de France (étude de marché) Questionnaire Mars 2015

2 Sommaire 1.OBJET DE LA DEMANDE D INFORMATION ORGANISATION ACTUELLE DEMANDE D INFORMATIONS PÉRIMÈTRE DES PRESTATIONS PRESTATIONS D ACCUEIL PRESTATIONS DE RÉGIE TECHNIQUE PRESTATIONS DE TRAITEUR PRESTATIONS DE PILOTAGE D ENSEMBLE RÉPONSES AUX QUESTIONS CONSTITUTION DES DOSSIERS DE PRÉSENTATION CONTACTS DIVERS PROTECTION DES RÉPONSES RÉMUNÉRATION DES RÉPONSES...10 Espace Conférence BDF - RFI 2/10

3 La présente Demande d Information (DI) ne constitue ni une consultation, ni un appel d offres, ni un quelconque engagement de la Banque de France à lancer ultérieurement une opération sur le même objet. Réciproquement, les réponses à la DI ne constitueront pas des engagements contractuels ou précontractuels de la part de leurs auteurs. Pour des raisons de compréhension, la Banque de France est dénommée «la Banque». 1. Objet de la demande d information La présente DI doit permettre à la Banque de France d obtenir des informations sur les prestataires potentiels en capacité de : - gérer une prestation d accueil - gérer une prestation de régie technique - gérer une prestation de traiteur et organisateur de réceptions - piloter l ensemble des prestations L Espace Conférence comprend principalement le site au 31, rue Croix-des-Petits- Champs Paris 1 er, siège de la Banque de France. Cependant, en complément de ce site, des salles périphériques sont situées au 2/4, rue de la Banque Paris 2 ème et au 9, rue Colonel Driant Paris 1er, annexes de la Banque. Cet Espace est utilisé pour des réunions dites courantes mais aussi pour des manifestations (conférences ou séminaires) internes ou externes plus exceptionnelles, tant par le nombre et/ou la qualité des participants que par l exigence d un protocole et/ou la présence de la presse. L ensemble des prestations attendues sont d un haut niveau qualitatif. L Espace Conférence comprend: Un hall d accueil Un «business center» (local mettant à disposition des visiteurs divers matériels et moyens de communication avec l extérieur : lignes téléphoniques, accès internet filaire et wifi ; ordinateurs connectés, télécopieur, photocopieur, imprimante, broyeur) Une bagagerie Des salles de réunion en périphérie du siège Des bureaux d accueil de passage Un auditorium de 182 places avec une régie et 2 cabines d interprétation simultanée (IS), Deux grandes salles de réunion de 40 places chacune, avec régies et cabines IS, pouvant se réunir en une seule grande salle Cinq petites salles de réunion, de 15 à 32 places, équipées en vidéo projection, sonorisation et visioconférence Un espace cafétéria et de restauration Un bureau pour le régisseur Espace Conférence BDF - RFI 3/10

4 2. ORGANISATION ACTUELLE Dans la situation actuelle, le nombre annuel de visiteurs est de l ordre de personnes. La prestation actuelle s articule comme suit : Présence d un pilote de la prestation sur site Accueil des visiteurs gérés par des hôtesses de 8h à 19h Régie technique gérée par l entreprise Prestation de traiteur gérée par l entreprise D une manière générale, la Banque recherche des prestations de très haute qualité, certaines devant répondre à des caractéristiques techniques spécifiques. Pour information, les entreprises prenant part à ce RFI disposent, du détail des locaux et de leur superficie en annexe 1, et des statistiques de fréquentation de l Espace en annexes 5, 6 et 7. Le retour de cette étude de marché permettra à la Direction de L Immobilier et des Services Généraux de réaliser dans un deuxième temps un dossier de consultation (cahier des charges technique et fonctionnel) dans le cadre d un éventuel appel d offre européen pour l achat de ces prestations. 3. Demande d informations Ce paragraphe répertorie l ensemble des rubriques du questionnaire concernant la gestion de l Espace Conférence. Afin de permettre une utilisation optimale des informations recueillies, la Banque de France s o u h a i te q u e s o i e n t r e n s e i g n é s d a n s l e fichier E x c e l «Annexe 4_Questionnaire_RFI_Espace_Conférence.xlsx», tous renseignements utiles à caractère technique, financier et juridique. Les prix énoncés dans les réponses devront systématiquement être exprimés en HT et TTC Périmètre des prestations Le périmètre de la DI concerne : PRESTATIONS D ACCUEIL L entreprise assurera un service d accueil d une manière permanente tous les jours du lundi au vendredi (sauf jours fériés) dans le créneau horaire de 8h00 à 19h00 sans interruption. Cette prestation véritable vitrine de la Banque aux yeux de l extérieur, devra être exécutée avec une rigueur particulière. Cette prestation devra faire appel à du personnel ayant un niveau d anglais correct (entre 605 et 780 points TOEIC 1 ou équivalent). 1 Test of English for International Communication (TOEIC) sont des certifications standardisées permettant d'évaluer le niveau d'anglais des locuteurs non anglophones tant au niveau de l'écrit que de l'oral. Ces tests, créés et administrés par l'organisme ETS, visent en particulier à évaluer les connaissances linguistiques du candidat dans un contexte professionnel, sans jamais pour autant entrer dans un jargon technique spécifique Espace Conférence BDF - RFI 4/10

5 Sont requises les tâches suivantes : - accueillir les visiteurs et toutes les personnes venant participer à une réunion en ayant pour objectif principal de répondre au mieux à leurs attentes, - délivrer des badges aux participants aux réunions, après pointage sur des listes fournies, - délivrer des badges aux visiteurs, - orienter éventuellement les visiteurs vers d autres points d accueil de la Banque, information du public notamment, - délivrer une plaquette d information aux participants aux réunions, listant l ensemble des services offerts dans l Espace Conférence, - offrir certains services aux visiteurs : appel de taxis, mise en contact avec une agence de voyages, - gérer le local bagagerie et tenir un vestiaire, - tenir et gérer le «business center» au quotidien : approvisionnement des consommables, aide aux utilisateurs, - prendre en charge les éventuels plis déposés par des porteurs et prévenir les destinataires, - assurer l interface avec l entreprise chargée de la décoration florale dans cet Espace - initier les demandes ponctuelles d intervention des agents de propreté pour l ensemble de l Espace Conférence, - tenir, sous forme informatique, un registre de liaison recensant toutes les anomalies, - s associer aux renforts ponctuels d agents d accueil lors de manifestations particulières, - mettre à jour les outils d information à destination du public (écrans,...), - respecter les consignes de sécurité, réagir aux alarmes techniques et participer aux exercices d évacuation. Dans le cadre de leurs missions, les agents de l entreprise n auront aucune responsabilité en matière de contrôle de sécurité. La Direction de la Sécurité de la Banque de France met en œuvre l ensemble des moyens de contrôle à l entrée de l Espace Conférence et donc en amont du guichet d accueil proprement dit PRESTATIONS DE RÉGIE TECHNIQUE L entreprise assurera l'exploitation, la gestion technique et la maintenance courante des installations du lundi au vendredi à des horaires de fonctionnement variables ; la majorité des réunions se tiennent entre 9h00 et 19h00. L Espace est fermé les samedis, dimanches et jours fériés. L équipe dédiée à la prestation de régie technique devra disposer d une expertise confirmée, d un sens aigu du service et faire preuve de réactivité et de flexibilité en fonction des évènements à prendre en charge. En général, ces évènements sont programmés à l avance. La fonction de régie technique consiste à assurer le caractère opérationnel de l Espace en continu pendant les jours ouvrables et la plage horaire indiquée ci-dessus. Nous insistons sur la notion de continuité qui suppose un temps de réaction très court en cas d incident, étant donné l aspect sensible de certaines réunions. Le régisseur doit être apte à effectuer les tâches définies ci-après, y compris la surveillance technique de plusieurs réunions simultanément. Description des équipements techniques et maquettes : L'auditorium est équipé avec : - une sonorisation, - un vidéoprojecteur, - un système de gestion de la parole avec un microphone par siège, Espace Conférence BDF - RFI 5/10

6 - un système de captation vidéo, - de l'interprétation simultanée, - un système d'automatisation avec commandes par écran tactile pour fonctionnement sans régisseur, - une régie de conduite audio, vidéo, lumière. Les deux grandes salles sont équipées avec : - une sonorisation, - un vidéoprojecteur, - un système de gestion de la parole avec des pupitres mobiles, - un système de captation vidéo, - de l'interprétation simultanée, - un système d'automatisation avec commandes par écran tactile pour fonctionnement sans régisseur, - une régie de conduite audio, vidéo, lumière. Les autres salles (petites salles ou salles périphériques) sont équipées avec : - un vidéoprojecteur, - un ensemble de visioconférence, - un système d'automatisation avec commandes par écran tactile pour fonctionnement sans régisseur. Le site dispose d'un réseau de diffusion audio et vidéo en IP. Actuellement l exploitation du site de la BDF s organise en 3 grands axes : 1) Exploitation de l auditorium. 2) Assistance / maintenance des «petites» salles de réunions. 3) Installation / exploitation de «sonos mobiles» dans différents endroits de la banque. Auditorium de 182 places avec régie + 3 cabines de traduction. Conférence : Système BOSCH, 1 micro par siège + 6 micros tribune + 2 dispositifs interprètes par cabine de traduction. Vidéo : Système panasonic (caméras motorisées + contrôleur) automatisé pour cibler la personne qui allume son micro, les mélangeurs vidéo sont de marque Analog Way (QuattroValue et OctoValue). Projection : Christie (x2) Visio : Système CISCO C60. Son : Processeur DME 64 contrôlé par console M7CL (Yamaha). Le tout automatisé par système VITY 15 «petites» salles (de 15 à 32 places) réparties sur 3 bâtiments distincts (Espace Conf, 2/4 banque, Driant) Toutes construites sur le même modèle technique : - Système visio CISCO C60 / VP Epson / Système conférence BOSCH (1 micro par personne + micro président) / Sonorisation par plafonnier. Le tout automatisé par système VITY (1 tablette par salle à disposition des utilisateurs). 2 grandes salles (40 places) pouvant se réunir (Cloison gérée par service déménagement) Par salle : - 1 cabine traduction - Système conférence BOSCH (1 micro par personne) - Système visio CISCO C60 Espace Conférence BDF - RFI 6/10

7 - Système vidéo PANASONIC (caméras motorisées + contrôleur), automatisé pour cibler la personne qui allume son micro. - Sonorisation par plafonnier - VP Projection Design Les 2 salles sont gérées par une régie générale entièrement automatisée par système VITY (1 tablette par salle à disposition des utilisateurs) 2 endroits sont concernés : - le grand hall (équipé d enceintes intégrées dans les murs) - l espace restauration (équipé d enceintes plafond) Dans les 2 cas, des entrées XLR murales reviennent en régie des 2 grandes salles (là où se trouvent les amplis) Il faut donc brancher à chaque fois une mixette 8 voies (BEHRINGER), pour sonoriser un pupitre col de cygne. La prestation comprend : - la préparation des salles selon les réunions prévues au planning, avec paramétrage des différents équipements techniques et connexions au réseau IP, - la gestion des prestations techniques supplémentaires nécessaires aux réunions, - l'assistance aux utilisateurs lors des réunions, - les tests de fonctionnement préalables aux réunions (à bien anticiper dans certains cas, au minimum ¾ d heure avant les réunions importantes), - la présence durant la 1 ère demi-heure d un technicien lors de certaines conférences programmées - l'exploitation technique des salles lors des réunions avec, selon les besoins, présence éventuelle d'un ou plusieurs techniciens pour la conduite technique de la réunion, - la remise en configuration standard des salles après chaque réunion, - la maintenance préventive et la maintenance corrective de premier niveau pour les équipements techniques, - la gestion des consommables des équipements techniques, - le suivi des cahiers de maintenance. L entreprise prend en charge l'ensemble des tâches ci-dessus et, assure lui-même la responsabilité : - de l audiovisuel : l entreprise est seule responsable de l'exploitation, de la gestion et de la maintenance (hors maintenance lourde) des équipements - de l électricité scénique (définie comme tous les équipements d'éclairage gérés par les jeux d'orgue ou les automates de gestion audiovisuels) : l entreprise est seule responsable de l'exploitation, de la gestion et de la maintenance (hors maintenance lourde) des équipements - des équipements scénographiques : l entreprise est seule responsable de l'exploitation, de la gestion et de la maintenance (hors maintenance lourde) des équipements En revanche, une coordination avec les services concernés de la Banque de France peut être demandée. Par exemple, mobilier, télécommunications et réseaux : l entreprise s'assure auprès du service compétent de la bonne mise en configuration des salles par le personnel de la Banque, Par ailleurs, en tant que régisseur des lieux, l entreprise doit signaler aux services compétents de la Banque tout dysfonctionnement ou problème influant sur le bon usage de l Espace Conférence. Il relève notamment les éventuels besoins d'intervention du service de maintenance du bâtiment. Espace Conférence BDF - RFI 7/10

8 Enfin, lors des manifestations requérant une conduite technique, le régisseur est l'interlocuteur unique des utilisateurs pour les aspects techniques et assure une fonction de «hot line». L entreprise n'aura aucune responsabilité concernant : - la gestion du mobilier, - les équipements bureautiques, - les équipements de télécommunication raccordés au réseau Banque, - la gestion du réseau IP, - l éclairage et les alimentations électriques hors matériel audiovisuel et scénique, - les matériels de traitement de l air, - l ascenseur et le monte-handicapés, - la sûreté et la sécurité, - la gestion du planning des réunions PRESTATIONS DE TRAITEUR L entreprise assurera une prestation de traiteur dans l Espace Conférence afin de fournir aux utilisateurs une prestation d excellente qualité au meilleur coût, dans le cadre d une saine exploitation. L espace Conférence dispose d un office traiteur (Annexes 2 et 3). Cette prestation offre au minimum les formules suivantes : - pause-café, - plateau repas / lunch box, - buffet, - cocktail, - offre événementielle sur mesure. La prestation comprend : - la livraison - la mise en place - le service aux convives - le matériel et la vaisselle - la cave - la décoration - la remise en l état de la cuisine (salle et vaisselle) Suivant les manifestations, il pourra être demandé des repas de «réunions» ou de «réceptions» ; ce sont des gammes différentes. Les thématiques sont définies par la Banque. Dans le cadre de réception à thème, l entreprise prendra en charge la décoration de l Espace Conférence et s appliquera particulièrement à soigner les buffets ou tables dans le cadre de repas assis. Il est demandé également de faire preuve d originalité. Les variantes sont acceptées en matière de modes de service, de déclinaisons de plateau repas/lunch box ou d ergonomie du buffet. Dans chaque salle de réunion, des bouteilles d eau sont mises en place et réapprovisionnées en tant que de besoin par l entreprise. Espace Conférence BDF - RFI 8/10

9 PRESTATIONS DE PILOTAGE D ENSEMBLE Le responsable de la prestation de pilotage d ensemble devra disposer d une expertise confirmée, d un sens aigu du service et faire preuve de réactivité et de flexibilité en fonction des évènements à prendre en charge. Cette personne disposera d un bureau sur site et de moyens de communication. L entreprise désigne un responsable de site dont les missions sont les suivantes : - faire l interface organisationnelle avec les unités de la Banque de France qui lui seront désignées, - coordonner les 3 types de prestations (accueil, régie technique et traiteur), notamment à l occasion des manifestations requérant des renforts d effectifs, - suivre les maintenances correctives ou préventives - prendre connaissance des réservations de salles (et de matériel) des utilisateurs internes et recevoir leurs demandes en matière de besoins pour la restauration par l intermédiaire d un outil informatique propre à la Banque de France, en organiser la mise en œuvre, - gérer les commandes de formules des utilisateurs, - se tenir informé des retours des consommateurs sur la partie prestation traiteur, - fournir tous justificatifs des facturations hors forfait, - assurer le contrôle qualité de l ensemble des prestations et participer à des réunions de suivi avec les responsables de la Banque de France, - exercer intégralement l autorité hiérarchique sur l ensemble des personnels déployés dans le cadre de la présente demande d information. En l absence courte ou inopinée du pilote en titre, l entreprise délègue cette fonction à un remplaçant (éventuellement issu des autres équipes en place), ce dont la Banque de France devra être avisée. 4. Réponses aux questions La Banque attire l attention sur l importance de remplir l ensemble du fichier Excel- Annexe 4 Questionnaire RFI Espace Conférence concerné des réponses et de le retourner conformément aux indications contenues au paragraphe ci-dessous. Les réponses sont attendues pour le 09 avril 2015 au plus tard. Les auteurs des réponses pourront être invités à présenter oralement leurs réponses au cours d une présentation qui se déroulera dans nos locaux Constitution des dossiers de présentation Il serait souhaitable que les dossiers fournis contiennent les éléments suivants : Une plaquette(s) de/des auteurs répondant à la DI, présentant l activité principale et la dimension de l entreprise(s), ses partenaires et clients dans la mesure du possible ; La grille de réponse Excel -«Annexe 4_Questionnaire_RFI_Espace_Conférence.xlsx La Banque accepte tout autre document complémentaire qui pourrait présenter un intérêt pour la réalisation de son étude. Il est demandé que les entreprises rédigent en français leurs réponses à cette DI. Espace Conférence BDF - RFI 9/10

10 Les propositions, ainsi que toutes questions éventuelles, devront parvenir par courrier électronique adressé à l adresse achats_domaines@banque-france.fr (référence : Projet Espace Conférence RFI) 4.2. Contacts Pour toute information complémentaire à la présente DI, veuillez contacter par courrier électronique adressé à l adresse achats_domaines@banque-france.fr (référence : Espace Conférence RFI). Une réponse sera faite dans les meilleurs délais. 5. Divers 5.1. Protection des réponses Il appartient au questionné de mentionner le cas échéant les informations contenues dans sa réponse devant être protégées par le secret commercial Rémunération des réponses Les entreprises répondant à la DI ne peuvent prétendre à aucune rémunération pour les prestations réalisées pour l établissement de leurs réponses. Espace Conférence BDF - RFI 10/10