Sujets d actualité, débats, perspectives, enjeux Tendances Achats vous donne la parole et analyse pour vous le monde des Achats. LES ATOUTS DES SOLUTIONS E-ACHATS SOURCE-TO-PAY «Les suites Source-to-Pay sont un puissant outil pour les Directions Achats en quête de nouveaux leviers de performance. Comme le démontre les résultats de cette nouvelle édition de Tendances achats, lors du choix et la mise en place d une solution achats S2P, il est important pour les Directions Achats de prendre en compte un ensemble de critères, tant humains que technologiques, afin d en maximiser les bénéfices.» Gérard DAHAN, Directeur EMEA Ivalua
Chaque jour, ce sont plusieurs milliers de factures, de demandes d achats, de fiches fournisseurs, de contrats, de notes de frais etc. qui sont émis et reçus par les grandes entreprises multinationales. Afin de simplifier et de centraliser ces processus, les directions achats, en quête permanente de nouveaux leviers de performance et d efficacité, sont de plus en plus nombreuses à mettre en place une solution e-achats unique, complète et intégrée capable de gérer l ensemble des processus achats, aussi appelées : «full suite» ou suite logicielle «Source-to-Pay» (pas de dénomination française communément admise à ce jour). Une solution e-achats «Source-to-Pay» est une suite d applications intégrées, conçue afin de gérer les processus achats stratégiques, opérationnels et transactionnels dans un système unique. Les solutions achats S2P permettent de gérer au sein d une même application des activités aussi diverses que : les enchères, l analyse des dépenses, la gestion des catégories d achats, des demandes d achats, des évènements de sourcing, de la facturation et des relations fournisseurs. Ces solutions achats Source-to-Pay (S2P) proposées par les éditeurs e-achats afin de répondre aux attentes des directions achats et de les assister dans la transformation de la fonction n ont pas toutes été développées selon le même modèle. D un côté les suites dites homogènes développées à partir d un code source unique, une base de donnée unique, un serveur unique et une table fournisseurs unique, de l autre les suites hétérogènes étant développées à partir de code source différents (différents modules développés à partir de codes différents) et/ou grâce à des fusions acquisitions d éditeurs de logiciels achats de niche (ou mono-module). Afin de mieux comprendre les attentes des décideurs achats en matière de solutions S2P et de répondre à toutes les questions que vous vous posez sur leurs atouts, Tendances Achats a interrogé les professionnels des achats afin de recueillir leur opinion :
o Comment les solutions S2P permettent-elles aux directions Achats de mieux maîtriser les dépenses de l entreprise? o Est-ce que toutes les solutions S2P permettent les mêmes gains? o Quelle est la méthode de déploiement la plus efficace? o Quels types de dépenses peuvent / ne peuvent pas être gérées dans une solution S2P? Panel de l enquête Tendances Achats : Les atouts des suites intégrées Source-to-Pay Le questionnaire Tendances Achats n 4 «Les atouts des suites intégrées Source-to-Pay» a été adressé par email à une base de données de professionnels des achats européens et nord-américains. 210 réponses ont été récoltées et analysées. Intitulé de poste des participants : Budget achats annuel géré par l entreprise :
Quels bénéfices attendez-vous du déploiement d'une suite intégrée S2P?
Les bénéfices attendus du déploiement d une solution S2P sont multiples et variés : Levier d efficacité et de performance pour les directions achats Parmi les bénéfices considérés comme «très importants» par les participants à Tendances Achats figurent : l amélioration de la performance des équipes achats (100%) et une meilleure analyse des dépenses grâce à la centralisation dans une base de données unique de toutes les informations (90%). Autres atouts des solutions S2P : une meilleure adoption de la part des utilisateurs, une meilleure application des contrats cadres et une réduction de la durée du cycle d achats. Une administration simplifiée Une majorité des participants estime que les solutions S2P présentent des avantages en terme d administration : facilité d administration grâce une architecture unique (94%), disposer d une structure de données uniforme (88%) et avoir un seul éditeur à gérer (67%). A noter que bon nombre des bénéfices attendus par le panel (tant d un point de vue administratif que de la performance des directions achats), ne sont réalisables que dans un environnement homogène : même code-source, même architecture, même base de données et même objet de données. Exemples pratiques : Exemple 1 - Meilleure analyse des dépenses grâce à la centralisation dans une base de données unique : cas de l analyse des dépenses par fournisseurs. Une suite Source-to-Pay homogène (architecture et base de données unique partagée par l ensemble des modules de la suite) offre des analyses intégrées et multidimensionnelles réalisées de façon simple et performante grâce à la mise en relation des données intégrées à l ensemble des modules de la solution : données fournisseurs, données contrats, données factures, données livraisons uniques et communs pour tous les modules. Une solution de niche (ex : solution de gestion des factures) devra passer par une solution d analyse externe (entrepôt de données) afin de croiser les données fournisseurs, contrats, etc. émanant des différents systèmes d informations utilisés par l entreprise. Une solution hétérogène (modules intégrés mais développés sur des bases de données différentes) impliquera quant à elle un degré de complexité certain car elle devra croiser des bases de données provenant des différents modules afin de pouvoir analyser les dépenses : la base de données fournisseurs du module contrats, la base de données fournisseurs du modules SRM, la base de données fournisseurs du module e-procurement,
Exemple 2 Meilleure performance des équipes achats : cas de la création d un contrat suite à l attribution d un appel d offres. Le lien entre la fin d un processus de négociation (RFx) et la formalisation du contrat est un aspect stratégique de la gestion du processus achats. Dans une suite Source-to-Pay homogène, le prix, l ensemble des documents créés par les acheteurs et les fournisseurs (draft de contrats, annexes, documentation technique ) peuvent être copiés depuis les écrans d un RFx (module e-sourcing) et importés directement dans un contrat (module contrat) car les 2 modules partagent la même base de données fournisseurs et documents offrant ainsi un réel espace collaboratif aux utilisateurs de la solution (acheteurs, juristes, fournisseurs etc.) et un gain de temps non négligeable quand on sait qu une Direction Achats d un grand groupe international peut gérer plusieurs milliers d appel d offres tous les ans. Les solutions de niche (ex : solution de gestion des appels d offres) et les solutions hétérogènes ne permettront tout simplement pas ce transfert et les équipes achats devront ressaisir les données d un module à un autre. Exemple 3 : facilité d administration grâce une architecture unique : cas de l administration des référentiels achats. Une suite Source-to-Pay homogène offre une architecture de données unique : la base de données (référentiels organisationnels, fournisseurs, types d appel d offres) est alors partagée par tous les modules fonctionnels de l application. L administration des référentiels est ainsi grandement simplifiée. Par exemple, la modification (ajout/suppression/mise à jour) d un type d appel d offre dans le module e-sourcing sera automatiquement et immédiatement visible dans le module analyse des dépenses. Dans une solution hétérogène, l administration des référentiels achats requiert que chaque modification soit répliquée dans chaque module où est utilisé le référentiel car les bases de données sont rattachées à chaque module et non à la suite.
Si vous déployiez une suite S2P, quelles catégories d achats géreriez-vous à part, dans une solution spécialisée? Les types d achats les plus souvent cités par le panel comme pouvant relever d une solution spécialisée sont : les achats de voyages / notes de frais, les achats de services / prestation intellectuelles (PI) et les achats de matières premières. Cette distinction au sein des types d achats relève principalement des spécificités des processus et des règles liés à ces catégories. La gestion des notes de frais est souvent située au carrefour de plusieurs directions de l entreprise : RH, Services Généraux, Finances, Achats, les prestations intellectuelles et services impliquent des considérations humaines incontournables, enfin les achats de matières premières sont considérés comme hautement stratégiques et impliquant de plus en plus souvent des enjeux géostratégiques. Ces spécificités ne que trop rarement prises en compte par les éditeurs de solutions e-achats ce qui oblige les directions achats à les gérer en dehors des solutions Source-to- Pay déjà mise en place ou à se tourner vers des solutions de niche spécialisées dans un de ces domaines. De fait, ces types d achats sont bien souvent exclus du périmètre des suites S2P et des bénéfices qu elles apportent notamment en termes d analyse des dépenses, de gains de performance des équipes achats et de facilité d administration.
A noter que certains éditeurs ont développé des modules spécifiques à ce type d achat (ex : Gestion des achats de prestations intellectuelles) permettant ainsi de les gérer et de les intégrer au sein d une suite Source-to-Pay. Quelle est, selon vous la meilleure méthode de déploiement d une suite S2P? Sans grande surprise, une majorité des participants à Tendances Achats (72%) estiment que la méthode de déploiement la mieux adaptée aux suites Source-to-Pay est un déploiement par étapes, module après module. La mise en place d une suite Source-to-Pay implique la refonte totale du système d informations achats d une entreprise et par conséquent, une charge de travail importante répartie sur les acteurs du projet : équipes achats, équipe IT, éditeurs, intégrateurs. Certaines entreprises ayant les ressources suffisantes, choisissent de mener de front le déploiement des différents modules mais une majorité d entre elles décident de déployer leur solution Source-to-Pay par modules ou par lots de modules. Le déploiement d une suite S2P implique une stratégie de conduite de changement mobilisant les différents acteurs impliqués tout au long du projet, stratégie qui selon les bonnes pratiques doit s appuyer sur une communication efficace et régulière, la formation des utilisateurs ainsi que l implication forte de la direction achats et de la Direction Générale. Le délai de réalisation des bénéfices de la solution Source-to-Pay est alors plus long du fait du déploiement plus étalé dans le temps par rapport à un projet e-achats «standard».
Lesquels de ces éléments pourraient dissuader votre Direction Achats de mettre en œuvre une suite S2P? Les freins à la mise en place des solutions Source-to-Pay ne résident ni dans la maturité des solutions proposées sur le marché, ni dans leurs bénéfices. En effet 75% du panel de Tendances Achats estiment que les solutions S2P ont démontré leur utilité et leurs bénéfices et 70 % des participants ne remettent pas en cause la maturité des solutions S2P disponibles à ce jour.
Les principaux freins (éléments «très important») identifiés par les participants sont d une part la durée de déploiement des solutions S2P et d autre part le fait qu une direction achat peut avoir déjà déployé des modules liés à un éditeur de niche (éditeur spécialisé dans la gestion des facture par exemple) ou à un éditeur spécialisé n offrant pas une suite S2P complète (ex : éditeur spécialisé dans l e-procurement). Dans le premier cas, les Directions Achats hésitant à mettre en place une solution Source-to- Pay pour cause de durée de déploiement trop longue doivent appliquer une approche ROI et calculer le rapport entre les ressources investies (temps des équipes, budget ) et les bénéfices qualitatifs et quantitatifs anticipés (gain de performance, gain de temps pour les équipes achats, gains de performance financière pour l entreprise...). Si les gains anticipés sont supérieurs à l investissement, la question de l acquisition et de la mise en place d une suite S2P se pose sérieusement. Dans le cas de la coexistence de plusieurs modules e-achats édités par différents éditeurs, la fin de la période d engagement chez chacun des éditeurs doit être l occasion d une réflexion sur l adoption d une suite S2P. En effet comme vu auparavant, le déploiement par module est la méthode privilégiée pour le déploiement d une solution Source-to-Pay. Le remplacement des solutions de niche, module par module devient alors une stratégie adaptée aux ressources (humaines et budgétaires) de l entreprise et aux engagements contractuels.
Pour conclure Les avantages des solutions Source-to-Pay sont nombreux et dans l ensemble bien compris par les directions achats. Une solution S2P déployée dans une entreprise permet non seulement des gains qualitatifs et quantitatifs mais aussi des gains de performance des équipes achats importants. Parmi eux : l accès à une analyse des dépenses précise et efficace, qui assure de fait une meilleure maîtrise des dépenses et de facto une meilleure application des contrats-cadres négociés par les directions achats. Tendances Achats met en évidence plusieurs éléments que les Directions Achats doivent prendre en compte lors du choix et la mise en place d une solution achats S2P afin d en maximiser les bénéfices : Le mode de déploiement : comme dans tout projet IT, la stratégie de déploiement est un facteur clef de succès. En amont, les Directions Achats doivent se poser la question des ressources nécessaires et disponibles pour le projet. Si 78% du panel estime qu un déploiement progressif par module est la solution à privilégier, en pratique la stratégie de conduite du changement qui accompagne le déploiement ainsi que la formation et l implication du top-management reste les conditions essentielles pour un déploiement réussi. Les types d achats qui seront gérés dans la suite S2P : en effet, les types d achats qu une Direction Achats souhaitera gérer dans une suite Source-to-Pay sont déterminants dans le choix la solution. Si l entreprise souhaite gérer dans une solution unique tous les types d achats, mêmes les plus spécifiques (services, prestations intellectuelles, matière première, achats de voyages et notes de frais), la Direction Achats devra se tourner vers un éditeur offrant des modules adaptés et / ou ayant une flexibilité telle que les spécificités inhérentes à ces types d achats puissent être intégrées dans le paramétrage de la solution. Les environnements proposés par les différents acteurs du marché : les bénéfices des suites Source-to-Pay sont très étroitement liés à l environnement technique proposé par l éditeur. En effet les avantages de ces solutions en termes de performances des équipes (gains de temps ), de facilité d administration, de meilleure analyse des dépenses ne sont pleinement réalisables que dans un environnement homogène (1 code, 1 base de donnée partagés par tous les modules de la solution).
A propos d Ivalua Fondée en Janvier 2000, Ivalua compte aujourd hui parmi les principaux éditeurs sur le marché mondial des solutions e-achats. Sa suite logicielle Ivalua Buyer couvre la totalité des processus achats, de la gestion de la relation fournisseurs à l analyse des dépenses en passant par l e-sourcing, l e-procurement et la gestion des factures. Basée en Europe et aux Etats-Unis, Ivalua a déployé avec succès plus de 150 projets au sein de grandes entreprises internationales de tous secteurs d activités, lui permettant d afficher une forte croissance tout en étant rentable depuis sa création. Les solutions Ivalua sont aujourd hui largement éprouvées et adoptées par plusieurs dizaines de milliers d utilisateurs dans le monde. Enfin, grâce à son écosystème de partenaires, Ivalua accompagne ses clients avec une large gamme de services et de contenus intégrés à ses solutions. Pour plus d informations, rendez-vous sur www.ivalua.com ou contactez-nous par email à info@ivalua.com Retrouvez plus d informations sur les solutions Source-to-Pay et posez toutes vos questions à nos experts lors du prochain webinar Ivalua «Solution e-achats S2P : un nouveau levier de performance pour les Directions Achats» Jeudi 22 mai 2014 à 13h30 Plus d information et inscription gratuite sur : www.ivalua.com